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LECCION 11
LECCION 11
FUNDESE
Fundacin para el Desarrollo Social y Educativo
Una Institucin para Crecer Una Institucin para el Mundo
Maracay Venezuela (1996-2013)
LAS CARTAS:
TIPOS:
Comercial:
Oficial:
FUNDESE
Fundacin para el Desarrollo Social y Educativo
Una Institucin para Crecer Una Institucin para el Mundo
Maracay Venezuela (1996-2013)
Hoy en da, su trascripcin ha evolucionado de forma positiva gracias a las
computadoras, las cuales nos permiten realizar cartas con una alta esttica.
Tambin el envo ha mejorado en comparacin con aos anteriores, gracias a
las empresas privadas de envo de documentos y paquetes (Ejm: MRW, Zoom,
etc) y no debemos olvidar el Internet; esta tecnologa nos permite el envo de
forma inmediata.
1.-ENCABEZAMIENTO:
a) El Membrete:
Encabeza la carta y actualmente es muy usual que el papel de cartas de
una empresa tenga el membrete impreso. Es una forma til de introducir los
datos ms importantes de la empresa que enva la carta, ya que incluye la
siguiente informacin:
- Logotipo (optativo).
- Nombre completo de la empresa o la persona.
- Breve identificacin (por ejemplo, maquinaria de construccin, pediatra, asesora
jurdica, psicloga, etc.).
- Direccin (calle, nmero, piso, ciudad, cdigo postal, provincia, pas).
- Apartado postal.
- Rif (Informacin Fiscal)
- Nmero de telfono, Fax, Correo electrnico y Pgina Web..
El membrete suele estar bien en la parte izquierda del papel u ocupando todo
el ancho superior de la hoja.
Es norma comn que las empresas que utilizan membrete lo incluyan no tan
slo en el papel de la carta, sino tambin en los sobres. En estos casos
aparecer impreso en la parte anterior del sobre, al pie del mismo y no en la
solapa.
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Suele estilarse el uso de Nmeros en las cartas u oficios que se envan.
Esta numeracin se coloca en el margen izquierdo antes de la Fecha. La
numeracin se coloca luego de las abreviaturas del Departamento o empresa
que enva, luego se coloca el nmero que tenga la carta y finaliza con el ao.
Ej: RRHH/23/2010
B) La Fecha
La fecha se escribe en el ngulo superior derecho del papel dejando de dos a tres
lneas despus del membrete, debe incluir el da, mes y ao. Se escribe exactamente
debajo del membrete, procurando que armonice con ste.
No es aconsejable emplear nmero para citar el mes, sino que debe aparecer
el nombre en minscula y precedido de la preposicin "de" (que no siempre se
suele incluir).
C) El Destinatario
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Lleva el Denominativo que se le d: Ciudadano, Seor, Seora, etc. Y este no
va seguido de los dos puntos ( : ). Luego se coloca el Nombres y Apellido de la
Persona quien recibir el comunicado, seguido de su cargo o departamento
para posteriormente colocar el nombre de la empresa.
Ej:
Ciudadano
Lic. Carlos Montilla
Gerente de Recursos Humanos
Empresas Alimentos Corporacin Casa S.A.
Presente.-
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DESARROLLO: En esta segunda fase se exponen los datos que pueden
despertar el inters del lector. Argumentos, hechos y beneficios, debidamente
ordenados, conducen al inters por el objeto, que debe transformarse en el
deseo de obtenerlo.
CONCLUSIN: por ltimo, hay que lograr incitar al lector a actuar, ya sea
comprar un producto, Pedir una opinin, solicitar algn servicio, etc.
Es importante sealar que antes de redactar una carta debemos tener claro, lo
que queremos transmitir en ella y exponer el tema de forma clara, sencilla y
con orden.
El escrito finaliza siempre con una frmula corts, al igual que el saludo o
despedida, que introducir la firma:
Aunque casi siempre esta ltima expresin est precedida por otra en la que se
concluye pidiendo respuesta, disculpando las molestias, etc. Es una forma ms
de resumir todo el contenido de la carta. Para ello se utilizaran frmulas como
las siguientes:
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La firma debe figurar al final de la carta y se escribe a cuatro espacios de la
despedida. Es un factor muy importante, ya que autentifica y da valor a la carta.
Casi siempre se acompaa de una aclaracin de firma, en la que se incluye el
cargo y el nombre del firmante. Tambin puede escribirse a la izquierda o a la
derecha. La antefirma se compone de :
4.- ANEXOS:
2.-Posdatas:
Jams la incluya, pues indica poca atencin o un descuido. Hay una
excepcin, se trata de las posdatas hechas con toda la intencin hechas en las
cartas de ventas.
3.-Las abreviaturas:
Un principio bsico en relacin con las abreviaturas es no abusar de
ellas. Utilice slo las necesarias y sobre todo las obligatorias, como Sr., Sra.,
Srta., en las direcciones. Sin embargo, estas mismas abreviaturas no deben
utilizarse en el saludo ni dentro del texto. Para su conocimiento hemos incluido
aqu las mas usadas:
-a D. g. (a Dios gracias)
-afmo. (afectsimo)
-atta. (atenta)
-attmte. (atentamente)
-q.b.s.m. (que besa su mano)
-s.s.s. (su seguro servidor)
-Ud., V., Uds., Vds. (usted, ustedes)
a/c. a cuenta cje. corretaje
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acept. aceptacin col. columna
admn. administracin com. comisin
admor. Administrador ap. aparte
ch/ cheque apdo. apartado
art. artculo D., Da. don. doa
atn. atencin D/A documentos contra aceptacin
avda., av. avenida dcha. derecha
depto. Departamento B/L Bill of Lading (conocimiento de embarque) d/f, d/fha
das fecha
B.O. Boletn oficial D/L Decreto Ley
doc. docena, documento c/ cargo
D/P documentos contra pago C/A cuenta de ahorros
Dr. Doctor Ca., ca compaa
dto. Descuento cap. capital, captulo
dupdo. Duplicado cnts., cts. cntimos, centavos
c/, cta. cte. cuenta corriente d/v das vista
Cf., cfr. comprese ed. edicin
c.f.s. coste, flete y seguro Ef., ef. efectos
cgo. cargo efvo. efectivo
E.M. Estado Mayor O/ orden
Em. Eminencia onz. onza
Emmo. Eminentsimo O/p orden de pago
entlo. entresuelo O/telegr. orden telegrfica
etc. Etctera p.a. por autorizacin, por ausencia
Exc. Excelencia P/ pagar
expete. expediente p., pg. pgina
pp., pgs. Pginas pbro., presb. presvtero
F.C., f.c. ferrocarril P.D. posdata
f., fol. folio Fr. fray
P/d porte debido P.P. por poder, porte pagado
fra. factura pdo. pasado
G/ giro p. ej. por ejemplo
gral. general p.o., p/o por orden
gtos. gastos P paseo
Hnos. hermanos pral. principal
prof. Profesor ib., ibd. ibdem
prov. Provincia d. dem
pta., ptas. peseta, pesetas Ilmo., Ilma. Ilustrsimo, Ilustrsima
Iltre. ilustre R/, r/ remesa
I.p.f. imposicin a plazo fijo Rb. recib
t. tem Rev., Rdo. reverendo
izqda. izquierda Rev., Rda. reverenda
Rmo., Rma. reverendsimo/ma R.O. Real Orden
L/ letra de cambio Rte. remite
lib., L libra l.c. loco citato (en el lugar citado)
Lic., Licdo licenciado S. san, santo
m.e. moneda extranjera s.a. sin ao
m.n. moneda nacional S.A. Sociedad Annima
m/cgo., n/cgo., s/cgo. mi, nuestro, S.A. de C.V. Sociedad Annima de
su cargo Capital variable
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m/cta., n/cta., s/cta. mi, nuestra, S.A.E.Sociedad Annima Espaola
su cuenta S.A.R. Su Alteza Real
Mons. Monseor S.C.L. Sociedad Cooperativa Libre
Mro., Mtro. maestro S.C.M. Sdad de Crdito Mercantil
S.M. Su Majestad Sdad. Gral. Sociedad en General
N. S. Nuestra Seora S.E. Su Excelencia
N.B. Nota Bene S. en C. Sociedad en Comandita
n. nmero s.e.u.o. salvo error u omisin
S/G sin gastos suc. sucursal
sig., sigs., siguiente, siguientes t. tomo
S.L. Sdad. Lda. Sociedad Limitada tm tonelada mtrica
Smo. santsimo V., v. vase
Sr. seor V.A. Vuestra Alteza
Sra. seora V.E. Vuestra Excelencia
Srta. seorita v.g., v. gr. verbigracia
S.R.L. Sociedad de Responsabilidad V.M. Vuestra Majestad
Limitada V.B. visto bueno
S.S. Su Santidad vol., vols., volumen, volmenes
SS.AA. Sus Altezas V.S. Vuestra Seora
SS.MM. Sus Majestades
4.-Iniciales Identificadoras
Ej:
MH/mara
5.-Cuidar Lo Siguiente:
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
ALCALDIA DEL MUNICIPIO GIRARDOT
ESTADO ARAGUA
NUMERO
Ciudadano
FECHA Dr. Didalco Bolvar
Gobernador del Estado Aragua
Su Despacho.-
DESTINATARIO
CARGO
Cnel. Humberto Prieto
Alcalde del M. Girardot
OTROS ELEMENTOS:
Iniciales Identificadoras
HP/Mara
IMPORTANTE ACOTAR
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Se deja aproximadamente 2cm 13 Espacios desde el centro Luego se
de margen superior e izquierdo retrocede 5 espacios Hacia atrs.
Comience a escribir
Seor
Pedro Luis
Av. Coromoto n 34 Cabimas
Carabobo Seor
Euclides Martnez
Av. 101 con 23
Barquisimeto
IMPORTANTE ACOTAR:
TIPOS DE CARTAS
COMERCIALES, BANCARIAS, JURIDICAS Y DE INTERES GENERAL
1. Comunicados Comerciales:
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Es uno de los escritos comerciales ms empleados, ya que cubre un amplio
sector de las comunicaciones de una empresa. Hemos de distinguir varios tipos
de ofertas:
Es lo mismo que decir que un particular solicita empleo. La carta puede ser la
contestacin a un anuncio de oferta de empleo o bien un intento del interesado
por conseguir trabajo en una empresa.
El escrito debe reflejar los intereses del particular, a la vez que ha de causar
buena impresin en el receptor. No olvide que la carta le est representando,
usted tiene que cuidar el estilo y la forma adems del contenido, pues est
creando un contacto con la empresa y ste ha de ser favorable.
El solicitante debe expresar con precisin, detalle y concisin los intereses que
tiene en solicitar dicho empleo y, a la vez, debe mostrar sus cualidades. Para
ello, las cartas suelen acompaarse del currculum vitae del solicitante, que
aportar toda la informacin sobre sus conocimientos y experiencia.
2.-Ofertas comerciales
3.- Circulares
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Es curioso observar que en las circulares muchas veces se cita el nombre del
juez presente en los actos llevados. Es lgico, pues no debemos olvidar el
carcter oficial de estos escritos.
Los bancos tambin suelen enviar circulares a sus clientes acerca de, por
ejemplo, las condiciones con que dicha entidad abre cuentas de crdito o,
tambin, avisando a los clientes del pago de intereses de bonos.
4.- Reclamaciones
Debe cuidarse mucho la redaccin de estas cartas, pues aquello que se trata
en el contenido son temas "delicados" -el remitente se est quejando por algn
motivo- que pueden malinterpretarse.
Normas prcticas:
Las cartas u rdenes de pedido sirven para que una empresa que ha entrado
en tratos con otra le realice un encargo de compra.
Por este motivo es muy importante redactar el escrito con la mayor claridad y
precisin, pues de esta forma se evitarn errores y equvocos que obligaran a
demorar la entrega.
Hay una serie de datos que deben incluirse siempre en estas cartas:
- Datos del comprador y del vendedor
- Mtodos de transporte
- Fecha en la que debe hacerse la entrega
- Forma de pago y los trminos (bonificaciones, descuentos)
- Detallar al mximo el gnero (cantidad, modelo, referencia).
- Posibilidad o prohibicin de fraccionar los envos
Hay muchas empresas que, para tal fin, tienen ya papel impreso o el formato
realizado en su computador, en forma de orden de pedido. De esta forma el
mecangrafo ahorra mucho tiempo, pues tan slo ha de rellenar los espacios
vacos del formato del impreso con los datos necesarios.
En muchas ocasiones la empresa que ordena un pedido lo cancela. Para
realizar una accin de este tipo debe hacerlo con la mayor brevedad, pues sino
causar molestias a la firma que deba enviar la mercanca.
6.-Correspondencia bancaria
Actualmente los bancos son una de las entidades que ms facilitan la actividad
comercial de las empresas -y tambin de los particulares -, pues a travs de
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ellos se pueden tramitar muchos de los temas que, antes, se consideraban
internos a la empresa.
- Peticin de crditos
- Anulacin de cuenta corriente
- Domiciliacin de pagos
- Extractos
- Anticipos de letras
- Solicitud de transferencias
- Peticin de talonario, etc.
- Referencia bancaria
El banco puede responder bien mediante una carta breve y concisa, bien
mediante algn tipo de formulario que el remitente deber rellenar con sus
datos. Actualmente existen muchos documentos que se pueden solicitar va on
line por Internet y el sistema es quien emite y enva dicho documento listo para
que el cliente lo descargue o lo visualice en la pantalla; tal es el caso de los
estados de cuentas, histrico de movimientos, referencias, etc.
7.-Correspondencia Jurdica:
8.-Correspondencia Oficial
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9.-De inters general
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MODELOS DE LAS CARTAS COMUNES
FUN.DE.S.E.
FUNDACION PARA EL DESARROLLO SOCIAL Y EDUCATIVO
CONSTANCIA DE TRABAJO
Quien suscribe, hace constar que la (el) ciudadana (o): MARIA DEL CARMEN
Rodrguez DIAZ, titular de la C.I. N 2.465.980 se desempe en esta Institucin con
el cargo de Secretaria Ejecutiva, en el perodo comprendido del 01-03-2010 al 02-04-
2012; devengando un sueldo de Bs 1200.000,oo mensual.
MD/Fiona
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Acta: Es un documento que se usa para dejar constancia que una
reunin o actividad se efectu, se hacen anotacin de todo lo realizado y
hablado, firman las personas que asistieron a la reunin.
ACTA
Se acord realizar una rifa Pro - Fondos para los gastos que se realizaran.
Firmas
Alumnos ____________,_____________,_______________.
Profesores _____________,-____________,________________.
Personal Administrativo _______________,_______________,________________.
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Memorando: Es un documento interno, que se usa para enviar
informacin breve y concisa sobre un tema en particular y nunca sale de
la empresa. Lleva un formato que no puede ser modificado: para, de,
asunto y fecha. El termino de memorando, puede ser cambiado a memo
o memorando.
MEMORANDO
DA: Es la abreviatura del Departamento
Respetar este margen que enva el oficio. 89: es el nmero del
Oficio y 2010: el ao en curso
PARA: Despacho del Alcalde
DE Recursos Humanos
ASUNTO Remisin de Nmina de Pago
FECHA 27-02-2012 N: RH/89/2012
ML/Luisa
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Oficio: Es un carta de carcter oficial, o sea, el contenido de esta casa
solo interesa a organismos del gobierno. Este trmino es solo usado para
instituciones gubernamentales: alcalda, gobernacin, consejos, etc.
OFICIO N: DA/89/2012
Atentamente,
Edgar Bastidas
Alcalde del M. Girardot
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Solicitud de cotizacin: Es una carta comercial que tiene la finalidad de
solicitar informacin sobre alguna mercanca determinada.
Ciudadanos
PAPELERIA VENEZUELA
Presente.-
Sirva la presente para solicitar nos cotice por esta misma va el siguiente material
Atentamente,
MP/Alicia
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La cotizacin: Es un documento parecido a una factura sin compromiso
de pago. All esta el contenido detallado de la mercanca solicitada.
Modelo:
PAPELERIA VENEZUELA
AV. SOUBLETTE DE MARACAY
TELF.3486950
Atentamente,
LG/Mara
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Referencia personal: es un comunicado que se usa para dar fe que
conocemos a alguien y le recomendamos de forma personal.
REFERENCIA PERSONAL
En Maracay a los Diecinueve das del mes de Marzo del ao Dos Mil Doce.
Atentamente,
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Sntesis curricular: Es un documento que se usa para presentarnos de
manera personal y con detalles sobre lo que hemos realizado hasta esa
fecha. Debe estar bien presentado, con un color presentable, con foto
acorde y actualizado. Todo lo que usted coloque en este documento debe
tener soporte o documento que lo avale.
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CUESTIONARIO A RESPONDER
ANTES DE RESPONDER: LEA, INTERPRETE Y COLOQUE LAS
RESPUESTAS CON SUS PROPIAS PALABRAS NO USE LA OPCION:
COPIAR Y PEGAR.
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