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INTRODUCCIN

El objetivo de este material de formacin, es ayudar al aprendiz a prepararse en la

transicin de la administracin de las ventas, a la administracin del tiempo y del territorio;
por esta razn, este contenido se divide de la siguiente manera:

En primer lugar se describen las razones para establecer territorios de ventas,

haciendo que cada grupo o fuerza de venta pueda enfrentar las oportunidades y retos del
proceso mismo; en la segunda parte se establecen los territorios geogrficos de ventas,
seleccionando una unidad geogrfica de control, as mismo se desarrolla un anlisis de
cuenta, en el tercer punto se habla sobre la administracin del tiempo y diseo de rutas,
teniendo en cuenta que hoy en da se debe determinar qu mtodos han demostrado
tener ms xito, para obtener citas con los clientes de manera eficiente y eficaz frente a
los tiempos y rutas de visitas.

Se debe tener presente, que durante la ltima dcada los sistemas de geo-
referenciacin y sistemas de ubicacin se han vuelto fundamentales en los procesos de
distribucin de rutas y tiempo, pero de igual forma se deben definir las necesidades e
importancia de los clientes dentro de un rea geogrfica. Al finalizar este material, el
aprendiz debe estar en condiciones de priorizar las oportunidades y retos con un buen
proceso de planeacin de territorios y rutas junto con la fuerza de ventas.

Actividad de Aprendizaje 7: Planear la Fuerza de Ventas en el Proceso Comercial de

Servicios de Outsourcing.

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ESTRUCTURA DE CONTENIDOS

INTRODUCCIN ............................................................................................................. 2
ESTRUCTURA DE CONTENIDOS ................................................................................. 3
MAPA DE CONTENIDOS ............................................................................................... 4
NDICE DE FIGURAS ..................................................................................................... 5
NDICE DE TABLAS ....................................................................................................... 5
DESARROLLO DE CONTENIDOS ................................................................................. 6
1. RAZONES PARA ESTABLECER EL TERRITORIO DE VENTAS .......................... 6
2. ESTABLECIMIENTO DE LOS TERRITORIOS GEOGRFICOS DE VENTAS ....... 7
3. ADMINISTRACIN DEL TIEMPO Y DISEO DE RUTAS ...................................... 9
3.1. Diseo de Rutas ............................................................................................. 14
GLOSARIO ................................................................................................................... 15
BIBLIOGRAFA............................................................................................................. 16
CRDITOS .................................................................................................................... 17

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MAPA DE CONTENIDOS

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NDICE DE FIGURAS

Figura 1. Maximizacin del tiempo ............................................................................ 10

NDICE DE TABLAS

Tabla 1. Razones para la creacin de territorios de ventas ....................................... 6

Tabla 2. Unidades geogrficas ..................................................................................... 7
Tabla 3. Anlisis de cuenta ........................................................................................... 8
Tabla 4. Cuadro de trampas de tiempo comunes ..................................................... 11
Tabla 5. Ejemplo de un reporte del anlisis de la actividad diaria .......................... 12
Tabla 6. Plan de visitas de ventas .............................................................................. 13

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DESARROLLO DE CONTENIDOS

1. RAZONES PARA ESTABLECER EL TERRITORIO DE VENTAS

La administracin de los tiempos busca la eficacia de los vendedores en los territorios,

ya que esta actividad ayuda a dirigir, evaluar y controlar a la fuerza de venta; se debe
entender que un territorio de ventas, es un rea geogrfica especfica que contiene a
clientes actuales y potenciales, stos son asignados a un vendedor en particular.

Tabla 1. Razones para la creacin de territorios de ventas

Fuente: Propia

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2. ESTABLECIMIENTO DE LOS TERRITORIOS GEOGRFICOS DE

VENTAS

El procedimiento para establecer los territorios geogrficos de ventas ya existentes, o

aquellos que se asignan por primera vez, se les debe aplicar el mismo procedimiento:

1. Seleccionar una unidad geogrfica de control:

Las unidades que se utilizan con ms frecuencias son departamentos, ciudades,

municipios reas metropolitanas, reas de comercio y cuentas importantes:

Tabla 2. Unidades geogrficas

Fuente: Propia

2. Hacer un anlisis de la cuenta:

El propsito de la auditoria es identificar a los clientes y los prospectos y determinar

el potencial de ventas de cada cuenta.

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Las cuentas en primer paso se pueden identificar por nombre ejemplo de ello son
las pginas amarillas.
Directorios comerciales, bases de datos cmaras de comercio.
Posterior al identificar las cuentas potenciales se debe estimar el potencial de
ventas para todas las cuentas.

Fortaleza de la Posicin

Tabla 3. Anlisis de cuenta

Fuente: Propia

3. Desarrollar un anlisis de la carga de trabajo de un vendedor:

Se debe realizar una estimacin del tiempo y del esfuerzo requerido para cubrir cada
unidad geogrfica, esta informacin se basa en el nmero y duracin de la visita, as
mismo en el tiempo dedicado al cliente, el tiempo de viaje necesario y tiempo requerido
no dedicado a las ventas.

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4. Combinar las unidades geogrficas:

Los administradores de ventas deben tener el control de todas las unidades en forma
grupal, no importa si la unidad es un departamento, municipio, ciudad, una MSA o alguna
otra unidad. El diferencial puede ser la dificultad de cobertura, ejemplo la carreteras o
medios informticos.

5. Asignar personal de ventas a los territorios:

Se deben clasificar a su capacidad relativa, y estudiar las capacidades respecto al

conocimiento del producto y la industria, as como la capacidad verbal y la habilidad de
persuasin. Pero el determinante de asignacin del nmero de personal es su efectividad
de ventas potenciales dentro del territorio.

3. ADMINISTRACIN DEL TIEMPO Y DISEO DE RUTAS

Una vez seleccionado el territorio y los vendedores, se debe dirigir la atencin a la

programacin y diseo de rutas, stas son importantes para mantener un nivel de
productividad y costos bajos de ventas. En algunos casos las empresas no ven esta tarea
con la importancia que se requiere generando esfuerzos en el equipo de ventas por
encima del nivel esperado.

1. Administracin del tiempo del personal de ventas:

Una de las mejores formas de optimizar la cobertura territorial, es saber administrar el

tiempo de la fuerza de ventas. Se debe pensar siempre en la utilizacin del tiempo como
un problema de asignacin de recursos, cuya solucin es asignar las tareas especficas
con los clientes, eliminar el tiempo desperdiciado y aumentar la productividad
acompaada de una eficiente planeacin.

Algunos ejemplos de los problemas en la asignacin de tiempo son:

Decidir cundo se va a visitar.

Dividir el tiempo entre papeleo y ventas.
Asignar tiempo entre los clientes actuales, prospectos y las visitas de servicio.

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Saber utilizar en tiempo con clientes difciles y nuevos clientes.

Cmo el personal de ventas puede maximizar su tiempo productivo:

Figura 1. Maximizacin del tiempo

Fuente: Cobra. Marketing de servicios (2000)

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Tabla 4. Cuadro de trampas de tiempo comunes

Fuente: Propia

2. Asignacin del tiempo:

El personal de ventas debe dividir primero cules son las tareas o actividades
principales y despus asignar el tiempo y la cantidad a cada una de ellas. Estas
actividades se pueden clasificar en cinco reas generales:

- Espera y viajes.
- Hacer ventas cara a cara.
- Hacer visitas de servicios.
- Completar las tareas administrativas.
- Buscar nuevos clientes potenciales.

A continuacin se muestra a manera de ejemplo, cmo sera un reporte del anlisis

de la actividad diaria:

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Tabla 5. Ejemplo de un reporte del anlisis de la actividad diaria

Fuente: Propia

3. Establecer metas semanales y diarias:

Los administradores de ventas, deben planificar el trabajo con la fuerza de ventas, as

mismo desarrollar un plan de accin semana. La planificacin semana determina
objetivos para los das planeados, el nmero de visitas, el nmero de presentaciones de
los productos y la cobertura con los clientes.

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A continuacin se muestra a manera de ejemplo la hoja de planeacin tpica de las visitas

de ventas:

Tabla 6. Plan de visitas de ventas

Fuente: Cobra. Marketing de Servicios (2000)

4. Administracin del tiempo durante las visitas de ventas:

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Los estudios demuestran que la calidad del tiempo dedicado a cada cliente por la
fuerza de ventas no influye en el desempeo, a menos que este tiempo sea de calidad,
un ejemplo dentro de la administracin del tiempo es cuando se interacta entre el cliente
y el vendedor llevando a buen trmino la negociacin.

5. Evaluar:

Cmo todo proceso al final de la semana se debe llevar un registro de las actividades
planeadas y reales definiendo su empleo del tiempo a travs de un monitoreo.

3.1. Diseo de Rutas

El diseo de rutas, es idear un plan o patrn de viaje cuando se realiza una visita de
ventas. Algunos diseos de rutas pueden ser complejos, pero se puede desarrollar un
patrn bsico localizando las cuentas en Google Maps y despus identificando las rutas
ptimas y ms rpidas para visitar a los clientes.

Un sistema de diseo de rutas bien estructurado tiene tres ventajas principales:

a. Reduccin del tiempo de viaje y de los costos de ventas.

b. Mejora la cobertura del territorio.
c. Mejora la comunicacin.

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GLOSARIO

rea comercial: Regin geogrfica que se compone de una ciudad y las reas
circundantes, que sirve como el centro minorista o mayorista dominante para la
regin.

Anlisis de la carga de trabajo de un vendedor: Estimacin de tiempo y el esfuerzo

requeridos para cubrir cada unidad geogrfica de control.

rea metropolitanas estadstica (MSA): reas que sirven como territorios, incluyen
a la ciudad principal, as como a las ciudades suburbanas y satlite circundantes. Al
caso nuevo son las reas metropolitanas.

rea metropolitana estadstica consolidada (MSAA): MSA que tiene una poblacin
de un milln de habitantes o ms.

Diseo de rutas: Idear un plan o patrn de viaje que se debe utilizar cuando se hacen
visitas de ventas.

Eficacia: Describe los resultados orientados al comportamiento que se enfoca al logro

de las metas de ventas.

Eficiencia: Describe el comportamiento orientado al costo que se enfoca en hacer el

mejor uso del tiempo y de los esfuerzos del personal de ventas.

Territorio de ventas: Un rea geogrfica especfica que contiene a clientes actuales

y potenciales y que se asigna a un vendedor particular.

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BIBLIOGRAFA

Hair, Joseph F. y Mehta, Rajiv. (2009). Administracin de Ventas. Mxico. CENGAGE

Learning.
Jaime, Camilo y Vigaray, Maria Dolores. (2002). La promocin de ventas. Espaa.
ESIC.
McDaniel, Carl y Gates Roger. (2005). Investigacin de Mercados. Mxico, D.F.
Editorial Thomson, S.A. de C.V. Sexta Edicin.
Sara, Calabro. (2005). Sales & Marketing Management. Measurig Up.
Xaviera, Doris. (2013). Marketing Ventas por Internet. Per. Editorial Macro.

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CRDITOS

Lder Equipo Tecnopedaggico

Mara Fernanda Vega

Centro de Gestin de Mercados, Logstica y TIC
Regional Bogot

Expertos Temticos

Alba Lucia Beltrn Poveda

Hctor Julio Caro Maldonado
Hugo Alexander Contreras Bustos
Jorge Enrique Puerto
Argenira Garca
Laura Ivonne Rusinque Gamboa
Centro de Gestin de Mercados, Logstica y TIC
Regional Bogot

Lnea de Produccin

Centro de la Tecnologa del Diseo y la Productividad Empresarial

SENA - Girardot
Regional Cundinamarca

Lder de Lnea

Julian Andrs Mora Gmez

Jonathan Vargas Baracaldo

Asesora Pedaggica

Leidy Diana Cuellar Serna

Magda Lorena Mora Gmez

Equipo de Edicin

Andrea Del Pilar Rodrguez Salazar

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Equipo de Diseo

Nazly Mara Victoria Daz Vera

Lina Marcela Garca Lpez
Liam Pamela Hermida Garca
Dalys Ortegn Caicedo

Equipo de Programacin

Luis Fernando Amrtegui Garca

Sergio Alejandro Camacho Hernndez
Edilson Laverde Molina
Carlos Andrs Orjuela Lasso
Charles Richar Torres Moreno

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