AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA EN EL AREA DE FINANZAS

1. DEFINICION DE FINANZAS
Finanzas es la parte de la economa que se centra en las decisiones de inversin y obtencin
de recursos financieros. Por tanto, se refiere a la administracin de los recursos financieros,
incluyendo su obtencin y gestin. (Martn Lpez, Sonia)

2. FUNCIONES DE LAS JEFATURAS DEL AREA DE FINANZAS

TESORERIA

La gestin financiera se apoya principalmente en el tesorero, es la persona encargada de

controlar el efectivo, tomar de decisiones y formular los planes para aplicaciones de capital,
obtencin de recursos, direccin de actividades de crditos y cobranza, manejo de la cartera
de inversiones. El resto de los sistemas de gestin de tesorera (cash management) estarn
conectados con el resto de las reas del departamento, en particular con la contabilidad.

1
 AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA EN EL AREA DE FINANZAS

Es fundamental disponer de una informacin bancaria integrada con el fin de obtener la

mejor y ms rpida informacin, para ello potenciaremos la conexin con la banca
electrnica o Internet con cada una de las entidades financieras con las que trabajemos.
Ser responsabilidad de la Tesorera:
Centralizar la informacin financiera.
Establecer las previsiones precisas para atender los pagos.
Recepcionar los movimientos bancarios y distribuirlos al resto de las reas.
Control y seguimiento de las condiciones bancarias pactadas.
Relaciones con las entidades bancarias.
Seguimiento y conciliacin de las cuentas bancarias.
Proponer traspasos entre cuentas bancarias para optimizar su rentabilidad y no
mantener saldos ociosos y onerosos.
Asegurar la liquidez.

PLANEACIN FINANCIERA

Un presupuesto es un documento donde se expresan cuantitativamente los recursos

financieros y monetarios para lograr los objetivos y el control de operaciones futuras.

Generalmente, los presupuestos pueden ser: de ventas, de produccin, de compras, de flujo

de efectivo, de tesorera o de inversiones.

CONTABILIDAD

Se encarga del registro detallado de operaciones que tienen un efecto econmico en la

empresa. El objetivo de la contabilidad es facilitar el proceso de toma de decisiones,
mediante la elaboracin de los estados financieros, en los cuales se plasma la situacin y el
desempeo financiero de la empresa.

El rea de contabilidad ser la responsable de la contabilizacin de documentos que no sean

facturas a cobrar o facturas a pagar, as como de sus cobros y pagos.

Asimismo, pondr su mximo empeo y medios para evitar cualquier error en su trabajo,
pues de ello depende obtener una informacin que sea fiel reflejo de la realidad y apoyo
para decisiones empresariales.

2
 AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA EN EL AREA DE FINANZAS

Entre sus funciones estarn:

Contabilizacin de documentos.
Verificacin de los documentos contabilizados.
Archivo de documentos.
Gestin del inmovilizado y su amortizacin.
Control de costes y su correcta imputacin.
Planificacin, anlisis, control y seguimiento de las inversiones.
Confeccin de informes y sistemas de informacin para la direccin.

3. FUNCION PRINCIPAL DEL AREA DE FINANZAS

"Obtener y administrar los recursos monetarios de la empresa

Invertirlos y asignarlos adecuadamente.
Registrar las operaciones.
Presentar los resultados de las operaciones.
Cumplir con las obligaciones fiscales.

4. OBJETIVOS
Obtener los recursos financieros que la empresa necesita para desarrollar su
actividad productiva al mnimo coste.
Determinar la estructura financiera ms conveniente para la empresa.
Seleccionar los distintos tipos de inversiones necesarias para llevar a cabo las
actividades productivas con la mxima rentabilidad esperada.

3
 AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA EN EL AREA DE FINANZAS

5. ORGANIGRAMA

AUDITORIA JUNTA GENERAL DE

INTERNA ACCIONISTAS

DIRECTORIO

ASESORIA
SERCRETARIA
GERENCIA
GENERAL

GERENCIA GERENCIA DE GERENCIA DE

ADMINISTRACION FINANZAS MARKETING

JEFATURA DE JEFATURA JEFATURA DE JEFATURA JEFATURA JEFATURA DE JEFATURA JEFATURA DE

LOGISTICA DE RR SISTEMAS TESORERIA CONTABILIDAD PLANEAMIENTO DE VENTAS PUBLICIDAD
HH FINANCIERO

4
 AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA EN EL AREA DE FINANZAS

6. FINALIDAD DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL AREA DE

FINANZAS

Las finalidades de esta revisin aplicada al rea financiera son:

Determinar si la empresa cuenta con una estructura financiera adecuada a sus

necesidades presentes y futuras y a las condiciones del mercado en el que
operan.
Investigar si se estn obteniendo recursos en cantidad suficiente, al menor costo
posible y con la debida oportunidad.
Comprobar que los recursos se estn invirtiendo en la forma conveniente para la
consecucin de los fines de la empresa.
Verificar la transformacin que han seguido los recursos obtenidos.
Anlisis de la recuperacin de los recursos invertidos y transformados, es decir,
su liquidez y productividad.
Estimacin de la forma en que esta rea coordinada con las areas de la empresa
y la adecuacin de los medios de control en las operativas.

De los puntos antes sealados, podemos derivar otros objetivos particulares como seria
la investigacin de las bases de retencin y de inversin de las ganancias, estudio de los
pasos que ha dado la administracin en la planeacin de inversiones en equipo de
produccin.

7. ASPECTOS A EVALUAR
A. REVISION DE LOS OBJETIVOS FINANCIEROS

La revisin de los objetivos financieros nos indicara si la direccin ha guiado la accin

de los distintos elementos financieros para hacer la empresa solvente, estable y
productiva. Con el examen de ellos, podremos determinar si los planes de la empresa
estn debidamente coordinados y conocer adems la eficiencia administrativa en el
cumplimiento de dichos fines.
Puntos a examinar

5
AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA EN EL AREA DE FINANZAS

a) El primer paso sera recabar toda la informacin referente a los objetivos

actuales del rea financiera, referente a: la estructura del capital, la
obtencin, aplicacin y control de recursos.
b) La informacin deber clasificarse en tal forma que nos muestre:
La naturaleza de los objetivos: objetivos internos y externo, corto y
largo plazo.
Persona o personas que establecieron: asamblea de accionistas, consejo
de administracin, gerente, etc.
Bases utilizadas para su establecimiento: demanda y oferta de los
productos, costos de la compaa, condiciones especiales de la empresa,
etc.
Persona o personas encargadas de la supervisin: auditora interna,
gerencia, etc.
Alcance de los objetivos: generales o referentes a toda el rea
financiera, departamento de crdito, compras, inventarios, etc.
Personas directamente responsable de su cumplimiento.
c) Investigacin de la forma en que se han comunicado e interpretado los
objetivos financieros.
d) Anlisis y evaluacin de los objetivos. Este punto es uno de los ms
importantes ya que a travs de l podremos determinar lo siguiente:
Suficiencia, claridad y prctica de los objetivos.
Su claridad como gua y direccin de la empresa.
Coordinacin entre los mismos objetivos financieros y generales de la
empresa.
Cumplimiento por parte de los individuos.
Su utilidad para evaluar los resultados y la capacidad de la
administracin.
El anlisis financiero de los objetivos estar orientado a determinar la eficiencia de la
administracin en relacin con la solvencia, estabilidad y productividad de la
empresa.

B. REVISION DE LA ORGANIZACIN DEL AREA FINANCIERA

6
AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA EN EL AREA DE FINANZAS

Con el conocimiento de los objetivos Financieros, el siguiente paso de nuestra revisin

ser
El examen de la organizacin en el rea financiera nos mostrara las siguientes fallas en
la misma.
a) Inadecuada estructuracin orgnica del rea estudiada en relacin a las
necesidades y operaciones actuales de la empresa
b) Falla de coordinacin y equilibrio entre funciones, sub funciones y actividades.
c) Distribucin incorrecta de actividades.
d) Exceso e insuficiencia de personal
e) Informes intiles e innecesarios e inexactos
f) Mtodos y procedimientos inadecuados
g) Fallas en el control interno
h) Falta de supervisin o supervisin inadecuada
i) Etc.

IDENTIFICACIN DE FUNCIONES

Al analizar la estructura orgnica del rea estudiada podemos examinar la grfica de la

de la organizacin existente con el fin de conocer la base que se tom para distribuir
las funciones y en esta forma poder saber si la situacin real de la empresa corresponde
al plan trazado y si las funciones existentes satisfacen las necesidades actuales de la
misma adems se estudiara la posibilidad de unir o dividir funciones para conseguir
una mayor eficiencia y ahorrar tiempo costos y esfuerzos para lograr el equilibrio
deseado
ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES

Las principales actividades del rea de finanzas incluyen: contabilidad, contralora,

tesorera, impuestos, planeacin financiera, presupuestos, costos, administracin de
riesgos, cuentas por cobrar, crdito y cobranza, inversiones, impuestos y cuentas por
pagar.

a) Contabilidad. Consiste en el registro detallado de operaciones que tienen un efecto

econmico en la empresa. El objetivo de la contabilidad es facilitar el proceso de
toma de decisiones, mediante la elaboracin de los estados financieros, en los
cuales se plasma la situacin y el desempeo financiero de la empresa.

7
AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA EN EL AREA DE FINANZAS

Los estados financieros bsicos son:

Balance general. Es el estado que muestra la posicin financiera de la

empresa a una fecha determinada.

Estado de resultados. Es el documento que muestra las prdidas o ganancias

de la empresa en un periodo determinado y la relacin entre sus ventas y sus
gastos.
Impuestos. Clculo correcto y pago puntual y oportuno de los impuestos
para cumplir con las obligaciones fiscales.
b) Financiamiento: El financiamiento puede ser:

- Interno: Implica la reinversin de las utilidades y el manejo adecuado de

inversiones propias de la empresa.

- Externo. Las fuentes son totalmente ajenas, tales como proveedores,

crditos bancarios o descuento comercial de documentos.

c) Costos. Rama de la contabilidad que trata de la clasificacin, registro, distribucin

y recopilacin de los costos incurridos en la produccin de bienes o servicios, con
el propsito principal de determinar tanto el costo unitario de fabricacin de un
artculo y, en consecuencia, el precio de venta.

Este examen nos dar la oportunidad de localizar desviaciones en las operaciones,

descubrir errores voluntarios o involuntarios ocasionados por la rutina diaria,
tambin nos servir para la revisin de los mtodos y procedimientos existentes y
polticas de personal; y nos dar oportunidad de sugerir mejoras respecto a la forma
en que la organizacin se debe ir ajustando o modificando a los cambios.

C. ANALISIS DE LOS RECURSOS

La auditora administrativa aplica la revisin de recursos dinero, mercanca, servicios,

etc. del rea financiera comprende el examen de la obtencin, aplicacin y control de
los recursos financieros.

8
AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA EN EL AREA DE FINANZAS

Examen de la estructura de capital se examinara la formacin legal del capital y todas

las disposiciones referentes a la construccin del mismo, se estudiaran las
modificaciones que ha tenido, as como el equilibrio que se ha logrado entre los
recursos propios y externos.
Los autores consideran como un mal financiero de los negocios, la existencia de capital
excesivo, los efectos de un exceso de capital lo podemos encontrar en recursos que
permanecen inmviles, as tenemos como un exceso de fondos, de cuentas por cobrar,
inventarios o activo fijo nos puede indicar la presencia de este mal financiero tambin
lo podemos encontrar en la desproporcin entre la utilidad y el capital empleado entre
los ingresos y el mismo capital.

D. REVISION DE LAS POLITICAS FINANCIERAS

Las polticas son medios de interpretacin y expresin de los planes y objetivos de la

empresa, sealando verdaderas guas de accin en la toma de decisin.

En esta forma las polticas financieras estn orientadas a prever las decisiones que se
habrn de tomar respecto a la obtencin, aplicacin y control del capital de la empresa
en cumplimiento de los objetivos de solvencia, estabilidad y productividad.

Con el examen de las polticas. Podremos encontrar las siguientes irregularidades:

planes y objetivos deficientes, falta de coordinacin de las actividades y errores de la
delegacin de la autoridad, inexistencia de polticas necesarias en ciertas operaciones,
mala comunicacin, procedimientos malos o defectuosos, desviacin en las
operaciones, etc. Es posible que la revisin nos lleve a considerar aquellas situaciones
en las que al eliminar o modificar una poltica existente, la situacin de la empresa
mejore.

E. REVISION DE METODOS Y PROCEDIMIENTOS

Segn Koontz y ODonnel los procedimientos son verdaderas guas de accin ms bien
que guas de pensamiento y detallan la manera exacta en la que cierta actividad debe
ser cumplida. Su esencia es la secuencia cronolgica. Establecen pues, las formas o
mtodos que se van a seguir para realizar el trabajo.

9
 AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA EN EL AREA DE FINANZAS

En cuanto a los mtodos estos detallan la manera como debe ejecutarse una operacin.
Wilburg Jimnez Castro, nos dice al respecto: Mtodo, modo de decir o hacer una
cosa aun cuando no haya sido determinada previa y consistentemente.
La administracin se sirve de los mtodos y procedimientos para el mejor
aprovechamiento de los recursos humanos y materiales, logrando con ellos eficiencia
en las operaciones y un ahorro de costo, tiempo y esfuerzo.
Comprende tambin la revisin, el examen de las formas, registros y documentos que
se utilizan para el manejo y control de las operaciones del rea mencionada.
El programa de auditoria para la revisin de los mtodos y procedimientos, abarca los
siguientes puntos:
1. Recoleccin de toda la informacin relativa a los mtodos y procedimientos de
las formas, registros y documentos del rea financiera.
2. Anlisis del trmite de las distintas operaciones, de las formas, registros y
documentos antes mencionados y su comparacin con los planes, objetivos y
polticas y organizacin existentes en la empresa.

3. Evaluacin de mtodos, procedimientos, documentos registros y formas con el

fin de lograr:

a). Localizar desperdicios y deficiencias

b). Mejorar en mtodos y procedimientos.
c). Mejoras en los medios de control.
d). Eficiencia en las operaciones
e). El mejor aprovechamiento de los medios humanos y materiales.

8. CONCLUSIONES

La Planificacin Financiera implica una serie de herramientas que van a permitir

con base en los anlisis y observaciones correspondientes, no solo prever el futuro
probable de una empresa, sino tambin fijar los objetivos y metas primordiales.
La opinin del auditor debe formarse con la revisin de los mtodos y
procedimientos del rea financiera para q logren en mejor forma los objetivos de la
empresa.

10
 AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA EN EL AREA DE FINANZAS

Mediante los estados financieros los dueos, accionistas o junta directiva pueden
obtener informacin sobre la situacin financiera de una empresa, as como hacer
uso de ciertas herramientas de pronstico financiero, a fin de estudiar, analizar lo
que se ha realizado y lo que espera o proyecta realizar en un futuro.

9. RECOMENDACIONES
Es recomendable utilizar la tecnologa existentes (TIC's) para implementar
programas que le permitan realizar anlisis de los indicadores financieros y la
situacin en general de la entidad.

Se analice la estructura del departamento para lograr una eficiente distribucin del
trabajo que permita que todos los integrantes del mismo contribuyan a lograr los
objetivos propuestos.

Utilizar al mximo las capacidades intelectuales de los integrantes de esta rea,

donde la mayora son profesionales y existe experiencia del trabajo.

10. BIBLIOGRAFIA

Organizacin del Departamento Financiero.

Administracin financiera JOHNSON ROBERT W.
WEB:
http://www.gestiopolis.com/organizacion-talento-2/organismos-sociales-y-areas-
funcionales-dentro-de-la-empresa.htm
http://www.crecenegocios.com/funciones-de-las-finanzas-en-una-empresa/
http://www.buenastareas.com/ensayos/Departamento-De-Finanzas/2964012.html
http://administracion1paratercero.blogspot.com/2008/09/actividad-10.html
http://jcvalda.wordpress.com/2014/03/18/planeacion-y-control-financiero/
http://es.slideshare.net/sobonilla2325/area-financiera-y-contable-de-las-empresas-2

11