TEMA:

Importancia de los Archivos

SANTIAGO DE CALI, DE 2017

1. INTRODUCCION

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En Colombia nos regimos por la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la
Ley general de archivo, donde se establecen reglas y principios generales que
regulan la funcin Archivstica del estado Colombiano.

Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin,

conservacin, uso y manejo de los archivos.

Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la administracin de los

archivos pblicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las
excepciones que establezca la ley.

As mismo es Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos.

El Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los
archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo
vital de los documentos y la normatividad archivstica.
La Ley 594 de 2000

Expresa la importancia de la conservacin del archivo para una buena gestin

Dado lo anterior, realice un ensayo en donde justifique el por qu la Institucin

Policial, ms exactamente la SIJIN DE CALI deben tomar las medidas que sean
necesarias para conservar y manejar su archivo. Los fines de los archivos cuyo
objetivo es el de disponer de la documentacin organizada, fomentar esta cultura
garantiza la recuperacin de la informacin y se facilita la posibilidad de la consulta
para el ciudadano, cumpliendo as con un servicio al que tiene derecho la
comunidad.

De igual forma la Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la
administracin y la cultura, porque los documentos que los conforman son

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imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia

Importancia de los Archivos

Importancia de los archivos.

Los archivos son importantes para la administracin y la cultura, porque los
documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

El archivo en los ltimos aos, su nivel de importancia ha aumentado

considerablemente; si se habla de que iniciando el ao 2003 al 2006 quizs; se
puede deducir que la mayora de Empresas, organizaciones e instituciones
colombianas; el personal que utilizaban para administrar y organizar la
documentacin y el archivo, era cualquier empleado muchas veces lo imponan
como un castigo por decir as, por su mala conducta o simplemente porque su
jefe lo ha dicho, lgicamente el mtodo que usaban estos empleados no era para
nada el mejor puesto que no se regan por alguna norma o procedimiento y lo hacan
como ellos crean aparentemente ser el mejor mtodo haciendo que todo esto
trajera grandes consecuencias como un mal servicio al cliente en cuanto la
bsqueda de archivos, o por buscar algn documento y esto podra causar conflictos
internos.

En toda organizacin ya sea pblica o privada para la Organizacin de su archivo

deben legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este
personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que
hablan sobre la Organizacin del archivo.

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Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es ms importante en una empresa
o Institucin, el individuo debe archivar por el mtodo apropiado para conseguir el
archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una coleccin de papeles,
anotaciones, fichas, cuestionarios etc.

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Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos
constituyen una herramienta indispensable para la gestin administrativa,
econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; son
testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y
las instituciones. Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia,
eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al
ciudadano

Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin,

conservacin, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables
ante las autoridades por el uso de los mismos.

Direccin y coordinacin de la funcin archivstica. El Archivo General de la Nacin

es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funcin archivstica
para coadyuvar a la eficiencia de la gestin del Estado y salvaguardar el patrimonio
documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nacin, cuya proteccin
es obligacin del Estado, segn lo dispone el ttulo I de los principios fundamentales
de la Constitucin Poltica

Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la administracin de los

archivos pblicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las
excepciones que establezca la ley

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Racionalidad. Los archivos actan como elementos fundamentales de la
racionalidad de la administracin pblica y como agentes dinamizadores de la
accin estatal. As mismo, constituyen el referente natural de los procesos
informativos

Modernizacin. El Estado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y

la organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo programas eficientes
y actualizados de administracin de documentos y archivos;

Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una

funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora

Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los

recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administracin
pblica y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra
prctica sustitutiva

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 EL ARCHIVO ESTA ORGANIZADO CONFORME A UN
P.G.D

El archivo de la Seccional de Investigacin Criminal, est organizado conforme a un

programa de Gestin Documental ,mediante la Resolucin 02764 del 2008 que trata de
la gua de procesos de Gestin Documental establecido por la PONAL, llegando a
considerar que es de vital importancia ya que se conserva y vigila el patrimonio
Documental de la PONAL, para garantizar validez y procesamiento de los archivos,
garantizando una gestin de transparencia,responsable,eficiente y eficaz para el desarrollo
de la Gestin documental, se guardan o archivan los documentos en armario metlicos
sofisticados y Estanteras metlicas en cajas de cartn rotuladas.

Archivo Armario

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 CONCLUSIONES

Los Archivos son unidades administrativas encargadas de un servicio pblico, cuyas

funciones estn determinadas por la asignacin de unas competencias y el ejercicio
de determinadas potestades.
Los Archivos de titularidad estatal se constituyen como servicio pblico cuya
principal finalidad es la conservacin de los documentos, en aras a determinar los
derechos y obligaciones que vinculan a la Administracin con el ciudadano. Y no
cabe otra posibilidad que su gestin directa por la Administracin Pblica, estando
encomendados a un cuerpo especial de funcionarios: los archiveros del Estado.
Los documentos de los archivos pblicos son calificados como bienes de dominio
pblico, lo que significa que el Estado no puede disponer libremente de ellos y, en
consecuencia, no puede delegar la responsabilidad de la custodia de esa
documentacin. La organizacin y la custodia de dicha documentacin son las
manifestaciones del ejercicio de autoridad de un servicio de archivo y, por lo tanto
no pueden ser traspasadas a una empresa privada.

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Bibliografa:

1.Ley 594/2000
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275
Articulo 4 Literal D

2.Imagen ORFEO
https://skinatech.com/inicio/index.php/2012-06-22-03-13-37/2012-06-22-03-59-12

3. Archivo fsico de la SIJIN-CALI Fotos

Autopista Simon Bolvar 42.00

4. Resolucin 02764 del 2008 Polica Nacional