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RESOLUCIÓN 1995 DE 1999 - Minsterio de Salud PDF
RESOLUCIÓN 1995 DE 1999 - Minsterio de Salud PDF
MINISTERIO DE SALUD
EL MINISTRO DE SALUD
En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por los artculos 1, 3, 4
y los numerales 1 y 3 del artculo 7 del Decreto 1292 de 1994 y
CONSIDERANDO
Que la Ley 100 de 1993, en su Artculo 173 numeral 2, faculta al Ministerio de Salud para
dictar las normas cientficas que regulan la calidad de los servicios, de obligatorio
cumplimiento por parte de todas las Entidades Promotoras de Salud, los Prestadores de
Servicios de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud y las direcciones
Seccionales, Distritales y Locales de Salud.
RESUELVE:
CAPTULO I
DEFINICIONES Y DISPOSICIONES GENERALES
b) Estado de salud: El estado de salud del paciente se registra en los datos e informes
acerca de la condicin somtica, psquica, social, cultural, econmica y medioambiental
que pueden incidir en la salud del usuario.
c) Equipo de Salud. Son los Profesionales, Tcnicos y Auxiliares del rea de la salud que
realizan la atencin clnico asistencial directa del Usuario y los Auditores Mdicos de
Aseguradoras y Prestadores responsables de la evaluacin de la calidad del servicio
brindado.
e) Archivo de Gestin: Es aquel donde reposan las Historias Clnicas de los Usuarios
activos y de los que no han utilizado el servicio durante los cinco aos siguientes a la
ltima atencin.
f) Archivo Central: Es aquel donde reposan las Historias Clnicas de los Usuarios que no
volvieron a usar los servicios de atencin en salud del prestador, transcurridos 5 aos
desde la ltima atencin.
e) Archivo Histrico. Es aquel al cual se transfieren las Historias Clnicas que por su valor
cientfico, histrico o cultural, deben ser conservadas permanentemente.
CAPTULO II
DILIGENCIAMIENTO
Todo prestador de servicios de salud que atiende por primera vez a un usuario debe
realizar el proceso de apertura de historia clnica.
A partir del primero de enero del ao 2000, la identificacin de la historia clnica se har
con el nmero de la cdula de ciudadana para los mayores de edad; el nmero de la
tarjeta de identidad para los menores de edad mayores de siete aos, y el nmero del
registro civil para los menores de siete aos. Para los extranjeros con el nmero de
pasaporte o cdula de extranjera. En el caso en que no exista documento de identidad
de los menores de edad, se utilizar el nmero de la cdula de ciudadana de la madre, o
el del padre en ausencia de sta, seguido de un nmero consecutivo de acuerdo al
nmero de orden del menor en el grupo familiar.
Todos los folios que componen la historia clnica deben numerarse en forma consecutiva,
por tipos de registro, por el responsable del diligenciamiento de la misma.
Los contenidos mnimos de este componente son: datos personales de identificacin del
usuario, apellidos y nombres completos, estado civil, documento de identidad, fecha de
nacimiento, edad, sexo, ocupacin, direccin y telfono del domicilio y lugar de
residencia, nombre y telfono del acompaante; nombre, telfono y parentesco de la
persona responsable del usuario, segn el caso; aseguradora y tipo de vinculacin.
Son todos aquellos documentos que sirven como sustento legal, tcnico, cientfico y/o
administrativo de las acciones realizadas al usuario en los procesos de atencin, tales
como: autorizaciones para intervenciones quirrgicas (consentimiento informado),
procedimientos, autorizacin para necropsia, declaracin de retiro voluntario y dems
documentos que las instituciones prestadoras consideren pertinentes.
existiere esta constancia firmada por el usuario, ser este ultimo el responsable de la
conservacin de las mismas.
CAPTULO III
ORGANIZACIN Y MANEJO DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLNICAS
Todos los prestadores de servicios de salud, deben tener un archivo nico de historias
clnicas en las etapas de archivo de gestin, central e histrico, el cual ser organizado y
prestar los servicios pertinentes guardando los principios generales establecidos en el
Acuerdo 07 de 1994, referente al Reglamento General de Archivos, expedido por el
Archivo General de la Nacin y dems normas que lo modifiquen o adicionen.
La custodia de la historia clnica estar a cargo del prestador de servicios de salud que la
gener en el curso de la atencin, cumpliendo los procedimientos de archivo sealados
en la presente resolucin, sin perjuicio de los sealados en otras normas legales
vigentes. El prestador podr entregar copia de la historia clnica al usuario o a su
representante legal cuando este lo solicite, para los efectos previstos en las disposiciones
legales vigentes.
1) El usuario.
2) El Equipo de Salud.
La historia clnica debe conservarse por un periodo mnimo de 20 aos contados a partir
de la fecha de la ltima atencin. Mnimo cinco (5) aos en el archivo de gestin del
prestador de servicios de salud, y mnimo quince (15) aos en el archivo central.
Los Prestadores de Servicios de Salud pueden utilizar medios fsicos o tcnicos como
computadoras y medios magneto-pticos, cuando as lo consideren conveniente,
atendiendo lo establecido en la circular 2 de 1997 expedida por el Archivo General de la
Nacin, o las normas que la modifiquen o adicionen.
Los programas automatizados que se diseen y utilicen para el manejo de las Historias
Clnicas, as como sus equipos y soportes documentales, deben estar provistos de
mecanismos de seguridad, que imposibiliten la incorporacin de modificaciones a la
Historia Clnica una vez se registren y guarden los datos.
En todo caso debe protegerse la reserva de la historia clnica mediante mecanismos que
impidan el acceso de personal no autorizado para conocerla y adoptar las medidas
tendientes a evitar la destruccin de los registros en forma accidental o provocada.
CAPTULO IV
COMIT DE HISTORIAS CLNICAS
PARGRAFO. El comit debe estar integrado por personal del equipo de salud. De las
reuniones, se levantarn actas con copia a la direccin de la Institucin.