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Frmulas

1. QU SON LAS FRMULAS

U na frmula relaciona valores o datos entre s a travs de


ciertos operadores, y da como resultado otro valor. Las
frmulas pueden tener varias formas, ya que pueden utilizar referencias,
funciones, textos, valores y nombres para realizar diferentes tareas.

Por ejemplo, aqu te muestro un ejemplo de frmula. Puedes


ver cmo relaciona los valores (los nmeros 8, 2 y 1) a travs de los
operadores (los operadores son, en este caso, la multiplicacin y la
suma) y obtiene un nuevo valor como resultado.

Para introducir una frmula en una celda de Excel, lo primero


que debes escribir es el signo igual =. Luego escribiramos los valores,
referencias y operadores de la frmula. Para acabar, se hara lo mismo
que al introducir datos: pulsar la tecla o el botn Introducir
de la barra de frmulas.

Por defecto, en las celdas que tienen frmulas, se ve el resultado


de las frmulas en la hoja de clculo, mientras que la frmula en s
aparece en la barra de frmulas.

El resultado de una frmula puede ser un valor numrico, un valor


lgico (un valor lgico es un tipo de datos de Excel que slo puede
tomar dos valores: puede ser VERDADERO o FALSO) o un texto.

Los operadores son smbolos que indican el tipo de operacin que


se tiene que hacer en la frmula.

Los operadores que puedes usar para crear tus frmulas


son:

Operadores aritmticos: sirven para hacer operaciones


matemticas, dando como resultado un nmero.
Suma +
Resta -
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Multiplicacin *
Divisin /
Porcentaje %
Funcin exponencial ^
Operadores comparativos o de comparacin: se utilizan
para comparar dos valores entre s (por ejemplo, podran
comparar si un valor es igual a otro valor), y devuelven
un valor lgico; es decir, devuelven VERDADERO o FALSO,
dependiendo de si la comparacin es verdad o no.
Igual =
Distinto <>
Mayor >
Mayor o igual >=
Menor <
Menor o igual <=
Operador de texto: el operador de texto (&) une dos
valores de texto para producir un nuevo valor, que ser el
resultado de aadir un texto a continuacin del otro. Este
operador se llama concatenacin.

Recuerda que Aqu tienes algunos ejemplos de frmulas:


dijimos que,
para introducir Frmula Resultado
un nmero
negativo en
=25-3 22
una celda, =3^2+5 14
podas poner =5% 0,05
un signo me-
nos (-) delante
=50*10% (el 10% de 50) 5
del nmero =10*(2+20) 220
o poner el =20>=40 FALSO
nmero entre
parntesis ( ).
=10>3 VERDADERO
Pues bien, para ="Una" & " prueba" Una prueba
indicar n-
meros nega-
tivos en una
Todos los operadores, menos % y -, actan sobre dos valores.
frmula, no Esto quiere decir que, a partir de dos valores, obtienen un nuevo valor
debes utilizar como resultado. El operador - puede actuar sobre dos valores (restar un
los parntesis,
sino que tienes
nmero de otro) o sobre uno slo. Cuando acta sobre un nico valor,
que poner el significa valor negativo.
signo - delante
del nmero.
Por ejem-
Cuando introduces una frmula que tiene varios operadores, ten
plo, si en en cuenta que los operadores tienen una prioridad u orden de clculo,
una frmula es decir, el orden en que se ejecutan los distintos operadores.
pones =2*-3,
el resultado
ser el valor El orden de evaluacin de operadores, ordenados de mayor a
negativo -6. menor prioridad es el siguiente:

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Si una frmula
tiene operado- Por ejemplo, la frmula =2*2+6 produce un resultado de 10
res que tienen
(primero hace la multiplicacin, que da como resultado 4, y luego hace
la misma
prioridad, se la suma), mientras que si pones los parntesis =2*(2+6) obtienes el
ejecutarn valor 16 (primero se suman 2 ms 6, y luego se multiplica el resultado
de izquierda
por 2). Otro ejemplo podra ser =1+2*5, que da como resultado 11, y
a derecha. Si
quieres cam- =(1+2)*5, que da 15.
biar el orden
en el que se Adems,cadaoperadoractasobreunostiposdedatosdeterminados.
ejecutarn los
operadores, Si, al escribir las frmulas, introduces un tipo de dato distinto del
utiliza los pa- esperado, Excel intentar convertir el valor al tipo esperado.
rntesis.
Por ejemplo, en la frmula ="20"+"30" ponemos los nmeros como
si fueran texto, al escribirlos entre comillas ("). Pero esta frmula da como
resultado 50, porque Excel convierte los valores de texto a nmeros.

Otro ejemplo sera ="1/4/2007"-"1/3/2007", que dara como


resultado el valor 31. Como las fechas se guardan internamente como
un nmero, la frmula con el operador de resta es correcta.

La conversin de datos tambin se realiza cuando el operador


espera un valor lgico, tomndose el valor 0 como el valor lgico
FALSO y el resto de nmeros como VERDADERO.

Si la frmula que has escrito no se puede calcular correctamente,


se indica con un mensaje de error en la celda. Los mensajes de error
comienzan con el signo #.

Excel puede corregir muchos errores de sintaxis a medida que


escribes las frmulas. Por ejemplo, si falta algn parntesis (es decir,
que no hay el mismo nmero de parntesis de abertura que de cierre),
Excel te avisar de esto y te propondr una posible solucin.

Los distintos valores de error que puede mostrar Excel al


introducir frmulas son:

#DIV/0!: error de divisin por cero, en la frmula se ha


puesto una divisin que divide un nmero por cero.
#N/A: se produce cuando un valor no est disponible para
una frmula.
#NOMBRE?: se ha utilizado un nombre que Excel no
reconoce.
#NULO!: se ha indicado una interseccin no vlida de dos
reas.

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#NUM!: nmero usado de forma incorrecta o no vlida.


#REF!: referencia a una celda no vlida.
#VALOR!: operando o argumento equivocado. Aparece si
los valores que acompaan a los operadores de una frmula
no se pueden convertir al tipo correcto.
######: es un marcador de columna, que indica que
el tamao de la columna es demasiado pequeo para que
quepan los datos que hay. Tambin aparece cuando se utiliza
una fecha o una hora negativas.

2. REFERENCIAS A CELDAS

C uando un dato se debe utilizar varias veces para realizar


clculos, puede ser interesante escribirlo una sola vez en una
celda y despus hacer referencia a l en varias frmulas.

Por ejemplo, en la imagen anterior puedes ver cmo se hace


referencias a las celdas A3 y A5 en las frmulas que hay en la columna
C. Al escribir frmulas que hacen referencia a estas celdas, estas
frmulas harn las operaciones que indiques con los valores que tengan
estas celdas.

As, en el primer caso tenemos que la frmula indica que se tiene


que sumar el contenido de la celda A3 y el contenido de la celda A5.
Los valores de estas celdas son 10 y 3, por lo que el resultado de la
frmula es el valor 13, que es lo que se ve en la celda.

Si cambiaras el valor que hay en la celda A3 o el de la celda


A5, los resultados de las frmulas en las que aparecen estas celdas
cambiaran.

Las referencias indican la posicin de las celdas en las que se


deben buscar datos. Para hacer una referencia, tienes que escribir el
nombre de la columna y la fila que definen la celda.

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En Excel hay tres tipos de referencias:

Las referencias
Relativas: en este tipo de referencias, la posicin de la celda
pueden iden- se basa respecto a la celda en la que estemos introduciendo la
tificar celdas frmula. Si cualquiera de las celdas cambia de posicin, las
o grupos de
celdas en una
referencias se actualizan para ajustarse a la nueva situacin.
hoja de cl-
culo. Algunos Estas referencias se indican mediante el nombre de la columna
ejemplos de y de la fila: A1, E5, B2:C4...
referencias a
una celda pue-
den ser A1, D7 Absolutas: se indica la posicin exacta donde se encuentra la
o F5, mientras celda en la hoja de clculo. Para indicar que una referencia es
que algunos
ejemplos de absoluta, se pone el signo $ antes de la letra de columna y del
referencias de nmero de fila.
grupos (rangos
de celdas) son Por ejemplo: $B$1, $D$5... Estas referencias indicarn siempre
B4:C8 o A2:D6.
estas celdas de la hoja, aunque copies o muevas las celdas, o se
inserten o eliminen filas o columnas delante de la celda

Mixtas: este tipo es una combinacin de las dos de antes. Indica a


Excel que tiene que encontrar la celda combinando la referencia
de una fila o columna exacta con una fila o columna relativa.

Para indicar este tipo de referencia, debemos escribir el signo $


antes de la fila o la columna absoluta. Por ejemplo: $A1, B$3...

Cuando hayas escrito una frmula, podrs cambiar entre los


distintos tipos de referencias que hay poniendo el cursor de texto en la
referencia que quieras cambiar y pulsando la tecla .

Por ejemplo, si tienes una referencia a la celda D2 y pulsas varias


veces , esta referencia ir cambiando de esta forma:

D2 (relativa) $D$2 (absoluta) D$2 (mixta) $D2 (mixta)


Al escribir una frmula


o editar una celda que tiene
una frmula, Excel recuadra
las celdas a las que se hace
referencia en la frmula con
un color, que es el mismo color
con el que aparece la referencia
a la celda en la frmula. Esto
te puede ayudar a la hora de
trabajar con las referencias.

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Excel tiene unos operadores que nos ayudan a la hora de construir


referencias:

Rango ( : ): crea una referencia a todas las celdas que hay entre
las dos celdas que escribas. Por ejemplo, B1:C4, donde B1 es
la esquina superior izquierda y C4 la inferior derecha.
Unin ( , ): crea una referencia que incluye las dos referencias.
Por ejemplo, C3,C5.
Interseccin ( ): este operador es un espacio, y crea una
referencia para las celdas comunes a las dos referencias. Por
ejemplo, A3:C3 B2:B4.

Para hacer referencia a filas o columnas completas, puedes usar


tambin las siguientes formas de referenciar:

Todas las celdas de la columna: A:A.


Todas las celdas de la fila: 2:2.
Todas las celdas de las columnas B a D: B:D.
Todas las celdas de las filas 1 a 4: 1:4.

Otra forma ms sencilla de introducir referencias en las frmulas


es mediante la seleccin de las celdas con el ratn. Una vez has escrito el
signo = en la celda, slo tienes que hacer clic en la celda a la que quieras
hacer referencia o arrastrar sobre el rango de celdas para la referencia;
estas celdas pasan automticamente a formar parte de la frmula.

En Excel hay otro estilo de referenciar a las celdas, llamado F1C1


(el estilo de referencia predeterminado, que hemos visto hasta
ahora, se llama estilo A1). En este estilo de referencia F1C1,
la posicin de la celda se indica mediante una F seguida de un
nmero de la y una C seguida del nmero de columna.

Para indicar una referencia relativa en este estilo, hay que


ponerla como F[2]C[1], que indica la celda que est 2 las
ms abajo y una columna ms hacia la derecha, o F[-2]C[-3],
que indica la celda que est dos las ms hacia arriba y tres
columnas ms hacia la izquierda.

Una referencia absoluta podra ser F3C5, que indica la celda


que est en la tercera la y la quinta columna, mientras que
una referencia mixta podra ser F2C[1] o F[1]C4.

Para poner este estilo de referencia, accede a Opciones de Excel,

en el men del Botn de Ofce , ponte en la categora


Frmulas y activa la casilla Estilo de referencia F1C1.

Este modo de referencia normalmente no se usa mucho en


Excel; slo se utiliza a veces cuando se crean macros.

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3. REFERENCIAS A OTRAS HOJAS

D e la misma manera que hemos hecho referencia a celdas


que estn en la misma hoja de clculo, tambin podemos
referenciar celdas que estn en otras hojas.
Si el nombre
de la hoja tie-
ne algn espa- Para esto, tienes que indicar el nombre de la hoja antes de poner la
cio en blanco o
algn carcter
referencia de la celda y separar el nombre de la hoja y la celda por un
no alfabtico signo de exclamacin (!). Por ejemplo, Hoja4!A2 hace referencia a la
(es decir, que celda A2 de la hoja llamada Hoja4.
no sea letra ni
nmero: el sig-
no -, coma (,), En estos casos, y para que no te equivoques al poner las referencias,
punto (.), pun- suele ser ms cmodo que seales las celdas directamente con el
to y coma (;),
mayor (>),
ratn.
menor (<),
igual (=)...), Para esto, mientras ests escribiendo una frmula y quieras hacer
tendrs que
poner comillas
referencia a celdas de otra hoja, slo tienes que hacer clic en la hoja
sencillas al con el ratn y seleccionar la celda o celdas elegidas. Excel pondr la
principio y al referencia automticamente, poniendo el smbolo de admiracin y las
final del nom-
bre de la hoja.
comillas simples (si son necesarias).
Por ejemplo:
='Libros Estas referencias a celdas de otra hoja se comportan igual que el
comprados'!B3.
resto de referencias: podemos hacer operaciones con ellas, ponerlas
como referencias relativas, absolutas o mixtas...

Tambin es posible hacer referencia a una celda o a un grupo


de celdas en un rango de hojas de un libro. Por ejemplo, puedes
hacer referencia a la celda C3 de las hojas Hoja1, Hoja2 y
Hoja3 de tu libro.

Estas referencias se llaman referencias 3D y se suelen utilizar


con funciones de Excel (ms adelante explicaremos lo que son
y cmo se utilizan las funciones).

Para indicar una referencia 3D, es decir, una referencia a una


o varias celdas de varias hojas, primero tenemos que indicar
el rango de hojas. Lo pondremos con dos puntos entre los
nombres de la primera y de la ltima hoja. A continuacin
pondremos el signo ! y la celda o el rango de celdas.

Por ejemplo, Hoja1:Hoja3!A5 hace referencia a la celda A5


de las hojas que estn entre las hojas Hoja1 y Hoja3 del libro,
incluidas estas dos hojas. La referencia Hoja2:Hoja4!B2:D5
incluye las celdas del rango B2:D5 que estn entre las hojas
Hoja2 y Hoja4, ambas incluidas.

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4. MOVER Y COPIAR FRMULAS


C uando las celdas que tienen frmulas se mueven a otra zona de


la hoja, los valores o las referencias que tienen no cambian.

Por ejemplo, en la hoja anterior, al mover la celda B4 a otro lado,


la frmula sigue haciendo referencia a las celdas B2 y B3.

Sin embargo, si mueves las celdas a las que se hace referencia


en una frmula, Excel actualiza las frmulas para que se ajusten a las
nuevas posiciones.

Por ejemplo, si movemos la celda B2, B3 o ambas a otro lugar,


Excel cambiar la frmula de la celda B4 de forma que siga apuntando
al sitio donde hemos movido la celda o celdas.

Ten cuidado si mueves celdas y las pones sobre otras celdas a las que
se hace referencia en alguna frmula. En este caso, como la frmula hara
referencia a unas celdas que ya no estn, porque has puesto sobre ellas
otras celdas, la frmula dar como resultado el valor de error #REF!.

Cuando copiamos celdas que tienen frmulas, el comportamiento es


diferente segn sean las referencias de estas frmulas relativas o absolutas.

Si las referencias de una frmulas son relativas, al copiar la celda


de la frmula, Excel las actualiza automticamente (tambin ajusta las
partes relativas de las referencias mixtas).

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Las referencias absolutas no cambian al copiar celdas, porque


este tipo de referencias siempre se refieren a una zona exacta de la hoja
de trabajo.

Es decir, que si las referencias son absolutas, al copiar la celda


con la frmula, esta frmula sigue haciendo referencia a las mismas
Si eliminas una celdas que antes: no se actualizan las referencias.
celda, una fila
o una columna
que pertenece Si se elimina una celda, una fila o una columna, las referencias de
a un determi- las frmulas se ajustarn (tanto si son referencias absolutas, relativas o
nado rango en
una referencia mixtas), excepto si se hace referencia a algo que se haya eliminado, ya
(por ejemplo, que, en este caso, la frmula mostrar el mensaje de error #REF!.
si tienes el
rango A2:A7
en una frmu- Cuando insertas celdas, filas o columnas, Excel tambin cambia
la y eliminas las referencias de las frmulas para que sigan apuntando a las mismas
la celda A4), celdas (ya sean las referencias absolutas, relativas o mixtas).
Excel ajustar
automtica-
mente el rango
de la frmula y
no dar error
de referencia.

Cuando tenemos referencias 3D que afectan a un rango de


hojas, hay que tener en cuenta lo que puede suceder al mover,
insertar y eliminar hojas:

Al eliminar una hoja que est dentro del rango de una referencia
3D, los valores de la hoja eliminada se quitarn de la frmula
que utilice esta referencia a la hora de realizar el clculo.
Si insertas una nueva hoja dentro del rango de hojas de la
referencia 3D, Excel incluir los valores de la nueva hoja
en los clculos de la frmula. Se aadirn a los clculos el
mismo rango de celdas que estuviera seleccionado en las
otras hojas de la referencia 3D.
Si mueves hojas que estn dentro del rango hasta ponerlas
fuera del rango, los valores de estas hojas se eliminarn del
clculo.
Si mueves la primera o la ltima hoja del rango, el clculo
se ajusta para poner el nuevo rango de hojas entre ellas.

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5. NOMBRES EN LAS FRMULAS


En lugar de utilizar la referencia a una celda o a un rango de


celdas en las frmulas, puedes asignarles nombres, para que
sea ms sencillo el crear o entender lo que hacen las frmulas.

La forma ms sencilla de asignar un nombre en la celda en la que te


encuentras es ponerte en el cuadro de nombres e introducir el nombre.
Para poner un nombre a un rango de celdas se hara de la misma forma,
pero seleccionando primero el rango de celdas a nombrar.

Hay que tener en cuenta ciertos aspectos al introducir


nombres:

El primer carcter del nombre tiene que ser una letra, un


signo de subrayado (_) o una barra invertida (\). El resto de
caracteres del nombre pueden ser letras, nmeros, puntos y
caracteres de subrayado.
No puedes usar espacios (puedes usar el carcter de
subrayado (_) o un punto para separar las palabras).
El nombre puede tener hasta 255 caracteres de largo.
No puedes poner nombres que sean iguales a una referencia
de celdas (por ejemplo, no puedes poner el nombre C2 o
B$4).

Adems, puedes usar letras maysculas y minsculas. Sin


embargo, ten en cuenta que no se diferencian entre maysculas y
minsculas en los nombres (no puede existir un nombre llamado
Libros_comprados y otro nombre Libros_COMPRADOS).

Para utilizar un nombre en una frmula, simplemente escribe este


nombre en el lugar adecuado de la frmula. Excel reconocer el nombre
y utilizar la celdas o rango de celdas representado por ese nombre.

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En el primer ejemplo anterior, el nombre Solic_Virus hace


referencia a la celda B5, mientras que, en el segundo ejemplo, el nombre
Pendientes hace referencia al rango de celdas C3:C6 (SUMA es una
funcin de clculo de Excel; ms adelante veremos las funciones).

Por otro lado, muchas veces los datos de tu hoja tienen rtulos o
ttulos en la parte de arriba, abajo, izquierda o derecha, que representan
las categoras de la informacin que aparece en la hoja.

Por ejemplo, en este caso tenemos la informacin clasificada en


cada uno de los tres primeros meses del ao y para cada tipo de libro
(novelas, libros tcnicos, libros de historia, infantiles y otros).

Excel permite convertir estos rtulos o ttulos en nombres, de


forma que se puedan utilizar directamente en las frmulas.

Para esto, tras seleccionar las celdas que forman la tabla (incluyendo
los rtulos de fila y de columna), pulsa el botn

del grupo de comandos Nombres definidos de la ficha Frmulas de la


Cinta de opciones.
Como el pri-
mer carcter En el cuadro de dilogo
de un nombre que se mostrar puedes indicar
no puede ser
un nmero, dnde estn los rtulos o
si un rtulo o ttulos.
ttulo empieza
por un nme-
ro, Excel aade
un smbolo de Tras aceptar el cuadro se crearn los nombres, con lo que ya los
subrayado (_)
delante. Ade- podrs utilizar el las frmulas que insertes en las celdas (por ejemplo,
ms, tambin podras poner en una celda la frmula =SUMA(Novelas), para obtener
sustituye los el total de novelas vendidas).
espacios por
este smbolo de
subrayado (_). Si quieres hacer referencia a una celda en concreto, recuerda que
la celda es la interseccin entre una fila y una columna. Por lo tanto,
para hacer referencia a ella, podrs utilizar el rtulo o nombre de fila y
de columna (por ejemplo, =Marzo Tcnicos).

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En el grupo de comandos Nombres definidos de la ficha Frmulas


tienes otras opciones relativas a la creacin y administracin de nombres.

Para ver y trabajar con los nombres que existan en un libro


(modificarlos, borrarlos, ver las celdas a las que hacen referencia...),
utiliza el cuadro Administrador de nombres, que puedes mostrar

pulsando el botn .

Puedes or-
denar la lista
de nombres
ascendente
o descen-
dentemente
haciendo clic
en el ttulo de
la columna
adecuada.
Adems, desde
el botn Filtro
puedes filtrar
los nombres
para ver slo
un subcon-
junto de ellos
(por ejemplo,
los nombres
locales a una
hoja de clculo
o globales a
todo el libro, En las distintas filas de este cuadro aparecen los nombres definidos,
o los nombres su valor actual, la referencia de celdas, su mbito (es decir, si est a
con valores
que tengan nivel del libro de trabajo o de alguna hoja de clculo en particular) y
algn tipo de un comentario o informacin adicional.
error).
Con el botn Editar podrs cambiar el nombre, la referencia
de celdas o los comentarios del nombre seleccionado, mientras que
Eliminar lo borrar.

Si pulsas el botn Nuevo


aparecer el cuadro Nombre nuevo.
Este cuadro es el que proporciona una
mayor flexibilidad a la hora de crear
nuevosnombres,porquepuedeselegir
el mbito (el libro o una determinada
hoja) o incluir un comentario.

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Otra forma de crear nuevos nombres es seleccionar la celda


o celdas a las que quieres hacer referencia y pulsar el botn
de la ficha Frmulas de la Cinta de
opciones.

De esta forma tambin aparecer el cuadro Nombre nuevo,


mostrndose la referencia a la celda o rango de celdas en el campo
Hacer referencia a.

Excel pone en principio referencias absolutas para definir nombres


porque, de esta manera, no cambian si se mueve o copia la celda que
tiene el nombre. Si quieres utilizar nombres con referencias relativas,
tendrs que modificar las referencias que aparecen en este campo.

Otra de las cosas que podemos hacer con los nombres es, en
lugar de hacer referencia a una celda o a un grupo de celdas, poner un
nombre a una frmula o a un valor sin tener que ponerlo en una celda
de la hoja de clculo. Para esto tienes que escribir el signo = seguido
del valor o de la frmula como referencia del nombre, en el cuadro
Nombre nuevo.

Al crear una frmula, en lugar de escribir los nombres que quieras


Por ejemplo, es usar, tambin puedes pulsar el botn y elegir el
ms cmodo nombre que quieres insertar.
y se entiende
mejor trabajar
con una fr- El uso de nombres puede hacer que las frmulas sean ms sencillas
mula del tipo de entender y que sea ms fcil el cambiar o modificar las frmulas de
=SUMA(Libros
VendidosEnero) las hojas de clculo.
que hacer-
lo con otra Una vez que has introducido nombres en la hoja de clculo, puedes
del estilo
=SUMA(B5:F5), actualizar la hoja, cambiando cualquier referencia a celda o celdas que
aunque el tengan nombre por el propio nombre. Esto se hace desde la opcin
resultado sea
el mismo.
Aplicar nombres del men del botn .

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ACTIVIDADES

V amos a escribir frmulas en un libro de Excel que te he creado


para que practiques. Veremos cmo hacer varias operaciones
con los datos que hay en el libro a travs de estas frmulas.

Para empezar, ejecuta Excel y abre el libro Frmulas.xlsx, que


encontrars entre los archivos de la leccin.

En la Hoja1 hay unos datos sobre la venta de coches durante


unos meses. Tendrs que escribir las frmulas adecuadas en la
fila y en la columna del TOTAL, para que aparezca el nmero de
coches vendidos en cada mes y para cada modelo.

El total general (el que aparece en la celda F10) lo puedes


calcular por filas o por columnas; es decir, sumando los valores
totales de enero, febrero, marzo y abril o sumando los valores
totales de los coches vendidos de cada modelo. De cualquiera de
las dos formas, el resultado ser el mismo.

Cuando acabes, pasa a la Hoja2. Aqu tenemos los datos de


poblacin de unos pases. Tendrs que escribir las frmulas en la
columna Densidad para calcular la densidad de poblacin.

Microsoft Excel 2007 Avanzado

Copyright (c) Computer Aided Education SA


Te recuerdo que la densidad de poblacin es el nmero de
personas que viven por kilmetro cuadrado. Se calcula dividiendo
el nmero total de personas del pas entre la extensin del pas.
Esta es la frmula que tendrs que introducir para calcular la
densidad.

Despus de haber escrito estas frmulas sencillas, vamos a


introducir alguna un poco ms complicada. Para ello, ponte en
la Hoja3.

Puedes ver los partidos ganados, empatados y perdidos de


varios equipos durante dos meses. Lo que tienes que hacer en
esta hoja es escribir las frmulas en la columna de Puntuacin
final para que se calcule la puntuacin de cada equipo. Para esto
tienes que tener en cuenta que:

Cada partido ganado vale 3 puntos.


Cada partido empatado vale 1 punto.
Los partidos perdidos no valen ningn punto.

Con todo esto, la puntuacin final ser:

Puntuacin nal = Partidos ganados * 3 + Partidos empatados * 1

Tendrs que escribir las frmulas siguiendo este modelo.

Para acabar la actividad, aade una nueva hoja al final del


libro. En esta nueva hoja pondremos un resumen de los coches
vendidos de varios modelos. Primero introduce los siguientes
datos en la hoja:
ACTIVIDADES

A continuacin, asigna nombres a las celdas de totales de


coches vendidos de los modelos Sevilla, 220 y 320. Para ello,
te tendrs que ir hasta la Hoja1; puedes utilizar los nombres
Total_Sevilla, Total_220 y Total_320 para poner los nombres a
las celdas adecuadas.

Una vez ya tengas estos nombres puestos a las celdas, vete otra
vez a la Hoja4 (la hoja nueva que has creado) e introduce, en la
celda B5, una frmula que ponga el total de coches vendidos del
modelo Sevilla. Para ello, utiliza el nombre que has asignado a
la celda.

En la celda B8 tendrs que utilizar tambin los nombres que


has puesto y, en este caso, tendrs que sumar los coches vendidos
de los dos modelos.

Cuando acabes, guarda tu libro con el nombre de Coches.xlsx.

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SOLUCIN

V amos a ver lo que hay que hacer y las cosas que hay que tener en cuenta para introducir
las frmulas en el libro de Excel. Sigue los siguientes pasos si tienes algn problema
para realizar la actividad:

Abre Excel y abre el libro que te indico. Empezaremos introduciendo las frmulas de
totales de coches vendidos en cada mes (es decir, los totales que hay en la fila 10).

Empieza colocndote en la celda B10 y escribe la siguiente frmula: =B5+B6+B7+B8+B9.


Podrs escribirla directamente o, despus de escribir cada operador de suma, hacer clic en
la celda que quieras introducir en la frmula.

El resto de frmulas de la fila se escribiran de la misma manera. En la celda C10 ira la


frmula =C5+C6+C7+C8+C9, en la D10 tendras que introducir =D5+D6+D7+D8+D9
y en la E10 la frmula sera =E5+E6+E7+E8+E9.

Pero hay otra forma ms rpida de introducir las frmulas, una vez ya has escrito la
primera frmula, la de la celda B10: podras copiar esta celda y pegarla en las celdas C10,
D10 y E10. Puedes hacer la copia a travs de los botones de Copiar y Pegar
o utilizando el controlador de relleno. De cualquiera de estas formas, podrs poner la
frmula en todas las celdas de la fila con slo escribirla una vez.

En cuanto a las celdas de la columna F, que indican el nmero total de coches que se
han vendido de cada modelo, las frmulas que tendras que introducir seran:

En la celda F5: =B5+C5+D5+E5


En la celda F6: =B6+C6+D6+E6
En la celda F7: =B7+C7+D7+E7
En la celda F8: =B8+C8+D8+E8
En la celda F9: =B9+C9+D9+E9

De la misma manera que antes, podrs escribirlas una o una o escribir la primera
frmula y copiarla en las otras celdas.

El total general (el dato de la celda F10) lo puedes escribir de dos formas: sumando el
total de coches vendidos en cada uno de los meses o sumando el total de coches vendidos
de cada uno de los distintos modelos (el resultado ser el mismo en los dos casos). En cada
uno de estos dos casos, la frmula sera: =B10+C10+D10+E10 o =F5+F6+F7+F8+F9.

Otra posibilidad en esta hoja es poner nombres a los rangos de celdas, y luego utilizar
estos nombres para obtener las cantidades totales. Para esto, selecciona las celdas A4:E9
y pulsa el botn , que est en el grupo de comandos Nombres
definidos de la ficha Frmulas de la Cinta de opciones. En el cuadro de dilogo que
aparecer, indica que los rtulos estn en la fila superior y en la columna de la izquierda
de la seleccin.
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Al aceptar el cuadro se crearn los nombres a partir de los rtulos de la tabla. Entonces,
las frmulas que podras introducir en las celdas para obtener los totales seran:

En la celda B10: =SUMA(Enero) En la celda F5: =SUMA(Sevilla)


En la celda C10: =SUMA(Febrero) En la celda F6: =SUMA(_220)
En la celda D10: =SUMA(Marzo) En la celda F7: =SUMA(_320)
En la celda E10: =SUMA(Abril) En la celda F8: =SUMA(Daitona)
En la celda F9: =SUMA(Lobo)

La hoja que conseguirs ser como la siguiente:

Pasemos a las frmulas de la Hoja2. En este caso, las frmulas que tenemos que
introducir para calcular la densidad sern igual al nmero de habitantes dividido entre la
extensin de cada pas:

En la celda D5: =B5/C5


En la celda D6: =B6/C6
En la celda D7: =B7/C7
En la celda D8: =B8/C8
En la celda D9: =B9/C9
En la celda D10: =B10/C10

Puedes hacerlo de la misma forma que hemos dicho antes: escribirlas una a una, escribir
la primera y copiarla en las otras celdas, o escribir la primera y utilizar el controlador de
relleno para copiarla en las otras celdas.

Las frmulas de la Hoja3 tendrn el nmero total de puntos que tiene cada equipo,
segn los partidos que haya ganado, empatado y perdido.
Para empezar, veremos cul sera la frmula de la celda H6: podramos coger los
partidos que ha ganado en el mes de enero y multiplicarlos por 3, para obtener el nmero
de puntos por esos partidos; luego le sumaramos la cifra resultante de multiplicar las
partidos empatados en el mes de enero por 1 punto que vale cada empate. A continuacin
sumaramos los partidos que ha ganado en febrero multiplicados por 3, y luego los partidos
empatados en febrero multiplicado por 1 punto. Con todo esto, la frmula resultante sera:
=B6*3+C6*1+E6*3+F6*1.

De la misma forma, las frmulas del resto de celdas seran:

En la celda H7: =B7*3+C7*1+E7*3+F7*1


En la celda H8: =B8*3+C8*1+E8*3+F8*1
En la celda H9: =B9*3+C9*1+E9*3+F9*1

Otra forma de calcular los puntos sera sumar primero los partidos ganados en los dos
meses y luego multiplicarlos por 3; luego sumar el nmero de partidos empatados en los
dos meses, y luego multiplicarlos por 1. De esta manera, las frmulas seran:

En la celda H6: =(B6+E6)*3+(C6+F6)*1


En la celda H7: =(B7+E7)*3+(C7+F7)*1
En la celda H8: =(B8+E8)*3+(C8+F8)*1
En la celda H9: =(B9+E9)*3+(C9+F9)*1

De cualquiera de estas dos formas, el resultado ser el siguiente:

Despus de aadir una nueva hoja al libro (a travs de la etiqueta de hoja Insertar
hoja de clculo o desde la opcin Insertar hoja del men del botn )
y escribir los datos que te indico en el enunciado, vete a la Hoja1, sitate en la celda F5
y pon el texto Total_Sevilla en el cuadro de nombres. Con esto habrs asignado este
nombre a esta celda.

Asigna, de la misma manera, los nombres Total_220 y Total_320 a las celdas F6 y F7,
respectivamente.

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Otra forma de asignar los nombres a las celdas es, despus de ponerte en la celda a la
que quieras poner el nombre, pulsar el botn (que est en el
grupo de comandos Nombres definidos de la ficha Frmulas de la Cinta de opciones) e
indicar el nombre que quieras ponerle a la celda en el cuadro de dilogo que aparecer.

Una vez ya hayas puesto los nombres a estas celdas, vamos a utilizar estos nombres
en las frmulas de la Hoja4 (la nueva hoja que has creado). Las frmulas que tendrs que
introducir en las celdas son las siguientes:

En la celda B5: =Total_Sevilla


En la celda B8: =Total_220+Total_320

Con esto, la hoja se quedar as:

Cuando hayas acabado, guarda el libro con el nombre Coches.xlsx, a travs de la


opcin Guardar como del men del Botn de Office .
Funciones

1. QU SON LAS FUNCIONES

D esde el punto de vista de Excel, podemos decir que una


funcin es una frmula que ya est escrita y que se puede
utilizar para hacer distintos tipos de operaciones.

A una funcin le damos unos valores, que son los que se utilizan
para hacer los clculos y dar otro valor como resultado. Estos valores
que utiliza la funcin se llaman argumentos.

Las funciones nos ayudarn a la hora de hacer clculos, ya que


no tendremos que escribir frmulas para realizar las operaciones, sino
que podremos utilizar las funciones disponibles. Esto nos podr ayudar
sobre todo en operaciones largas o complicadas.

Las funciones deben estar dentro de una frmula para que


funcionen y produzcan resultados.

Para utilizar las funciones, tenemos que escribir su nombre seguido


de los argumentos entre parntesis. Los distintos argumentos que estn
dentro del parntesis se separan por punto y coma ( ; ).

Ten en cuenta esta forma de escribir las funciones, porque, si no


las escribes as, Excel te indicar un error en la celda en la que hayas
introducido la funcin.

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Funciones

La funcin SUMA es una de las que ms utilizars en Excel.


Esta funcin sirve para sumar los nmeros que le demos como
Cuando
argumentos. En los argumentos de una funcin puedes poner valores
escribas una concretos o referencias a celdas o a conjuntos de celdas. Por ejemplo:
funcin o una =SUMA(5;13;2), =SUMA(C5;C6;C7) o =SUMA(C5:C7).
frmula que
tenga parnte-
sis, fjate cmo A la hora de introducir funciones, ten en cuenta las
Excel resalta siguientes cosas:
los parntesis
durante un Los parntesis indican a Excel dnde empiezan y terminan los
momento, al argumentos de la funcin. Tienes que escribir los parntesis
cerrarlos. De sin dejar espacios antes o despus de cada uno.
esta forma
puedes com- No utilices ningn smbolo como indicativo de miles en
probar que los nmeros. Para indicar cmo se tienen que mostrar los
emparejas resultados, tendrs que poner en la celda el formato de
correctamen- nmero adecuado.
te todos los
parntesis, Los argumentos de una funcin pueden ser nmeros,
para que no referencias a celdas, textos, valores lgicos, constantes,
te d error la frmulas, matrices o valores de error.
frmula.
El argumento de una funcin puede ser incluso otra funcin. En
este caso, esta segunda funcin se llama funcin anidada.
Si quieres no poner un argumento en una funcin, escribe
un punto y coma como marcador de lugar.

Si al escribir una funcin aparece un mensaje de error, tienes que


comprobar que todos los parntesis cuadren, que los argumentos de la
funcin estn en la posicin adecuada y que sean del tipo correcto.

2. SUMA AUTOMTICA

L
a funcin SUMA es una de las ms utilizadas en las hojas
de clculo. Adems, con su uso se puede reducir bastante el
tamao de las frmulas y simplificarlas.

Excel te facilita el utilizar esta funcin SUMA a travs del botn


Suma , que est en el grupo de comandos Modificar, y desde la

barra de estado.

Mientras ests haciendo la hoja de clculo, a veces es normal


utilizar frmulas provisionales para comprobar algn total, por
ejemplo, la suma de un rango de datos u otros valores. Excel te facilita
este trabajo, incorporando en su barra de estado unas determinadas
funciones.

2
Funciones

Al seleccionar ms de una celda con valores en la hoja de clculo,


en la barra de estado se muestra la suma de los valores de las celdas
seleccionadas, su media o promedio y el recuento, que cuenta el nmero
de celdas no vacas.

Aparte de esta infor-


macin, puedes mostrar
los resultados de otras
funciones bsicas relati-
vas a las celdas seleccio-
nadas. Para esto, utiliza
el men contextual de la
barra de estado (es decir,
el que aparece al pulsar
con el botn derecho del
ratn sobre ella).

Desde este men


Ten en cuen- contextual puedes activar
ta que tiene o desactivar la informa-
sentido aplicar cin que quieres que apa-
estas funciones
sobre valores rezca o no aparezca en la
numricos. barra de estado.
Para valores
no numricos
slo tiene sen- En principio estn activadas las opciones Promedio, Recuento y
tido la funcin
Recuento,
Suma, que son los datos que aparecen por defecto en la barra de estado.
porque cuenta
el nmero de Aparte de estas funciones tambin puedes activar Mnima y
celdas selec- Mxima, para obtener los valores mnimo y mximo del rango de
cionadas que
tienen alguna celdas, o Recuento numrico, que cuenta la cantidad de nmeros que
cosa. hay en la seleccin.

Ten en cuenta que, para que aparezca toda esta informacin en la


barra de estado, tienes que seleccionar ms de una celda con valores.

En el grupo de comandos Modificar de la ficha Inicio de la Cinta


de opciones tienes el botn Suma , que te facilitar el crear frmulas
para sumar el contenido de las celdas. Cuando se usa este botn, Excel
escribe la funcin y hasta sugiere el rango que se va a aadir.
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Funciones

Para introducir frmulas con este botn, selecciona una celda que
est debajo o a la derecha de los datos a sumar y pulsa en el botn
Suma . Excel escribir en la celda la frmula con la funcin SUMA

y resaltar el rango de celdas que se sumarn.

Si la frmula es correcta, acptala para introducirla en la celda.


Cuando el rango que te propone Excel no es correcto o no es el que
quieres, puedes cambiarlo seleccionando con el ratn las celdas o el
rango de celdas que quieras o teclearlo directamente en la frmula
antes de aceptarla.

Otra forma de realizar sumas automticas es seleccionando el


rango de celdas a sumar. Ten en cuenta que, en este caso, los resultados
aparecern automticamente en las primeras celdas libres.

Para insertar sumas en las filas y en las columnas a la vez, tienes


que seleccionar un rango de celdas que incluya tanto las celdas de
los valores a sumar como las celdas en blanco donde se pondrn los
resultados.

Al realizar la
autosuma de
esta forma,
tambin se
calcula el total
general (que
en este ejem-
plo est en la
celda F10).
Aunque es lo
mismo sumar
las filas que
las columnas,
Excel lo calcula
sumando las
Por ejemplo, en la imagen que te enseo, si pulsramos el botn

columnas. Suma , los totales apareceran en las celdas B10:F10 y F5:F10.


Si pulsas las teclas + + , tambin se introducir


una autosuma con la funcin SUMA. Esta combinacin de teclas es

equivalente a pulsar el botn Suma


.

El botn Suma tiene una lista desplegable, donde puedes


elegir otras funciones, aparte de SUMA. Para ver esta lista, pulsa en la
flecha que hay a su derecha .

4
Funciones

Seleccionando la funcin que quieras, se


incluir rpidamente esta funcin en el rango
correspondiente, de la misma manera que has
visto con la SUMA.

Eligiendo la opcin Ms funciones,


acceders al cuadro de dilogo Insertar
funcin, que veremos a continuacin.

3. INSERTAR UNA FUNCIN

E xcel te puede ayudar al introducir funciones, guindote al


introducir los argumentos, para que la sintaxis de la funcin
sea correcta.

Si conoces la sintaxis correcta de la funcin, podrs escribirla


directamente en una celda. Cuando hablamos de sintaxis de una
funcin, nos referimos a los argumentos que tiene, al tipo de estos
argumentos, al orden en el que se tienen que poner, etc.; es decir, a la
forma de escribir correctamente todos los elementos de la funcin para
que no cause ningn error.

Sin embargo, si no conoces exactamente su sintaxis, lo mejor es


pedir informacin a Excel. Mediante el botn Insertar funcin , que
est en la barra de frmulas, acceders a un cuadro de dilogo desde
el que puedes seleccionar la funcin que quieres incluir en la frmula
que ests creando.

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Funciones

Al seleccionar una funcin en la lista de funciones de este cuadro,


en la parte de abajo puedes ver una pequea descripcin de esta funcin
seleccionada. Por lo tanto, si quieres saber qu hace una determinada
funcin, slo tienes que seleccionarla en esta lista.

Las funciones se clasifican en distintas categoras, para que sea ms


sencillo el buscar y encontrar la funcin que quieras. Si seleccionas una
categora, slo aparecern en la lista las funciones de esa categora.

Una vez seleccionada la funcin que quieres insertar, acepta el


cuadro. Entonces pasaremos a introducir los argumentos de la funcin.

Excel proporciona otra ventana para ayudarte a introducirlos.


Puedes ver la cantidad de argumentos que debes introducir y, adems,
Excel te describe cul es el significado de cada argumento.

Fjate cmo Excel te dirige en la creacin de la funcin: te


indica lo que hace la funcin, el nmero de argumentos, una pequea
descripcin de los argumentos, si los argumentos son de tipo numrico
o de otro tipo, etc.
Por ejemplo,
podras poner Al ir introduciendo los argumentos, Excel te muestra tanto el
una frmu- valor de la funcin, debajo de la lista de argumentos, como el valor de
la que fuera
la frmula, en la parte de abajo del cuadro de dilogo.
=4+POTEN-
CIA(6;4). En
este caso, Recuerda que una funcin puede estar incluida en una frmula
al introducir que utilice el resultado de esta funcin. En estos casos, el resultado de
la funcin
POTENCIA, el la frmula no tiene por qu ser igual que el resultado de la funcin que
resultado de la estamos introduciendo.
frmula y el de
la funcin no
sera igual.
En la barra de frmulas se va construyendo la frmula segn lo
que vayas indicando en los cuadros de dilogo: se inserta el nombre de
la funcin, los argumentos...

6
Funciones

Para acabar, recuerda que una funcin debe estar en una frmula.
Si no es as, Excel entender el nombre de la funcin como texto y lo
introducir as en la celda.
De hecho, cuando
Si introduces
el signo = y introduces el signo = al
seleccionas principio de una celda,
una funcin en
Excel te muestra en el
esta lista, es lo
mismo que si cuadro de nombres una lista
pulsas el botn de funciones que puedes
de Insertar
utilizar (pulsa en la flecha
funcin
del cuadro de nombres
de la barra de
frmulas. para desplegar esta lista).

4. INSERTAR REFERENCIAS

A veces sabemos lo que queremos hacer, pero no sabemos si


Excel tiene alguna funcin que nos puede ayudar.

Excel tiene un montn de funciones que puedes utilizar, por lo


que el recorrerlas todas para buscar la funcin que necesitas puede
ser agotador. En estos casos, podemos hacer que el propio Excel nos
sugiera una funcin o un conjunto de funciones adecuadas.

Para esto, al acceder al cuadro de Insertar funcin, tienes que


describir la funcin con tus propias palabras en el cuadro de texto de
la parte de arriba de este cuadro de dilogo, para que Excel busque si
hay alguna que se ajusta a lo que indicamos. A continuacin, al pulsar
Aunque, a en el botn Ir, Excel realizar la bsqueda e indicar un conjunto de
veces, el re- funciones que se ajustan a lo que has introducido.
sultado de la
bsqueda no
siempre acier-
ta con lo que
ests buscan-
do, esta forma
de buscar
funciones pue-
de ahorrarte
mucho tiempo
e incluso te
permite saber
si realmente
Excel tiene o
no una funcin
que te pueda
servir para lo
que quieres
hacer.

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Funciones

Normalmente, los argumentos de una funcin estn situados en


celdas de la hoja de clculo. Excel te facilita la tarea de indicar las
celdas que vas a utilizar como argumentos de la funcin; como podrs
comprobar, es tan fcil como hacer clic con el ratn en estas celdas o
arrastrar sobre ellas.

Cuando ests en un cuadro de dilogo y necesites indicar la


referencia de una celda o de un conjunto de celdas, Excel colocar el
En las fun- botn Minimizar dilogo o Contraer dilogo . Si lo pulsas, el cuadro
ciones puede de dilogo disminuir de tamao, permitindote ver la hoja de clculo.
haber argu-
mentos opcio-
nales, que no
son necesarios
para calcular
la funcin. Los
Para indicar una celda, slo tendramos que hacer clic en ella,
argumentos mientras que para indicar un rango de celdas, podemos pulsar y arrastrar
que no son entre las celdas del rango.
opcionales, es
decir, que son
obligatorios Una vez hayas indicado la celda o celdas que actuarn como
para la fun- argumento, pulsa el botn Maximizar dilogo para maximizar el
cin, aparecen cuadro y dejarlo como estaba antes.
en negrita en
este cuadro
de dilogo, Es importante entender que en un mismo cuadro de dilogo puede
mientras que aparecer ms de un botn Minimizar dilogo . Ten en cuenta que
los argumentos
opcionales no.
no es lo mismo pulsar en uno o en otro: por ejemplo, si pulsas en
el botn del primer argumento de una funcin, estars indicando la
referencia a las celdas para este argumento y no para cualquiera de los
otros que pueda tener la funcin.

Por ltimo, indicarte que, al introducir una funcin, Excel puede


introducirte automticamente algunas referencias a celdas en los
argumentos de la funcin (por ejemplo, si introduces una funcin en
la celda de debajo o en la de la derecha de una serie de datos). De esta
manera, Excel intenta ahorrarte trabajo, al poner las referencias que
l cree que son las adecuadas. Si no son esas las que quieres, siempre
puedes cambiar el rango que te pone automticamente Excel.

5. FUNCIONES ANIDADAS

U na funcin anidada es una funcin que se utiliza como


argumento de otra funcin.

Al calcular el resultado de la funcin, Excel calcula primero las


funciones que actan como argumentos (las funciones anidadas) y
despus el resultado de la funcin exterior, teniendo en cuenta ya el
resultado de las funciones interiores.
8
Funciones

Por ejemplo, si tenemos la funcin RAIZ(POTENCIA(10;2)),


primero se calcular el resultado de la funcin interior, es decir de
Al poner fun-
POTENCIA(10;2), cuyo resultado es 100, y despus se calcular el
ciones anida- resultado de la exterior, teniendo en cuenta ya este resultado, es decir,
das, puedes RAIZ(100), cuyo resultado es 10.
llegar hasta
64 niveles de
anidamiento.
Es decir, en
el ejemplo
que estamos
Tienes que tener en cuenta que la funcin anidada (la que est
viendo, los dentro de la otra) tiene que devolver un resultado que sea el adecuado
argumentos para la funcin de fuera. Por ejemplo, en este caso, si la funcin
de la funcin
POTENCIA po-
POTENCIA devolviese un valor que no fuese un nmero, la funcin
dran ser otras RAIZ dara un error al intentar calcularse.
funciones, y
as hasta 64
niveles.
Otro ejemplo podra ser el siguiente:

En este ejemplo, la funcin PROMEDIO tiene tres argumentos:


dos son valores numricos (el nmero 10 y el nmero 20), y el tercer
argumento es la funcin REDONDEAR. La funcin REDONDEAR
tiene 6,29 como primer argumento y 0 como segundo argumento, y
devuelve el valor 6.

Indicarte tambin que, de la misma forma que puedes introducir


referencias a celdas en una funcin como argumentos, tambin puedes
utilizar los nombres que hayas definido.
El botn

Desde el grupo de comandos Biblioteca de funciones de la ficha


hace lo mismo
que el bo- Frmulas de la Cinta de opciones tambin puedes insertar funciones.
tn Insertar
funcin
de la barra de
frmulas. Ade-
ms, fjate que
desde aqu Puedes pulsar los distintos botones para desplegar las funciones
tambin pue- pertenecientes a cada una de las categoras y seleccionarlas directamente
des acceder
a las sumas desde ah: funciones financieras , funciones de texto
automticas
, matemticas y trigonomtricas , etc.
.

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Funciones

Aqu tienes informacin sobre algunas de las funciones que


hemos utilizado a lo largo de la leccin:

La funcin POTENCIA eleva un nmero a una determinada


potencia. Qu signica esto?
Elevar un nmero a una potencia signica multiplicar este
nmero por s mismo las veces que se indica en la potencia.
Lo vers mejor con unos ejemplos:
4 elevado a 2 = 42 = 4*4 = 16
2 elevado a 3 = 23 = 2*2*2 = 8
Estas potencias son sencillas, pero con esta funcin puedes
calcular potencias ms complejas, como:
4 elevado a 7 = POTENCIA(4;7) = 4*4*4*4*4*4*4 = 16384
2 elevado a 7/5 = POTENCIA(2;7/5) = 2,639...
4 elevado a 2,6 = POTENCIA(4;2,6) = 36,758...
Tambin puedes utilizar el operador ^ para indicar una
potencia. Por ejemplo:
POTENCIA(2;3) = 2^3 = 2*2*2 = 8

La funcin RAIZ calcula la raz cuadrada de un nmero. Esta


funcin slo tiene un argumento, que es el nmero del que
quieres calcular su raz cuadrada.
Raz cuadrada de 16 = RAIZ(16) = 4, porque 4*4=16
Raz cuadrada de 25 = RAIZ(25) = 5, porque 5*5=25
Raz cuadrada de 13,6 = RAIZ(13,6) = 3,6878...
El nmero que le pasamos como argumento a la funcin
RAIZ debe ser positivo; si el argumento es un nmero
negativo, la funcin dar un error.

La funcin REDONDEAR sirve para redondear un nmero


con el nmero de decimales que indiquemos. Por ejemplo,
si redondeamos el nmero 1,234 con 1 cifra decimal, el
resultado ser 1,2.
REDONDEAR(1,234;1) = 1,2
REDONDEAR(7,3262;0) = 7
REDONDEAR(7,3262;1) = 7,3
REDONDEAR(7,3262;3) = 7,326
REDONDEAR(4,282;1) = 4,3

La funcin CONTAR sirve para contar el nmero de celdas


que tienen nmeros, entre las celdas que le pasamos como
argumento.

La funcin HOY devuelve la fecha actual del ordenador; esta


funcin no tiene argumentos.
Al insertar esta funcin en una hoja de clculo, cada vez que
se actualicen las frmulas de la hoja, esta funcin HOY se
actualizar y cambiar su resultado, dando como resultado
el da actual.

10
Funciones

ACTIVIDADES

E n esta actividad vamos a utilizar funciones para obtener


varios resultados a partir de los datos que hay en las celdas
de las hojas de clculo.

Primero utilizaremos el comando para la suma automtica que


tiene Excel, para que veas lo rpido y fcil que puede llegar a ser, y
luego insertaremos otras funciones.

Una vez ests en Excel, abre el libro Funciones.xlsx, que est


entre los trabajos del curso.

En la Hoja1 hay datos sobre los coches vendidos durante unos


meses. Utiliza el comando de suma automtica ( o )
para que aparezcan los valores correspondientes en la fila y en la
columna del TOTAL.

Cuando hayas puesto los totales, selecciona las distintas celdas


de los totales y fjate en las frmulas que ha introducido Excel.
Comprueba si realizan las operaciones con los datos adecuados.

A continuacin, ponte en la Hoja2. En esta hoja puedes ver


las notas de un alumno en varias asignaturas, a lo largo de cuatro
cursos.

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Lo que queremos hacer en esta segunda hoja es calcular las
notas medias de cada asignatura en todos los cursos, y las notas
medias de cada uno de los cursos, teniendo en cuenta todas
las asignaturas. Tambin queremos saber la nota media final;
es decir, la nota media de todos los cursos, contando todas las
asignaturas.

Puedes hacer esto utilizando tambin el comando de suma


automtica ( o ). Pero ten en cuenta que, esta
vez, tendrs que desplegar la lista de cualquiera de estos botones
y elegir la funcin adecuada.

Cuando acabes, pasa a la Hoja3. Aqu tenemos en forma de


tabla los datos de temperaturas en una ciudad durante cinco aos,
agrupados por meses.

En la parte de abajo de la hoja puedes ves otra tabla, donde


tendrs que poner las frmulas adecuadas para calcular la
temperatura media de cada ao y ver cul ha sido la temperatura
mxima y la mnima en cada ao.

Las frmulas que tendrs que utilizar para cada uno de estos
casos son PROMEDIO, MAX y MIN, poniendo en cada caso el
rango de celdas a tener en cuenta para el clculo.

Cuando ya tengas hecho esto, crea una nueva hoja en el libro (a


la que Excel asignar por defecto el nombre Hoja4). En esta nueva
hoja vamos a introducir unos datos y a utilizar varias funciones.
Empieza introduciendo los siguientes datos en las celdas de las
columnas A y B:
ACTIVIDADES

A partir de estos datos, vamos a crear otros datos en la columna


C. En cada celda de esta columna tendr que aparecer el valor
que haya en la celda correspondiente de la columna B seguido
con lo que haya en la columna A. Para esto, tendrs que usar la
funcin CONCATENAR, que est en la categora de funciones
de Texto.

La funcin CONCATENAR une o junta los argumentos que


le introduzcas. Por ejemplo, si pones en una celda la funcin
=CONCATENAR("Hola";" amigo"), da como resultado Hola
amigo.

En la hoja que estamos haciendo, en los argumentos de la


funcin CONCATENAR tendrs que poner una referencia a las
celdas correspondientes. Al final, el resultado ser as:

Ahora utilizaremos, en las celdas de la columna D, la funcin


ALEATORIO. Esta funcin no tiene argumentos, y devuelve un
nmero al azar que estar entre 0 y 1. Para hacer ms grande
el nmero que devuelve la funcin ALEATORIO, tendrs que
multiplicar lo que te de esta funcin por 100.

Cuando ya tengas esto, en las celdas de la columna E utiliza la


funcin REDONDEAR para poner el nmero que has obtenido
en la columna D sin ninguna cifra decimal (o sea, que en la
funcin REDONDEAR, el segundo argumento ser 0).

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Con todo esto, la tabla que hayas creado tendr un aspecto
parecido al siguiente (aunque ten en cuenta que los nmeros
de las columnas D y E cambiarn, debido a la funcin
ALEATORIO):

Como actividad opcional, puedes intentar poner la funcin


ALEATORIO y la funcin REDONDEAR en una sola celda,
para practicar con funciones anidadas. Es decir, tendras la
funcin REDONDEAR, cuyo primer argumento sera la funcin
ALEATORIO multiplicada por 100, y el segundo argumento
sera 0. Si quieres, puedes intentar hacer esto en las celdas de la
columna F.

Tambin puedes seguir practicando intentando utilizar en otras


celdas la funcin ALEATORIO.ENTRE. Esta funcin tiene
dos argumentos y devuelve un nmero al azar que est entre
los valores que tengan estos dos argumentos. Recuerda que, si
necesitas ms informacin sobre estas o sobre otras funciones,
puedes consultar la ayuda de Excel.

Ten en cuenta que, cada vez que se calcula la hoja (cada vez
que se modifica algn valor), la funcin ALEATORIO vuelve
a calcularse, por lo que cambian los valores de las celdas. Lo
mismo le ocurre a la funcin ALEATORIO.ENTRE.

Para acabar, guarda el libro asignndole el nombre


Mis funciones.xlsx.
Funciones

SOLUCIN

E mpezaremos viendo cmo hacer la primera parte de las actividades que te propongo:
la utilizacin de la funcin suma automtica de Excel.

Para poner los totales en las celdas correspondientes de la Hoja1, primero debes
seleccionar las celdas con los datos numricos, teniendo en cuenta que tienes que
seleccionar una fila ms por abajo y una columna ms por la derecha.

Una vez ya tengas seleccionadas estas celdas, pulsa el botn Suma (del grupo de
comandos Modificar de la ficha Inicio de la Cinta de opciones) o el botn
(del grupo de comandos Biblioteca de funciones de la ficha Frmulas). Con esto ya
tendrs los totales en las celdas correspondientes; comprubalo.

Tambin podras ir introduciendo las frmulas una a una. Por ejemplo, te podras poner
en la celda F5 y pulsar el botn Suma o para crear la frmula que ira en
esa celda. As podras hacer con el resto de celdas, comprobando cada vez que el rango de
celdas que pone Excel en la funcin SUMA en cada celda es el adecuado.

Para poner las frmulas de la media de las notas en la Hoja2 lo haramos de manera
parecida. Primero tendremos que seleccionar el rango de celdas adecuado y, de la misma
forma que antes, seleccionar una fila y una columna ms.

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Despus de seleccionarlas, pulsa en la flechita que hay a la derecha de los botones
Suma o y, en la lista de funciones que aparece, selecciona la opcin
Promedio. Excel introducir en las celdas que estn abajo y a la derecha de las celdas
seleccionadas la funcin PROMEDIO con las referencias a las celdas correspondientes.
Esta funcin es la que nos permite obtener las notas medias que queramos.

Igual que antes, tambin puedes poner la funcin PROMEDIO celda por celda
(ponindote en la celda que quieras, desplegando la lista del botn Suma o
, eligiendo Promedio y comprobando que las referencias a las celdas
son las correctas). Incluso puedes introducir esta funcin de forma totalmente manual,
ponindote en la celda, pulsando el botn Insertar funcin , seleccionando esta
funcin e introduciendo las referencias a las celdas. Como puedes ver, cuando se puede,
lo ms cmodo es utilizar el comando de suma automtica.

En cuanto a las frmulas de la Hoja3, vamos a ver cmo se podran introducir de forma
manual. Primero nos tendremos que poner en la celda en la que vayamos a introducir la
frmula (por ejemplo, empezaremos por la celda B14). Entonces pulsaremos el botn
Insertar funcin y seleccionaremos la funcin PROMEDIO (est en la categora de
funciones Estadsticas).

Para indicar las celdas, puedes introducir el rango de celdas directamente en el campo
de texto del primer argumento (en el caso de la celda B14, el rango de celdas sera B5:M5),
o puedes pulsar el botn de Minimizar dilogo (tambin llamado Contraer dilogo)
y seleccionar el rango de celdas pulsando y arrastrando entre ellas con el ratn.

Despus de introducir la frmula en la celda B14, puedes introducir el resto de frmulas


de esta columna de la misma forma, o puedes copiar esta celda y pegarla en las celdas de
debajo (utilizando los botones de Copiar y Pegar o arrastrando el controlador
de relleno de esta celda hasta las celdas de debajo).

Una vez tengas las celdas de la temperatura media para cada ao, puedes pasar a las
celdas de las temperaturas mximas. Ponte en la celda C14 e introduce la funcin MAX
(hazlo de la misma forma que antes: pulsa el botn Insertar funcin , selecciona
la funcin, que tambin est entre las funciones estadsticas, y selecciona el rango de
celdas). En el caso de la celda C14, el rango de celdas es el mismo que para la funcin de
la celda B14, es decir, B5:M5.

Introduce la funcin MAX en las celdas C15 a C18 (ya sabes cmo: poniendo la
funcin celda a celda o copiando y pegando la frmula de la celda C14).

Para las celdas de las temperaturas mnimas, hazlo de la misma forma que te acabo de
decir, pero, esta vez, utiliza la funcin MIN.
Con todo esto, las frmulas que te quedarn en las celdas de la tabla del resumen sern
las siguientes:

Celda B14: =PROMEDIO(B5:M5)


Celda B15: =PROMEDIO(B6:M6)
Celda B16: =PROMEDIO(B7:M7)
Celda B17: =PROMEDIO(B8:M8)
Celda B18: =PROMEDIO(B9:M9)

Celda C14: =MAX(B5:M5) Celda D14: =MIN(B5:M5)


Celda C15: =MAX(B6:M6) Celda D15: =MIN(B6:M6)
Celda C16: =MAX(B7:M7) Celda D16: =MIN(B7:M7)
Celda C17: =MAX(B8:M8) Celda D17: =MIN(B8:M8)
Celda C18: =MAX(B9:M9) Celda D18: =MIN(B9:M9)

Otra forma de introducir estas funciones sera ponerte en la celda en la que vayas a
poner la frmula, desplegar la lista del botn Suma o y seleccionar la
opcin adecuada (primero tendras que seleccionar Promedio, luego Mx y luego Mn).
Excel te pondr la funcin y se quedar esperando que confirmes o cambies el rango de la
misma; en estos casos, debers poner el rango de celdas adecuado, pulsando y arrastrando
entre las celdas.

Al poner estas frmulas, es posible que Excel te ponga un tringulo en una esquina
de las celdas y, al ponerte en las celdas, que aparezca una etiqueta que te indique un
posible error. Como en este caso no se trata de ningn error, puedes pulsar en la etiqueta
y seleccionar la opcin Omitir error para que desaparezca este aviso.

Crea una nueva hoja en el libro, colcate en ella y escribe los datos que te indico en el
enunciado. Puedes introducir los nmeros del 1 al 6 utilizando el controlador de relleno,
y el texto Equipo con las opciones de Copiar y Pegar o con el controlador de
relleno.

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Introduce la funcin CONCATENAR en la celda C1. Los argumentos de esta funcin
estn en celdas de la hoja de clculo, por lo que podrs utilizar el botn de Minimizar
dilogo para indicarlos (el primer argumento ser la celda B1 y el segundo la celda A1).

Una vez tengas esta frmula, cpiala en el resto de celdas de la columna C.

En las celdas de la columna D utilizars la funcin ALEATORIO. Ponte en la celda D1 y


escribe =100*, luego pulsa el botn Insertar funcin , selecciona la funcin ALEATORIO,
que est en la categora de Matemticas y trigonomtricas, y acepta las ventanas hasta volver
a la hoja de clculo. Copia de nuevo esta celda en las celdas de debajo de ella.

Pasa a la celda E1 e introduce la funcin REDONDEAR, utilizando el botn Insertar


funcin . Como primer argumento de esta funcin selecciona la celda D1 y, como
segundo argumento, escribe el valor 0. Copia la funcin que has creado para el resto de
celdas de la columna E.

Las frmulas y las funciones que tendrs en las celdas sern:

Celda C1: =CONCATENAR(B1;A1) Celda E1: =REDONDEAR(D1;0)


Celda C2: =CONCATENAR(B2;A2) Celda E2: =REDONDEAR(D2;0)
Celda C3: =CONCATENAR(B3;A3) Celda E3: =REDONDEAR(D3;0)
Celda C4: =CONCATENAR(B4;A4) Celda E4: =REDONDEAR(D4;0)
Celda C5: =CONCATENAR(B5;A5) Celda E5: =REDONDEAR(D5;0)
Celda C6: =CONCATENAR(B6;A6) Celda E6: =REDONDEAR(D6;0)

Celdas D1 a D6: =100*ALEATORIO()

Si quieres poner las dos funciones en una celda, la frmula que tendras que poner sera
=REDONDEAR(100*ALEATORIO();0). Los pasos que tendras que seguir seran los
siguientes:

Utiliza el botn de Insertar funcin y selecciona la funcin REDONDEAR.


En el primer argumento, escribe 100*. A continuacin, tenemos que introducir otra
funcin, por lo que tendrs que pulsar en la flecha que aparece a la derecha del cuadro
de nombres y seleccionar la opcin Ms funciones. Busca la funcin ALEATORIO
e introdcela.
Para introducir el segundo argumento de la funcin REDONDEAR, tendrs que
pulsar en su nombre, en la barra de frmulas, con lo que aparecer otra vez el cuadro
de los argumentos para esta funcin. Pon el valor 0 en el segundo argumento y acepta
la creacin de la funcin.
Esta frmula ser la misma para todas las celdas de la columna.

Guarda el libro a travs de la opcin Guardar como del men del Botn de Office .
Formato avanzado de celdas

1. FORMATOS DE NMERO

E n esta leccin vamos a ver algunos aspectos avanzados sobre el


formato de las celdas. Ya sabes que el formato de las celdas se
refiere al tipo y color de la letra, al color de fondo, a la alineacin, etc.

Al crear una hoja nueva, las celdas tienen por defecto el formato
General. A veces, Excel cambia este formato por otro ms adecuado,
al escribir ciertos datos. Por ejemplo, si pones el smbolo de moneda o
el signo de porcentaje al escribir un nmero, Excel cambia el formato
al de moneda o de porcentaje, segn corresponda.

Desde el grupo de comandos Nmero de la ficha Inicio de la


Cinta de opciones puedes establecer ciertas caractersticas del formato
de los nmeros.

Desde la lista superior puedes ver y


cambiar el formato de la celda o celdas
seleccionadas, estableciendo el formato de
nmero, moneda, porcentaje, fechas...

Los botones tambin sirven para cambiar el formato:


Formato de nmero de contabilidad : selecciona el

formato de contabilidad con el smbolo de moneda que elijas.



Estilo porcentual : pone el dato de la celda como un

porcentaje.
Estilo millares : pone el formato de contabilidad sin smbolo
de moneda, mostrando tambin el smbolo separador de miles.
Aumentar decimales , Disminuir decimales : muestra
ms o menos decimales en el nmero.

Para indicar el formato de los nmeros tambin puedes utilizar


el cuadro de dilogo del Formato de celdas, desde su ficha Nmero,
que recuerda que puedes mostrar desde el botn Iniciador de cuadro
de dilogo del grupo de comandos Nmero, Fuente o Alineacin,
o desde el men contextual de las celdas (el que aparece al pulsar el
botn derecho del ratn sobre ellas).

En la ficha Nmero de este cuadro de dilogo puedes ver todos


los formatos que hay, agrupados en diferentes categoras.

Cuando seleccionas uno u otro formato, en el apartado Muestra


podrs ver una muestra de la celda activa aplicando ese formato. Para
ver la muestra en el cuadro de dilogo, la celda activa tiene que tener
datos que se puedan ajustar al formato que hayas elegido.

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Formato avanzado de celdas

Recuerda que
puedes asig-
nar formato
de texto a los
nmeros, para
que Excel los
trate como tex-
to. Para esto,
puedes poner
un apstrofo '
delante del n-
mero o utilizar
el cdigo de
formato @,
como luego
veremos.

En la categora Nmero podrs indicar el nmero de decimales


con el que vers el nmero en pantalla (siempre que quepa en la
celda), si se va a usar el punto (u otro carcter, segn establezcas en
la Configuracin regional de Windows) como separador de miles y
especificar el formato para los nmeros negativos.

En las categoras Fecha y Hora dispones de varias formas de


mostrar las fechas y horas en la celda (con dos o cuatro cifras para el
ao, con el nmero del mes o el nombre del mes, con los segundos o
que no aparezcan los segundos, en formato de 12 o 24 horas, etc.).

En cuanto al formato de Moneda, el dato de la celda se ver segn


la moneda que tengas establecida en tu ordenador (en la Configuracin
regional). Recuerda que nosotros usaremos las letras u.m. (abreviatura
de unidades monetarias) para indicar la moneda.

Por lo tanto, si ests en Espaa, por ejemplo, al poner el


nmero en formato de moneda lo podrs ver con el smbolo
del euro () y con dos decimales. Segn el pas en el que ests
(o, mejor dicho, segn la Conguracin regional que tengas
en tu ordenador), aparecer un smbolo de moneda u otro.

Recuerda que para acceder a la Conguracin regional de


tu equipo, puedes utilizar el Panel de control de Windows, a
travs del elemento Reloj, idioma y regin (o Conguracin
regional y de idioma, si ests viendo el Panel de control en
su vista clsica).

2
Formato avanzado de celdas

Excel tambin mostrar el smbolo separador de miles y de


decimales segn est indicado en la Conguracin regional.

Adems de estos formatos, desde la categora Especial tambin


puedes utilizar formatos tpicos de nmero, como pueden ser el nmero
de telfono, el de la seguridad social, etc.

2. FORMATOS PERSONALIZADOS

C uando creas un libro, los formatos disponibles son los que hay
en la ficha Nmero. A veces, puede pasar que estos formatos
que tiene Excel no sean suficientes para lo que quieras hacer y querrs
crear tu propio formato.

Al crear nuevos formatos, Excel los pone automticamente dentro


de la categora Personalizada y estarn disponibles en todas las hojas
del libro de trabajo.

En los formatos que especifiques t mismo, podrs indicar hasta


tres formas de nmeros y una ltima de texto. Cada una de estas
secciones del formato personalizado estar separada por un punto y
Si slo pones coma ( ; ).
dos secciones,
la primera
seccin se Las distintas opciones del formato las tendrs que poner con el
utilizar para siguiente orden:
los nmeros
positivos y
para los ceros, 1. Formato para nmeros positivos.
mientras que 2. Formato para nmeros negativos.
la segunda se
utilizar para 3. Formato para ceros.
los nmeros 4. Formato para texto.
negativos; si
slo pones
una seccin, Por ejemplo, el formato que ahora te enseo en la siguiente imagen
se utilizar es un formato personalizado. Fjate cmo se utiliza el punto y coma
para todos los ( ; ) para separar las distintas secciones.
nmeros.

Cada una de las secciones de este formato personalizado se refiere


al formato que se utilizar para los nmeros positivos, negativos, ceros
y para el texto.

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Formato avanzado de celdas

Si quieres incluir un formato de texto, tienes que ponerlo en la


ltima posicin. Ah pondrs, entre comillas, el texto que quieras que
aparezca en la celda al escribir un texto en ella. Si incluyes el carcter
@, el texto que escribas en la celda se ver en la posicin en la que
hayas puesto dicho carcter.

Si el formato personalizado no tiene un apartado de texto, si


escribes texto en la celda, no se le aplicar ningn formato.

Para crear un formato personalizado, selecciona la categora


Personalizada y modifica alguno de los tipos disponibles que ya
aparecen en esta categora.

Ten en cuenta que la modificacin de un formato de los que ya


tiene Excel para crear uno nuevo, no significa que el formato original
de partida desaparezca.

4
Formato avanzado de celdas

Para crear nuevos formatos, ten en cuenta los siguientes


aspectos:

Para indicar una cifra en un nmero, usa el 0 y el signo #. El


0 indica que la cifra o dgito se presentar siempre, mientras
Para indicar
los colores, que # slo muestra las cifras significativas (es decir, que no
tenemos las muestra los ceros sin valor del nmero).
siguientes
posibilida- El carcter de subrayado ( _ ) crea un espacio del tamao del
des: [Negro], ancho de un carcter.
[Blanco], [Azul],
[Verde], [Rojo], Para poner el color del formato de la celda, indica el color entre
[Amarillo], corchetes. Por ejemplo: [Verde].
[Magenta] y
[Aguamarina]. Para mostrar puntos en el formato, no hay ms que aadirlos al
El color debe formato.
ser lo primero
que aparezca Para impedir que aparezca cualquier tipo de nmero
en la seccin.
(positivos, negativos o cero), no pongas nada en la seccin
correspondiente.

Cuando seleccionas un tipo de formato personalizado, se activa


el botn Eliminar, de forma que puedes borrar este formato que has
creado.

Tambin es posible introducir formatos personalizados que


dependan del valor de la celda. Por ejemplo, podra interesar destacar
un resultado negativo con el color rojo y un valor positivo con el color
azul.

Para esto tendrs que poner la condicin entre corchetes al inicio


del formato. Por ejemplo el formato:

[Azul][>1000]#.###;[Rojo][<-1000]#.###;#.###

presentar los valores mayores de 1000 en color azul, los menores


de 1000 en color rojo y los dems en negro, que es el color por defecto.
Ms adelante veremos ms cosas y ms posibilidades sobre formatos
condicionales.

Utiliza la ayuda de Excel para crear formatos personalizados que


puedan serte tiles en tus hojas de clculo. Puedes crear prcticamente
cualquier formato de nmero que se adapte a lo que quieras hacer, como
cdigos, nmeros de orden, de empleados, cantidades, notas, etc.

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Formato avanzado de celdas

Aqu te muestro los cdigos ms utilizados a la hora de crear


formatos personalizados:

#: Marca de lugar para dgito. Este smbolo slo muestra las


cifras signicativas del nmero, no aparecen los dgitos no
signicativos.
0: Marca de lugar para dgito. Su comportamiento es el mismo
que el anterior, con la nica diferencia de que, si el nmero
la celda tiene menos dgitos que los que indica el formato, se
aaden los ceros extras hasta completar el formato.
?:Marcadelugarparadgitos.Secomportacomolosanteriores,
pero, en este caso, se aaden ceros no signicativos para
que las comas decimales queden alineadas.
coma ( , ): Simboliza la coma decimal.
%: Porcentaje. Excel multiplica el valor por 100 e incluye el
carcter %.
punto ( . ): Separador de miles o millares.
\: Escribe textualmente el carcter que le sigue en el
formato. Para incluir un carcter \, tienes que ponerlo entre
comillas dobles.
_: Deja el ancho de un carcter en blanco en el formato.
"texto": Presenta el texto que est entre comillas.
@: Si escribes un texto en la celda, aparecer en el lugar
donde est puesto este smbolo en el formato.

Para introducir formatos de fechas y horas, algunos de los


cdigos que tiene Excel son:

m: Los meses como 1 - 12.


mm: Los meses como 01 - 12.
mmm: Los meses como ene - dic.
mmmm: Los meses como enero - diciembre.
d: Los das como 1 - 31.
dd: Los das como 01 - 31.
ddd: Los das como lun - sb.
dddd: Los das como lunes - sbado.
aa: Los aos como 00 - 99.
aaaa: Los aos como 1900 - 9999.
h: Las horas como 0 - 23.
hh: Las horas como 00 - 23.
m: Los minutos como 0 - 59.
mm: Los minutos como 00 - 59.
s: Los segundos como 0 - 59.
ss: Los segundos como 00 - 59.

6
Formato avanzado de celdas

3. ESTILOS DE CELDA

E n ocasiones utilizars un conjunto de caractersticas de


formato (tipo de fuente, tamao, color, tramas, etc.) en varios
lugares de la hoja de clculo.

En estos casos, puede ser til el tener una forma de aplicar todo
este conjunto de formatos de una vez, sin tener que ir indicando cada
caracterstica una a una.

Para esto, Excel dispone de los estilos de celda. Un estilo es una


combinacin de formatos (por ejemplo, el tipo y tamao de la letra, el
color, la alineacin...) que se pueden aplicar de forma conjunta.

Si aplicas un estilo a unas celdas y, luego, cambias alguno de


los formatos de este estilo, las celdas sobre las que lo habas aplicado
Los estilos cambiarn para ajustarse a estas nuevas caractersticas de formato.
estn disponi-
bles en todas
las hojas de Excel tiene disponibles varios estilos al trabajar con un libro
clculo del nuevo. Adems de estos, puedes crear nuevos estilos o copiar estilos
mismo libro. que existan en otros libros.

Para aplicar un estilo a la celda o celdas seleccionadas, utiliza el


men del botn , que est en el grupo de comandos
Estilos de la Cinta de opciones.

Observa los distintos estilos predefinidos que te ofrece Excel, en


los que se modifica la fuente y el tamao de la letra, el color del texto o
de fondo de la celda, etc. Para aplicar un estilo en la celda, simplemente
tienes que seleccionarlo.

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Formato avanzado de celdas

La caracterstica de la vista previa activa de los programas de


Office permite ver el efecto que tendra la aplicacin de cualquiera de
estos efectos simplemente pasando sobre l.

Al aplicar un estilo a una o varias celdas, cambiaremos, con una


sola accin, el color del texto y del fondo de las celdas, sus bordes,
la fuente y tamao de la letra, etc., segn estn definidas estas
caractersticas en el estilo.

Ten en cuenta que, al aplicar un estilo sobre una celda, todos los
formatos que estuvieran aplicados en la celda desaparecern.

Para crear un estilo, selecciona la celda que tiene los formatos que
formarn el estilo y despus dale un determinado nombre al estilo. De
esta forma, despus de seleccionar la celda, accede la opcin Nuevo
estilo de celda del botn .

En este cuadro de dilogo puedes ver un resumen de las distintas


caractersticas que forman el estilo que ests creando.

Tras indicar el nombre que asignars al nuevo estilo, si la celda


seleccionada ya tiene el conjunto de formatos que quieres almacenar
en este estilo, simplemente tendrs que darle un nombre al estilo y
aceptar el cuadro para aadirlo a la lista de estilos.

Si no es as, puedes utilizar el botn Aplicar formato para


establecer las caractersticas de formato que formarn parte del estilo.

Tras indicar el nombre que asignars al nuevo estilo, establece todas


sus caractersticas de formato a travs del botn Aplicar formato. En este
caso, se abrir el cuadro de Formato de celdas, donde podrs indicar las
caractersticas del nuevo estilo como si estuvieras dndole formato a una
celda: puedes seleccionar la alineacin, la fuente, los bordes a aplicar, etc.

8
Formato avanzado de celdas

En este cuadro de creacin del nuevo estilo se indican, con unas


casillas de verificacin, los distintos formatos que formarn parte del
La opcin estilo. Si quieres que alguna de estas caractersticas no quede incluida
Combinar es- en el estilo, desactiva la casilla correspondiente.
tilos del men
del botn
Si, una vez creado, quieres modificar las caractersticas de un estilo,
permite copiar abre la lista de estilos desde el botn , haz clic con el
estilos de un
libro a otro, y botn derecho sobre dicho estilo y selecciona la opcin Modificar.
as aprovechar
el trabajo con Para eliminar un estilo, selecciona la opcin Eliminar desde este
los estilos que
ya hiciste en el men contextual del estilo. Ten en cuenta que, al eliminar un estilo, las
otro libro. celdas sobre las que lo habas aplicado recuperarn el estilo Normal, y
que no puedes eliminar el estilo Normal.

Un botn que te puede ser til es Copiar formato , que se


Si quieres encuentra en el grupo de comandos Portapapeles. Este botn permite
copiar un copiar un determinado formato o estilo de una celda en otra.
formato en
ms de una
celda, pulsa Para utilizar este comando, primero tienes que ponerte en la celda
dos veces en el donde has aplicado el estilo o el conjunto de formatos que quieres utilizar
botn Copiar
en otro sitio, y pulsar el botn Copiar formato . A continuacin,
formato .
pulsa en la celda donde quieres aplicar este formato.
Entonces po-
drs hacer clic
en las celdas
en las que 4. BUSCAR POR FORMATO
quieras aplicar

P
el formato;
para acabar, ara acabar la leccin, vamos a ver una utilidad de Excel que te
pulsa la puede servir para encontrar una determinada celda.
tecla .
Ya sabes que puedes usar las opciones de Buscar y Reemplazar
para encontrar determinados valores o frmulas en la hoja de clculo.
Pues bien, la bsqueda tambin puede basarse en un determinado
formato.

As, podras buscar las celdas en las que se ha utilizado una


determinada fuente de texto, en las que se ha aplicado un borde, etc.

Para esto, elige la opcin Buscar (o Reemplazar) del men del

botn (que est en el grupo de comandos Modificar de la

ficha Inicio de la Cinta de opciones). En el cuadro de dilogo que


aparecer, pulsa en el botn Opciones.

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Formato avanzado de celdas

No necesitas
indicar ningn
valor a buscar
cuando haces
una bsqueda
por formato,
aunque pue-
des combinar
las dos posibi-
lidades (buscar
un determina-
do texto que,
adems, tenga Entonces podrs ver un botn con el nombre Formato. Utilizando
el formato que este botn, podrs indicar un formato de bsqueda, es decir, indicar
hayas indica-
do). que por lo que se buscar ser una cierta caracterstica de formato.

Para esto aparecer un cuadro de dilogo con las mismas fichas


y controles que el cuadro de Formato de celdas, desde el que podrs
indicar las caractersticas del formato a buscar.

Podrs seleccionar un determinado formato de nmero, buscar las


celdas con una determinada fuente, con un cierto borde, de un color
concreto, etc.

Para empezar la bsqueda, pulsa en el botn Buscar siguiente del


cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. Excel ir buscando las celdas
que tengan el formato especificado y se ir colocando en ellas.

Otra posibilidad que hay a la hora de indicar el formato a buscar es


elegirlo a partir de una celda de la hoja de clculo. Para esto, despliega
la lista del botn Formato, pulsando en la flecha que aparece a su
derecha , y selecciona la opcin Elegir formato de celda.

El cursor se transformar en una especie de cuentagotas ,


con el que podrs pulsar en la celda que tenga el formato que quieres
buscar en el resto de la hoja de clculo. De esta forma podrs indicar
todas las caractersticas del formato a buscar en un solo paso.

10
Formato avanzado de celdas

ACTIVIDADES

A hora vamos a introducir unos datos en una hoja de un libro


de Excel y a utilizar las herramientas que hemos visto en la
leccin para mejorar la presentacin de estos datos.

Abre Excel e introduce los datos que te muestro a continuacin


en la Hoja1. Cuando acabes, guarda el libro con el nombre de
Coches vendidos.xlsx.

Como ves, en esta hoja tenemos los datos de coches vendidos


durante varios meses en distintas provincias. Lo primero que
vamos a hacer con estos datos es calcular los totales. Tendrs que
introducir la funcin adecuada en las celdas de la columna y de
la fila del total (esto lo puedes hacer celda a celda o utilizando el
comando de la suma automtica).

A continuacin, pon el formato de todos los datos de la tabla


(es decir, de las celdas B5 a F10) con el separador de miles y sin
ninguna cifra decimal (utiliza el cuadro de dilogo del Formato
de celdas).

Combina y centra el ttulo de la tabla (celda A2) en las


celdas A2..F2. Haz lo mismo con los datos de las celdas A12
(combinndolos y centrndolos en las celdas A12..F12) y de A13
(de A13 a F13).

Pon el ttulo de la tabla (celda A2) en color rojo, en la fuente


Verdana y tamao 14. Alinea los datos de las celdas A12 y A13 a
la derecha y pon el formato de la fecha de la celda A13 de forma
que aparezca el da de la semana y el nombre del mes.

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Asigna un estilo a las celdas con los datos de la tabla (las celdas
B5 a F10) y otro estilo a las celdas que actan de ttulos o rtulos
en la tabla. Por ejemplo, puedes utilizar el estilo 20% - nfasis4
para las celdas de datos y el estilo nfasis1 para las celdas de
rtulos.

Aparte de aplicar los estilos, puedes seguir cambiando el


formato de las celdas. Por ejemplo, puedes asignar un borde de
color azulado en las celdas de datos, para separar las distintas
filas. Otra cosa que puedes hacer es centrar los rtulos de los
meses y poner en negrita todos los textos de los rtulos (meses
y provincias). Tambin puedes poner en negrita los datos de los
totales.

Despus de hacer esto, tu hoja de clculo se ver de forma


parecida a la siguiente:

Finalmente, haz que no se vean las lneas de divisin de las


celdas.

Guarda el libro y sal de Excel.


Formato avanzado de celdas

SOLUCIN

S i has entendido lo que te he explicado en la leccin, seguro que no tendrs ningn


problema para hacer las actividades. Te indico los pasos que puedes seguir para hacer
la hoja de clculo que te indico:

Empieza introduciendo los datos en la hoja de clculo que aparece al abrir Excel.
Seguro que ya sabes cmo hacerlo: ponte en la celda, escribe el dato y pulsa o el
botn Introducir de la barra de frmulas.

Cuando los tengas escritos, guarda el libro dndole el nombre Coches vendidos.xlsx.
Para esto, accede a la opcin de men Guardar o Guardar como del men del Botn de
Office o pulsa el botn Guardar de la barra de herramientas de acceso rpido.

Para introducir las funciones que calculen las sumas, primero tienes que seleccionar las
celdas de la tabla que tengan datos, seleccionando una fila ms por abajo y una columna
ms por la derecha.

A continuacin, pulsa el botn Suma (que est en el grupo de comandos Modificar)


para poner los totales en la columna de la derecha y en la fila de abajo. Recuerda que es
siempre una buena idea el comprobar que Excel ha introducido bien las funciones, para
que sumen las celdas adecuadas.

Si quisieras introducir las frmulas una a una, te tendras que poner en la celda en la
que fueras a introducirla, pulsar el botn Suma , comprobar que el rango de celdas es
el correcto y aceptar.

Selecciona las celdas B5..F10 con el ratn, pulsa el Iniciador de cuadro de dilogo
del grupo de comandos Nmero, Fuente o Alineacin y ponte en la ficha Nmero. A
continuacin, selecciona la categora Nmero, marca la casilla para que se muestre el
separador de miles e indica que no se muestre ninguna cifra decimal (pon el valor 0 en el
campo Posiciones decimales). Acepta el cuadro de dilogo.

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Para combinar y centrar las celdas indicadas, selecciona las celdas A2..F2 y pulsa el
botn Combinar y centrar . Puedes poner las caractersticas de formato del ttulo
ahora, aprovechando que lo tienes seleccionado: para ello puedes utilizar las listas de
Fuente , Tamao de fuente y Color de fuente del grupo
de comandos Fuente de la Cinta de opciones. Tambin puedes acceder al cuadro del
Formato de celdas y, desde la ficha Fuente, poner estas caractersticas de formato.

Selecciona las celdas A12..F12 y pulsa otra vez Combinar y centrar . Luego pulsa
Alinear texto a la derecha , para poner el texto alineado al lado derecho.

Combina y centra las celdas A13..F13 de la misma forma, y alinea la celda a la


derecha tambin. Luego accede al cuadro de Formato de celdas (por ejemplo, utilizando
el Iniciador de cuadro de dilogo del grupo de comandos Nmero, Fuente o
Alineacin) y, en la ficha Nmero, selecciona la categora Fecha y elige un tipo de fecha
en el que aparezca el da de la semana y el nombre del mes.

Para asignar los estilos a las celdas, primero selecciona las celdas adecuadas y luego
selecciona el estilo desde el men del botn , que est en el grupo de
comandos Estilos.

Para establecer el borde azulado, selecciona las celdas de datos (B5..F10) y, desde
la ficha Bordes del cuadro Formato de celdas, indica que se deben mostrar los bordes
horizontales de las celdas: tras seleccionar el color y el estilo de la lnea, haz clic en
los botones adecuados de la seccin Borde (o en el sitio adecuado del cuadro de la
previsualizacin de las celdas).
Utiliza los botones Negrita para establecer este estilo y Centrar para centrar
los textos de los rtulos.

Para que no se vean las lneas de divisin de las celdas, desactiva la opcin Ver del
apartado Lneas de la cuadrcula, que se encuentra en el grupo Opciones de la hoja de la
ficha Diseo de pgina de la Cinta de opciones. Para activar o desactivar la visualizacin

de estas lneas de divisin, tambin puedes usar el botn de la ficha Vista.

Con esto ya tendrs tu libro tal como te indico en el enunciado. Pulsa el botn
Guardar para guardar el libro.

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Temas y formato condicional

1. TRABAJAR CON TEMAS

P ara mejorar el aspecto de tus hojas existen caractersticas


avanzadas de Excel, que permiten una modificacin del
formato de una manera ms profesional.

Ya sabemos cmo establecer el formato de las celdas, desde los


controles de la Cinta de opciones, desde el cuadro de Formato de
celdas. Adems, tambin disponemos de los estilos, que puedes aplicar
a travs del botn .

Aparte de estas posibilidades, Excel y otros programas de Office


disponen de los temas, que son un conjunto de colores, fuentes y efectos,
que se pueden aplicar a un libro para cambiar su diseo general.

En el grupo de comandos Temas (que est


en la ficha Diseo de pgina de la Cinta de
opciones) se encuentran varios botones que
muestran listas desplegables, desde las cuales
podemos aplicar temas y trabajar con ellos.

En la lista que se muestra al pulsar el botn puedes ver los


temas disponibles en Excel.

Si quieres aplicar
alguno de ellos, simple-
mente debes seleccio-
narlo. El cambio de
tema afectar a todas
las hojas del libro,
afectando al formato de
las celdas de todas sus
hojas.

En cada una de
las opciones corres-
pondientes a los temas
puedes ver una pequea
previsualizacin o
muestra de sus colores
y fuentes, para que
te hagas una idea del
aspecto que podran
tener las celdas.

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Temas y formato condicional

De esta forma, puedes cambiar el aspecto general de las hojas del


libro, simplemente cambiando el tema.
Desde el men
del botn Los estilos del libro se adaptarn al tema, por lo que, si has
aplicado algn estilo a alguna celda, cambiar el formato de la celda
tambin para ajustarse al estilo.

puedes buscar Los cuadros de seleccin de color estn divididos en varias partes:
ms temas en
en la seccin Colores del tema puedes seleccionar alguno de los
el sitio web
de Microsoft colores que estn definidos en el tema actual, pero tambin seleccionar
Office Online alguno de los Colores estndar o elegir Ms colores para seleccionar
o buscar otros
exactamente el color que quieras.
temas en tu
disco duro o en
una ubicacin Si has utilizado algn color del
de red. tema (para la fuente de una celda, su
relleno, las lneas del borde o cualquiera
de los otros elementos de las hojas), al
cambiar el tema este color cambiar,
para adaptarse a los colores definidos en
el nuevo tema. Por el contrario, si has
utilizado un color estndar u otro color,
este color no se ver modificado al
cambiar el tema, sino que seguir igual.

Lo mismo ocurre con las


fuentes: si has utilizado alguna
de las fuentes del tema en una
celda, cambiar al cambiar
el tema, mientras que, si has
usado alguna de las otras
fuentes disponibles, seguir
igual al cambiar el tema.

Pues bien: estos elemen-


tos (los colores del tema y las
fuentes del tema) se pueden
ver y modificar desde los
otros controles del grupo de
comandos Temas.

Aunque selecciones un determinado tema, puedes cambiar los


colores del mismo eligiendo otra combinacin desde la lista del botn
. De esta forma, si seleccionas otra combinacin de colores,
cambiarn nicamente los colores de las celdas de las hojas del libro,
permaneciendo las fuentes igual, sin modificar.

2
Temas y formato condicional

De la misma forma que con los colores, podras seleccionar una


combinacin de fuentes desde el botn para cambiar el
aspecto del libro. En este caso, los colores no se veran modificados.

Si accedes a la opcin Crear nuevos colores del tema desde el


men del botn , podrs ver los colores del tema. Como ves,
la combinacin de colores est compuesta de cuatro colores de texto y
de fondo, de seis colores de nfasis y de dos colores de hipervnculo.

En el apartado
de Muestra
puedes ver
el aspecto
general al ir
cambiando los
colores. Por
otro lado, el
botn Resta-
blecer permite
recuperar
los colores
originales de
la combinacin
de colores.

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Temas y formato condicional

Desde este cuadro puedes cambiar los colores del tema, creando
un nuevo conjunto de colores con el nombre que indiques en el campo
Nombre.

De manera similar, desde la opcin Crear nuevas fuentes del tema


del men del botn puedes cambiar las fuentes del tema,
creando una nueva combinacin de fuentes. En este caso, disponemos de
una fuente para el cuerpo y otra fuente para los encabezados o ttulos.

El ltimo botn
del grupo de comandos
Temas es . Los
efectos se aplican a las
formas, lneas y rellenos.
No puedes crear tu propio
conjunto de efectos,
pero puedes elegir el que
quieres utilizar, si no te
gusta el que se aplica en el
tema seleccionado.

Si, despus de crear


una combinacin de
colores y de fuentes y de
seleccionar unos efectos,
quieres guardar todos
Los temas se estos formatos como un tema, puedes hacerlo a travs de la opcin
comparten en-
tre los progra-
mas de Office,
Guardar tema actual del men del botn .
para que pue-
das utilizarlos
en cualquiera Excel te pedir un nombre de archivo para el tema, y lo guardar
de ellos y en la carpeta de temas de Office. A partir de ese momento, este tema
puedas crear
documentos
que tengan el aparecer disponible en el men para que lo puedas aplicar en
mismo aspecto
uniforme. los documentos que quieras.

4
Temas y formato condicional

2. APLICAR FORMATOS CONDICIONALES


A unque con un formato personalizado puedes poner el color


de la fuente de una celda dependiendo del valor que tiene,
hay una manera ms adecuada y ms potente de hacer esto.

El formato condicional sirve para aplicar unos determinados


formatos (color de la fuente o de relleno, estilos, bordes, etc.), segn la
condicin que indiquemos.

Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar la celda o celdas


sobre las que vamos a trabajar. A continuacin, utiliza las distintas
opciones del men del botn , que est en el

grupo de comandos Estilos, en la ficha Inicio de la Cinta de opciones,


para asignar formatos condicionales, modificarlos o eliminarlos.

Los dos primeros submens


sirven para resaltar las celdas que
cumplan las condiciones que se
indican: las que sean mayores,
menores o iguales a un determinado
valor, las que tengan valores nicos
o valores duplicados, los valores
ms altos o ms bajos, etc.

Las opciones del submen


Resaltar reglas de celdas se basan
en el valor de la celda y, en funcin
de si se cumple o no la condicin,
cambian el formato de la celda.

Al seleccionar cualquiera de ellas, se mostrar un cuadro en el que


Incluso puedes introduciremos el valor a utilizar en la comparacin y el formato que se
obtener el va- aplicar a las celdas que cumplan esta condicin.
lor a comparar
desde una
celda del libro,
escribiendo la
referencia a la
celda (como si
fuera una fr-
mula, es decir,
con el formato
=ColumnaFila)
o pulsan-
do el botn
Minimizar
dilogo y
haciendo clic
en dicha celda.

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Temas y formato condicional

En los datos de la hoja puedes ver el efecto que obtendras si


aceptars el cuadro con los parmetros que tengas en ese momento. Si
pulsas el botn Cancelar, se cancelar este comando y no se aplicar
el comando de formato condicional en las celdas de la tabla.

Las opciones del submen Reglas


superiores e inferiores permiten cambiar
el formato de los valores ms altos o ms
bajos: por ejemplo, podras cambiar el
formato de los 6 valores ms altos o ms
bajos, de los 25% ms altos o ms bajos o
de los que estn por encima o por debajo
de la media.

Desde la lista del cuadro de dilogo se indica el formato a aplicar


a las celdas que cumplan la condicin. Puedes utilizar alguno de los
formatos predefinidos que proporciona el programa o indicar t mismo
el formato, utilizando la opcin Formato personalizado. De esta
forma se abrir el cuadro de Formato de celdas que ya conoces, por lo
que no tendrs problemas en establecer el formato adecuado desde sus
distintas fichas y controles.

El submen Las opciones de formato condicional del


Escalas de submen Barras de datos muestran barras en las
color muestra
una gradacin celdas, donde la longitud de cada barra representa
de colores el valor de la celda en relacin a las otras. Una
en las cel- barra corta indica que el valor de la celda es bajo
das, donde el
tono de color en relacin a los valores de las otras celdas, mientras que una barra
representa larga indica un valor alto.
los valores
(por ejemplo, El tipo de formato condicional
los valores
superiores con
Conjuntos de iconos muestra un
un color ms icono en la celda, que sirve para
verde y los va- clasificar el valor de la misma (por
lores inferiores
con un color
ejemplo, valores altos, medios y
ms rojo). bajos). Puedes clasificar los valores
de tres a cinco categoras, adems de
elegir distintos tipos de iconos.

El formato condicional con los conjuntos de iconos se basa en la


distribucin proporcional de los valores de las celdas (por ejemplo, si
el valor est por encima del 80% se muestra un icono, si est entre el
80% y el 60% se muestra otro, y as sucesivamente).

6
Temas y formato condicional

Por ejemplo, en la siguiente hoja hemos utilizado formatos


condicionales, para poder analizar y entender los datos de una forma
ms rpida y clara:

En las celdas B4..E10 hemos establecido un formato condicional


del tipo Barras de datos, que nos permite ver de un vistazo las mayores
y menores notas de los distintos exmenes para los alumnos.

Por otra parte, en las celdas F4..F10 tenemos dos formatos


condicionales del tipo Resaltar reglas de celdas. Uno pone el fondo
de la celda en color rojo claro y el texto en rojo oscuro y en cursiva, si
el valor de la celda es menor que 5, mientras que, si el valor de la celda
es mayor que 7, el fondo de la celda se pone en color verde claro. De
esta forma vemos si el alumno ha suspendido o ha sacado una buena
nota media.

3. FORMATO CONDICIONAL AVANZADO

A
La opcin
Administrar parte de estas opciones de formato condicional, tambin
reglas abre un puedes crear formatos condicionales avanzados, en los que
cuadro de di- puedes especificar las condiciones de una manera ms personalizada
logo en el que
puedes ver las que con las opciones predefinidas.
reglas de for-
mato condicio- Desde la opcin Nueva regla del men de

nal existentes
en las celdas crears una regla de formato condicional manualmente, mientras que
seleccionadas desde el submen Borrar reglas puedes borrar las reglas de las celdas
o en cualquier seleccionadas o de toda la hoja.
hoja del libro.
Desde este
cuadro tam- Al seleccionar la opcin Nueva regla, en la parte superior del
bin puedes cuadro de dilogo que aparecer seleccionaremos el tipo de regla de
aadir nuevas
reglas, as formato condicional que queremos aplicar, mientras que en la parte
como modificar inferior configuraremos dicha regla.
o eliminar las
ya existentes.

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Temas y formato condicional

Los parmetros de configuracin de la regla cambian segn el


tipo de regla. Por ejemplo, en este caso podemos indicar si aparecern
barras de color en las celdas segn su valor, barras de datos con longitud
mayor o menor o iconos.

En los campos Tipo podemos indicar los valores que se utilizarn


para las barras o los iconos: el valor ms alto y ms bajo de las celdas,
segn un porcentaje o un percentil, segn el resultado de una frmula
En la regla o indicar el valor exacto.
Utilice una
frmula que
determine las
celdas para
aplicar forma-
to la condicin
se basa en la
frmulas que
introduzcas;
debes empezar
la frmula con
un signo = y
debe dar como
resultado un
valor lgi-
co, es decir,
VERDADERO o
FALSO.

8
Temas y formato condicional

El tipo de regla Aplicar formato nicamente a los valores con


rango inferior o superior permite cambiar el formato a las celdas con
los valores mayores o menores. En este caso, puedes indicar el nmero
de celdas a tener en cuenta o indicar un porcentaje superior o inferior
del rango de valores.

En cuanto a la regla Aplicar formato nicamente a las celdas que


contengan, desde la primera lista del apartado de configuracin de la
regla puedes indicar si para la condicin de la regla se compararn valores
con la celda, un texto o una fecha, o se cambiar el formato de las celdas
en blanco, sin espacios en blanco, con valores de error o sin errores.

En esta segunda lista indicaremos cul es el criterio que seguiremos


para comparar el valor que tenga la celda.

En los campos de la condicin de algunas de las reglas tambin


puedes utilizar el botn de Minimizar dilogo , de forma que
La lista supe- podras indicar cmodamente una referencia de celdas, en lugar de un
rior del cuadro valor constante.
del Admi-
nistrador de
reglas permite Tras indicar los parmetros de la regla, desde el botn Formato
seleccionar si puedes indicar el formato que se aplicar a la celda cuando se cumpla
quieres ver las la condicin que hemos puesto.
reglas de la
seleccin de
celdas actual, Por otro lado, al seleccionar la opcin Administrar reglas del
todas las reglas
existentes en la
botn , podrs seleccionar una regla y pulsar los

hoja actual del botones Editar regla o Eliminar regla para modificarla o eliminarla

libro o selec- de la lista de reglas de formato. El botn Nueva regla permite aadir

cionar otra
hoja para ver
nuevas condiciones, de la misma forma que con la opcin Nueva regla
las reglas que del men de
.
hay en ella.

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Temas y formato condicional

Puedes cam-
biar el orden
de prioridad
de las reglas
utilizando
los botones
Subir y Puedes aplicar las reglas de formato de condicional que quieras.
Bajar Estas reglas se evalan por orden de prioridad segn aparezcan en este
del cuadro de cuadro: primero se evalan las reglas que estn en la parte de arriba, y
dilogo. luego las reglas de abajo.

El formato condicional puede ayudar a analizar los datos


visualmente, a encontrar valores y a identificar modelos o tendencias.

4. INSERTAR DIBUJOS E IMGENES

C on lo que ya sabes hasta ahora ya puedes crear hojas de


clculo y darles formato, haciendo que se vean de una forma
agradable.

Ahora vamos a ver cmo podemos mejorar todava ms la


presentacin de tus hojas: aadiendo objetos de dibujo (como
rectngulos, crculos y otras formas ms sofisticadas), imgenes,
objetos WordArt, etc.

Desde los distintos botones de la ficha Insertar de la Cinta de


opciones podemos insertar en la hoja distintos tipos de objetos, imgenes,
cuadros de texto, objetos WordArt, grficos, hipervnculos, etc.

Desde el men del botn puedes dibujar lneas,


flechas, rectngulos, elipses y otras formas ms complejas.

10
Temas y formato condicional

Pulsando y arrastrando los pe-


queos controles blancos que hay al-
rededor de los dibujos que crees po-
drs cambiar su tamao, mientras que
el circulito verde que hay sobre ella
permite girar el dibujo. Para mover
los dibujos, pulsa sobre ellos y arrs-
tralos hasta la posicin que quieras.

Al seleccionar un objeto de
dibujo, aparece la ficha contextual
Formato en la Cinta de opciones,
que dispone de todas las herramientas
que permiten trabajar con este tipo
de objetos: colores, tipos de lnea,
girar, etc.

Tambin pue-
des modificar
el formato de
los objetos de
dibujo desde el
cuadro de di-
logo Formato
de forma, Desde la lista del botn puedes seleccionar un
al que pue- color de relleno, utilizar un degradado de colores, una textura o una imagen
des acceder
desde el men como relleno. Adems, si seleccionas la opcin Ms colores de relleno,
contextual del puedes indicar, adems del color, la transparencia que tendr este relleno.
objeto.
El botn establece el color, ancho y estilo de
la lnea de la forma, mientras que aplica efectos,
como sombras, resplandor, un reflejo o efectos tridimensionales.

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Temas y formato condicional

Desde el grupo de comandos Insertar formas puedes aadir


ms objetos de dibujo o cuadros de texto, as como cambiar la forma
seleccionada a otra distinta o convertirla a una forma libre para
modificarla de la manera que quieras.

Para insertar una imagen en la hoja de clculo, desde la fichaInsertar

de la Cinta de opciones, utiliza el botn o ,

para aadir alguna de las imgenes que proporciona Office.

Al insertar o seleccionar una imagen que hayas insertado, puedes


ver la ficha contextual Formato, que en este caso tiene varios controle
para hacer distintas operaciones con la imagen.
Recuerda
que tambin
puedes utilizar
los botones
de Iniciador
de cuadro de
dilogo
para acceder Entre otras posibilidades, puedes aumentar o disminuir el brillo de
a distintos
cuadros de la imagen , aumentar o disminuir su contraste ,
dilogo, donde
ver y modificar colorearla , recortarla o restablecer sus
todas las pro-
piedades de la
imagen. propiedades y ponerla como estaba al insertarla .

Adems de poder aadir dibujos e imgenes, en Excel tambin


puedes insertar objetos WordArt (que son textos decorativos con efectos
vistosos), grficos SmartArt (que representan visualmente cierta
informacin o concepto) o grficos a partir de los datos que tengas en
la hoja de clculo.

12
Temas y formato condicional

ACTIVIDADES

E n esta prctica debemos partir del libro Coches vendidos.xlsx,


que podrs encontrar entre los archivos de la leccin.

Vamos a asignar varios formatos condicionales, de forma que


veamos, de un solo vistazo, cmo han ido las ventas de los coches
en cada una de las ciudades.

Aplica un formato condicional a las celdas B5..H5, de forma


que se muestre en estas celdas alguno de los iconos ,
dependiendo del valor de dicha celda comparado con los otros.

Asigna este mismo formato condicional a los rangos de celdas


B6..H6, B7..H7, B8..H8 y B9..H9.

Establece un formato condicional de tipo barra de datos a las


celdas I5..I9, para ver visualmente la distribucin de las ventas
de coches entre las distintas ciudades.

El ltimo formato condicional lo aplicaremos a las celdas


B5..H9: haz que las celdas con los 6 valores ms bajos se muestren
con su fuente en color rojo.

Con todo esto, la hoja debe tener un aspecto como el que te


muestro a continuacin:

Cambia el tema actual del libro. Por ejemplo, puedes probar a


aplicar el tema Metro o Fundicin.

Cambia la combinacin de colores del tema aplicado, asignando


la combinacin Escala de grises, para darle un aspecto ms serio
al documento.

Inserta la imagen Coche.jpg, que tambin puedes encontrar


entre los archivos de la leccin, en la hoja de clculo.

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Vamos a comprobar cmo cambia el formato condicional al
cambiar los datos: cambia el valor de la celda C6 a 22.000, el
valor de D7 a 3.200 y el de F8 al valor 3.210.

Para finalizar la actividad, guarda el libro con todos los cambios


que has hecho en l.
Temas y formato condicional

SOLUCIN

L a creacin de los formatos condicionales no es difcil: primero tienes que seleccionar


las celdas que se van a ver implicadas en la regla de formato condicional y luego
seleccionar la regla adecuada en la lista del men , que est en el grupo
de comandos Estilos de la Cinta de opciones.

En el primer caso, tras seleccionar las celdas B5..H5, selecciona el grupo de iconos
indicado en el enunciado desde el submen Conjuntos de iconos de este botn
. A continuacin, selecciona las celdas B6..H6 y vuelve a seleccionar
este tipo de formato condicional. Selecciona las celdas B7..H7 y selecciona otra vez este
formato condicional; sigue seleccionando este formato condicional en los rangos de celdas
B8..H8 y B9..H9.

Observa las diferencias entre la asignacin de formato condicional que hemos realizado
y la que obtendramos si seleccionramos las celdas B5..H9 y eligiramos este mismo tipo
de formato condicional: el formato condicional que hemos creado nosotros nos sirve para
ver la evolucin de las ventas de coches en cada ciudad de manera independiente.

Selecciona un formato condicional desde el submen Barras de datos del men del
botn a las celdas I5..I9.

Selecciona las celdas B5..H9 y selecciona la opcin Reglas superiores e inferiores -


10 inferiores del men del botn . En el cuadro de dilogo que
aparece, indica el valor 6 en el primer campo y la opcin Texto rojo en la segunda lista
(recuerda que, si quisieras personalizar el formato que deben seguir las celdas que cumplan
la condicin, es decir, las que tienen los 6 valores ms pequeos, podras seleccionar la
opcin Formato personalizado de esta segunda lista):

Para cambiar el tema del libro, elige el nuevo tema desde la lista del botn ,

que est en el grupo de comandos Temas de la ficha Diseo de pgina de la Cinta de


opciones. Tras seleccionar el tema adecuado, puedes cambiar la combinacin de colores
del mismo desde la lista del botn , que se encuentra en el mismo grupo de
comandos.

Para aadir la imagen indicada, utiliza el botn , que se encuentra en el grupo de

comandos Ilustraciones de la ficha Insertar.

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Tras insertar la imagen en la hoja, puedes pulsar en ella y arrastrarla, para colocarla
en la posicin que quieras, o utilizar los controles que aparecen rodeando a la imagen
al seleccionarla, para cambiarle el tamao o girarla. Si quieres modificarla de alguna
otra manera (cambiarle el brillo o el contraste, establecer una lnea de contorno para la
imagen, aadirle algn efecto de sombra, reflexin, bisel o giro tridimensional, etc.),
puedes utilizar los distintos controles de la ficha Formato (que aparece en la Cinta de
opciones al seleccionar la imagen).

Al cambiar los valores de las celdas que te indico en el enunciado, puedes comprobar
que cambian tambin los distintos iconos, barras y dems formato condicional que se base
en estos valores.

Guarda el libro desde la opcin Guardar del men del Botn de Office o pulsa
el botn Guardar de la Barra de herramientas de acceso rpido.
Ms sobre la edicin de hojas

1. PEGADO ESPECIAL

E n esta leccin vamos a ver ms utilidades y opciones sobre la


edicin de hojas de clculo de Excel que te pueden ayudar en
tu trabajo.

Ya sabes cmo cortar o copiar y pegar datos de Excel: utiliza los


botones de Cortar , Copiar y Pegar de la ficha Inicio
de la Cinta de opciones (o las combinaciones de teclas equivalentes)
o pulsa y arrastra con el ratn.

Aparte de estas posibilidades estndar, Excel dispone de varias


opciones de Pegado especial, lo que nos permitir hacer procesos de
pegado ms complejos.

Para esto, tras hacer una operacin de copia, pulsa en la flecha

del botn y selecciona la opcin Pegado especial.

En el cuadro de dilogo que aparece al seleccionar esta opcin


podemos indicar qu parte de los atributos de la celda queremos pegar
en la nueva posicin.

Entre las distintas opciones de pegado estn:

Todo: pega todos los atributos de la celda en la nueva posicin. Esto


significa pegar su contenido, su formato, sus comentarios, etc.
Frmulas: pega las frmulas del mismo modo en que estn
escritas en la barra de frmulas.

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Ms sobre la edicin de hojas

Valores: slo pega los valores como se muestran en las celdas.


Formatos: pega slo el formato de la celda copiada en la celda
o celdas destino, de forma que, a partir de ese momento, aunque
parezca que estn vacas, tendrn asociado un formato.

El resto de opciones de pegado son:

Comentarios: slo se copian las notas o comentarios de las


celdas.
Validacin: se copian las reglas de validacin de entrada
de datos.
Todo utilizando el tema de origen: pega el contenido
de la celda en el formato del tema de documento tienen los
datos copiados.
Todo excepto bordes: pega los valores y los formatos,
pero no los bordes de las celdas copiadas.
Ancho de las columnas: establece el ancho de la columna
al valor del ancho que tiene la celda que has copiado.
Formatos de nmeros y frmulas: pega las frmulas y
todas las opciones de formato de nmeros de las celdas que
has copiado.
Formatos de nmeros y valores: pega los valores y todas
las opciones de formato de nmeros de las celdas que has
copiado.

Como ves, este comando permite separar las partes de los datos
copiados a la hora de pegar en el destino. Adems, en el apartado de
Operacin hay una serie de operaciones matemticas que puedes
seleccionar, para combinar los datos del rea que has copiado con los
del rea en la que vas a pegar.

Fjate que se puede Sumar, Restar, Multiplicar y Dividir o no


Ten en cuenta seleccionar ninguna de las operaciones. Por defecto no se hace ninguna
que el Pegado operacin.
especial slo
estar dispo-
nible cuando La casilla de Saltar blancos del cuadro del Pegado especial la
hayas utilizado tendrs que activar cuando haya celdas en blanco en el rea que hayas
el comando copiado y no quieras escribir encima de las celdas del rea de pegado.
Copiar, no
cuando hayas Si quieres trasponer una seleccin de celdas, es decir, cambiar filas por
utilizado columnas, activa la casilla de verificacin Transponer.
Cortar.

Desde las opciones del men del botn tambin puedes

ejecutar algunos de los comandos ms habituales del Pegado especial,


como la opcin de pegar frmulas, valores o transponer.

2
Ms sobre la edicin de hojas

La opcin Pegar vnculos (o el


botn equivalente Pegar vnculos del
Desde las
cuadro de dilogo Pegado especial)
opciones del pega los datos y establece un vnculo
submen con el origen de los datos. O sea, que
Como imagen
puedes pegar
si los datos del origen (de las celdas
los datos copiadas) cambian, los datos pegados
copiados como tambin cambiarn.
una imagen
esttica o pe-
gar vnculos de LaopcinPegarcomohipervnculo
imagen, que pega los datos como un hipervnculo, de
se trata de una forma que, al pulsar sobre l, te desplaces
imagen espe-
cial vinculada hasta los datos de origen.
a los datos
de origen, Para acabar, recuerda que tambin puedes usar el botn Copiar
por lo que, si
cambias estos formato , que permite copiar el formato de una celda a otra u otras
datos, tambin de una forma rpida y sencilla.
cambiar la
imagen.

2. ORGANIZAR CON PANELES

S i has creado una hoja de clculo grande, puede ser que, en algn
momento, quieras ver dos o ms partes al mismo tiempo. Para
hacer esto, Excel permite dividir la ventana en dos o cuatro paneles.

Recuerda que otra posibilidad disponible es la creacin de nuevas


ventanas con el mismo libro, que puedes ejecutar desde el botn
de la cha Vista de la Cinta de opciones.

Sin embargo, con la divisin en paneles no puedes acceder a


cada panel a travs de la barra de tareas de Windows, cosa
que s puedes hacer al abrir nuevas ventanas con el mismo
libro, y tampoco puedes minimizar una ventana del libro.

Al dividir una hoja en paneles, cualquier cambio que hagas en un


panel se hace tambin en los otros, ya que ests trabajando en la misma
hoja de clculo.

Para dividir la hoja en paneles, arrastra el cuadro de divisin que


aparece en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o
el de la parte derecha de la barra de desplazamiento horizontal .

Si creamos una divisin horizontal en la ventana (utilizando el


cuadro de divisin de la barra de desplazamiento vertical ), cada
seccin crear tendr su propia barra de desplazamiento vertical, pero
la misma barra de desplazamiento horizontal.

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Ms sobre la edicin de hojas

Si la divisin es vertical, pasar lo contrario, habr una seccin


a la izquierda y una a la derecha; cada seccin tendr su propia barra
de desplazamiento horizontal y las dos tendrn la misma barra de
desplazamiento vertical.

Al crear divisiones, puedes desplazarte dentro de un panel, mientras


que el otro panel permanece en la misma posicin, sin moverse.

Estas divisiones son tiles si queremos dejar fija una seccin y


desplazarnos por otra. Esto te puede servir para recorrer las celdas de
datos de una hoja dejando fijas las celdas de ttulos, o para copiar y
pegar datos en una hoja con un gran tamao.

Para quitar la divisin, haz doble clic en cualquier punto de la


barra de divisin que divide los paneles.

Por otro lado, tambin puedes inmovilizar paneles, de forma que


tendremos filas y columnas que permanecen fijas o bloqueadas al
desplazarte por la hoja de clculo.

En este caso, lo primero que tenemos que hacer es seleccionar una


fila, columna o celda, segn como queramos inmovilizar la hoja:

Para dividir horizontalmente y bloquear filas, debes seleccionar


la fila situada debajo del punto en el que quieres incluir la
divisin.

4
Ms sobre la edicin de hojas

De manera similar, para dividir verticalmente, selecciona la


columna de la derecha del punto donde debe aparecer esta
divisin.
Para bloquear filas y columnas y dividir la hoja en cuatro
paneles, selecciona la celda situada por debajo y a la derecha
del punto donde quieres que aparezca la divisin.

Con el coman- Despus de seleccionar la fila, columna o celda adecuada, accede


do de Inmovi- a la opcin Inmovilizar paneles desde el botn
lizar paneles
siempre se del grupo de comandos Ventana de la ficha Vista de la Cinta de
fija la seccin opciones, para dividir la hoja en paneles, bloqueando las filas o
superior o la columnas correspondientes.
izquierda, de-
pendiendo de
si has seleccio-
nado una fila
o una colum-
na. Si tienes
seleccionada
una celda, se
inmoviliza la
seccin supe-
rior izquierda.
Las otras opciones del men de este botn crean paneles
bloqueando la primera fila o la primera columna de la hoja.

De forma parecida a las divisiones, la inmovilizacin de paneles es


til si quieres separar unos datos de otros en la misma hoja de clculo,
lo que es de gran ayuda en hojas con listas muy extensas.

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Ms sobre la edicin de hojas

Por ejemplo, en la imagen anterior hemos inmovilizado los ttulos


o encabezados de la tabla de datos (hemos seleccionado la fila 5 y
hemos ejecutado el comando Inmovilizar paneles). De esta forma,
podemos ver siempre los ttulos al desplazarnos hacia abajo por la lista
de personas, lo que nos puede ayudar a la hora de trabajar con los
datos, aadir nuevas personas, etc.

Al inmovilizar paneles, en el men del botn


la opcin Inmovilizar paneles cambia a Movilizar paneles para que
puedas desbloquear las filas o las columnas inmovilizadas.

3. OCULTAR FILAS, COLUMNAS Y HOJAS

O tra posibilidad de edicin de las hojas es el ocultar


determinadas filas o columnas.

Esto te puede servir para que no te molesten unas celdas mientras


Si te pones ests trabajando con otras. Una vez ya hayas acabado la edicin, puedes
en una celda, volver a mostrar las filas o columnas ocultas.
podrs ocultar
la fila o colum-
na en la que Lo primero es seleccionar las filas o columnas que queremos
se encuentra, ocultar. Puedes seleccionar una sola fila o columna, as como varias
mientras que,
si seleccionas filas o columnas, que pueden estar seguidas o no.
varias celdas,
podrs ocultar A continuacin, pulsa el
todas las filas
o columnas
botn (que est en
que abarque el grupo de comandos Celdas
dicha selec- de la ficha Inicio de la Cinta de
cin.
opciones) y despliega el submen
Ocultar y mostrar.

Desde las
opciones de este
submen puedes
ocultar las filas
o las columnas
seleccionadas.
T a m b i n
puedes utilizar
este submen
para volver a
mostrar las filas
o columnas
ocultas.

6
Ms sobre la edicin de hojas

Si hacemos una seleccin que incluye algunas celdas ocultas


y copiamos o cortamos, Excel tambin copiar o cortar las celdas
ocultas.

Si quieres que no se incluyan determinadas celdas al copiar o


cortar, es posible que sea necesario mostrar las celdas ocultas para
poder indicar claramente las celdas adecuadas.

Tambin puedes copiar nicamente las celdas visibles, sin


necesidad de mostrar las celdas ocultas para seleccionar las
adecuadas. Para esto, sigue los siguientes pasos:

Primero selecciona el rango de celdas que tiene las celdas


que quieres copiar, aunque este rango de celdas contenga
celdas ocultas.

En el men del botn (en la cha Inicio de la

Cinta de opciones), selecciona la opcin Ir a Especial (o


selecciona la opcin Ir a y pulsa el botn Especial en el
cuadro de dilogo que aparece).
En el siguiente cuadro de dilogo (Ir a Especial), selecciona
la opcin Slo celdas visibles y acepta.

De esta forma se seleccionarn nicamente las celdas visibles


que estn dentro del rango de celdas que tienes seleccionado.
A continuacin, podras mover las celdas, cortarlas, copiarlas y
pegarlas en otro sitio.
Otra mane-
ra de ocultar Realmente, lo que hacemos al ocultar filas o columnas es establecer
una fila o una su alto o ancho, respectivamente, al valor 0. Por lo tanto, tambin puedes
columna es
a travs del ocultar una fila o columna cambiando el tamao de la misma.
men con-
textual que Para volver a mostrar las filas o las columnas ocultas, primero
aparece al
pulsar con el realiza una seleccin de celdas, que incluya una fila por encima y una
botn derecho por debajo de las filas ocultas, o una columna por la izquierda y una
del ratn sobre por la derecha de las columnas ocultas.
el ttulo de fila
o de columna,
eligiendo la A continuacin, selecciona la opcin Mostrar filas o Mostrar
opcin Ocultar.
columnas en el submen Ocultar y mostrar del botn .
Otra posibilidad es utilizar la opcin Alto de fila o Ancho de columna
en este mismo botn e introducir un valor en el cuadro de dilogo.

La opcin Ocultar hoja del botn oculta la hoja u


hojas seleccionadas, con lo que ya no se vern en la lista de hojas de la
parte inferior izquierda de la ventana. Para mostrar las hojas ocultas,
utiliza la opcin Mostrar hoja.

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Ms sobre la edicin de hojas

4. COMPARAR LIBROS

D urante el trabajo con tus libros tambin te puede ser til el


comando Ver en paralelo , que te permite ver de una forma
rpida las diferencias que pueden haber entre dos libros de Excel.

Con este comando te podrs mover por los dos libros a la vez y
buscar las diferencias entre ellos.

Lo primero que tenemos que hacer es abrir los dos libros que
Si tienes ms
queremos comparar. Para comparar libros se utilizan los botones Ver
de dos libros en paralelo , Desplazamiento sincrnico y Restablecer
abiertos, al
pulsar el botn
posicin de la ventana , que se encuentran en el grupo de comandos
Ver en para- Ventana de la ficha Vista de la Cinta de opciones. Para iniciar esta
lelo para comparacin, pulsa el botn Ver en paralelo .
activar esta
opcin, ten- Entonces podrs ver las ventanas de los dos libros a la vez. Si est
drs que elegir
el libro con el
activo el botn Desplazamiento sincrnico , te podrs desplazar por
que compa- los dos libros al mismo tiempo: al mover uno, tambin se mover el otro.
rars el libro
actual.

De esta manera podrs ir viendo las ventanas de los dos libros a la


vez, para buscar las posibles diferencias que existan entre ellos.

El botn Restablecer posicin de la ventana te permite


volver a poner las ventanas de los libros que ests comparando en
sus posiciones iniciales, por si has movido alguna y quieres volver a
tenerlas como estaban al principio.

Para cerrar la comparacin de los libros en paralelo, pulsa el botn


Ver en paralelo .

8
Ms sobre la edicin de hojas

ACTIVIDADES

E n esta actividad vamos a empezar practicando el uso del


comando Pegado especial de Excel.

Abre en Excel el libro Edicin.xlsx, que est entre los archivos


del curso.

En la Hoja1 puedes ver los datos de temperaturas medias en


tres ciudades. Realiza una copia de los datos de la tabla en otra
posicin de esta misma hoja, teniendo en cuenta que hay que
cambiar las filas por las columnas (transponer).

Una vez hecho esto, utiliza otra vez el comando de Pegado


especial para sumar el valor 2 a los valores de temperatura de la
Ciudad 1, en la nueva tabla que acabas de crear. Para ello puedes
escribir este valor de 2 en otra celda de la hoja, copiarlo y utilizar
el comando Pegado especial sobre los datos de la Ciudad 1.

Haz lo mismo para restar el valor 1 a los datos de temperatura


de la Ciudad 3 de la nueva tabla. Con todas estas acciones, tu
hoja quedar como la siguiente:

Ponte en la Hoja2. Para empezar, haz los pasos necesarios para


conseguir inmovilizar la fila de ttulos de los datos de la tabla
(fila 5), de forma que, al movernos por las filas que estn por
debajo, esta fila siga vindose en todo momento.

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Para que esta hoja quede mejor, haz que no se vean las lneas
de divisin de las celdas. Inserta tambin en la hoja la imagen
Dibujo.bmp, que est entre los ficheros del curso. Si es necesario,
ajusta el tamao y la posicin de la imagen para que quede como
te muestro a continuacin.

Aade las reglas de formato condicional necesarias a las celdas


con los valores de las temperaturas, de forma que los 5 valores de
temperatura ms altos se vean con el texto en color rojo, mientras
que los 5 valores ms bajos se vean en color azul.

Para acabar, aade una flecha que seale a la celda C30, que
indicar que esta es la temperatura ms baja de todos los datos
que tenemos. Pon esta flecha en color rojo.

Este es el resultado que tienes que obtener:

Guarda el libro con el nombre de Temperaturas.xlsx y sal de


Excel.
Ms sobre la edicin de hojas

SOLUCIN

A qu tienes algunas indicaciones que puedes seguir para hacer las actividades de esta
leccin:

Abre el libro Edicin.xlsx que te indico. Para copiar los datos, primero tenemos que
seleccionarlos: pulsa y arrastra con el ratn desde la celda A4 hasta la celda D10. A
continuacin, pulsa el botn Copiar o la combinacin de teclas + .

Ahora que ya tenemos copiados los datos al portapapeles, ponte en otra celda de la hoja

(por ejemplo, en la celda A13), pulsa en la flecha del botn y selecciona la

opcin Pegado especial. En la ventana que aparece, activa la casilla Transponer y acepta
(en este cuadro de dilogo deben estar seleccionadas las casillas Todo y Ninguna, en
los apartados de Pegar y Operacin, respectivamente). Otra forma equivalente de hacer

esto es seleccionar directamente la opcin Transponer en el men del botn . De

cualquiera de estas dos maneras, el resultado que obtendrs ser como el siguiente:

Ponte ahora en otra celda de la tabla (por ejemplo, en la celda A19) y escribe en ella
el valor 2. Selecciona esta celda y pulsa de nuevo el botn Copiar (o su combinacin
de teclas).

A continuacin, selecciona las celdas con los datos de las temperaturas de la Ciudad 1
de la tabla que has copiado (en nuestro caso, de la celda B14 a la celda G14) y accede al

cuadro de dilogo Pegado especial a travs del botn . En este cuadro de dilogo,

selecciona la operacin Sumar y acepta.


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Para restar 1 de los datos de temperatura de la Ciudad 3, escribe el valor 1 en otra
celda (por ejemplo, la celda B19), selecciona esta celda y cpiala. Luego selecciona las
celdas con los datos de temperaturas de la Ciudad 3 (en nuestro caso, B16..G16), accede
al Pegado especial, selecciona la operacin Restar y acepta.

Con esto ya tendrs la Hoja1 como te pido en el enunciado.

Pasemos a lo que hay que hacer en la Hoja2. Para inmovilizar la fila de ttulos,
selecciona primero la fila 6, haciendo clic sobre el ttulo de esta fila. Luego pulsa el botn
(que est en la ficha Vista de la Cinta de opciones, en el grupo de
comandos Ventana) y selecciona la opcin Inmovilizar paneles. De esta forma, Excel
inmovilizar el panel superior de la hoja (de la fila 1 a la 5), con lo que tendremos los
ttulos siempre visibles, al desplazarnos hacia abajo por la hoja de clculo.

Oculta las lneas de divisin de las celdas desactivando la opcin Ver del apartado
Lneas de la cuadrcula, que se encuentra en el grupo Opciones de la hoja de la ficha
Diseo de pgina de la Cinta de opciones. Para esto tambin puedes utilizar las opciones

del botn , que est en la ficha Vista.

Pulsa en el botn para insertar la imagen (este botn se encuentra en el grupo

de comandos Ilustraciones de la ficha Insertar). Arrastra la imagen y cambia su tamao


desde los controles que aparecen alrededor de ella.

Selecciona las celdas C6..C53, pulsa el botn (del grupo de


comandos Estilos de la ficha Inicio) y selecciona la opcin Reglas superiores e inferiores -
10 mejores. En el cuadro de dilogo que aparecer, indica 5 en el primer campo y Texto
rojo en la lista, como formato a aplicar a las celdas con los 5 valores ms altos. Acepta
para aplicar esta regla de formato condicional a las celdas seleccionadas.

Manteniendo la seleccin de celdas, vuelve a pulsar , eligiendo


esta vez Reglas superiores e inferiores - 10 inferiores. Tras introducir el valor 5 en el
primer campo del cuadro de dilogo, selecciona la opcin Formato personalizado en la
lista e indica el color azul como color de fuente. Acepta hasta volver a Excel.

Pulsa el botn del grupo de comandos Ilustraciones de la ficha Insertar y


selecciona la flecha; a continuacin, pulsa y arrastra para crear un dibujo de este tipo en la
hoja. Para cambiar el color o alguna otra caracterstica de la flecha, utiliza las herramientas
contextuales que aparecen en la ficha Formato de la Cinta de opciones al seleccionar
el dibujo de la flecha. Por ejemplo, puedes cambiar su color, ancho o estilo de lnea o de
flecha desde el botn , o aadir una sombra, un resplandor, un reflejo
u otro efecto desde el botn .
Todas estas caractersticas de la flecha tambin las puedes cambiar a travs del cuadro
de dilogo de Formato de forma, que puedes mostrar pulsando con el botn derecho del
ratn sobre la flecha y seleccionando la opcin Formato de forma.

Guarda el libro desde la opcin Guardar como del men del Botn de Office .

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Crear grficos

1. INTRODUCCIN

Y a sabemos que en Excel podemos incluir dibujos e imgenes


en las hojas de clculo, para mejorar su presentacin y su
diseo. Adems, tambin tenemos la posibilidad de incluir elementos
grficos en las hojas de clculo para ver de otra forma los valores que
hay en una tabla de datos.

El aadir este tipo de elementos grficos no es simplemente para


mejorar la presentacin de la hoja. Muchas veces es mucho ms sencillo
entender e interpretar un grfico que estudiar una tabla con montones
y montones de cifras.

Un grfico en Excel representa de una forma visual los datos de


una hoja de clculo.

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Crear grficos

Los grficos se pueden incrustar en una hoja de clculo o bien


crearlos en una hoja distinta (normalmente llamada hoja de grfico); en
Lo normal este segundo caso, esta hoja se comporta igual que cualquier otra hoja
es seleccio- de Excel (tiene su propio nombre, puedes copiarla o eliminarla, etc.).
nar rangos
rectangulares
de celdas, Los datos que se utilizan al crear un grfico se vinculan
pero tambin automticamente a la hoja de clculo, de forma que cualquier cambio que
puedes selec- hagas en los datos de la hoja se ver tambin reflejado en el grfico.
cionar celdas
no adyacen-
tes, que no Cuando vayamos a crear un grfico, lo primero que tenemos que
estn seguidas hacer es seleccionar los datos que se mostrarn en el grfico.
(recuerda que,
para esto,
puedes utilizar En un grfico se representa el valor que hay en las celdas de la hoja
la tecla ). de clculo, de forma que puedes analizar de una forma rpida y sencilla
los datos, compararlos entre ellos, ver las posibles tendencias, etc.

Los datos de cada una de las celdas se llaman puntos de datos,


y aparecen en los grcos en forma de lneas, columnas, etc.
(dependiendo del tipo de grco de que se trate). Estos puntos
de datos se agrupan en series de datos, y se distinguen entre
s por sus colores o diseos.

2. CREACIN DEL GRFICO

Tambin se
U n grfico incrustado es un elemento ms de la hoja de clculo,
al igual que el texto, una imagen o cualquier otro elemento
grfico. Por lo tanto, podrs cambiar su tamao, la posicin donde est
usan los grfi- en la hoja, etc., seleccionndolo y arrastrando con el ratn.
cos incrustados
cuando quie-
res mostrar Este tipo de grficos se suelen utilizar cuando quieres ver o
ms de un imprimir un grfico y otra informacin en una misma hoja (por ejemplo,
grfico en la
la tabla de origen, otros datos, otros grficos u otros objetos).
misma hoja de
clculo.
Antes de crear el grfico, tenemos que seleccionar los datos a
partir de los que se crear el grfico. Tienes que incluir en la seleccin
los rtulos o ttulos de las distintas series de datos de la tabla, si quieres
que se muestren en el grfico; si no lo haces, no te preocupes: despus
podrs aadir estos rtulos, si quieres.

2
Crear grficos

En el grupo de comandos Grficos de la ficha Insertar de la Cinta


de opciones esta ficha estn los tipos de grficos que tiene Excel. Al
pulsar en uno de los botones de un tipo, se abrir un men con los
subtipos de grficos, para que selecciones el que quieras utilizar.

Como ves, podemos crear grficos de columnas, de lneas,


circulares y otros tipos (radiales, de anillo, de burbuja...).

Con la opcin
Todos los ti-
pos de grfico
(o pulsando
el Iniciador
de cuadro de
dilogo
de este grupo
de comandos
Grficos) se
abrir un cua-
dro de dilogo
con todos los
tipos de grfi-
co disponibles,
para que pue-
das seleccionar
el tipo desde Adems, muchas veces habr subtipos en dos dimensiones y
all. subtipos tridimensionales. Selecciona el que ms te interese para cada
ocasin.

Aunque el tipo pueda ser el detalle ms importante del grfico, no


te preocupes si despus no te gusta el que has elegido, ya que podrs
cambiarlo fcilmente.

Al seleccionar el tipo que queramos, se crear directamente el


grfico en la hoja. A continuacin, podrs modificarlo de la forma que
quieras, aadirle o eliminarle elementos, cambiar su formato, etc., para
personalizarlo completamente.

Al seleccionar un grfico, aparecen en la Cinta de opciones


tres fichas: Diseo, Presentacin y Formato. Estas herramientas
contextuales de grficos permiten trabajar con el grfico seleccionado
y todos sus elementos.

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Crear grficos

Desde la ficha Diseo puedes seleccionar distintas opciones de


diseo y formato del grfico, as como cambiar el tipo de grfico, su
ubicacin o los datos que est mostrando. La ficha Presentacin se
utiliza para mostrar, ocultar o cambiar la posicin de los elementos del
grfico, mientras que desde Formato podemos cambiar el formato de
los distintos elementos (colores, estilos de lnea, efectos especiales...).

Imagnate que no nos gusta cmo se muestra el grfico con el tipo


seleccionado o que quieres ver cmo quedara con otro tipo. Pues bien,

puedes cambiar su tipo desde el botn .

En el cuadro que aparece puedes seleccionar el tipo y subtipo de


grfico que quieres utilizar en el grfico.

Puedes situar un grfico en cualquier lugar de la hoja, as como


cambiar su tamao y otras caractersticas.

Al seleccionar un grfico, Excel resalta en la hoja de clculo,


cul es el rango que est siendo representado en el mismo. Adems,
tambin se sealan las celdas que se utilizan en otros elementos del
grfico, como las que actan de rtulos de las series de datos y las que
representan a las distintas categoras de valores.

4
Crear grficos

Con el botn puedes cambiar los datos de los ejes del


Segn lo que
te interese grfico: los datos que se han colocado en el eje vertical se mueven al
comprobar en
los datos de la eje horizontal y viceversa.
hoja, ser ms
conveniente De la misma forma que cualquier otro objeto de Excel, tambin puedes
poner los da-
tos represen- eliminar un grfico. Primero seleccinalo y luego pulsa la tecla .
tados de una
forma u otra.
Ten en cuenta
Ten en cuenta que, al hacer clic con el ratn en alguno de los
que, a veces, elementos del grfico (leyenda, ttulos, rea de trazado...), se selecciona
la informacin este elemento y no el grfico mismo: debes hacer clic en alguno de los
que tengas
en la hoja de
lados o en una zona libre del grfico para seleccionarlo. Luego veremos
clculo slo ms detenidamente los distintos elementos de un grfico.
tendr sentido
de una deter-
minada forma.
3. CAMBIAR EL ASPECTO

E l tipo de grfico es la caracterstica que ms puede influir


en el aspecto general del grfico, aunque tambin podemos
realizar otros cambios en el mismo que pueden cambiar radicalmente
su diseo.

Excel proporciona varios diseos y estilos predefinidos (desde los


grupos Diseos de grfico y Estilos de diseo de la ficha Diseo de
la Cinta de opciones), de manera que puedes aplicarlos para cambiar
rpidamente el grfico, en lugar de ir aadiendo o cambiando cada uno
de los elementos del grfico manualmente.

Hay diseos con ttulo del grfico,


con leyenda, con ttulos en los ejes,
El eje vertical etc.
del grfico
tambin se
llama eje Y o Para cambiar el ttulo del grfico
valor, mientras o los ttulos que puedas aadir al

que el eje hori-


zontal tambin
eje vertical y al horizontal, pulsa en

se llama eje Y dicho ttulo para seleccionarlo y, a

o categora. continuacin, haz clic otra vez para que

aparezca el cursor de texto.


En cuanto a los estilos de diseo del grfico, de manera similar


a los estilos de la hoja de clculo, son combinaciones de colores y
formatos que se aplican de forma conjunta al grfico, cambiando su
aspecto general.

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Crear grficos

Aunque hayas aplicado un diseo o un estilo determinado al


grfico, siempre puedes personalizarlo, aadiendo o eliminando los
elementos que quieras o cambiando el formato de los ya existentes.

Normalmente Otra caracterstica que podemos establecer es la ubicacin del


pondrs un grfico, es decir, dnde estar situado. Podemos incrustarlo como un
grfico en
una hoja de objeto ms de la hoja de clculo (como en este caso) o en otra hoja
grfico cuan- aparte, en cuyo caso estar situado en una hoja de clculo independiente
do quieras que slo tendr el grfico, llamada hoja de grfico.
ver un grfico
separado de
los datos de la
hoja de clculo Tras seleccionar el grfico o seleccionar la hoja de grfico en la
en los que se
basa. Tambin
puede ser til que se encuentra el grfico, el comando permite transformar un
si quieres ver
o cambiar
grficos de grfico incrustado en una hoja de grfico o al revs.

gran tamao
o muy com-
plejos, porque
as podrs
trabajar mejor
con ellos.

Al poner un grfico en una hoja de grfico, Excel crea esta hoja


situndola delante de la hoja de clculo donde estn los datos que se
representan en el grfico.

Tras seleccionar unos datos en una hoja de clculo, puedes utilizar


la tecla para crear directamente un grfico basado en el tipo
predeterminado en una hoja de grfico con estos datos (la combinacin
de teclas + crea directamente un grfico incrustado).
6
Crear grficos

Puedes cam-
biar el tipo de
grfico pre-
determinado
seleccionando
el tipo y subti-
po de grfico
adecuado en
el cuadro de
dilogo donde
aparecen
todos los tipos
de grfico y
pulsando el
botn Esta-
blecer como
predetermi-
nado.

4. ELEMENTOS DEL GRFICO

V amos a centrarnos ahora en los elementos que podemos


mostrar en el grfico.

Hemos comentado que desde la ficha Presentacin de la Cinta de


opciones puedes mostrar, ocultar o cambiar los elementos del grfico.
Por ejemplo, puedes mostrar u ocultar el ttulo del grfico o de los ejes,
la leyenda, el rea de trazado, etc.

Por ejemplo, desde

el botn puedes

seleccionar si quieres mostrar


o no el ttulo del grfico, as
como si mostrarlo encima
del grfico o superpuesto en
el mismo.

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Crear grficos

Desde las opciones del botn puedes mostrar u ocultar

las lneas de la cuadrcula del grfico, que son lneas horizontales


o verticales que parten desde los ejes y se extienden por el rea de
trazado del grfico. Estas lneas sirven para facilitar la lectura de los
datos del grfico.

Las etiquetas de datos muestran los valores adecuados en los puntos


de datos del grfico, que son los valores que se estn representando en
estos puntos.

Otra caracterstica que a veces se suele utilizar al crear una hoja


de grfico es la de mostrar, a la vez que el grfico, la tabla de datos
Tambin correspondiente. Para lo que puedes utilizar el botn .
puedes poner
la tabla de
datos en un
grfico incrus-
tado, aunque
la mayora
de veces no
tendr mucho
sentido ha-
cerlo, porque
normalmente
incrustars un
grfico en la
misma hoja de
clculo donde
tengas los
datos repre-
sentados.

De esta forma se mostrar, pegada a la parte de abajo del grfico,


la tabla de datos que est siendo representada.

Adems de utilizar la opcin Ninguno de los mens de los


botones de esta ficha Presentacin, si quieres eliminar algn elemento
del grfico tambin puedes seleccionarlo y pulsar la tecla .

8
Crear grficos

5. FORMATO DE ELEMENTOS

A parte de elegir los elementos que quieres mostrar o no en el


grfico, puedes configurarlos y cambiar su formato, para que
se tengan el aspecto que quieras.

Una manera de hacer esto es a travs del cuadro de dilogo que


aparece al acceder a la opcin Ms opciones, dentro del men del
elemento adecuado, en los botones de la ficha Presentacin.

En cada categora de este cuadro de dilogo existen distintas


opciones, desde las que puedes configurar prcticamente cualquier
caracterstica del elemento de que se trate.

Otra manera de cambiar el aspecto de un elemento del grfico es


seleccionar este elemento y, a continuacin, utilizar los controles de la
ficha Formato de las herramientas contextuales del grfico.

Desde el grupo de comandos Estilos de forma puedes seleccionar


algn estilo predefinido para el elemento seleccionado, as como indicar
t mismo su relleno, contorno o el efecto que se le aplicar.

Desde el botn puedes seleccionar el color


de la lnea del contorno del elemento, as como el grosor de esta lnea
y el tipo de lnea (continua, a puntos, a rayas...).

Desde el botn , adems de elegir un color

como relleno del elemento, puedes seleccionar un degradado, una


imagen o una textura como relleno.
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Crear grficos

Ya hemos dicho que, para seleccionar un elemento del grfico,


debes pulsar sobre l. Con el teclado tambin puedes seleccionar los
distintos componentes del grfico: pulsando las teclas o
En la lista pasars de un elemento a otro, mientras que con las teclas y
del grupo de
comandos Se-
acceders a los elementos de una misma categora.
leccin actual
se muestra el Desde el botn , que est en el grupo
elemento del de comandos Seleccin actual (tanto en la ficha Formato como en
grfico que
tienes selec- Presentacin), tambin puedes cambiar el formato del elemento
cionado en seleccionado desde un cuadro de dilogo.
cada momen-
to, para que
sepas sobre
Recuerda: cuando quieras hacer un proceso con un determinado
lo que ests elemento (cambiarlo de color, aplicarle algn efecto tridimensional o
trabajan- alguna otra caracterstica de formato), debers seleccionarlo primero,
do. Tambin
puedes utilizar
ya sea haciendo utilizando el ratn o con el teclado.
esta lista para
seleccionar De cualquiera de estas formas podramos establecer las propiedades
los distintos que quisiramos para todos los elementos del grfico, si no nos gusta
elementos del
grfico. las que pone Excel segn el estilo seleccionado.

6. AADIR DATOS

S i, una vez creado un grfico, quieres representar en este grfico


otras series de datos, no es necesario volver a crearlo.

Desde el botn del grupo de comandos Datos de la

Desde el apar- Cinta de opciones (en la ficha Diseo) puedes cambiar el rango de
tado Entradas celdas que se representarn grficamente, cambiando las celdas a las
de leyenda
(Series) pue-
que se hace referencia en el campo Rango de datos del grfico de este
des cambiar cuadro de dilogo.
el orden en el
que se mues-
tran las series
en el grfico,
lo que pue-
de ser til en
ocasiones. Este
cuadro tam-
bin permite
intercambiar
los datos
representados
en las filas y
columnas del
grfico.

10
Crear grficos

Para agregar o aadir datos a un grfico ya existente tambin


puedes utilizar el ratn para extender el rango de los datos representados
en el grfico.

Al seleccionar un grfico, Excel te indica, con un rectngulo azul,


el rango de datos representados, y con un rectngulo verde, los rtulos
de las series de datos.

Ten en cuenta
que el tamao
del grfico no
cambia al aa-
dir ms datos
al mismo,
por lo que es
posible que, al
aadir nuevos
datos, tengas
que cambiar
manualmente
el tamao,
para que el Para agregar ms datos, haz que estos datos que quieres incorporar
grfico quede al grfico entren en el rango, arrastrando uno de los controladores de
ms claro. tamao del rango (es decir, uno de los pequeos cuadrados que aparecen
en las esquinas del rango).

Por ejemplo, si en la imagen anterior quisieras incorporar la serie


del tercer trimestre al grfico, lo nico que tendras que hacer es pulsar
en el controlador de tamao inferior derecho y arrastrarlo hacia la
derecha, para que abarque tambin estos datos.

Otra forma de aadir datos a un grfico es mediante los comandos


de Copiar y Pegar: tendras que copiar las nuevas series de datos que
quisieras aadir al grfico, seleccionar el grfico y pegarlas.

Si cambias los datos en la hoja de clculo, Excel actualizar


inmediatamente el grfico.

Si eliminas un rango de datos en la hoja que ests representando


en el grfico, el grfico se actualizar. Pero no al revs: si se elimina
una serie en el grfico, no se elimina el rango en la hoja de datos.
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Crear grficos

ACTIVIDADES

A hora utilizaremos lo que hemos aprendido en la leccin para


crear varios tipos de grficos en Excel.

Abre Excel e introduce la siguiente tabla de datos en la Hoja1,


aplicando el formato necesario para que se muestre como te enseo:

Crea un grfico de columnas para ver la evolucin de las ventas


de coches durante cada uno de los meses. Ten en cuenta que,
en el eje horizontal o de categoras deben mostrarse los meses,
mientras que las distintas marcas se representarn en distintas
series de columnas.

Como ttulo del grfico, pon el texto Primer cuatrimestre de


2007, en el eje de las X aparecer el texto Meses, mientras que en
el eje de las Y aparecer el texto Unidades vendidas.

El grfico debe aparecer en una hoja de grfico nueva.

Una vez tengas creado el grfico, prueba a cambiar su estilo,


probando entre los estilos de diseo proporcionados por Excel.
Deja el grfico con el estilo que ms te guste.

Despus, haz que no aparezca en el grfico la serie Opel.

Cuando acabes, pasa a la Hoja2 del libro e introduce los


siguientes datos:

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En este caso, tenemos los resultados de dos encuestas
realizadas en dos meses distintos, sobre la intencin de voto a
unos candidatos. Lo primero que haremos ser crear un grfico a
partir de los datos de la encuesta del mes de enero: selecciona las
celdas A3..F4 y crea un grfico de tipo Circular 3D.

Como ttulo del grfico, pon el texto Encuesta de enero,


haz que no se muestre la leyenda y que se muestren los rtulos
o etiquetas de datos, con el valor de cada porcin del grfico
circular. Coloca este grfico debajo de los datos de esta hoja.

A continuacin, crea un grfico circular del mismo tipo que el


anterior, pero esta vez con los datos de las celdas A5..F5. Como
consejo, puedes crear el grfico partiendo de las celdas A3..F5, y
luego quitar la serie correspondiente a Enero. En este caso, pon
el ttulo Encuesta de marzo, s se debe ver la leyenda y muestra
tambin las etiquetas de datos. Coloca este grfico al lado del
otro.

Con todo esto, tu hoja debe tener un aspecto parecido al


siguiente:

Con estos dos grficos podemos ver, de un vistazo, los candidatos


que tienen mayor apoyo de la gente, que cada vez hay mayor gente
indecisa (los que contestan "no sabe/no contesta"), etc.

Vamos a crear un ltimo grfico para completar la actividad.


Ponte en la Hoja3 y escribe los siguientes datos:
ACTIVIDADES

Puedes ver las notas de un alumno durante unos aos. Crea un


grfico de lneas a partir de estos datos (elige el subtipo Lnea
con marcadores).

No pongas ningn ttulo al grfico ni a ninguno de los ejes. Si


quieres, puedes probar a cambiar el estilo de diseo del grfico,
cambiar el formato de la leyenda (ponindole un relleno o un
contorno), cambiar el formato de las lneas de la cuadrcula o del
rea de trazado, etc.

Con este grfico puedes ver, de una forma rpida, la evolucin


de las notas del alumno a lo largo de los cuatro cursos. Viendo
el grfico, puedes darte cuenta de que, en el curso 2005/2006,
las notas del alumno bajaron ligeramente, y que, en el siguiente
curso, se recuperaron. Tambin puedes ver que las notas de
matemticas han tenido tendencia a subir (cada ao lo ha hecho
mejor), mientras que las notas de lengua han tenido una tendencia
a bajar a lo largo de los distintos cursos.

Guarda todo lo que has hecho en un libro con el nombre


Grficos.xlsx.

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Crear grficos

SOLUCIN

S igue estos pasos para hacer lo que te indico en las actividades de esta leccin:

Abre Excel e introduce los datos que te indico. Para aplicar el formato adecuado al ttulo
de la tabla (el texto Coches vendidos), primero ponlo en negrita (botn Negrita ),
luego selecciona las celdas A1..E1 y pulsa el botn Combinar y centrar .

Para poner los bordes a las celdas de la tabla, puedes seleccionar las celdas adecuadas
y acceder a la ficha Bordes del cuadro de dilogo Formato de celdas, que puedes mostrar
desde los botones Iniciador de cuadro de dilogo de los grupos de comandos del formato
(en la ficha Inicio) o desde la opcin Ms bordes del men del botn Bordes .

Cuando ya tengas escritos los datos, puedes crear el grfico a partir de ellos: selecciona
las celdas A3..E9, ponte en la ficha Insertar de la Cinta de opciones, despliega el men

del botn y selecciona el primer tipo de grfico (Columna agrupada en 2D).

En principio, en el eje horizontal (eje X o eje de categoras) aparecern las distintas


marcas de coches, y los meses sern las distintas series de columnas. Para poner el grfico

como te indico en el enunciado, pulsa el botn de la ficha Diseo de la Cinta

de opciones.

Para que aparezcan en el grfico los ttulos y rtulos


de los ejes, puedes seleccionar, desde el grupo Diseos
de grfico de la ficha Diseo, un diseo que tenga
estos elementos, adems de la leyenda del grfico.
Otra posibilidad es, desde la ficha Presentacin,
indicar que se deben mostrar estos elementos, desde
los botones correspondientes.

De cualquiera de estas maneras, tras crear estos


elementos en el grfico, pulsa sobre ellos para editar
el texto e introducir el adecuado.

Para que el grfico aparezca en una hoja de grfico nueva, pulsa el botn y

selecciona la opcin Hoja nueva. Al aceptar, se crear una hoja de grfico con este
grfico.

Cambia el estilo del grfico desde el men de los Estilos de diseo, que est en la ficha
Diseo de la Cinta de opciones.

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Para quitar la serie de la marca Opel del grfico, lo nico que tienes que hacer es
seleccionarla en el grfico y pulsar la tecla . Para seleccionar la serie en el grfico,
haz clic con el ratn en cualquiera de las columnas de la serie (asegrate que se selecciona
toda la serie y no slo una de las columnas). Con esto, la serie se eliminar del grfico,
pero no de la hoja de datos que est en la Hoja1.

Si luego quisieras incluir otra vez esta serie en el grfico, podras utilizar las rdenes
de Copiar y Pegar: selecciona los datos de la serie en la Hoja1 (seran las celdas A6..E6),
cpialos, ponte en la hoja del grfico y pega los datos ah; de nuevo la serie Opel se
mostrara en el grfico.

Tambin podras quitar o aadir series en el grfico utilizando el botn e

indicando las series o el rango de datos a aadir o eliminar del grfico.

Pasa a la Hoja2 y escribe los datos que te indico en el enunciado de la actividad.


Cuando ya lo hayas hecho, crea el grfico de la misma forma que antes: selecciona las
celdas A3..F4 y elige el primer tipo de grfico de la seccin Grfico circular 3D, desde
el botn de la ficha Insertar de la Cinta de opciones.

Cambia el ttulo del grfico y elimina la leyenda (seleccionando este elemento y


pulsando o seleccionando la opcin Ninguno en el men del botn , que
est en la ficha Presentacin).

Para mostrar los rtulos o etiquetas de datos, selecciona la opcin adecuada en el men
del botn , segn la posicin donde quieras mostrarlos el en grfico.

Para crear el segundo grfico de esta hoja, selecciona las celdas A3..F5. Crea el grfico

de la misma forma que antes y, a continuacin, pulsa el botn , selecciona la serie

Enero y qutala del grfico. Con esto tendremos los datos adecuados representados en el
grfico. En este caso, recuerda que no debes eliminar la leyenda del grfico.

Si necesitas cambiar la posicin de alguno de los grficos, pulsa sobre una zona libre
del grfico y arrstralo hasta donde quieras ponerlo. Si quieres cambiar su tamao, primero
selecciona el grfico (haciendo clic en alguno de sus lados o en una zona libre) y luego
pulsa y arrastra en alguno de los controladores de tamao que aparecen en su borde.
Tambin puedes cambiar el tamao del rea de trazado (que es el rea donde aparece el
dibujo circular del grfico, donde se representan los datos), de la leyenda o de cualquier
otro elemento; para ello, primero tendrs que seleccionar el elemento y luego cambiar su
tamao arrastrando los controladores de tamao que aparecen en sus esquinas.
Continuemos con el siguiente grfico: escribe primero los datos adecuados en la Hoja3
del libro. Luego selecciona las celdas A3..D7, pulsa el botn y elige el subtipo de
grfico Lnea con marcadores (que es el primero de la segunda fila de subtipos en 2D).

Si quieres, puedes cambiar el tamao del grfico, para verlo mejor, o aplicarle un
determinado estilo de diseo. Tu hoja puede quedar de manera parecida a como te enseo
a continuacin:

Guarda el libro pulsando el botn Guardar o con la opcin Guardar o Guardar


como del men del Botn de Office , indicando el nombre Grficos.xlsx.

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Colocar datos en la Web

1. INSERTAR HIPERVNCULOS

E xcel, al igual que el resto de programas de la familia de Office


2007, est preparado para trabajar y crear documentos con
tecnologa de web, es decir, que trabajan a travs de Internet o de una
red local que funcione de la misma forma, es decir, una intranet.

Por ejemplo, Excel (al igual que cualquier otra aplicacin de


Office 2007), permite guardar los documentos que hagas como pginas
web, en formato HTML (el HTML es un lenguaje estndar, y es el que
se utiliza para crear las pginas web de Internet).

Una de las caractersticas de Excel relacionada con Internet es


la posibilidad de insertar hipervnculos en las hojas de clculo, para
permitir navegar entre ellas.

Un hipervnculo es un elemento (es decir, texto, una imagen o


cualquier otro objeto), que permite, al pulsar con el ratn sobre l, abrir
otro documento o una pgina web.

Es decir, que al hacer clic sobre un hipervnculo se salta a


otro lugar. Este otro lugar puede ser otra zona del mismo libro, un
libro de Excel distinto, una direccin de Internet, etc. Incluso podemos
hacer que, al pulsar en un hipervnculo, se abra el programa de correo
electrnico para mandar un e-mail a alguien.

En la ficha Insertar de la Cinta de opciones est el botn .


Al pulsar en l, indicaremos que queremos que el objeto seleccionado


(que puede ser la celda o celdas seleccionadas o cualquier otro elemento
de la hoja de clculo) tenga un hipervnculo.

Al pulsar este botn aparecer el cuadro de dilogo Insertar


hipervnculo, donde tenemos que indicar dnde queremos saltar al
hacer clic sobre el hipervnculo. El lugar donde saltaremos puede ser
un documento que tengas en tu equipo, un lugar distinto de este mismo
documento o una direccin de Internet, entre otros.

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Colocar datos en la Web

Los hipervn-
culos son los
que utilizamos
para movernos
entre las p-
ginas web de
Internet, que
es lo que se
conoce como
"navegar" por Si no sabes la direccin exacta del sitio que quieres abrir al pulsar
Internet. Los el hipervnculo, puedes buscarla bien con el botn Buscar archivos
hipervncu-
los tambin
o bien con el botn Explorar el Web , segn a lo que quieras
se llaman acceder.

hiperenlaces o,
simplemente Por ejemplo, si pulsas en Explorar el Web , se abrir tu

vnculos.
explorador de Internet y podrs navegar por las pginas de Internet
hasta encontrar la que quieras abrir al pulsar el hipervnculo de tu
libro. Entonces, podras copiar su direccin (que aparece en la barra
de direcciones del navegador de Internet) y pegarla en el cuadro de
dilogo de Excel. Otra forma de indicar la direccin de la pgina
en la que nos encontremos es minimizar el navegador; entonces la
direccin de la pgina aparecer en el cuadro de dilogo de Insertar
hipervnculo, con lo que podremos aceptar para crear el hipervnculo
a dicha pgina.

Si creas un hipervnculo a un libro de Excel, puedes saltar al


principio del libro o a un lugar ms concreto del mismo. Para esto
ltimo, utiliza el botn Marcador.

Si has creado algn


nombre en el libro y quieres
saltar directamente a esta
ubicacin, simplemente
tendrs que indicarlo en este
cuadro de dilogo. Tambin
puedes seleccionar la hoja
de clculo a la que quieras ir
y poner la celda en el cuadro
Escriba la referencia de
celda (as podras saltar a
la celda C15 de la Hoja3,
por ejemplo).

2
Colocar datos en la Web

En la seccin Vincular a podemos indicar si


queremos crear el vnculo a otro lugar de este mismo
libro, a un nuevo libro (en este caso, tendremos que
decir qu nombre tendr este nuevo documento) o a
una direccin de correo electrnico.

Tambin puedes crear un hipervnculo a una


direccin de correo electrnico escribiendo esta
direccin directamente en la celda. Por ejemplo,
si escribes juan@servidor.com en una celda,
Excel detectar que esto es una direccin de
e-mail y crear un hipervnculo, de forma que,
al pulsar en l, se abrir el programa de correo
electrnico, para que podamos escribir y mandar
un mensaje a esta direccin.

Por ltimo, el botn Info. en pantalla permite escribir un texto


que aparecer cuando pases el puntero del ratn por encima del
hipervnculo (sin hacer clic en l).

En la hoja de clculo, Excel indica que hay un hipervnculo


poniendo en color azul el texto de la celda. Una vez utilices el
hipervnculo (es decir, hayas pulsado en l), este color cambiar para
indicarte que ya has visitado la ubicacin a la que hace referencia. Ten
en cuenta que esto no te impide volver a utilizar el hipervnculo.

Otra forma de
seleccionar un
hipervnculo
sin activar
el vnculo es Cuando te pones con el puntero del ratn por encima de un
pulsar sobre hipervnculo, Excel convertir el cursor del ratn en una mano ,
la celda o ele-
para indicar que puedes hacer clic en el hipervnculo.
mento mien-
tras mantienes
pulsada la Si pulsas en un hipervnculo, te trasladars a la ubicacin a la
tecla . Si que apunta este hipervnculo; entonces, qu tienes que hacer para
el hipervnculo seleccionar la celda o elemento, sin desplazarte al vnculo asociado?
est en una
celda, tambin
puedes utilizar Si quieres seleccionar una celda con un hipervnculo, mantn
las teclas de pulsado el botn del ratn durante un poco sobre ella, para que Excel
direccin para
seleccionar la
se d cuenta de que quieres seleccionar la celda y no ir a la direccin
celda. del hipervnculo.

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Colocar datos en la Web

2. MOVERSE ENTRE LOS VNCULOS

A l utilizar los hipervnculos para ir movindote entre las


distintas hojas y libros de Excel, es posible que te llegues a
perder entre tanto salto.

Excel dispone de unos botones que te pueden ayudar en la


navegacin entre los distintos vnculos. Estos botones no aparecen por
defecto en ninguna ficha de la Cinta de opciones, pero los podemos
mostrar en la barra de herramientas de acceso rpido.

Paraesto,puedespulsarelbotnPersonalizarbarradeherramientas
de acceso rpido y seleccionar la opcin Ms comandos.

Tambin pue-
des acceder
a este cuadro
desde el botn
Opciones de
Excel del men
del Botn de

Office ,

seleccionando
la categora
Personalizar
para irte hasta
esta seccin.

Desde el cuadro de dilogo que aparecer puedes elegir los botones


y controles que quieres que aparezcan en la barra de herramientas
de acceso rpido. Desde la lista Comandos disponibles en puedes
seleccionar los botones y controles que quieres mostrar en la lista de
la parte izquierda del cuadro, para que te sea ms fcil el encontrar el
comando que buscas.

Los botones que nos permiten desplazarnos entre los vnculos por
lo que desplazas son Atrs y Adelante .

Si los aades a la barra de herramientas de acceso rpido, con


el botn Atrs podrs acceder al anterior lugar que has visitado. Si
pulsas este botn, se activar el botn Adelante , con el que podrs
ir al siguiente documento o pgina que habas visto.

4
Colocar datos en la Web

Si has navegado por Internet utilizando un navegador (por ejemplo,


Internet Explorer o Mozilla Firefox), seguro que te sern familiares
estos controles y entenders el funcionamiento sin problemas, porque
tambin funcionan de igual manera en estos programas.

Para saber la direccin o ruta a la que ests accediendo puedes


utilizar el campo Ubicacin. Para ver este campo, puedes selecciona la
opcin Preparar - Propiedades, en el men del Botn de Office ;
con esto mostrars el Panel de informacin del documento, en cuya
parte superior est este campo Ubicacin.

Este campo Ubicacin puede servir, adems de poder comprobar


la ruta y nombre del documento que ests mostrando, para copiar este
vnculo y compartirlo con otras personas.

Tambin puedes mostrar el campo Ubicacin en la barra de


herramientas de acceso rpido. De esta forma, desde este
campo, aparte de ver y copiar la direccin del documento,
tambin puedes acceder a distintas direcciones, escribiendo
la direccin a la que quieras acceder ah. Adems, este campo
tiene una lista, donde se van guardando las direcciones a las
que has estado accediendo, de forma que puedes volver a
utilizarlas sin tener que escribirlas de nuevo.

Si quieres cambiar el destino de un hipervnculo existente en una


hoja, selecciona la celda u objeto que tiene dicho hipervnculo, pulsa

de nuevo en el botn y haz los cambios que quieras en el


cuadro de dilogo.

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Colocar datos en la Web

Para quitar un hipervnculo, pero sin borrar tambin el contenido


de la celda o el objeto en el que est este hipervnculo, pulsa con el
botn derecho del ratn y selecciona la opcin Quitar hipervnculo
en el men contextual.

Fjate cmo en ocasiones hemos hablado de direcciones, tanto si


nos referimos a una direccin de Internet, una direccin de tu red local
o un simple libro que tengas en tu propio ordenador.

Lo importante al trabajar con hipervnculos es conocer la direccin


de la informacin a la que quieres acceder, sin importarte el lugar fsico
en el que se encuentre (puede estar en un libro de tu ordenador, en una
pgina web de Estados Unidos, etc.).

3. GUARDAR COMO PGINA WEB

H asta ahora hemos visto cmo podemos trabajar en Excel


como si estuviramos en un navegador de Internet, utilizando
hipervnculos entre libros.
Si trabajas en
una empresa,
una aplicacin Otro aspecto en relacin a Internet es la posibilidad de colocar tus
de esta carac- libros u hojas de clculo como pginas web en la World Wide Web,
terstica puede
ser colocar para que la gente que est accediendo a Internet pueda verlos.
los libros en
la intranet o Imagnate lo que podemos lograr con esto:
red local de
tu empresa,
para que tus La gente que vea los datos de esta manera no necesita tener Excel
compaeros para poder ver los datos que pones en la Web. Para ello slo
tengan acceso
a ellos y pue- necesitarn tener instalado un explorador o navegador de web.
dan ver los
datos.
Tambin es mucho ms fcil mantener actualizados los datos
que vamos a compartir, ya que todas las personas tendrn acceso
a la misma informacin.

Ya sabes que desde el submen Guardar como del men del


Botn de Office puedes guardar el libro actual en el formato
propio de esta versin de Excel, en formato de versiones anteriores o
en otros formatos.

Si seleccionas la opcin Otros formatos de este submen podrs


guardar el libro con alguno de los otros formatos disponibles en Excel.

6
Colocar datos en la Web

Ten en cuen-
ta que las
posibilidades
de Excel son
mayores que
Si, en el cuadro de dilogo Guardar como, seleccionas la opcin
las del formato
HTML, por lo Pgina Web (*.htm;*.html) en la lista Tipo, el libro se guardar en el
que se pueden formato HTML, es decir, como una pgina web.
perder algunas
caractersticas
de la hoja o El formato de Pgina Web de un slo archivo (*.mht;*.mhtml)
del libro al (que tambin puedes seleccionar desde la lista Tipo) incluye, en el
guardarlo
mismo archivo donde est el cdigo HTML, las imgenes y dems
como pgina
web. recursos codificados, por lo que un nico archivo de disco tenemos todo
lo necesario. Este formato se denomina MIME HTML (Multipurpose
Internet Mail Extension HTML), pero no est totalmente estandarizado,
por lo que la pgina resultante puede mostrarse diferente segn
el navegador que utilices, e incluso hay algunos navegadores no lo
soportan.

Podemos indicar si vamos a guardar como pgina web todo el


libro, la hoja en la que nos encontremos o seleccionar previamente un
rango de celdas, para guardar solamente esas celdas.

A travs del botn Cambiar ttulo podrs indicar el ttulo de la


pgina web que se crear. Este ttulo ser el nombre que aparecer en
la barra de ttulo de la ventana del explorador de Internet al abrir la
pgina web creada.
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Colocar datos en la Web

Desde el botn Herramientas puedes seleccionar Opciones Web.


Desde el cuadro de dilogo que aparecer puedes establecer algunas
opciones que se tendrn en cuenta al guardar el libro con el formato
HTML.

Por ejemplo, segn el navegador que selecciones en la lista


superior de la ficha Exploradores, se activarn o desactivarn ciertas
opciones de la pgina web creada, para que sea compatible con el
navegador seleccionado.

En la ficha Archivos puedes indicar si los archivos auxiliares de


la pgina web (por ejemplo, imgenes) se colocarn en una carpeta
independiente y se utilizarn nombres largos para estos archivos, entre
otras opciones. En la ficha Imgenes puedes seleccionar la resolucin
de las imgenes que se crearn (en pxeles por pulgada).

Despus de guardar el libro como una pgina web, pulsando en el


botn Guardar, puedes seguir trabajando con el archivo HTML creado
desde el propio Excel. De todas formas, recuerda que el libro original
Si quieres (en formato de Excel, con extensin xlsx) sigue existiendo, por lo que lo
cambiar la p- puedes abrir y trabajar con l tal como lo estabas haciendo hasta ahora.
gina web que
has hecho (en
formato HTML, Adems del archivo HTML creado, tambin se crea una carpeta
con extensin (con el nombre NombreFicheroHTML_archivos), donde se guardan
htm), puedes
abrir este los archivos (imgenes, vdeos, sonidos, etc.) que son necesarios para
fichero htm mostrar la pgina web.
desde Excel
directamente,
cambiar lo Lo que ahora nos interesa es saber cmo van a ver este libro los
que quieras y usuarios que accedan a l a travs de un explorador, es decir, a travs de
guardarlo. la Web. Puedes verlo en la siguiente imagen, en la que se ha utilizado
el navegador Internet Explorer:
8
Colocar datos en la Web

Tanto los datos como los grficos se han convertido al formato


HTML, mostrndose de forma esttica. Es decir, que slo los puedes
ver, no puedes volver a calcular algn valor, modificar el grfico, etc.

Por otra parte, fjate en las etiquetas de hoja de clculo en la parte


de abajo, casi igual como aparecen en el propio Excel. Estas etiquetas
La opcin Con- tambin permiten desplazarte por las distintas hojas desde la pgina
vertir tambin
aparece en el
web, como si estuviramos en Excel.
men del Bo-
tn de Office Para acabar el captulo, vamos a ver algunas opciones ms respecto
al abrir a la creacin de pginas web a partir de los libros de Excel.
un libro de Ex-
cel hecho con Si abres un fichero HTML que hayas creado (con extensin
alguna versin htm o html) para modificarlo desde Excel, en el men del Botn de
anterior del
programa, Office podrs ver la opcin Convertir. Esta opcin aparecer
para convertir-
lo al formato debido a que podemos convertir el fichero abierto desde su formato
de esta ver-
HTML al formato propio de Excel (con extensin xlsx).
sin. En lugar
de utilizar esta
opcin, obten- Si desde la opcin Guardar como - Otros formatos pulsas
dras el mismo
el botn Publicar se abrir un cuadro desde el que tambin podrs
resultado si
accedieras a crears un archivo HTML, pero, en este caso, seguiras trabajando con
Guardar como el documento original en Excel.
y seleccionaras
el formato de
libro de Excel Desde la seccin Elemento a publicar de este cuadro puedes
(xlsx). seleccionar la hoja que quieres publicar en HTML, as como indicar si
quieres publicar todo el libro o nicamente un rango de celdas.

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Colocar datos en la Web

La casilla Abrir
la pgina en
el explora-
dor Web hace
que, despus
de publicar el
libro, se mues-
tre el fichero Si activas la casilla Volver a publicar automticamente cada
HTML creado
en el navega- vez que se guarde el libro, te asegurars de que la pgina web muestra
dor. el mismo contenido que el libro de Excel del que proviene.

Al guardar libros u hojas de cualquiera de las maneras que hemos


visto, las pginas web que se crean se pueden ver prcticamente con
cualquier navegador. As, los datos suelen transformarse en tablas HTML
y los grficos en un formato adecuado para pginas web: GIF o JPEG.

Sin embargo, recuerda que, de esta forma, lo nico que pueden hacer
los usuarios que acceden a travs de la Web a estos datos es verlos.

Ten en cuenta, si vas a poner la pgina en Internet, que hay


exploradores que no soportan los acentos o los nombres largos,
por lo que, en este caso, lo mejor es poner el nombre de la
pgina web que crees sin acentos, sin espacios y sin smbolos,
y que el nombre no tenga ms de ocho caracteres.

4. OTROS FORMATOS DE ARCHIVO

O tro formato que tambin se suele utilizar en Internet es PDF,


ya que es adecuado para documentos que van a ser ledos e
impresos, al conservar el diseo y formato de los mismos.

Para poder crear documentos PDF desde Excel debes instalar


primero un complemento o plug-in en el programa. Este complemento
est disponible para su descarga gratuita desde Microsoft Office Online.

Entre la ayuda de Excel dispones de informacin sobre los


formatos PDF y XPS, que son parecidos. El complemento permite
crear documentos a partir de libros de Excel en estos dos formatos.

10
Colocar datos en la Web

Puedes acceder a la pgina de Microsoft Office Online que


permite descargar e instalar este complemento desde la ayuda de Excel
o directamente desde un navegador web. Si accedes directamente,
debers realizar una bsqueda hasta llegar al lugar adecuado.

En este Centro de descarga de Microsoft dispones de parches,


actualizaciones, complementos, plantillas y otras utilidades para
los programas de esta empresa. Ten en cuenta que, si accedes a una
pgina de otra empresa para descargar sus complementos, el aspecto
o el proceso de descarga puede variar del de Microsoft; sigue las
instrucciones e indicaciones en cada caso concreto.

Despus
de instalar este
complemento,
en el submen
Guardarcomo, en
el men del Botn
de Office ,
aparecerlaopcin
PDF o XPS, que
permite guardar
el libro actual en
cualquiera de estos
dos formatos.

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Colocar datos en la Web

Si est activa
la casilla Abrir
archivo tras
publicacin,
tras crear
el archivo
a partir del
documento de
Excel se abrir Si seleccionas esta opcin PDF o XPS, en la seccin Optimizar
en el progra- para del cuadro que aparecer puedes seleccionar la opcin
ma que tengas
asociado en tu
correspondiente al aspecto ms importante en tu documento: el tamao
sistema a los del archivo o la calidad de impresin.
documentos
PDF (o XPS, si Si el archivo que crees tiene que tener una calidad alta, selecciona
ests creando
un documento Estndar (publicacin en lnea e impresin), mientras que, si es
de este tipo). ms importante el tamao del archivo que la calidad de impresin,
selecciona Tamao mnimo (publicacin en lnea).

Desde el botn
Opciones puedes establecer
otras opciones de creacin
del documento: el intervalo
de pginas que se publicarn,
si quieres publicar todo el
libro de Excel, las hojas
seleccionadas o las celdas
seleccionadas, etc.

Al pulsar el botn Publicar se crear el archivo PDF o XPS.


Sobre todo en el caso de crear un PDF, podras colocarlo tambin en
Internet a disposicin de los usuarios, ya que es un formato bastante
conocido y extendido.

12
Colocar datos en la Web

ACTIVIDADES

V amos a practicar lo que hemos visto en la leccin: primero


completaremos un libro de Excel y luego lo guardaremos
como pgina web.

Abre en Excel el libro Datos.xlsx, que est entre los archivos


de la leccin.

Primero vamos a aadir varios elementos a este libro. En


la Hoja1 hay una tabla con los datos de la temperatura de una
ciudad en todos los meses del ao. Escribe la funcin adecuada
en la celda B17 para calcular la temperatura media de ese ao (si
quieres, puedes ayudarte del botn de suma automtica para
introducir esta funcin).

A continuacin, inserta un hipervnculo en esta hoja, de forma


que, cuando pulsemos en la celda A2 (la que tiene el texto
Temperaturas medias), nos vayamos a la Hoja3 de este mismo
libro.

Ponte en la Hoja3 de este libro e inserta la imagen Dibujo.bmp,


que tambin est entre los archivos de la leccin. Pon esta imagen
debajo del texto que hay en esta hoja:

Inserta un hipervnculo en esta imagen, de forma que, al pulsar


en ella, se abra una pgina web de Internet. Por ejemplo, puedes
hacer que este hipervnculo abra la pgina http://www.msn.es.

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Cuando hayas hecho todas estas modificaciones, guarda el libro
con el mismo nombre (Datos.xlsx). A continuacin, gurdalo
como una pgina web, asignando el nombre Pgina1.htm a esta
pgina HTML.

Abre el navegador de Internet que tengas en tu ordenador


(normalmente suele ser Internet Explorer o Mozilla Firefox) y
muestra la pgina web que acabas de crear. Pulsa en el hipervnculo
de la Hoja1 (el que estar en el texto Temperaturas medias) y
observa cmo nos desplazamos a la Hoja3 de este libro. Luego
pulsa sobre la imagen y fjate cmo nos vamos a la direccin de
Internet que hayamos indicado (para esto, recuerda que tienes
que estar conectado a Internet; si no lo ests, el explorador no
podr mostrar esta pgina de Internet).

Para acabar, cierra el explorador de Internet y sal de Excel.


Colocar datos en la Web

SOLUCIN

V eamos primero lo que tenemos que hacer para cambiar el libro segn te indico en el
enunciado de la actividad.

Abre Excel y abre el libro Datos.xlsx (puedes utilizar la opcin Abrir del men del
Botn de Office ).

Empecemos viendo cmo insertar la funcin en la celda B17. Podemos hacerlo de


varias formas: por ejemplo, podemos seleccionar las celdas B5..B17, pulsar la flechita
que hay a la derecha de los botones Suma o y seleccionar la opcin
Promedio (el botn Suma est en la ficha Inicio de la Cinta de opciones, mientras
que est en la ficha Frmulas). Se introducir en la celda B17 la frmula
=PROMEDIO(B5:B16), que es la que calcula la temperatura media en el ao.

Otra forma de hacerlo sera ponerte directamente en la celda B17 y seleccionar


la funcin Promedio, desde la lista de los botones Suma o . Tras
comprobar que las referencias a las celdas son las adecuadas, acepta la frmula. Y otra
forma de introducir esta funcin es pulsar el botn Insertar funcin , seleccionar esta
funcin e introducir las referencias a las celdas.

Para poner el hipervnculo de esta hoja, ponte en la celda A2 y pulsa el botn ,

que est en la ficha Insertar de la Cinta de opciones. En el cuadro de dilogo que aparecer,
selecciona Lugar de este documento, en la seccin Vincular a; a continuacin, selecciona
la Hoja3 y acepta la ventana.

Al insertar el hipervnculo, Excel cambiar el tipo de letra y el tamao del texto de esta
celda. Si quieres volver a ponerlo como estaba antes, selecciona el tipo de letra Cambria,
el tamao 14, el estilo Negrita y un color rojo para la fuente de texto desde el grupo
de comandos Fuente de la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Tambin puedes indicar
todas estas caractersticas a travs de la ficha Fuente del cuadro de dilogo del Formato
de celdas (accesible desde los botones Iniciador de cuadro de dilogo de los grupos
de comandos del formato de la ficha Inicio).

Pasa a la Hoja3, ponte en la ficha Insertar de la Cinta opciones y pulsa el botn .

Selecciona la imagen Dibujo.bmp y acepta el cuadro para insertarla en la hoja. Si quieres


mover la imagen, puedes pulsar sobre ella con el ratn y arrastrarla hasta otro sitio.

Para insertar un hipervnculo a esta imagen, seleccinala y pulsa otra vez el

botn . En este caso, tienes que seleccionar Archivo o pgina Web existente

en la seccin Vincular a e introducir la direccin de la pgina en el campo Direccin.

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Una vez hayas insertado el hipervnculo en esta imagen, si pulsas en ella te irs hasta
la direccin que has puesto. Si quieres seleccionar la imagen, mantn pulsada la tecla
mientras pulsas con el ratn en la imagen.

Guarda el libro pulsando el botn Guardar o a travs de la opcin Guardar del


men del Botn de Office .

Accede a la opcin Guardar como - Otros formatos del men del Botn de Office .
En el cuadro de dilogo que se abre, selecciona el formato Pgina Web (*.htm;*.html)
en la lista Tipo, selecciona la opcin Todo el libro, escribe el nombre Pgina1.htm y
guarda la pgina. Tambin podras asignar un ttulo para la pgina web que se crear o
pulsar el botn Publicar para indicar el elemento a publicar como pgina web y si quieres
volver a publicar automticamente la pgina cada vez que se modifique el libro origen de
Excel.

Abre tu navegador de Internet (normalmente, puedes acceder a los navegadores desde


el men de Inicio de Windows) y abre el archivo Pgina1.htm que acabas de crear.
Pulsa en el hipervnculo de la Hoja1 y luego en el de la Hoja3, comprobando que te llevan
adonde deben.
Final

ACTIVIDADES

E n esta actividad final vamos a practicar varias de las cosas


que hemos visto durante el curso. Crearemos un libro de
Excel en el que introduciremos frmulas, funciones y grficos, aparte
de otras cosas.

Introduce los siguientes datos en un libro nuevo de Excel.


Fjate que tienes que poner en negrita los textos de los ttulos, y
pon tambin el ancho de las columnas de la A a la D a 18:

Este libro nos servir para calcular el tiempo que podemos


tardar en ir de una ciudad a otra, segn la distancia que haya entre
ellas y segn la velocidad a la que vayamos. Cuando hayas escrito
estos datos, pon el formato segn te indico a continuacin:

Vamos a escribir las frmulas que calculen lo que queremos.


Primero tienes que escribir, en la celda B4, una frmula que
calcule los kilmetros por minuto, a partir de los kilmetros por
hora que indicamos en la celda A4. Para calcular los kilmetros
por minuto, como una hora tiene 60 minutos, sera:

kilmetros por minuto = kilmetros por hora / 60

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En las celdas D8 a D12 tienes que escribir las frmulas que
calculen los minutos que tardaremos en recorrer esa distancia,
segn el valor de kilmetros por minuto que tenemos en la celda
B4. Para calcular este tiempo, tienes que seguir la frmula:

tiempo (minutos) = distancia / kilmetros por minuto

Establece el formato de las celdas D8..D12 a Nmero, sin


ninguna cifra decimal. Pon el formato de la celda B4 como
Nmero tambin, pero con dos cifras decimales.

Para comprobar que has escrito las frmulas bien y que


todo funciona correctamente, prueba a cambiar el valor de los
kilmetros por hora (el valor de la celda A4) y fjate cmo cambia
el tiempo que necesitamos para recorrer esta distancia.

Ponte ahora en la Hoja2. En esta hoja pondremos las notas de


unos alumnos durante el curso, en la asignatura de matemticas:

Esta hoja nos servir para obtener la nota final de cada alumno,
que se calcular segn las notas de los distintos exmenes y la de
los trabajos que haya hecho el alumno durante el curso. Primero,
escribe las funciones adecuadas en las celdas de la columna F
para calcular la nota media de los cuatro exmenes.

A continuacin, calcularemos la nota final, en las celdas de la


columna H. Esta nota final ser la nota media ms los puntos que
tenga el alumno por los trabajos.

Para acabar con esta hoja, pon un formato condicional a las


celdas de las notas (que son las celdas B6..F8 y H4..H8), de
forma que, si la nota es menor que 5, el texto de la celda aparezca
en color rojo.

Pasa a la Hoja3 para seguir con la actividad e introduce los


siguientes datos:
ACTIVIDADES

Esta hoja tendr los resultados de una votacin en varias


provincias. Lo primero que tienes que hacer es calcular el nmero
total de votos que ha obtenido cada partido; pon este resultado en
las celdas de la fila 8.

Luego aplica algunos estilos de celda a las celdas de la tabla.


Por ejemplo, puedes aplicar un estilo a la primera fila de ttulos,
otro a los nombres de las ciudades, otro a la ltima fila con los
totales y otro a los datos propiamente dichos. Tu hoja puede tener
un aspecto similar al siguiente:

Para finalizar, crea un grfico con los datos de esta tabla.


Los datos que se representarn en el grfico sern los de las
celdas A3..F7, el tipo de grfico ser de Columnas y el subtipo
Columna agrupada 3D. En el eje de categoras (eje X) deben
aparecer las provincias, mientras que los distintos partidos estarn
representados en las distintas series del grfico.

Pon tambin el texto Provincia en el eje de categoras (eje X)


del grfico y el texto Votos en el eje de valores (eje Z). Sita el
grfico en una hoja de grfico.

Con este grfico podrs ver, de una forma rpida, qu partido


ha ganado en cada provincia y comparar los resultados de los
distintos partidos en cada provincia.

Guarda el libro con el nombre Final.xlsx y sal de Excel.

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Final

SOLUCIN

E
libro:
n esta actividad combinaremos varias de las caractersticas de Excel que hemos visto
hasta ahora. Aqu te indico varias cosas que tienes que tener en cuenta para crear el

Escribe los datos en el libro que aparece al abrir Excel. Seguro que no tienes ningn
problema para hacer esto. Recuerda que puedes indicar el formato del texto de las celdas
a travs de los controles y botones del grupo de comandos Fuente de la ficha Inicio
de la Cinta de opciones; indica la alineacin centrada de los distintos textos en negrita
desde el grupo de comandos Alineacin. Tambin puedes utilizar el cuadro de dilogo del
Formato de celdas para establecer todas estas caractersticas.

En cuanto a los bordes, puedes usar el botn Bordes , mientras que el color
de relleno de las celdas lo puedes indicar con la paleta de colores del botn Color de
relleno (tambin desde el grupo de comandos Fuente). Tambin puedes usar el
cuadro del Formato de celdas para indicar estos formatos.

La frmula de la celda B4 es sencilla, porque est formada simplemente por una


divisin. La forma ms fcil de introducirla es ponerte en esta celda, escribir el signo
igual ( = ), hacer clic en la celda A4 (para que se introduzca una referencia a esta celda en
la frmula) y, a continuacin, escribir el resto de la frmula, que ser /60. Con todo esto,
la frmula resultante ser:
=A4/60

Por supuesto, tambin puedes escribir esta frmula directamente en la celda; al escribir
A4, Excel sabr que te ests refiriendo a esa celda.

Ponte ahora en la celda D8, para escribir la frmula que va ah. Segn lo que hemos
dicho en el enunciado, esta frmula ser la distancia (que tenemos en la celda C8) dividido
por la velocidad (los kilmetros por minuto, que tenemos en la celda B4):
=C8/B4

Puedes escribir la frmula directamente en la celda o escribir el signo igual ( = ), hacer


clic en la celda C8, escribir el signo de divisin ( / ), hacer clic en la celda B4 y aceptar
la frmula.

Si copiamos esta frmula en las celdas que estn debajo (las celdas D9 a D12), las
referencias a las celdas se actualizarn (es decir, se introducirn las frmulas =C9/B5,
=C10/B6...). Esto no es exactamente lo que queremos, ya que el valor por el que dividimos
(la celda B4) no debera cambiar, sino que debera ser siempre el mismo. Para evitar esto,
una vez que hayas introducido la frmula de la celda D8, pon el cursor en la referencia de
la celda B4 y convirtela en una referencia absoluta, pulsando la tecla . La frmula
se quedar entonces como:
=C8/$B$4

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Ahora ya podemos copiar la frmula de la celda D8 en las celdas de bajo, con lo que se
introducirn las frmulas =C9/$B$4, =C10/$B$4, =C11/$B$4 y =C12/$B$4.

Para finalizar con esta hoja, el formato de las celdas lo puedes establecer a Nmero, con las
cifras decimales indicadas, a travs de la ficha Nmero del cuadro del Formato de celdas.

Despus de introducir los datos de la Hoja2, escribe las funciones de la columna F.


Recuerda las distintas formas de que dispone Excel para hacer esto: selecciona las celdas
B4..F8, pulsa en la flechita del botn Suma o y selecciona la funcin
Promedio; selecciona las celdas F4..F8 y selecciona la funcin Promedio a travs de estos
mismos botones; ponte en la celda B4 e introduce la frmula manualmente (pulsando el botn
Insertar funcin , seleccionando la funcin PROMEDIO e indicando las referencias a
las celdas B4..E4 como argumento), y luego copia esta funcin en las celdas de debajo.

De cualquiera de las maneras, las frmulas que se tienen que introducir en las celdas son:

Celda F4: =PROMEDIO(B4:E4)


Celda F5: =PROMEDIO(B5:E5)
Celda F6: =PROMEDIO(B6:E6)
Celda F7: =PROMEDIO(B7:E7)
Celda F8: =PROMEDIO(B8:E8)

En las celdas de la columna H, calcularemos la nota final con frmulas. Ponte en la


celda H4 y escribe la frmula =F4+G4 (recuerda que, la forma ms sencilla de introducirla
es escribir el signo igual ( = ), pulsar en la celda F4, escribir el signo de suma ( + ) y hacer
clic en la celda G4. Copia esta frmula en las celdas de debajo, con lo que se quedarn:

Celda H4: =F4+G4


Celda H5: =F5+G5
Celda H6: =F6+G6
Celda H7: =F7+G7
Celda HF: =F8+G8

Selecciona las celdas en las que vas a aplicar el formato condicional y despliega el
men del botn ; selecciona la opcin Resaltar reglas de celdas -
Es menor que. En la ventana que aparecer, escribe el valor 5 en el campo de la izquierda
y selecciona Texto rojo en la lista de la derecha. Para indicar el formato, tambin podras
seleccionar la opcin Formato personalizado en esta lista e indicar manualmente el
formato que se aplicara a las celdas que cumplieran la condicin.
Tras aceptar la ventana del formato condicional, podrs ver que, en los exmenes que
el alumno haya suspendido, la nota aparece en color rojo. Si la nota media o la nota final
es suspenso, tambin se ve en color rojo.

Para que las notas medias y finales se vean mejor, puedes poner estas celdas con el
formato de Nmero, con una cifra decimal.

Pasemos a lo que tenemos que hacer en la Hoja3. Tras escribir los datos, selecciona las
celdas B4..F8 y pulsa el botn Suma o . Con esto pondrs en las celdas
de la fila 8 la funcin SUMA, para calcular el nmero total de votos de cada partido. sta
es la forma ms rpida y sencilla de hacer esto, pero recuerda que tambin puedes hacer
lo mismo de otras formas.

Para poner los estilos a las celdas, selecciona primero las celdas adecuadas y luego
elige el estilo desde la lista del botn , que est en la ficha Inicio de la
Cinta de opciones. Tambin puedes poner en negrita las celdas de la primera y ltima
filas (la fila con los encabezados o ttulos y la de los totales), as como centrar los textos
de la primera fila de la tabla.

Para crear el grfico, selecciona las celdas A3..F7, despliega el men del botn

y selecciona el subtipo Columna agrupada 3D (que es el primer subtipo en la seccin


Columna en 3D, en el men de este botn).

Tras crear el grfico, pulsa el botn de la ficha Diseo (entre las herramientas

contextuales del grfico), para cambiar los datos representados en las filas y columnas del
grfico, de forma que en el eje de categoras (eje X) se representen las provincias.

Para mostrar los rtulos o ttulos en los ejes del grfico, selecciona un diseo de grfico que
tenga estos elementos (desde la lista Diseo de grfico de la ficha Diseo) o indcalo desde

el men del botn (que est en la ficha Presentacin de la Cinta de opciones).

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Si quieres cambiar el aspecto del grfico, puedes seleccionar un estilo para el mismo
desde la lista Estilo de diseo de la ficha Diseo.

Utiliza el botn de esta misma ficha Diseo para indicar que el grfico se debe

mostrar en una hoja de grfico, y no incrustado en una hoja de clculo.

Si quieres, puedes probar a cambiar el grfico, modificando el aspecto de sus elemento


(color de fondo o de contorno, sombras, etc.), aadiendo algn elemento ms (por ejemplo,
las etiquetas de datos en la parte superior de cada columna), etc., para que el grfico se
muestre como ms te guste.

Pulsa el botn Guardar de la Barra de herramientas de acceso rpido o accede


a la opcin Guardar del men del Botn de Office para guardar el libro, poniendo
el nombre que te indico en el enunciado de la actividad.
Formato de prrafo (I)

1. ALINEACIN DEL TEXTO

E l formato de un texto es el aspecto que tiene, segn el tipo


de letra, su tamao, color, alineacin, sangra, interlineado,
separacin de caracteres y otras caractersticas que ya iremos viendo.

Hay tres tipos de formatos que puedes aplicar al texto de un


documento:

Formato de carcter: tipo de fuente, tamao, color, etc.

Formato de prrafo: alineacin, interlineado, sangra,


tabulaciones, etc.

Formato de pgina: alineacin vertical, paginacin, etc.

Hasta ahora hemos visto cmo escribir y darle formato de carcter


al texto cambiando el tipo de fuente, color, negrita, cursiva, etc. Veamos
cmo dar formato a los prrafos.

El formato de prrafo consiste en cambiar la posicin de sus


lneas de texto para que tenga un mejor aspecto.

La Alineacin es la forma de colocar las lneas de texto de un


prrafo respecto a los mrgenes derecho e izquierdo de la pgina:

Alinear a la izquierda: lneas pegadas al margen izquierdo de


la pgina, con el borde derecho del texto de forma desigual.

Centrar: sita cada lnea de texto entre los mrgenes derecho e


izquierdo.

Alinear a la derecha: lneas pegadas al margen derecho de


la pgina, dejando el borde izquierdo del texto de forma
desigual.

Justificar: lneas pegadas al margen izquierdo y derecho


poniendo espacios entre las palabras, excepto la ltima lnea.
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Formato de prrafo (I)

Para aplicar los distintos tipos de alineacin, pulsa los botones

siguientes:

La alineacin
se aplica a to-
das las lneas
de texto del
prrafo donde
sites al cursor Fjate en que, para justificar el texto, Word pone espacios entre
o a todo el tex-
to que hayas
las palabras. As todas las lneas, excepto la ltima, ocupan el espacio
seleccionado. entre el margen izquierdo y derecho.

Si quieres alinear varios prrafos, tienes que seleccionarlos


primero.

La divisin automtica de palabras que hayas hecho a un


documento cambiar al aplicar una alineacin.

Para aplicar un determinado tipo de alineacin a un texto debes


tener en cuenta:

Si quieres aplicar una determinada alineacin a todo el


documento y an no has empezado a escribirlo, la alineacin
que elijas se mantendr en todo el texto.

Si quieres aplicar una alineacin a todo o parte del documento


pero ya has escrito el texto, selecciona el texto y aplica la
nueva alineacin. Ten en cuenta que, si escribes ms texto,
el nuevo texto seguir la alineacin del prrafo anterior.

Para alinear un determinado prrafo, no es necesario


seleccionarlo previamente, simplemente sita el cursor en
alguna parte del prrafo y aplica la alineacin que quieras.

2. LA BARRA DE REGLA

C on la barra de regla puedes ajustar el ancho del margen de las


pginas y utilizar tabulaciones.

Como ya sabes, El margen de la pgina es el espacio entre el


borde del papel y donde empieza el texto.

Te recuerdo que cada pgina tiene cuatro mrgenes: izquierdo,


derecho, superior e inferior.

2
Formato de prrafo (I)

Si muestras el documento en la vista Diseo de impresin, vers


La barra de
regla pue-
cmo aparece una regla horizontal para indicar los mrgenes izquierdo
des ocultarla y derecho; y otra regla vertical, para indicar los mrgenes superior e
o mostrar- inferior de la pgina.
la cuando
quieras con la
opcin Regla Si la pgina se muestra muy grande para verla toda entera en la
en la ficha Vis- pantalla, puedes hacerla ms pequea utilizando el control deslizante
ta o pulsando
el botn Regla
Zoom que est en la barra de estado.
.
La escala de la regla est graduada en centmetros. Al cambiar el
tamao del documento con el zoom, la escala de la regla se adapta a
su tamao.

En ambos extremos de la regla horizontal hay dos zonas de color


oscuro, que indican los lmites de los mrgenes de la pgina.
Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3
Formato de prrafo (I)

Puedes ajustar los mrgenes arrastrando los marcadores margen


izquierdo de la pgina y margen derecho de la pgina.

Si muestras la ficha Diseo


de pgina y pulsas Mrgenes
del grupo Configurar pgina,
se despliega y puedes elegir
unos determinados mrgenes ya
prefijados.

Tambin puedes seleccionar la


opcin Mrgenes personalizados,
mostrndose un cuadro de dilogo
donde puedes indicar el ancho de
los cuatro mrgenes de la pgina.

Tambin pue-
des mostrar
este cuadro de
dilogo pul-
sando el botn
Iniciador del
cuadro de
dilogo del
grupo Confi-
gurar pgina.

Como siempre, si escribes ms texto en el documento o cambias


su formato, el texto se readapta al documento.

4
Formato de prrafo (I)

3. SANGRAR EL TEXTO

L a sangra es la separacin que hay desde el borde del texto


hasta los mrgenes.

Desde la barra de regla puedes cambiar la sangra en el borde


izquierdo y derecho del texto. Para ello, arrastra uno de los marcadores
hasta otra posicin en la regla.

Haciendo clic sobre uno de los marcadores y arrastrando hasta


otra posicin en la regla, se desplaza el borde del prrafo del texto en
el que est el cursor.

No debes confundir los mrgenes con las sangras.

El margen es la distancia existente entre el borde fsico del


papel y el rea de texto.

La sangra es una distancia adicional que se mide a partir


del margen y que se utiliza para estructurar el texto o para
crear el efecto deseado.

En la parte izquierda de la barra de regla puedes arrastrar cualquiera


de los tres marcadores:

Sangra primera lnea : slo cambia la sangra de la primera


lnea del prrafo.

Sangra francesa : cambia la sangra de todas las lneas del


prrafo, excepto de la primera lnea.

Sangra izquierda : cambia la sangra de todas las lneas del


prrafo.
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Formato de prrafo (I)

Otra forma de ajustar la sangra


del prrafo es indicando el valor
de la sangra en Aplicar sangra,
dentro del grupo Prrafo de la ficha
Diseo de pgina.

Hay dos valores: uno para la sangra izquierda y otro para la


sangra derecha .

Otra forma de ajustar la sangra es en el cuadro que aparece al


pulsar Iniciador del cuadro de dilogo del grupo Prrafo.

En la seccin Sangra puedes indicar la distancia entre los bordes


del texto y los mrgenes de la pgina.

Para aumentar o disminuir la sangra izquierda, tambin puedes


pulsar los botones Disminuir sangra y Aumentar sangra ,
dentro del grupo Prrafo en la ficha Inicio.

Cada vez que cambias la sangra, el borde del texto se desplaza


hasta uno de los puntos de la regla que tiene en la parte de abajo: son
las tabulaciones.

6
Formato de prrafo (I)

4. UTILIZAR LAS TABULACIONES


O tro elemento que puedes poner en la barra de regla son las


tabulaciones. Vamos a ver para qu puedes utilizarlas.

Los puntos Slo con hacer clic en la barra de regla, se crea una tabulacin. Si
que hay en la pulsas la tecla Tab , el cursor salta a la siguiente tabulacin.
parte de abajo
de la barra de
regla son las En el extremo izquierdo de la barra de regla est el botn de
tabulaciones tabulacin con un smbolo en forma de L. Cada vez que lo pulsas,
que vienen
por defecto
cambia el tipo de tabulacin.
separadas por
1,25 cm.

stos son los tipos de tabulaciones disponibles:

Tabulacin izquierda : el texto se coloca a la derecha


de la tabulacin.

Tabulacin centrada : el texto se sita con la tabulacin


en el centro.

Tabulacin derecha : el texto se coloca a la izquierda de


la tabulacin.

Tabulacin decimal : el texto escrito antes del punto o


coma decimal se sita a la izquierda de la tabulacin y el
escrito despus estar a la derecha.

Barra de tabulacin : lnea vertical que se muestra


alineada con la tabulacin.

Adems de las tabulaciones anteriores, desde el botn de


tabulacin puedes incluir en la barra una Sangra de primera
lnea o una Sangra francesa .

Supn que te has equivocado en la tabulacin y quieres cambiarla


de sitio o borrarla. Para quitar una tabulacin, slo tienes que arrastrarla
fuera de la regla y desaparece. Tambin puedes arrastrarla a otra parte
de la regla para situarla en otro lugar.

Si quieres aadir tabulaciones con mayor precisin, puedes hacerlo


escribiendo la posicin en de la tabulacin en la regla indicndolo en
centmetros.

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Formato de prrafo (I)

Para ello, pulsa Iniciador del cuadro de dilogo del grupo


Prrafo y, en el cuadro que aparece, pulsa el botn Tabulaciones...

Una vez has puesto todas las tabulaciones en la regla, pulsando

slo la tecla Tab , trasladas el cursor de una tabulacin a otra.


Como ves, las tabulaciones te pueden servir para organizar datos


en forma de columnas.

5. CARACTERES NO IMPRIMIBLES

A dems del texto del documento, Word pone una serie de


marcas para indicar espacios, tabulaciones, formatos, etc.

Todas estas marcas o cdigos son invisibles, pero puedes hacer


que se muestren u oculten pulsando el botn Mostrar todo .

En el texto anterior se ven los cdigos o marcas. Observa que en


la separacin entre palabras hay un pequeo punto que Word interpreta
como un espacio. El carcter significa final de prrafo y se inserta
cada vez que pulsas la tecla .

8
Formato de prrafo (I)

No debes borrar ninguna de estas marcas. Por ejemplo, si


borras el signo de nal de prrafo, se pierde el formato del
prrafo que est situado despus de ese signo.

Por eso, si borras alguna por un descuido, debes restablecerlas


inmediatamente pulsando el botn Deshacer .

Este tipo de cdigos o marcas slo sirven para comprobar lo que


realmente has introducido. Por ejemplo, puede que en lugar de una
tabulacin hayas introducido espacios.

Pulsa el Botn de Office , pulsa el botn Opciones de Word.


y selecciona la opcin Mostrar.

En el apartado Mostrar siempre estas marcas de formato,


puedes indicar qu caracteres no imprimibles quieres mostrar en el
documento.

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Formato de prrafo (I)

ACTIVIDADES

E n estas actividades tienes que escribir el texto y darle


el formato adecuado para que se vea como te muestro a
continuacin:

Pon en marcha Word y utiliza un nuevo documento.

Ajusta los marcadores de sangra y escribe el texto del ttulo


centrado con la fuente Times New Roman a 12, en negrita, con
subrayado y de color marrn.

El texto del prrafo que est debajo del ttulo ir en fuente


Arial con un tamao de 11.

Prepara las tabulaciones y escribe los subttulos EQUIPO,


DEPORTE y PUNTUACIN con fuente Verdana a 12, en
negrita, con subrayado y de color azul.

Aade los datos en fuente Tahoma a 10 separando cada bloque


por una lnea de guiones pulsando la tecla .

Sal de Word y guarda el documento con el nombre que


quieras.

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Formato de prrafo (I)

SOLUCIN

E n estas actividades tendrs que dar formato a los prrafos y aplicar tabulaciones para
organizar el texto en columnas:

Pon en marcha Word desde el men Inicio o haciendo doble clic en el icono de un
acceso directo.

Muestra la barra de regla si no aparece. Para visualizarla, activa la opcin Regla en la


ficha Vista o pulsa el botn Regla , que est en la barra de desplazamiento vertical de
la ventana del documento.

Arrastra el marcador de sangra derecho hasta el 12 de la escala de la regla.

Selecciona la fuente Times New Roman y tamao 12 en las listas de Fuente y Tamao
de fuente en el grupo Fuente de la ficha Inicio. Pulsa Negrita y Subrayado .

Escribe el texto del ttulo en maysculas. Para centrarlo, pulsa el botn Centrar .

Selecciona el ttulo y pulsa la parte derecha del botn Color de fuente . Al


desplegarse, pulsa en la opcin Ms colores y elige un color marrn.

Pulsa la tecla para aadir otro prrafo.

Primero ajusta el tipo de fuente Arial y tamao de 11. Despus escribe el texto. Para
adaptarlo a los dos mrgenes laterales, pulsa el botn Justificar .

Estando el cursor en el prrafo, ajusta el marcador de sangra izquierda y el de primera


lnea para que el texto se vea como aparece en el enunciado.

Aade otro prrafo pulsando la tecla .

Asegrate de que el botn de tabulacin tenga el aspecto de tabulacin izquierda


y haz clic en la posicin 2 de la regla.

Pulsa en el botn de tabulacin hasta que tenga el aspecto de tabulacin centrada


y haz clic en la posicin adecuada de la regla para incluir la tabulacin.

Haz lo mismo para seleccionar y colocar la tabulacin derecha en la posicin de la


regla que se ve en el enunciado.

Selecciona la fuente Verdana a 12, en negrita.

Pulsa la tecla Tab y escribe EQUIPO. Repite lo mismo para escribir DEPORTE,
y PUNTUACIN a nivel de cada una de las tres tabulaciones.

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Selecciona EQUIPO y pulsa el botn Subrayado . Repite lo mismo con los
subttulos DEPORTE y PUNTUACIN.

Selecciona toda la lnea de subttulos, pulsa el botn Color de fuente , pulsa en


la opcin Ms colores y aplica un color azul.

Aade un nuevo prrafo.

Pulsa en el botn de tabulacin hasta que tenga el aspecto de tabulacin decimal


y haz clic en el 9 de la regla.

Cambia la fuente a Tahoma y el tamao a 10 y escribe los datos de las columnas.

Para separar los bloques de distintos deportes, escribe una lnea de varios guiones
pulsando varias veces la tecla .

Si quieres ver cmo debe quedar el documento, puedes abrir el archivo Torneos.docx,
que encontrars entre los Trabajos de la leccin.

Para guardar el documento, pulsa el Botn de Office en la ventana de Word y,


en el cuadro de dilogo que aparece, pulsa Guardar o Guardar como. Tambin puedes
pulsar el botn Guardar .

Para cerrar Word, pulsa el Botn de Office y, en el cuadro de dilogo que aparece,
pulsa X Salir de Word. Tambin puedes pulsar Cerrar en la ventana de Word.
Formato de prrafo (II)

1. ESPACIO ENTRE LAS LETRAS

H ay veces en que para resaltar un texto, puedes aumentar el


espacio entre sus letras, para darle otro aspecto. Para ello,
puedes poner t mismo espacios entre las letras, pero esto es lento y
aburrido.

Word puede hacer este trabajo por nosotros. Lo primero que hay
que hacer es seleccionar el texto al que vas a ajustar la separacin entre
sus letras o caracteres.

Pulsa el botn Iniciador de cuadro de dilogo en el grupo


Fuente... y, en el cuadro de dilogo que aparece, muestra la ficha
Espacio entre caracteres.

En la lista Espaciado puedes elegir la separacin que quedar


entre los caracteres o letras del texto:

Normal: espacio que tenga el tipo de letra.


Expandido: aumenta el espacio entre las letras.
Comprimido: disminuye el espacio entre las letras.

En la lista En: de la misma lnea, puedes indicar la cantidad de


espacio que quieras exactamente.

En la Vista previa puedes ver cmo aumenta o disminuye la


separacin entre los caracteres del texto al cambiar los parmetros del
cuadro de dilogo.
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Formato de prrafo (II)

2. INTERLINEADO Y ESPACIADO

V amos a seguir viendo ms cosas sobre el formato de los


prrafos.

Una de las cosas que puedes hacer es ajustar el espacio entre


las lneas de texto de los prrafos y tambin la separacin entre los
prrafos.

El interlineado sirve para indicar el alto de cada lnea de texto del


prrafo. La separacin o espacio entre las lneas depende del tipo de
letra o fuente que utilices y de su tamao.

Una forma de cambiar el interlineado, es pulsando el botn


Interlineado en el grupo Prrafo de la ficha Inicio. Entonces se
despliega mostrando varias opciones.

Puedes elegir entre los valores que aparecen en el men. Por


ejemplo, si eliges 2,0, el texto seleccionado se separa con doble
espacio.

Con las opciones Agregar espacio antes del prrafo y


Agregar espacio despus del prrafo , puedes aadir espacio entre
los prrafos.

Otra forma de aadir con precisin espacio antes y despus de un


prrafo, es indicndolo en Espaciado, que est en el grupo Prrafo de
la ficha Diseo de pgina.

Si pulsas el botn Interlineado y seleccionas Opciones de


interlineado, aparece el cuadro de dilogo Prrafo.

2
Formato de prrafo (II)

Desplegando la lista Interlineado puedes indicar el alto de cada


lnea de texto del prrafo.

stos son los tipos de interlineado que puedes elegir:

Sencillo: el interlineado es el mismo que el alto del tipo y


tamao de fuente que utilices.

1,5 lneas: el espacio entre las lneas aumenta una lnea y


media.

Doble: el espacio entre las lneas ser el doble. Si el tamao


de la fuente es de 12 puntos, el interlineado doble es de 24
puntos.

Mnimo: Word ajusta el espacio entre las lneas para


acomodar tamaos de fuentes o grcos ms grandes, que
de otra forma no entraran en el interlineado indicado.

Exacto: interlineado jo que no se ajusta a la fuente, por lo


que, si hay partes del texto que no se ven completamente
porque la tapa la lnea siguiente o la anterior, tendrs que
aumentar dicho interlineado.

Mltiple: puedes aumentar o reducir el interlineado en


cualquier porcentaje.

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Formato de prrafo (II)

Word utiliza por defecto el interlineado Sencillo.

En la seccin Espaciado puedes establecer la separacin entre un


prrafo y otro:

Anterior: espacio de separacin antes del prrafo.


Posterior: espacio de separacin despus del prrafo.

Segn el tipo de interlineado que selecciones, en la parte de abajo


del cuadro de dilogo puedes ver en la Vista previa el aspecto que
tendrn las lneas de los prrafos.

Cuando escribes el texto de un documento, los prrafos estn


juntos. Si quieres separarlos unos de otros para cambiar el aspecto del
documento, es mejor ajustar el espacio entre prrafos que introducir
prrafos en blanco pulsando la tecla Intro
.

3. AADIR BORDES Y SOMBREADO

H ay funciones de Word que sirven para mejorar el aspecto del


texto de los documentos.

Por ejemplo, para destacar un ttulo o un prrafo, por ser ms


importante que los otros, puedes poner:

Bordes: lneas que rodean a un prrafo.


Sombreado: rellena el prrafo de un color.

Para aplicar los bordes y sombreados

a un prrafo, slo tienes que poner el

cursor sobre sus lneas. Tambin puedes

seleccionarlo todo o la parte del prrafo

a la que vayas a poner un borde o un

sombreado.

Despus, para aplicar un borde, pulsa

la parte derecha del botn Bordes


y,

cuando se despliega, selecciona el tipo

de borde que quieras aplicar: superior,

inferior, derecho, izquierdo, etc.


Para eliminar cualquier tipo de


borde que hayas aplicado a un prrafo,
selecciona la opcin Sin borde.

4
Formato de prrafo (II)

Tambin podemos establecer un tipo de borde no slo con una lnea,


sino con distintas formas y colores. Para ello, pulsa la parte derecha del
botn Bordes y selecciona la opcin Bordes y sombreado...

Pulsando el
botn Lnea
horizontal,
podrs elegir
entre distintos
tipos de lneas
para incluir
una lnea
horizontal de
separacin
del texto en
un documen-
to cuando
pulses el botn
Bordes
y selecciones
Lnea hori-
zontal.

En la ficha Bordes tienes que seleccionar y ajustar algunos


parmetros para elegir la forma del borde.

En la seccin Valor eliges el tipo de borde: Ninguno, Cuadro,


Sombra, 3D y Personalizado.

En la lista Estilo puedes elegir la forma o tipo de lnea para el


Para cambiar borde. Puedes recorrer la lista arrastrando la barra de desplazamiento.
el ancho del
borde que Recuerda que un borde no es ms que un conjunto de lneas que
rodea a un p-
rrafo, desplaza rodean un determinado prrafo.
los marcadores
de la sangra Si quieres ocultar o mostrar alguna de las partes del borde, en la
derecha y
sangra iz- seccin Vista previa pulsa los botones Borde izquierdo , Borde
quierda en la derecho , Borde superior , Borde inferior para las lneas
barra de regla. que forman el borde: izquierda, derecha, arriba y abajo.

En las listas Color y Ancho puedes elegir estas dos caractersticas


de las lneas del borde.

Una vez tengas elegido el formato del borde, acepta el cuadro de


dilogo. Todo lo que abarca el prrafo donde estaba el cursor se ver
rodeado por el borde.
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Formato de prrafo (II)

El Sombreado consiste en rellenar


el prrafo de un color que puedes elegir
entre los que hay en este cuadro.

Para rellenar de color un prrafo


con un sombreado, pulsa en la parte
derecha del botn Sombreado y
elige el color que quieras aplicar.

Puedes elegir cualquier color de los


que se muestran o seleccionar la opcin
Ms colores... para elegir otros colores.

Para ver el aspecto que tendr el prrafo con un color, puedes


situar el puntero del ratn en uno de los colores y vers el prrafo con
el sombreado de ese color.

Para eliminar un sombreado, selecciona la opcin Sin color.

Otra forma de ajustar el sombreado de un prrafo es desplegando


el botn Bordes , seleccionando la opcin Bordes y sombreado...
y mostrando la ficha Sombreado.

En Relleno puedes elegir el color del sombreado. En la lista Estilo


eliges el nivel de claridad del sombreado con el color del relleno que
hayas elegido.

Cmo siempre, en la Vista previa puedes ver cmo quedar el


efecto en el texto antes de aplicarlo.
6
Formato de prrafo (II)

4. LETRA CAPITAL

S i te fijas en la primera letra de este prrafo que ests leyendo,


vers que es ms grande que las otras. Lo mismo sucede con
la primera letra de todos los captulos de este manual. A este tipo de
letra se le llama letra capital.

Seguro que en algunos libros, peridicos o revistas has visto cmo


la primera letra del texto era mucho ms grande que las otras y que
incluso ocupaba dos o tres lneas.

Para convertir en letra capital la

primera letra de un prrafo, primero

Si seleccionas
sita el cursor en cualquier parte del

la primera prrafo.

palabra del
prrafo antes
de aplicar la
Despus, muestra la ficha Insertar
letra capital, y pulsa el botn Letra capital en el
Word convierte grupo Texto.
en letra capital
toda la pala-
bra. Puedes elegir entre situar la letra capital En texto o fuera de l,
En margen. Para quitar una letra capital, elige la opcin Ninguno.

Si seleccionas Opciones de letra capital..., se muestra un cuadro


de dilogo donde puedes indicar otras opciones.

Segn la opcin que elijas


en la Posicin, la letra capital
puede ir incluida en el bloque de
texto o fuera de l, en el margen.

En la seccin Opciones
puedes indicar el tipo de Fuente
de la letra capital, y establecer
el nmero de Lneas que ocupa
la letra y la Distancia desde el
texto a la que debe quedar.

Puedes pulsar dentro del


marco para poder editar el texto
de la letra capital, cambiar su
tamao, color, etc.

Combinando bordes y sombreado en la letra capital, puedes


aplicarle un recuadro para conseguir un mejor aspecto.

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Formato de prrafo (II)

ACTIVIDADES

A qu te indico lo que tienes que hacer en estas actividades:

Pon en marcha Word.

Abre el documento La Navidad.docx, que encontrars entre


los Trabajos de la leccin.

Este documento tiene un ttulo principal, varios subttulos


escritos en maysculas y el texto de cada uno de los captulos.

Aplica la alineacin de forma que el ttulo est centrado, los


subttulos a la izquierda con un poco de sangrado y el resto del
texto ajustado a los dos mrgenes.

Ajusta la separacin entre los prrafos para que no queden


pegados unos a otros. Ten en cuenta que los subttulos deben
quedar ms separados del prrafo anterior que del siguiente.

Incluye una letra capital en la primera letra del primer prrafo


del texto del primer captulo, con la posicin En texto, la fuente
Lucida Calligraphy ocupando 2 lneas y de color azul oscuro.
Al resto de prrafos, les sangras la primera lnea.

Cambia el color del texto del ttulo y de los subttulos y les


aades bordes y sombreados.

El ttulo debe ir en fuente Comic Sans MS a 16 de tamao, en


negrita y un color verde al texto. Aplica luego un Borde del tipo
Cuadro con color verde algo oscuro y un sombreado de color
verde ms claro.

A los subttulos les aplicas una fuente Calibri a 14 de tamao,


en negrita y un color canela oscuro al texto, con un sombreado de
color amarillo claro.

Cuando termines cierra el programa Word y te guardas el


documento con el nombre que quieras.

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Formato de prrafo (II)

SOLUCIN

S i tienes alguna duda de cmo hacer las actividades que te he indicado, consulta los
puntos que siguen:

Pon en marcha Word desde el men Inicio o haciendo doble clic en el icono de un
acceso directo.

Pulsa el Botn de Office y despus el botn Abrir. En el cuadro Abrir, selecciona


la carpeta donde se encuentra el archivo y abre el archivo La Navidad.docx.

Sita el cursor en el texto del ttulo y pulsa el botn Centrar para centrarlo.

Selecciona todo el documento, excepto el ttulo, y pulsa Justificar para adaptarlo


a los dos mrgenes laterales.

A las lneas de texto siguientes las seleccionas y aplicas la Alineacin izquierda :

A) Turrones de coccin (Alicante, Jijona, guirlache, terrnico, etc.)


B) Turrones de molienda (mazapanes, turrn de piedra, etc.)

Sita el cursor en el primer subttulo (INTRODUCCIN) y arrastra el marcador de


sangra de la primera lnea hacia la derecha para aplicar algo de sangrado al texto.

Sita el cursor en el texto del ttulo. Muestra la ficha Diseo de pgina y en Espaciado
ajusta el espaciado anterior a 6 pto y el posterior a 18 pto.

Para el espaciado del resto del texto, primero lo seleccionas y despus le aplicas un
espaciado anterior de 0 pto y posterior de 12 pto.

Haz lo mismo con el primer subttulo para ajustar el espaciado anterior a 18 pto y el
posterior a 6 pto.

El formato de los subttulos lo aplicars slo al primero y despus lo copias al resto de


subttulos con el botn Copiar formato .

Para convertir en letra capital la primera letra de un prrafo, sita el cursor sobre el
prrafo. Despus, en la ficha Insertar, pulsa el botn Letra capital en el grupo Texto y
elige Opciones de letra capital...

Selecciona la opcin En texto y elige la fuente Lucida Calligraphy ocupando 2 lneas


y acepta para crear la letra capital.

Muestra la ficha Inicio y pulsa la parte derecha del botn Color de fuente . Al
desplegarse, elige un color azul oscuro.

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Para sangrar la primera lnea de un prrafo, en la barra de regla arrastra el marcador
de sangra de la primera lnea hacia la derecha.

Para el ttulo aplica una fuente Comic Sans MS a 16 de tamao, en negrita y un color
verde al texto.

Para aplicar el borde y el sombreado, sita el cursor sobre el ttulo, pulsa en la parte
derecha del botn Bordes , selecciona la opcin Bordes y sombreado... y muestra la
ficha Bordes o la ficha Sombreado para ajustar cada uno de ellos.

Para el ttulo, en la ficha Bordes seleccionas el borde de tipo Cuadro y despliegas la


lista Color para elegir un color verde oliva algo oscuro. En la ficha Sombreado despliegas
la lista Relleno y seleccionas un color verde oliva ms claro.

Selecciona el texto del primer subttulo y le aplicas una fuente Calibri a 14 de tamao,
en negrita y un color canela oscuro al texto. Despus, pulsas la parte derecha del botn
Sombreado y seleccionas el color amarillo claro.

Haz doble clic en el botn Copiar formato y haz clic a la izquierda de cada una de
las lneas de texto con subttulos para aplicarles el mismo formato que al primero. Cuando
termines, pulsa la tecla .

Puedes abrir el documento La Navidad Final.docx, que encontrars entre los Trabajos
de la leccin, para ver cmo debera quedar el documento una vez lo hayas terminado.

Para guardar el documento, pulsa el Botn de Office en la ventana de Word y,


en el cuadro de dilogo que aparece, pulsa Guardar o Guardar como. Tambin puedes
pulsar el botn Guardar .

Para cerrar Word, pulsa el Botn de Office y, en el cuadro de dilogo que aparece,
pulsa X Salir de Word. Tambin puedes pulsar Cerrar en la ventana de Word.
Formato de pgina (I)

1. ALINEACIN VERTICAL DEL TEXTO

V amos a ver cmo darle formato a las pginas.

En Word puedes ajustar el texto verticalmente dentro de la pgina.


Esto es til cuando la pgina no tiene mucho texto, como puede ser una
portada de un proyecto o trabajo.

Puedes indicar una determinada alineacin vertical del texto


en lugar de aadir lneas en blanco, es decir, crear prrafos pulsando
repetidamente la tecla Intro .

La alineacin vertical es una caracterstica del formato de pgina y


no del prrafo, ya que realmente est indicando cmo debe distribuirse
todo el texto de la pgina entre los mrgenes superior e inferior.

La alineacin vertical no puede verse en el modo de vista Borrador.


Para comprobar el resultado, debers ver el documento, bien en Vista
preliminar o bien en el modo de vista Diseo de impresin.

Para aplicar la alineacin vertical, pulsa el botn Iniciador de


cuadro de dilogo en el grupo Configurar pgina y muestra la
ficha Diseo. Despliega la lista Alineacin vertical y elige la opcin
que quieras.

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Formato de pgina (I)

Al desplegar la lista Alineacin vertical puedes elegir entre


cuatro opciones:

Superior: ajusta la parte superior del texto con el margen


superior. Esta alineacin es la que aparece por omisin.

Centrada: los prrafos se ajustan con respecto al centro de la


pgina, a medio camino entre el margen superior e inferior.

Justificada: distribuye los prrafos de forma equilibrada entre


los mrgenes superior e inferior.

Abajo: ajusta la parte inferior del texto con el margen inferior.

2. SALTOS DE PGINA

C uando abres un nuevo documento, Word crea una pgina para


que comiences a escribir.

A medida que vas escribiendo, cuando el texto llena toda la


Al insertar un pgina, Word aade una pgina nueva para que puedas seguir poniendo
salto de p-
gina manual, texto. As, el documento tendr las pginas que necesite para contener
Word desplaza el texto que escribas.
los siguien-
tes saltos
de pgina
automticos
para ajustar-
los a la nueva
distribucin de
pginas, pero
no mover de
posicin los
saltos de p-
gina manua-
les que hayas
puesto.

Cuando vamos escribiendo y Word tiene que crear una nueva


pgina, incluye una separacin entre ellas llamada salto de pgina
automtico.
2
Formato de pgina (I)

T puedes insertar un salto de pgina en cualquier lugar del


documento, por lo que se llamar salto de pgina manual. Para ello,
primero sita el cursor en el punto del documento donde quieras que
comience la nueva pgina.

Los saltos A continuacin, muestra la ficha Insertar y pulsa el botn Salto


de pgina de pgina. Para ver la marca de un salto de pgina manual, tienes que
automticos
no se pueden mostrar los caracteres no imprimibles pulsando, en la ficha Inicio, el
eliminar. Para botn Mostrar todo .
eliminar un
salto de p-
gina manual,
seleccinalo y
pulsa la tecla
.

Si pulsas en el botn Pgina en blanco, se insertan dos saltos de


pgina manuales, uno detrs del otro, dejando entre ellos una pgina
en blanco.

En el texto siguiente se muestran los dos tipos de saltos de pgina,


el automtico y el manual.

La forma de mostrarse un salto de pgina depende del modo


de vista en el que ests:

En la vista Borrador un salto de pgina automtico aparece


como una lnea de puntos horizontal, mientras que un salto
de pgina manual se ve de la misma forma, pero con las
palabras Salto de pgina incluidas en la lnea y slo se ve
si pulsas el botn Mostrar todo .

En la vista Esquema no aparecen los saltos de pgina


manuales ni automticos.

En las vistas Diseo de impresin, Lectura de pantalla


completa y Vista preliminar, el salto de pgina,
independientemente de su tipo, se muestra tal y como
aparecer al imprimirse, es decir, como una separacin
entre una pgina y otra.

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Formato de pgina (I)

Para ver la distribucin en pginas del documento, lo mejor es


mostrarlo con la vista Diseo de impresin con el aumento de Zoom
adecuado para ver varias pginas.

Si insertas un salto de pgina despus del primer prrafo de una


pgina de dos lneas, el resto pasa a la pgina siguiente, quedando una
pgina con slo dos lneas que estn entre los saltos de pgina.

3. BORDE DE PGINA

V eamos cmo poner un borde a toda una pgina para adornarla.


Puede servirnos para decorar la portada o varias pginas de
una revista o de un libro.

Para poner un borde a la pgina, en la ficha Diseo de pgina,


pulsa el botn Bordes de pgina.

4
Formato de pgina (I)

Esta ficha es prcticamente igual que la de Bordes para los


prrafos, pero aqu puedes elegir el dibujito que se aplicar como borde
de la pgina seleccionndolo en la lista Arte.

Hay muchos diseos para aplicar en el borde de pgina. Seguro


que entre ellos hay alguno que te gusta.

Aplica bordes En la lista Aplicar a puedes elegir entre aplicar el borde a Todo el
de pgina
a algunas documento o slo a algunas pginas o secciones. Una seccin es una
pginas de tus parte de un documento en la que puedes aplicar ciertas propiedades
documentos slo a esa parte sin que afecte al resto del documento.
para mejorar
su aspecto.
Cuando ya tengas ajustados los parmetros necesarios, pulsa
Aceptar para crear el borde en la pgina.

Si ests mostrando el documento con la vista Borrador, como el


borde de la pgina no se ve con esta vista, Word te cambiar a la vista
Diseo de impresin.

Para ver todo el borde de la pgina que se sita por la zona de los
mrgenes, cambia el Zoom para poder ver toda la pgina entera.

Si pulsas el botn Color de pgina en la ficha Diseo de pgina,


puedes elegir el color de fondo que se aplicar a todas las pginas del
documento.
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Formato de pgina (I)

ACTIVIDADES

stas son las actividades que tienes que hacer:

Pon en marcha Word y abre el documento La Navidad.docx,


que encontrars entre los Trabajos de la leccin.

Separa en la primera pgina los tres primeros prrafos donde


pone:

Informacin de costumbres tradicionales


La Navidad
Valencia, 10 de diciembre de 2007

Distribuye los tres prrafos de la primera pgina en vertical


para que ocupen toda la pgina.

Adorna todas las pginas, excepto la primera, con un borde de


pgina utilizando el motivo siguiente: .

Sal de Word y guarda el documento con el nombre que


quieras.

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Formato de pgina (I)

SOLUCIN

P ara ayudarte a hacer las actividades que te he indicado en esta leccin, aqu te muestro
algunos consejos para hacerlas:

Pon en marcha Word desde el men Inicio o haciendo doble clic en el icono de un
acceso directo.

Pulsa el Botn de Office y despus el botn Abrir. En el cuadro Abrir, selecciona


la carpeta donde se encuentra el archivo y abre el archivo La Navidad.docx.

Muestra el documento en el modo de vista Diseo de impresin utilizando los botones


que hay a la derecha, en la barra de estado.

Para separar en la primera pgina del documento a los tres primeros prrafos, inserta un
salto de pgina manual despus del tercer prrafo. Veamos estos pasos con ms detalle.

Sita el cursor al final del prrafo donde pone: Valencia, 10 de diciembre de 2007.
Despus muestra la ficha Insertar y pulsa el botn Salto de pgina.

Sita el cursor al principio del documento pulsando las teclas + .

Para distribuir los tres prrafos de la primera pgina en alineacin vertical, pulsa el
botn Iniciador de cuadro de dilogo en el grupo Configurar pgina y muestra la
ficha Diseo. Despliega la lista Alineacin vertical y elige la opcin Justificada para
que las tres lneas de los tres prrafos se sitan distribuyndose a lo largo de la pgina.

En la ficha Vista, pulsa el botn Una pgina para ver toda la pgina completa.

Vuelve a situar el cursor al final del prrafo donde pone: Valencia, 10 de diciembre de
2007. Despus pulsa la tecla para eliminar el espacio hasta el final de la pgina.

Sita el cursor al principio del documento y, en la ficha Diseo de pgina, pulsa el


botn Bordes de pgina.

Despliega la lista Arte y selecciona el diseo . Despliega la lista Aplicar


a y selecciona Esta seccin - Todas excepto primera pg. Acepta para aplicar el borde.

Para guardar el documento, pulsa el Botn de Office en la ventana de Word y,


en el cuadro de dilogo que aparece, pulsa Guardar o Guardar como. Tambin puedes
pulsar el botn Guardar .

Para cerrar Word, pulsa el Botn de Office y, en el cuadro de dilogo que aparece,
pulsa X Salir de Word. Tambin puedes pulsar Cerrar en la ventana de Word.

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Formato de pgina (II)

1. MANTENER EL TEXTO JUNTO

H ay veces en las que, al final de una pgina, las lneas de un


prrafo no caben y hay unas lneas al final de una pgina y el
resto de lneas estn al principio de la pgina siguiente.

Para que el aspecto del texto quede bien, es mejor que ningn
prrafo quede dividido entre dos pginas.

Para mantener juntas todas las lneas del ltimo prrafo de una
pgina cuando est dividido entre dos pginas, primero sita el cursor
en el prrafo que est dividido.

Despus, en la ficha Inicio, pulsa el botn Iniciador de cuadro


de dilogo en el grupo Prrafo y muestra la ficha Lneas y saltos
de pgina.

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Formato de pgina (II)

Dentro del apartado Paginacin hay cuatro opciones para que


puedas controlar el que un texto permanezca junto o no:

Control de lneas viudas y hurfanas: impide que se imprima


la ltima lnea de un prrafo en la parte superior de la pgina
(lnea viuda) o la primera de un prrafo en la parte inferior de
la pgina (lnea hurfana).

Conservar con el siguiente: si quieres que varios prrafos


seguidos se muestren juntos en la misma pgina, sita el cursor
en cualquier lugar del primer prrafo y, si son varios prrafos,
seleccinalos y activa esta opcin.

Conservar lneas juntas: las lneas de un prrafo se muestran


siempre unidas en una misma pgina.

Salto de pgina anterior: para mantener un prrafo al principio


de la pgina, coloca el cursor en el prrafo y activa esta opcin.
De esta forma, Word inserta un salto de pgina inmediatamente
antes del prrafo. Siempre puede eliminarse desactivando la
opcin con la que lo has insertado.

En todo caso estas opciones slo sirven para los casos en los que
el salto de pgina de una pgina a otra sea automtico.

Si la divisin se produce por un salto de pgina manual, tendrs


que ser t mismo quien arregle la distribucin del texto.

Debes tener en cuenta lo siguiente a la hora de ajustar la


paginacin de un documento en Word:

El texto oculto, al hacerse visible, afectar a los saltos de


pgina.

La divisin de palabras puede afectar a los saltos de pgina,


al crearse ms o menos lneas en un prrafo. Por ello, es
recomendable ajustar la divisin de palabras antes que la
paginacin.

La inclusin de notas al pie de pgina har que Word deje


espacio para ellas y salte a la pgina siguiente.

Los grcos no pueden dividirse, por lo que se trasladarn


enteros a la pgina siguiente si no caben en la anterior.

2
Formato de pgina (II)

2. NUMERAR LNEAS

S eguro que alguna vez te habrn dicho: Busca y lee la pgina


23 del libro. Entonces vas pasando pginas mirando su
nmero hasta encontrar la pgina que te han dicho y te pones a leerla.

Para ir rpidamente a una de las pginas de un documento muy


largo, necesitas que sus pginas estn numeradas. A veces, incluso
tambin las lneas tienen que estar numeradas.

Veamos primero cmo


podemos numerar las lneas
de texto en los documentos
de Word.

Para ello, muestra la


ficha Diseo de pgina y
pulsa el botn Nmeros de
lnea para desplegarlo.

Puedes elegir entre distintas opciones, segn cmo quieras


numerar las lneas del documento:

Ninguno: elimina los nmeros de lnea del documento.

Continua: incluye en el margen izquierdo un nmero de lnea


a nivel de cada lnea, desde la primera a la ltima lnea del
documento.

Reiniciar en cada pgina: incluye un nmero de lnea, pero en


cada pgina comienza desde el nmero 1.

Reiniciar en cada seccin: incluye un nmero de lnea, pero


en cada seccin comienza desde el nmero 1.

Suprimir del prrafo actual: elimina los nmeros de lnea del


prrafo en el que se encuentra el cursor, reenumerndose las
lneas a partir del siguiente prrafo.

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Formato de pgina (II)

Tambin puedes configurar la numeracin de lneas para que se


adapte a lo que quieras hacer con el documento.

Para ello, pulsa el botn Nmeros de lnea y elige Opciones de


numeracin de lneas... En el cuadro de dilogo que aparece, pulsa el
botn Nmeros de lnea.

En el cuadro Nmeros de lnea,


tienes que activar la opcin Agregar
nmeros de lnea.

Si quieres que la numeracin de


lneas comience en un nmero que no
sea el 1, lo escribes en Iniciar en.

En Desde el texto puedes poner


la distancia entre los nmeros de lnea
y el borde izquierdo del texto.

En Intervalo puedes poner cada cuntas lneas quieres que se vea


el nmero de lnea, por si no quieres que se vea en todas las lneas.

Tras pulsar el botn Aceptar, las lneas se muestran numeradas


como hayas indicado.

Si eliges Reiniciar en cada pgina, la numeracin de lneas


vuelve a comenzar a partir de 1 o del nmero que hayas puesto en
Iniciar en, en cada pgina.

En la siguiente numeracin de lneas, en Intervalo se ha indicado


un 2 para que se muestre uno de cada dos nmeros de lnea.

4
Formato de pgina (II)

3. NUMERAR PGINAS

P ara numerar las pginas de un documento, muestra la ficha


Insertar y pulsa el botn Nmeros de pgina.

Puedes desplegar las


opciones Principio de pgina,
Final de pgina, Mrgenes
de pgina o Posicin actual,
dependiendo de en qu parte
de la pgina quieras colocar los
nmeros de pgina.

En cada opcin (Principio de pgina, Final de pgina, etc.)


puedes desplegar una galera de diseos y elegir un diseo de nmero
de pgina.

Al incluir el nmero de pgina al final de la pgina, se incluye


dentro de lo que se llama Pie de pgina. Se muestra entonces una
nueva ficha llamada Diseo en la cinta de opciones.

Si pulsas el botn Nmero de pgina y eliges Formato del


nmero de pgina, se muestra un cuadro de dilogo para establecer el
formato de los nmeros de pgina.

Si despliegas la lista Formato de nmero, puedes elegir si


numeras las pginas con nmeros, con letras, etc., bien en maysculas
o en minsculas.
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Formato de pgina (II)

Las formas de numerar las pginas pueden ser:

Nmeros arbigos (1, 2, 3, ...)

Nmeros romanos tanto en maysculas (I, II, III, IV, ...)


como minsculas (i, ii, iii, iv, ...)

Letras minsculas (a, b, c, d, e, ...) o maysculas (A, B, C,


D, ...)

En Iniciar en puedes indicar el nmero con el que quieres que


comience la numeracin.

Si la primera pgina del documento es una tapa o una portada, no


se muestra el nmero de pgina. Para que no se muestre el nmero de
pgina en la primera pgina del documento, sita el cursor en el pie de
pgina y activa la opcin Primera pgina diferente.

Si, adems, quieres que la segunda pgina del documento comience


con el nmero de pgina 1 en lugar de con el 2, en Iniciar en debes
indicar un 0.

Puedes eliminar los nmeros de pgina de un documento pulsando


el botn Nmero de pgina y seleccionando la opcin Quitar nmeros
de pgina.

Una vez hayas terminado de dar formato a los nmeros de pgina,


pulsa el botn Cerrar encabezado y pie de pgina .

4. DIVIDIR EN SECCIONES

U n concepto importante en Word es el de seccin. En muchas


ocasiones, para aplicar un formato a una parte del documento
y no a otra, es necesario dividir el documento en unas partes llamadas
secciones.

Un documento se puede dividir en cualquier nmero de secciones


y dar el formato que quieras a cada seccin.

Una seccin puede ser tan corta como un nico prrafo, ocupar
una o varias pginas o ser tan larga como el documento entero.

En Word puedes dividir un documento en cualquier nmero de


secciones y dar el formato que quieras a cada seccin.

6
Formato de pgina (II)

Al dividir un documento en secciones, podrs aplicar un formato


en una parte del documento y otro en otra.

Para insertar un salto de seccin, sita el cursor en la posicin


donde quieras iniciar una nueva seccin, muestra la ficha Diseo de
pgina y pulsa el botn Saltos.

Desde este botn puedes insertar saltos de pgina y tambin


saltos de seccin.

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Formato de pgina (II)

Dentro del apartado Saltos de seccin elige el tipo de salto que


indica el lugar en el que quieras iniciar la siguiente seccin.

Puedes seleccionar entre distintas posibilidades para controlar


los saltos de seccin:

Pgina siguiente: Word introduce un salto de pgina en el


salto de seccin, por lo que la nueva seccin comenzar en
la pgina siguiente.

Continua: el salto de seccin se insertar donde est el


cursor, dentro de la misma pgina.

Pgina par: la nueva seccin comenzar en la siguiente


pgina que tenga nmero par.

Pgina impar: la nueva seccin comenzar en la siguiente


pgina con nmero impar.

Los saltos de Todos los formatos de seccin, como el nmero de columnas,


seccin se orientacin de la pgina, mrgenes, bordes de pgina, etc., se almacenan
eliminan igual
que los saltos en el salto de seccin.
de pgina: lo
seleccionas y Si eliminas un salto de seccin, tambin borrars el formato de
pulsas la tecla
la seccin y el texto pasar a formar parte de la siguiente seccin,
.
adquiriendo su formato.

Si ests en el modo de vista Diseo de impresin no notars


ninguna diferencia al incluir un salto de seccin.

Puedes pasar al modo de vista Borrador para poder ver dnde


estn los saltos de seccin que tenga el documento.

A continuacin te indico algunas situaciones en las que es


necesario insertar una seccin:

Utilizar un tamao, orientacin o mrgenes del papel distinto


en una parte del documento.

Crear una zona con un nmero de columnas distinto al de


otra parte del documento.

Cambiar para una parte del documento el formato, posicin


o secuencia de los nmeros de pgina.

Crear distintos encabezados y pies de pgina.

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Formato de pgina (II)

Puedes aplicar dos saltos de seccin y dejar un cierto texto en


medio. As podrs aplicarle distintos cambios de formato al texto
encerrado en la seccin sin que le afecte al resto del documento.

Sin embargo, lo ms frecuente ser insertar un salto de seccin


de Pgina siguiente, para cambiar el formato del documento de una
pgina a otra.

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Formato de pgina (II)

ACTIVIDADES

A continuacin te indico las actividades que tienes que hacer:

Pon en marcha Word y abre el documento Aventuras.docx,


que encontrars entre los Trabajos de la leccin.

Haz que ningn prrafo quede partido o dividido entre una


pgina y otra. Si algn subttulo queda al final de una pgina, haz
que se mantenga unido al prrafo siguiente.

Numera las lneas del documento, recorre el documento y


luego quita esta numeracin.

Numera las pginas del documento de forma que en la primera


pgina comience con el nmero 2 como nmero de pgina y que
est situado en la parte inferior de las pginas y en el centro.

Guarda el documento con el nombre que quieras y sal de


Word.

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Formato de pgina (II)

SOLUCIN

S i tienes alguna duda de cmo hacer alguna de las actividades, consulta los puntos que
siguen:

Pon en marcha Word desde el men Inicio o haciendo doble clic en el icono de un
acceso directo.

Pulsa el Botn de Office y despus el botn Abrir. En el cuadro Abrir, selecciona


la carpeta donde se encuentra el archivo y abre el archivo Aventuras.docx.

Para evitar que un prrafo quede dividido entre dos pginas, recorre las pginas del
documento y si encuentras un prrafo entre dos pginas, sita el cursor sobre l.

Despus, en la ficha Inicio, pulsa el botn Iniciador de cuadro de dilogo en el


grupo Prrafo, muestra la ficha Lneas y saltos de pgina y activa la opcin Conservar
lneas juntas. Repite esto para cada uno de los prrafos divididos.

Al ajustar uno de los prrafos, el subttulo "Tierra firme" queda al final de la pgina.
Seleccinalo junto al prrafo siguiente (que estar en la pgina siguiente). Despus accede
a la ficha Lneas y saltos de pgina del cuadro de dilogo Prrafo y activa la opcin
Conservar con el siguiente.

Sita el cursor al inicio del documento pulsando las teclas + y mustralo en


modo de vista Diseo de impresin si no est en este modo.

Para numerar las lneas de texto, muestra la ficha Diseo de pgina y pulsa el botn
Nmeros de lnea para desplegarlo y elige Continua.

Pulsa la tecla para ir recorriendo las pginas del documento.

Para quitar los nmeros de lnea, pulsa el botn Nmeros de lnea para desplegarlo y
elige Ninguno.

Para numerar las pginas de un documento, sita el cursor al inicio del documento,
muestra la ficha Insertar y pulsa el botn Nmeros de pgina. Despliega la galera de
diseos de la opcin Final de pgina y elige un diseo de nmero de pgina, de forma
que el nmero quede en el margen inferior y en el centro de la pgina.

Pulsa el botn Nmeros de pgina y selecciona Formato del nmero de pgina y, en


el cuadro de dilogo que aparece, introduce 2 en Iniciar en y acepta.

Termina la numeracin saliendo del pie de pgina pulsando el botn Cerrar encabezado
y pie de pgina .

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Recorre el documento pulsando la tecla para ver que todas las pginas estn
numeradas.

Para guardar el documento, pulsa el Botn de Office en la ventana de Word y,


en el cuadro de dilogo que aparece, pulsa Guardar o Guardar como. Tambin puedes
pulsar el botn Guardar .

Para cerrar Word, pulsa el Botn de Office y, en el cuadro de dilogo que aparece,
pulsa X Salir de Word. Tambin puedes pulsar Cerrar en la ventana de Word.