Revista Cdice Vol. 5 N.
1: 85-94 / enero - junio de 2009
KOHA como solucin para la administracin de
nuestras bibliotecas
Andrs Alexander Vega Gonzlez * / Henio Jimnez Roa ** 1
Resumen
La investigacin se orient al anlisis e implementa-
cin de un prototipo de Sistema de Informacin Bi-
bliogrfico (SIB), pero principalmente a herramien-
tas que se encuentran a disposicin de la comunidad
bajo licenciamiento GLP (General Public License),
teniendo en cuenta los resultados y beneficios que
se obtendran en los mbitos administrativo y tcni-
co. Se plante el siguiente interrogante: Cmo el
manejo de un sistema de informacin bibliogrfico
con un software libre (Koha) dara respuesta a las ne-
cesidades funcionales y de servicios en pequeas bi-
bliotecas?. La respuesta se obtuvo en el momento en
que se analizaron los distintos componentes de los
sistemas de informacin y las ventajas que plantea la
automatizacin de los procesos en los centros de in-
formacin bibliogrficos. En general, Koha demostr
responder a las necesidades de las bibliotecas para
la administracin de sus fondos bibliogrficos, y, de
esta manera, garantizar la prestacin de servicios de
calidad a sus usuarios.
Palabras clave: Sistema de Informacin Bibliogrfi-
co, automatizacin de bibliotecas, catlogo pblico
en lnea.
* Profesional en Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica de la Universidad de La Salle. Correo electrnico: anlexveg@yahoo.com.ar
** Profesional en Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica de la Universidad de La Salle. Correo electrnico: henio68@yahoo.com
Fecha de recepcin: 04 de noviembre de 2008
Fecha de aprobacin: 16 de enero de 2009
2
KOHA As a Solution to the Admi-
nistration of Our Libraries
Abstract
The investigation was addressed to the analysis and
implementation of a Bibliographical Information
System prototype (SIB), but mainly to tools available
for the public under a GLP license, having in
mind the benefits and consequences that could
be obtained at the technical and administrative
levels. The following question was set out: How a
bibliographical information system as KOHA would
satisfy the functional and service needs in small
libraries? The answer was obtained through the
analysis of different components in the Information
Systems, and the advantages that the process
automation within the Bibliographic Information
Centers provides. In general, Koha answered the
requirements of libraries as to the administration
of its bibliographic funds, assuring the provision of
quality services to its users.
Keywords: Bibliographic Information System,
library automation, online public catalogue.
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Introduccin de informacin tambin pueden, ayudar a los admi-

nistradores y a las personas en general, a solucionar

La automatizacin plantea la posibilidad de definir y problemas y crear estrategias ante sus competidores

planificar los procesos y actividades que se realizan (Laudon, 1996). Es as como los sistemas de infor-

dentro de las bibliotecas, por lo que se convierte en macin especializados, tales como los sistemas de

la base fundamental que da estructura al desarrollo informacin bibliogrficos (SIB), se convierten en la

de software especializado enfocado a los servicios, y base y estructura de las actividades de las bibliotecas

de esta manera se posibilita la normalizacin y ma- y en una fuente de apoyo para la administracin en

terializacin de los procesos en un ambiente infor- la toma de decisiones que permitan optimizar el uso

mtico. de los recursos, brindar orientacin hacia la satisfac-

cin de las necesidades de los usuarios internos y

Las bibliotecas y unidades de informacin en gene- externos, y asegurar que la informacin sea exacta

ral, como centros representativos del conocimiento, y confiable, pero principalmente, que se encuentre

deben asegurar a su comunidad de usuarios los re- disponible, con el fin de suministrar productos o ser-

cursos necesarios y el mejor servicio posible, para vicios de alta calidad, de conformidad con los tres

lo cual es necesario hacer uso de las diversas herra- objetivos bsicos (Siliconvalley, 2007):

mientas tecnolgicas, indispensables hoy en da para

alcanzar estos objetivos. Los elevados costos y com- Automatizar los procesos operativos.

promisos econmicos que puede implicar la compra

Proporcionar informacin que sirva de apoyo al
de un software de automatizacin no deben conver-
proceso de toma de decisiones.
tirse en una barrera para el acceso a la tecnologa
y el cumplimiento de su misin. En este sentido, la
Lograr ventajas competitivas a travs de su im-
utilizacin de software libre representa una alterna-
plementacin y uso.
tiva til y viable, que da a da gana en calidad, utili-
zacin y reconocimiento por su aporte.
Estos sistemas en general se caracterizan por cum-

Los sistemas de informacin

plir con objetivos tales como (UPM, 2007):

bibliogrficos
Ser sistemas sencillos que sirvan a las funciones
de los distintos niveles administrativos de las
En la actualidad, los sistemas de informacin son
bibliotecas
parte esencial en el desarrollo de las funciones admi-
nistrativas de cualquier organizacin, y utilizan una
Facilitar el acceso inmediato en lnea a gran can-
gran variedad de recursos fsicos, humanos y econ-
tidad de informacin referente a las colecciones.
micos, entre otros, y se apoyan en las tecnologas de
la informacin y la comunicacin.
Contar con herramientas tecnolgicas confiables
para la recuperacin de informacin.
Un sistema de informacin se trasforma en un me-
dio con el cual los individuos de una organizacin
Brindar la capacidad interna de inteligencia y
y sus departamentos se interrelacionan con el fin de
conocimientos implcita en los sistemas.
capturar, procesar, almacenar y distribuir la informa-
cin para apoyar la toma de decisiones. Los sistemas
Combinar datos y grficas.

86 / Andrs Alexander Vega Gonzlez / Henio Jimnez Roa


Contener informacin interna y externa de la bi-
blioteca.
Asegurar una fuente de informacin de gestin
para todas las reas de la biblioteca.
Facilitar la comprensin de la informacin me-
diante el ordenamiento adecuado de las ideas.
Proporcionar la informacin de acuerdo con la
demanda de los usuarios.
Facilitar a los directivos una gestin ms gil,
mediante indicadores clave adecuados a los ob-
jetivos de la biblioteca.
Figura 1. Funciones del sistema de informacin
Elaborado por los autores
Un sistema de informacin bibliogrfico es un mo-
delo especial de sistema cuyo objeto es la recupera-
cin de informacin tcnica del material bibliogrfi-
co, posterior a los procesos de anlisis, adquisicin,
catalogacin, clasificacin, circulacin y prstamo,
entre otros, de acuerdo con las tcnicas establecidas
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Permitir acceso rpido a la informacin actual e
histrica, por medio de estadsticas e informes
especficos.
Para llevar a cabo sus procesos es necesario que un
Sistema de Informacin Bibliogrfico cumpla y rea-
lice cuatro funciones fundamentales: 1) recopilar da-
tos (entradas), almacenarlos, procesarlos y presentar-
los en forma de informacin (salidas) al usuario, para
que se adopten las medidas necesarias orientadas al
desarrollo efectivo de la gestin de los procesos y de
la informacin de la biblioteca (Ramos, 2003), como
se presenta en la Figura 1.
por los principios bibliotecolgicos, que les permite
a los usuarios seleccionar de una manera precisa y
concreta la informacin contenida en los registros
de la biblioteca. Surge, ahora, una pregunta: Cmo
aprovechar los sistemas automatizados para el bene-
ficio de las funciones dentro de las bibliotecas?
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La automatizacin de las bibliotecas
Inicialmente, para hablar de automatizacin de bi-
bliotecas, cabe destacar que las bibliotecas son un
puente entre los autores de informacin y la comuni-
dad lectora e investigativa, posterior a la realizacin
de actividades de seleccin y adquisicin, catalo-
gacin, clasificacin, acceso a los documentos, ad-
ministracin y gestin de la unidad de informacin
(Garca, 1999), todo esto con la aplicacin de nor-
mas y estndares internacionales encaminados a la
mejora progresiva de su funcin como centro de in-
formacin e investigacin. En la constante bsqueda
de la excelencia en las unidades de informacin, las
bibliotecas no han sido ajenas a la automatizacin
mediante Sistemas de Informacin Bibliogrficos
(SIB), orientados a la optimizacin de los procesos.
Qu es automatizacin?
La automatizacin, en un sentido especfico, define
el conjunto de acciones o procesos efectuados rpida
y eficientemente por medio de un computador que
sustituye al operador humano, pero que funciona
controlado o programado por ste (Garca, 1999). Es
as como la automatizacin de procesos bibliotecol-
gicos involucra:
La ejecucin automtica de las funciones tcnicas
y administrativas tales como seleccin y adquisi-
cin, catalogacin, clasificacin, acceso a los do-
cumentos, administracin y gestin de los centros
de Informacin, haciendo ms gil y efectivo el
trabajo del biblioteclogo y el personal de la bi-
blioteca1, consiguiendo racionalizar los medios y
3
mtodos de trabajo, obtener una mayor calidad de
la informacin y aumentar las posibilidades de re-
cuperacin de la misma, lo que resulta difcil de
obtener con procesos manuales (Garca, 1999).
1 Biblioteca Digital para Personas con discapacidad. En lnea:
http://www.oit.or.cr/bidiped/ Glosario.html. Consultada el 28 de
noviembre de 2007.
88 / Andrs Alexander Vega Gonzlez / Henio Jimnez Roa
De acuerdo con su misin, las bibliotecas como cen-
tro de informacin deben asegurar a la comunidad
los recursos necesarios para el acceso adecuado a
sus fuentes bibliogrficas, para lo cual es necesario
hacer uso de diversas herramientas tecnolgicas que
pueden contribuir al desarrollo de sus objetivos; en
este momento es que se involucra la automatizacin
como un elemento primordial para el control efecti-
vo sobre las colecciones. El problema de la automa-
tizacin se genera al plantearse su implementacin,
considerando los elevados costos que implican la
compra de un servidor, terminales de acceso y traba-
jo, un software (SIB) o Sistema Integrado para Biblio-
tecas, actualizaciones del software, renovaciones de
licencia y el soporte tcnico. Es aqu que se presen-
ta la oportunidad de aprovechar software con otras
caractersticas, como por ejemplo el software no
propietario distribuido bajo licencias: GNU-GLP de
cdigo fuente abierto, el cual ha logrado adaptarse
y evolucionar con recursos tecnolgicos diseados
especficamente para las bibliotecas, dando origen a
Sistemas de Informacin Bibliogrficos (SIB), tales
como Koha, que compite en forma directa con el soft-
ware de tipo propietario o comercial.
Es claro que el software libre est lejos de desplazar
al software comercial, ya que los aplicativos de es-
tos ltimos son de fcil instalacin y reciben soporte
tcnico por parte de las empresas comercializadoras.
El software libre surge como producto de una nece-
sidad, que, como en el caso de Koha, es puesto a dis-
posicin de la comunidad en general, y evoluciona
continuamente gracias al aporte de voluntarios de la
comunidad. Bajo este concepto de software libre se
da origen al proyecto de Implementacin de un pro-
totipo de Sistema de Informacin Bibliogrfico (SIB)
para la automatizacin de pequeas bibliotecas uti-
lizando el software libre Koha, presentado y puesto
a la comunidad como una opcin que integra herra-
mientas open source para el desarrollo de proyectos
de automatizacin por medio de este completo SIB.
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Qu es KOHA? thousand). Por estos factores y por los bajos recursos

con que se contaba, fue notorio que el SIB ya no se

Koha es un sistema integrado de gestin de bibliote- poda seguir utilizando, y que Koha podra estar en

cas que se destaca por estar entre los primeros que funcionamiento para el ao 2000.

se desarrolla en cdigo de fuente abierto. Koha fue

creado en 1999 por Katipo Communications, para la A finales del ao 1999, Katipo Communications y su

Horowhenua Library Trust, en Nueva Zelandia (Eyler, grupo de programadores decidieron, en asocio con

2007). La primera instalacin se logr en enero de la HTL, escribir su propio sistema, que fue liberado

2000, con la versin 1.2. En la actualidad se cuenta de comn acuerdo el primero de enero de 2000 bajo

con la versin 2.2.9 y se encuentra en fase de prue- licencia GNU, para que otras bibliotecas se pudieran

bas la versin 3.0 (Proyecto Koha, 2007). beneficiar del trabajo y cooperaran en el desarrollo
futuro del sistema.

Inicialmente, Koha fue desarrollado para la biblio-

teca Horowhenua Trust Library de Nueva Zelanda, En comparacin con otros Sistemas de Informacin

HTL (Koha, 2007), debido a que all slo se conta- Bibliogrfico, Koha se destaca porque es de fcil uso,

ba con un SIB de 12 aos de antigedad, y adems es robusto, estable y completo en su estructura frente

exista el problema de Y2K (Acrnimo de Year two a sistemas afines, como se demuestra en la Tabla 1.

Tabla 1. Koha frente a otros sistemas de informacin bibliogrficos

KOHA como solucin para la administracin de nuestras bibliotecas / 89

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Elaborado por los autores
Koha es un software que puede cumplir con funcio-
nes de automatizacin para llevar a cabo las tareas
que puede realizar una biblioteca.
En sus inicios, Koha cumpla tres funciones:
Circulacin, centro del sistema, mdulo que per-
mita a los bibliotecarios registrar prstamos y
devoluciones del material bibliogrfico.
Consulta, mediante el acceso al catlogo pblico
en lnea (Opac), en que los usuarios de la biblio-
teca localizaban libros, efectuaban bsquedas,
revisaban su cuenta y dems.
Adquisiciones, que permitan a la biblioteca
planificar su crecimiento; efectuaban compras,
reciban donaciones y realizaban descartes para
mantener la biblioteca actualizada.
90 / Andrs Alexander Vega Gonzlez / Henio Jimnez Roa
El seor Paul Polain ingres en el ao 2001 al grupo
de trabajo de Koha; agreg Marc a la estructura de
Koha el protocolo de comunicacin Z39.50, y sopor-
te en otros idiomas como el francs, chino, rabe en-
tre otros, y el espaol en 2002.
La versin 2.2.9, totalmente estable, cuenta con
59.146 lneas de programacin en su cdigo abierto
y se calcula que puede tener un costo de desarrollo
de 1.493.794,38 euros, cerca de 4.300 millones de
pesos.
Para el 2008 ya se encontraba a disposicin la ver-
sin la 3.00, de la cual se encuentra la versin Alpha
(enero), como primer paso para acercar el producto a
los usuarios de Koha y la Beta (marzo).
Koha se utiliza en pases como Alemania, Argenti-
na, Australia, Austria, Bangladesh, Blgica, Bolivia,
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Imagen 1. Presentacin del Mdulo de Administracin

Captura de imagen, navegador web, ingreso a mdulo de Administracin, interfaz de administracin.

Brasil, Brasil, Burundi, Canad, Chile, China, Cos- kistn, Repblica Democrtica del Congo, Sri Lanka,
ta Rica, Croacia, EE.UU., Egipto, Espaa, Etiopa, Sudfrica, Suecia, Suiza, Tailandia, Taiwn, Tanza-
Filipinas, Finlandia, Reino Francia, Holanda, India, nia, Kenia, Ucrania, Uruguay, Venezuela, y en Co-
Irlanda, Italia, Malasia, Nigeria, Nueva Zelandia, Pa- lombia en la Universidad Distrital.

Imagen 2. Presentacin sistema Opac

Captura de imagen, navegador web, ingreso a OPAC catlogo pblico en lnea

Koha tiene todas las caractersticas previstas en un Interfaz web simple, clara para bibliotecarios y
Sistema de informacin Bibliogrfico, incluidas usuarios, Sistema de Administracin y Opac o
(Universidad Nacional de la Plata, 2007): catlogo en lnea de acceso pblico.

KOHA como solucin para la administracin de nuestras bibliotecas / 91

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Bsqueda configurable.
Listados de lectura de los usuarios.
Sistema completo de adquisiciones, incluidos
presupuestos e informacin de tasacin.
Sistema de adquisiciones ms simple, para bi-
bliotecas pequeas.
Permite la configuracin de distintas sedes, cate-
goras de artculos y de otros datos.
Sistema de publicaciones seriadas para diarios
y revistas.
Funciona en multiplataforma, es decir, tanto en
servidores Linux como Windows y Unix.
Es un aplicativo basado en la web, por lo que
puede utilizarse en terminales brutas, es decir,
sin disco duro ni hardware especializado, para
las consultas y el manejo de la biblioteca.
Maneja un vasto repertorio de informes, reportes
y estadsticas favorecidas por el uso de una base
de datos relacional.
Facilita la captura de datos de catalogacin y
funcionalidades por medio del protocolo de co-
municaciones Z39.50.
Sistema de catalogacin Marc.
Mdulo de catalogacin personalizado.
Gestin de recursos on-line y fsicos con la mis-
ma herramienta.
Avisos a usuarios por correo electrnico sobre
prstamos vencidos y otros eventos.
92 / Andrs Alexander Vega Gonzlez / Henio Jimnez Roa
Impresin de cdigos de barras.
Mdulo de gestin de colecciones seriadas.
Mdulos completos de catalogacin, circulacin
y adquisiciones para la gestin del inventario de
la biblioteca.
Opac basado en la web (permite al pblico con-
sultar el catlogo desde cualquier ubicacin) y
compatible con estndares para permitir lectores
de pantalla (para no-videntes).
Entorno multitarea que permite realizar simult-
neamente actualizaciones de circulacin, catlo-
go y adquisiciones.
Provee mejoras para superar muchos de los pro-
blemas ms comunes a la hora de realizar bs-
quedas.
Las tecnologas de correccin ortogrfica, soun-
dex y separacin en trminos hacen que los
usuarios puedan encontrar los resultados que
quieren, independientemente de su ortografa,
variaciones de escritura o del idioma.
Se distribuye bajo la GNU-General Public License.
Conclusiones
Las bibliotecas deben adaptarse continuamente a las
demandas de sus usuarios, para generar espacios que
se orienten a la prestacin de servicios de calidad-
cantidad, mediante la optimizacin de sus proce-
sos. El desarrollo de nuevos sistemas tecnolgicos
plantea un nuevo concepto que permite a las biblio-
tecas adaptarse a la continua evolucin, sacando el
mximo provecho de las herramientas informticas
puestas a su disposicin. Es claro que la explosin
documental actual requiere atencin especial para
su almacenamiento y disponibilidad. Al almacenar

esta informacin puede garantizarse su acceso? Es en
este momento en que el profesional de la informa-
cin hace su aparicin, creando nuevas estrategias
de bsquedas, ofreciendo nuevos servicios y atra-
yendo nuevos usuarios a las bibliotecas.
La evolucin de las bibliotecas lleva al bibliotec-
logo a optimizar los procesos tcnicos, operativos y
administrativos que se realizan en la unidad de in-
formacin, considerando que:
1. La necesidad de optimizar los procesos y los re-
cursos en las bibliotecas hace necesaria la ad-
quisicin o diseo de Sistemas de Informacin
Bibliogrficos para mejorar el desarrollo de los
procesos tcnicos y, a su vez, la administracin
de los centros de informacin; Koha facilita so-
luciones adaptables a cualquier institucin por
su facilidad de acceso y uso, y por la robustez
del sistema y de cada uno de los mdulos que
lo integran.
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KOHA como solucin para la administracin de nuestras bibliotecas / 93
Revista Cdice Vol. 5 N. 1 / enero - junio de 2009
2. El actual esquema de desarrollo de software libre
es una nueva opcin que facilita el acceso a los
programas informticos para la administracin
de unidades de informacin, en contraposicin
a la adquisicin de software de carcter comer-
cial, que es altamente costoso y con caractersti-
cas similares al del software libre.
3. Para la instalacin de un software libre se hace
necesario contar con personal con conocimientos
en el rea de sistemas, ya que no se tiene el so-
porte tcnico de una casa comercial; sin embargo,
cuenta con documentos que facilitan el desarro-
llo del proceso, y comunidades que comentan sus
experiencias y colaboracin en la Internet.
4. Koha es un sistema que no exige recursos avanza-
dos de tecnologa; por el contrario, se puede ins-
talar en equipos con caractersticas mnimas de
hardware, lo que hace de ste un sistema econmi-
co de acceso libre y sin restricciones comerciales.
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