Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Versin 2.0
Direccin de Vigilancia de las Regalas
Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluacin Pgina 1 de 64
Versin 2.0
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Contenido
INTRODUCCION ................................................................................................................................ 4
1. MARCO LEGAL ..................................................................................................................... 5
2. GENERALIDADES ................................................................................................................. 6
3. DESCRIPCIN DE LAS ALERTAS ....................................................................................... 8
3.1. ALERTA POR NO REPORTE DE INFORMACIN................................................................ 8
Evento EJ-1-01 (Automtica) .............................................................................................................. 8
Evento EJ-1-02 (Automtica) .............................................................................................................. 8
Evento EJ-2-01 (Automtica) ............................................................................................................ 12
Evento EJ-2-02 (Automtica) ............................................................................................................ 13
Evento EJ-3-01 (Manual) .................................................................................................................. 14
Evento EJ-3-02 (Manual) .................................................................................................................. 14
Evento EJ-3-03 (Manual) .................................................................................................................. 15
Evento EJ-3-04 (Manual) .................................................................................................................. 15
Evento EJ-5-01 (Manual) .................................................................................................................. 15
3.2. ALERTA POR INFORMACIN INCONSISTENTE .............................................................. 17
Evento EJ-1-09 (Automtica) ............................................................................................................ 17
Evento EJ-1-11 (Automtica) ............................................................................................................ 19
Evento EJ-1-14 (Automtica) ............................................................................................................ 20
Evento EJ-1-15 (Automtica) ............................................................................................................ 21
Evento EJ-1-17 (Automtica) ............................................................................................................ 22
Evento EJ-1-22 (Automtica) ............................................................................................................ 23
Evento EJ-1-23 (Automtica) ............................................................................................................ 24
Evento EJ-2-05 (Automtica) ............................................................................................................ 24
Evento EJ-2-06 (Automtica) ............................................................................................................ 31
Evento EJ-2-17 (Manual) .................................................................................................................. 32
Evento EJ-2-18 (Automtica) ............................................................................................................ 32
Evento EJ-2-22 (Automtica) ............................................................................................................ 33
Evento ST-4-03 (Automtica)............................................................................................................ 33
Evento ST-4-06 (Manual) .................................................................................................................. 38
Evento ST-4-09 (Automtica)............................................................................................................ 38
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
INTRODUCCION
En el marco de dicha labor y a la luz del modelo de control preventivo el SMSCE ha dispuesto herramientas
informticas que tienen como objeto facilitar la gestin y el reporte de informacin de las entidades beneficiarias
y ejecutoras de recursos del SGR.
Es as como a partir del anlisis a la informacin reportada se realiza retroalimentacin a las entidades a travs
de la generacin de alertas preventivas que permiten a la entidad identificar situaciones a mejorar respecto de la
gestin de los recursos, proyectos o reporte de informacin y de esta forma adelantar acciones conducentes para
su atencin.
En el presente documento se encuentra la informacin necesaria para conocer la tipologa de alertas, los eventos
que las integran, las definiciones para su generacin, as como la forma de subsanarlas.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
1. MARCO LEGAL
Ley 1530 de 2012 - Por la cual se regula la organizacin y el funcionamiento del Sistema General de
Regalas.
Decreto 3402 de 2007- Por el cual se reglamenta parcialmente el artculo 31 de la Ley 962 de 2005 y se
dictan otras disposiciones.
Decreto 1525 de 2008 - Por el cual se dictan normas relacionadas con la inversin de los recursos de
las entidades estatales del orden nacional y territorial.
Decreto 1082 de 2015 - Por medio del cual se expide el decreto nico reglamentario del sector
administrativo de Planeacin Nacional
Resolucin 194 de 2012 - Por la cual se regula el reporte extemporneo de la informacin de las
categoras del Formulario nico Territorial FUT que se presentan a travs del Sistema Consolidador
de Hacienda de Informacin Pblica.
Resolucin 1789 de 2013 - Por la cual se dictan normas relacionadas con la operacin y registro de las
cuentas maestras para el manejo de los recursos del Sistema General de Regalas y se dictan otras
disposiciones.
Resolucin 2596 de 2013 - Por la cual se modifica la Resolucin 1789 de 2013 y se dictan otras
disposiciones
Circular 003 de 2012 - Orientaciones para el reporte de informacin de cierre de la vigencia 2011 por
las entidades beneficiarias de recursos de regalas directas y aplicacin de las normas transitorias a que
hacen referencia los artculos 135,144 y 146 del Decreto Ley 4923.
Circular 001 de 2012 - Orientaciones del administrador del SMSCE para socializar, divulgar, reportar
ejecutar recursos del SGR.
Circular 002 de 2012 - Cargue y reporte de informacin de cuentas autorizadas o registradas e inversin
temporal de excedentes de liquidez de los recursos SGR a travs de la web.
Circular 007 de 2012 - Orientaciones para la apertura, autorizacin, manejo y reporte de informacin de
la cuenta nica para la administracin de recursos de las asignaciones directas del SGR.
Circular 0041 de 2012 - Orientaciones para manejo de recursos de funcionamiento del SGR distribuidos
por la Comisin Rectora y reporte al Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluacin.
Circular 062 de 2013 - Herramienta informtica de gestin y monitoreo a la ejecucin de proyectos
GESPROY SGR.
Circular 064 de 2014 - Gestin y monitoreo ejecucin de recursos de funcionamiento del SGR y Sistema
de monitoreo, seguimiento, control y evaluacin - SMSCE
Circular 234 de 2015 - Orientaciones del Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluacin
(SMSCE) en el ciclo de los proyectos de inversin.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
2. GENERALIDADES
DEFINICIONES
Alertas: Eventos identificados respecto del registro, consistencia, reporte de la informacin al SMSCE o gestin
de los proyectos de inversin por las entidades beneficiarias de recursos, ejecutoras de los proyectos y
Secretaras Tcnicas de los OCAD, con el fin de adelantar acciones que contribuyan al uso eficiente y eficaz de
los recursos del SGR.
Evento: Situacin que se genera a partir de la informacin reportada o no reportada, por las entidades a travs
de los aplicativos SUIFP-SGR, GESPROY-SGR, CUENTAS-SGR, y del CHIP (Categoras del SGR en el
Formulario nico Territorial FUT), as como las reportadas en los formatos establecidos para registrar la
informacin respecto a los saldos del rgimen anterior de regalas, y que estn relacionadas con las alertas
establecidas por el SMSCE.
TIPOLOGAS
CDIGO NOMBRE
NRI No reporte de informacin
II Informacin inconsistente
ICO Informacin incompleta
Los 3 tres tipos alertas son el resultado de la validacin de la informacin que se reporta peridicamente en los
aplicativos Gesproy-SGR, Cuentas-SGR (mdulo de Cuentas y el mdulo de fortalecimiento) y FUT y los formatos
dispuestos para los recursos del rgimen anterior de regalas, establecidos por el SMSCE del SGR, as:
DESTINATARIO
II Informacin Inconsistente 7 5 4 16
Total 17 14 4 1 5 41
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
GENERACIN DE EVENTOS
Forma de generacin
Automtico: Son los eventos que se generan en los aplicativos forma automtica, de acuerdo a unos
criterios definidos y que no requieren validacin.
Manual: Son los eventos que se generan a partir de validaciones de informacin que no se encuentran
integrada a la base de datos del SMSCE y que involucra actuaciones de los consultores del SMSCE para
su generacin y subsanacin.
De forma trimestral, dentro de los 20 das siguientes al cumplimiento del plazo para la aprobacin y
envo en los aplicativos del SMSCE, de la informacin del ltimo mes del trimestre, se adelantar el
proceso de comunicacin de las alertas y sus eventos a las entidades beneficiarias de recursos del
SGR y ejecutoras de proyectos, mediante oficio enviado a los correos registrados de los usuarios
vigentes para la entidad.
Como se seal anteriormente, mientras se adelanta el envo de los oficios, el proceso diario de
generacin se encuentra suspendido.
Sin Subsanar: El hecho que dio origen al evento no ha sido corregido, ajustado o reportado, razn por
la cual el evento y por consiguiente la alerta se encuentra vigente.
Subsanada: El hecho que dio origen al evento fue corregido, ajustado o reportado.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Para Subsanar: Desde el aplicativo Gesproy-SGR, se debe verificar que cada una de las pestaas cuente con
el registro ACTUALIZADO de la informacin, conforme a la gestin adelantada por la entidad para la ejecucin
del proyecto a la fecha de reporte.
Previo al cargue y reporte de informacin se debe verificar con el perfil de Aprueba y enva en el botn de
Administrador de Usuarios que el perfil del usuario Elabora y Revisa para el aplicativo Gesproy SGR se
encuentre habilitado para modificar el respectivo proyecto, es decir que el proyecto se encuentre asociado al
usuario que va a registrar la informacin.
Para orientaciones referentes al registro de informacin en cada una de las pestaas del aplicativo Gesproy-SGR
consulte el material complementario y los videos tutoriales que se encuentran en el vnculo:
https://www.sgr.gov.co/SMSCE/CargueyReportedeInformaci%C3%B3n/MaterialcomplementarioGesproy.aspx
3
Circular 062 del 11 de septiembre de 2013
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Para Subsanar: Ingrese al aplicativo con el usuario y contrasea del perfil de Aprueba y Enva el cual es
asignado al Representante Legal de la entidad ejecutora del proyecto o a quien este haya delegado.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
1. Ingrese al proyecto que le est generando el evento dando clic sobre el hipervnculo que se encuentra en el
nmero BPIN.
2. Verifique que la informacin registrada en cada una de las pestaas del aplicativo corresponde con el estado
actual del proyecto y que es consistente con los documentos que lo soportan, de lo contrario a travs del
perfil Elabora y Revisa se debe realizar el registro de informacin respectiva.
3. Una vez verificado que la informacin registrada en el aplicativo se corresponde con el estado actual del
proyecto y de la gestin adelantada, con el perfil de Aprueba y Enva se ingresa a la pestaa Aprobacin.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
4. Desde el botn Adicionar Aprobacin de reporte de informacin, apruebe el perodo (mes) o los
perodos que se encuentran pendientes de ser aprobados, iniciando desde el ms antiguo al ms reciente
(siempre que aplique). Si requiere realizar un comentario que sea relevante a tener en cuenta, descrbalo en
el campo sugerido para ello.
Recuerde que la entidad ejecutora tiene hasta el da 15 (puede hacerse antes del 15) del mes siguiente de
cada perodo para aprobar y enviar la informacin actualizada del proyecto, por ejemplo, para reportar,
aprobar y enviar la informacin de noviembre de manera oportuna, tiene hasta el da 15 de diciembre. La
informacin podr ser aprobada con posterioridad al da indicado, pero ser considerada extempornea.
Recuerde que todos los perodos deben ser aprobados desde que el proyecto migre desde la
plataforma SUIFP-SGR al aplicativo GESPROY-SGR y hasta que el proyecto cuente con acto
administrativo de cierre y tal informacin se registre y apruebe en el Gesproy-SGR.
Si el proyecto fue desaprobado por el OCAD respectivo, el acuerdo de desaprobacin fue registrado y el
proyecto fue actualizado en SUIFP con el estado Desaprobado, esto no es suficiente para que migre dicha
informacin a GESPROY, el equipo de monitoreo realiza una validacin previa que consiste en validar que
el proyecto no tenga alertas, procesos precontractuales y pagos registrados, una vez se confirma tal situacin
se solicita internamente el cambio de estado en GESPROY.
Es preciso aclarar que durante el tiempo que tarde en migrar el estado desaprobado de la plataforma SUIFP
a GESPROY-SGR, la entidad tiene la obligacin de aprobar y enviar el informe mensual hasta que sea
actualizado el estado en GESPROY-SGR.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Las entidades beneficiarias de asignaciones directas del SGR que cuenten con cuenta maestra autorizada en el
marco del artculo 44 de la Ley 1530 de 20125 reportarn la informacin de la cuenta bancaria y las inversiones
temporales de liquidez constituidas con dichos recursos dentro de los 15 primeros das de cada mes a travs del
aplicativo Web de cuentas SGR.
Para Subsanar: Una vez la entidad ingrese a la plataforma debe reportar la informacin de la cuenta maestra
autorizada en el mdulo denominado: Reporte de Asignaciones Directas conforme la imagen:
Para orientacin de la forma del reporte de informacin puede consultar el manual de usuario, los videos tutoriales
y el material de ayuda dispuesto en la pgina web del SGR, en el vnculo:
https://www.sgr.gov.co/SMSCE/CargueyReportedeInformaci%C3%B3n/MaterialcomplementarioCuentas.aspx
Para Subsanar: Las entidades beneficiarias de recursos de Fortalecimiento y de los Fondos del SGR (FDR,
FCR, FCTeI y 0,5% Municipios Ribereos del Ro Grande de la Magdalena y Canal del Dique) que cuenten con
cuenta maestra registrada en marco del artculo 4 del Decreto 817 de 20146 compilado en el Artculo 2.2.4.1.2.2.3
del Decreto 1082 de 2015 deben reportar la informacin de la cuenta bancaria y las inversiones temporales de
liquidez constituidas con dichos recursos dentro de los 15 primeros das de cada mes a travs del aplicativo Web
de cuentas SGR.
Una vez la entidad ingrese a la plataforma debe reportar la informacin de la cuenta maestra autorizada en el
mdulo denominado: Reporte de Fondos conforme la imagen:
6Por el cual se modifican parcialmente los decretos 1949 de 2012 y 414 de 2013 y se dictan otras disposiciones, en relacin con el Sistema General
de Regalas
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Para orientacin de la forma del reporte de informacin puede consultar el manual de usuario, los videos tutoriales
y el material de ayuda dispuesto en
https://www.sgr.gov.co/SMSCE/CargueyReportedeInformaci%C3%B3n/MaterialcomplementarioCuentas.aspx
Para Subsanar: Con la clave asignada a la entidad ejecutora para reportar al CHIP todas las categoras de las
que tenga obligacin, se debe efectuar el reporte de la categora SGR-INGRESOS, con la informacin de
presupuestal de ejecucin de ingresos del SGR de la entidad, la cual se debe efectuar, en el perodo
inmediatamente siguiente.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Para Subsanar: Con la clave asignada a la entidad ejecutora para reportar al CHIP todas las categoras de las
que tenga obligacin, se debe efectuar el reporte de la categora SGR-GASTOS, con la informacin presupuestal
de ejecucin de gastos del SGR de la entidad, el cual se debe efectuar, en el perodo inmediatamente siguiente.
Para Subsanar: Con la clave asignada a la entidad ejecutora para reportar al CHIP todas las categoras de las
que tenga obligacin, se debe efectuar el reporte de la categora SGR-TRASNSFERENCIAS (incluye formulario
de Transferencias Enviadas y Transferencias Recibidas), con la informacin de presupuestal de ejecucin de
transferencias del SGR de la entidad, el cual se debe efectuar, en el perodo inmediatamente siguiente.
Para Subsanar: Con la clave asignada a la entidad ejecutora para reportar al CHIP todas las categoras de las
que tenga obligacin, se debe efectuar el reporte de la categora SGR-CIERRE FISCAL, con la informacin de
presupuestal de ejecucin del cierre fiscal de la bienalidad.
Para Subsanar: Las entidades beneficiarias que presentan saldos disponibles correspondientes a recursos del
rgimen anterior (regalas y compensaciones a 31 de diciembre de 2011) deben reportar trimestralmente en los
primeros 5 das los formatos denominados PROGRAMACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN
FINANCIADOS CON RECURSOS DE REGALIAS Y COMPENSACIONES DISPONIBLES A DICIEMBRE 31 DE
2011 y CERTIFICACION DE CONTRATOS SUSCRITOS POR ENTIDADES BENEFICIARIAS CON
RECURSOS DISPONIBLES A DICIEMBRE 31 DE 2011. Cabe resaltar que la informacin se debe reportar de
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
manera acumulada (de todos los proyectos y contratos que se ejecutan con cargo a los saldos disponibles del
rgimen anterior) al correo avancesejecucionsgr@dnp.gov.co.
Para orientacin de la forma de consulta de los formatos puede consultar en la pgina web del SGR, en el vnculo:
https://www.sgr.gov.co/Normativa/Gu%C3%ADasInstructivosyFormatos/FormatosGenerales.aspx
https://www.sgr.gov.co/Normativa/Gu%C3%ADasInstructivosyFormatos/Instructivos.aspx
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Para Subsanar:
3. Desplace el cursor hacia abajo de la pantalla y busque la seccin Actas del contrato y de clic en crear
Actas del contrato.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
4. Despliegue las opciones que se presentan en tipo de acta y escoja Acta de Inicio
5. Diligencie la informacin solicitada en los campos con base en el documento; al terminar de clic en el
botn GUARDAR
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
En caso que el contrato por su naturaleza no requiera acta de inicio, se deben seguir los mismos pasos, no
obstante se registra Acta de inicio no requiere
Este evento es de tipo informativo y busca poner de presente al ejecutor del no cumplimiento de la oportunidad
en la ejecucin del proyecto de acuerdo a su programacin.
Para Subsanar:
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
2. Si a la fecha de corte, la programacin inicial o actual no refleja la realidad del avance fsico del proyecto, se
procede a realizar la actualizacin de la informacin correspondiente, segn corresponda y sea consistente
con la realidad, conforme las instrucciones del Manual de Usuario Cargue de ejecucin.
Para Subsanar: La situacin antes sealada puede derivar de dos razones posibles, la primera que el contrato
no se encuentre registrado en el aplicativo Gesproy-SGR y la segunda, que encontrndose registrado, en el
aplicativo de cuentas al momento de informar el pago no se asoci de forma adecuada el cdigo BPIN del
proyecto y el nmero de contrato sobre el cual se adelant el egreso de los recursos.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Para Subsanar:
1. Verifique en la pestaa de Contratos que los contratos cargados en el aplicativo Gesproy-SGR y sus
valores sean los correctos. As mismo, valide si el valor del contrato incluye montos de recursos que
corresponden a otros proyectos, caso en el cual el contrato debe tener marcada la opcin de contratos
multiproyecto y debe tener diferenciado el monto del contrato que s corresponde al proyecto objeto de
validacin.
2. Si los contratos registrados en el aplicativo Gesproy-SGR no ejecutan mltiples proyectos y sus valores son
correctos, el evento se genera debido a que el valor de las Fuentes de Financiacin aprobadas por el OCAD,
es insuficiente para cubrir dichos compromisos; por lo cual debe verificar si para la financiacin del contrato
se consideraron fuentes o montos adicionales a los aprobados por el OCAD, caso en el cual deben registrarse
en la pestaa de Fuentes, ingresando por Otras Fuentes de financiacin, conforme las instrucciones del
manual de usuario Gesproy- SGR opcin FUENTES
3. En caso de que haya sido un error por parte de la entidad al crear el contrato en datos como son: valor del
contrato, nmero de contrato, tipo de contrato, si el contrato maneja o no mltiples proyectos, tendr la
oportunidad de modificarlos dando clic en el botn modificar contrato.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
4. De otra parte, si los contratos registran el valor correcto pero corresponden a contratos multiproyecto que no
se encuentra registrados de esta forma, realice los ajustes respectivos, conforme el manual de usuario
Gesproy-SGR numeral Seccin Detalle- Pestaa Informacin de Contratos Opcin Detalle proyectos destino
por contrato
Para Subsanar: El evento se puede derivar de dos situaciones: la primera, que la entidad no haya registrado la
informacin de procesos de seleccin o contratos adelantados con cargo al proyecto; y la segunda, que a la fecha
de reporte de la informacin no se haya adelantado procesos de seleccin o suscrito contratos con cargo a los
recursos del proyecto.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
1. En el primer caso se debe realizar el registro de la informacin pendiente, para lo cual en la pestaa de
Gestin precontractual registre el(los) proceso(s) de contratacin llevados a cabo en desarrollo del
proyecto, conforme el Manual de Usuario Gesproy-SGR o en la pestaa de Contratos Proyecto registre
el(los) contrato(s) suscrito(s) a travs de los procesos de contratacin cargados en el mdulo Gestin
Precontractual; conforme el Manual de Usuario Gesproy-SGR.
Para Subsanar: Ingrese a la pestaa de Indicadores para efectos de verificar el cumplimiento de las metas de
producto, una vez confirmada esta informacin, proceda a ingresar a la pestaa citada en donde se registrar el
avance de ejecucin correspondiente a los indicadores del proyecto.
En caso de que alguno de los indicadores del proyecto terminado sea menor del 100%, podr seleccionar de
una batera de opciones la justificacin correspondiente para la no ejecucin de los indicadores de producto y
poder as cerrar el proyecto.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Observacin: El aplicativo identifica los proyectos en estado CONTRATADO EN EJECUCION y que en los
ltimos 3 meses a la validacin de la alerta no presenta variacin en el avance fsico
Para Subsanar: En la pestaa de planeacin se verifica que alguna de las actividades presente ejecucin fsica
y que en los tres periodos anteriores al actual no registre informacin de avance fsico, una vez confirmada esta
informacin, proceda a registrar o actualizar el avance fsico del proyecto por cada una de las actividades
programadas.
Nota: Es de precisar que aunque el o los contratos asociados al proyecto se encuentren suspendidos, la alerta
se seguir generando.
Para Subsanar:
1. Inicialmente verifique en la pestaa Proyecto que las fuentes de financiacin correspondan a los
valores aprobados por el OCAD y registrados en SUIFP, dado que estos migran directamente al
aplicativo GESPROY-SGR.
2. En caso en que las fuentes registradas en SUIFP no correspondan a lo definido en el acuerdo del OCAD,
acudir a la Secretara Tcnica del OCAD y solicitar se realice la correccin correspondiente en el
aplicativo SUIFP-SGR, de tal forma que la informacin de las fuentes de financiacin corresponda con
el acuerdo de aprobacin del proyecto.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
3. Verifique que los pagos realizados a cada uno de los contratos del proyecto Contratos ingresando por
el que se encuentra en margen izquierda y pestaa Pagos del contrato parte superior izquierda
que lo registrado de manera correcta, debidamente actualizado y corresponda a la realidad del proyecto.
Recuerde que los pagos con recursos del SGR (Fondos de Compensacin Regional, Fondo de
Desarrollo Regional y recursos de Asignaciones Directas y 0,5% de Municipios Rivereos del Rio Grande
de la Magdalena y Canal del Dique) se registran en el aplicativo Cuentas-SGR, de donde migran al
Gesproy-SGR, conforme a la circular externa 002 del 8 de noviembre de 2012 expedida por el DNP.
Los pagos con recursos del SGR cuya fecha sea previa al 1 de marzo de 2013 y los pagos efectuados
con fuentes de financiacin diferentes del SGR (independientemente de la fecha de realizacin) deben
registrarse manualmente desde el aplicativo Gesproy-SGR, ingresando por mdulo de Contratos all
en la opcin Pagos del contrato se crea manualmente el pago.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Verifique si la sumatoria de los pagos reportados en cada contrato equivale a los pagos realizados a la
fecha, en caso contrario, se debe validar las situaciones sealadas en los numerales 3, 4 y 5 siguientes.
6. Recuerde verificar para aquellos contratos sobre los que se realizaron pagos de anticipos que fueron
registrados en el aplicativo, que en los pagos siguientes se haya afectado debidamente la amortizacin
de tal anticipo.
7. Por ltimo valide si el proyecto es financiado con recursos que no fueron aprobados por el OCAD, de ser
afirmativo deben registrarse en la pestaa de Fuentes, ingresando por Otras Fuentes de financiacin,
conforme las instrucciones del manual de usuario Gesproy- SGR opcin FUENTES
Determine si el ajuste procede en la cuenta de Asignaciones directas o en la cuenta de Fondos y oprima sobre
la opcion, segn corresponda.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Siguiente: Los ajustes proceden en un mes actual, en un periodo es estado En elaboracin; ingrese a dicho
mes como si fuese a reportar un movimiento:
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Siguiente: Se debe la opcin que se va ajustar, si es INGRESO o EGRESO y en el concepto, ubicar la opcin
Ajuste (cancelacin de detalles reportes anteriores):
Siguiente:
Cual: Se debe indicar el por qu se realiza el ajuste y cual periodo de ajusta.
Periodo de reporte que se ajusta: La entidad debe ubicar el periodo (que siempre ser anterior) y la cuenta
bancaria sobre la cual se est efectuando el ajuste.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Periodo de reporte que se ajusta: La entidad debe ubicar el movimiento o concepto que va ajustar, all se
debe ubicar la opcin concepto y valor.
Al picar sobre el botn Guardar se entender que el movimiento anterior fue anulado y con esto se habr
efectuado el primero paso del ajuste.
Siguiente: Si el concepto que est ajustando, tiene detalle de movimiento, se debe ingresar el ajuste hasta
dicho detalle y escoger el movimiento, para el caso, el sistema habilitara una flecha de color verde, si no,
cercirese que el valor ajustado este en valor negativo
Para ingresar el nuevo movimiento, se debe entrar a la opcin Agregar Movimientos Consolidados de la
Cuenta:
Tipo: se debe ingresar el tipo de movimiento INGRESO o EGRESO, es de aclarar que debe corresponder al
mismo tipo del movimiento que se anulo en los pasos anteriores.
Concepto: ingresar el concepto de pago o ingreso corregido, este puede obedecer a pagos de proyectos,
pagos de recursos de fortalecimiento, entre otros.
Este detalle del movimiento hace parte de una correccin: es imprescindible que la respuesta sea SI.
Periodo de reporte que se ajusta: La entidad debe ubicar el periodo y la cuenta sobre la cual se esta
ajustando, debe ser igual al ajustado en los pasos anteriores.
Al picar sobre el botn Guardar se entender que el nuevo movimiento fue creado, si el concepto ingresado
tiene detalle se debe registrar, en caso contrario all mismo aparecer la opcin de valor.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Como datos adicionales, siempre tenga en cuenta que el ajuste se compone de dos pasos, estos se deben
efectuar uno a uno.
Si solo realiza el paso uno (1) los saldos en bancos del periodo anterior, se modificarn.
1. los pagos registrados en el aplicativo Cuentas-SGR, se deben realizar los ajustes en dicho aplicativo,
conforme los pasos consignados en el presente documento en la alerta EJ-2-05.
Para Subsanar:
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
mdulo de fortalecimiento SMSCE, dar clik en la pestaa de saldos y realizar el anlisis respectivo del
reporte.
2. Validar que los pagos realizados a travs del aplicativo Cuentas-SGR, sean consistentes con los soportes
documentales, con los conceptos de fortalecimiento de la gestin y reporte de informacin al SMSCE y
de fortalecimiento de las secretarias tcnicas del OCAD, y en caso de encontrar diferencias deben
realizar el procedimiento denominado ajuste, consignado en el presente documento en el evento EJ-2-
05.
Para Subsanar: La entidad ejecutora debe realizar un diagnstico de la informacin registrada en el aplicativo
WEB de cuentas, frente a los movimientos realmente consignados en el extracto bancario. Primero, determine el
nmero de la cuenta sobre la cual se gener la alerta (cuenta de directas o cuenta de fondos), despus, revise
la cifra que est generando la diferencia entre registros.
Si la alerta se gener por una equivocacin en el registro de informacin en el aplicativo WEB de cuentas- SGR,
debe proceder a efectuar los ajustes respectivos, buscando que las cifras o los beneficiarios de los pagos
coincidan con los registrados en los extractos bancarios; para el efecto, se deben hacer los ajustes que se
consideren en el aplicativo, conforme los pasos sealados en el presente documento en el evento EJ-2-05.
Para Subsanar: La entidad territorial debe revisar la informacin reportada para analizar y evidenciar el
movimiento que gener el evento y verificar si realmente se efectu redencin de inversiones financieras con los
recursos del SGR, caso en el cual pueden presentarse las siguientes situaciones:
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
2. La entidad no adelant inversiones financieras con cargo a los recursos del SGR, caso en el cual se debe
efectuar la correspondiente correccin del registro de ingreso que origin el evento, y en caso de encontrar
diferencias deben realizar el procedimiento denominado ajuste, consignado en el presente documento en las
pginas 23 a la 28.
1. La entidad debe efectuar el reintegro del total de los recursos girados y no ejecutados del proyecto
desaprobado al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico conforme las directrices para estos reintegros,
para el caso, la Circular Externa 14 de 2014 expedida por esa entidad.
2. En el mes que se efecta el reintegro, la entidad debe registrar en el aplicativo WEB de cuentas dentro
de la pestaa de la cuenta registrada que recibi los recursos del proyecto, un egreso bajo el concepto
de Devolucin de recursos por desaprobacin de proyectos; este reintegro debe coincidir exactamente
con el valor girado inicialmente por el Ministerio.
Una vez realizada la sesin de un OCAD, corresponde a la Secretara Tcnica del mismo
registrar en el SUIFP las decisiones tomadas en la sesin. En este caso particular realizar
el registro de la aprobacin del proyecto o proyectos aprobados.
Para SUBSANAR:
1. Ingrese al aplicativo SUIFP-SGR con su usuario y contrasea. En el enlace https://suifp-sgr.dnp.gov.co.
2. Escoger el Rol Secretara Tcnica.
3. Seleccionar el men Trmites.
4. Seleccionar del Men la opcin CORRECCIONES como lo podemos ver en el siguiente cuadro:
5. Aparecer el men para elegir las acciones de CORRECCIN que desea realizar, dar clic sobre la
opcin que corresponde a Priorizar y Aprobar:
6. Digite el cdigo BPIN del proyecto que desea corregir y seleccione la vigencia del proyecto de la lista
desplegable y da clic en el botn BUSCAR.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Aparece la siguiente ventana, con la identificacin de la informacin del proyecto para adelantar trmite de
Priorizar y Aprobar, BPIN elegido:
7. De Clic en el lpiz
8. Luego ver la siguiente imagen, donde deber dar clic en Corregir aprobacin de la parte inferior de la
pantalla:
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
9. Seleccione Si o No segn corresponda para determinar si el proyecto tiene Vigencias Futuras, clic en la
opcin Presupuestar:
10. Corregir el valor correcto de las fuentes de financiacin aprobadas por OCAD, digitando el valor
aprobado teniendo en cuenta la vigencia presupuestal de donde provienen los recursos.
11. Seleccionar la Fecha de Aprobacin del Proyecto y digitar el Nmero de Acuerdo de Aprobacin del
Proyecto, tal como corresponde en la realidad y da clic en la opcin Verificar.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
12. Aparecer un aviso donde se indica Verificado con xito, puede aprobar, seguidamente de clic en la
opcin Aprobar.
13. Aparecer una ventana donde debe confirmar y alojar el Acuerdo de Aprobacin del Proyecto.
Seleccione el tipo de documento y cargue el archivo correspondiente.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Para Subsanar: La entidad pblica debe gestionar ante la Contadura General de la Nacin la creacin en el
mbito de reporte de las categoras FUT- SGR, para esto se debe elevar solicitud escrita motivada ante esa
entidad y enviar copia de la solicitud mediante correo certificado a la Direccin de Vigilancia de las Regalas.
Una vez realizada la sesin de un OCAD, corresponde a la Secretara Tcnica del mismo
registrar en el SUIFP las decisiones tomadas en la sesin. En este caso particular realizar
el registro de la aprobacin del proyecto o proyectos aprobados.
Para SUBSANAR:
Para Subsanar:
1. Verifique que la Secretara Tcnica del OCAD que aprob el proyecto haya emitido la certificacin de
cumplimiento de requisitos conforme a lo descrito en el Artculo 2.2.4.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 2015
y que dispone de dicho soporte.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
4. Ingrese la informacin que se solicita en la pantalla que se despliega, una vez registrada la informacin
de clic al botn GUARDAR
Para Subsanar:
1. Verifique que la Secretara Tcnica del OCAD que aprob el proyecto haya emitido la certificacin de
cumplimiento de requisitos conforme a lo descrito en el Artculo 2.2.4.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 2015
y que dispone de dicho soporte.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
4. Ingrese la informacin que se solicita en la pantalla que se despliega, una vez registrada la informacin
de clic al botn GUARDAR, es de precisar que dicho documento se expide posterior a la fecha del
acuerdo de aprobacin del proyecto por parte del OCAD.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Si han transcurrido los 6 meses iniciales otorgados por la norma y la entidad ejecutora no cuenta con la
Certificacin de Cumplimiento de requisitos previos al acto administrativo de apertura de procesos de seleccin
y solicit prrroga al OCAD a travs de la Secretara Tcnica del mismo por otros 6 meses, si la decisin del
OCAD es que el proyecto no ha cumplido con los requisitos, debe indicar las razones dadas por la secretara
tcnica para la no expedicin de dicho documento y proceder a la liberacin de recursos.
Para Subsanar:
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Para Subsanar: Realice el cargue del registro fotogrfico del proyecto, para lo cual debe proceder con lo descrito
en el Manual de usuario GESPROYSGR Seccin Detalle Pestaa Registro Fotogrfico.
Para Subsanar: En la pestaa Acuerdos, registre la informacin del Acuerdo expedido por el respectivo OCAD
en el cual se da cuenta de la aprobacin del proyecto (Nmero del acuerdo, fecha, y OCAD que lo emite).
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Para Subsanar: Remtase al manual del usuario de Gesproy y en la seccin Aspectos Financieros del
Contrato Pasos relacionar Fuentes Financiacin a Contratos verifique el caso en el que aplique y siga los
pasos.
Para Subsanar: La entidad debe dar click en el botn VERIFICAR REQUISITOS CIERRE para que el sistema
verifique los requisitos exigidos para el cierre del proyecto. Si la entidad cumple todos los requisitos exigidos
excepto la alerta en mencin, debe volver a pulsar el botn VERIFICAR REQUISITOS CIERRE para que
subsane la alerta y le deje avanzar del estado terminado, al estado para cierre y de esta manera se activa el
botn correspondiente para que la entidad pueda proceder a incluir el Acto Administrativo de Cierre, una vez
confirmada esta informacin, proceda a ingresar el acto administrativo de cierre del proyecto. (El archivo a cargar
no puede exceder de 3 megabyte)
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Para Subsanar: Todos los pagos efectuados desde las cuentas maestras de SGR deben corresponder a
beneficiarios de pagos producto de la ejecucin de los proyectos de inversin financiados con recursos del SGR
o a pagos en la ejecucin de recursos de Fortalecimiento, no obstante, existe un concepto genrico denominado
"Otros pagos" el cual genera un Evento que debe ser atendido por la entidad; para ello, debe ajustarse el concepto
de pago y asociarlo al proyecto desde el cual, se efectu el desembolso o remitir al DNP la explicacin pertinente
por parte del representante legal de la razn por la cual se utiliza el concepto "Otros pagos", mediante oficio
debidamente firmado al correo correo rtamasivas@dnp.go.vo.
Ahora bien en el caso que el registro no corresponda producto del anlisis efectuado por la entidad se deber
realizar los siguientes pasos:
1. Para realizar el ajuste al concepto, es necesario considerar que los ajustes proceden en un perodo que se
encuentre en estado En elaboracin.
2. Para efectuar el ajuste al movimiento anterior, la entidad debe reportar un movimiento de ingreso o egreso
segn corresponda y tomar el concepto Ajuste (cancelacin de detalles reportes anteriores) y ubicar dentro
de los campos solicitados, el perodo y el movimiento que se solicita ajustar.
Posterior a la realizacin del paso anterior, se debe proceder a realizar el movimiento de INGRESO /
EGRESO corregido. Al momento de realizarlo el aplicativo generara la pregunta Este detalle de movimiento
hace parte de una correccin? Para mayor ilustracin, el procedimiento denominado ajuste, se encuentra
consignado paso a paso en el presente documento en el evento EJ-2-05.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
La segunda, que la entidad efectivamente adelant egresos a su favor derivados de tasas, impuestos y
gravmenes o de pago de servicios generados en el marco de la ejecucin de un proyecto de inversin, en
aquellos casos donde la entidad ejecutora desarrolla de forma directa la ejecucin de algunas actividades (como
es el caso de las universidades con servicios de diplomados o especializaciones o maestras que se realizan en
la misma universidad o casos similares).
1. En el primer caso, la entidad debe realizar el ajuste en el aplicativo Cuentas-SGR al beneficiario de pago,
registrando el que sea correcto de acuerdo con los soportes de las operaciones y en caso de encontrar
diferencias deben realizar el procedimiento denominado ajuste, consignado en el presente documento
en el evento EJ-2-05.
2. En el segundo caso, el representante legal de la entidad debe enviar comunicacin suscrita por medio
de correo electrnico a la cuenta rtamasivas@dnp.gov.co, donde se seale las razones que soportan el
egreso de recursos a favor de la misma entidad.
En todo caso, cuando dicho egreso corresponda a la ejecucin de actividades de forma directa para el
desarrollo del proyecto, el mismo debe encontrarse soportado en un contrato o acto administrativo de
ordenacin del gasto, el cual debe estar registrado en el aplicativo Gesproy-SGR, con base en el cual se
afectar el egreso en el aplicativo de Cuentas-SGR, indicando el cdigo BPIN del proyecto y el nmero de
contrato o acto administrativo de ordenacin de gasto al que corresponde el pago.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Para Subsanar:
1. Debe realizarse el registro de marcacin como cuenta maestra en el aplicativo web de Cuentas-SGR, para
lo cual, la entidad en un perodo que se encuentre en elaboracin, debe dar clic en la flecha para reporte de
Datos del perodo Movimientos, Embargos e Inversiones con excedentes.
3. Se despliega una ventana con la siguiente pregunta: para la cuenta objeto del reporte se suscribi convenio
de manejo de cuenta maestra SGR ante la entidad bancaria de acuerdo con la Resolucin DNP 1789 de
2013?, escoger opcin SI:
9Por la cual se dictan normas relacionadas con la operacin y registro de las cuentas maestras para el manejo de los recursos del Sistema General
de Regalas y se dictan otras disposiciones
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
4. Para completar el proceso de marcacin, el aplicativo le solicitar anexar la certificacin bancaria que
soporte la marcacin, en la que se acredite de forma expresa que la cuenta del SGR est registrada como
maestra, conforme lo dispone la resolucin 1789 de 2013 expedida por el DNP, para lo cual en la pestaa
Soportes se debe cargar la copia del respectivo documento bancario.
Para Subsanar: Adelante el mismo procedimiento descrito para el evento anterior (Evento EJ-2-10).
Para Subsanar: El evento puede derivar de tres situaciones: la primera, que la entidad no est reportando en el
aplicativo de CuentasSGR los intereses generados sobre la cuenta bancaria; la segunda, que la cuenta bancaria
no est generando intereses y la tercera, que la entidad registr de manera errada el movimiento en el aplicativo.
1. En el primer caso, la cuenta bancaria del SGR genera rendimientos financieros y la entidad omiti el reporte
de informacin, por lo cual, debe realizarse el registro pertinente de dicho movimiento conforme se dispone
el Manual del Usuario del aplicativo CARGUE REPORTE DE INFORMACIN DE CUENTAS Y
EXCEDENTES DE LIQUIDEZ DE RECURSOS DEL SGR, numeral 2.1.1.1.2. Registro consolidado por tipo
de movimiento de la Cuenta Autorizada, por el tipo de movimiento de Ingresos, concepto rendimientos
financieros, el cual se encuentra publicado en el material complementario de los aplicativos, en el vnculo:
https://www.sgr.gov.co/SMSCE/CargueyReportedeInformaci%C3%B3n/MaterialcomplementarioCuentas.aspx.
2. En el segundo caso, la entidad beneficiaria o ejecutora debe realizar la gestin ante la entidad bancaria donde
se tiene la cuenta maestra del SGR, para que genere rentabilidad sobre todos los recursos depositados en
la misma, y una vez se generen, adelantar el reporte de los mismos conforme se defini en el numeral 1
anterior.
3. En el tercer caso, se debe realizar el ajuste conforme el procedimiento consignado en el presente documento
en el evento EJ-2-05.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Para Subsanar: La entidad designada como ejecutora de recursos del Sistema General de Regalas SGR,
deber adelantar el trmite de registro de cuenta maestra ante la Direccin de la Vigilancia de las Regalas del
DNP conforme a lo establecido en el artculo 4 del Decreto 817 de 201410 compilado en el Artculo 2.2.4.1.2.2.3
del Decreto 1082 de 2015.
La entidad para efectos de la solicitud debe tener en cuenta el tipo de recursos del SGR sobre los que ha sido
designada por el OCAD como ejecutora y tener en cuenta lo siguiente:
Si los recursos aprobados corresponden a asignaciones directas la entidad debe adelantar trmite de registro
de cuenta maestra conforme a lo establecido en la Circular del DNP 007 de 2012.
En el evento que los recursos correspondan al Fondo de Desarrollo Regional FDR, Fondo de Compensacin
Regional FCR o Fondo de Ciencia, Tecnologa e Innovacin FCTI o 0,5% de Municipios Rivereos del Rio
Grande de la Magdalena y Canal del Dique, la entidad debe adelantar el trmite de registro de cuenta maestra
segn lo establecido en la Circular 041 de 201211.
Es de indicar que las mencionadas cuentas sobre las que se solicite registro, deben ser marcadas como cuentas
maestras ante la entidad bancaria, conforme lo establece la Resolucin 1789 de 2013.
Para Subsanar: La entidad debe adelantar las gestiones ante la Secretara Tcnica del OCAD donde se aprob
el proyecto, de tal forma que a travs de sta se registre en el aplicativo SUIFPSGR la informacin de aprobacin
de dicho proyecto, para que de esta manera el proyecto en cuestin migre al Gesproy-SGR y as la entidad pueda
proceder a la actualizacin del registro de informacin en ste aplicativo.
10 Por el cual se modifican parcialmente los decretos 1949 de 2012 y 414 de 2013 y se dictan otras disposiciones, en relacin con el Sistema General
de Regalas
11 Orientaciones para el manejo de los recursos de funcionamiento del Sistema General de Regalas distribuidos por la Comisin Rectora y reporte de
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Una vez realizada la sesin de un OCAD, corresponde a la Secretara Tcnica del mismo
registrar en el SUIFP las decisiones tomadas en la sesin. En este caso particular realizar
el registro del ejecutor e interventor del proyecto o proyectos aprobados.
Para SUBSANAR:
1. Ingresar al aplicativo SUIFP-SGR con su usuario y contrasea. En el enlace https://suifp-sgr.dnp.gov.co.
2. Escoger el Rol Secretara Tcnica.
3. Seleccionar el men Trmites.
5. Se despliega una ventana con dos opciones (Se refiere a la primera vez que se va a asociar
un ejecutor) (Se refiere al cambio de un ejecutor ya asociado), como lo que se desea es
asociar ejecutor, dar clic en la opcin Asociar.
Ingreso BPIN de
proyecto.
Clic
6. Se despliega una ventana de bsqueda de proyectos, digite el cdigo BPIN del proyecto (o puede utilizar
alguna opcin de bsqueda) y de clic en lo binculos
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
8. Aparece una ventana para ingresar la informacin del ejecutor que corresponde al NIT y al Nombre del
Ejecutor para proceder a la bsqueda del mismo, es suficiente con diligenciar unos de los dos y dar clic
en los binculos de bsqueda. 13
Ingreso de la
informacin del
ejecutor
9. Se reflejarn en la parte inferior de la pantalla las opciones de ejecutores relacionados con los criterios
de bsqueda que ha ingresado.
13
Se recomienda buscar el Ejecutor por nombre con el filtro Contenga. Por ejemplo si desea buscar al municipio de San Jos de Pare, debe
seleccionar en la opcin de criterios de bsqueda Contenga y en el nombre del ejecutor Pare.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
10. Dar clic en el lpiz para el ejecutor de su proyecto; el aplicativo le mostrar la eleccin de
ejecutor que ha realizado y le preguntar si el interventor es el mismo que el ejecutor donde usted podr
responder si o no segn sea el caso.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Si en la asociacin de interventor seala la opcin No, el sistema le desplegar una ventana para digitar un
criterio de bsqueda del respectivo interventor para ser asociado:
1. De clic en binculos de bsqueda y aparecer en la parte inferior el interventor con el criterio que ha
elegido.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Para Subsanar: Dado que es una Evento de tipo informativo el representante legal de la entidad debe enviar
respuesta mediante correo electrnico a la cuenta rtamasivas@dnp.gov.co confirmando que efectivamente
cuenta con los recursos de asignaciones del SGR y no ha hecho uso de los mismos, o en el evento que se hayan
aprobado proyecto con cargo a estos, registrar tal aprobacin el aplicativo SUIFP-SGR, a travs de la Secretara
Tcnica del OCAD.
Para Subsanar:
1. Inicialmente verifique en la pestaa Proyecto que las fuentes de financiacin correspondan a los valores
aprobados por el OCAD. Si la informacin no es correcta contine con el numeral 2.
2. En caso contrario se debe acudir a la Secretara Tcnica del OCAD y solicitar se realice la correccin
correspondiente en el aplicativo SUIFP-SGR, de tal forma que la informacin de tales fuentes se
corresponda con lo registrado en el acuerdo de aprobacin del proyecto.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
3. Verifique que los pagos realizados al proyecto (en la opcin Pagos del Contrato ingresando por el botn
de Detalle que se encuentra en la pestaa Contratos) se encuentren registrados de manera correcta
y debidamente actualizados.
Recuerde que los pagos con recursos del SGR (Fondos de Compensacin Regional, Fondo de
Desarrollo Regional y recursos de Asignaciones Directas y 0,5% de Municipios Rivereos del Rio Grande
de la Magdalena y Canal del Dique) se registran en el aplicativo Cuentas-SGR, de donde migran al
Gesproy-SGR, conforme a la circular externa 002 del 8 de noviembre de 2012 expedida por el DNP.
Los pagos con recursos del SGR cuya fecha sea previa al 1 de marzo de 2013 y los pagos efectuados
con fuentes de financiacin diferentes del SGR (independientemente de la fecha de realizacin) deben
registrarse desde el aplicativo Gesproy-SGR, ingresando por el botn de Detalle que se encuentra en
la pestaa Contratos Proyecto.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Verifique si la sumatoria de los pagos reportados en cada contrato equivale a los pagos realizados a la
fecha, en caso contrario se deben validar las situaciones sealadas en los numerales 3, 4 y 5 siguientes.
Recuerde verificar para aquellos contratos sobre los que se realizaron pagos de anticipos que fueron
registrados en el aplicativo, que en los pagos siguientes se haya afectado debidamente la amortizacin
de tal anticipo.
Para Subsanar: La situacin debe validarse con la Secretara Tcnica del OCAD que en principio aprob el
proyecto, para que de encontrarse aprobado, tal aprobacin se registre en el aplicativo SUIFP-SGR (con fuentes
de financiacin) junto con la definicin de la entidad pblica designada para la ejecucin, de tal forma que dicha
informacin pueda migrar al aplicativo Gesproy-SGR.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Para Subsanar: Este evento se puede derivar de dos situaciones: la primera, que la entidad registr de forma
errnea el concepto de egreso egreso por medidas cautelares; y la segunda, que sobre los recursos del SGR
en las cuentas de la entidad efectivamente se presentaron medidas cautelares de embargo.
2. En el primer caso se debe realizar el ajuste del registro en dicho aplicativo, conforme los pasos
consignados en el presente documento en el evento EJ-2-05
3. En el segundo caso, con base en el principio de inembargabilidad de los recursos del SGR dispuesto en
el artculo 70 de la Ley 1530 de 2012, la entidad debe adelantar las gestiones pertinentes para que se
levante la medida cautelar de embargo. Una vez la medida cautelar sea levantada y los recursos del
SGR sean devueltos a la entidad, se debe registrar en el aplicativo de Cuentas-SGR el movimiento de
Ingreso a travs del concepto Reintegro medidas cautelares.
En este sentido, para que el evento no se contine generando, el valor del ingreso por reintegro de
medidas cautelares debe ser al menos igual al egreso generado en su momento por el embargo de los
recursos.
Para Subsanar:
4. Se debe revisar si la entidad ha constituido compromisos con cargo a los recursos asignados para
atender el fortalecimiento del SMSCE
5. En caso de ser afirmativo el punto anterior se debe revisar si la entidad a la fecha ya ha ejecutado pagos
con cargo a esos recursos.
6. Se deben revisar que los pagos registrados con cargo a los recursos asignados para atender el
fortalecimiento del SMSCE, se asocien al mismo.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
Para Subsanar:
1. Se deben revisar que los pagos registrados con cargo a los recursos asignados para atender el
fortalecimiento de la secretara tcnica del OCAD, correspondan a dicho concepto.
2. En caso contrario si se registraron pagos que no corresponden al concepto, se debe realizar el respectivo
ajuste.
Para Subsanar:
1. Se debe revisar si la entidad ha constituido compromisos con cargo a los recursos asignados para
atender el fortalecimiento de la secretara tcnica del OCAD
2. En caso de ser afirmativo el punto anterior se debe revisar si la entidad a la fecha ya ha ejecutado pagos
con cargo a esos recursos.
3. Se deben revisar que los pagos registrados con cargo a los recursos asignados para atender el
fortalecimiento de la secretara tcnica del OCAD, se asocien al mismo.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
En la ventana emergente denominada Reportes especficos Excel desplegar la lista de Consulta a ejecutar
y seleccionar la opcin Alertas SMSCE y en las opciones de parmetros del reporte seleccionar departamento
y nombre de la entidad. Finalmente dar clic en el botn generar archivo.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
En el archivo de Excel que se genera se puede consultar la informacin de los eventos como el perodo de
generacin, estado, cdigo, descripcin, entre otros.
Para conocer los eventos que actualmente tiene la entidad sin subsanar realice los siguientes pasos en el archivo
de Excel que gnero:
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
3. Tenga en cuenta que los eventos cambian de estado a Subsanada dependiendo de su Tipo de
Generacin. Los eventos de generacin Automtica cambian de estado aproximadamente 48 horas
despus de ajustar las variables en los aplicativos y se puede consultar la fecha de subsanacin en la
columna D.
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
6. ASISTENCIA
En el evento que la informacin contenida en el presente documento sea insuficiente para la solucin de la alerta,
para efectos de la asistencia y orientacin puede comunicarse a travs de la mesa de ayuda, a cualquiera de las
sedes del SMSCE del DNP en el pas, o con el Equipo de Monitoreo de la SMSE de la Direccin de Vigilancia de
las regalas as:
REGIONAL CARIBE I
(La Guajira, Cesar, Magdalena, Atlntico)
Direccin Sede: Calle 15 No. 3-25 Piso 7 Edificio BCH, Santa Marta
Telfono Fijo: 075-4230570 Santa Marta
Usuarios Skype: SMSCE.CARIBE.01 y SMSCE.CARIBE.01-
REGIONAL CARIBE II
(Crdoba, Sucre, Bolvar y San Andrs Islas)
Direccin Sede: Carrera 5a No. 63-15 Of. 302 Edificio Bancolombia. Montera
Telfono Fijo: 094-7892848 Montera
Usuarios Skype: SMSCE.CARIBE.02 y SMSCE.CARIBE.02-
REGIONAL PACIFICO
Direccin Sede: Calle 6 No. 1 - 42 Piso 5 Edificio Torre Centenario. Cali
Telfono Fijo: 3116007805 / 2- 6606969 - Cali
Usuarios Skype: SMSCE.PACIFICO.01 y SMSCE.PACIFICO.02
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co
REGIONAL LLANOS
Direccin Sede: Calle 39 No 30 A-43 Piso 2. Villavicencio
Telfono Fijo: 3175125638 / 078-6730581 Villavicencio
Usuarios Skype: SMSCE.LLANOS.02
Calle 26 # 13 19 Cdigo Postal 110311 Bogot, D.C., Colombia PBX 381 5000 www.dnp.gov.co