Tomado y adaptado del libro: GESTIN POR PROCESOS

Autores. Wilson adarme Jaimes Camilo lvarez Payan

2. PROGRAMA ORDEN Y ASEO

El capitulo se encuentra estructurado siguiendo el orden indicado en la figura 3.

Orden y Aseo 5S

2.1
OBJETIVOS
2.2
DEFINICION
2.3
PROCEDIMIENTO

2.4 APLICACION
Figura 3. Estructura de la tematica Orden y Aseo

2.1 OBJETIVOS

A continuacin se describen algunos objetivos que sirven de orientacin para indicar la

importancia del programa de orden y aseo en una organizacin.

Crear ambientes de trabajo sano y seguro

Generar compromiso y una cultura de mejora continua basada en el respeto y el orden.

Facilitar la simplificacin y estandarizacin de los procesos.

Buscar la mejora de la productividad, a travs de la eliminacin del desperdicio.

Ofrecer bienes y servicios, acordes con las necesidades de los clientes.

Soportar los programas de salud ocupacional

2.2 DEFINICIN

Orden y Aseo: se trata de un programa sencillo de gestin aplicable a cualquier organizacin

que quiera iniciar, mantener y mejorar su forma de competir y sobrevivir en este mundo
cambiante. Su aplicacin se extiende al hogar visto ste como el primer eslabn dentro de todo
el macrosistema universal.

La Prestacin de un servicio oportuno, seguro y acorde con las necesidades de los clientes,
acompaado de calidad y precio competitivo, se convierten en elementos fundamentales para
generar ventajas competitivas sostenibles actualmente. Pero estas caractersticas y/o atributos
que se deben ver como medios y no como fines organizacionales, encuentran en el orden y aseo
a nivel de plantas industriales y de organizaciones de servicio un pilar fundamental para su
alcance.

La satisfaccin de los clientes implica un trabajo en las organizaciones centrado en su talento

humano, que lleve implcito un desarrollo integral de las personas, partiendo de su propia
satisfaccin, generando en ellas, compromiso, pertenencia, motivacin, autoestima y, como
consecuencia espera el desarrollo de sus potencialidades para un mejor aporte institucional.

Para empezar un programa de mejora continua, la forma ideal es, mejorar las condiciones de
trabajo de las personas en su ambiente cotidiano y fomentar hbitos y procedimientos que
permitan su mejoramiento integral en la organizacin. Sobre estas premisas las cinco eses1 son
la condicin y base para iniciar la implementacin de programas de aseguramiento de calidad y
de mejora de la productividad en cualquier tipo de Empresa. Su alcance bien visto es
importante y ante todo demanda cambios de actitud drsticos que con el devenir del tiempo se
esperan convertir en costumbre, llevar al inconsciente del individuo que en forma autnoma
haga su aplicacin.

Las Cinco eses, son por lo tanto, una respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de
trabajo, lo cual prepara el terreno para la aplicacin de cualquier herramienta gerencial. Se
habla del sitio de trabajo pues en l se desarrolla una parte muy importante de la vida, en
muchos casos el tiempo en el trabajo es superior al tiempo del hogar o social dado las
ocupaciones y responsabilidades adquiridas por cada persona.

1
Como denominan el programa de aseo los orientales - Japoneses .
Un ambiente de trabajo agradable garantiza compromiso, desarrollo personal y atencin de
calidad para los usuarios.

Las Cinco Eses se trata de trminos que provienen de palabras en japons y todas empiezan por
S:

SEIRI
SEITON
SEISO
SEIKETSU
SHITSUKE
Los cuatro primeros trminos tienen prefijo SEI, esto significa sentimiento, sinceridad, respeto y
justicia. Rescata el hecho de la autoestima como eje sobre el cual gira la propuesta.

Las tres primeras se relacionan directamente con el Espacio de Trabajo; la oficina, el taller, el
consultorio y los servicios complementarios. Las dos ltimas se refieren directamente a la
persona.

A cada palabra del japons descrita anteriormente se le asocia con trminos en espaol que
siguen un procedimiento lgico para su aplicacin, como programa de mejora a travs del
orden.

1. SEIRI: Inventariar, Clasificar, Agrupar, Seleccin, Registrar

2. SEITON: Organizar, Identificar, Almacenar, Archivar.

3. SEISO: Limpieza, Aseo, Higiene, Mantenimiento.

As como se indic que las tres primeras se refieren al ambiente de trabajo, las dos ltimas
apuntan a la persona, al individuo, pues es l quien finalmente es el responsable de los cambios
y por donde se debe empezar.

4. SEIKETSU: Salud personal (fsica y mental), Bienestar Personal

5. SHITSUKE: Autodisciplina, Forma de vida, hbito, costumbre.

Seguidamente se presenta una explicacin detallada de cada uno de los componentes del
programa.

2.2.1 SEIRI: Inventariar, Clasificar, Agrupar, Seleccin, Registrar.

Realizar un inventario, clasificar, agrupar, seleccionar y registrar debidamente lleva a la

simplificacin y la estandarizacin de tal manera que se disponga en cada sitio de trabajo de lo
absolutamente necesario.

Por ejemplo ubicados en el puesto o sitio de trabajo y/o ubicados en el hogar y tomando como
referencia un rea en particular (trabajo: oficina, escritorio, archivador; casa: sala, comedor,
habitacin, un armario).

Una vez en el sitio de trabajo, mire a su alrededor: Posiblemente por mencionar algo, existen
hojas que corresponden a memorandos, correspondencia interna, formatos que ya no estn en
uso, (todo esto amarillo por lo viejo); existen peridicos, revistas, seis ceniceros, folletos,
publicidad, lotera de la dcada del setenta, un armario con documentos de cinco aos
anteriores, una biblioteca con libros y objetos que nadie utiliza, cuatro materas (sin jardn) que
ocupa la mitad del espacio, una coleccin de muequitos(treinta y cuatro), tres mquinas de
escribir daadas (estn en un rincn en el piso), una silla daada con la cual se tropiezan por lo
menos tres personas diariamente.

Entonces vale la pena preguntarse.

Estos documentos y/o elementos son indispensables? (por ejemplo las mquinas daadas).

Si se utilizan, con que frecuencia se hace?,

La ubicacin actual es la mejor?

Se justifica aun mantenerlos?

Si definitivamente hay que deshacerse de ellos?

2.2.2 SEITON: Organizar, Identificar, Almacenar Archivar.

Una vez realizada la clasificacin, a travs de esta segunda S, que lleva implcita la
organizacin, identificacin y almacenamiento, consistiendo en disponer de la informacin,
elementos de trabajo, insumos, mquinas y dems medios de produccin donde los
encontremos fcilmente, de manera que todos conozcan cmo se han guardado y dnde se
deben buscar. Esto unido a una eficiente distribucin en planta asegura un ambiente especial
para el trabajo.

Se han clasificado los elementos, informacin y dems, pero hay que ubicarlos en el mejor sitio
posible. Por ejemplo se va a guardar toda la informacin sobre quejas del semestre anterior que
se encuentra posiblemente en el piso. Se debe guardar en un sitio donde quede catalogada de tal
forma que si llega alguien que no es de la dependencia o alguien nuevo, pueda ver dnde estn y
cmo se guardan los reclamos respectivos.

Hoy da el archivar informacin, almacenar insumos, repuestos y dems, ante todo demanda de
una identificacin apropiada, por tal razn es importante aplicar tcnicas adecuadas donde se
destacan los cdigos de barras y los microchips entre otros.

2.2.3 SEISO: limpieza, Aseo, Higiene, Mantenimiento

Esta tercera S trata de mantener permanentemente el ambiente higinico y agradable para

laborar, propendiendo por la eliminacin de las causas fundamentales que ocasionan el mugre y
la suciedad.

Analizando el siguiente ejemplo tpico: Al entrar un cliente, sea un compaero de trabajo; un

pariente que nos visite, un usuario; considera Usted que su visitante se sentir tranquilo y
cmodo al ver: ceniceros llenos de colillas, chicles en diferentes sitios incluido pegamentos en
las paredes, vidrios polvorientos y manchados, adems se utiliza de atrapamoscas las telaraas
y por decir algo ms un sistema de informacin inoperante, recordando que el invitado no se
pudo sentar por el estado de sus sillas.

Cual es su reaccin? Tranquilidad y comodidad?. O por el contrario quisiera que la situacin

fuese diferente.

En las plantas industriales se considera pertinente manejar a nivel de mantenimiento programas

TPM (Mantenimiento Productivo Total) el cual dentro de sus diferentes fines esta el de
asegurar condiciones adecuadas para el desarrollo del trabajo.
Todos estos son componentes de la tercera S, el sentimiento de disponer de la informacin o los
elementos de trabajo donde se encuentren fcilmente, de manera que todos conozcan cmo se
han guardado y dnde se deben buscar, es quizs uno de los Sentimientos ms importantes para
trabajar a gusto.

2.2.4 SEIKETSU: Salud personal (fsica y mental), Bienestar Personal.

Nadie podr lograr satisfacer sus metas familiares y sociales, al igual que rendir en el trabajo,
sino tiene claro que todo debe partir de si mismo; su salud tanto a nivel corporal como
emocional se constituye en el paso inicial para alcanzar un desarrollo integral.

Dentro de los programas de Salud Ocupacional, y especficamente los relacionados con la

Medicina Preventiva, se deben incluir campaas que busquen la aplicacin de buenos hbitos de
trabajo, practicas deportivas y culturales, el no fumar, y practicas peridicas de ndole mdico y
psicolgico. Los programas de Seguridad e Higiene Industrial deben velar por la utilizacin de
los equipos de proteccin personal para el desarrollo de un trabajo lo ms seguro posible, as
como en el tratamiento de desechos y/o manejo de contaminantes.

Un ambiente de trabajo clasificado, organizado, ordenado y limpio, junto con la implementacin

de un programa adecuado de Salud Ocupacional, en algunas organizaciones regido por el
reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y ante todo una disposicin personal que
favorezca actitudes y conductas encaminadas a la salud personal garantizan la cuarta S.

2.2.5 SHITSUKE: Autodisciplina, Forma de Vida, Hbito, Costumbre, Status Quo. Forma
de Vida, El sentimiento de autoestima y autodisciplina.

Es el compromiso con el cumplimiento de las normas, patrones ticos, morales y tcnicos de la

organizacin y con la bsqueda del mejoramiento continuo a nivel personal y organizacional.

Juega un papel fundamental en el proceso de implementacin de tcnicas como las 5S, la

ingeniera de mtodos, donde el lograr relacionar los diferentes recursos y potencialidades
humanas a travs de mtodos simplificados, estandarizados, entendibles, mejorados
permanentemente, originan incrementos sostenidos en los niveles de competitividad, partiendo
de una premisa siempre habr una mejor manera de hacer las cosas .
La suma de las 5 S, se da cuando se trata de convertir el hbito, en costumbre, en una forma de
vida; esto se aplica a ejemplos tan sencillos como dejar las llaves en su respectivo sitio cada
vez que se utilicen, dejar el marcador, el borrador, el lpiz en el sitio indicado una vez sean
usados, el tablero dejarlo no como se encuentra sino tal vez mejor (limpio), dejar el telfono en
la posicin que normalmente sea ms cmoda de usar siempre, dejar ordenado el sitio de
trabajo cuando se retire de l y en general hacer del orden y aseo una costumbre, en el que
inconscientemente se dejen las cosas donde se han encontrado o bien donde deben estar. Esto
permite mejorar como personas y por supuesto como parte de una organizacin y de una
comunidad.

El programa se debe disear para cada organizacin pues como tal no existe un modelo mgico
inflexible que se pueda utilizar indistintamente; tambin en cada organizacin recibe un nombre
especial, fcil de recordar que invite a la accin, pues en unas empresas se denomina 5S, en
otras se prefiere llamar programa de Orden y Aseo, en otras se llama Salud, Vida, xito, Futuro,
Mejora, higiene, clase, entre otras.

2.3 DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

El procedimiento indicado para desarrollar la tcnica de las Cinco Eses se presenta en el cuadro
2.4 APLICACIONES

Las aplicaciones son hoy a nivel general en cualquier tipo de organizacin independiente de la
forma de asociarse; del tamao, micro, pequea, mediana o gran empresa; independiente de su
actividad, pertenezca al sector primario, secundario o terciario es indudable que tiene
aplicabilidad y ante todo es un medio para mejorar la productividad y la competitividad de las
empresas. Es decir:

Absolutamente necesario en toda organizacin que desee trabajar en funcin del cliente.

Cuando se pretenda eliminar desperdicios, mejorar ambientes de trabajo y ante todo buscar
un clima organizacional adecuado.

Cuadro 2. Hoja de trabajo - programa Orden y Aseo

1. Procedimiento orden y aseo
 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

PROCEDIMIENTO: ORDEN Y ASEO 5 ESES

CODIGO: UN-MC-01
RESPONSABLE PRINCIPAL
COORDINADOR MEJORA CONTINUA CODIGO:UN-CMC-01
AREA (Corresponde al rea acorde con estructura
organizacional. (Gerencia, Departamento, Divisin, FECHA: MAYO /O4
seccin, Unidad)
DESCRIPCIN
Se presenta a continuacin en forma secuencial una serie de actividades, con sus
correspondientes acciones, responsables y medios requeridos para desarrollar en
forma sistemtica y organizada el programa de orden y aseo en una empresa.
Fase 1. Preliminar
Hoja de
Una vez se tenga claridad sobre el programa de Orden y Aseo trabajo
proceda a crear el comit o grupo responsable de la implementacin.
Entre 2-3 personas es suficiente.

Utilice herramienta como 5W/2H(what, why, when, where, who, Qu

how, how much )(qu, por qu, cundo, dnde, quin, cmo, Por qu
cunto) Cundo
Dnde
Quin
Cmo
Cunto
Cada uno de los miembros del comit en forma personal debe
describir mnimo dos compromisos y dos beneficios que esperan de
un programa cinco eses

Se deben compartir los compromisos y los beneficios individuales

entre los diferentes miembros del grupo y sacar conclusiones a nivel
general
Comentarios adicionales a esta fase

FASE 2. Desarrollo
SEIRI: Inventariar, Clasificar, Agrupar, Seleccin, Registrar.
Se procede a inventariar y se registran los diferentes elementos por clases. Se
podra pensar en cuatro clases as.
Clase 1. Elementos, dispositivos, herramientas, necesarios y de uso muy
frecuente. (diario)
Clase 2. Elementos, dispositivos, herramientas, etc., necesarios y de uso
frecuente. (semanal)
Clase 3. Elementos, dispositivos, herramientas poco utilizados y de uso de muy
baja frecuencia. (mensual)
Clase 4. Elementos, dispositivos, herramientas absolutamente innecesarios y de
ningn uso en su seccin o rea de trabajo.

Clase 1. Elementos, dispositivos, herramientas, etc., absolutamente Utilizar

necesarios y de uso muy frecuente. Hoja
Identificar y listar los medios que se requieren para desarrollar su Adicional
trabajo, (tenga en cuenta que son lo medios requeridos y que
dispone de ellos). Utilice para el mismo hojas de trabajo, o en medio
informtico hojas electrnicas que permiten su ordenacin por
categoras o por codificacin.

Clase 2. Elementos, dispositivos, herramientas necesarios y de uso

frecuente. Utilizar
Hoja
Identificar y listar los medios que se requieren para desarrollar su adicional
trabajo, (tenga en cuenta que son lo medios requeridos y que
dispone de ellos). Utilice para el mismo hojas de trabajo, o en medio
informtico hojas electrnicas que permiten su ordenacin por
categoras o por codificacin.

Clase 3. Elementos, dispositivos, herramientas poco utilizados y de

uso de muy baja frecuencia.
Identificar y listar los medios que se requieren para desarrollar su
trabajo, (tenga en cuenta que son lo medios requeridos y que
dispone de ellos). Utilice para el mismo hojas de trabajo, o en medio
informtico, hojas electrnicas que permitan su ordenacin por
categoras o por codificacin

Clase 4. Elementos, dispositivos, herramientas absolutamente

innecesarios y de ningn uso en su seccin o rea de trabajo.
Utilizar
Identificar y listar los medios que dispone en su sitio de trabajo y no Hoja
son necesarios, en su dependencia. Utilice para el mismo hojas de Adicional
trabajo, o en medio informtico hojas electrnicas que permiten su
ordenacin por categoras o por codificacin

SEITON: Organizar, Identificar, Almacenar, Archivar.

Utilizar
Clasifique, organice e identifique. Los elementos listados en la Hoja
Clase 1, 2 y 3. Elementos, dispositivos, herramientas necesarias y adicional
de uso muy frecuente y los de uso frecuente.
Establezca el lugar apropiado para cada cosa (en la lista frente a Utilizar
cada elemento designe el sitio ideal para su almacenamiento), Hoja de
teniendo en cuenta que su uso es altamente frecuente o infrecuente. trabajo
Recuerdes la necesidad de utilizar la ingeniera mtodos y tcnicas adicional
de catalogacin y clasificacin, pues se deben agrupar los tems por
atributos comunes, por ejemplo si son tiles de oficina, todos los
pertenecientes a este grupo aparte, si son herramientas, si se trata del
hogar por ejemplo ropa de caballero, dentro de la ropa de caballero
se puede subdividir en ropa interior, ropa informal, ropa formal, etc.,
ropa de dama, ropa de los nios y as sucesivamente.

Defina como identificar los tem y el lugar apropiado para cada Utilizar
cosa, como bibliotecas, vitrinas, archivadores, legajadores, medios hoja de
magnticos, etc. trabajo
Toda esta labor es importante desarrollarla con su grupo de trabajo, adicional
pues esto funciona en la medida que se desarrolle trabajo en equipo.

Algunos mtodos de identificacin utilizados en la clasificacin Utilizar

Identificar el flder o AZ con nombre y nmero. hojas de
Rotular. trabajo
Colocar cintas. adicional
Dibujar siluetas
Colores
Cdigo de barras
Microchips
Decida cual utilizar y de las razones del por qu

Cuando y como de la CLASIFICACION - SELECCION Utilizar

Identifique cuando y como los elementos sern inventariados, hojas de
clasificados y localizados en el rea de trabajo. trabajo
adicional
Utilice las preguntas.
Cmo es el flujo y secuencia del trabajo para optimizar el trabajo?
mtodo de trabajo.
Cul es la localizacin ms cmoda para minimizar la necesidad de
doblarse y alcanzar?.
Cmo disear mejor el rea? Distribucin en planta

Revisin de la CLASIFICACION SELECCION

Utilizar
Recuerde que las mejoras en los procesos, rediseo en los mtodos, hojas de
la actualizacin tecnolgica, la redistribucin en planta, tiene trabajo
incidencias en la clasificacin, por tal razn esto requiere de un adicional
proceso de evaluacin permanente. Entonces establezca la rutina de
evaluacin.

Finalmente, para los elementos, materiales y dems medios que no Utilizar

utilice (clase 4) identifique la localizacin de una rea de hojas de
almacenamiento lejos del sitio de trabajo y las personas trabajo y/o
responsables de manejar estos elementos para que se hagan medio
responsables de los mismos (ejemplo bodegas, almacenes de adicional
excedentes, almacenes de materiales de remate, etc.).

Siempre incluya Fechas para desarrollar cada tarea.

SEISO: limpieza, Aseo, Higiene, Mantenimiento.

Utilizar hojas
Establezca las rutinas de mantenimiento y a su vez liste otros de trabajo y/o
pasos de limpieza que sern necesarios para mantener su rea de medio
trabajo agradable, limpia y ordenadamente adicional
Utilice tcnicas de planeacin adecuadas como 5W/2H.

Escriba tres beneficios de limpiar el sitio de trabajo y Utilizar hojas

mantenerlo de esta manera. de trabajo
adicional
Disee programas de prevencin de accidentes, de manejo de Utilizar hojas
situaciones inseguras como complemento de los programa de de trabajo
Salud Ocupacional. adicional
Utilizar hojas
Escriba tres ideas para asegurarse que todos en el rea de trabajo de trabajo y/o
estn cumpliendo con las rutinas de limpieza y colocando los medio
elementos usados en su respectivo lugar adicional

Utilizar hojas
Escriba mnimo dos ideas de formas y medios de como se de trabajo y/o
puede ofrecer ms entrenamiento tanto interno como externo medio
para todos adicional

SEIKETSU: Salud personal (fsica, mental y social) Bienestar Personal

Utilizar hojas
Recuerde que su salud es fundamental, haga una lista de de trabajo y/o
situaciones inseguras y trabajos que implique algn riesgos. medio
adicional
Utilizar hojas
Haga su propio programa de recreacin, actividades deportivas, de trabajo y/o
ldicas y sociales medio
adicional

SHITSUKE: Autodisciplina, Forma de vida, hbito, costumbre.

La clave es decidirse PUDE HACERLO, LO ESTOY Utilizar hojas

HACIENDO Y SEGUIR HACIENDOLO de trabajo y/o
Realcelo continuamente, porque la tendencia es regresar a cero, medio
o sea, al desorden y la suciedad de su sitio de trabajo y sus adicional
alrededores.

FASE 3. Seguimiento
Utilizar hojas
Se debe: de trabajo y/o
Asumir el liderazgo medio
Multiplicarlo.Cmo? adicional
Evaluarlo. Cmo?