UNIVERSIDAD SAN CARLOS DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DE OCCIDENTE

DIVISIN CIENCIAS DE LA INGENIERA
PRACTICAS INTERMEDIAS

COMISIN DE PATROCINADORES
(INFORME DE COMISIN)

INTEGRANTES:

PEDRO LUIS LOPEZ DE LEON 200731520

YERWOOD ALEXIS SNCHEZ RAMREZ 200930257
ALFREDO ABEL GONZALES SANTOS 201032218
OMAR FLORENCIO OCHOA MORENO 201131399
RICARDO JOSE CAYAX RAYMUNDO 201131589
JOS DOMINGO ESCOBAR RAMREZ 201146310
FREDY EDUARDO VELSQUEZ PAC 201231902
FRANCISCO JOSE ROJAS XICARA 201232264
PEDRO HERIBERTO AJU CAN 201430085
EDWARD HARRISON MERIDA ROBLERO 201431635

QUETZALTENANGO 27 OCTUBRE 2016

 INTRODUCCIN

La elaboracin de un congreso conlleva muchas horas de trabajo tanto de planificacin

como de horas hombre de ejecucin, como estudiantes del curso de prcticas intermedias
nos dimos a la tarea de apoyar para la realizacin de dicho congreso de ingeniera CORI II.

Parte fundamental para dicha elaboracin fue la integracin de comisiones teniendo en

cuenta los nuestras virtudes que poseemos como personas, eligiendo un representante que
trabajara conjuntamente con los doctores y dems representantes de las diferentes
comisiones para su planificacin.

Para la ejecucin del congreso se necesita de dinero para los cual como comisin nos dimos
a la tarea de apoyar en ese sentido tratando de encontrar patrocinadores, esto conlleva tener
un acercamiento y un seguimiento a las empresas para tener una respuesta favorable.
 OBJETIVOS

Como comisin

Entablar relaciones con diferentes empresas para dar a conocer el congreso de

ingeniera

Negociacin con empresas de diferentes capacidades econmicas para tener un

mercado amplio y que puedan brindar ayuda para la realizacin del CORI II

Recaudacin de fondos para la realizacin del congreso, mediantes paquetes de

publicidad para las empresas tanto a nivel de ingeniera como regional.

Como estudiantes

Fomentar la relacin interpersonal

Fomentar el trabajo en equipo

 JUSTIFICACIN

En las actividades de patrocinio, tanto patrocinado como patrocinador, buscan el

establecimiento de una relacin estable. Y es que la duracin sostenida del acuerdo entre
ambos sujetos a lo largo del tiempo es mutuamente beneficiosa: por un lado, aporta al
agente patrocinado una estabilidad para poder desarrollar su actividad a lo largo del tiempo;
por otro, garantiza al patrocinador la asociacin de su marca con dicha actividad, as como
tambin la identificacin con los valores que lo caracterizan.

La comisin de patrocinios tiene como finalidad de estimular la colaboracin de la

iniciativa privada en la realizacin de actividades de inters general mediante la
participacin directa de los administrados en la obtencin de los mismos, tendrn la
consideracin de patrocinio las aportaciones que de forma voluntaria y en el marco
correspondiente, efecten personas fsicas o econmicas con el fin de promover el
desarrollo de las actividades del CORI2. Las aportaciones del patrocinio podrn consistir
en la realizacin de prestacin de servicios, entrega de bienes y aportaciones monetaria.

Los Patrocinios podrn utilizarse para las siguientes actividades: Culturales, educativas,
tursticas, Deportivas, de festejos o cualquier otra de inters social.

Al trmino de su trabajo la Comisin elaborar un informe-propuesta que contendr,

referencia a la susceptibilidad de Patrocinio sobre la actividad propuesta y admisibilidad y
valoracin de la aportacin pretendida. En caso de respuesta negativa a las cuestiones
apuntadas, se limitar a contener una propuesta de desestimacin del rgimen de patrocinio.
En el caso de que la contestacin fuese positiva, el informe estar dedicada al examen de
los incentivos solicitados por el eventual patrocinador.
 CRONOGRAMA

28-6-2016
Reclutamiento de recurso humano para la conformacin de comisin de patrocinio

5-7-2016
Presentacin del grupo y coordinador con el doctor Cristian Ovalle, para realizar una
organizacin y primeras ideas para poder establecer las funciones del grupo, sus
obligaciones y apoyo que podra tener al momento de buscar patrocinadores

14-7-16
Reunin con el doctor Cristian Ovalle para la obtencin de logos, nombres, y primeros
nombres de empresas que colaboraron en el CORI I

26-7-16
Realizacin del machote de la carta de presentacin que se estara enviando a las empresas
de las cuales buscbamos e patrocino, as como paquetes de promociones y referencias de
los resultados del CORI anterior, para obtener una mayor credibilidad frente a las
empresas.

9-8-16
Presentacin de carta y correcciones de la papelera completa, as mismo como la obtencin
de nmeros de cuenta para depsitos monetarios de las empresas que llegaran a
patrocinarnos.

Del 16-8-16 al 26-8-16

Entre de las cartas y solicitudes de apoyo a las distintas empresas.

22-8-18 al 2-7-16
Llamados para confirmaciones asi mismo como acudir a citas para poder dialogar
directamente con los gerentes y llegar a un consenso con las empresas, tambin buscar la
entrega del baucher de confirmacin

5-7-16
Platicas con la Lic. Mara Paz, para poder obtener patrocinio del CUNOC en horas de la
tarde.

20-7-16
Platica para confirmar con la Lic. Silvia Recinos, la aprobacin del patrocinio de parte del
centro universitario, as mismo para confirmar el viaje hacia la ciudad capital con el rector
universitario.

21-7-16
Viaje a la ciudad capital para una cita con el rector universitario y as solicitar patrocinio
 PRESUPUESTO

Se establece un monto de Q600.00 para cubrir los gastos de

Combustible Q400.00
Impresiones Q100.00
Llamadas Telefonicas Q100.00
Total Q600.00
 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

Los gastos especificados en las tablas anteriores, fueron de la comisin de Patrocinios,

como se contempla desde un principio; los diversos gastos se realizaron en un periodo de
aproximadamente cinco meses, empezando en el mes de mayo y culminando en el mes de
septiembre, es de vital importancia aclarar que no en todos los meses, de los cinco
contemplados, se realizaron gastos.

La comisin de Patrocinios invirti una cantidad elevada por concepto de gasolina, la

cual es justificada y correlacionada a los diversos viajes que el grupo de trabajo realizo,
cuando se estaban buscando patrocinadores para financiar el Congreso Regional de
Ingeniera 2016 (CORI 2), el gasto ms elevado en gasolina fue de doscientos quetzales y
ocurri cuando el grupo viajo a la Ciudad Capital, para reunirse con el Rector de la
Universidad de San Carlos de Guatemala, el Dr. Carlos Alvarado Cerezo, con la finalidad
de obtener ms fondos para el CORI 2, los fondos se obtuvieron con xito. Cabe resaltar
que los gastos por concepto de viticos, fueron empleados nicamente para el viaje a la
Ciudad Capital, dicho gasto contempla la comprar nicamente de alimentos para el grupo
de trabajo que viajo a la Ciudad de Guatemala, para reunirse con el Dr. Carlos Alvarado
Cerezo.

Los gastos restantes, tales como fotocopias, sobres, entre otros, sirvieron para obtener
materiales, como se especifica claramente en las tablas anteriores, los cuales tenan la
finalidad de proporcionarle la informacin pertinente para los patrocinadores, sobre el
Congreso Regional de Ingeniera 2016, las actividades que el mismo comprenda, y
obtener as su financiamiento. Adems de utilizarse para brindar informacin a los
patrocinadores, dichos materiales tambin fueron empleados en los trmites, a la hora de
obtener el financiamiento de los patrocinadores.
 GASTOS

GASTOS COMISION DE PATOCINIO

Descripcin Fecha Cantidad Total
Gasolina 25/05/2016 25,01
Gasolina 25/05/2016 20,01
Gasolina 27/05/2016 50
Gasolina 22/09/2016 200,00
Gasolina 23/09/2016 200,00
Gasolina 25/05/2016 50,00
Total Q 545,02
Descripcin Fecha Cantidad Total
Viticos 23/09/2016 40,00
Viticos 23/09/2016 6,00
Viticos 23/09/2016 10,00
Viticos 23/09/2016 191,00
Total Q 247,00
Descripcin Fecha Cantidad Total
57 Fotocopias 18/08/2016 14,25
14 Sobres 18/08/2016 14,00
96 Fotocopias 23/09/2016 24,00
20 Sobres Manila 23/09/2016 20,00
3 Yardas de papel conta 23/09/2016 22,50
Total Q 94,75
TOTAL Q 886,77
 CONCLUSIONES

Existen diversos retos que se deben de desafiar en la comisin de patrocinadores, el tiempo

es un factor importante que se debe de tomar en cuenta para los diversos trmites internos
que deben de las empresas para su anlisis.

El acercamiento a las empresas es parte muy importante, as como el seguimiento constante

de los integrantes de la comisin; como comisin decidimos asignar una persona para
ciertas empresas esto con el fin de entablar una relacin ms cercana tanto telefnica como
personal lo que da como resultado una confianza entre personal de la empresa con los de la
comisin.

Por lo anterior es importante que la comisin de patrocinios sea una de las primeras en su
formacin incluso antes del segundo semestre que es en el cual se lleva el curso de
prcticas intermedias, para tener un acercamiento oral primeramente con las empresas para
despus ya tener un acercamiento ms formal mediante cartas firmadas y selladas por
autoridades de la divisin.

La Universidad de San Carlos tambin como institucin es facilitadora de eventos en los

cuales la educacin se promueva, pero se necesita de una serie de pasos muy especiales
para la obtencin de los recursos aportados por ellos lo cual conlleva nuevamente bastante
tiempo.

Teniendo en cuenta los aspectos anteriores se lleg a la obtencin de fondos para la

elaboracin del congreso de ingeniera CORI II del ao 2016.
 RECOMENDACIONES

Se debe de hacer una evaluacin de los paquetes de publicidad, tratando de ser estos
ms factibles para las empresas.

Se debe de tener un seguimiento con las empresas con cuales apoyaron el congreso.

Dar informes de los logros obtenidos a los patrocinadores

Crear lo antes posible la comisin para que esta posea el tiempo necesario dado que
ciertas empresas necesitan considerar su participacin as como tambin los trmites
que se deben de realizar en la universidad para obtener su apoyo.