SISTEMA DE CONTROL DE RECURSOS HUMANOS

El Control de Recursos Humanos es la funcin administrativa de evaluar la

efectividad en la implantacin y ejecucin de cada uno de los programas de
personal, y del cumplimiento de los objetivos de esta rea. El Control de
Recursos Humanos se efecta bsicamente a travs de la Auditoria de Recursos
Humanos.

I. IMPORTANCIA
Establece medidas para
corregir sus distintos
programas, de tal forma que
se alcancen planes de personal
exitosamente.
Determina y analiza
rpidamente las causas que
pueden originar desviaciones
en el plan, y de esta forma
tomar las acciones para que no
se vuelvan a presentar en el futuro.
Reduce costos y ahorra tiempo, ya que ayuda a evitar errores.
Incide en una mayor productividad del recurso humano de la
organizacin, tanto en cantidad como en calidad.

II. FACTORES QUE CONPRENDE EL CONTROL

CANTIDAD
Nmero de empleados, porcentaje de rotacin de los mismos,
numero de admisiones, ndice de accidentes
CALIDAD
Mtodo de seleccin utilizado y resultados de entrenamiento,
funcionamiento de evaluacin del desempeo
COSTO
Costo directo o indirecto de la rotacin del personal, de los
accidentes de trabajo, etc

1
 TIEMPO
Rapidez en la integracin del personal recin admitido, promedio
de permanencia de los empleados dentro de la empresa

III. AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS

Es la principal herramienta del Control de Recursos Humanos, y se trata
de la evaluacin sistemtica y analtica de todas las funciones operativas
del personal, con la finalidad de corregir deficiencias. La recoleccin de los
datos (usando cuestionarios, entrevistas y grficas) se realiza en base al
anlisis e interpretacin de la informacin estadstica de todas o algunas
de las siguientes evaluaciones:

1. EVALUACION DE LA ACTUACION
Mide la efectividad de los miembros de la organizacin,
evalundose los resultados de indicadores de actuacin como:
ausentismo, perdidas por desperdicio, rotacin, quejas de
consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de
obra, quejas de los subordinados, quejas de compaeros, quejas de
supervisores, informes de cumplimiento de objetivos, etc.

2. EVALUACION DE RECLUTAMIENTO Y DE SELECCIN

Evala la efectividad de los programas y procedimientos relativos a
esta rea. Siendo ms especficos mide los resultados en:
a) Efectividad en el procedimiento de seleccin, eficiencia del
personal y su integracin a los objetivos de la empresa.
b) Retiros y despidos (las causas que los provocan).

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3. EVALUACION DE CAPACITACION Y DESARROLLO
La evaluacin en esta rea es la ms difcil, pero tambin la ms
necesaria; ya que esta evaluacin puede efectuarse mediante el
estudio de los ndices
Productividad: Estudios de productividad antes
y despus del entrenamiento.
Desarrollo del personal: Carrera de ascensos y
contribucin del elemento humano en
aspectos de creatividad y productividad, en
relacin con los recursos de capacitacin

4. EVALUACION DE LA MOTIVACION
Es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad, pues
su objetivo es medir la moral del personal. Se realiza mediante:
Frecuencia de conflictos
Estudios de ausentismo
Buzn de quejas y sugerencias
Productividad
Encuestas de actitud

5. EVALUACION DE SUELDOS Y SALARIOS

Busca determinar si los salarios de la empresa son equitativos y
justos. Las medidas ms utilizadas para realizar este tipo de control
son:
Estudios de salarios de la empresa comparndolas con los
que muestran las encuestas de salarios tanto a nivel
provincial o regional, para empresas similares.
Estudios de incentivos promedio en relacin con la
productividad.
Conflictos salariales.
Presupuestos de salarios.
Evaluacin de puestos

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6. EVALUACION SOBRE HIGUIENE Y SEGURIDAD , SERVICIOS Y
PRESTACIONES
La medida de efectividad de estos programas se obtiene mediante
los anlisis de registros y estadsticas relativos a:

ndices de accidentes.
Participacin del personal en los programas de servicios y
prestaciones.
Anlisis de ausentismo.
Estudios de fatiga.
Sugerencias y quejas.

RESALTANMDO DOS PUNTOS

a) Que el control de recursos humanos abarca a todos los miembros
de la organizacin, sin importar a que rea pertenecen
b) Que los controles y tcnicas varan de acuerdo con el tamao y
las necesidades de cada empresa

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 ESQUEMA DEL DEPARTAMENTO DE RRHH
DE COSTAMAR GROUP

IV. GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

Objetivos:
Conocer las funciones llevadas a cabo por la gerencia de recursos
humanos, as como verificar el cumplimiento de los procedimientos y
polticas establecidos por la administracin para el cumplimiento de estas
funciones.

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Datos relevantes:
La gerencia de recursos humanos es el
rea encargada de velar por el buen
funcionamiento del departamento, ya
que de la misma depende el logro de los
objetivos. Entre las funciones que debe
desempear se encuentran la
administracin del departamento
propiamente dicho, la planeacin de
personal, as como la autorizacin de la
descripcin y anlisis de puestos. Es
importante mencionar que el gerente de
recursos humanos deber supervisar y autorizar la actividad de cada uno
de los jefes de rea que conforman este departamento, asimismo, deber
autorizar los costos y gastos que considere necesarios para el correcto
proceso de seleccin, capacitacin y remuneracin del personal de una
organizacin.

FUNCIN: ADMINISTRACIN DEL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS HUMANOS
Procedimientos Utilizados:
a) El gerente de recursos humanos presenta el presupuesto anual al
Consejo de Administracin para su aprobacin, el documento se
encuentra debidamente autorizado y firmado.
b) El gerente de recursos humanos se rene peridicamente con el
Consejo de Administracin para tratar los puntos ms relevantes
sobre la administracin de los recursos humanos. Existen actas que
comprueban estas reuniones.
c) El gerente de recursos humanos coordina el trabajo de los jefes de
rea del departamento, reunindose peridicamente para tratar
los asuntos ms relevantes. Existen actas debidamente firmadas
que comprueban estas reuniones.
d) El gerente de recursos humanos autoriza todos los gastos en los
que el departamento incurra en el cumplimiento de sus funciones.

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 Observacin
* Se observ la existencia de gestiones debidamente autorizadas y
firmadas.

FUNCIN: PLANEACIN DEL PERSONAL

Procedimientos Utilizados:
Anualmente el gerente de recursos humanos establece las necesidades de
personal para la organizacin, tomando en
cuenta las necesidades de la empresa,
establece programas de reclutamiento y
seleccin, as como de capacitacin y
desarrollo para el personal, adems
establece los objetivos generales del
departamento y actualiza polticas
existentes, dejando evidencia de ello por
escrito.

FUNCIN: AUTORIZACIN DE DESCRIPCIN Y ANLISIS DE

PUESTOS
Procedimientos Utilizados:
La gerencia de recursos humanos solicita a los jefes y gerentes de los
departamentos de cada una de las empresas del grupo, la descripcin y
anlisis de los puestos existentes. Estas descripciones y anlisis de puestos
sern revisados y autorizados por la gerencia de recursos humanos, los
mismos sern incluidos en una base de datos.

Conclusin:
Los procedimientos y polticas se cumplen de acuerdo al manual de
procedimientos y polticas establecidos para el departamento de recursos
humanos

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V. JEFE DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE PERSONAL
Objetivos:
Conocer las funciones
llevadas a cabo por el rea de
reclutamiento y seleccin de
personal, as como verificar el
cumplimiento de los
procedimientos y polticas
establecidos por la
administracin para el
cumplimiento de estas
funciones.

Datos relevantes:
Esta rea est a cargo del proceso de empleo, el cual comprende las
unciones de reclutamiento, seleccin, contratacin e induccin. Delega
responsabilidad a tres asistentes. Cada mes se debe reunir con el gerente
de recursos humanos para exponer los puntos ms importantes sobre las
funciones que desempea. Reporta directamente al gerente de recursos
humanos.

FUNCIN: RECLUTAMIENTO
Procedimientos utilizados:
El jefe de reclutamiento y seleccin de personal recibe por parte de
los jefes y gerentes de las distintas reas, un requerimiento de
personal, para lo cual existe un formulario establecido en el que se
incluye el puesto y la prioridad de contratacin, el jefe de seleccin
de personal verifica en la base de datos el anlisis y descripcin de
puestos para iniciar el proceso de reclutamiento.
El jefe de reclutamiento y seleccin de personal convoca a
interesados. Por polticas de deber realizar un concurso interno de

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 la plaza para poder dar oportunidad a personal que labore para la
organizacin.

FUNCIN: SELECCIN DE PERSONAL

Procedimientos Utilizados:
Esta etapa da inicio con la formulacin de solicitud de empleo. A todo el
personal reclutado se requiere que llene solicitud de empleo y presente
Currculo Vitae, con base a estos dos documentos se procede a seleccionar
a las personas que ms se adecuen las necesidades del puesto vacante.
Se procede a realizar las siguientes pruebas a candidatos a la plaza:
Las pruebas de inteligencia: estn diseadas para medir la
capacidad intelectual de los individuos y probar su memoria,
agilidad mental y capacidad para identificar relaciones en
situaciones de problemas complejos.
Las pruebas vocacionales: estn diseadas para indicar la ocupacin
ms conveniente para un candidato o las reas en las que sus
intereses coinciden con los de personas que ya se desempean en
ella.
Las pruebas de personalidad: estn diseadas para revelar las
caractersticas personales de los candidatos y el potencial de
liderazgo.
Obtenidas las pruebas se selecciona a tres candidatos a los cuales se
efecta un estudio socioeconmico y dependiendo de los resultados sern
enviados al jefe o gerente solicitante, con los resultados de las pruebas
socioeconmicas, Currculo Vitae, y otros datos relevantes

Observacin

* Se observ documentacin que comprueba la investigacin

socioeconmica efectuada al futuro empleado. La investigacin es
realizada por una empresa independiente contratada por el Grupo

Realizado el procedimiento anterior, el jefe o gerente solicitante procede

a efectuar una entrevista profunda de seleccin la cual servir para tomar

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la decisin final de contratacin. El jefe o gerente solicitante informa de la
decisin de contratacin al rea de reclutamiento y seleccin por medio
del formulario de contratacin diseado para ello.
Observacin
* Se observ documentacin que comprueba el informe efectuado
por el jefe o gerente de rea acerca de la decisin de contratacin,
la informacin se guarda en la base de datos existente para cada
una de las empresas del grupo.

FUNCIN: CONTRATACIN
Procedimientos utilizados:
Cuando se han realizado las
etapas anteriores y se ha
seleccionado a la persona que se
contratar para el puesto, se
procede a formalizar la relacin
por medio de un Contrato de
Trabajo, el mismo es firmado por
el empleado y el representante
legal de la empresa que contrata.
El contrato es extendido en tres
ejemplares, uno para el empleado, uno para la empresa y el otro se
enva al Ministerio de Trabajo.
Luego se procede a integrar el expediente del empleado el cual
deber contar como mnimo con la siguiente documentacin:
Solicitud de empleo, copia de DNI, antecedentes penales y
policacos, cartas de recomendacin, resultados de las pruebas
efectuadas, contrato de trabajo debidamente firmado y con sello de
recibido por parte del Ministerio de Trabajo, asignacin de cdigo
de empleado, al mismo se integrarn posteriormente documentos
como constancia de goce de vacaciones, constancia de llamadas de
atencin, y otros documentos que sean necesarios para llevar un
registro adecuado del empleado contratado.

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 Observacin
* Se observ la existencia de contratos firmados las partes
interesadas y enviados el Ministerio de Trabajo.

FUNCIN: INDUCCIN
Procedimientos utilizados:
Para esta funcin, el rea de reclutamiento y seleccin convoca a todo el
personal de nuevo ingreso a una presentacin que incluye toda la
informacin necesaria para que el nuevo trabajador se incorpore
rpidamente a los grupos sociales que existan en su medio de trabajo, a
fin de lograr una identificacin entre el nuevo miembro y la organizacin
y viceversa. La informacin que contiene la presentacin es la siguiente:
1. Informacin general sobre la rutina laboral diaria.
2. Un resumen de la historia, propsito, las operaciones y los
productos o servicios de la empresa y el grupo como un todo,
as tambin informacin acerca de cmo el empleado
contribuye en cumplir los objetivos de la organizacin

Conclusin:
Los procedimientos y polticas se cumplen de acuerdo al manual de
procedimientos y polticas establecidos para el departamento de
recursos humanos.

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VI. JEFE DE CAPACITACIN Y DESARROLLO
Objetivos:
Conocer las funciones llevadas a cabo por el rea de capacitacin y
desarrollo, as como verificar el cumplimiento de los procedimientos y
polticas establecidos por la administracin para el cumplimiento de estas
funciones.
Datos relevantes:

Esta rea tiene a cargo las funciones de

formacin, capacitacin y desarrollo. El
jefe de rea deber ser el responsable
de la planificacin para el debido
proceso de las funciones desempeadas
y el cumplimiento de los objetivos
planteados.

FUNCIN: FORMACIN, CAPACITACIN Y DESARROLLO

Procedimientos utilizados:
El jefe de capacitacin y desarrollo en coordinacin con el gerente de
recursos humanos, es el encargado de disear el programa anual de
capacitacin y desarrollo, para lo cual se toman en cuenta los resultados
de la evaluacin del desempeo, plan estratgico de la organizacin, el
resultado del clima organizacional. El rea de capacitacin y desarrollo es
responsable por velar el avance en el cumplimiento de este plan.
Observacin
* Se observ la existencia de plan anual consolidado aprobado.
Es importante mencionar que los departamentos de cada empresa de la
organizacin deben identificar la formacin introductoria y especfica para
cada puesto, la cul ser impartida por el supervisor, jefe o gerente de
rea, dejando constancia de ello llenando un formulario diseado para
ello, firmando la persona que imparte formacin y la persona que lo
recibe.

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 Observacin
*Se observ la existencia de documentacin que respalda los
controles implementados para este procedimiento
Conclusin:
Los procedimientos y polticas se cumplen de acuerdo al manual de
procedimientos y polticas establecidos para el departamento de recursos
humanos

VII. JEFE DE COMPENSACIN Y BENEFICIOS

Objetivos:
Conocer las funciones llevadas a cabo por el rea de compensacin y
beneficios, as como verificar el cumplimiento de los procedimientos y
polticas establecidos por la administracin para el cumplimiento de estas
funciones.

Datos relevantes:

Esta rea tiene a cargo dos procesos

importantes, la compensacin del
personal que cubre las funciones de
administracin de sueldos y salarios,
remuneracin y control de
descuentos; y beneficios que tendr a
cargo las funciones de prestaciones y servicios al personal, ascensos,
traslados, bajas y otras funciones existentes en la organizacin cuyo
objetivo sea otorgar beneficios al personal.

FUNCIN: ADMINISTRACIN DE SUELDOS Y SALARIOS

Procedimientos utilizados:
Esta funcin consiste en asignar valores monetarios a los puestos,
en tal forma que sean justos y equitativos en relacin a otras
posiciones de la organizacin y a puestos similares en el mercado

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 de trabajo, esta funcin es realizada por el jefe de compensacin y
beneficios conjuntamente con el gerente de recursos humanos,
quien aprueba los sueldos y salarios para cada uno de los puestos.
Es importante mencionar que se abre una cuenta sueldo en el Banco
Continental para todo el personal de alta en la organizacin, la cual
servir para acreditar la remuneracin correspondiente. La cuenta
se abre por medio del departamento de cuentas nuevas del banco
con base a reporte de altas proporcionado por el rea de
reclutamiento y seleccin. Cuando han sido abiertas las cuentas
monetarias a cada una de las personas de alta, el departamento de
cuentas nuevas enva reporte al rea de compensacin y beneficios
para que el nmero de la cuenta sea grabado en el Sistema.

FUNCIN: REMUNERACIN
Procedimientos utilizados:
Esta funcin, se enfoca bsicamente
en llevar un correcto control de
pagos realizados a los trabajadores
de la organizacin por concepto de
sueldos, comisiones, bonificaciones
y horas extra, de acuerdo a polticas
establecidas por la corporacin, se
pagar al personal de la organizacin en forma quincenal. En la
primera quincena se paga el 50% del salario base ms el 50% de la
bonificacin, sin efectuar ningn descuento, en la segunda quincena
se pagar el 50% restante del sueldo y bonificacin ms el 100% de
las comisiones y horas extra en los casos que aplique, asimismo en
la segunda quincena sern aplicados los descuentos.

Es importante mencionar que el rea de compensacin y beneficios

mensualmente verifica las asistencias de cada uno de los empleados
para determinar los das de ausencia injustificados y las horas extra
trabajadas, las que debern ser autorizadas.

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 FUNCIN: BAJAS Y LIQUIDACIONES
Procedimientos utilizados:
El rea de compensacin y beneficios
lleva un control de bajas. Cuando
una persona cause baja ya sea sta
por despido o renuncia, el jefe
inmediato deber informar al
departamento de recursos humanos,
donde deber incluir el nombre del
empleado, el puesto, la fecha de baja
y el motivo de la misma. El gerente de recursos humanos deber
autorizar la baja y remitir la misma al rea de compensacin y
beneficios quien dar de baja al empleado de la base de datos de
Empleados y proceder a realizar la liquidacin correspondiente.
La liquidacin es realizada por el rea de compensacin y beneficios
que adems deber elaborar una gestin para emisin de cheque
por liquidacin. La liquidacin y la gestin son firmadas y
autorizadas por el gerente de recursos humanos y enviadas al
departamento de contabilidad para realizar los registros y emitir el
cheque correspondiente, el cual ser remitido nuevamente al rea
de compensacin y beneficios para su entrega.

Conclusin:
Los procedimientos y polticas se cumplen de acuerdo al manual de
procedimientos y polticas establecidos para el departamento de recursos
humanos.

VIII. ASISTENTE DE GERENCIA

Objetivos:

Conocer las funciones llevadas a cabo por el

asistente de gerencia, as como verificar el
cumplimiento de los procedimientos y polticas
establecidos por la administracin para el
cumplimiento de estas funciones.

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Datos relevantes:
Como su puesto lo indica, el asistente de gerencia es la persona encargada
de asistir al gerente de recursos humanos en el cumplimiento de sus
funciones. Sin embargo, existen ciertas tareas especficas asignadas a esta
persona tales como la consolidacin de los resultados de la evaluacin del
clima organizacional, la consolidacin de la evaluacin del desempeo de
cada una de las reas, as como la existencia de reglamentos internos de
trabajo y la coordinacin para la celebracin de cumpleaos y das
festivos.

FUNCIN: EVALUACIN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL

Procedimientos utilizados:
La evaluacin del clima organizacional es un elemento bsico para
obtener buenos resultados en la organizacin, el desarrollar
estudios que permitan ubicar cuales son los puntos crticos que
afectan al personal se convierte en un elemento clave para que los
empleados tengan mejores logros en sus objetivos y se corrijan a
tiempo los factores que pueden afectar su motivacin o
desempeo.

Cada ao todos los departamentos debern evaluar el desempeo

de los colaboradores, para ello el departamento de recursos
humanos prepara un cuestionario relacionado con el desempeo,
todos los departamentos envan sus resultados y se procede a
efectuar un consolidado, esta evaluacin servir para verificar el
rendimiento de cada empleado, asignar aumentos de sueldo,
establecer capacitaciones, etc. La consolidacin de estos resultados
est a cargo del asistente de gerencia de recursos humanos.

Observacin
* Se observ documentacin que
soporta los controles implementados
para este procedimiento.

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Cuestionario de Recursos Humanos

1. Qu mtodos se utilizan para la contratacin de nuevo personal (qu

habilidades requieren)?
Entrevista personal
Evaluar el perfil del personal y comportamiento del candidato a contratar
Establecer actividades a desempear: para determinar habilidades y
conocimientos necesarios
Validacin de informacin

2. Cmo se capitalizan los sistemas de trabajo en las diversas ideas,

culturas y formas de pensar de los empleados junto con las comunidades
con que interactan?
De forma personal y necesidades de cada empleado las cuales pueden
variar considerablemente. Manteniendo una buena comunicacin,
aportando ideas para optimizacin de recursos, tiempos, ejecucin de
actividades, dndoles a conocer la importancia y el papel que juega cada
uno de ellos dentro de la empresa.

3. Cmo logra la comunicacin efectiva entre los grupos de trabajo?

Creando un ambiente agradable y estableciendo reglas de accin; para que
permita a los empleados externar inquietudes y aportacin de ideas en
beneficio de la organizacin.
Mediante dinmicas de trabajo en equipo de un departamento o grupo de
trabajo.
4. Cmo contribuye su sistema de desempeo al logro del plan de accin?
De manera benfica en la labor que desempea cada persona dentro de
la empresa. En la identificacin de acciones que obstaculizan el
desempeo de ciertas actividades y en la entrega oportuna de
informacin.

5. Qu hace la empresa para que mediante un buen sistema de

recompensas se cumplan los objetivos o el plan de accin?
Contribuye con el desempeo de cada empleado, mediante esquemas de
incentivos hacia ellos.
Generar el estmulo a sus trabajadores para un mejor desempeo en
actitudes y planes de accin.
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6. Cmo hace la empresa para que los nuevos empleados adopten las
nuevas ideas, la cultura y la forma de pensar de la empresa?
Dando a conocer un panorama general de las actividades y necesidades
de la empresa (programa de induccin), as como las polticas y valores
de la empresa y de los compromisos que se tienen ante la sociedad.
Induciendo la importancia y relacin del entorno laboral.

7. Se toman en cuenta a los empleados para las mejoras del lugar de

trabajo?
S, para el buen desempeo de sus funciones. Es necesario contar con la
opinin de los trabajadores, pues cada uno conoce los pros-contras y
necesidades que se presentan en cada actividad que ejecutan.

8. Cmo evala la efectividad, la educacin y entrenamiento tomando en

cuenta al empleado y a la organizacin?
Observando el desempeo de sus funciones laborales y a su vez el
comportamiento con los compaeros de trabajo.
Al evaluar los resultados que d inicio se proyectaron sobre ciertos
objetivos y/o metas planteados al inicio de cierta actividad.

9. Qu mtodos se usan para determinar la satisfaccin del empleado?

La constante comunicacin con los empleados para conocer
inconformidades, resultado de evaluacin de proyectos y metas de
cumplimiento de los mismos.
Mediante clima laboral de cada una de las reas o departamentos

10. Cules son las medidas de desempeo?

Establecimiento de objetivos y/o metas
Cumplimiento de ejecucin de tareas, actividades y/o planes de accin
Aplicacin de evaluadores y medidores: financieros, contable,
administrativos, planeacin y control
Carga laboral
Desarrollo de sus actividades
Relaciones interpersonales
Toma de decisiones

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