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SISTEMA DE GESTIN CONTROL DE
Versin 001
SST DOCUMENTOS Y DATOS
15/07/2015

CONTENIDO

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. REFERENCIAS
5. DIAGRAMA DE FLUJO
6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ANEXOS

1. Objetivo
El objetivo de este documento es describir el procedimiento general
para el manejo, emisin y control de cambios de los diferentes
documentos y datos que forman parte del Sistema de Gestin SST
de la empresa.

2. Alcance
Las actividades descritas en este documento deben ser aplicadas
por las personas responsables por el manejo y control de los
documentos y datos del Sistema de Gestin SST, as como de las
personas responsables por el desarrollo de los diferentes
documentos y datos.

3. Definiciones:

Documento: informacin y su medio de soporte. El medio de

soporte puede ser papel, magntico, ptico o electrnico.

Dato: informacin cualitativa y/o cuantitativa.

Listado maestro de documentos: es el medio que sirve para

controlar e identificar el estado actual de los documentos del
sistema de calidad

4. Referencias:

Procedimientos

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Numerales de Normas

RUC OHSAS 18001

2.1 4.4.5
DECRETO 1443/2014
Artculo 12

5. Diagrama de flujo:

ID E N T IF IC A R N E C E S ID A D
DO CUM ENTO E L A B O R A R V E R S I N V E R IF IC A R C R IT E R IO S D E R E V IS I N D E V E R S I N
IN IC IO DE TENER NUEVO
IN T E R N O ? SI P R E L IM IN A R E L A B O R A C I N P R E L IM IN A R
DOCUM ENTO

NO

CO M PRAR EL NO
APRO BADO ?
DOCUM ENTO

SI

SI IN C L U IR L O A L IS T A D O
ID E N T IF IC A R Y R E V IS I N D E C O D IF IC A R E L
C A M B IO S ? M AESTRO DE
E J E C U T A R C A M B IO S A C T U A L IZ A C I N DOCUM ENTO
DO CUM ENTO S

NO

SI
C A M B IO S A C T U A L IZ A R L IS T A D O S D E
D IS T R IB U C I N F IN
NO APR O BADO S? C O N T R O L D E C A M B IO S

6. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

6.1 Inicio: los documentos y datos del Sistema de Gestin SST

constituyen su soporte. Estos documentos y datos pueden ser internos,
cuando se originan en la empresa, y externos, cuando son documentos y
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datos editados por otras entidades o empresas. Es importante

garantizar que se mantengan actualizados y se distribuyan a los sitios
donde se puedan consultar por quienes requieren la informacin para su
trabajo.

6.2 Documentos y datos nuevos

6.2.1 Identificar necesidad de tener un documento y un dato

Los directores de proceso deben identificar la necesidad de crear

documentos y datos para complementar o modificar el Sistema de
Gestin SST. Estos documentos pueden ser instructivos, procedimientos
o manuales. Tambin se puede identificar la necesidad de conseguir
documentos y datos externos necesarios para la gestin de seguridad,
salud ocupacional y medio ambiente tales como normas tcnicas,
decretos, leyes, publicaciones, etc.

6.2.2 Compra o elaboracin de documento

Si se ha determinado la necesidad de complementar el Sistema de

Gestin HSE con documentos de origen externo tales como normas o
publicaciones, estos deben ser solicitados y adquiridos por el
Representante del Sistema. Una vez adquiridos, el Representante del
Sistema debe identificarlos mediante una etiqueta en la que se indique
que son documentos pertenecientes al Sistema de Gestin SST. (Ya sea
en medio fsico o magntico).

Elaboracin: Desarrollar el nuevo documento de acuerdo a las

necesidades identificadas y siguiendo los parmetros establecidos en
este procedimiento.

6.2.3 Elaborar versin preliminar

Para procedimientos e instructivos nuevos se deber tener en cuenta el

siguiente orden y contenido:

1. Definir el objetivo: Que se quiere lograr.

2. Definir el alcance: A donde se quiere llegar, es decir a quienes va
dirigido.
3. Definiciones: Las que apliquen para obtener mayor claridad

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4. Referencias y documentacin (esta se debe ir completando en la

medida que se desarrolla la descripcin de cada actividad):
Documentos relacionados.
5. Incluir el diagrama definitivo. Para elaborar estos diagramas se
debe utilizar el programa SMART. En el diagrama se debe incluir el
nombre de cada actividad que se debe realizar, los procedimientos
accesorios y los controles de flujo necesarios.
NOTA: El diagrama de flujo no incluye los responsables ni lmites
para mantener la claridad, ni los documentos que se generan en
cada actividad.
6. Establecer los Nombres de las actividades que se van a describir
(el Nombre debe coincidir con el nombre en el diagrama de flujo y
describir cada actividad incluyendo los detalles, responsables y
referencias necesarios para su realizacin.
7. Incluir los formatos y documentacin necesaria para cada
actividad como anexo.

Es importante contar con los aportes de las personas involucradas en

cada una de las actividades de manera individual para lograr una
aceptacin y compromiso mayor del procedimiento o instructivo.

NOTA: Las descripciones deben ser concisas y utilizar todas las

referencias que apliquen para evitar el duplicado (copia) de informacin
que se encuentra en otros documentos.

6.2.4 Criterios de Elaboracin

Los documentos debern realizarse bajo parmetros controlados, es

decir, que todos deben cumplir con ciertas reglas que permitan
mantener la uniformidad de todos los documentos y datos dentro del
Sistema de Gestin SST, relacionados as:

Tipo de letra: Calibri light

Color: Negro
Tamao: Para procedimientos e instructivos 12, para formatos
puede variar segn el espacio, de 8 a 12.
Justificado
Ttulos en mayscula y negrilla
Subttulos en minscula y negrilla

6.2.5 Revisin y Aprobacin

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El Director de rea y/o el Representante del Sistema debern presentar

una copia preliminar debidamente marcada (sello de borrador) del
documento y datos completos a cada una de las personas involucradas
para que estas lo evalen y generen sus comentarios. Si hay cambios, se
incluyen y se realiza una nueva valoracin, de lo contrario se da por
hecho de que el documento ha sido aprobado y se presenta al Gerente
para su aprobacin definitiva. Una vez aprobado, tendr un sello o
marca de agua que diga original.

6.2.6 CODIFICAR EL DOCUMENTO

Cada documento ser codificado como corresponde de la siguiente

manera:

F x.y P x.y I x.y

Formatos Procedimientos Instructivos

Donde x es el cdigo del proceso y donde y es el consecutivo de los

documentos, cuando hay varios documentos de un mismo proceso.
Cdigos de procesos y subprocesos (ordenados alfabticamente):

(1) HSE
(3) Compras
(4) Gerencia
(7) Mantenimiento
(8) Contabilidad
(10) Recursos Humanos
(11) Todos (cuando el documento aplica a todos o varios procesos)

Esta codificacin la maneja exclusivamente el departamento de

Coordinacin de HSEQ.

Los procedimientos e instructivos debern tener la estructura

establecida en el formato para la elaboracin de procedimientos e
instructivos.

Los formatos debern llevar el siguiente encabezado (Ejemplo):

PROGRAMA DE AUDITORAS F 1.3

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INALTEC CYG Versin

LTDA. 001
(Nombre del documento)
SISTEMA DE
12/05/15
GESTION SST

Este formato por su codificacin corresponde al proceso de Hse (F 1.3) y

seria el tercero de este grupo (F 1.3).

La versin indica las veces que ha sido actualizado el formato o el

documento.

El 12/05/10 corresponde al da/mes/ao respectivamente de la fecha en

que se le realizo el ltimo cambio o actualizacin al formato,
procedimiento e instructivo, o la fecha de su emisin inicial.

6.2.7 Incluir en Listado Maestro de Documentos y Datos

Una vez el documento ha sido aprobado por el Gerente General, se

considera parte del Sistema de Gestin SST. El Coordinador HSEQ o
Coordinador HSE debern incluir el documento y los datos en el Listado
Maestro de Documentos del Sistema de HSE, asegurndose de incluir el
nombre y cdigo del documento, la versin, la fecha de aprobacin y los
puntos de uso. Los documentos y datos originales de HSE, deben ser
almacenados y conservados en la oficina de la coordinacin HSE. Los
documentos y datos pueden ser mantenidos en medio magnticos, a
menos que alguna disposicin del sistema HSE mencione la
obligatoriedad de mantener algn documento impreso y firmado, como
es el caso de las Polticas, Reglamentos y Programas de Gestin.

6.3. Revisiones de actualizacin

6.3.1. Identificar y Ejecutar cambios

Para cambiar un documento o un dato es necesario tener una

justificacin vlida del porque del cambio e identificar los puntos a
mejorar, una vez identificados se ejecutan estos cambios, siguiendo las
directrices de este documento, despus se pasa a aprobacin por parte
de las personas involucradas.

6.3.2. Revisin y Aprobacin

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La persona que realiza el cambio y/o el Coordinador HSEQ deber

presentar una copia preliminar debidamente marcada (sello de borrador)
del documento completo a cada una de las personas involucradas para
que estas lo evalen y generen sus comentarios. Si hay cambios, se
incluyen y se realiza una nueva valoracin, de lo contrario se da por
hecho de que el documento y los datos han sido aprobados y se
presentan al Gerente para su aprobacin definitiva, una vez ha sido
aprobada la modificacin, se debe identificar la copia anterior a la
modificacin con el sello de Documentos y datos Obsoletos, si es que se
decide conservarla.
Nota: los documentos cuya revisin est en proceso, deben ser
identificados en la red informtica con una marca de agua con la
leyenda Borrador

6.3.3. Actualizar Listado de Control de Cambios

Una vez concluido el cambio, se procede a actualizar los listados de

control de cambios para contar con la trazabilidad de cada uno de los
documentos y datos del Sistema HSE.

MATRICES

Quincenalmente se solicitar al rea de recursos humanos, el listado de

personal, que permitir la actualizacin de las siguientes matrices:

Matriz de capacitaciones
Matriz de ausentismo
Matriz de epp
Matriz de funciones y responsabilidades
Matriz de exmenes mdicos

La actualizacin quedar registrada dentro de cada archivo en la parte

superior, en el espacio destinado para esto que dice: Fecha de
actualizacin.

6.4 Distribucin

Una vez listo el documento, ya sea nuevo o antiguo se procede a realizar

su distribucin:

Los documentos generales del sistema HSE sern distribuidos a travs

del correo electrnico (En archivo pdf Para evitar su modificacin). Los
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registros de envo y apertura de Outlook Express constituyen las pruebas

de envo y recepcin, y corresponde al coordinador del sistema de
gestin su envo y control. En caso de ser necesaria la entrega de copia
fsica de un documento (caso de algunos documentos y datos externos),
el coordinador de sistemas de gestin tomar las copias fsicas y las
enviar acompaadas de un Memorando.

Nota: nicamente se consideran VALIDOS Y VIGENTES los documentos y

datos internos del Sistema de Gestin SST que hayan sido entregados
de mano del coordinador del sistema de gestin o desde su
correo electrnico; en el primer caso deben llevar el sello original
Documento Controlado; por ningn motivo se considerar vlida o
vigente cualquier otra copia de documentos y datos del Sistema.

ANEXOS

Listado maestro de documentos

Listado de control de cambios

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