Manual SurFX A&B

(Alimentos y Bebidas)

SurFX A&B es compatible con los siguientes sistemas operativos:

Windows XP 32 y 64 bits

Windows Vista 32 y 64 bits

Windows 7 32 y 64 bits

Windows 8 32 bits y 64 bits

Windows 8.1 32 y 64 bits

**Para versiones Windows 7,8,y 8.1 se recomienda mantener el (UAC) Control de Usuarios desactivado o en nivel 1.

1|P gin a
INDICE DE TEMAS:

1.-INGRESO DE PARAMETROS: ..PG. 3 - 2

2.-CONFIGURACIN DE IMPRESORAS..PG. 4 -5

3.-ARTCULOS CREACIN Y EDICIN.PG. 7 -12

4.-PROVEEDORES.PG. 12

5.-CLIENTES Y DESCUENTOS.PG. 13

6.- VENTASPG. 14

6.1 VENTA DIRECTA. PG. 18

6.2 VENTA A MESA .PG. 20

6.3 CERRAR MESA (COBRO DE CUENTA)PG. 23

6.4 ADICIN A MESA ABIERTA .PG. 25

7.-CANCELACIONES Y DEVOLUCIONESPG. 26

8.- NOTAS EN COMANDA ...PG 27

9.-CREACIN DE USUARIOS/CAJEROS.PG. 28

10. INGRESOS A STOCK ..PG. 29

11.- OPERACIONES DE CAJA..PG. 30

12.- MOVIMIENTOS DE CAJAPG. 31

13.-REPORTES DE VENTAS.PG. 32

14.-CIERRE DE CAJAPG. 35

15.-RESERVACIONES.PG. 36

14.-CONFIGURACIONES DE PANEL VENTAS PG. 37

2|P gin a
Parmetros:
Men-Opciones/Parmetros TECLA (Ctrl +P)

Ingresar los datos del Comercio, estos datos son los que por defecto aparecern en tickets y facturas y son
editables cuando se requiera.

3|P gin a
La Clave Administrativa

Registrar una clave de administrador permitir gestionar a ms usuarios asignndoles una clave personal as
como permisos y accesos a las funciones del programa.

Adems de que el programa no podr ser usado a menos que un usuario se identifique.

Nota: Si es la primera vez que se ingresa la clave, en el espacio de Anterior se debe dejar en blanco.

SELECCIN DE PERFIL
PERFIL RESTAURANTE.
Esta opcin activa el panel de ventas directamente para seleccionar venta a una mesa.
NUMERO DE CUBIERTOS REQUERIDOS.
Al activar la opcin pedir ingresar el nmero de cubiertos usados en una mesa.
PERFIL CAF-BAR
Esta opcin activa directamente el panel de ventas, para venta directa.
PERDIR CLEVE PARA LA VENTA.
Pedir la contrasea del usuario, cada que registre una venta o comanda.

DEFINICIN DEL I.V.A

Pode defecto para todos los artculos SurFX tomara el porcentaje de IVA del cdigo 1 (IVA1) cuyo valor es
16%

Si en el negocio no se maneja IVA solo cambiar el valor 16 por 0.

Nota: En los valores del IVA es importante NUNCA dejar VACIO ningn campo. En caso de no manejar IVA
poner el Valor cero 0.

4|P gin a
Pestaa Impresoras/Perifricos
Impresoras

Aqu se cargan las impresoras una vez que ya estn debidamente instaladas y sern desplegadas oprimiendo
la flecha indicada:

Nota: Revisar que se elige a la impresora indicada hay que muchas veces en el listado de Windows existen
impresoras duplicadas, y esto puede ocasionar que se seleccione una impresora inactiva

5|P gin a
SurFX Permite la inclusin de Perifricos tales como Displays de Torre y Bsculas:

Displays :

Compatibles con comando/protocolo EPSON ESC/POS y conexin RS-232

Basculas Compatibles:

Ohaus Trooper y Mettler Toledo Modelos 8217,y Viva.

Otros modelos y marcas de bsculas podran ser compatibles sobretodo si manejan comandos similares a las
aqu mencionadas y tengan conexin RS-232.

Ohaus Trooper

Mettler Toledo 8217

6|P gin a
Artculos
Men/Archivos/Artculos (tecla F4)
PANEL DE OPCIONES
1.-CERRAR

Cierra la ventana de los artculos.

2.-NUEVO

Abre la ventana, para la creacin de un nuevo artculo para venta.

3.-ELIMINAR.

Elimina el artculo seleccionado de la base de datos

4.-EDITAR.

Abre la ficha del artculo seleccionado para modificar datos del artculo, como precio

de venta, nombre, etc.

5.-DUPLICAR.

Duplica el artculo seleccionado, pero no el cdigo del mismo.

6.-VER

Es la pre-visualizacin de la impresin del listado de artculos existentes en la base.

7.- IMPRIMIR

Imprime el listado de artculos

8.-EXPORTAR

Exporta la base de artculos a un documento Excel, Word y otros formatos.

9.-ARTICULOS A PEDIDO.

Muestra la lista de artculos, que se encuentran con stock cero o con stock mnimo, opcin de imprimir el
listado para la compra y reabastecimiento.

10.- BUSCAR

Bsqueda de algn artculo, ya sea por nombre del artculo o por el cdigo.

7|P gin a
Crear Nuevo Artculo
Men/Archivos/Artculos/Nuevo (tecla F4)
La siguiente imagen nos muestra los campos a llenar del artculo nuevo que deseamos ingresar a la base del
sistema.

1.-CDIGO. En caso que el artculo no cuente con cdigo de barras ingrese un nmero al azar.
2.-EL NOMBRE DEL ARTCULO o descripcin se recomienda use abreviaturas para que el nombre no sea
demasiado extenso.
3.-LA IMAGEN cargada aparecer en el botn virtual del artculo, del panel de ventas.

8|P gin a
CREACIN DE CATEGORIAS.

4.-SELECCIN DE CATEGORA, Crear categoras es necesario para poder ubicar y cargar los productos a cada
venta o mesa, si un producto no tiene categora no podr ser ubicado desde el panel de ventas ni de mesas.

5.-PEDIR TRMINO es til para las carnes ya que activa una

ventana automtica para que el vendedor seleccione el termino
coccin que cliente desea y esta nota aparezca en la comanda.
El pedir Adicin es til para platillos en el que el cliente pueda
elegir entre diferentes guarniciones y esto aparezca como nota
en la comanda. Revisar pg.38 para la seleccin de categoras
que desea que aparezcan como opciones. Mximo se pueden
agregar 3 categoras distintas.

9|P gin a
6.- PRECIO COMPRA O COSTO

Es de vital importancia registrar el costo o precio de compra de nuestro artculo, ya que de esta manera
SurFX nos podr calcular el valor total de inventario, adems de las utilidades de venta. Si nuestros
productos no tienen registrado precio de compra no podremos generar los reportes antes mencionados.

Se recomienda usar la herramienta del clculo neto (icono de calculadora) para ingresar el precio, tanto en
Precio de Compra como en Precio de Venta.

7.-SELECCIONAR EL CDIGO IVA A USAR.

8.-PRECIO VENTA, precio directo al cliente.

9.-STOCK .Aqu el primer aspecto a definir es determinar si nuestro artculo entrara dentro de un control
stock o no.
La casilla marcada con palomita: Sin Control Stock Deshabilita cualquier tipo de conteo sobre el artculo.
Por lo tanto si deseamos que SurFX gestione y contabilice nuestro inventario es necesario que esa casilla
quede en blanco como se muestra en la imagen.
10. REF. INTERNA: Este campo ofrece una versatilidad muy til que nos servir para ingresar informacin de
bsqueda rpida sobre nuestro producto y es adaptable a diferentes conceptos segn sea nuestro rubro,
tales como Fecha de Caducidad, Cd. De proveedor.

10 | P g i n a
10.-CANT STOCK: Aqu se especifica la cantidad inicial con al cual registraremos nuestros productos. Una
vez registrada esta cantidad no puede ser modificada por ningn usuario sino solo el usuario Administrador.

11.-CANT MNIMA: Esta cantidad es la mnima de existencias antes de que el artculo se considere en
ruptura stock o para ser considerado al levantar un pedido al proveedor. Seleccin de proveedor en esta
opcin cargamos al proveedor del artculo, para esto previamente debemos darlos de alta en la lista de
Proveedores (revisar pg.12)

Cuando la existencia de los artculos es menor a su cantidad mnima, en el listado vendrn acompaados de
un icono anaranjado con un signo de admiracin como muestra la siguiente imagen.

Articulo Men
Men/Archivos/Artculos/Nuevo/Artculo Men

Articulo Men

Un artculo men sirve para agrupar una serie de artculos que siempre iran servidos o despachados juntos.

Esto es especialmente til para realizar combos, o simplemente para agrupar una serie de productos que
necesariamente se presentaran como opciones a agregar en un producto en modalidad men.

Los precios de los componentes de un artculo men sern ignorados y solo se tomara el precio configurado
en el producto contenedor o principal del men

11 | P g i n a
Creacin de Articulo Men
La siguiente imagen para muestra cmo hacer un artculo men.

Proveedores
Archivos/proveedores / Nuevo (tecla F3)

En este apartado daremos de alta los Proveedores de nuestros Artculos, para que podamos asignar a cada
artculo su proveedor correspondiente, esta facilitar la generacin de pedidos y ahorrar tiempo.

12 | P g i n a
Clientes
Archivo/Clientes (Tecla F2)

SurFX permitir llevar el control y al base de datos de cada uno de nuestros clientes.
El cliente registrado podr obtener descuentos fijos personalizados.
Ficha de Alta del Cliente:

DESCUENTOS CLIENTE
En la ficha del cliente podremos
asignarle un porcentaje de descuento en
todas sus compras, el descuento se
aplicar automticamente al asignarle
la compra al cliente deseado.

13 | P g i n a
PANEL DE VENTAS
Men/Gestin/ Mesas Caja (venta directa)

14 | P g i n a
BOTONES DE FUNCIONES
PANEL DE VENTAS (Venta Directa)
Men/Gestin/ Mesas Caja

15 | P g i n a
1.- Venta Ticket. Registra e imprime ticket de venta, lo los artculos cargados en el panel.

2.-Cerrar. Cierra la ventana de ventas.

3.- Factura. Registra la venta e imprime Factura de la venta

4.-Seleccin Mesa. Si la venta no es directa, esta opcin nos llevara al panel de mesas para seleccionar la mesa a la
que queremos asignarle un consumo.

5. Dividir. Cta. Opcin para dividir una cuenta en varias cuentas separadas.

6.-Back Ticket. Esta opcin abre listado de tickets anteriores, para su cancelacin total o parcial del ticket
seleccionado.

7.- Cant. Editar la cantidad del artculo seleccionado para la venta.

8.-Notas. Opcin para agregar una nota, en la comanda o en el ticket.

9.-Desc. Abre la ventana para aplicar descuentos, sobre un artculo o sobre toda la cuenta.

10.-Permite modificar el precio de venta de un artculo seleccionado.

11.- Eliminar. Elimina de la lista de venta el artculo seleccionado.

12.- Pesar. Pesar artculo de venta.

13.- Mensaje imp. Sirve para mandar imprimir un mensaje a impresora de comandas o tickets.

14.-panel de clientes para asignarle la compra.

15.-Historico .Muestra en el panel las ultimas ventas.

16.-Pulso para abrir el cajn de dinero.

PANEL DE MESAS
Men/Gestin/ Mesas Caja

16 | P g i n a
 BOTONES DE
FUNCIONES
PANEL DE VENTAS (Venta a Mesa)
Men/Gestin/ Mesas Caja

17 | P g i n a
 1.-Usuarios. Este botn funciona para cambiar de vendedor, y muestra el nombre del usuario logeado

2.-Abrir Mesa. Para usar ese botn previamente debemos haber escrito el nmero de mesa que deseamos abrir,
al pulsarlo nos llevara al panel de ventas para capturar el consumo de la mesa seleccionada.

3.-Venta directa. Nos abre la venta de panel de ventas para ser una venta directa.

4.-Cerrar Mesa. Carga el consumo de la mesa seleccionada al panel de venta para registrar la venta y cerrar la
cuenta de la mesa seleccionada.

5.-Pre-Ticket. Manda a imprimir un ticket previo de la mesa seleccionada, esto no cierra la cuenta ni la elimina.

6.-Muestra el plano virtual de las mesas.

7.- Cajn. Abre el cajn de dinero.

8.-Agrupar mesa. Opcin de agrupar 2 o ms mesas en una Sola.

9.-Trasf. Mesa. Transfiere el consumo de una mesa a otra Mesa vaca o abierta.

10.-Vaciar. Elimina todo el consumo de la mesa seleccionada.

11.-Reim. Comanda. Reimprime la comanda de la Mesa.

12.- Reservaciones. Muestra la ventana para revisar las reservaciones o ingresar una nueva reservacin.

14.-Calculadora.

15.- Opciones de configuracin.

Venta Directa.
Men/Gestin/ Mesas Caja
18 | P g i n a
 NOTA: Si
el pago
recibido
es
exacto
podemos
usar el
botn
que
siempre

aparecer con el precio exacto de la cuenta

para ingresar el pago.

19 | P g i n a
Los Modos de pago son editables revisar los Parmetros.(pg. 3)

VENTA A MESA
Men/Gestin/ Mesas Caja

20 | P g i n a
Nota: El nmero de mesa no debe ser igual al de una mesa abierta, y que si ponemos el nmero de una mesa abierta agregara el consumo a la
mesa abierta. Y no abrir una nueva cuenta.

21 | P g i n a
22 | P g i n a
COBRAR VENTA MESA
Men/Gestin/ Mesas Caja

23 | P g i n a
24 | P g i n a
Agregar consumo a mesa abierta.
Para agregar ms consumos a una cuenta de mesa abierta, repetimos los pasos de venta para una mesa,
simplemente seleccionaremos el nmero de mesa con consumo previo.

Una vez en panel de ventas seleccionamos la venta a agregar y registramos la comanda.

(Revisar venta mesa)
Quitar el consumo de Mesas.
Para quitar de la cuenta un consumo
aadido por error, usaremos los botones
que aparecen del lado derecho de la
lista de consumo de la mesa .

25 | P g i n a
Devoluciones y Modificacin de ticket.

Para realizar una cancelacin o modificacin total o parcial del ticket utilizaremos el botn
BACK TICKET
Al presionarlo nos abrir la
siguiente ventana.

Efectuando el paso 2 el contenido del ticket se cargar al panel de ventas nuevamente, y aparecer la
siguiente leyenda.
en la parte superior de la pantalla.

26 | P g i n a
Nota: Al volver a registrar el ticket no se duplica la venta, y el dinero de caja se ajusta y los artculos son
devueltos a stock.

AGREGAR NOTA A COMANDA O TICKET.

27 | P g i n a
Creacin De Cajeros / Usuarios.
Men/opciones/Gestin de usuarios.

La casilla vaca quita el permiso, la casilla con palomita da el permiso.

Para poder dar de alta un nuevo usuario, previamente debemos de registrar la contrasea del administrador
del sistema desde el men Opciones/Parametros.

28 | P g i n a
Ingresos a Stock
Men/Gestin/ingresos stock

Para realizar correctamente el ingreso de stock

29 | P g i n a
Operaciones de caja
Men/ Resumen Caja

Resumen Mensual de Ventas

Para obtener un reporte de las ventas ticket y ventas facturadas ingresamos al Men /Resumen
Caja/Registros de ingresos

30 | P g i n a
MOVIMIENTO DE CAJA DIARIOS
Para consultas las ventas detalladas por da y movimientos de caja (retiros de caja y depsitos de caja)

Ingresamos desde el Men /Resumen Caja/Registros de Caja.

Nota: En el historial de ventas y el Total de Caja, Slo mostrar la suma de pagos en efectivo.

DEPOSITOS Y RETIROS DE CAJA:

31 | P g i n a
 Desde la misma ventana abrimos
la opcin deseada.

REPORTE DE FACTURAS
Men /Resumen Caja/ Ventas
facturadas.

Este reporte nos dar el detalle de las ventas facturadas. Por mes , Trimestre, o Todos los meses
Anteriores.

REPORTES DETALLADOS DE VENTAS

Ventas Ticket.
Men/Archivos/Carpetas y Reportes/Ventas Tickets
Este reporte nos servir para consultar las ventas tickets realizadas del da actual y de das o meses
anteriores.

32 | P g i n a
Nota:En este reporte no se incluyen facturas

FORMAS DE PAGO
Men/Archivos/Carpetas y Reportes/Formas de Pago

DETALLE DE VENTAS

33 | P g i n a
Men/Archivos/Carpetas y Reportes/Detalle de Ventas

DOCUMENTOS

Men/Archivos/Carpetas y Reportes/Documentos
En este reporte solo nos mostrar las facturas realizadas. Coma se muestra en la imagen.

34 | P g i n a
CIERRE DE CAJA

Men/Gestin/Cierre de Caja (Ctrl +K)

35 | P g i n a
Nota: Si dejamos un fondo de caja , el dinero no se reflejar en la caja hasta el
da siguiente.

Reservacin de Mesas
Men/Gestin/ Mesas Caja

36 | P g i n a
Nota: Para Salir del listado de reservaciones debemos dar clck en el botn
RESERVACION nuevamente.

Configuraciones del Panel de venta

Men/Gestin/ Mesas Caja

ABRE LA VENTANA DE CONFIGURACIONES DEL PANEL DE VENTAS. LAS CONFIGURACIONES

37 | P g i n a
INCLUYEN ASPECTO VISUAL COMO FUNCIONAL DEL MISMO:
Pestaas de Apariencia: Botones y Colores:

En este panel se define el tamao, color y distribucin de los botones.

Si por ejemplo deseamos tener botones ms altos para aadir imgenes, reduciremos el
nmero de Lineas
Y para hacerlos ms anchos reduciremos el nmero de Columnas

Asimismo en aqu tambin se define si aparecen o no las imgenes en los botones de artculos,
tanto en el panel normal, como en el panel de Botones Programables o de Acceso rpido.

Pestaa Botones Programables:

38 | P g i n a
En este apartado se podrn aadir los botones de los productos que ms se vendan para tenerlos
agrupados en
el panel de Botones programables, la ventaja de tener agrupados aqu los productos es que no
ser necesario buscarlos por categoras ni subcategorias.

DESDE EL PANEL DE VENTAS ACCESAMOS DE MANERA MAS RPIDA A LOS BOTONES PROGRAMABLES.

39 | P g i n a
PESTAA OPCIONES
Men/Gestin/ Mesas Caja +

Adiciones:Las
categoras a agregar
en adiciones deben
estar previamente
creadas, si no sabe
cmo crear categoras
revise Pg. 9

N de Ticket

Aqu muestra el num.

Del ltimo ticket
registrado, para
reiniciar la cuenta debemos poner CERO.

Botn de Notas Flotante:

Mostrar el botn para agregar notas de

forma ms accesible visible todo el
tiempo.

1 Articulo= 1 Linea:

Cuando se activa esta funcin har que al

cargar el mismo artculo varias veces en
una venta se aumente una lnea por cada
vez que lo repitamos.

Realizar Pre-ticket con cada comanda:

Se imprime un preticket junto con cada

comanda.

Realizar Comanda de Cuenta:

Realiza una comanda aun en venta directa.

40 | P g i n a
Pestaa Superior:

Aade la ubicacin de los botones programables al panel de ventas

Producir como adiciones:

Los artculos men sern considerados como adiciones, es decir sern cargados en la misma comanda
men al que pertenezcan, si esta destiladado, en las comandas sern considerados como artculos
independientes al men que los contiene

Precio Special por default:

Activa que siempre los artculos se carguen segn el precio SP que se haya definido en su creacin.

41 | P g i n a