Actividad de Aprendizaje 7

Documentar los resultados que soportan el plan de formacin

Documentar los resultados que

soportan el 1plan de
1
formacin
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Estructura de contenido
Contextualizacin
1. Desarrollo de Recursos Humanos
2. Diagnstico de necesidades de formacin
3. Objetivos especficos de la capacitacin
4. Tcnicas para inventariar las necesidades de
formacin
5. Informe de resultados
6. Habilidades del Gestor
Conclusiones
Referencias

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Estructura de contenido

El camino que debe ser trazado en

cuanto a formacin, para la El diagnstico de necesidades de
asignacin de recursos y el logro formacin de la organizacin
de los objetivos estratgicos.

es se basa en

PLAN DE FORMACIN

se divide en

Diagnstico
Anlisis
Informe de resultados

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Contextualizacin

En una organizacin, el marco de su formacin es un camino

que debe ser trazado de manera clara, metdica y precisa, ya
que de ello depende la asignacin de recursos y el logro de los
objetivos estratgicos.

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Para establecer un buen plan de capacitacin, es necesario contar con un

diagnstico de necesidades de formacin que le permita a la organizacin
cumplir con el logro de sus objetivos estratgicos y ser as ms efectiva y
productiva.

Al finalizar esta Actividad de Aprendizaje usted, Aprendiz- Consultor, estar

en capacidad de:

Documentar los resultados que soportan el plan de formacin para un

grupo crtico de la organizacin.

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1. Desarrollo de Recursos Humanos

U na organizacin que aprende, es una organizacin que est sembrando su

permanencia en el tiempo. Es importante que se sealen los objetivos desde
la alta direccin. Para dnde se dirigen todos los esfuerzos de la capacitacin?
Diferentes autores sealan el trmino Desarrollo de Recursos Humanos, DRH, para
enmarcar todos los esfuerzos que se generan para que el equipo humano de todos
los niveles alcance las metas, tanto del negocio, como las personales.

Por DRH se entiende un esfuerzo continuo y planeado de la alta direccin

para mejorar los niveles de competencia de los empleados y por ende, elevar el
desempeo organizacional por medio de programas de capacitacin y desarrollo.
Las organizaciones de este siglo compiten por el posicionamiento, mejores ingresos,
menores costos, mejores clientes y mayor capacidad de sus trabajadores. Esto se
logra, en gran medida, adquiriendo mejores prcticas por la va del aprendizaje y
mejorando la calidad de los productos y servicios para incrementar su productividad.

Para lograrlo, se establece un diagnstico de necesidades de formacin que debe

contener todos los requerimientos de la organizacin en todos sus niveles. En ese
orden de ideas, el anlisis debe ser un proceso sistemtico y ordenado que permita
sustentar un plan robusto y objetivo para que la organizacin alcance sus metas
estratgicas y a la vez, cumpla con las expectativas de sus colaboradores.

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Beneficios del DRH

Prevenir la obsolescencia.
Mantener actualizadas las competencias del equipo humano.
Incrementar la productividad de la empresa.
Reducir costos e incrementar utilidades.
Atraer, retener y motivar al personal.
Fortalecer la cultura de aprendizaje de la organizacin.
Facilitar el logro de las metas estratgicas del negocio.

En este punto es importante aclarar qu diferencias hay entre capacitacin, formacin y

educacin.

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Diferencias entre Capacitacin, Formacin y Educacin La educacin, por otra parte, es un proceso continuo que se inicia desde
la infancia y transcurre a lo largo de la vida del individuo. Requiere de

P ara empezar, la capacitacin hace alusin a la adquisicin de un sistema formal de enseanza o aprendizaje, el cual, al ser culminado,
conocimientos tericos y prcticos mediante cursos presenciales y conduce a ttulo que habilita a quien lo cursa como una persona apta
virtuales, que generan mayor nivel de conocimiento sobre el puesto de en un rea especfica del conocimiento (Contador, Abogado, Bachiller,
trabajo, facilitando su mejor desempeo. En este caso podemos hablar Tecnlogo, entre otros ttulos obtenidos) Para lograrlo el interesado
de la capacitacin en el puesto de trabajo, que le permite al colaborador debe estar registrado en una institucin de ndole formal, acreditada
adquirir los conceptos bsicos del cargo y facilitar su dominio. como tal por el ente competente en cada pas para generar tales cursos
o programas de formacin. Sin embargo, algunos autores homologan el
Por formacin se entiende un programa para la adquisicin de nuevas trmino capacitacin con el de formacin y desarrollo.
competencias y actualizacin de las ya adquiridas. Pueden obtenerse
de manera formal (en una institucin educativa) o informal (a nivel de
la empresa u otras organizaciones no educativas, pero que brindan
programas de formacin). De hecho, con el desarrollo de nuevas
tecnologas, en especial Internet, se ha creado una nueva modalidad de
formacin, en la que los formandos participan en procesos educativos
sin acudir presencialmente a las clases. Se utiliza el trmino en ingls
e-learnig.

Existen diferentes tipos de formacin a distancia en funcin de distintas

variables como los recursos, la metodologa de trabajo, los contenidos,
los alumnos o el modelo de evaluacin. Se utiliza tambin el concepto
de formacin semipresencial o b-learning, en el que se combinan
actividades presenciales con otras a distancia. Sin embargo, en el mundo
empresarial se homologa el trmino capacitacin con el de formacin.

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2. Diagnstico de necesidades de formacin

E l levantamiento de la informacin debe ser un proceso metdico, organizado y estructurado, que facilite la recoleccin de los datos obtenidos
entre la poblacin. Para ello se deben recorrer los siguientes pasos:

Niveles de anlisis de la informacin

En esta etapa del proceso,(Chiavenato,I. 1999.PP. 562 a 567), menciona

tres niveles en los que se debe hacer el anlisis para el entrenamiento:

Anlisis de la organizacin total: sistema organizacional.

Anlisis de los recursos humanos: sistemas de entrenamiento.

Anlisis de las operaciones y tareas: sistema de adquisicin de

habilidades.

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Anlisis total de la organizacin

S e refiere a los objetivos trazados por la entidad a largo plazo, que

conforman una filosofa de la formacin. El autor se refiere en este
sentido al estudio detallado de la Misin, Visin y Valores, sus recursos,
la distribucin de estos en la consecucin de los Objetivos Estratgicos,
as como el estudio del ambiente socioeconmico y tecnolgico.

Este anlisis orienta la pregunta Qu debe ensearse en trminos de un

plan de formacin para establecer la filosofa para toda la organizacin?
La respuesta permite ver en qu puntos se debe hacer nfasis. En este
sentido se debern estudiar todos los factores que intervienen en
la formacin: planes, fuerza laboral, eficiencia organizacional, clima,
cultura y otros, que orientarn el plan de formacin. De esta forma se
podrn establecer las prioridades y recursos para colmar tal expectativa.
Podemos decir que de este nivel surge la Poltica General del plan de
formacin, ya que se estructura a qu debe responder y cmo se ver
revertida la inversin hecha en la sostenibilidad de la organizacin y
en su capital humano. En la medida en que la organizacin crece, sus
necesidades de formacin cambian y se deber responder a ellas con
nuevas habilidades, conocimientos y actitudes.

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Anlisis de los recursos humanos

E n este nivel se busca identificar si las personas tienen las competencias tcnicas
(de conocimiento especfico para el cargo) y personales (habilidades blandas
para gestionar el cargo) para llevar a cabo las actividades actuales y futuras de la
organizacin. Visto de otro modo, las personas son gestores de conocimiento.
(Rafael,E.2011) son ellas quienes generan desarrollos superiores, logrando el
avance de la organizacin. Para conseguir un buen anlisis, revisar variables como:

Nmero de empleados necesarios en cada cargo.

Nivel de calificacin exigida para cada puesto de trabajo.
Nivel de conocimiento exigido por el trabajo.
Actitud de cada empleado para la gestin de su cargo.
Nivel de desempeo cualitativo y cuantitativo por empleado.
Habilidades y conocimientos especficos y genricos.
Potencial de cada empleado dentro de la organizacin.
Tiempo de entrenamiento para alcanzar el nivel esperado. Imagen 10
450*315
ndice de ausentismo y rotacin (Turnover) del personal.

Analizar estos aspectos, permitir a la organizacin cerrar las brechas entre lo que las
personas hoy son capaces de ofrecer y lo que deben dar en el escenario competitivo,
dentro de un periodo definido y con unos recursos previstos.

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Anlisis de las operaciones y tareas

E n este nivel se analizan los requisitos (Descripcin y perfil del cargo) que pide
la posicin (cargo) para ser gestionada de forma exitosa. Este anlisis servir
para determinar las habilidades, conocimientos, actitudes, aptitudes y experiencia,
necesarios para desempearse en un cargo.

Aspectos por evaluar:

Patrones de desempeo para la tarea.

Identificacin de procesos, procedimientos y tareas que hace el cargo.
Cmo desempear cada tarea para cumplir estndares del cargo.
Habilidades, conocimientos, actitudes para el desempeo del cargo.

Este anlisis nos permite identificar las brechas que hay entre las cualidades
y capacidades de las personas y los requerimientos del cargo, que se pueden
complementar con un proceso de formacin o entrenamiento.

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3. Objetivos especficos de la capacitacin

H ay dos preguntas esenciales que se deben formular los lderes de

gestin humana: Cules son nuestras necesidades de capacitacin?
y Qu deseamos lograr por medio de nuestros esfuerzos en el DRH?
Los objetivos pueden ser muy estrechos si estn limitados a la capacidad
de supervisin del gerente. O pueden ser lo suficientemente amplios
para incluir la capacidad de todos los supervisores de lnea y las dems
fuentes revisadas (evaluacin de desempeo, metas estratgicas del
negocio, cambios en tareas, entre otros). Saber lo que la organizacin
necesita requiere de un estudio serio y confiable, liderado por el rea
de Gestin del Talento Humano, haciendo uso de diferentes mtodos y
tcnicas.

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4. Tcnicas para inventariar necesidades de formacin

(Chiavenato, I.1999, p. 567) dice al respecto: El inventario de necesidades

de entrenamiento es una responsabilidad de lnea y una funcin de
staff: corresponde al administrador de lnea detectar los problemas
provocados por la carencia de entrenamiento. A l le competen todas
las decisiones referentes al entrenamiento, bien sea que utilice o no, los
servicios de asesora prestados por especialistas en entrenamiento.

La responsabilidad de entrenar al personal y convertirlo en apto para

el cargo a desempear, es una funcin del lder funcional, cuyo apoyo
recae en el rea de gestin del Talento humano.

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Necesidades de entrenamiento y formacin
Observacin directa del trabajo y sus ejecutores.
Aplicacin de cuestionarios.
Solicitud de supervisores y lderes.
Entrevistas estructuradas o semiestructuradas con lderes y
supervisores.
Reuniones interdepartamentales.
Otras fuentes de informacin de necesidades de formacin
Informe de resultados de evaluacin en periodo de prueba.
Evaluacin de desempeo.
Cambios en procesos y procedimientos por ocasin del trabajo.
Resultados generales en funcin de los objetivos estratgicos.
Anlisis de las descripciones y perfiles de cargos.
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Informe general de resultados corporativos
Adems se deben tener en cuenta las necesidades futuras, por esto
es indispensable que Gestin del Talento Humano est alineada con
la estrategia del negocio, de tal forma que pueda anticipar los nuevos
entrenamientos para dar respuesta a nuevas necesidades tanto de
productos como de servicios. Ente ellos, (Chiavenato, I.1999. P. 569),
cita aspectos tales como:
Expansin o reduccin de la empresa
Reduccin en el nmero de empleados
Cambios y mtodos de trabajo
Sustituciones o movimientos de personal
Ausencias o licencias de personal
Expansin de los negocios
Modernizacin de mtodos y tcnicas de trabajo
Problemas presentados en las diferentes lneas de produccin
Baja productividad
Devoluciones y quejas de los clientes (internos o externos)
Problemas de comunicacin o relacionamiento
Gastos excesivos
Desperdicios de tiempo o materia prima
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Forma, mtodo y plan de capacitacin o entrenamiento En suma, (Chiavenato, I. 1999 p. 573) menciona que este inventario
debe suministrar la siguiente informacin
Se definen una vez realizado el diagnstico de las necesidades de
formacin. Esto implica el anlisis sistemtico de la informacin Qu debe ensearse?
recogida y la planeacin para atender dichas necesidades, en tal Quin debe aprender?
sentido se debe preguntar: Cundo debe ensearse?
Dnde debe ensearse?
Cul es la necesidad? Cmo debe ensearse?
En dnde ocurre? Quin debe ensear?
Qu tipo de entrenamiento se debe brindar?
A cuntas personas est dirigido?
Es comn a un rea o cargo?
Cul es la prioridad para iniciar el proceso?
La necesidad es permanente o coyuntural?
Cul es el tiempo disponible para tal entrenamiento?
Cul es el costo de tal entrenamiento?
Cules son los recursos (internos y externos) disponibles para
suplir la necesidad?
Quin o quines pueden impartir la formacin?

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5. Informe de resultados

E l informe general de resultados busca mostrar de forma clara, medible y certera, la necesidad
que tiene la organizacin de hacer una inversin en su capital humano, con base en el
levantamiento de las necesidades de formacin.

Es necesario tener en cuenta los indicadores ms relevantes para presentarlo a la alta direccin
y obtener as su aprobacin.

Este informe ejecutivo, debe contener:

Justificacin: explica el para qu del levantamiento de necesidades del plan de formacin. Debe
orientar a quienes lo avalarn, sobre el valor que ste agrega a la organizacin, ya que apunta
al cumplimiento de las metas en la perspectiva de Formacin, Aprendizaje y Desarrollo, tanto
como en las de los clientes y en las financieras.

Metodologa utilizada: se enuncian las diferentes formas, instrumentos, etapas y tcnicas de

medicin utilizadas.

Plan de formacin: se presenta de lo general a lo particular. Quien lo hace puede optar por reas
de la organizacin, equipos o personas. Tambin por niveles jerrquicos o por procesos.

Estadsticas, anexos y graficas: el informe debe apoyarse en informacin confiable, que d cuenta
del ejercicio realizado.

Plan de accin: este determinar cmo se llevar acabo el plan de formacin, mostrando los
recursos financieros, logsticos y humanos necesarios.

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6. Habilidades del Gestor

R esulta vital que, una vez levantado el diagnstico de necesidades de formacin, su presentacin sea
convincente ante la lnea directiva, para que su aprobacin sea inmediata y total. Es importante que el
gestor de talento humano cuente con habilidades de comunicacin para:

Escuchar cerrando las brechas que se presentan en la interpretacin de la informacin que reciba.

Presentar informacin verdica, apoyada en las evidencias

(cuestionarios,grabaciones, requerimientos)

Concretar los asuntos que sean negociados dentro del informe de necesidades de formacin.

Establecer presupuestos, plazos y responsables para la ejecucin.

Organizacin de eventos y control, tanto de la logstica como del proceso administrativo que implica
el desarrollo de un plan de formacin.

Capacidad para definir indicadores que le permitan evaluar, de forma permanente, el avance del plan
de formacin.

Claridad para definir las acciones de mejora en el corto, mediano y largo plazo, que beneficien el DRH.

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Actividad de afianzamiento
Arrastre cada documento a la caja que le corresponde.

Elevar el desempeo Estudio que identifica

Estudio que analiza los organizacional por
requisitos del perfil del medio de programas
cargo de capacitacin y
desarrollo
Es necesario realizar un
las competencias
diagnstico de
tcnicas y personales
necesidades para llevar
de los miembros de una
a cabo este proceso.
organizacin

Programa para la Estudio de todos los

adquisicin de nuevas Mejorar los niveles de factores que intervienen
competencias y competencia de los en la formacin: planes,
actualizacin de las ya empleados. fuerza laboral, eficiencia
adquiridas y cultura organizacional.

Desarrollo de Recursos Formacin Anlisis de las Anlisis de la organizacin Anlisis de los recursos
Humanos (DHR) operaciones y tareas humanos

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Conclusiones

E l plan de formacin es la herramienta con que cuenta la organizacin

para motivar, retener, formar y catapultar el desempeo de los
colaboradores. Es necesario contar con una metodologa objetiva,
unos instrumentos flexibles y un anlisis profundo de las necesidades
de formacin y entrenamiento de los colaboradores a todo nivel en la
organizacin. Es necesario establecer los indicadores de gestin del
plan de formacin, toda vez que es la nica forma de controlar, medir y
evaluar la estrategia.

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Es momento de asesorar a L.A.P.

Dirjase a la misin de la Actividad de
Aprendizaje 7.

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Referencias

Chiavenato, I. (1999). Administracin de Recursos Humanos. (5 Ed.). Buenos Aires, Argentina: Mc Graw Hill.

Mondy, R., Wayne & No, Robert, M. (1997). Administracin de Recursos Humanos. Mxico D.F. Mxico: Pearson Educacin.

Echeverra, R. La Crisis Actual del Modelo de Gestin. (28/07/2011) Tomado de: https://www.youtube.com/watch?v=OCqWrsyz_Ok.

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Glosario

Aprendizaje experiencial: Mtodo de enseanza basado en la aprehensin del conocimiento a travs de la experiencia. El objetivo de
ste mtodo es transformar las estructuras mentales incluyendo nuevas experiencias.

Evaluacin de la formacin: Anlisis del valor del proceso de formacin que permite identificar el aporte que el plan de entrenamiento
dio al personal y cmo se comport frente a las expectativas de la organizacin.

Plan de formacin: Programa estructurado que busca alinear las competencias personales y tcnicas de todos los colaboradores de
la organizacin.

ROI: (retorno sobre la inversin) Instrumento para analizar el rendimiento financiero de una organizacin. Aqu se compara la ganancia
con la inversin hecha.

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Crditos
EQUIPO TCNICO PEDAGGICO

Luz Marina Maldonado Cifuentes

Anna Victoria Paipilla Paipilla
Hugo Alberto Torres Garzn
Martha Urquijo Puerto

LDERES LNEA DE PRODUCCIN

Jairo Antonio Castro Casas
Mnica Patricia Osorio Martnez

ASESORA PEDAGGICA
Johana Melina Montoya

GUIONISTAS
Gustavo Eduardo Reyes Ramirez
Fabio Andrs Tabla Rico

DISEADORES
David Leonardo Barrios Rodrguez
Cristian Camilo Castillo Castillo
Marim Alejandra Cruz Casas
scar Ivn Pineada
David Oswaldo Pinzn Rojas
John Milton Zrate Martinez

PROGRAMADORES
Diego Armando Monroy Barrera
Gisell Rodriguez Ortegn

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