Atencin Ciudadana y Gestin de Programas Sociales

Procedimiento de control de cambios

Introduccin:
Una administracin integral est enfocada a la conjuncin de todos los aspectos de alcance,
costo, tiempo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones de un
proyecto y que todas las necesidades de los interesados estn incorporadas al mismo. Una
administracin de control de cambios es un proceso clave dentro de una administracin integral
enfocada asegurar que las solicitudes de cambio, sean aprobadas o no, estn debidamente
documentadas y procesadas.

Objetivo:
Una administracin de control de cambios provee de un mtodo de control y monitoreo de los
cambios dentro de un proyecto. Un cambio se refiere a cualquier actividad que altera el alcance,
el calendario, los entregables o los costos de un proyecto. Los objetivos claves de un control de
cambios son los siguientes:

Identificar con anticipacin los cambios en el alcance o cualquier otra actividad no

planeada y controlarlas.

Proteger la integridad de los entregables que no han sido aprobados (firmados).

Asegurar que nuevas tareas y otras solicitudes de cambio estn justificadas y su

correspondiente costo consensuado; y que los entregables afectados estn
identificados y modificados acorde a los cambios.

Obtener autorizacin para proceder con las nuevas tareas o cambios y asignarlos a las
personas apropiadas para ser completados.

Monitorear el progreso, costo y valor de los cambios en el alcance.

Un procedimiento de control de cambios aplicara para los siguientes tipos de cambio:

Cualquier cambio al alcance del proyecto, actividad no planeada o cualquier otra

situacin que derive en la generacin de un entregable no planeado.

Modificaciones a entregables de los proyectos ya aprobados (firmados).

Nota
Ningn miembro de equipo deber comenzar a trabajar en una actividad no planeada sin
antes levantar y obtener aprobacin de una solicitud de cambio.

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Procedimiento:
Un control de cambios define los mecanismos para solicitar, evaluar, decidir y darle seguimiento
a los posibles cambios de alcance de un proyecto y todas las actividades relacionadas y sus
entregables. Pero para implementar un procedimiento de control de cambios es necesario
establecer primeramente al consejo de control de cambio y delegarle la autoridad
correspondiente.

El consejo de control de cambios estar conformado por los siguientes miembros:

Director de Proyecto de La Subsecretara de Innovacin y Tecnologas de Informacin

Gerente de Proyecto del La Subsecretara de Innovacin y Tecnologas de Informacin.

Director de Proyecto de Advanced.

Gerente de Proyecto de Advanced.

El consejo se reunir por lo menos dos das antes de la reunin del comit ejecutivo para la
revisin de las solicitudes de cambios pendientes. Pero se podrn convocar reuniones
emergentes a discrecin del consejo.

Solicitudes de cambio que excedan los lmites de tiempo, costo, alcance y/o parmetros de
calidad requerirn de una aprobacin del comit de proyecto. Cualquier cambio que no exceda
estos lmites ser administrado por el consejo.

Pasos:

Paso 1. Miembros del equipo identifican un cambio potencial.

Cualquier miembro del equipo identifica un cambio potencial al alcance, al calendario, a los
recursos o al presupuesto del proyecto. Dichos cambios se discuten con el consultor lder y con
el dueo de proceso correspondiente.

Paso 2. Consultor lder y Lder de proceso identifica necesidad para solicitud de cambio.

El consultor lder y el dueo de proceso asesorarn sobre la validez del cambio y determinarn
si el mismo es un cambio de alcance, calendario, recursos o al presupuesto del proyecto.

Paso 3. El consultor lder y Lder de proceso elaboran y aprueban solicitud de cambio

para presentacin al consejo de control de cambios.

El consultor lder y el Lder de proceso completarn la primera seccin del formato de solicitud de
cambio.

El consultor lder y Lder de proceso proveern de la descripcin detallada de la solicitud del

cambio, as como los beneficios en el proyecto y autorizaran la solicitud para ser revisada por el
consejo. Si la solicitud no contiene esta informacin no ser revisada por el consejo.

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La solicitud de cambio se ingresar en la bitcora de control de cambios con el estatus Nuevo

Paso 4. Consejo de control de cambios revisa las solicitudes de cambio.

El consejo revisar todas las solicitudes con estatus de Nuevo que estn en la bitcora de
control de cambios.

El consejo revisar la descripcin detallada y los beneficios a la solicitud y determinar ya sea si

procede con un anlisis posterior o rechazar la solicitud.

El consejo rechazar todo solicitud que no venga con la descripcin detallada.

En caso de requerir mayor informacin el consejo podr enviar la solicitud al consultor lder y
dueo de proceso solicitantes.

En caso de que la solicitud haya sido aprobada para anlisis posterior se deber actualizar la
bitcora de control de cambios y el estatus se modificar a Anlisis; en caso contrario se
modificar el estatus a Rechazado.

Paso 5. Equipo de consultora y Gerencia de proyecto de Advanced enviarn resultados

del anlisis de la solicitud de cambio al consejo de control de cambios para su
aprobacin.

El equipo de consultora estimar el esfuerzo total, costos y recursos necesarios para completar
el cambio solicitado.

La Gerencia de proyecto estimar el impacto en el calendario, recursos y presupuesto del

proyecto del cambio solicitado.

El documento de solicitud de cambios se deber actualizar con el anlisis de ambos grupos.

Una vez completada la estimacin por el equipo de consultora se deber actualizar la bitcora
de control de cambios y el estatus se modificar a Listo para Aprobacin

Paso 6. El consejo de control de cambios aprueba o rechaza la solicitud de cambio

basado en el anlisis detallado.

El consejo revisar las solicitudes de cambio con el estatus Listo para Aprobacin.

El equipo tcnico y la Gerencia de Advanced presentarn el anlisis detallado de la solicitud al

consejo explicando el impacto y las alternativas con el suficiente detalle, para que este pueda
validar la necesidad del cambio, una vez completada la revisin con el consejo este deber
aprobar, posponer, rechazar o cerrar la solicitud de cambio.

Nota: Solicitudes de cambio que excedan los lmites de tiempo, costo, alcance y/o
parmetros de calidad requerirn de una aprobacin del comit de proyecto.

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Si una solicitud es rechazada por el consejo se deber de documentar la razn en el formato de
solicitud de cambio. El estatus de la solicitud se deber modificar a Rechazado en la bitcora
de control de cambios. El resultado deber ser comunicado al solicitante original del cambio.

Si durante el proceso de anlisis una solicitud ya no es necesaria o no es relevante debido a

otros cambios, el estatus se deber modificar a Cerrado.

Una solicitud de cambio puede ser pospuesta por el consejo cuando se requiera mayor
informacin, cuando existan alternativas viables que requieran mayor revisin o se ha
encontrado una forma diferente a resolverlo, el estatus deber modificarse a Pospuesto.

Paso 7. Comunicar los cambios en el alcance.

Todas las solicitudes de cambio aprobadas deben ser comunicadas a los equipos
correspondientes para que comiencen los trabajos.

Las solicitudes de cambio se debern actualizar con el estatus de Aprobado en la bitcora de

control de cambios.

La resolucin del cambio debe estar completamente documentada y firmada en el formato de

solicitud de cambio.

Todas las solicitudes aprobadas deben ser informadas al comit de proyecto.

Actualizacin del gobierno de proyectos

Toda solicitud de cambio aprobada puede tener un impacto en diversos documentos de control
del proyecto, por lo tanto para garantizar una adecuada administracin dependiendo del impacto
del cambio se debern revisar y en su caso actualizar o modificar al menos los siguientes
documentos:

Control de alcance.
Plan de trabajo general.
Planes de administracin.
Entregables afectados.

Firmas

Nombre Fecha Firma

Fernando Arce 31-10-2011

Gerente de Proyecto Plataforma nica

Moises Aguilar 31-10-2011

Gerente de Proyecto Advanced

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