ANLISIS ESTRATGICO DEL CONTEXTO

MATRIZ DOFA

Tenga en cuenta: DEBILIDAD FORTALEZA

1-) Misin Planificacin estratgica bien definida, en donde la
2-) Visin misin y la visin establecen nuestra razn de ser y
3-) Objetivos estratgicos la proyeccin hacia el futuro de nuestra entidad. De
Estrategia 4-) Estrategias
igual manera, tenemos los objetivos de calidad
5-) Planes
6-) Proyectos bien definidos.

1-) Estructura adecuada para Tenemos una estructura organizacional bien

ejecutar la estrategia y los procesos definida, al igual que estn establecidas las
Estructura de la Cmara funciones especficas de cada cargo.
2-) Clara definicin de funciones,
responsabilidades y jerarquas

1-) Modelo de Operacin

Existe claridad en los procesos desarrollados en la
2-) Capacidad de los procesos entidad tambin contamos con manuales y
Procesos 3-) Diseo de procesos procedimientos bien definidos.
4-) Procesos y procedimientos

Deficiencias en el conocimiento y
1-) Destrezas destrezas para el desarrollo de SGC.
Capital Humano 2-) Entrenamiento Falta de compromisos y desmotivacin
3-) Conocimiento de los funcionarios.

1-) Sistemas de Informacin Tenemos la tecnologa y los sistemas de

2-) Redes de informacin informacin adecuados para el desarrollo del SGC.
Capital Informacin 3-) Bases de datos
4-) Tecnologa
Deficiencias para el trabajo en equipo e
1-) Cultura
2-) Liderazgo integracin de grupos de trabajo que
Capital Organizacional 3-) Trabajo en equipo conlleve al desarrollo y mejora continua
4-) Alineacin del SGC.

1-) Valores ticos Contamos con el compromiso y apoyo por parte de

2-) Filosofia y estilo de direccin la alta Direccin. Adems, contamos con un estilo
Ambiente de control 3-) Junta Directiva y Gobierno de direccin particiapativo y democrtico.
corporativo

Tenga en cuenta: AMENAZA OPORTUNIDAD

 Poder negociador de los
Proveedores proveedores de la Cmara

Todos los determinados por la

Competidores Actuales
competencia, los productos, el Ser una de las pocas empresas en el Municipio
mercado, la calidad, el servicio,
certificada en calidad por Icontec, lo que conlleva
comparados siempre con la
competencia al aumento de la credibilidad y confianza por parte
Rivalidad entre los competidores de nuestros usuarios.
actuales

Competidores Potenciales Amenaza de nuevos ingresos

Ser la nica entidad en prestar servicios registrales

Productos / Servicios Amenaza de productos / servicios
sustitutos
en la regin, lo que requiere cada vez ms prestar
Sustituos un servicio de excelencia a nuestros usuarios.

Compradores / Clientes Poder negociador de los clientes

Estabilidad poltica del pas.

Poltica Sistema de gobierno.

Tendencias fiscales
Legal Legislacin

La crisis econmica del municipio que

afecte los ingresos de la entidad, lo que
conlleve a la falta de recursos para el
Comportamiento de la economa
Economia nacional e internacional
desarrollo de las actividades relacionadas
con el SGC. (No haya recursos para
realizar la auditora de calidad por parte
de Icontec).
Crecimiento y distribucin
Social demogrfica.
Empleo y desempleo.
Ambiental Propios del ambiente

Tecnolgico Desarrollo de nuevas tecnologas

 Los que afectan fsicamente a la Dificultades de traslado de los Auditores
entidad como la localizacin, el de Icontec hasta nuestro municipio por el
Geogrfico clima, la infraestructura y las vas mal estado de las vias y la lejana de ste
de acceso de las sedes de Icontec.
 PROCESO: GESTIN DE CALIDAD
OBJETIVO DEL PROCESO
Garantizar la aplicacin de la norma de calidad vigente a cada uno de los procesos de la entidad, hacer seguimiento al desempeo del sistema y verificar el cumplimiento de
los productos, promover la mejora continua en la organizacin que satisfagan las necesidades y superen las expectativas de los clientes internos y externos, as como otras
partes interesadas.
FACTORES GENERADORES DE RIESGO
EFECTOS
CAUSAS
N INTERNOS Y EXTERNOS RIESGOS DESCRIPCIN (Consecuencias del
(Asociadas al Factor Generador)
Riesgo)

Incumplimiento con los

El personal que realiza las
Falta de competencia del personal con Mala calidad del objetivos de la entidad,
actividades afectan la
1 Competencia del Recurso Humano base en la educacin, formacin, servicio prestado en la insatisfaccin del
calidad del servicio prestado
habilidades y experiencia del personal. entidad usuario, aumento de no
por la entidad.
conformidades.

Los funcionarios demuestran Indicadores de gestin

Falta de compromiso y desmotivacin Deficiencia en el poco inters por el equivocados, procesos
individual de personal para la realizacin desempeo de las mantenimiento del SGC en mal llevados, mala
2 Nivel de motivacin de los funcionarios de actividades del SGC, Poco inters y actividades la entidad, prestacin del servicio,
falta de empoderamiento de los relacionadas con el desentendimiento de los Insatisfaccin del
procesos. SGC. procesos. usuario.

Prdida de la
La disminucin de los
Disminucin de los recursos financieros Falta de recursos certificacin de calidad
ingresos en la entidad, la
de la entidad, Crisis econmica del financieros para el otorgada por Icontec,
mala administracin de los
3 Disposicin de recursos para el SGC municipio, incapacidad para el mantenimiento y Insatisfaccin de los
recursos, prdida de
mantenimiento y mejora continua del mejora continua del usuarios por la mala
capacidad financiera para
SGC. SGC. calidad del servicio, Mala
sostener el SGC.
imagen coorporativa.

Deficiencia en el anlisis y revisin del Deficiencia en el manejo

Aumento de no
SGC, falta de compromiso por parte de del proceso de Gestin de
conformidades, prdida
la direccin, manejo inapropiado por Estancamiento en la calidad, Falta de
de la certificacin de
4 Mejora continua del SGC parte del responsable del SGC, prdida mejora continua del competencia y experiencia
calidad, insatisfaccin de
de los lineamientos entre los objetivos SGC. del responsable del sistema,
usuarios, estancamiento
de calidad y los objetivos estratgicos de falta de aprovisionamiento
del SGC.
la entidad. de recursos.

6
7
8
9
10
CALIFICACION DE LA FRECUENCIA

VALOR FRECUENCIADESCRIPCIN
1 BAJA
2 MEDIA
3 ALTA

CALIFICACIN DEL IMPACTO

VALOR IMPACTO ECONOMICOOPERACIONAL CUMPLIMIENTO DE

IMAGEN
OBJETIVOS
5 LEVE
10 MODERADO
20 SEVERO

IMPACTO
LEVE (5) MODERADO (10) SEVERO (20)

(15) (30) (60)

ALTA (3) ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
MODERADO. IMPORTANTE. INACEPTABLE.
ABILIDAD
PROBABILIDAD (10) (20) (40)
MEDIA (2) ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
TOLERABLE. MODERADO. IMPORTANTE.

(5) (10) (20)

BAJA (1) ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
ACEPTABLE. TOLERABLE. MODERADO.
 PROCESO: GESTIN DE CALIDAD
OBJETIVO DEL PROCESO

Garantizar la aplicacin de la norma de calidad vigente a cada uno de los procesos de la entidad, hacer seguimiento al desempeo del
sistema y verificar el cumplimiento de los productos, promover la mejora continua en la organizacin que satisfagan las necesidades y
superen las expectativas de los clientes internos y externos, as como otras partes interesadas.

ANLISIS DE RIESGOS
CALIFICACIN DEL RIESGO EVALUACIN DEL RIESGO
N RIESGOS
PROBABILIDAD IMPACTO (Riesgo antes de Controles)

Mala calidad del servicio prestado en la 2

1 20 (40)RIESGO IMPORTANTE
entidad
Deficiencia en el desempeo de las
2 1 20 (20) RIESGO MODERADO
actividades relacionadas con el SGC.
Falta de recursos financieros para el (10) RIESGO TOLERABLE
3 mantenimiento y mejora continua del 1 10
SGC.
Estancamiento en la mejora continua del (20) RIESGO MODERADO
4 1 20
SGC.
5
6
7
8
9
10
11
12

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
 PROCESO: GESTIN DE CALIDAD
OBJETIVO DEL PROCESO
Garantizar la aplicacin de la norma de calidad vigente a cada uno de los procesos de la entidad, hacer seguimiento al desempeo del sistema y verificar el
cumplimiento de los productos, promover la mejora continua en la organizacin que satisfagan las necesidades y superen las expectativas de los clientes internos y
externos, as como otras partes interesadas.
VALORACIN DE RIESGOS
DESCRIPCIN DE CONTROLES
VALORACIN DEL
EXISTEN? TIPO DE CONTROL PONDERACIN DE CONTROLES RIESGO
N RIESGOS
(Riesgo Residual
CORRECTIV SE EST APLICANDO EN LA ES EFECTIVO PARA MINIMIZAR despus de Cotroles)
SI NO PREVENTIVO EST DOCUMENTADO?
O ACTUALIDAD? EL RIESGO?

Mala calidad del servicio prestado en la (20) RIESGO

1
entidad X X SI SI SI MODERADO

Deficiencia en el desempeo de las (10) RIESGO

2
actividades relacionadas con el SGC. X X SI SI SI TOLERABLE

Falta de recursos financieros para el (5) RIESGO

3
mantenimiento y mejora continua del SGC. X X SI SI SI ACEPTABLE

Estancamiento en la mejora continua del (10) RIESGO

4
SGC. X X SI SI SI TOLERABLE

5
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7
8
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12

1
2
3
4
5
6
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8
9
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12
 IMPACTO
LEVE (5) MODERADO (10) SEVERO (20)
(30) (60)
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
(15)
IMPORTANTE. INACEPTABLE.
ZONA DE RIESGO
ALTA (3) Reducir el Riesgo. Evitar el Riesgo.
MODERADO.
Evitar el Riesgo. Reducir el Riesgo.
Evitar el Riesgo.
Compartir o Transferir Compartir o Transferir el
el Riesgo. Riesgo.
PROBABILIDAD

(20) (40)
(10) ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO
ZONA DE RIESGO MODERADO. IMPORTANTE.
MEDIA (2) TOLERABLE. Reducir el Riesgo. Evitar el Riesgo.
Asumir el Riesgo. Evitar el Riesgo. Reducir el Riesgo.
Reducir el Riesgo. Compartir o Transferir Compartir o Transferir el
el Riesgo. Riesgo.

(20)
(5) (10) ZONA DE RIESGO
ZONA DE RIESGO ZONA DE RIESGO MODERADO.
BAJA (1) ACEPTABLE. TOLERABLE. Reducir el Riesgo.
Asumir el Riesgo. Asumir el Riesgo. Evitar el Riesgo.
Reducir el Riesgo. Reducir el Riesgo. Compartir o Transferir el
Riesgo.
 PROCESO: GESTIN DE CALIDAD
OBJETIVO DEL PROCESO
Garantizar la aplicacin de la norma de calidad vigente a cada uno de los procesos de la entidad, hacer seguimiento al desempeo
del sistema y verificar el cumplimiento de los productos, promover la mejora continua en la organizacin que satisfagan las
necesidades y superen las expectativas de los clientes internos y externos, as como otras partes interesadas.
TRATAMIENTO DE RIESGOS

OPCIONES DE MANEJO PLAN DE MANEJO DEL RIESGO

N RIESGOS DISPERSAR O ASUMIR EL

EVITAR EL REDUCIR EL
TRANSFERIR RIESGO ACCIONES RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADORES
RIESGO RIESGO
EL RIESGO RESIDUAL

Preventivas:
Capacitar a los
% cumplimiento
funcionarios en
en
los temas
capacitaciones
relacionados con
Mala calidad del servicio Coordinadora internas: #
1
prestado en la entidad X el desarrollo del
de CCS
23/05/2014
Capacitaciones
SGC. Realizacin
realizadas / #
de curso de
capacitaciones
capacitacin
programadas
para auditores
Internos.

Preventivas:
Charlas
Medicin del
motivacionales, Coordinadora
Deficiencia en el 23/04/2014, Clima laboral,
seguimiento de CCS y
desempeo de las 24/04/2014, Anlisis del
2
actividades relacionadas X personalizado, Directora
30/04/2014, comportamiento
con el SGC. actividades Administrativa
11/07/2014 del personal
grupales y y Financiera.
frente al SGC.
trabajo en
equipo.
 Preventivas:
Ejecucin
Mantener un
presupuestal en
control del
Directora Compras: Valor
Falta de recursos programa 1007
administrativa y en compras
financieros para el denominado 27/06/2014,
3
mantenimiento y mejora X "Certficacin
Financiera,
19/12/2014
realizadas en el
continua del SGC. Presidente semestre/presup
ISO" establecido
Ejecutivo. uesto de
en el
compras en el
presupuesto de
semestre.
la entidad.

Cumplimiento en
la programacin
de Auditoras: #
Preventivas:
auditoras
Realizar las
Auditoria realizadas/#
Revisiones
interna auditoras
gerenciales y
Coordinadora 27/07/2014, programadas al
evaluar el
CCS, Icontec 25 y ao; #
Estancamiento en la sistema a travs
4
mejora continua del SGC. X de Auditoras
Presidente 26/08/2014; compromisos
ejecutivo y Revisin realizados en
internas
Junta Directiva. gerencial revisiones por la
programadas.
06/06/2014 y direccin
Analizar las
04/08/2014. previas/#
oportunidades de
compromisos
mejora.
planteados en
revisiones por la
direccin previas