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02 Sistemas ERP PDF
02 Sistemas ERP PDF
Definicin de ERP
Caractersticas comunes
Arquitectura
Ventajas e inconvenientes
Historia
Costes de un ERP
Los sistemas ERP son sistemas de gestin de informacin que integran y automatizan
muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o
productivos de la empresa. Estos sistemas integran todo el software que necesita una
empresa para el correcto funcionamiento de su sistema de negocio. Se pretende que
la informacin est disponible para todo el mundo todo el tiempo. Los sistemas ERP
mantienen todas las operaciones y procesos de la empresa bajo una misma base de
datos compartida. Los ERP permiten a las empresas evaluar, controlar y gestionar ms
fcilmente su negocio en todos los mbitos. A su vez, permiten agilizar los diferentes
tipos de trabajo de cada usuario, reduciendo en tiempo real las tareas repetitivas y
permitiendo el aumento de la comunicacin entre todas las reas que integran la
empresa. Tambin son conocidos como sistemas integrales de empresa o sistemas
integrados de gestin. Los ERP tienen entre sus objetivos principales el satisfacer las
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diferentes necesidades de informacin de la empresa para conseguir que los gestores
empresariales dispongan de un soporte para tomar decisiones y controlar el
cumplimiento de objetivos.
02.02.01 / Caractersticas
Integridad: Los ERP permiten controlar los diferentes procesos de la compaa bajo la
ptica de que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre s, es
decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, si
un cliente hace un pedido esto representa que se crea una orden de venta que
desencadena el proceso de produccin, de control de inventarios, de planificacin de
distribucin del producto, de cobro, y sus respectivos movimientos contables. Si la
empresa no usa un ERP y son soluciones departamentales no integradas las que
controlan todos los procesos mencionados, la informacin se duplica y crece el margen
de contaminacin en sta. Con un ERP, el usuario simplemente captura el pedido y el
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sistema se encarga de todo lo dems, por lo que la informacin no se manipula y se
encuentra protegida.
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- Debe ofrecer una alta adaptabilidad a la situacin particular de cada empresa.
En algunos casos, incluso se ofrece al usuario final la utilizacin del cdigo
fuente, pudiendo con ello realizar las modificaciones y adaptaciones a medida
de cada empresa.
- Deben tener la capacidad y facilidad para ser utilizados por diferentes usuarios
de diferentes reas funcionales.
- El sistema ERP debe basarse en una nica base de datos que permita
integridad, consistencia e integracin de los mismos, permitiendo disponer de
los diferentes mdulos interconectados y actualizados.
- Gestin Financiera
- Gestin de Ventas
- Gestin de Compras
- Gestin de la Distribucin y Logstica
- Gestin y planificacin de la Produccin
- Gestin de Proyectos
- Gestin de Recursos Humanos
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02.03 / Objetivos y consecuencias de implantar un ERP
Una empresa que decide implantar un ERP, est realizando un cambio estratgico en el
futuro de la misma. En este planteamiento, se visualizan cuatro objetivos estratgicos:
Mejora de la productividad.
Mejora de la calidad.
Reduccin de costes.
Objetivos generales:
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02.03.02 / Consecuencias de implementar un ERP
Dimensin operacional
Dimensin gestin
Dimensin estratgica
Las tecnologas de informacin en complemento con otros recursos pueden ser fuente
de ventajas competitivas. Para esta dimensin se proponen seis beneficios: 1) apoyo al
crecimiento de la empresa; 2) apoyo a las alianzas entre empresas; 3) construccin de
innovaciones de negocio; 4) construccin de un liderazgo en coste; 5) generacin de
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diferenciacin de producto; y 6) construccin de enlaces externos (con clientes y
proveedores).
Dimensin organizacional
02.04 / Arquitectura
Desde una perspectiva funcional, debemos indicar que los sistemas ERP estn
diseados de forma modular. Cada uno de estos mdulos o aplicaciones, tiene una
funcin especfica. Cada organizacin determina que mdulos necesita utilizar al
momento de implantar el ERP.
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En relacin a los mdulos o aplicaciones, podemos indicar que, primero y ms cerca de
los proveedores, las aplicaciones financieras, de manufactura, de inventario y
abastecimiento sirven a los trabajadores y administradores de tipo back-office. Ms
cercana a los clientes un segundo grupo de aplicaciones de ventas, entrega y servicio
apoyan tanto a las fuerzas de venta como a los representantes del servicio al cliente y
comerciales. Adicionalmente, los dos grupos de aplicaciones nombradas se integran
con las aplicaciones de gestin de recursos humanos y las aplicaciones de reportes a
gerentes y directivos. La integracin entre todas las aplicaciones se realiza por
intermedio de los datos contenidos en los repositorios de la base de datos. Esta
integracin permite que los datos sean ingresados en un solo lugar y toda la
informacin relacionada con stos sea actualizada automticamente.
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seguimiento de aplicaciones en los procesos de reclutamiento, e informes de
gastos de viajes.
Desde una perspectiva tcnica, los sistemas ERP actuales estn diseados y
construidos utilizando dos elementos tcnicos, una arquitectura cliente/servidor para
su operacin, y una base de datos relacional que organiza todos los datos necesarios
para soportar las funcionalidades antes comentadas.
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Figura 1: Arquitectura cliente/servidor
Algunas de las bases de datos ms conocidas y utilizadas en los sistemas ERP son:
Oracle
PostgreSQL
MySQL
SqlServer
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02.05 / Ventajas e inconvenientes de los sistemas ERP
Entre los factores de xito del mismo se pueden citar: la mejora de los procesos,
involucramiento del personal, capacitacin, cultura, aceptacin y seleccin adecuada,
etc.; pero la clave est en el compromiso y la dedicacin que merece una inversin de
este tipo, que puede llevar a la empresa a la operatividad y eficiencia financiera o a la
quiebra.
Antes de implantar un ERP, es importante que la empresa considere los beneficios que
desea obtener para su organizacin para que sean base de los requerimientos para la
implantacin del nuevo sistema.
02.05.01 / Ventajas
De una forma concreta se puntualizan los beneficios de los sistemas ERP en nueve
puntos:
Evita redundancia de datos y operaciones. Como los distintos mdulos del sistema
ERP acceden en tiempo real a la misma base de datos central, se evitan dos cosas:
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Los registros duplicados o mltiples de los mismos datos en el sistema.
La duplicacin de las operaciones por falta de actualizacin del registro sobre
ellas.
Reduccin del tiempo de ciclo y de entrega. Este beneficio se logra, por una parte, al
minimizar el proceso de recuperacin, y por otra, al realizar informes sobre los
retrasos de produccin o entrega.
Alcance fuera de la organizacin. Los mdulos de extensin de los sistemas ERP como
son los CRM (Customer Relationship Management - Gestin de la relacin con el
cliente), y los SCM (Supply Chain Management - Gestin de la cadena de
abastecimiento) hacen que la organizacin se integre con clientes y proveedores, fuera
de los lmites tradicionales de la empresa.
Comercio electrnico y e-business. Por una parte esto es posible debido a que la
infraestructura tecnolgica de los sistemas ERP soportan procesos en Internet, lo que
es bsico para el comercio electrnico, y por otra parte, a que la adopcin de los
sistemas ERP desarrolla una cultura de colaboracin entre negocios.
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A las ya sealadas se le pueden aadir las siguientes:
02.05.02 / Inconvenientes
Superacin del anlisis costo/beneficio. Los costos de un sistema ERP son altos, se
realizan por adelantado, son muy visibles, y muy a menudo son cobrados
polticamente. En cambio, los beneficios casi invariablemente no pueden ser
cuantificados al comienzo de un proyecto, y estos solo sern visibles cuando el sistema
comience a operar, y quizs, un tiempo despus de ello.
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La inflexibilidad del sistema ERP. Tanto la tendencia a ser sistemas complejos, y por
ende, difciles de dominar totalmente, como la existencia de pocas personas a escala
mundial con experiencia en su instalacin y mantenimiento, contribuyen a que un
sistema ERP pueda transformarse en inflexible. Es ms, si consideramos que este tipo
de software est profundamente interrelacionado con los procesos de negocios de la
empresa, cuando una compaa necesite realizar grandes cambios en su organizacin
deber imperiosamente modificar el sistema ERP, pero esta modificacin puede ser
tan dificultosa como realizar los cambios en los viejos sistemas de informacin que
fueron reemplazados por el ERP.
Cuidado con costes indirectos. Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de
dinero para la renovacin de sus licencias anuales, que no est relacionado con el
tamao del ERP de la compaa o sus ganancias. Adems, Una vez que el sistema est
establecido, los costos de los cambios son muy altos (reduciendo la flexibilidad y las
estrategias de control).
Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles de adaptar al flujo especfico
de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compaas.
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Alguna informacin est organizada en mdulos de manera muy compleja, lo cual lo
hace poco prctico, y poco funcional el navegar entre varias opciones del sistema. Para
reducir esta limitacin hay que capacitar ms al personal en cuanto al uso del sistema,
organizacin de los datos y obtencin de la informacin.
En cuanto a la disponibilidad de algunos datos, se hace lento el proceso por tener que
recalcularlos en el tiempo que son requeridos, para lo cual se hacen consultas en el
historial, que no est almacenado de manera directa.
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Los sistemas pueden estar saturados relativamente a las necesidades del
consumidor.
02.06.01 / Propietario
Los sistemas propietarios son aquellos que requieren del pago de una licencia para
poder ser utilizados. Esta licencia se suele pagar por nmero de puestos operativos y
puede llegar a representar un 50% de la implantacin total del sistema. De esta forma,
el precio total suele encarecerse llegando en algunos casos a cotas que la
microempresa difcilmente puede asumir si no tenemos en cuenta las posibilidades de
financiacin. Existen sistemas ERP propietario que pertenecen a grandes
desarrolladoras de software como Sage, SAP o Microsoft y otros creados por pequeas
empresas como Solmicro y Deister. Los primeros suelen disponer de un producto
maduro, slido, y con mayor soporte. Los segundos suelen estar ms especializados en
un sector concreto. Debemos tener precaucin en el segundo caso ya que
dependeremos de una empresa que tiene mayores probabilidades de ser absorbida o
desaparecer que una gran corporacin.
02.06.02 / Opensource
Una buena alternativa a los ERP propietario son los sistemas ERP Opensource o de
software libre. Aunque se tiende a pensar: si es libre es gratis, esto no es del todo
cierto, as como no es cierto tampoco que todo software Opensource est hecho por
un grupo de gente sin nimo de lucro. Las empresas desarrolladoras de este tipo de
sistemas suelen tener una comunidad de partners que ofrecen servicios de
implantacin, configuracin, parametrizacin y formacin de usuarios en sus
aplicaciones ERP. Adems, ofrecen para nuevos partners o clientes que desean
implantar la solucin de forma independiente (en su propia empresa, por ejemplo),
unos cursos de entrenamiento o capacitacin. Sin estas opciones es muy difcil llevar a
cabo la configuracin, parametrizacin e implantacin del sistema, ya que podemos
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estar mucho tiempo averiguando su funcionamiento interno, pues suelen ser muy
complicados de modificar/adaptar.
02.07 / Historia
Los antecedentes de los ERP datan de la Segunda Guerra Mundial, cuando el gobierno
estadounidense emple programas especializados que se ejecutaban en los enormes y
complejos ordenadores recin surgidos en el principio de la dcada de los aos 40 para
controlar la logstica u organizacin de sus unidades en acciones blicas.
Para el final de los aos 50, los sistemas MRP brincaron las trincheras del ejrcito para
hallar cabida en los sectores productivos en especial de los Estados Unidos de Amrica.
Las compaas que los adoptaron se dieron cuenta de que estos sistemas les permitan
llevar un control de diversas actividades como control de inventario, facturacin, y
pago y administracin de nmina.
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ordenadores eran muy rudimentarios pero contaban con la capacidad de
almacenamiento y recuperacin de datos que facilitaban procesar transacciones, es
decir, manejar informacin y canalizarla de manera apropiada a aquellas reas que, al
integrarla, podan ejecutar acciones mucho ms rpidas.
En las dcadas de los aos 60 y 70, los sistemas MRP evolucionaron para ayudar a las
empresas a reducir los niveles de inventario de los materiales que usaban, ya que al
planear sus requerimientos de insumos con base en lo que realmente les demandaban,
los costes se reducan, ya que se compraba slo lo necesario.
Para la dcada de los aos 80 estas soluciones tecnolgicas pasaron a usar otras siglas:
MRP II o planeacin de los recursos de manufactura (Manufacturing Resource
Planning). Su alcance fue distinto: permitan atender factores relacionados con la
planeacin de las capacidades de manufactura; un MRP II, a diferencia de los sistemas
previos, reconoca que las empresas padecan interrupciones en la operacin, cambios
sbitos y limitaciones en recursos que iban ms all de la disponibilidad de materiales.
As, a principios de los aos 90, haba dos posiciones en el escenario de soluciones
tecnolgicas para empresas: por un lado los MRP y por otro los MRP II. Pero el mundo
haba cambiado y estas soluciones nacidas en los ambientes de manufactura ya eran
insuficientes para un mercado donde haba organizaciones de todo tipo: de servicios,
financieras, comerciales, entre otras, que tambin necesitaban una solucin para
controlar sus procesos y, en consecuencia, ser ms competitivas. MRP-II fue ampliado
aun ms para abarcar reas como Ingeniera, Finanzas, Recursos Humanos, Gestin de
Proyectos, etc.; es decir la totalidad de las funciones desarrolladas dentro de una
empresa. Fue esta evolucin lo que introdujo el concepto ERP.
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coyuntura actual de facilidad de crdito y posibles subvenciones. Aunque lo que
debera ser realmente importante es que el sistema cubra correctamente tanto las
necesidades tcnicas como las funcionales, es innegable que el coste es y seguir
siendo un factor decisivo.
En este apartado se explican los costes principales de un ERP segn su tipo para luego
ver un listado de costes ocultos relacionados con stos.
Infraestructura Tcnica
Software
Los costes del Software son marcados por los fabricantes estando ntimamente ligados
a los proveedores de servicios. Mucha gente del sector piensa que en el futuro el coste
de las licencias ser nulo siendo los beneficios de las empresas distribuidoras los
servicios proporcionados.
Costes asociados: mdulos propios del software, licencia, eleccin del software, costes
de actualizacin.
Servicios
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Un proyecto de implantacin se realiza por un equipo de trabajo formado por personal
de la compaa distribuidora. En los costes de servicios se engloban costes de
consultora, incorporados en la primera fase de estudio previo. Costes de
personalizaciones, incluyendo la reprogramacin o adaptacin del sistema a una forma
de trabajar concreta determinada por la empresa cliente. Los costes de implantacin
son aquellos surgidos desde el momento en que se empieza a instalar el sistema hasta
el correcto funcionamiento de este. Posteriormente surgen los costes de formacin,
enfocados a dar los conocimientos mnimos a los usuarios finales del sistema para
evitar una prdida de productividad y posibles errores durante las primeras semanas
de contacto con el sistema. Una vez se ha hecho la formacin, en caso de haberla
requerido, aparecen los costes de mantenimiento, costes que suelen englobar tanto
un soporte telefnico que incluyen un determinado nmero de horas de un tcnico en
caso de requerirlo y actualizaciones del sistema en futuras versiones. Estas
actualizaciones pueden, en algunos casos, ser realizadas directamente por el cliente
aunque la empresa distribuidora suele recomendar hacer implantacin de la
actualizacin, coste que no estar incluido en el mantenimiento. En caso de haber
realizado personalizaciones existen probabilidades de que las actualizaciones las
machaquen por lo que es recomendable que sea la empresa distribuidora la encargada
de realizar la tarea de seleccionar las partes a modificar.
Costes ocultos
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En muchos casos se acusa a las empresas distribuidoras de tener costes ocultos que no
se ven hasta el momento de realizar la implantacin. Aunque esto vara segn el tipo
de empresa, se concuerda que los costes usualmente olvidados o no estimados son:
Anlisis de los datos: Los datos del ERP, generalmente, tienen que estar
cruzados con datos externos. Actualizar los datos en una gran empresa es muy
difcil, es pues necesario efectuar un programa interno que haga la
actualizacin diaria al fin del da.
Depresin post ERP: Algunas empresas, ya sea por no estar habituadas a las
nuevas funcionalidades del ERP, por no conseguir cambiar sus antiguos
mtodos de trabajo, o por no tener la nocin de los logros provenientes del
ERP, acaban abandonando el proyecto de implantacin antes de ser finalizado.
Son stos los costes que ms hay que vigilar pues no suelen comentarse inicialmente o
se les suele dar la suficiente importancia. An siendo algunos costes indirectos es
importante ser consciente de todos ellos para evitar futuras sorpresas.
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