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Manual MS-PROYECT PDF
Manual MS-PROYECT PDF
MS-PROJECT
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MS PROJECT
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Muchas de las personas que ocupan parte de su tiempo de trabajo administrando proyectos
se acobardan ante la expresin administracin de proyectos. La idea en si misma sugiere
tareas complicadas y extensas. En realidad, sin embargo, la administracin de proyectos es
nicamente un sistema para administrar tareas, recursos y costos de manera eficaz. Un buen
sistema le ayudara a mejorar la comunicacin y la coordinacin y a reducir la gran cantidad
de tiempo que supone la administracin de proyectos. Aporte una herramienta como
Microsoft Project a su equipo de proyecto y podr ser incluso mas eficaz en menos tiempo.
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Podr utilizar Microsoft Project para los pasos 2 y 3, creacin de un proyecto y seguimiento y
administracin del mismo. Sin embargo, ningn programa de administracin de proyectos le
servir de gran ayuda en los pasos 1 y 4. Para el paso 1, definicin de un proyecto, tendr
que anotar los objetivos y los limites, por ejemplo el numero de recursos disponibles o el
presupuesto del proyecto. No obstante, aunque utilice Microsoft Project como ayuda para
evaluar y almacenar un proyecto cuando concluya, la mayora de las tareas del paso 4, cerrar
un proyecto, no requieren el uso de un programa de administracin de proyectos.
En esta etapa del proyecto se toman las decisiones mas importantes para el proyecto; las
conclusiones se convierten en el alma de este. En este punto deber:
Definir el mbito del proyecto. Qu objetivos desea cumplir? Cules son las tareas
mas importantes y cuantas son necesarias para cumplir los objetivos?
Determinar los recursos. Qu recursos, concretamente personas y equipos, se
encuentran disponibles para ayudarle a alcanzar los objetivos del proyecto?
Determinar los lmites de la programacin. Cunto tiempo tiene para finalizar el
proyecto? Cules son los hitos y las fechas lmite del proyecto?
Una vez decididos los objetivos y el alcance del proyecto, estar preparado para crear un plan
del mismo.
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Identificar todas las tareas del proyecto, as como que o quien las va a realizar.
Realizar una estimacin del trabajo y del equipo que ocuparan las tareas,
preferiblemente en funcin de las personas directamente implicadas en dichas tareas.
Determinar las dependencias entre tareas. Por ejemplo, observar si una tarea no
puede comenzar hasta que otra finalice, si hay varias tareas que deben empezar al
mismo tiempo o si hay dos tareas que deben terminar aproximadamente en la misma
fecha.
Indicar las delimitaciones de tareas y proyectos. Por ejemplo, si desea que una tarea
comience en una fecha determinada.
Con un plan de proyecto podr analizar fcilmente lo que va bien y lo que va mal durante el
proyecto.
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Comparar el plan original con el progreso real de los acontecimientos del proyecto.
Analizar los problemas e identificar reas para futuras mejoras.
Almacenar el archivo del proyecto.
Ningn programa de administracin de proyectos puede cerrar el proyecto por usted. Sin
embargo, un plan de proyecto creado con Microsoft Project puede ayudarle a definir la
direccin correcta que debe tomar en el siguiente proyecto.
Adems, cuando cambie un factor, Microsoft Project recalculara la programacin para que
pueda ver el efecto del cambio de manera casi instantnea. De todas formas, no olvide que la
parte de la programacin que realiza Microsoft Project ser de la misma calidad que la
informacin que el usuario suministre; por tanto, asegrese de que la informacin sea
completa y precisa.
A nivel de tareas, Microsoft Project le ayudara a mantener un equilibrio entre las horas
necesarias para completar una tarea, los recursos asignados y la duracin global de la tarea.
Por ejemplo, si una persona necesita cuatro das para terminar una tarea que debe finalizarse
en dos das, Microsoft Project facilita el proceso de asignar una segunda persona.
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Cuando este preparado para desarrollar el plan del proyecto, Microsoft Project se convertir
en su mejor aliado. Y, aunque no pueda definir el proyecto-solo usted puede hacerlo- realiza
la mayor parte del trabajo relativo a la creacin y al seguimiento del plan del proyecto, as
como a preparar el cierre del mismo.
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La lista siguiente nicamente representa un pequeo ejemplo de los libros disponibles acerca
de la administracin de proyectos. La inclusin de un libro en la lista no implica de ninguna
manera la aprobacin especifica de Microsoft. Es posible que descubra otros libros que sean
igualmente tiles que los que se citan en esta lista.
Tareas
El trabajo real se ha de realizar para cumplir los objetivos del proyecto se puede dividir por
tareas. Por ejemplo, pintar las paredes de un museo y colgar relojes son tareas que,
combinadas con otras, dan como resultado una exposicin de relojes es el objetivo de ese
conjunto de tares, no es una tarea en si misma.
El mbito de un proyecto es el conjunto de todas las tareas y todos los objetivos. Por
ejemplo, recortar el mbito a veces significa eliminar algunos objetivos y las tareas necesarias
para cumplirlos.
Recursos
Por lo general, un recurso es una persona. Sin embargo, tambin puede ser un equipo,
materiales, servicios o incluso una sala; cualquier elemento necesario para completar una
tarea. La cantidad de recursos de que disponga puede afectar al mbito del proyecto y al
tiempo que se tarde en completarlo.
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Por ejemplo, si la mitad del equipo se pone enfermo, es posible que decida recortar el mbito
para que el resto de los integrantes del equipo puedan realizar el proyecto y se pueda cumplir
la fecha limite original. Como alternativa, puede mantener el mbito original y retrasar la
fecha limite del proyecto.
1.10 Asignaciones
Cuando se asigna un recurso para trabajar en una tarea, se realiza una asignacin. Las
asignaciones afectan directamente a la cantidad de tiempo necesario para completar una
tarea e indirectamente al tiempo total del proyecto. Cuando las fechas limites cambien y sea
necesario completar un proyecto en menos tiempo del planeado, podr asignar mas recursos
a una tarea. En esencia, se realizan nuevas asignaciones con el objeto de emplear menos
tiempo en completar las tareas individuales. Si se reduce la duracin de las tareas, la
duracin del proyecto global se reducir tambin.
Antes de que la informacin pueda influir dentro de Microsoft Project, es necesario que se
produzca un intercambio de informacin entre el usuario y la interfaz de Microsoft Project, es
decir , lo que aparece en la pantalla del equipo. Microsoft Project se comunica con el usuario
por medio de su interfaz: todos los diagramas grficos y hojas mens y barras de
herramientas que aparezcan alrededor de los bordes, as como los cuadros de dialogo que se
muestran en pantalla. El usuario, a su vez utiliza la interfaz para comunicarse con Microsoft
Project.
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Los objetos del proyecto no son relevantes si se consideran aisladamente, aunque los
especifique que la mayor claridad posible. Cada objeto es simplemente una intencin, un
deseo que flota en el aire. La forma de materializar y alcanzar los objetivos es construir una
estructura slida que los sostenga. En el proyector, los pilares de esta estructura son las
tareas.
Las tareas transforman los objetivos del proyecto de meros deseos a resultados concretos.
Sin embargo, la simple inclusin de las tareas en el proyector no es suficiente para alcanzar
los objetivos de forma eficaz. Las tares individuales que no dependen de otras tareas son
como un montn de vigas apiladas desordenadamente. Al igual que las vigas, los ladrillos, las
columnas o los arcos deben agruparse lgicamente para formar una estructura, las tareas
tambin. En proyecto, la agrupacin lgica de tareas que completa un paso importante de
denomina fase. Normalmente, la conclusin de una fase del proyector indica que se ha
alcanzado un hito, es decir, un acontecimiento significativo que marca el progreso del
proyector.
Microsoft Project permite agrupar las tareas por fases y especificar hitos fcilmente. Adems,
puede mostrar las fases y las subfases del proyecto (y las subsufases, si lo desea), as como
la jerarqua de las tareas esquematizndolas. En Microsoft Project, una fase o cualquier otra
forma de agrupacin lgica de tareas se representa mediante una tarea de resumen, que se
compone de las tareas que lo constituyen y las resume.
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2.2 Tareas
Una tarea es un paso concreto necesario para conseguir el objetivo del proyecto. Representa
el trabajo real que se deber realizar en el proyector, su estructura fundamental.
Para administrar el proyecto de manera eficaz, deber definir la tareas de forma que tenga el
tamao adecuado. Si son demasiado largas, es posible que oculten a las ms cortas que, de
hecho, se deben completar y controlar inmediatamente. Si las tareas son demasiado cortas,
pueden ser triviales y confundir el plan del proyecto, dificultando as la administracin de
aquellas que son realmente importantes.
Por ejemplo, levantar los cimientos de una torre es un proceso demacrado largo para ser una
tarea. Porqu? Porque Levantar los cimientos de una torre no es una tarea simple. No se
trata de una accin nica que pueda realizarse de una vez. Para cumplir este objeto es
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necesario llevar a cabo varias tareas como excavar un agujero y verter el hormign. Estas
son las tareas que se incluirn en el plan de este proyecto. Sin embargo, levantar los
cimientos de una torre se puede considerar una tarea de resumen que incluya otras tareas;
consulte el apartado Una lista de tareas lgica y bien ordenada ms adelante en este
captulo.
Por otro lado, una accin como poner en marcha la mezcladora de cemento es demasiado
corta para incluirla como tarea. Por s no se hace que el proyector avance en absoluto, sino
que realmente es una parte de la tarea de verter el hormign.
Lo ms importante que hay que recordar es que aunque las tareas deben estar bien
definidas, ser precisas y detalladas, tambin deben ser relevantes. Su conclusin ha contribuir
considerablemente en el avance del proyector.
2.3 Fases
Una fase se compone de un grupo de tareas relacionadas, por ejemplo, comprar el cemento,
aquilar la mezcladora de cemento y verter el hormign. Una fase es un paso importante en la
realizacin del proyecto. Si divide el proyecto en fase, podr centrarse nicamente en un
aspecto del mismo, ver el flujo lgico de las tareas del proyecto, determinar si falta alguna de
las tareas de esa fase y realizar un informe del estado del proyecto a nivel de detalle que
resulte adecuado para otras personas.
2.4 Hitos
La mayora de las tareas que componen una fase representan acciones que se deben llevar a
cabo, como pintar una pared. Sin embargo, tambin es posible incluir otras tareas con el
solo objeto de indicar (o celebrar) el principio o el fin de una fase, por ejemplo comenzar o
terminar de pintar todas las salas. Los hitos son las tareas que no necesitan trabajo real. Son
objetivos provisionales que podrn utilizar para controlar el progreso del proyecto.
Sin la lista de compra, es posible que no recuerde todos los ingredientes que
necesita para preparar la cena de esta noche. Sin una lista de tareas, es
posible que se olvide de algunas tareas que se deben realizar para conseguir
los objetivos del proyecto. La lista de tareas es el ncleo del plan de
proyecto. Se compone de todas las tareas, fases e hitos que requiere el
proyecto.
Para crear una lista de tareas eficaz, lleve a cabo los pasos siguientes:
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Incluya solo las tareas que son relevantes para la conclusin del proyecto.
Agregue solo las tareas que sean significativas, con un nivel de detalle tal que el
perodo de tiempo necesario para completar cada una de ellas sea breve comparado
con la duracin global del proyecto.
Recuerde las tareas que sean repetitivas, como las reuniones semanales, los informes
de estado y el trabajo de revisin anticipado.
Recuerde las tareas que sean repetitivas, como las reuniones semanales, los informes de
estado y trabajo de revisin anticipado.
Puede crear rpidamente una lista de tareas de programacin escribiendo tareas en el campo
Nombre de tarea. Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que
constituye la programacin. Puede que le resulta ms fcil escribir las tareas en el orden en
que cree que se van a realizar.
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Nota Si elimina una tarea de resumen, Tambin se eliminarn todas sus subtareas.
Despus de eliminar una tarea, Microsoft Project vuelve a numerar automticamente las
tareas restantes.
Escribir una tarea repetitiva
Microsoft Project permite escribir cambiar fcilmente las tareas repetitivas. Puede definir una
tarea para que se produzca diaria, semanal, mensual o anualmente. Asimismo, puede
especificar la duracin de cada tarea, el momento en que se producir y las veces que se
repetir (un perodo de tiempo o el nmero especfico de apariciones)
Si no escribe una fecha en el cuadro Desde, Microsoft Project utilizar la fecha de comienzo.
Un hito es una tarea sin duracin (cero das) que se utiliza para identificar sucesos
significativos en la programacin, como la finalizacin de una fase importante. Si se escribe
una duracin de cero das para una tarea, Microsoft Project mostrar el smbolo de hito en el
diagrama de Gantt al comienzo de ese da.
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Sugerencia Para programar las tareas de forma ms eficaz, especifique una duracin para
cada tarea y deje que Microsoft Project calcule las fechas de comienzo y fin
automticamente.
Nota Las delimitaciones pueden impedir que las tareas se vuelvan a programar al redistribuir
automticamente el proyecto. Puede escribir una fecha de comienzo o de fin y dejar que
Microsoft Project calcule la duracin de la tarea de forma automtica, pero se aplicar la
delimitacin No comenzar antes del o bien No finalizar antes de a la tarea.
Sugerencias Utilizando el mouse (ratn) puede aplicar o anular una sangra rpidamente en
una tarea. Site el puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea. Cuando el puntero
se convierta en una flecha de dos puntas, Arrastre hacia la derecha para aplicar la sangra a
la tarea o arrastre hacia la izquierda para anularla.
Para deshacer niveles de esquema, anule las sangras de todas las subtareas y de las tareas
de resumen del siguiente nivel hasta que todas vuelvan al mismo nivel de esquema.
Nota La colocacin de tareas en orden jerrquico no crea automticamente dependencias
entre tareas. Para crear dependencias entre tareas, es preciso vincular las tareas.
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Para mostrar todas las subtareas, haga clic en Mostrar todas las subtareas
Las vistas Uso de recursos y Uso de tareas muestran la asignacin de recursos y tareas con
una sangra similar a la de las subtareas. Puede mostrar u ocultar asignaciones del mismo
modo que las subtareas. Para mostrar u ocultar asignaciones independientemente de las
subtareas, haga clic en Mostrar asignaciones o e Ocultar asignaciones.
Fin a comienzo (FC) La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalice la tarea (A).
Comienzo a comienzo (CC) La tarea (B) no puede comenzar hasta que comience la tarea (A).
Fin a fin (FF) La tarea (B) no puede finalizar hasta que finalice la tarea (A).
Comienzo a fin (CF) La tarea (B) no puede finalizar hasta que comience la tarea (A).
3.5 Vincular
En un proyecto, establecer dependencias entre tareas. Cuando se vinculan tareas, se define
una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Existen cuatro tipos de dependencias
entre tareas: fin a comienzo (FC), comienzo a comienzo (CC), fin a fin (FF) y comienzo a fin
(CF).
En la vinculacin e incrustacin de objetos (OLE), el establecimiento de una conexin entre
programas de tal manera que se pueda actualizar la informacin (por ejemplo, un grfico o
un texto) de un documento contenedor cuando cambie en el documento original.
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Sugerencia Una simple vinculacin de tipo fin a comienzo de tipo fina a comienzo no
funciona en todos los casos. Microsoft Project proporciona otros tipos de vnculos ente tareas
para que pueda definir el proyecto de manera realista. Por ejemplo, si dos tareas precisan
comenzar al mismo tiempo, puede crear un vnculo de tipo comienzo a comienzo. Si las
tareas precisan comenzar al mismo tiempo, utilice un vnculo de fin a fin.
En diversas fases del proyecto, puede resultar til comprobar las delimitaciones de las tareas
de la programacin, en especial las tareas de la ruta crtica, con el fin de asegurarse de que
efectivamente son necesarias. Toda delimitacin que requiera la introduccin de una fecha
debe utilizarse con sumo cuidado, ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project
vuelva a calcular las fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacin y,
adems, restringen la posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados.
Delimitacin Descripcin
Lo antes posible (LAP) Comienza las tareas lo antes posible en funcin de otras
delimitaciones y dependencias. Utilice esta delimitacin para la
mayora de las tareas cuando cree la programacin a partir de la
fecha de comienzo del proyecto. No introduzca ninguna fecha para
usar esta delimitacin. Este valor es la delimitacin predeterminada
para proyectos que se programen a partir de una fecha de comienzo.
Lo ms tarde posible Comienza las tareas lo ms tarde posible en funcin de otras
(LPTM) delimitaciones y dependencias. Utilice esta delimitacin para la
mayora de las tareas cundo cree la programacin a partir de la fecha
del fin del proyecto. No introduzca ninguna fecha para usar esta
delimitacin. Este valor es la delimitacin predeterminada para
proyectos que se programen a partir de una fecha de fin.
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No finalizar antes del Finaliza la tarea en o despus de la fecha que escriba. Utilice esta
(NFAD) delimitacin cuando una tarea no pueda finalizar antes de una fecha
determinada. Cuando escribe una fecha de fin de tarea o crea una
tarea arrastrando el puntero de derecha a izquierda, Microsoft
Project automticamente asigna esta delimitacin si la programacin
se est realizando a partir de una fecha de comienzo.
No comenzar antes del Comienza la tarea en o despus de la fecha que escriba. Utilice esta
(NCAD) delimitacin cuando una tarea no pueda comenzar antes de una
fecha determinada. Cuando escribe una fecha de comienzo de tarea
o crea una automticamente asigna esta delimitacin si la
programacin se est realizando a partir de una fecha de comienzo.
No finalizar despus Finaliza la tarea en o antes de la fecha que escriba. Utilice esta
del (NFDD) delimitacin cuando una tarea deba finalizar en una fecha
determinada. Cuando escribe la fecha de fin de una tarea, Microsoft
Project asigna automticamente esta delimitacin si la programacin
se est realizando a partir de una fecha de fin.
No comenzar despus Comienza la tarea en o antes de la fecha que escriba. Utilice esta
del (NCDD) delimitacin cuando una tarea deba comenzar en una fecha
determinada. Cuando escribe una fecha de comienzo de tarea
usando el puntero, Microsoft Project asigna automticamente esta
delimitacin si la programacin se est realizando a partir de una
fecha de fin.
Debe finalizar el (DFE) Finaliza la tarea en una fecha determinada. Utilice esta delimitacin
cuando una tarea deba finalizar en una fecha concreta.
Debe comenzar el Comienza la tarea en una fecha determinada. Utilice esta
(DCE) delimitacin cuando una tarea deba comenzar en una fecha
concreta.
3.7 Delimitacin
Restriccin o limitacin que establece el usuario o Microsoft Project en la fecha de comienzo
o de fin de una tarea. Por ejemplo, puede especificar que una tarea debe comenzar en una
fecha determinada o que no debe finalizar ms tarde de una fecha de comienzo, Microsoft
Project le asigna automticamente la delimitacin lo antes posible. Por el contrario, cuando
se agrega una nueva tarea a un proyecto que est programado desde la fecha de fin,
Microsoft Project le asigna automticamente la delimitacin lo mas tarde posible.
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Nota Si escribe una fecha de comienzo para una tarea o arrastra una barra de Gantt para
cambiar la fecha, Microsoft Project establecer la delimitacin No comenzar antes del (NCAD)
basndose en la nueva fecha de comienzo. Si escribe la fecha de fin de la tarea, Microsoft
Project asignar automticamente una delimitacin del tipo No finalizar antes del (NFAD)..
6 Por ejemplo, escriba 300% para indicar tres unidades a tiempo completo de un recurso
determinado.
Nota Debe escribir nombres de correo electrnico para que los recursos puedan utilizar las
funciones de trabajo en grupo de Microsoft Project.
Sugerencia Cuando trabaje en la vista Diagrama de Gantt u otras vistas de tareas, puede
agregar nombres de recursos adicionales. Para asignar nuevos recursos, haga clic en Asignar
recursos y despus escriba un nombre de recurso en el campo Nombre. Tambin puede
hacer clic en Direccin y seleccionar un recurso de su libreta de direcciones de correo
electrnico.
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Si asigna un recurso a una tarea que va a durar 10 das, cmo se tiene en cuenta el fin de
semana de esa persona? Si a un recurso que trabaja 8 horas al da se le asigna una tarea que
requiere 16 horas de trabajo, cmo calcula Microsoft Project el nmero de das que se
necesitarn para completar la tarea? De hecho, cmo sabe Microsoft Project el nmero de
horas que normalmente trabaja un recurso al da?
Todas estas situaciones se rigen en funcin del denominado calendario laboral. El calendario
laboral almacena todas las horas y das laborables y no laborables previstos. Los das no
laborables suelen incluir los fines de semana, las vacaciones y los das festivos. Microsoft
Project utiliza los calendarios laborales para programar las tareas.
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Siempre que varios recursos compartan informacin de la programacin bsica, puede crear
diferentes calendarios base para ellos. Por ejemplo, puede tener un calendario base para los
trabajadores del turno de da y otro para los trabajadores del turno de noche.
Una vez creado el calendario base, es necesario asignarlo a cada uno de los recursos que
lo vaya a utilizar.
Para asignar recursos a un calendario laboral
1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos
2. En el campo Calendario base de cada recurso que desee asignar a un calendario,
seleccione el mismo calendario base.
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Cuando se asigna un recurso a una tarea, Microsoft Project utiliza el calendario de recursos
para determinar la programacin de trabajo del recurso. Por ejemplo, si especifica una
semana de vacaciones en el calendario de recursos del responsable de diseo, Microsoft
Project no programar trabajos durante esa semana.
Para modificar un calendario laboral para un recurso individual
1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos
2. En el campo Nombre del recurso, seleccione un recurso y, a continuacin, haga clic
en Informacin del recurso
3. Haga clic en la ficha Horario de trabajo.
4. En el cuadro Calendario base, haga clic en el calendario que desee modificar para el
recurso.
5. En el calendario, seleccione las fechas que desee cambiar.
6. Haga clic en Predeterminado, en Perodo no laborable o en Perodo laborable
para modificar las fechas seleccionadas.
7. Si en el paso 6 hizo clic en Perodo laborable, escriba las horas en las que desea que el
trabajo comience en los cuadros Desde y las horas en las que desea que el trabajo
termine en los cuadros Hasta.
Si tiene recursos con turnos de trabajo nocturnos que ocupan 2 das, por ejemplo, de 11:00
p.m. a 7:00 a.m., seleccione el primer da de trabajo de la semana y escriba 11:00 pm a
12:00 am y, a continuacin, seleccione el da siguiente y escriba 12:00 am a 7:00 am. Repita
este proceso para cada da de trabajo. Observe que el primer da de la semana de trabajo
slo tiene las horas de la tarde y el ltimo slo las de la maana.
Llevar un seguimiento de los recursos que realizan determinadas tareas, del trabajo de un
recurso durante un perodo de tiempo concreto y de lo que han costado los recursos desde
que empez el proyecto, puede ser una tarea larga y complicada. Sin embargo, para que
Microsoft Project asuma estas responsabilidades puede asignar recursos a las tareas.
Cuando se asigna un recurso a una tarea, se crea una asignacin. Puede asignar cualquier
recurso a cualquier tarea y cambiar las asignaciones en cualquier momento.
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la tarea. De forma predeterminada, Microsoft Project asigna el 100 por cien de unidades a
cada recurso (a menos que se trate de un recurso a tiempo parcial). Si el recurso representa
una entidad nica, el 100 por cien de unidades significa que el recurso est trabajando en la
tarea a tiempo completo. Si asigna un grupo de recursos (por ejemplo, un grupo de tres
pintores), al 100 por ciento, significa que slo uno de los pintores se encuentra asignado a la
tarea. Si asigna los tres pintores, sera el 300 por ciento.
Haga doble clic en un recurso en el cuadro de dialogo Asignar recursos para mostrar el
cuadro de dialogo informacin del recurso.
Cuando se asignan recursos a una tarea, Microsoft Project asume de forma predeterminada
que cada recurso empieza a trabajar en ella en la fecha de comienzo de la misma. Sin
embargo, es posible que esto no siempre coincida con la realidad. Puede que un recurso
comience a trabajar en la fecha de comienzo y que otro recurso no est disponible hasta
muchas horas o das despus.
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De la misma forma que una tarea puede cambiar durante un proyecto (por ejemplo, la
duracin puede ser mayor o menor), tambin puede cambiar un recurso. Si uno de los
recursos se pone enfermo o est demasiado ocupado para trabajar en una tarea, puede que
sea necesario quitarlo. Es muy fcil quitar un recurso asignado siempre que sea necesario.
Para quitar un recurso de una tarea
1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea de la que desee quitar un recurso.
3. Haga clic en Asignar recursos
3. En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee quitar y, a continuacin, haga
clic en Quitar.
Puede reemplazar un recurso por otro en la lista de recursos con un solo paso. Por ejemplo,
supongamos que encuentra una persona mejor preparada para llevar a cabo una tarea que
ya ha sido asignada a otra o que se estropea una pieza de equipamiento que ya estaba
asignada. En lugar de quitar el recurso asignado y asignar otro a continuacin en una accin
diferente, simplemente reemplace uno por otro.
Para reemplazar un recurso por otro
1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt
3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea en la que desee reemplazar un
recurso.
3. Haga clic en Asignar recursos
4. En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee reemplazar y, a continuacin,
haga clic en Reemplazar.
4. En el campo Nombre, seleccione uno o ms recursos para asignar a la tarea y
despus elija Aceptar.
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Despus de escribir y vincular las tareas, agregar las estimaciones de las duraciones y asignar
los recursos, Microsoft Project podr elaborar una programacin del proyecto con exactitud.
Quizs sea esta toda la ayuda que desea o necesita para administrar un proyecto
determinado. Sin embargo, para proyectos en los que sea importante saber cunto dinero va
a gastar y cundo se gastar, puede agregar informacin de los costos en el plan del
proyecto. Del mismo modo, puede utilizar esta caracterstica como ayuda para estimar el
costo de futuros proyectos.
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Estimar el costo total del proyecto, lo que resulta til para desarrollar un presupuesto.
Ver el costo actualizado de una tarea determinada o del proyecto en general.
Controlar la acumulacin de costos.
Determinar si es posible contratar recursos adicionales para agilizar la programacin,
sin salirse del presupuesto.
De dnde vienen los costos? En la mayora de los proyectos, el trabajo necesario por realizar
las tareas se lleva la mayor parte del presupuesto. El costo total de una tarea es igual a sus
costos variables (costos que cambian en funcin del tiempo), ms sus costos fijos (costos que
permanecen iguales en el transcurso del tiempo). El costo variable ms comn es el de los
salarios de los recursos, por ejemplo, un pintor que cobra 15 dlares por hora. Cuanto ms
tarde el pintor en pintar una pared, ms costar la tarea. Un costo fijo comn es el costo de
los materiales. La cantidad de pintura (y por tanto el costo) necesaria para pintar una pared
es la misma, independientemente de lo que tarde el pintor.
Para controlar los costos eficazmente, primero es necesario asignar tasas a los recursos.
Asignar tasas por horas a algunos recursos y costos por uso a otros. Un ejemplo de costo
por uso es la cantidad estndar que se paga cada vez que se alquilan equipos u oficinas. Si
un recurso trabaja en dos o ms tipos de tareas diferentes, para las que se requieren
diferentes tipos de aptitudes, puede asignar al recurso una tasa diferente para cada tarea.
Tambin puede especificar aumentos o reducciones de pago para que tengan efecto en un
momento determinado. Cuando haya terminado de asignar los costos de los recursos y de los
materiales, y haya asignado los recursos a las tareas, Microsoft Project podr mostrar el costo
total del proyecto. A partir de esta estimacin, podr desarrollar un presupuesto del proyecto.
A medida que el proyecto avanza, es posible que desee saber cunto ha costado una tarea
determinada hasta el momento. Microsoft Project le ayudar a determinarlo ofrecindole una
serie de mtodos de acumulacin de costos.
El primer paso para realizar un seguimiento de los costos es asignar una tasa a cada recurso.
Las tasas de los recursos pueden ser por horas o fijas. Para las tasas por horas, puede
asignar una tasa estndar, que es la que se paga a un recurso durante un horario laboral
normal. Puede asignar una tasa de horas extra, que es la que se paga a un recurso que
trabaja ms horas de las comprendidas en el horario laboral normal. Tambin puede asignar
costos por uso fijos a algunos recursos; por ejemplo, es muy probable que un contratista
cobre siempre una cantidad estndar por realizar un trabajo determinado.
Del mismo modo, puede asignar una tasa de costo por uso fija junto con una tasa por horas.
Por ejemplo, el alquiler de equipos puede tener un costo de entrega e instalacin de 50
dlares por cada vez que se utilice, adems de un recargo por hora.
Para asignar una tasa a un recurso
1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos
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MS PROJECT
2. En los campos Tasa estndar, Tasa horas extra y Costo por uso del recurso,
escriba las tasas que correspondan y, a continuacin, haga clic en o presione ENTRAR.
Cuando los recursos que vaya a agregar al plan del proyecto cobren la misma tasa por horas,
puede ahorrar tiempo si deja que Microsoft Project introduzca las tasas estndar y de horas
extra. Para ello, especifique las tasas estndar y de horas extra predeterminadas antes de
asignar nuevos recursos.
Estas tasas de pago predeterminadas se aplican nicamente a los recursos que agregue
despus de escribirlas. Por tanto, puede especificar una tasa de pago predeterminada
diferente para cada conjunto de recursos nuevo que asigne; Microsoft Project aplicar dicha
tasa al siguiente grupo de recursos.
A continuacin, podr cambiar la tasa de pago predeterminada para que Microsoft Project la
aplique a cualquier recurso que agregue excepto al primer conjunto de recursos.
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Para poder realizar cambios en las tasas de pago de los recursos, como aumentos o
reducciones, puede asignar diferentes tipos de tasas para aplicarlas en los momentos que se
especifiquen.
Para asignar tasas diferentes a un recurso
1. En la Barra de vistas, haga clic en Hoja de recursos
2. En el campo Nombre del recurso, seleccione el recurso para el que desea indicar
tasas de pago diferentes.
3. Haga clic en Informacin del recurso y, a continuacin, elija la ficha Costos.
Si conoce el importe exacto de los materiales de una tarea o no est asignando recursos a la
tarea, escriba un costo fijo. El costo fijo puede ser el costo de los suministros para los que ya
se ha negociado un precio de compra. Tambin puede consistir en una oferta aceptada de un
contratista externo o en la tarifa estndar que se suele pagar por un trabajo.
Para asignar un costo fijo a una tarea
1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt
2. En el men Ver, seale Tabla y, a continuacin, haga clic en Costo.
3. En el campo Costo fijo, seleccione la tarea y escriba el costo.
4. Haga clic en o presione ENTRAR.
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Acumular el costo de un recurso cuando comienza la tarea si debe pagar una cantidad
global antes de comenzar el trabajo
Prorratear el costo de un recurso si necesita realizar un seguimiento del costo segn el
grado de conclusin de la tarea. Los costos estndar y de horas extra del recurso se
pueden prorratear. De manera predeterminada, Microsoft Project prorratea los costos
de los recursos
Acumular el costo de un recurso cuando acabe la tarea si retiene el pago hasta que el
trabajo finalice.
Despus de organizar el plan del proyecto y siempre que un cambio en el mbito, en los
recursos o en el tiempo pueda afectar a la fecha de conclusin del proyecto, ser el momento
de evaluar y ajustar la programacin.
Cuando lo haga, obtendr una idea ms precisa de los elementos que debe ajustar.
Asegrese de que la programacin contiene informacin completa y exacta, que refleja el
proyecto de forma realista y que cumple los objetivos del mismo lo ms eficazmente posible.
Despus, puede ajustar la programacin segn sea necesario.
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Es necesario seguir dos pasos principales para evaluar y ajustar la programacin. Primero,
compruebe que el plan es preciso y completo. Observe detenidamente el plan del proyecto.
Cumple los objetivos del proyecto? Incluye todas las tareas necesarias? Las estimaciones
del costo, de la duracin y del trabajo, son precisas? Ha escrito alguna informacin
errnea, como la asignacin de un recurso incorrecto a una tarea?
Segundo, perfeccione el plan en lo posible. Observe detenidamente el plan del proyecto. Es
lo suficientemente conciso? Un plan conciso incluye nicamente las tareas necesarias para
conseguir los objetivos. Adems, utiliza los recursos eficazmente, finaliza en la fecha ms
prxima y cuesta lo menos posible.
En este captulo se describen una serie de mtodos para conseguir que el plan sea preciso y
completo. Adems, se resumen las acciones que se pueden llevar a cabo para que el plan sea
ms eficaz, como reducir la programacin y los costos del proyecto. Para obtener informacin
ms detallada sobre cmo perfeccionar un plan, consulte los captulos de 11 al 13.
Si guarda cada versin del proyecto regularmente con un nuevo nombre, le resultar fcil
volver a la versin anterior. Por ejemplo, puede incluir la fecha actual en el nombre de cada
una de las versiones del plan del proyecto: Plan 7-9, Plan 8-9 y as sucesivamente.
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El proceso de ajustar los detalles de la programacin puede llevarle menos tiempo si observa
detenidamente los componentes principales del plan, es decir, las tareas y los recursos.
Vuelva a evaluar las suposiciones y los objetivos que le llevaron a incluirlos. Por ejemplo,
antes de cambiar el nmero de recursos asignados a una tarea, es posible que descubra que
el plan no necesita esta tarea.
Del mismo modo, tambin es un buen momento para buscar cualquier error que se haya
podido filtrar inadvertidamente en el plan, por ejemplo, una tasa de horas de un recurso
incorrecta.
6.2 Revisar los objetivos, el mbito y las suposiciones
Puesto que los objetivos del proyecto son los que ayudan a determinar los pasos necesarios
del plan del proyecto y, consecuentemente, el mbito, puede comenzar la evaluacin
averiguando si los objetivos han cambiado desde que comenz a disear el plan. O bien,
puede perfeccionar los objetivos originales haciendo que sean lo ms especficos y
mensurables posible. Por ejemplo, un objetivo tan importante como Producir el mejor
producto de su categora puede sonar bien, pero es tan general que identificar todos los
pasos necesarios para conseguirlo puede resultar imposible. Un objetivo especfico como
Hacer que este producto sea un 10 por ciento ms pequeo que su predecesor es
mensurable, alcanzable e incluso ya est dividido en pasos concretos.
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A medida que revisa los objetivos y el mbito, puede examinar las suposiciones. Si todava no
ha documentado las suposiciones ms importantes, quiz sea el momento de hacerlo. Por
ejemplo, hgase las siguientes preguntas:
Durante el curso del proyecto, vuelva a evaluar las suposiciones y cambie el plan del proyecto
para valorar las nuevas circunstancias. Por ejemplo, si un pintor menos especializado
reemplaza a otro ms especializado, es posible que tenga que agregar tiempo a las
estimaciones relacionadas con el tiempo que se necesitar para pintar una sala.
Sin embargo, no es necesario que los objetivos cambien para poder agregar o quitar tareas
del plan del proyecto. Si examina la lista de tareas, probablemente encontrar que algunas
son redundantes, triviales o tan grandes que deberan dividirse en otras ms pequeas.
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Por supuesto, la fecha de fin del proyecto de la programacin, al igual que la temperatura
corporal de una persona, es slo un indicador de la salud global del proyecto. Aunque
puede alertarle ante los problemas, no puede identificar causas especficas. Tendr que
determinar las razones personalmente. Busque donde haya demasiadas tareas, vinculaciones
inadecuadas entre ellas, pocos o muchos recursos asignados a una tarea o delimitaciones
innecesarias. Pero, as como una temperatura corporal normal puede esconder problemas
subyacentes, una fecha de fin de proyecto a tiempo tambin puede ocultar otros problemas.
Comprobar la fecha de fin del proyecto puede ser una de las acciones comprendidas en la
estrategia de evaluar y perfeccionar el plan del proyecto.
Algunas veces, los administradores del proyecto aplican una delimitacin de fecha fija cuando
no procede (p. Ej., cuando indican una fecha de comienzo y de fin determinadas para una
tarea despus de escribirla). Si vincula las tareas, no es necesario escribir fechas en los
campos Comienzo o Fin; Microsoft Project lo hace automticamente.
Compruebe todas las tareas con delimitaciones de fecha fija para asegurarse de que cada
delimitacin es necesaria y no se ha aplicado por equivocacin.
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Para reducir la programacin, examine primero las tareas crticas. Si lo desea, puede mostrar
las tareas crticas por orden de duracin para ver cules son las que afectan en mayor
medida a la fecha de fin del proyecto. Si puede reducir la duracin de las tareas ms grandes,
probablemente reducir la duracin total del proyecto. La duracin se puede reducir
asignando ms recursos, reduciendo el mbito de la tarea o dividiendo las ms grandes en
ms pequeas y comenzando algunas antes. Tambin puede conseguir que las tareas
finalicen antes cambiando sus vinculaciones.
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Por ltimo, no dude en experimentar. Realice los cambios adecuados para perfeccionar la
programacin. Con Microsoft Project, podr ver los efectos de un cambio inmediatamente,
decidir si es positivo y, a continuacin, realizar cualquier otro cambio que considere necesario
para conseguir una programacin eficaz del proyecto.
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Al mostrar las tareas crticas y las no crticas, podr observar cmo al modificar las tareas
crticas, la fecha de fin del proyecto y las fechas de las tareas no crticas se ven afectadas. Si
una tarea no crtica se convierte en crtica, es posible que tenga que alterarla para modificar
el efecto que produce en la fecha de fin del proyecto.
Cuando haya conseguido el mbito adecuado y no pueda eliminar ms tareas, puede reducir
la programacin reduciendo las duraciones de las tareas crticas. Utilice los siguientes
mtodos para reducir las duraciones de las tareas crticas:
Asigne ms recursos a las tareas. Emplee este mtodo cuando disponga de recursos
adicionales o de recursos infrautilizados.
Aumente las horas de trabajo de uno o varios recursos. Utilice este mtodo cuando
pueda aumentar las horas de trabajo de los recursos.
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Asigne trabajo de horas extra. Emplee este mtodo si los recursos con las aptitudes
requeridas ya se encuentran totalmente ocupados durante su horario laboral normal y
el presupuesto permite un aumento en el costo.
Es posible que ya disponga de recursos a tiempo parcial en el equipo o que sea posible pasar
algunos recursos de las tareas no crticas a las crticas. Tambin existe la posibilidad de
contratar nuevos recursos. Si puede disponer de unidades adicionales del mismo recurso,
puede incrementar el nmero de unidades asignadas a una tarea. Por ejemplo, si los tres
pintores asignados para pintar una pared no pueden terminar el trabajo a tiempo y hay un
cuarto pintor disponible, puede asignarlo a la tarea. Para obtener informacin acerca de las
unidades de recursos, consulte el captulo 8 Asignacin de recursos a las tareas
Para asignar ms recursos a una tarea
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La marca de verificacin que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el recurso
ha sido asignado a la tarea seleccionada.
Microsoft Project calcula la duracin de las tareas en parte en funcin de las horas laborables
de los recursos asignados. Por ejemplo, supongamos que un pintor con un horario laboral de
6 horas al da se encuentra asignado a tiempo completo a pintar las paredes de la galera,
una tarea que requiere 12 horas. La duracin real de la tarea es de 2 das. Si aumenta el da
laboral del pintor hasta 8 horas y lo sigue manteniendo asignado a la tarea a tiempo
completo, la tarea se reducir a 1,5 das.
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Aumente el horario laboral de un recurso slo cuando desee que el recurso trabaje
ms horas en todas las tareas asignadas dentro de un perodo determinado.
Microsoft Project calcula los costos de las horas extra en funcin de la tasa de horas extra
que se haya especificado para el recurso ( a menos que se indique lo contrario). Asignar
trabajo de horas extra puede resultar costoso aunque a veces sea la opcin ms eficaz.
Para asignar trabajo de horas extra a una tarea
1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt
2. En el men Ventana, haga clic en Dividir.
3. Haga clic en cualquier punto de la seccin inferior.
4. En el men Formato, seale Detalles y, a continuacin, haga clic en Trabajo
del recurso.
5. En la seccin superior, seleccione la tarea a la que desee asignar trabajo de horas extra
en el campo Nombre de tarea.
7. En la seccin inferior, escriba el nmero de horas extra para cada recurso en el campo
Trab h extra de cada recurso.
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Dependiendo de la situacin en que se encuentre, puede utilizar algunos o todos los mtodos
que se citan a continuacin para que las tareas comiencen antes:
Reorganizar las tareas en un orden ms eficaz.
Dividir una tarea grande en tareas ms pequeas-
Agregar tiempo de adelanto a las tareas-
Cambiar el tipo de vinculacin.
Cambiar el tipo de delimitacin.
Cambiar el tipo de tarea.
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Es una buena idea analizar la programacin en busca de casos en los que sea ms eficaz
colocar las tareas en un orden diferente. Cuando encuentre uno de esos casos, podr
cambiar la secuencia de tareas movindolas.
Para mover una tarea
1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt
2. Haga clic en el nmero de identificacin (situado normalmente en el extremo izquierdo
de una fila de tareas) de la tarea que desee mover.
Toda la fila aparecer resaltada.
6. Examine los vnculos entre las tareas que haya movido y sus tareas predecesoras y
sucesoras, y cambie los que considere necesario.
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Para que el trabajo avance, quiz no sea necesario que algunas de las subtareas se
completen de manera secuencial, por lo que podr reducir la ruta crtica convirtiendo algunas
de las subtareas en no crticas. Incluso aunque algunas de las subtareas sean crticas, es
posible que pueda superponerlas o cambiar el tipo de vinculacin. Las tareas ms pequeas y
superpuestas pueden tener una duracin total menor que la tarea grande original.
Normalmente, cuando se utiliza Microsoft Project para dividir una tarea grande en otras ms
pequeas, la tarea grande se convierte en una tarea de resumen si le agrega subtareas.
Para dividir una tarea grande en una tarea de resumen y subtareas
1. En la Barra de vistas, haga clic en Ms vistas
2. En la lista Vistas, haga clic en Gantt detallado o en Gantt de seguimiento y, a
continuacin, elija Aplicar.
3. En el campo Nombre de tarea, seleccione una tarea de la ruta crtica que pueda
completarse en varios pasos.
4. Haga clic en Desvincular tareas
5. Quite los recursos asignados a esta tarea.
Para obtener informacin acerca de quitar recursos en una tarea, consulte el captulo 8
"Asignacin de recursos a las tareas".
6. Seleccione la tarea situada debajo de la que desee cambiar y haga clic en Nueva
tarea en el men Insertar.
7. Repita el paso 6 para cada subtarea que desee agregar.
8. Por cada nueva tarea, escriba un nombre en el campo Nombre de tarea y una duracin
en el campo Duracin.
9. En el campo Nombre de tarea, seleccione las nuevas tareas y haga clic en aplicar
sangra para convertirlas en subtareas de la tarea origina!.
La tarea origina! se convierte en una tarea de resumen.
10. Vincule las nuevas tareas segn corresponda.
Para conseguir que se superpongan las tareas con una vinculacin FC es agregar tiempo de
adelanto a la vinculacin. Al agregar tiempo de adelanto, puede conseguir que la tarea
sucesora comience en una fecha anticipada. Si la tarea sucesora es una tarea crtica, al
agregar el tiempo de adelanto, el proyecto acabar antes. Observar que es posible
superponer las tareas hasta el punto de que comiencen a la vez. Si ste es el caso, considere
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Las unidades del tiempo de adelanto son minutos, horas, das y semanas. Para especificar la
duracin transcurrida, escriba el perodo de tiempo seguido de la letra t (por ejemplo, dast
para das transcurridos). Los das transcurridos incluyen fines de semana y otros perodos no
laborables.
Mientras busca los recursos que se encuentren sobreasignados, tambin puede buscar los
que estn infraasignados. Es posible que desee asignarles parte del trabajo que estn
realizando los recursos sobreasignados. Los recursos infraasignados son los que trabajan
menos horas de las que tienen disponibles.
Para buscar los recursos sobreasignados y sus asignaciones de tareas
1. En la Barra de vistas, haga clic en Ms vistas
2. En la lista Vistas haga clic en Asignacin de recursos y, a continuacin, elija
Aplicar.
3. En el men Ver, seale Barras de herramientas y elija Administracin de
recursos.
4. En la seccin superior, haga clic en e titulo del campo nombre del recurso
5. Haga clic en Ir a la sobreasignacin siguiente
La siguiente tarea bajo el siguiente recurso sobreasignado quedar resaltada en el campo
Nombre del recurso.
6. En la seccin superior, observe la escala temporal para ver cundo un recurso est
sobreasignado.
Microsoft Project mostrar en rojo el total de horas de trabajo asignadas a un recurso
sobreasignado.
8. En la seccin inferior, observe la escala temporal para ver las tareas que tienen lugar
en las fechas sobreasignadas.
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Pruebe a agregar tiempos de retraso a diferentes tareas para ver los efectos sobre la
programacin. Tenga en cuenta que el tiempo de retraso siempre se da en tiempo
transcurrido y que incluye los perodos no laborables.
Para que no se retrasen las tareas sucesoras o la fecha de fin de la programacin, escriba
un valor que no sea superior al margen de demora total de dicha tarea. Podr ver el
margen de demora total de una tarea insertando el campo Margen de demora total en la
vista Gantt de redistribucin en la seccin inferior.
7. Presione la tecla ENTRAR.
Las cantidades de retraso y de margen de demora de las tareas se indican con lneas finas
junto a las tareas.
8. Si el recurso sigue sobreasignado, aumente el valor del retraso.
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los resultados y realizar los ajustes necesarios. Este mtodo resulta a menudo ms rpido
que agregar retrasos a las tareas una por una.
El proyecto se puede redistribuir aunque est programando desde una fecha de fin.
Las versiones anteriores de Microsoft Project no permitan la redistribucin de proyectos
probados a partir de una fecha de fin. Las tareas de redistribucin de proyectos programados
a partir de una fecha de fin tienen asignados valores de retraso negativos. Esto provoca que
la fecha de fin de una tarea o de una asignacin de recursos tenga lugar antes, debido a que
el retraso se aplicar desde el fin de la tarea o asignacin.
Siempre debe revisar los cambios que haya realizado Microsoft Project cuando redistribuya
recursos retrasando tareas. Puede revisar dichos cambios en la vista Diagrama de Gantt. Si
los cambios no son de su agrado, puede deshacerlos en cualquier momento.
Para retrasar tareas automticamente con el fin de redistribuir recursos
sobreasignados
1. En el men Herramientas, haga clic en Redistribuir recursos.
2. Haga clic en Manual para redistribuir los recursos slo cuando haga clic en el botn
Redistribuir ahora.
3. En el cuadro Buscar sobreasignaciones con el criterio, haga clic en el perodo de
tiempo que desee utilizar para reconocer las sobreasignaciones.
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Haga clic en Slo identificador si desea que Microsoft Project compruebe las
tareas en orden ascendente de sus nmeros identificadores antes de considerar
otros criterios de redistribucin para determinar las tareas que se van a redistribuir
Haga clic en Estndar si desea que Microsoft Project compruebe las tareas en
orden ascendente de sus dependencias de predecesoras, margen de demora,
fechas, prioridad y, despus, delimitaciones de tareas-
Haga clic en Prioridad, estndar si desea que Microsoft Project compruebe las
prioridades de las tareas que se van a redistribuir antes de considerar las
dependencias de predecesoras, el margen de demora, las fechas y las
delimitaciones de tareas.
6. Para evitar que la fecha de finalizacin del proyecto se desplace, active la casilla de
verificacin Redistribuir slo conforme al margen de demora disponible.
7. Para que la redistribucin se ajuste cuando un recurso trabaje en una tarea
independientemente de que haya otros recursos trabajando en la misma tarea, active la
casilla de verificacin La redistribucin puede ajustar asignaciones individuales.
Cuando se establece la prioridad de tarea No redistribuir, Microsoft Project ignora la
tarea.
8. Para interrumpir las tareas creando divisiones en el trabajo restante en las tareas o
asignaciones de recursos, active la casilla de verificacin La redistribucin puede crear
divisiones en el trabajo restante.
9. Haga clic en Redistribuir ahora.
Inmediatamente despus de redistribuir el proyecto, podr deshacer la accin si no ha
conseguido los resultados que esperaba.
Si hay tareas que prefiere no retrasar a menos que sea absolutamente necesario, puede
seleccionar el orden en el que Microsoft Project retrasa las tareas con recursos
sobreasignados. Para ello, asigne una prioridad ms alta a las tareas urgentes que deban
comenzar lo antes posible.
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Microsoft Project retrasar en primer lugar las tareas con prioridad ms baja.
Si no desea que una tarea se redistribuya, haga clic en No redistribuir
6. Repita los pasos del 3 al 5 para cada tarea con recursos sobreasignados.
7. En el men Herramientas, haga clic en Redistribuir recursos.
8. En el cuadro Orden, haga clic en Prioridad, estndar
9. Haga clic en Redistribuir ahora.
Cuando se disminuye el trabajo total en una tarea, Microsoft Project reduce (de forma
predeterminada) la duracin de la tarea-
Para disminuir la cantidad de trabajo asignada a un
recurso
1. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de recursos
Las tareas se muestran debajo de los recursos a los que estn asignadas. Los recursos
sobreasignados se resaltan en rojo y se muestran con un icono en el campo
Indicadores.
2. En los campos Trabajo de las tareas a las que est asignado el recurso sobreasignado,
escriba un valor menor hasta eliminar la sobreasignacin.
Para cada recurso, la vista Uso de recursos muestra el nmero total de horas que el recurso
est trabajando, las horas que dedica a cada tarea y las horas trabajadas por perodo de
tiempo en la escala temporal. La vista Grfico de recursos muestra una representacin grfica
de los recursos sobreasignados.
Probablemente desee que la duracin de una tarea permanezca igual despus de reducir el
trabajo asignado a la misma. Cuando se reduce el trabajo asignado a una tarea con una
duracin fija, Microsoft Project reduce las unidades de recursos asignadas a ella. Por ejemplo,
supongamos que tiene un recurso asignado a una tarea de 2 das al 100 por cien. Si reduce
la cantidad de trabajo total de dicha tarea a 1 da pero desea que el trabajo se complete en 2
das, Microsoft Project automticamente reduce las unidades de recurso de esa tarea al 50
por ciento. Es decir, el recurso estar ahora asignado para trabajar en la tarea la mitad del
tiempo durante los 2 das
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