rea Sistema Nacional de Contabilidad V

rea
Sistema Nacional de
Contabilidad V

Recomendaciones para el cierre contable 2011

Informe Especial
Ficha Tcnica emitido la R.D. N 016-2011-EF/51.01, El saldo de las subcuentas 1101.05
que modica formatos y anexos e incluye Fondos sujetos a restriccin,1101.07
Autor : C.P.C. Juan Francisco lvarez Illanes* algunas denominaciones en los mismos, Depsitos en instituciones nancieras
contenidos en el numeral 4.2 Entidades no recuperados y 1102.99 Inversio-
Ttulo : Recomendaciones para el cierre contable
2011 Ejecutoras de Gastos e Inversin de la nes disponibles no recuperados, se
Directiva N 003-2010-EF/93.01,Cierre presentarn en el rubro otras cuentas
Fuente : Actualidad Gubernamental, N 40 - Febrero Contable y Presentacin de Informacin del activo.
2012 para la Elaboracin de la Cuenta General
de la Repblica.
1101.05 Fondos sujetos a restriccin
Sumario Es el efectivo o fondos depositados en
2. Elaboracin y presentacin de cuentas corrientes de la entidad, pero que
1. Introduccin estados nancieros no se pueden disponer libremente, ya sea
2. Elaboracin y presentacin de estados nan- La formulacin y presentacin de los por disposicin expresa de alguna auto-
cieros ridad competente, por mandato judicial,
estados nancieros por las entidades del por convenio o acuerdo con el contratista o
3. Presentacin de estados nancieros sector pblico que aplican la contabilidad proveedor (fondos de garanta por contratos
4. Cuentas por cobrar gubernamental, se efectuar de confor- de obra) o por algunas otras circunstancias
5. Cuentas con crdito scal midad con las normas emitidas por el que garanticen el destino de dichos fondos.
6. Ingresos diferidos rgano Rector del Sistema Nacional de Por ejemplo:
7. Provisiones por pasivos contingentes Contabilidad, los Principios de Contabili- - Se tienen fondos que garanticen el pago
8. Traslado de otros gastos diversos de activos dad Generalmente Aceptados en el pas de sentencias judiciales, fondos con me-
no nancieros y las Normas Internacionales de Con- dida cautelar.
9. Reconocimiento de gastos registrados en tabilidad para el Sector Pblico NIC-SP, - Fondos provenientes de depsitos de
inversiones intangibles ocializadas por el Consejo Normativo garantas retenidas por adelantos de
contratos y otros.
10. Entrega de bienes y documentos entre Uni- de Contabilidad.
dades Ejecutoras - Aquellos fondos que estn destinados a
garantizar una deuda y los depsitos se
11. Traspasos de fondos y/u entrega de docu- 3. Presentacin de estados nan- encuentren embargados por una medida
mentos entre Unidades Ejecutoras del mismo
pliego o por fusin, liquidacin
cieros cautelar por el juzgado civil.
Los estados nancieros se presentan en - Aquellos que se utilizan para depositar
12. Reconocimiento de gastos por intereses los fondos de garanta, descontados
13. Terrenos o edificios afectados en uso sin moneda nacional a nivel de dos deci- contratistas cuando presenten las valori-
contraprestacin males. zaciones correspondientes o retenciones
a) Para efectos comparativos, los saldos efectuadas a proveedores por garantas
que muestran los estados nancieros ofrecidas sobre venta de bienes o servi-
cios.
del ejercicio anterior, deben presentar-
1. Introduccin se netos de estimaciones, debiendo ser
- Aquellos que han sido recepcionados
como garanta por alquiler de inmuebles,
Ante la proximidad del cierre contable y los mismos que presentaron en dicho maquinaria y otros.
la formulacin de estados nancieros del perodo. - Aquellos fondos que han sido liberados de
ejercicio 2011, es necesario comentar una cuenta corriente o de ahorros, de las
algunas recomendaciones precisas res- cuentas de la entidad para ser depositadas
1501 Edicios y estructuras 200,000
pecto al tratamiento contable de ciertas 1501.01 Edif. residenciales en el banco, a cambio de una carta anza
operaciones que menciona la directiva 1508 Deprec., amort. y agot. (cr) 50,000) solicitado por terceros.
de cierre y que requieren ser tomadas en 1508.01 Depreciacin
acum., edicios y estructuras 150,000
cuenta por su importancia.
La norma seala que en caso de existir
Es preciso sealar tambin que la Di- los supuestos mencionados anteriormen-
reccin Nacional de Contabilidad ha b) Para una adecuada presentacin del te, sern tranferidos a esta divisionaria
balance general, las entidades guber- (1101.05), las mismas que sern reveladas
namentales deben efectuar las reclasi- con las explicaciones del caso en notas a
* Asesor y consultor de gobiernos regionales y locales. caciones, segn las pautas dispuestas los estados nancieros del perodo que
Asesor de sociedades de auditora externa. Conferencista a nivel
nacional.
por el Plan Contable Gubernamental. se informa.

Actualidad Gubernamental N 40 - Febrero 2012 V 1

V Informe Especial
X DEBE HABER
1101 CAJA Y BANCOS 50,000
1101.05 Fondos sujetos
a restriccin
1101 CAJA Y BANCOS
1101.04 Depsitos en
instituciones privadas
Por la reclasicacin de cuentas
de los fondos sujetos a restriccin
ordenados
Por el juzgado de la sala laboral,
en sentencia consentida y ejecu-
toriada contra la entidad
Por despido y reposicin de
servidores pblicos.
c) Al saldo de la subcuenta 2104.04 En-
cargos recibidos, se le deber deducir
el saldo de las subcuentas 1101.06
Encargos y 1205.0602 Ejecucin de
encargos recibidos, por los saldos dis-
ponibles para la ejecucin del encargo
y por el monto que alcanza la ejecu-
cin del mismo; esta situacin debe
ser revelada como prctica contable
en la nota N 2 a los estados nan-
cieros por las entidades receptoras de
encargos.
Registro contable de los gastos y
desembolsos de la entidad encargada
X DEBE HABER
1101 CAJA Y BANCOS 1,000,000
1101.06 Encargos
2104 INTERMEDIAC. DE
RECURSOS MONET. 1,000,000
2104.04 Encargos recibidos
Para registrar la recepcin de
fondos transferidos por encargo,
para la construccin del centro
hospitalario (este asiento lo re-
gistra la entidad b).
X Existencias (neto)
1205 SERVIC. Y OTROS
CONTR. POR ANTIC. 980,000
1205.06 Encargos generales
2103 CUENTAS POR PAGAR
2103.99 Otros gastos
por pagar
Para registrar los gastos y des-
embolsos en la construccin del
hospital (obras por encargo)
Este asiento lo registra la enti-
dad B.
X
2103 CUENTAS POR PAGAR 980,000
2103.99 Otros gastos
por pagar
1101 CAJA Y BANCOS
1101.06 Encargos
Para registrar los cheques girados
y pagados en la construccin del
hospital, obras por encargo.
V 2 Actualidad Gubernamental
X DEBE HABER 2103.04
2104 INTERMEDIAC. DE 980,000 980,000
RECURSOS MONET. 1,000,000
2104.04 Encargos recibidos 980,000 980,000
50,000 1205 SERVIC. Y OTROS
CONTRAT. POR ANTIC. 980,,000
1205.06 Encargos generales Nota: si el saldo S/.20,000 no se hubiera
1101 CAJA Y BANCOS 20,000 devuelto, entonces se deber mostrar en
1101.06 Encargos el balance general y en nota a los estados
Para registrar la cancelacin de nancieros de la siguiente forma:
la obra ejecutada por encargo,
as como la devolucin del saldo
no gastado (Este asiento registra 2102 Remuner, pensiones y
la entidad B). benec. por pagar 10,000
2102.03 Compensac. por
tiempo de servic. por pagar
1202 Cuentas por cobrar diversas (2,000)
Mayor auxiliar entidad B 1202.08 Al personal
saldo neto 8,000
11 01 06
1,000,000 980,000
20,000
4. Cuentas por cobrar
1,000,000 1,000,000
a) Presentacin
12 05 06
A efectos de una presentacin ade-
cuada en el balance general, los
980,000 980,000 saldos de las cuentas 1201 Cuentas
por cobrar, 1202 Cuentas por cobrar
980,000 980,000 diversas y 1203 Prstamos debern
presentarse en el activo corriente
y/o activo no corriente, en atencin
21 04 04
a las fechas de vencimiento de sus
1,000,000 1,000,000 componentes (en los rubros que
establece el Plan Contable Guber-
1,000,000 1,000,000 namental).
Activo 2009 2008
Activo corriente
Efectivo y equivalente de efectivo Nota 1101 - (1101.05, 1101.06, 1101,07), 1102
Inversiones disponibles Nota 1102 - (1102,99)
Cuentas por cobrar (neto) Nota [1201 - (1201.0304) - (1209.01)], 2103.0102
Otras cuentas por cobrar (neto) Nota [1202 - (1202.0803), 1203 - (1209.02,
1209.03, 1209.04)], 2101.010501*,
2101.010502, 2101.010505
Nota 1301, 1302, 1303, 1304, 1305, 1306, 1307,
1308, 1309 - (1310)
Gastos pagados por anticipado Nota 1204, 1205.01, 1205.02, 1205.03, 1205,0401,
1205.0402, 1205.05 , 1205.06, 1205.98,
1205.99
980,000
Total activo corriente
Activo no corriente
Cuentas por cobrar Nota [1201 - (1201.0304) - (1209.01)], 2103.0102
[1202 - (1202.0803), 1203 - (1209.02,
1209.03, 1209.04)], 2101.010501*,
Otras cuentas por cobrar Nota 2101.010502, 2101.010505
5. Cuentas con crdito scal
En otras palabras, se deber reclasicar la
parte no corriente como si fuera corriente Las entidades que al cierre del ejercicio
de aquellas cuentas por cobrar, cuyo venci- scal, y de acuerdo con sus actividades
miento no vaya ms all de los doce meses. operativas, cuenten con crdito fiscal
980,000 constituido por IGV, debern mostrarlo
b) Los saldos de las cuentas mencionadas en el rubro Otras cuentas por cobrar del
en el literal anterior cuyos vencimien- balance general, cuando se espera que su
tos se consideren de naturaleza no realizacin se efecte en el curso normal
corriente, no sern objeto de estima- de sus operaciones, salvo convenio que
ciones de cobranza dudosa. especique lo contrario.
N 40 - Febrero 2012
 rea Sistema Nacional de Contabilidad V
Compra de mercaderas (grifo munici- anticipados por venta de bienes y Si la entidad retiene, de forma signi-
pal-combustible) servicios no entregados o prestados cativa, riesgos de la propiedad, la
X DEBE HABER an, se utiliza tambin en la venta transaccin no ser una venta y por
al crdito de bienes o servicios, por tanto no se reconocern los ingresos.
1302 BIENES PARA LA VTA. 50,000 un periodo mayor a 12 meses, cuyas Una entidad puede retener riesgos
1302.01 Mercaderas ventas generalmente se efectan a signicativos de diferentes formas.
2101 IMPUESTOS, CONTRIBUC. crdito y el por el lapso mayor a 1 Ejemplos de situaciones en las que
Y OTROS 9,500 ao. Abonndose el importe total a la entidad puede conservar riesgos
2101.01 Imptos. y contrib. la cuenta 2501 Ingresos diferidos, y y ventajas significativos, corres-
2103 CUENTAS POR PAGAR 59,500 mes a mes se reconocer el ingreso a
pondientes a la propiedad, son los
2103.01 Bienes y servicios medida que se vayan cancelando las
siguientes:
por pagar letras efectos por cobrar.
(a) cuando la entidad asume obli-
Venta de mercaderas-combustible Venta de mercaderas gaciones derivadas del funcio-
namiento insatisfactorio de los
X DEBE HABER productos, que no entran en las
Valor de venta de mercaderas S/.50,000
1202 CTAS. POR COBRAR IGV 9,500 condiciones normales de garanta;
DIVERSAS 35,700 Precio de venta 59,500 (b) cuando la recepcin de los ingre-
1202.01 Venta de activos Inicial 10,500
Saldo en 20 meses 49,000
sos de una determinada venta es
no nanc. p. cobrar de naturaleza contingente porque
Cuota mensual S/.2,450 x 11
2101 IMPUESTOS, CONTRIBUC. (devengado) S/.26,950 costo depende de la obtencin, por
Y OTROS 5,700 de la mercadera vendida S/.30,000 parte del comprador, de ingresos
2101.01 Imptos. y contribuc. derivados de la venta posterior de
4301 VENTA DE BIENES 30,000 los bienes (por ejemplo, cuando
X DEBE HABER
4301.09 Venta de otros bienes por una operacin gubernamental
Para registrar la venta de bienes 1201 CTAS. POR COBRAR 59.500 de edicin de libros se distribuye
corrientes. 1201.03 Venta de bbs. y material escolar a los colegios para
servicios y derech. adminis, la venta o para que sean devuel-
Ahora, determinacin del costo de 2101 IMPTOS., CONTRIBUC. tos)
ventas Y OTROS 9,500
X DEBE HABER 2101.01 Imptos. y contribuc. b) 2501.02 Costos diferidos
2501 INGRESOS DIFERIDOS 50,000 Son los importes diferidos que se
5701 COSTO DE VENTA DE
ACT. NO FINANC. 20,000
2501.01 Venta de bienes registran en una operacin de venta
y servicios de bienes o servicios que se realizan,
5701.06 Costo de venta
de bienes
Para registrar la venta de merca- para reconocer el costo estimado que
deras al crdito. debe ascender en el futuro los bie-
1302 BIENES PARA LA VENTA 20,000
X
nes o servicios a entregar, los costos
1302.01 Mercaderas
diferidos estn asociados al costo de
Para registrar el costo de ventas 1101 CAJA Y BANCOS 10,500 ventas que se registra en la entrega de
de la mercadera vendida deter-
minado de la siguiente manera:
1101.04 Deps. en instituc. bienes o a la salida de almacn de los
nanc. privadas bienes vendidos o a los hechos sustan-
Inventario inicial de merc. 3,000
(Ms) compras del ejerc. 50,000
1201 CUENTAS POR COBRAR 10,500 ciales que las generaron en cuanto a
(-) Inventario nal (33,000) 1201.03 Venta de bbs. y la imputacin de costos a distintos
= Costo de ventas 20,000 servicios y derech. adminis, periodos distintos, debiendo seguir
IGV compras (9,500) Por la recepcin de la cuota inicial. las siguientes reglas:
IGV ventas 5,700 a) Si el costo se relaciona con un
Crdito fiscal 3,800, se muestran en el X
ingreso determinado, debe ser
balance general reclasicado como otras cuentas por 2501 INGRESOS DIFERIDOS 30,000 cargado al resultado del mismo
cobrar
2501.02 Costos diferidos perodo al que se imputa el in-
La subcuenta 2201.01 Deuda por ope- 1302 BIENES PARA LA VENTA 30,000 greso.
raciones de tesorera, no debe presentar 1302.01 Mercaderas b) Si el costo no puede ser vinculado
saldo al cierre del ejercicio. Por el costo de la mercadera con un ingreso determinado pero
vendida y salida de almacn. s con un perodo, debe ser carga-
En otras palabras, las obligaciones por
do al resultado de ese perodo.
sobregiros bancarios, pagars o cualquier X
operacin de cortsimo plazo debieron ser c) Si no se da ninguna de las dos
2501 INGRESOS DIFERIDOS 26,950 situaciones anteriores, el costo
canceladas antes del 31.12.11 para que
no aparezca saldo alguno. 2501.01 Venta de bienes debe ser cargado al resultado en
y servicios forma inmediata.
4301 VENTA DE BIENES 26,950
6. Ingresos diferidos 4301.09 Venta de otros X DEBE HABER
El rubro Ingresos diferidos agrupa las sub- bienes
cuentas que representan ingresos y costos, Para registrar el reconocimiento 2501 INGRESOS DIFERIDOS 30,000
cuya liquidacin parcial o total se debe de los ingresos por venta de 2501.02 Costos diferidos
realizar en ejercicios posteriores. mercaderas. 1302 BIENES PARA LA VENTA 30,000
1302.01 Mercaderas
a) 2501.01 Venta de bienes y servi- Nota: p.30 NIC-SP 9 Ingresos de tran- Por el costo de la mercadera
cios sacciones con contraprestacin seala vendida y salida de almacn.
Es utilizada cuando se efecta cobros que:

Actualidad Gubernamental N 40 - Febrero 2012 V 3

V Informe Especial
c) 2501.03 Intereses diferidos
Son los intereses generados en una
transaccin cuyo reconocimiento se
debe diferir hasta que ellos se cobren
o puedan ser devengados, al respecto
el p. 34 NIC-SP 9 seala que los ingre-
sos deben reconocerse utilizando los
siguientes tratamientos contables:
(a) Los intereses deben reconocerse
sobre la base de la proporcin de
tiempo transcurrido, teniendo en
cuenta el rendimiento efectivo del
activo.
Ejemplo. Se realiz el cobro del
prstamo efectuado a los bene-
ficiarios del programa fondo
rotatorio para el incremento de
ganado agrcola en las condi-
ciones siguientes: prstamo efec-
tuado S/.1,000 ms intereses por
devengar S/.100.
X DEBE HABER
1202 CUENTAS POR COBRAR
DIVERSAS 1,100
1202.07 Convenios por
endeudamiento
1101 CAJA Y BANCOS
1101.04 Deps. en instituc.
nanc. privadas
2501 INGRESOS DIFERIDOS
2501.03 Intereses diferidos
Para registrar el prstamo rea-
lizado a los beneficiarios del
programa.
X Luego de haber recibido la sen-
1101 CAJA Y BANCOS 1,100
1101.04 Depsitos en
instituciones nanc. privadas
1202 CUENTAS POR COBRAR
DIVERSAS
1202.07 Convenios por
endeudamiento
Para registrar el ingreso a banco
por los prstamos cancelados
programa fondo rotatorio.
X EJERCICIO
2501 INGRESOS DIFERIDOS 100
2501.03 Intereses diferidos
4501 RENTAS DE LA PROPIEDAD
4501.01 Rentas de la
propiedad nanciera
Para registra el reconocimiento
de los ingresos por interses co-
brados en el prstamo otorgado
al programa fondo rotatorio.
7. Provisiones por pasivos con-
tingentes
Las provisiones por pasivos contingentes
se reconocen cuando la administracin
haya sido informada por la Procuradura
correspondiente o las Ocinas de Asesora
Jurdica de la entidad pblica demandada,
sobre el resultado desfavorable de los
V 4 Actualidad Gubernamental
fallos, sentencias o resoluciones de la ju-
dicatura, recados contra la entidad por las
demandas judiciales, laborales, tributarias
u otras, interpuestas en su contra y que es
probable que requieran de un ujo de re-
cursos para su atencin, los cuales pueden
estimarse conablemente, aunque no se
cuente con la fecha de pago.
2401 Provisiones
Son obligaciones expresas, nacidas de
mandato legal expreso (sentencia judi-
cial) o clusulas contractuales tcitas que
provienen de compromisos o contratos,
claramente especicadas en un documen-
to en cuanto a su naturaleza, pero que en
la fecha de la elaboracin del balance o
cierre del ejercicio, son indeterminados
en cuanto a su monto por situaciones en
que la entidad tenga que incluir en su
presupuesto y la fecha en que se producir
el pago, de acuerdo con el calendario de
pagos, fecha en que en ese momento se
convertirn en obligaciones presentes
(pasivos reconocidos).
X DEBE HABER
5802 PROVISIONES DEL
1,000 EJERCICIO 10,000
5802.01 Sentencias judic.,
laudos arbtrales y otros
100 2401 PROVISIONES
2401.01 Provis. sentenc.
judic, laud. arbitr. y otros
Para registrar la provisin por
reconocimiento de daos y pre-
juicios a la propiedad del sr
tencia de reparacin civil emitida
por el Sexto Juzgado Civil. Sen-
tencia n|
X mite. Adicionalmente, podr solicitarse
1,100
2401 PROVISIONES 10,000
2401.01 Provis. sentenc.
judic, laud. arbitr. y otros
2103 CUENTAS POR PAGAR
2103.99 Otros gastos por
pagar
Para registrar el reconocimiento
como pasivo de las provisiones
efectuadas, luego de haber reci-
bido la sentencia judicial y ha sido
100 considerada en el presupuesto de
la entidad, el monto y la fecha
para su afectacin presupuestal
y nanciera.
8. Traslado de otros gastos diver-
sos de activos no nancieros
Al cierre del ejercicio, se deber efectuar
el traslado del saldo de los componentes
de la subcuenta 1505.03 Otros gastos
diversos de activos no nancieros en las
cuentas de construcciones de edicios re-
sidenciales, no residenciales y estructuras
en curso residenciales. Curso, inversiones
intangibles, estudios de preinversin.
N 40 - Febrero 2012
Expedientes tcnicos segn corresponda.
Caso uno. Edicio no residencial, maqui-
naria y equipo destruido por fenmeno
de la natraleza.
Edicios no residenciales 500,000
Deprec. del ejercicio 3% 150,000
Computadora 2,000
Deprec. del ejercicio 25% 500
Maquinaria pesada 150,000
Depreciac. del ejercicio 10 % 15,000
Baja de bienes
La baja de bienes consiste en la extrac-
cin del patrimonio de la entidad de
activos calicados como no operativos,
en desuso, obsoletos o en estado de
deterioro, sobre la base de la autoriza-
cin que deber estar contenida en la
respectiva Resolucin Administrativa
o Acuerdo. Este procedimiento est
regulado por la resolucin N 021-
2002/SBN que aprueba la Directiva
N 004-2002/SBN.
rgano responsable para tramitar la
baja
El rgano responsable para tramitar la
baja de los bienes muebles de las dis-
tintas entidades del Estado es el Comit
10,000
de Altas, Bajas y Ventas, el cual tambin
ser designado por resolucin o acuerdo
emitido por la autoridad competente de
cada entidad.
El Comit de Altas, Bajas y Ventas estar
integrado por personas con formacin
tcnica y/o profesional que les permita
efectuar la evaluacin integral de la
documentacin recabada para dicho tr-
asesoramiento de personas naturales
o jurdicas con experiencia en tasacin
de bienes.
10,000 X DEBE HABER
5801 ESTIMACIONES DEL
165,500
5801.01 Deprec.
acum. edicios
y estructuras 150,000
5801.02 Deprec.
acum. maquinaria
y equipo 15,500
1508 DEPREC, AMORTIZAC.
Y AGOTAMIENTO (CR) 165,500
1508.01 Deprec.
acumulada edicios
y estructuras 150,000
1508.02 Deprec
acumulada de vehc,
maquin. y otros 15,500
1508.0202 Maquinaria,
equipo, mobiliario y otros.
Para registrar la estimacin de las
depreciaciones del ejercicio.

X DEBE HABER
1508 DEPREC, AMORTIZAC.
Y AGOTAMIENTO (CR) 165,500
1508.01 Deprec.
acum. de edicios
y estructuras 150,000
1508.02 Deprec
acumulada de vehc,
maquin. y otros 15,500
1508.0202 Maquinaria,
equipo, mobiliario y otros
5506 OTROS GASTOS
DIVERSOS 486,500
5506.01 Baja de bienes
1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS
1501.01 Edicios residenciales
1501.02 Edicios o unidades
no residenciales
1503 VEHCULOS,
MAQUINARIAS Y OTROS
1503.02 Maquinarias,
equipo, mobiliario y otros
Para registrar la baja de bienes de
capital deteriorados y destruidos
por fenmenos de la naturaleza.
Segn informe de perito colegia-
do y el informe de defensa civil
respectivo, as como la resolucin
correspondiente.
9. Reconocimiento de gastos
registrados en inversiones
intangibles
El reconocimiento de gastos registrados
con las cuentas 1504 Inversiones intangi-
bles se efectuar con cargo a la sub cuenta
5506.99 Otros gastos diversos al cierre
del ejercicio, siempre y cuando sus com-
ponentes representen gastos consumidos.
a) Gasto devengado de los estudios y
proyectos concluidos efectuados en
mejoramiento de la calidad de gestin
y fortalecimiento institucional
X DEBE HABER
1504 INVERS. INTANGIBLES 30, 000
1504.02 Sistemas de
informac. tecnolgicas
1504.03 Mejoramiento
de procesos
1504.04 Diseo de
Instrum. para mejorar la
calidad del servic.
1504.05 Formacin
y capacitacin
1504.07 Otras inversiones
intangibles
2103 CUENTAS POR PAGAR
2103.02 Activos no
nancieros por pagar
Para registrar los gastos efectua-
dos en el estudio y proyecto en
el mejoramiento de la calidad
de gestin y fortalecimiento
institucional.
b) El monto efectivamente cancelado
de la cuenta 1504 Inversiones in-
rea Sistema Nacional de Contabilidad
tangibles al cierre del ejercicio ser X DEBE
trasladado a la cuenta 5506 Otros
gastos diversos, de quedar saldo se
presentar en el rubro Otras cuentas
del activo.
X DEBE HABER
5506 OTROS GASTOS DIV. 30,000
5506.99 Otros gastos
diversos
1504 INVERS. INTANGIBLES 30,000
1504.02 Sistemas de
informac. tecnolgicas
1504.03 Mejoramiento
500,000 de procesos
1504.04 Diseo de instrum.
para mejorar la calidad
del servic.
1504.05 Formacin y
152,000 capacitacin
1504.07 Otras inversiones
intangibles
Para registrar el gasto devenga-
do de los estudios y proyectos
concluidos efectuados en mejo-
ramiento de la calidad de gestin
y fortalecimiento institucional.
X Se utiliza tambin para registrar los
6101 SUPERVIT O DFICIT. 30,000
6101.01 Resultado por
operacin
5506 OTROS GASTOS DIV. 30,000
5506.99 Otros gastos div.
Para registrar el gasto acumulado
y la reversin correspondiente al
cierre del ejercicio.
b) El monto efectivamente cancelado
de la cuenta 1504 Inversiones in-
tangibles al cierre del ejercicio ser
trasladado a la cuenta 5506 Otros
gastos diversos, de quedar saldo se
presentar en el rubro Otras cuentas
del activo.
X DEBE HABER
5506 OTROS GASTOS DIV. 30,000
5506.99 Otros gastos
diversos
1504 INVERS. INTANG. 30,000
1504.02 Sistemas de
informac. tecnolgicas
1504.03 Mejoramiento
de procesos
1504.04 Diseo de
30, 000 instrum. para mejorar
la calidad del servic.
1504.05 Formacin y
capacitacin
1504.07 Otras inversiones
intangibles
Para registrar el gasto devenga-
do de los estudios y proyectos
concluidos efectuados en mejo-
ramiento de la calidad de gestin
y fortalecimiento institucional.
Actualidad Gubernamental
V
HABER
6101 SUPERVIT O DFICIT 30,000
6101.01 Resultado por
operacin
5506 OTROS GASTOS DIV. 30,000
5506.99 Otros gastos div.
Para registrar el gasto acumulado
y la reversin correspondiente al
cierre del ejercicio.
10. Entrega de bienes y do-
cumentos entre Unidades
Ejecutoras
La entrega de bienes y documentos entre
Unidades Ejecutoras del mismo pliego
debe afectar la cuenta 1601.03 Traspasos
internos.
1601.03 Traspasos internos
Se utiliza para registrar los traslados inter-
nos de: fondos, bienes de capital y otros
recursos de capital recibidos o entregados
entre los distintos pliegos, programas,
subprogramas y proyectos de un mismo
pliego.
traspasos de bienes, personal y acervo
documentario en el caso de desactivacin,
transferencia y/o liquidacin debiendo
efectuarse, a travs de esta cuenta de
enlace.
Vamos a suponer que la entidad x obtiene
un prstamo va endeudamiento externo
a travs del MEF - Direccin Nacional de
Endeudamiento Pblico por la suma de
1,000,000, el mismo que ha sido avalado
por el Gobierno.
a) Por la recepcin de fondos prsta-
mos obtenidos-DNEP
X DEBE HABER
1101 CAJA-BANCOS 1000,000
1101.03 Depsitos en
instituc. nanc. pblicas
1601 TRASPASOS Y REMESAS 1000,000
Por la recepcin de fondos pro-
venientes de prstamos externos
recibidos para otras entidades.
b) La DNEP transfiere los fondos
obtenidos-endeudamiento externo
a la entidad beneciaria
X DEBE HABER
1601 TRASP. Y REMESAS 1000,000
1601.01 Traspasos de
fondos
1101 CAJA-BANCOS 1000,000
1101.03 Depsitos en
instituc. nanc. pblicas
Por la transferencia de fondos
provenientes de endeudamiento
externo a la entidad beneciaria.
N 40 - Febrero 2012 V 5
V Informe Especial
c) La entidad beneciaria recibe el
prstamo solicitado
X DEBE HABER
1101 CAJA-BANCOS 1000,000
1101.03 Depsitos en
instituc. nanc. pblicas
2302 DEUDAS DIRECTAS
A LARGO PLAZO 1000,000
2302.02 Externas
Por la recepcin de prstamos
recibidos de endeudamiento
externo.
Nota: no olvidemos que el pago de
intereses o los intereses por devengar se
reconocen y registran solo al momento de
pagar las cuotas mensuales.
d) Por circunstancias ajenas, la en-
tidad no puede cancelar dicho
prstamo
Por insolvencia financiera y otras
causas, por situaciones de coyuntura
la DNEP se hace cargo de dicha deuda
y se obliga a pagar por haber avalado,
(solo es suposicin).
X DEBE HABER
1601 TRASP. Y REMESAS 1000,000
160102 Traspasos de
documentos
2301 DEUDA PBLICA 1000,000
2301.01 Externa
Para registrar la entrega de docu-
mentos cancelatorios de la deuda
a la entidad beneciaria y al haber
asumido dicha deuda.
La entidad beneciaria recibe los do-
cumentos cancelatorios de la siguiente
manera:
X DEBE HABER
2302 DEUDAS DIRECTAS
A L/P 1000,000
2302.02 Externas
1601 TRASP. Y REMESAS
1601.02 Traspasos de
documentos
Para registrar la entrega de docu-
mentos cancelatorios de la deuda
a la entidad beneciaria y al haber
asumido dicha deuda la DNEP.
Por otro lado, la cuenta Traspasos y
remesas tiene que quedar saldada,
por lo tanto realizamos el asiento de
transferencia a la cuenta Hacienda
nacional adicional.
X DEBE HABER
1601 TRASP. Y REMESAS 1000,000
1601.02 Traspaso de
documentos
3201 HACIENDA NACIONAL
ADICIONAL 1000,00
3201.01Traspasos y
remesas
Para cancelar la cuenta Traspasos
y remesas y transferir a la cuenta
Hacienda nacional adicional.
V 6 Actualidad Gubernamental
Nota: en algunas circunstancias la cuen-
ta Traspasos y remesas tiene un saldo
acreedor o deudor al efectuar el cierre
del ejercicio; por lo tanto, tenemos que
realizar un asiento de ajuste y cancelar
dicha cuenta, trasladando dicho saldo a la
cuenta Hacienda nacional adicional (esta
cuenta siempre tiene que estar cancelada,
con la Hacienda nacional, porque no es
cuentas de balance ni cuenta del estado
de gestin).
X DEBE HABER
1601 TRASP. Y REMESAS 200,000
1601.02 Traspaso de
documentos
3201 HACIENDA NACIONAL
ADICIONAL
200,000
3201.01 Traspasos y
remesas
Para trasladar el saldo acreedor
a la cuenta Hacienda nacional
adicional.
X Saldo de capital
3201 HACIENDA NACIONAL
ADICIONAL 200,000
3201.01 Traspasos
y remesas
1601 TRASP. Y REMESAS
1601.02 Traspaso de
documentos
Para trasladar el saldo deudor a la
cuenta Hacienda nacional.
11. Traspasos de fondos y/u
entrega de documentos en-
tre Unidades Ejecutoras del
mismo pliego o por fusin,
liquidacin
a) Asimismo, los traspasos de fondos
entre Unidades Ejecutoras del mismo
1000,000
pliego o por fusin, liquidacin y/o
absorcin se registra con la cuenta
1601.03 traspasos internos.
b) La entrega de documentos entre
pliegos, en el transcurso de sus ope-
raciones normales, debe afectar el
resultado del ejercicio.
12. Reconocimiento de gastos
por intereses
El monto de los intereses y otros gas-
tos generados por deudas devengadas
pendientes de pago, se registraran
como gastos devengados del perodo,
correspondiendo su rebaja del control en
cuentas de orden.
a) Reconocimiento de los gastos por
inters
La entidad reconocer los gastos por
intereses de la deuda cuando exista
una obligacin presente (pago de
N 40 - Febrero 2012
inters comprometido y devengado)
derivado de un prstamo o una
operacin de nanciamiento y tenga
una nalidad u objetivo asociado a
las funciones y competencias de la
misma.
El p.17 NIC-SP 5 seala que los costos
por prstamos deben ser reconocidos
como gastos del perodo en que se
incurre en ellos, salvo que fueran capi-
talizados de acuerdo con el prrafo 18
de la NIC-SP 5 (Activos calicados),
siempre y cuando su importe o cuan-
ta pueda valuarse o estimarse con
abilidad; por lo tanto, conlleva el
registro y reconocimiento simultneo
de un incremento en el pasivo (2101,
2102,2103etc.) o una disminucin
en el activo (1101). Producto del
gasto, costo o desembolso efectuado.
Caso prctico
Deuda contrada el 16.09.11 10,000
Amortizacin de capital 5,000
5,000
Interses devengados ao 2011 2,000
Interses por devengar al ao 2012 2,000
X DEBE HABER
200,000
1101 CAJA Y BANCOS 10,000
1101.04 Deps. en
instituc. nanc. privadas
2201 OPERAC. DE CRDITO 10,000
2201.01 Deuda por
operac. de tesor. p
amortiz. en el ejerc.
Para registrar las obligaciones
asumidas por la recepcin de
prstamo obtenido.
X
5601 INTERESES DE LA
DEUDA 5,000
5601.02 Intereses de
deuda interna
2201 OPERACIONES DE
CRDITO 5,000
2201.01 Deuda por
operac. de tesor. p
amortiz. en el ejerc.
Reconocimiento del gasto de-
vengado por intereses vencidos
durante el ejercicio 2011.
Nota: los intereses por devengar en el
ao 2012 se reconocern posteriormente.
13. Terrenos o edicios afectados
en uso sin contraprestacin
Las entidades deben tener en cuenta
que, cuando entregan terrenos o edicios
Afectados en Uso sin contraprestacin, el
reconocimiento contable corresponde a
una incorporacin del activo para quien
lo recibe y un retiro de los mismos para
quien entrega.