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Bilbao, Bizkaia
Abril 2001
LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y MTODOS EN LA EMPRESA
NDICE
INTRODUCCIN............................................................................................................. 3
DEFINICIN DEL REA............................................................................................... 4
JUSTIFICACIN DE LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y MTODOS ................. 6
RELACIONES .................................................................................................................. 7
ESTRUCTURA INTERNA............................................................................................... 8
FUNCIONES .................................................................................................................... 9
ESTUDIO DE LA ESTRUCTURA ....................................................................... 10
ANLISIS DE FUNCIONES.................................................................................. 11
ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOS........................................................... 13
DISEO DE FORMULARIOS .............................................................................. 14
REDACCIN DE MANUALES............................................................................. 15
DISTRIBUCIN DE ESPACIO FSICO................................................................ 16
TAREAS PROPIAS DE LA UNIDAD ........................................................................... 17
Planificacin del Trabajo ........................................................................................ 18
Ejecucin de Tareas ................................................................................................. 19
Organizacin Departamental ................................................................................... 19
Informacin a la Direccin ..................................................................................... 20
CONCLUSIONES........................................................................................................... 22
INTRODUCCIN
Los sistemas que estn sujetos a la accin de esta unidad son los administrativos y
la estructura y los procedimientos que considera son los formalmente establecidos. Las
tcnicas aplicables son las que aportan el anlisis de sistemas y la simplificacin del
trabajo.
mediante asesora externa. Este puede ser tambin un recurso extraordinario para las
empresas de gran magnitud, cuando se encaran transformaciones profundas.
RELACIONES
ESTRUCTURA INTERNA
Del citado gerente, dependen los ayudantes (auxiliares, analistas) que la direccin
superior considere necesario dotar a la unidad para el cumplimiento eficaz del plan de
trabajo.
FUNCIONES
Las funciones inherentes al rea de organizacin y mtodos son las que se detallan
a continuacin:
estudio de la estructura
anlisis de funciones
diseo de formularios
redaccin de manuales
ordenamiento de oficinas
ESTUDIO DE LA ESTRUCTURA
Los estudios de estructura slo pueden ser encargados por la alta gerencia o
direccin superior; sin embargo, los gerentes de rea deben tener facultades para solicitar
la realizacin de reordenamientos estructurales internos en los sectores a su cargo. De
cualquier manera, la aplicacin de los cambios estructurales as determinados debe
siempre contar con la anuencia de la direccin superior. En muchos casos, cuando se
ejerce la funcin de organizacin y mtodos externamente, las modificaciones a la
estructura se originan de acuerdo a sugerencias del equipo consultor, quienes estn en
capacidad de evaluar los estudios realizados para proponer mejoras.
ANLISIS DE FUNCIONES
asignacin concreta de las labores que encadenadas forman esos procedimientos, permite
la definicin de los cargos que componen la estructura de la empresa, adicionalmente al
perfil y requerimientos para cada uno de ellos.
d) establecimiento de las relaciones que debe mantener cada cargo con los
restantes, sean estos componentes de la misma unidad o bien pertenezcan a
otras, y tambin con el medio externo.
b) estudio de procedimientos nuevos para las unidades que se hayan creado o para
cumplir nuevos objetivos y funciones;
Las tres funciones tratadas hasta el momento, son el verdadero pilar de la gestin
de organizacin y mtodos. Desde un punto de vista terico, la secuencia para estas
funciones sera primero determinar los objetivos, luego se establecen las funciones que
harn posible cumplir con dichos objetivos; posteriormente se consideran los
procedimientos necesarios para realizar todas las funciones; se definen los cargos (puestos
de trabajo) exigidos por el conjunto de labores descritas, y se construye la estructura
DISEO DE FORMULARIOS
REDACCIN DE MANUALES
La revisin de los manuales vigentes forma parte de las tareas derivadas del
anlisis de la estructura y de los procedimientos que realiza la unidad de organizacin y
mtodos, sirvindole como antecedentes para el conocimiento de una situacin dada.
b) ejecucin de tareas;
c) organizacin departamental;
d) informacin a la direccin.
Como se ha mencionado, las tareas propias del rea pueden generarse por
decisin del gerente de la unidad, por solicitud de otra unidad o por el cumplimiento de
un plan de trabajo.
El planeamiento de las tareas puede ser analtico, contndose para esto con
herramientas de variado potencial y complejidad, tales como cartas de Gantt o cualquier
otra herramienta de control de proyectos.
Ejecucin de Tareas
Para llevar a cabo los estudios que se establezcan de acuerdo con lo indicado en el
prrafo anterior, se procede a la aplicacin de un mtodo de trabajo ms o menos
complejo, segn el alcance que hayan de revestir aquellos.
Las labores ms corrientes que se ejercitan con tal fin, son las que ahora se
enumeran:
Organizacin Departamental
Informacin a la Direccin
En ciertos casos, la direccin superior puede decidir que las tareas a cargo de la
unidad de organizacin y mtodos sean sustituidas total o parcialmente mediante la
contratacin de asesores externos. Ello obedece, por lo comn, al tipo de estudio que
desea emprenderse o a la agilizacin del proceso de racionalizacin. En todo caso, las
funciones anteriormente descritas aplican de igual forma para una unidad asesora externa.
CONCLUSIONES
Se puede observar que para acometer esta actividad, es preciso contar con un
rgano bien sea interno o externo que se aboque por completo a tal funcin, pues se
requiere tiempo, conocimiento integral de la organizacin y sobretodo una visin clara del
concepto de eficiencia y calidad.
interna o externa, pues muchas veces esta funcin es relegada a otras reas con el
consiguiente problema de la no total dedicacin y el anlisis superficial de la problemtica
existente dentro de un rea determinada.