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Tu Semana de 8 Días ¿Qué Harías Con Un Día Mas A La Semana? PDF
Tu Semana de 8 Días ¿Qué Harías Con Un Día Mas A La Semana? PDF
TU SEMANA DE 8 DAS
Mi nombre es Edwar Apaza Zavala del blog Cronomaquia y me pone muy contento
que ests aqu, leyendo estas pginas.
Quiero que te lleves planes de accin de aplicacin inmediata, para que empieces a
generar resultados en tu vida.
Lo ideal es que leas todo el ebook pero tambin puedes ir directo a las propuestas
que ms te interesan, prefiero que actes sobre lo que ms te impacta a que leas todo
y slo te lleves ideas o intenciones. Menos pensar y ms poner en prctica.
Ten a la mano papel, lpiz y mucha actitud de mejora y apertura, espero disfrutes la
lectura. Manos a la obra.
TABLA DE CONTENIDOS
1. Explorando la realidad 05
5. Manos a la obra! 17
Mucho ms en Cronomaquia 43
1. EXPLORANDO LA REALIDAD
Seguro quisieras, a veces, que los das tuvieran 40 y no 24 horas para que puedas
hacer todo lo que quieres, tambin es probable que, otras veces, quieras detener el
tiempo para tomarte un respiro en medio de tantas cosas por hacer.
Pero continuemos explorando, porque quizs ests atravesando una etapa de tu vida
en la que sientes que:
No estas logrando todos los resultados que tu esfuerzo merece, tus objetivos
estn todava lejanos.
Te estresas con cierta frecuencia, no ests disfrutando de tu trabajo o de tus
estudios, has perdido un poco de control sobre tu vida y tus acciones.
Tus proyectos (personales y laborales) estn tardando ms tiempo del previsto y
no siempre finalizan con xito.
Tienes pendientes acumulndose uno tras otro, no los terminas a tiempo. No
estas cumpliendo tus compromisos.
No tienes tiempo para hacer lo que ms te gusta, lo que te apasiona, tus
actividades favoritas estn siendo dejadas de lado.
Si te sientes identificado con alguno de estos puntos, es muy probable que necesites
mejorar tu gestin personal, disminuir tus tiempos muertos e improductivos y
agregar mayor valor en el tiempo que ya destinas a cada una de tus actividades
diarias.
Quiero ayudarte a que ganes ms tiempo para que empieces a solucionar, uno por
uno, los sntomas que vimos en el punto anterior.
Sin embargo, quiero hacer nfasis en que el fin mayor no es ganar tiempo porque s,
no vamos a ganar ningn trofeo slo por ahorrar tiempo, lo que realmente importa
es conseguir nuestros objetivos, finalizar nuestros proyectos y cerrar nuestros
pendientes, todo esto en un mbito integral (profesional, personal, familiar, etc.).
RESUMIENDO EL CAPTULO #1
Ests en una etapa de tu vida en la que sientes que no estas logrando los resultados
que tu esfuerzo amerita, necesitas ms horas al da para conseguirlos. En esta gua
te voy a ayudar a que tu semana sea de 8 das pero recuerda que no dan medallas
por ser productivo, lo verdaderamente importante es conseguir los objetivos
integrales de tu vida (laborales, personales, familiares, etc.).
Para ganar una guerra, necesitas conocer a profundidad a tus enemigos, en este caso,
a los ladrones de tiempo.
Estos ladrones de tiempo hacen que tus das se vuelvan ms improductivos, que tu
vida se desorganice, que te distraigas demasiado y que te estreses continuamente, en
suma, perjudican tu vida, te alejan de tus objetivos.
Las reuniones
Las llamadas telefnicas
Las interrupciones
Las urgencias
El email
Las redes sociales
La mensajera instantnea
La televisin
Los malos hbitos
La subutilizacin de herramientas
Las conversaciones de pasillo
Los archivos extraviados
Los juegos
En el siguiente captulo vamos a ver, con nmeros, cules de estos ladrones de tiempo
nos conviene atacar, pon atencin y cuidado. La guerra apenas ha empezado.
RESUMIENDO EL CAPTULO #2
Analicemos la primera tabla, sta muestra cmo est distribuido uno de tus das
laborales, nos va a servir de primer acercamiento:
Pasas ms del 40% de tu tiempo en tu centro de trabajo, lo que nos sugiere que,
definitivamente, esta es la porcin de tiempo que debemos atacar para obtener tu
da adicional a la semana. Vamos a explorar an ms a detalle este tiempo.
Para una mejor comprensin de las siguientes tablas es preciso definir los trminos
utilizados, veamos:
De la tabla se aprecia que un lder de rea o jefe tiene mucho tiempo improductivo
(2.2 horas al da), principalmente causado por interrupciones y retrabajos de los
entregables de sus subordinados. Tambin tiene algo tiempo dedicado a participacin
de reuniones y manejo del email (4.2 horas entre los dos tipos de actividad).
Destacable sealar que destina casi una hora a llamadas telefnicas (va anexo o
celular).
Se evidencia un claro enfoque al trabajo individual, por eso este segmento muestra
un tiempo productivo alto (2.9 horas) pero tambin mayor tiempo improductivo que
la media de los otros niveles. En tercer lugar aparece el, ya clsico, email y muy de
cerca el tiempo dedicado a reuniones.
Como podrs notar hay una tendencia marcada a la accin aunque sta no sea del
todo eficiente, un aspecto al que debes prestar atencin si perteneces a este grupo
de trabajadores.
RESUMIENDO EL CAPTULO #3
Pasas 10.4 horas a la semana en tu trabajo, de los cuales ms de 4 horas los dedicas
a reuniones y correo electrnico. Adems, llegas a invertir hasta 2 horas de tu
tiempo en actividades que con herramientas adecuadas y con hbitos productivos
te tomaran mucho menos. Pon cuidado tambin a tus tiempos dedicados a
transporte y al ocio.
Necesitas ahora objetivos por cada iniciativa que vas a empezar a ejecutar, de tal
manera que puedas ir evaluando tu progresin, recuerda que cuando hablamos de
cambiar hbitos debes ir paso a paso, firme pero seguro, esta es una carrera de media
distancia, paciencia y enfoque, no te pido ms.
Con este da adicional vas a poder cumplir tus retos laborales, vas a disfrutar de ms
tiempo con los que ms quieres, en sntesis, vas a tener la materia prima para que tus
objetivos personales se hagan realidad. Eso espero y deseo.
Con base en todo lo analizado quiero proponerte los siguientes objetivos que reflejan
las optimizaciones de tiempo que he logrado antes en mis proyectos de
productividad, son objetivos totalmente alcanzables sin que esto implique que dejen
de ser retadores, va a costar un poco de esfuerzo, nada es fcil. Aqu vamos:
RESUMIENDO EL CAPTULO #4
Vas a atacar con intensidad mxima el tiempo que dedicas a reuniones y mails. Vas
a optimizar tus herramientas. Vas a implementar hbitos ms saludables en tu
tiempo libre y vas a gestionar con ms orden tu informacin. Con todo esto vas a
ganar 17.4 horas ms a la semana, es decir, el ansiado da adicional.
5. MANOS A LA OBRA!
Todo el mundo le tiene pnico a las reuniones, su mal uso ha hecho que huyas de
ellas o, peor an, que asistas solo para cumplir, un crculo vicioso muy daino.
Cualquier excusa es buena para convocar a una reunin, tu agenda lo sufre semana a
semana, casi no te queda tiempo para trabajar y avanzar tus pendientes.
Enseguida, te propongo 5 acciones para que reduzcas una cuarta parte del tiempo
que le dedicas a las reuniones:
ACCIN #1:
Hace poco publiqu un post sobre cmo tener reuniones efectivas o, mejor todava,
cmo no tenerlas, en dicho artculo expuse cmo podras contener la avalancha de
reuniones con tan solo preguntarte realmente necesito una reunin para solucionar
este problema?, necesitas 5 segundos de reflexin y responder con sinceridad para
darte cuenta que la solucin probablemente necesite de algo mucho ms sencillo que
de una reunin formal.
Evidentemente no vamos a poder evitar todas las reuniones, pero tenemos suficiente
autoridad sobre algunas para decidir eliminarlas, cambiar su frecuencia, reducir su
duracin, etc.
ACCIN #2:
Una alternativa poco utilizada pero tambin potente es la reduccin del tiempo que
toman actualmente tus reuniones. Estas acostumbrado a reservar espacios de 1 hora
por defecto para la mayora de tus reuniones (si es que no es ms tiempo) en parte
porque las herramientas de calendarizacin (Outlook, Lotus, Google Calendar, etc.)
as lo predeterminan, pero nada te cuesta empezar a celebrar reuniones 15, 25 o 40
minutos. Es cuestin de eliminar la idea de las cosas siempre se han hecho as y
empezar a cuestionar el status quo.
Otras reuniones clsicas a reducir son las de revisin de estatus o avances semanales,
la alternativa es designar con anticipacin una persona que consolide todo el material
de la reunin y lo enve a todos antes de la misma, as todo transcurrir de manera
ms fluida.
ACCIN #3:
Propn al lder de la reunin estar on call para atender cualquier duda, de esta
forma, si bien debes estar atento al telfono, puedes aprovechar ese tiempo para
avanzar con tus pendientes en tu lugar de trabjo.
Plantea la opcin de que te compartan el acta de la reunin y a travs de ella
identifiques tus pendientes respectivos.
Ponte a disposicin de asistir por unos minutos a la reunin cuando realmente
te necesiten, luego de resuelto el punto te debers retirar, para que esto funcione
debes acordarlo as previamente con el lder de la reunin.
ACCIN #4:
Si finalmente concluyes que necesitas convocar una reunin para tratar algn tema,
prepara todo para que logres tus objetivos en una sola sesin, no permitas que se
genere una cadena de reuniones interminable.
Para que puedas hacer que en una sola reunin se tomen las decisiones que quieres,
te recomiendo lo siguiente:
Rene todas las evidencias, pruebas, material, etc., que te sirvan para lograr tus
objetivos.
Trata de llevar la reunin en tu oficina, jugar de local siempre otorga un plus.
Orienta la reunin al resultado que esperas, cierra lo ms pronto que puedas.
Adicionalmente, quiero sugerirte algunas buenas prcticas para que ganes eficiencia
en tus reuniones, tienen una secuencia lgica y un orden que debes seguir si quieres
tener buenos resultados.
ACCIN #1:
No pierdas de vista que ests donde ests para conseguir resultados, debes pasar a
la accin y el email es tu aliado, aunque a veces, tambin un arma de doble filo. Enfoca
tus correos a generar resultados, a tomar decisiones. En ese sentido, cada vez que
recibas un email donde la respuesta que vayas a dar no va a generar un acuerdo y
solo va a generar mayor debate opta por llamar a la persona involucrada, entiende
su necesidad y propn una alternativa que est a tu alcance, compromete a tu
interlocutor y cumple lo que ofrezcas, de este modo ahorras cadenas de correos que,
adems de tensionar el ambiente, no terminan en nada productivo, o peor, quizs
terminen en una reunin, doble perjuicio.
ACCIN #2:
La idea es que vayas depurando tus mensajes y convirtiendo en pendientes los que
necesiten una accin tuya, si responder un correo te demora menos de 2 minutos,
hazlo y scate el problema de encima, caso contrario, archvalo pero apunta el
pendiente.
Para que tu bandeja est vaca tienes que dar un paso proactivo adicional, quita tu
email de suscripciones que no te agregan valor, hablo de esos correos que te llegan
todos los das y siempre borras, date de baja, no tengas piedad.
Eso s, no dejes de leer ningn correo ni tampoco dejes de responder los que te piden
as hacerlo, responde escuetamente pero responde, siempre. No daes tu reputacin
ni pierdas credibilidad. Correo respondido, correo archivado, as de sencillo.
ACCIN #3:
Anula ahora mismo todas las notificaciones de correo nuevo que tengas, en tu
computadora, en tu tablet o smartphone, qutalos de inmediato porque es uno de los
vicios que ms tiempo te quitan diariamente.
Lo mismo con el celular, quita las alertas que te anuncian que has recibido un correo
nuevo, estas interrupciones son muy costosas, reconectar costara minutos valiosos
que nunca volvern, recuerda, si es urgente te van a llamar, tenlo presente.
ACCIN #4:
Una de las bondades menos utilizadas en la gestin del email es el uso de las reglas y
filtros inteligentes, estas aplicaciones te permiten ahorrar tiempo a travs de
pequeos automatismos en tu correo electrnico.
Tambin quiero plantearte una serie de pequeas sugerencias que harn tu vida ms
fcil con el email, aqu van:
Esta es una de mis favoritas, evita por favor poner en copia a miles de personas
en correos en los que tienen muy poco que ver, copia a los indispensables.
Evita gestionar tareas por email, utiliza herramientas modernas para gestionar
tus tareas y la de tu equipo.
Edita asuntos al responder correos que tienen como ttulos: hola, saludos,
urgente o no tienen ninguno, el asunto es muy poderoso y puede definir si tu
correo ser ledo o no.
No uses el correo electrnico para chatear.
Usa plantillas para correos que envas con recurrencia y con contenido similar.
Configura una firma automtica.
ACCIN #1:
Invierte tiempo en aprender atajos de teclado, son una maravilla y te ahorrarn el uso
intensivo del mouse que actualmente tienes.
Aprende atajos para Windows o Mac, en primer lugar, enseguida aprndelos tambin
para los programas que ms utilizas en tu da a da, seguro que van a estar Word,
Excel, Power Point, etc.
La clave est en practicar, seguro al inicio te costar un poco pero una vez adquirido
el hbito tu productividad se disparar indudablemente.
En paralelo, mejora tu velocidad con el teclado, aunque tambin puedes recurrir a
herramientas que te ayudaran a escribir prrafos mediante atajos predeterminados,
una opcin interesante si es que dedicas mucho tiempo a escribir correos,
documentos, etc. es Typinator, prubala.
ACCIN #2:
ACCIN #3:
ACCIN #4:
ACCIN #5:
Usa tu calendario para todos aquellos eventos que deben ocurrir s o s a una
determinada hora, programa dichas citas con toda la informacin necesaria (lugar,
interlocutor, direcciones, entregables, etc.), de esta manera cuando consultes el
evento tendrs a la mano la informacin completa.
ACCIN #1:
Quizs con este consejo te sorprendas y pienses que es una broma, esperabas algo
ms avanzando?, quizs s, pero eso no quita que este hbito sea muy poderoso,
despierta media hora antes, todos los das, aprovecha ese espacio para planificar,
dejar fluir tus ideas, explotar tu creatividad.
Aprovecha para hacer algo de deporte, para avanzar algn proyecto personal o para
llegar media hora antes al trabajo, tienes muchas opciones, todas ventajosas, media
hora menos no te va a perjudicar en absoluto, no necesitas ms de 7 horas de sueo
de calidad para descansar correctamente.
Tan simple como esto, a m me cuesta un poco todava, sobretodo porque a veces
duermo tarde, pero lo voy a lograr, espero t tambin.
ACCIN #2:
Esto si te lo esperabas, estoy seguro, no te sientas culpable, todos queremos ver algn
partido de futbol, un noticiero, una serie o una pelcula, est bien, pero tampoco
destinemos todo nuestro tiempo libre a estar frente al televisor, eso es perder el
tiempo, no me puedes discutir eso.
Estoy siendo muy conservador pidindote que reduzcas solo 30 minutos, pero est
bien, empecemos con eso, luego volver para pedirte 1 hora y as, hasta que
abandones este hbito ms daino que beneficioso.
ACCIN #3:
Te vas a ahorrar muchsimo tiempo si es que desactivas todas las alertas que
provienen de estas aplicaciones, tampoco te pido que las desinstales porque de una
u otra forma pueden tener utilidad en determinado momento, pero s vas entrar a
echar un vistazo que sea cuando t quieras y no cuando te alerten cada 5 minutos.
ACCIN #4:
Que s, que es divertido estar un rato en Facebook, poner algo interesante, compartir
informacin, todo bien con eso, pero de ah a estar pendiente de cada actualizacin
de nuestra red y compartir todo lo que se nos pasa por la cabeza es muy daino, y no
solo para tu productividad sino tambin para tu salud mental.
Pon restricciones a tu uso de las redes sociales, ingresa dejando intervalos de 3 horas
o ms, y por favor, no pretendas ponerte al da de todo lo que no viste, no vas a
terminar nunca, solo piensa cuando entras a un bar y te unes a la mesa donde estn
tus amigos, en ningn caso pides un recuento de todo lo que conversaron,
simplemente te unes a lo que estn haciendo en ese momento y listo, para adelante.
Haz las cosas con calidad, da el 110% siempre, no olvides ponerle tu sello
personal.
Adptate a los no productivos, siempre vas a estar rodeado de gente que hace
justamente todo lo contrario a lo que has ledo en este ebook.
Haz las cosas con pasin, da todo de ti, disfruta del proceso, lo mejor de la
mayora de proyectos es el transcurso del mismo y no solamente el resultado.
El paisaje que vemos por la ventana al viajar es tan hermoso como lo que
vislumbramos al llegar a nuestro destino. Ojo con ello.
La intencin es que ahorres tiempo al encontrar rpidamente tus archivos, dado que
cada cosa debe tener su lugar, asimismo, debers ser capaz de procesar toda la
informacin que llega a tus manos sin que eso te abrume, todo eso es posible, veamos
cmo.
ACCIN #1:
La idea es que reflejes esta clasificacin en tus carpetas de archivos, en tus carpetas
de correo, en tus notas, y en general en todo aquello que implique administrar
informacin.
Un paso siguiente es que esta distribucin de carpetas este siempre disponible para
ti, para ello puedes usar herramientas como Dropbox o Google Drive por ejemplo, as,
acceders a archivos ordenados desde cualquier lugar en el que te encuentres y desde
cualquier dispositivo.
Estandariza tus categoras de vida para todas las agrupaciones de informacin que
tengas.
ACCIN #2:
Algo que te va a servir mucho es crear bandejas de entrada para todo lo que llegue a
tus manos, en versiones fsica y digital.
Tu bandeja digital puede ser una carpeta en el escritorio, la que debers vaciar cada
tantos das, no conviertas esto en un repositorio de archivos infinitos, tienes que
depurar continuamente.
Tu bandeja fsica puede ser una bandeja de plstico en tu escritorio, donde pongas
todo lo que llega a tus manos en cuanto a papeles, promociones, publicidad, etc., es
una buena idea que tengas una bandeja para asuntos confidenciales tambin, del
mismo modo que en los archivos digitales, procura que tu bandeja est siempre en
constante depuracin.
Aplica 5S digital, esta famosa tcnica de mejora para ambientes fsicos tiene
principios totalmente replicables en tu entorno digital.
No almacenes cosas que no vas a utilizar, elimnalas sin temores, no te
conviertas en un acumulador de archivos sin sentido.
Depura informacin continuamente, cada cierto tiempo revisa lo que tienes
almacenado y analiza si te sirve o no, ten la certeza que eliminaras ms y ms
cosas que no te agregan valor.
Mantn el escritorio de tu computadora limpio, libre de archivos y carpetas,
cada cosa tiene su lugar, el escritorio puede albergar un par de accesos
directos, ms nada.
Nombra correctamente los archivos, facilitara su reconocimiento y bsqueda
futura, dedica unos segundos a colocar el nombre ms apropiado.
Gestin tus notas e ideas, tambin es informacin y muy valiosa, puedes probar
Evernote por ejemplo.
Desarrolla ese proyecto que tienes en mente desde hace tiempo, dedcale
tiempo y cario, apasinate por l.
Estudia y sigue aprendiendo, actualmente tienes mltiples opciones virtuales
sobre temas muy especializados, no necesitas de un centro de enseanza
tradicional necesariamente.
Ensea, difunde las cosas que dominas, potencia tu autoridad en un nicho
especfico ayudando a los dems a mejorar.
Mejora tu marca personal, hay que ser y parecer dicen los sabios, pues es
cierto, pon un poco de esfuerzo en lucir mejor, en todo sentido.
Viaja y conoce nuevos lugares, nuevas personas, nuevas formas de ver las
cosas, aprovecha esas experiencias para mejorar personalmente, descubre,
compara, comparte, disfruta.
Ve al teatro, conciertos, descubre eventos, quizs encuentres nuevas formas
de pasarla bien, quizs conozcas ms personas con quien compartir intereses
similares, conecta.
MUCHO MS EN CRONOMAQUIA
Casos Prcticos
Plantillas y Formatos
Guas
edwar@cronomaquia.com
No quera cerrar el ebook sin antes recomendar todos los sitios que me inspiraron y
continan hacindolo da tras da. Mucho se lo debo a ellos.
Dicen que quien deja de aprender ms pronto que tarde se volver obsoleto, realidad
triste y dura. Nunca dejes de perder esa curiosidad que, por ejemplo, te ha trado
hasta ac.
Quiero dividir los sitios que te voy a recomendar en dos grandes grupos:
Samuel Casanova
Lean Liblula de Ana Sastre
Escuela de Productividad de Jos Bermdez Crespo
Enfoque Carnot de Jess Serrano Dcar
Cambiando Creencias de Antonio Jos Masi
Marcando la diferencia de Rubn Alzola