Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Funciones Del Departamento de Compras PDF
Funciones Del Departamento de Compras PDF
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Es el responsable de gestionar la adquisicin de materiales, y servicios que
soliciten las diferentes unidades administrativas de la empresa, de conformidad
con la Ley de Compras y Contrataciones del Estado. As como de mantener
existencias en niveles adecuados en el Almacn, para satisfacer las necesidades
de las dependencias de la Empresa. Las funciones que tiene asignadas son las
siguientes:
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
INTEGRACIN DE PUESTOS
01 JEFE DE DEPARTAMENTO 01
02 ASISTENTE TCNICO II 01
03 ASISTENTE TCNICO I 02
04 OFICIAL ADMINISTRATIVO II 01
05 SECRETARIA DE DEPARTAMENTO 01
06 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 01
TOTAL DE PUESTOS 07
IV. FUNCIONES:
CDIGO: 01-07
V. SUPERVISIN:
Recibida de: Gerente y Subgerente Administrativo.
Ejercida a: Subjefe del Departamento y personal de oficina.
VI. RELACIONES:
Con su Jefe Inmediato y con todas las dependencias de la Empresa,
especialmente con Presupuesto, Auditoria Interna, Gerencia General, Caja
y proveedores de artculos e insumos para la Empresa.
VII. REQUISITOS:
Opcin A Interna:
Cuatro aos como Subjefe de Departamento, o Jefe de Seccin del rea
Administrativa.
Opcin B Externa:
Titulo Profesional a nivel de Licenciatura en la carrera de Administrador de
Empresas o carrera afn con formacin en administracin pblica.
Experiencia:
Cuatro aos en tareas relacionadas con l puesto que incluyan Supervisin
de Personal.
Capacitacin:
Bsico Operativo Portuario (BOP)
Sistemas de Gestin
Gestin del Talento
Liderazgo
Evaluacin del Desempeo
Ley de Compras y Contrataciones del Estado
Trabajo en Equipo
Relaciones Humanas
Servicio al Cliente
Administracin de Siges
Habilidades:
Espacial y Abstracta
Clculos Matemticos
Capacidad de Anlisis
Habilidades Tcnicas para el Manejo de Cmputo y Presentaciones
Habilidades Conceptuales
Administracin del Tiempo
Toma de Decisiones
Coordinar personal y funciones
Capacidad de Anlisis
CDIGO: 01-07
VIII. RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Es cuentadante de la Empresa ante la Contralora General de Cuentas de la
Nacin tiene responsabilidad por todas las operaciones de compras y
adquisiciones que realice, las cuales deben ajustarse en todo caso al
Reglamento respectivo. Es responsable del correcto manejo de los fondos
de Caja Chica y la adquisicin oportuna de materiales y suministros.
Documentacin e Informacin:
Tiene responsabilidad por la documentacin que se maneja en su
Departamento. La informacin que recibe es de tipo reservado.
IV. FUNCIONES:
V. SUPERVISIN:
Recibida de: Jefe y Subjefe del Departamento de Compras.
Ejercida a: Ninguna
V. RELACIONES:
Con su Jefe Inmediato y con el grupo de trabajo del Departamento de
Compras, con los proveedores y pblico en general que acude al
Departamento de Compras.
CDIGO: 02-02
VI. REQUISITOS:
Opcin A Interna:
Dos aos como Asistente Tcnico II
Legal: Licencia de Conducir Clase B
Opcin B Externa:
Ttulo o Diploma de Nivel Medio.
Experiencia:
Dos aos en funciones administrativas que incluya supervisin de personal.
Capacitacin:
Bsico Operativo Portuario (BOP)
Sistemas de Gestin
Ley de Compras y Contrataciones del Estado
Trabajo en Equipo
Servicio al Cliente
Administracin de Siges
Relaciones Humanas
Habilidades:
Espacial y Abstracta
Clculos Matemticos
Capacidad de Anlisis
Habilidades Tcnicas para el Manejo de Cmputo y Presentaciones
Habilidades Conceptuales
Administracin del Tiempo
VIII. RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Tiene responsabilidad por la documentacin de trmites y cheques de pago
que maneja en su puesto de trabajo.
Documentacin e Informacin:
Por documentos y valores que se manejan; la cual requieren cuidado
especial y reservado.
IV. FUNCIONES:
1. Dar apoyo en los diversos controles relacionados con las compras de
bienes y servicios.
2. Ejercer control sobre los documentos de rdenes de compra que se emiten
por este Departamento.
3. Revisar las cotizaciones realizadas por las personas encargadas de dicha
actividad, con la finalidad de que dichas acciones se apeguen a la Ley de
Contrataciones del Estado.
4. Publicar por medio del sistema de Guate Compras las solicitudes de
bienes y servicios que excedan de lo establecido en la Ley de Compras y
Contrataciones del Estado.
5. Apoyar a las actividades de cotizacin de materiales y suministros
requeridos por las diferentes unidades administrativas de la Empresa.
6. Tramitar vales de cajas chicas para la compra de materiales.
7. Llevar control de la documentacin para apertura de plicas y firmas de
sumarios de expedientes y actas levantadas.
8. Cumplir con otras funciones propias de su puesto, que sean necesarias a la
agilizacin del proceso de compras.
9. Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la
proteccin de instalaciones, carga y equipo.
10. Cumplir las normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la
seguridad y salud laboral.
11. Realizar otras tareas afines al puesto.
V. SUPERVICIN:
Recibida de: Jefe o Subjefe del Departamento de Compras.
Ejercida a: Ninguno
CODIGO: 02-01
VI. RELACIONES:
Con su Jefe Inmediato y con el grupo de trabajo del Departamento de
Compras, con los proveedores y pblico en general que acuden al
Departamento de Compras.
VII. REQUISITOS:
Opcin A Interna:
Dos aos de Oficial Administrativo II.
Opcin B Externa:
Ttulo o Diploma de nivel medio.
Legal: Licencia de Conducir Clase B
Experiencia:
Dos aos en labores relacionadas con el proceso de compras.
Capacitacin:
Bsico Operativo Portuario (BOP)
Sistemas de Gestin
Ley de Compras y Contrataciones del Estado Trabajo en Equipo
Servicio al Cliente
Relaciones Humanas
Trabajo en Equipo
Administracin de Siges
Habilidades:
Espacial y Abstracta
Clculos Matemticos
Capacidad de Anlisis
Habilidades Tcnicas para el Manejo de Cmputo y Presentaciones
Habilidades Conceptuales
Administracin del Tiempo
VII. RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Por el mobiliario y equipo asignado para el desempeo de sus funciones.
Documentacin e Informacin:
Por la documentacin que maneje en el desempeo de su cargo.
la Informacin de compras que recibe es de tipo reservado.
VII. REQUISITOS:
Opcin A Interna:
Dos aos como Auxiliar Administrativo
CDIGO: 04-02
Opcin B Externa:
Ttulo o Diploma de Nivel Medio.
Legal: Licencia de Conducir Clase B
Experiencia:
Dos aos en labores relacionadas con el proceso de compras.
Capacitacin:
Bsico Operativo Portuario (BOP)
Sistemas de Gestin
Ley de Compras y Contrataciones del Estado Trabajo en Equipo
Servicio al Cliente
Trabajo en Equipo
Relaciones Humanas
Administracin de Siges
Habilidades:
Espacial y Abstracta
Clculos Matemticos
Capacidad de Anlisis
Habilidades Tcnicas para el Manejo de Cmputo y Presentaciones
Habilidades Conceptuales
Administracin del Tiempo
VIII. RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Tiene responsabilidad por la documentacin de trmites y cheques de pago
que maneja en su puesto de trabajo.
Documentacin e Informacin:
Por documentos y valores que se manejan; la cual requieren cuidado
especial y reservado.
IV. FUNCIONES:
1. Tomar dictados taquigrficos y trascribirlos por medio de un Computador.
2. Atender y hacer llamadas telefnicas oficiales.
3. Transcribir en el computador documentos diversos del Departamento.
4. Llevar control del archivo de documentacin del Departamento.
5. Redactar cartas, oficios, providencias, segn indicaciones de su Jefe
Inmediato.
6. Recibir, clasificar y distribuir correspondencia y documentacin.
7. Revisar los clculos matemticos de las facturas de artculos comprados
por Caja Chica.
8. Efectuar los ingresos y egresos de las facturas en los registros respectivos.
9. Participar en la recepcin de materiales de las diferentes reas de trabajo,
de acuerdo con los nombramientos respectivos.
10. Ejercer control sobre la cartera de proveedores.
11. Llevar a cabo cotizaciones de materiales y repuestos, segn
especificaciones tcnicas de los mismos.
CODIGO: 04-10
V. SUPERVISIN:
Recibida de: Jefe y Subjefe del Departamento de Compras.
Ejercida a: Ninguna
VI. RELACIONES:
Con su Jefe Inmediato y con el grupo de trabajo del Departamento, Gerente
de rea y Jefaturas del Departamento de la Empresa, Proveedores y
empleados de la Empresa.
VII. REQUISITOS:
Opcin A Interna:
Dos aos como Oficial Administrativo I
Opcin B Externa:
Ttulo o Diploma de Nivel Medio.
Legal: Licencia de Conducir Clase B
Experiencia:
Dos aos en labores similares a la especialidad el puesto que se trate.
Capacitacin:
Bsico Operativo Portuario (BOP)
Sistemas de Gestin
Redaccin y ortografa
Redaccin de Informes
Trabajo en Equipo
Relaciones humanas
Servicio al cliente
Curso de ingles
Habilidad:
Espacial y Abstracta
Clculos Matemticos
Capacidad de Anlisis
Habilidades Tcnicas para el Manejo de Cmputo y Presentaciones
Habilidades Conceptuales
Administracin del Tiempo
VIII. RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Por el mobiliario y equipo asignado para la realizacin de su trabajo.
Documentacin e Informacin:
Por la documentacin e Informacin que maneja.
IV. FUNCIONES:
1. Dar los ingresos y egresos de las facturas en los registros Respectivos.
2. Recibir solicitudes de materiales, repuestos, por servicios y activos fijos de
las diferentes reas de la empresa.
3. Enviar los expedientes con su respectiva factura para ingreso del almacn.
4. Trasladar los expedientes con su respectivo ingreso de almacn a
presupuesto para el pago respectivo.
5. Confirmar con los proveedores sobre la contraentrega de los productos
solicitados.
6. Cumplir con las disposiciones y procedimientos emitidos por la Empresa
tendentes a la eliminacin de riesgos derivados de la ejecucin de su
puesto de trabajo.
7. Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia la
proteccin de instalaciones, carga y equipo.
8. Cumplir las normativas internas y buenas prcticas relacionadas con la
seguridad y salud laboral.
9. Realizar otras tareas afines al puesto.
ESPECIALIDAD: 10-03 COMPRAS
V. SUPERVISIN:
Recibida de: Jefe y Subjefe del Departamento de Compras.
Ejercida a: Ninguna
VI. RELACIONES:
Con su Jefe Inmediato y con el grupo de trabajo del Departamento,
Proveedores y empleados de la Empresa.
VII. REQUISITOS:
Opcin A Interna:
Dos aos con trabajos de oficina
CODIGO: 04-00
Opcin B Externa:
Ttulo o Diploma de Nivel Medio.
Legal: Licencia de Conducir Clase B
Experiencia:
Dos aos en labores similares a la especialidad el puesto que se trate.
Capacitacin:
Bsico Operativo Portuario (BOP)
Sistemas de Gestin
Ley de Compras y Contrataciones del Estado Trabajo en Equipo
Servicio al Cliente
Relaciones Humanas
Trabajo en Equipo
Administracin de Siges
Habilidades:
Espacial y Abstracta
Clculos Matemticos
Capacidad de Anlisis
Habilidades Tcnicas para el Manejo de Cmputo y Presentaciones
Habilidades Conceptuales
Administracin del Tiempo
VIII. RESPONSABILIDADES:
Econmica:
Por el mobiliario y equipo asignado para la realizacin de su trabajo.
Documentacin e Informacin:
Por la documentacin e informacin que reciba para la ejecucin de
labores.