AO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA

EL MUNDO

UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIN

GESTIN DOCUMENTARIA
Asignatura:

GESTIN DOCUMENTARIA

Docente:

Julio Cesar Capillo Torres

Alumnos:

Arvalo Mendoza Orison clemente

Crdenas Murrieta Maridza

Ros Sandoval Renzo Luis

Lozano Luna Anthony

Gonzales Rafael Jimmy Luis

Zuasnabar Gutirrez Carlos Eduardo

Tarapoto Per

2011
 INTRODUCCIN

Con la aparicin de la escritura hace ms de 3.000 a. c., permiti documentar

los hechos histricos, sirviendo como gran fuente de conocimiento de culturas

pasadas.

Gestin de documentos o gestin documentaria es un concepto que puede ser

utilizado en distintos conceptos con distintos significados. Cuando lo utilizamos

siempre nos vemos obligados a definir el mbito de aplicacin. En este caso

nos referimos a la gestin de la informacin registrada creada o recibida por

una organizacin en el desarrollo de sus actividades y que se conserva como

informacin o prueba.

Esto implica obligatoriamente una idea muy amplia de documento, pues la

imparable automatizacin de procesos de negocio en las organizaciones, tanto

en la administracin publica como en las empresas, implica que gran parte de

la informacin a gestionar se encuentra en bases de datos y aplicaciones

informticas.

GESTIN DOCUMENTARIA
GESTIN

Conjunto de tramites que se llevan a cabo para resolver un asunto.

Proceso emprendido por una o ms personas para coordinar las

actividades laborales de otros individuos.

Es la capacidad de la institucin para definir, alcanzar y evaluar sus

propsitos, con el adecuado uso de los recursos disponibles.

GESTION Y GESTORES

Las organizaciones manejadas por gestores son los motores que propulsan a
las tres economas mundiales dominantes: Estados Unidos, Japn y Alemania.
Una organizacin puede contar simplemente con una sola persona, o con ms
de 700.000 empleados, como es el caso

De General Motors. La economa industrial urbana que fue emergiendo en

Estados Unidos a lo largo de este siglo se bas en inversiones masivas tanto
en maquinaria como en capital humano. Los gestores y directivos fueron
elementos imprescindibles para planear, dirigir y controlar las organizaciones
que dieron lugar a la economa industrial urbana. Hoy en da, son ellos los que
dirigen y supervisan el trabajo y el rendimiento de los dems empleados que no
estn en el rea de gestin.

LA GESTIN COMO PROCESO

1) la gestin es un determinado tipo de trabajo

2) algunas veces las actividades se llevan a cabo adecuadamente, pero otras

veces no.

La gestin es un proceso que comprende determinadas funciones y actividades

laborales que los gestores deben llevar a cabo a fin de lograr los objetivos de la
empresa. En la gestin, los directivos utilizan ciertos principios que les sirven
de gua en este proceso.
LA GESTIN COMO DISCIPLINA

Clasificar la gestin como una disciplina implica que se trata de un cuerpo

acumulado de conocimientos susceptibles de aprendizaje mediante el estudio.
As pues, la gestin es una asignatura con principios, conceptos y teoras.

Estudiamos la gestin para entender esos principios, conceptos y teoras y

para aprender la manera de aplicarlos en el proceso de la gestin empresarial.

LA GESTIN Y LAS PERSONAS

Si usted dice: Esta compela tiene un equipo de gestin totalmente nuevo o

ste es el mejor gestor con el que he tenido que trabajar hasta ahora.

usted se est refiriendo a los individuos que guan, dirigen y, de este

modo, gestionan organizaciones. La palabra gestin, usada en este
sentido, se refiere a las personas (gestores) que
tienen a su cargo el proceso de gestin. Los gestores son las personas
que asumen la responsabilidad principal por la realizacin del trabajo en
una organizacin.
La perspectiva de la gestin desde el punto de vista de las personas
tiene otro significado adicional. Se refiere a la importancia de los
empleados con los que el gestor trabaja y a los que dirige en el
cumplimiento de los objetivos de la organizacin. Las personas son la
sangre que da la vida a la organizacin. Sin ellos no se podra hablar de
una empresa rentable o del lanzamiento con xito de un nuevo producto.

DOCUMENTOS

Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus

funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas, pblicas o privadas,
registrado en una unidad de informacin en cualquier tipo de soporte (papel,
cintas, discos magnticos, pelculas, fotografas, etc.) en lengua natural o
convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.

Cuando los documentos se producen para atender a las competencias y

actividades encomendadas a las organizaciones e instituciones, y se realizan a
lo largo del tiempo, adquieren su carcter seriado y se denominarn series
documentales (actas, libros de contabilidad, correspondencia, etc.)

GESTIN DOCUMENTARIA

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci debido a la
necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales
y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos
se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos
y papel, cuya gestin se fue haciendo cada vez ms compleja a medida que
creca el tamao de los fondos documentales.

La gestin documentaria es el conjunto de acciones asociadas al manejo y

proceder respecto de la documentacin que genera una institucin.
Normalmente incluye una primera fase, cuando los documentos estn en
proceso de tramitacin, y una segunda fase, cuando los documentos ya se
encuentran tramitados. Las tareas y procedimientos que se realizan en esta
segunda fase son, propiamente, gestin de archivos. La gestin documental se
inicia a partir de la generacin y/o recepcin del documento, y se extiende por
todo el ciclo de vida que tiene la documentacin. La gestin documentaria
tambin se reconoce, como una actividad intrnsecamente ligada a los archivos
y su desarrollo e s paralelo a la bsqueda de la transparencia en la gestin
administrativa.

OBJETIVOS DE LA GESTIN DOCUMENTARIA

La oportunidad de mejorar su productividad en el ejercicio de sus

actividades y servicios hacia sus clientes.

La optimizacin y organizacin de los documentos son una oportunidad

de aligerar la estructura de costes, permitiendo una mayor agilidad y
control sobre los gastos de la empresa, permitiendo as una mejora del
alojamiento de sus recursos y de los servicios ofrecidos.

Este "crculo virtuoso" lleva a una mayor satisfaccin y consecuente

retencin de los clientes.
IMPORTANCIA DE LA GESTIN DOCUMENTARIA

La misin que cumplen los documentos es de suma importancia, conforme

surge de lo siguiente:

* En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen
en una determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones.

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de

los actos de comercio.

* Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de

dichas operaciones.

* Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el

comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad.
Uso racional de los recursos: la gestin documentaria facilita que la informacin
se comparta y se aproveche de forma ms eficiente y como un recurso
colectivo. Como consecuencia, se reducen drsticamente situaciones como la
duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles
grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Informacin, documentos, etc.
de gran valor para la organizacin pueden custodiarse en locales de alta
seguridad, garantizando su perfecto estado de conservacin mientras que, para
el uso diario, se dispone de su rplica electrnica.

BENEFICIOS DE LA GESTIN DOCUMENTARIA

Un documento ayuda a comprobar o testimoniar materialmente un hecho o

acto que una persona fsica o jurdica, una institucin, asociacin, etc., que
puede ser de carcter pblico o privado, realizan como consecuencia del
ejercicio de sus actividades y funciones y que podr ser plasmado en una
unidad de informacin que observe cualquier soporte, papel, cinta, disco
magntico, pelcula y fotografa, con el objeto de preservarlo en el tiempo en
caso de necesitarlo para presentarlo como prueba, recuerdo o legado a
alguien.

En el caso de las organizaciones e instituciones que realizan un vasto y

extenso en el tiempo trabajo, los documentos sern menester de todos los das
y de casi todos los integrantes de las mismas, por lo cual demandar que sobre
los mismos se realice un trabajo de tipo seriado y pasarn a ser denominados
series documentales, entre las que se incluyen: la correspondencia, libros de
actas, libros de contabilidad, entre otros.

TIPOS DE DOCUMENTOS

Nota de pedido o de compra: Es un documento mediante el cual una

persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este
documento comercial no obliga a realizar la operacin.
Debern extenderse cmo mnimo dos ejemplares: uno que queda en
poder del que lo suscribi (comprador) y otro, que es el que se entrega o
enva al vendedor.
Nota de ventas: Se llama nota de venta al documento comercial en el
que el vendedor detalla las mercaderas que ha vendido al comprador,
indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y dems
condiciones de la operacin.
Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de
Venta, por la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la
mercadera que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a
recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la
operacin en los trminos establecidos.
Remito o remisin: Se utiliza este comprobante para ejecutar la
entrega o remisin de los bienes vendidos. En l, la persona que recibe
esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda
concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del
comprador a pagar. Sirve de base para la preparacin de la factura.
El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se
entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador
por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se
destina ala seccin facturacin para que proceda ala emisin de la
factura. Por ltimo el triplicado permanece en la seccin depsito par
constancia de las mercaderas salidas.
Factura: Es la relacin escrita que el vendedor entrega al comprador
detallando las mercancas que le ha vendido, indicando cantidades,
naturaleza, precio y dems condiciones de la venta. Con este
documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor
 del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y
con su contabilizacin queda registrado su compromiso de pago.
Como mnimo la factura debe extenderse por duplicado. El original
queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y
con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador.
La factura es el documento principal de la operacin de compraventa
con ella queda concretada y concluida la operacin y es un documento
de contabilidad y medio de prueba legal.
Nota de dbito: Llmese as a la comunicacin que enva un
comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado
en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la
misma indica.
Nota de crdito: Es el documento en el cual el comerciante enva a su
cliente, con el objeto de comunicar la acreditacin en su cuenta una
determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.
Cheque: Llmese cheque a una orden de pago pura y simple librada
contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su
orden en cuenta corriente bancaria o autorizacin para girar en
descubierto. Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una
promesa de pago como el caso del pagar; entonces se deduce que
debe ejecutarse por el banco a la presentacin del documento con las
modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque.
Recibos: El recibo es una constancia de pago o de haber recibido
dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la
prueba de la extincin parcial o total de la deuda.
Pagar: Llamase pagar al documento por el cual una persona se
compromete a para a otra, o a quien sta indique, una suma de dinero
determinada, en una fecha establecida y en un domicilio estipulado.

CONCLUSIONES

Como sabemos, la definicin de gestin documentaria se encuentra

vinculada en un lazo directo con la planificacin de todos los elementos
que afectaran e influirn en los proyectos que la empresa decida
desarrollar a lo largo de su ejercicio.
 En conclusin la gestin de documentos es la prueba o testimonio
material de un hecho o acto que una persona fsica o jurdica, una
institucin, asociacin, etc., que puede ser de carcter pblico o privado.
 ANEXOS

ENTREGA DE BOLETA O FACTURA

 MODELO DE BOLETA

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
 www.ecofin.ull.es

www.gestiopolis.com/.../docscomerciales.htm

Diccionario de la real academia espaola

Google acadmico: gestin de documentos