MODALIDADES DE FRAUDE EN EL PROCESO DE COMPRAS EN LOS CLUBES

SOCIALES

YENIFER MARCELA SERNA CASTAO

CODIGO 2501015

ASESOR DE INVESTIGACION

DAVID MENDOZA BELTRAN

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

DIRECCION DE POSGRADOS

ESPECIALIZACION CONTROL INTERNO

BOGOTA

2015
 RESUMEN

La presente investigacin se orient a analizar el fraude en el departamento de compras

de los clubes sociales por medio del mtodo descriptivo, a travs del Anlisis Modal de Fallos y

Efectos (AMFE) para dar a conocer la problemtica a travs del anlisis del proceso o puntos de

control, permitiendo identificar las posibles mejoras que se deben efectuar para minimizar los

riesgos.

Palabras Claves: Auditorias, anlisis, administracin, procesos, polticas, AMFE.

2
 ABSTRAD

This research was aimed at analyzing the fraud purchasing department of social clubs

through descriptive method, through the failure mode and effects analysis (AMFE) to publicize

the problem by analyzing the process and points control, allowing identify potential controls to

be carried out to minimize the risks.

Keywords: Audits, Analysis, Management, process, and policies, AMFE

3
 MODALIDADES DE FRAUDE EN EL PROCESO DE COMPRAS EN LOS CLUBES

SOCIALES

Los procesos son posiblemente el elemento ms importante y ms extendido en la

gestin de las empresas innovadoras J. R. Zaratiegui (1999). La gestin por procesos: Su papel

e importancia en la empresa. Revista Economa Industrial. Volumen (330).

Lo anterior hace referencia a que muchas organizaciones se han visto en la necesidad de

crear e implementar polticas, procesos y responsables, vindose en la imposibilidad de

supervisar personalmente los productos o servicios que ofrecen al cliente interno y externo,

definiendo un proceso como actividades claves que se requieren para manejar o dirigir una

organizacin; accin que describe un conjunto de pasos a seguirse para lograr una determinada

accin. Perugachi Mara Luisa. (2004). Optimizacin de Procesos la concesin de

radiofrecuencias en el Ecuador.

En la actualidad, hay organizaciones que se estn cimentando en la gestin por procesos,

ya que han evidenciado que la experiencia ha sido muy enriquecedora y otorga beneficios a la

organizacin, pero muchas aun no le dan la importancia a la ausencia de polticas y procesos

definidos omitiendo los beneficios que puede traer como evitar reproceso y llegar a la raz de un

problema.

Se ha escrito que la gestin por procesos, se fundamenta en la asignacin de un directivo

de la responsabilidad de cada uno de los procesos de la empresa. En su forma ms radical, se

4
sustituye la organizacin departamental. En otras formas, quizs, se mantiene la estructura

departamental, pero el responsable de un proceso tiene la responsabilidad del mismo, y al menos

en lo que a ese proceso se refiere, puede tener autoridad sobre los responsables funcionales

(matricial). Phylum, La importancia y relevancia de la Gestin por Procesos.

Como consecuencia del texto anteriormente descrito, se da a conocer que la mayora de

las organizaciones no solo les basta con el conocimiento de los procesos, si no de la importancia

de su documentacin as como la asignacin de responsables, para que cada individuo tome

conciencia de sus acciones y no llegue a costarle prdidas econmicas a la empresa.

Por lo tanto las organizaciones han optado por la auditora interna o externa, la cual su

responsabilidad es identificar la problemtica que se presentan, as como las recomendaciones

de la mejora continua que se pueda aplicar, ofreciendo una minimizacin de posibles errores o

prdidas econmicas.

En el mundo organizacional hoy en da se conoce la oficina de control interno no solo a

nivel pblico sino tambin a nivel privado, resultando un apoyo para la gerencia o la direccin,

ya que permite conocer la situacin real de los procesos establecidos en la organizacin, o

determinar las falencias que no permiten el desarrollo eficiente.

"El fraude es el delito ms creativo: requiere de las mentes ms agudas y podemos decir

que es prcticamente imposible de evitar. En el momento en que se descubre el remedio, alguien

inventa algo nuevo". Normativa Internacional de Auditoria (NIA).

5
 El detectar el fraude en el proceso de compras no exime que este se erradique por

completo, ya que no siempre el error ms grande se da a conocer de forma repetitiva, si no que

cambia constantemente, por consiguiente es muy importante que la oficina de control interno

maneje diferentes herramientas de control para garantizar la minimizacin de los posibles robos.

Uno de los roles del oficina de control interno es la valoracin del riesgo y a travs de las

auditoras internas se evidencia los hallazgos recurrentes por la ausencia de polticas y procesos

definidos dentro de algunas organizaciones como en el departamento de Compras, ya que la no

existencia de los procesos y polticas son un puente directo al fraude.

Estos hallazgos se pueden determinar por las siguientes causas:

Faltan procedimientos documentados para el desarrollo de varias de sus actividades.

No identificacin ni documentacin clara de los riesgos de los departamentos de

Compras.

Ausencia de los procedimientos definidos y documentados para la aprobacin de algunas

actividades.

Ausencia de polticas y procesos.

De esta manera la ausencia de polticas y procesos dentro de las organizaciones impide

que el servicio o producto final sea lo que realmente se espera, por ende se hace obligatorio la

6
identificacin de los puntos anteriores y que por falta de definicin se hacen de manera

ineficiente y no muy clara, ayudando a llegar al esperado logro de las soluciones efectivas a los

inconvenientes.

Cmo se puede manifestar el fraude en el departamento de compras?

El control interno o auditoras externas es un punto muy relevante para una organizacin

ya que un informe de auditora puede a poyar al desarrollo debido de las actividades, de la

calidad o veracidad de la informacin suministrada depende de la o las estrategias efectivas que

se pueda desarrollar la organizacin.

Segn lo anterior, esta investigacin propone identificar y explicar los fraudes que se

pueden evidenciar en el departamento de compras por la ausencia de polticas y procesos a travs

de la matriz AMFE, la cual se define como Esta herramienta es una de las tradicionales

empleadas en el mbito de la Calidad para la identificacin y anlisis de potenciales desviaciones

de funcionamiento o fallos, Se trata de un mtodo cualitativo que por sus caractersticas, resulta

de utilidad para la prevencin integral de riesgos, incluidos los laborales. NTP 679.

Esta matriz es una herramienta de apoyo ya que su mtodo de anlisis tiene un objetivo

principal resaltar los puntos dbiles con el de establecer las medidas correctivas o preventivas y

as llegar a la minimizacin de que se repitan llegando afectar econmicamente a la empresa.

7
 Por consiguiente se har necesario realizar un diagnstico para conocer los siguientes

aspectos:

Identificar los manuales de funciones asignados por cada cargo y su efectividad

Conocer los posibles riesgos de los departamentos involucrados

Conocer los procesos que se desarrollan en un club social.

Determinar el nivel de carencia de polticas y procesos formales.

Nivel de debilidad de los puntos de control.

Lo sealado permitir determinar la importancia que tiene para esta organizacin el

documentar polticas, procesos, formatos y manuales de funciones, ya que esto llega a garantizar

de cierta manera fiabilidad de las operaciones de la empresa as como la informacin plasmada

en informes a la gerencia. A dems obliga al responsable del proceso a ejecutar las actividades

de manera eficiente y con alto grado de responsabilidad sin llegar a evadir alguna accin tomada.

A finales del siglo XX y principios del siglo XXI, los sistemas administrativos se han

convertido en una de las herramientas ms importantes en una organizacin y para la toma de

decisiones.

Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como: Un examen

completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento

gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y

empleo que d a sus recursos humanos y materiales.

8
 Es importante resaltar que unos de los puntos claves para una organizacin son el

adecuado desarrollo e implementacin de los procesos, especialmente de aquellos que incurren

en factores econmicos.

El departamento de compras en los clubes sociales como en cualquier organizacin son

un punto clave para la satisfaccin del cliente, ya que se manejan relaciones externas con

proveedores los cuales pueden llegar a generar rentabilidad o prdidas econmicas o materiales.

Para que las relaciones comerciales sean realmente fructferas para los actores que

intervienen en el proceso, los negociadores deben tener absoluta claridad sobre el concepto y

manejo de lo que socialmente se denomina el bien comn, esto es buscar que todas las partes

salgan beneficiadas y que las sensaciones de derrotas y manipulaciones sean totalmente

extinguidas Nora Ligia Heredia Viveros segunda edicin (2007). Gerencia de Compras, la

nueva estrategia competitiva. Colombia. Eco ediciones.

Es importante que el departamento de compras tenga estipulado los procesos que

involucran su efectivo desarrollo para evitar o minimizar al mximo los fraudes que se pueden

presentar, ya que la no documentacin y socializacin de este proceso puede permitir vacos que

se pueden aprovechar por las personas que se encuentran vinculadas directamente con el proceso.

9
 Grafica No 1: Organizacin del Departamento de Compras
Fuente: Cubillos Oscar. Mini gua del departamento de compras (1ra. Parte)

Para los clubes sociales es importante que cuenten con el departamento de compras

documentado y claro, ya que esta rea es vulnerable al fraude por parte de los colaboradores si

no cuenta con puntos de control firme y confiable y si estos existen se prestan para la

manipulacin.

La mayor parte de los fraudes en el rea de compras se pueden calificar como

malversacin o robo de activos y los fraudes con proveedores se pueden clasificar dentro de los

fraudes relacionados con compras. Judith Galvn, (10 de enero de 2011), Compras: sensibles al

fraude, CNN expansin.

10
 Para la deteccin de los posibles riesgos en el Departamento de Compras se describe el

siguiente cuadro:

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

POSIBLES RIESGOS DE FRAUDE

Pedidos a proveedores no autorizados

Pedidos innecesarios por fraude
Pedidos a precios diferentes a los pactados o superiores al
mercado
Aceptar cantidades superiores o inferiores al pedido
Contabilizacin de facturas incorrectas por fraude
Duplicado de facturas
Malversacin de fondos
Tabla No 1: Campa, Fernando. (2003). Manual del Controller

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

OTROS POSIBLES RIESGOS DE FRAUDE

Seleccin inadecuada de los proveedores

Ausencia del manual de funciones
No documentacin de los procesos
Pago directo a los proveedores
Fraude por parte del dueo del proceso
Falsificacin de rdenes de compra o cotizaciones.
Intereses personales por parte del proveedor o dueo del
proceso.
Tabla No 2: Diseo propio.

Es importante resaltar que los riesgos a este departamento estn sujetos a no ser detectado

por el control interno si no se desarrolla un trabajo eficaz, donde el trabajo de los auditores no se

vea afectado ms a delante por la ausencia de pruebas.

11
 1. Seleccin inadecuada de los proveedores: Este es uno de los procedimientos ms

importantes para el Departamento de Compras, ya que se pueden minimizar los riesgos desde el

principio de la negociacin y conocimiento del proveedor, (Tiempo en el mercado, Productos).

2. Ausencia del manual de funciones: Esta es una herramienta muy importante para dar a

conocer los puntos de control que el dueo del proceso debe seguir paso a paso para garantizar la

autorizacin de la compra, los insumos o productos a negociar, el estado de los insumos y la

veracidad de las facturas o cotizaciones

3. No documentacin de los procesos: Uno de los controles que permiten la veracidad de

la informacin y la mitigacin de un fraude es la documentacin clara la cual asigne a los

responsables de los procesos para que estos asuman la responsabilidad de sus procesos.

4. Pago directo a los proveedores: El departamento de compras es un rea que aunque

interacta con otros departamentos, este debe conocer sus lmites y no desarrollar funciones que

no le corresponden.

5. Falsificacin de rdenes de compra o cotizaciones: La importancia de que el

departamento de compras cuente con un adecuado software, permitira que las reas de control

interno, gerencia, almacn conozcan las compras a realizar y el da, hora y proveedor que

suministrar dicho insumo y as se tendra un punto de control y seguimiento.

12
 Para la oficina de control interno es muy importante contar con herramientas de control o

mejora continua para la deteccin de los posibles ndices de fraude no solo en el departamento de

compras, si no en cualquier otro proceso de la organizacin; a continuacin se describe algunos

conceptos que hacen parte de la Matriz AMFE, segn la gua de buenas prcticas NTP 679 del

ao 2004.

Detectabilidad: Este concepto es esencial en el AMFE, aunque como se ha dicho es

novedoso en los sistemas simplificados de evaluacin de riesgos de accidente

Frecuencia: Mide la repetitividad potencial u ocurrencia de un determinado fallo, es lo

que en trminos de fiabilidad o de prevencin llamamos la probabilidad de aparicin del fallo

Gravedad: Mide el dao normalmente esperado que provoca el fallo en cuestin, segn

la percepcin del cliente - usuario. Tambin cabe considerar el dao mximo esperado, el cual

ira asociado tambin a su probabilidad de generacin

Fallo o Modo de fallo: El Modo de Fallo Potencial se define como la forma en la que

una pieza o conjunto pudiera fallar potencialmente a la hora de satisfacer el propsito de

diseo/proceso, los requisitos de rendimiento y/o las expectativas del cliente

Efecto/s del fallo: Normalmente es el sntoma detectado por el cliente/usuario del modo

de fallo, es decir si ocurre el fallo potencial como lo percibe el cliente, pero tambin como

repercute en el sistema. Se trata de describir las consecuencias no deseadas del fallo que se puede

observar o detectar, y siempre deberan indicarse en trminos de rendimiento o eficacia del

producto/proceso

13
 Causas del modo de fallo: La causa o causas potenciales del modo de fallo estn en el

origen del mismo y constituyen el indicio de una debilidad del diseo cuy a consecuencia es el

propio modo de fallo

Gravedad: Determina la importancia o severidad del efecto del modo de fallo potencial

para el cliente (no teniendo que ser este el usuario final); valora el nivel de consecuencias, con

lo que el valor del ndice aumenta en funcin de la insatisfaccin del cliente, la degradacin de

las prestaciones esperadas y el coste de reparacin

Controles actuales: En este apartado se deben reflejar todos los controles existentes

actualmente para prevenir las causas del fallo y detectar el efecto resultante

Frecuencia: Es la Probabilidad de que una causa potencial de fallo (causa especfica) se

produzca y d lugar al modo de fallo

NPR: Nmero de Prioridad de Riesgo; Para cada Causa Potencial, de cada uno de los

Modos de Fallo Potenciales, se calcular el Nmero de Prioridad de Riesgo multiplicando los

ndices de Gravedad (G), de Ocurrencia (O) y de Deteccin (D) correspondientes: NPR =

GOD

14
 Cdigo:
ANLISIS MODAL DE FALLOS Y EFECTOS (A.M.F.E)
Edicin:
DISEO X PROCESO MEDIOS
Fecha:

PROCESO DEL DEPARTAMENTO DE Preparado

Cliente: Denominacin producto: PROCESO
COMPRAS por:

Planta: Referencia/s: Revisado por:

Proveedores Nivel de
PROCEDIMIENTOS DEL Aprobado:
involucrados DEPARTAMENTO DE COMPRAS modificaciones cliente:

Verificaci rea(s) / Resultado de las acciones

Ocurrencia
Modo/s Efecto/s Causa(s) n y/o persona(s)
Gravedad

Deteccin
Descripcin de Accin

NPR
Tipo
potencial/es de potencial/es potencial(es control(e responsable(s

Ocurrencia
Gravedad

Deteccin
la fase Acciones
recomendada ) y fecha de

NPR
fallo del fallo ) del fallo(s) s) realizadas
actual(es) realizacin

Desconocim Establecer
iento del un punto de Departamento
Insumos de proceso 7 rdenes 8 392 control 5 3 8 120
de Compras Se rechazan
mala calidad de solicitando
tres proveedores
Compra
Seleccin de Compras sin cotizaciones que no
7 Fsicas
Proveedores autorizacin diferentes de Jefe de cumplan con
Compras con con un producto.
Compras y los requisitos
precios Intencin consecuti Documenta establecidos.
vo. Auxiliar de
elevados personal de 8 8 448 r el proceso 5 4 8 160
de seleccin Compras
fraude
de
proveedores.

15
 Aceptar Firma de Departamento
facturas por autorizacin de Compras
Los Se controlan y
encima de los Cronogra para las
Inadecuada controles hace
Funciones precios ma de compras o
segregacin de 8 implementa 9 3 216 seguimiento a 5 7 1 35
establecidas negociados o compras negociaciones Jefe de
funciones dos no son las rdenes de
sin los anuales a realizarse Compras y
confiables. compra
descuentos por parte del Auxiliar de
acordados jefe directo. Compras

rdenes
de
Compra
Realizar Departamento
Fsicas
Intereses con seguimiento a de Compras
Informar a las
personales consecuti las rdenes de
Recepcin del Recibir reas
Insatisfaccin por parte del vo. compra y
producto o mercanca 9 9 9 792 involucradas 7 7 6 294
del cliente proveedor y verificar la Jefe de
insumo. incompleta las compras a
dueo del factura contra Compras y
recepcionar.
proceso. la orden de Auxiliar de
Cronogra compra. Compras
ma de
compras
anuales

rdenes Instalacin de Se rechazan

de un software compras que
Perdidas que permita a Jefe de
Procesar las Manipulacin de No reportar Compra no sean
econmicas Compras y
rdenes de las rdenes de 8 las compras 8 Fsicas 9 576 las reas de prioritarias o 6 7 8 336
para la control Auxiliar de
compra compra reales con que no
empresa interno, Compras
consecuti cuenten con
vo. gerencia, un stop bajo.
almacn y

16
 Jefe de
Compras
Cronogra conocer el
ma de estado real de
compras las rdenes de
anuales compras.

rdenes
de
Compra
No reportar Fsicas
los pagos con Verificacin No se
reales consecuti de la autorizan
vo. documentaci Jefe de pagos
Pagos de
Pago a Pago directo al n. Compras y realizados
mayor 9 9 9 729 7 5 5 175
Proveedores proveedor (Cotizaciones, Auxiliar de directamente
cantidad Fraude por
Cronogra Facturas, Compras por el
parte del Orden de Departamento
dueo del ma de
compras Compra) de Compras.
proceso.
anuales

Cotizacio
nes falsas

Tabla No 3: Diseo propio

17
 El anlisis de los resultados de la matriz AMFE refleja la necesidad de los puntos de

control en esta rea, as como la asignacin de responsabilidades y funciones que minimicen las

ocurrencias y deteccin de los riesgos mencionados, a continuacin se reflejan las

recomendaciones segn los resultados:

El Departamento de Compras debe exigir mnimo 3 cotizaciones de cada producto

cuando se requiere de un nuevo proveedor, con el objetivo de evaluar la calidad y precio, asi

como para la seleccin de proveedores se debe solicitar los documentos que la organizacin

requiera.

Establecer un punto de control con el rea de contabilidad con el fin de detectar a travs

del listado maestro de proveedores la autorizacin y legalidad de las compras efectuadas, en el

caso de la evaluacin y reevaluacin de los proveedores se debe realizar segn lo determine la

organizacin para implementar acciones de mejora.

En el caso de la recepcin de los insumos realizar seguimiento a travs del sistema

asignado para el registro de rdenes de compra y comparacin de las cantidades y valores de los

insumos o productos solicitados as como con el stock asignado para que el porcentaje o nmero

de productos no supere al autorizado

A continuacin se da a conocer un bosquejo del procedimiento de Compras y Seleccin

de Proveedores que son fundamentales para la auditoria o control de esta rea.

18
 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE APOYO

FECHA VERSIN
FLUJOGRAMA PARA LAS COMPRAS DE MATERIA PRIMA Y/O 2015 1
SUMINISTROS
Pgina 19 de 28

FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Los Puntos de Venta o Dependencias Jefes de las
Solicitud de los realizan la solicitud a los almacenes de la dependencias
Puntos de Venta o materia prima o suministros que o encargados Solcitud
Dependencias necesitan. de las areas
NOTA: Para compras espordicas solo la realizan la
Direccin es quien las aprueba. solicitud
1. Almacenes o Despensa revisa y Almacenes o Sistema Asignado
verifica las existencias y el inventario. Despensa y Verificacin
1. Almacenes o
Fsica
Despensa
Si se encuentran existencias de Materia
Prima o Suministros se hace entrega a Registro de
los Puntos de Venta o Dependencias que Almacenes o entrega
realizaron la solicitud. Despensa
SI Materia No hay existencias se debe realizar el
Prima requerimiento al Departamento de
Compras.

NO 2. El Departamento de Compras recibe

el requerimiento de la compra a Compras Solicitud de
2. Departamento de realizar. Requerimiento
Compras
3.Se verifica si el proveedor existe para Compras Sistema Asignado
el producto solicitado.
Si existe se contina con el proceso.
3. Verificar el No existe se debe realizar el Compras Procedimiento de
proveedor procedimiento de seleccin de Seleccin de
proveedores. Proveedores

4. Realizar la cotizacin del producto o

NO Proveedor servicio requerido, se deben realizar Cotizacin
existente? mnimo 3 cotizaciones por producto o Compras
Procedimiento servicio para sumas superiores a cinco
de seleccin de (5) SMLV. Para sumas inferiores a dos (2)
proveedores SI
SMLV se debe realizar 2 cotizaciones.
Salvo que el proveedor est inscrito.
5. Generar y entregar la Orden de
4. Realizar Cotizacin Compra a la Gerencia para la Orden de Compra
autorizacin, anexando la Compras
documentacin solicitada a los
proveedores.
5. Generar Orden de
Compra

19
 6. Enviar la Orden de Compra al Compras Correo Electrnico
Proveedor.
1 NOTA: Ninguna Orden de Compra se
cancela si no est la firma de autorizado.
7. Se debe realizar el seguimiento a la Compras Orden de Compra
compra solicitada, verificando que todos
los acuerdos pactados se cumplan.
NO Se aprob la 8. La despensa o el responsable del Despensa o
Cotizacin? almacn, recibe el producto, se debe Responsable
2 revisar: del Almacn Orden de Compra
Cantidad y Precio
SI
Revisar los requisitos legales de la Compras Factura
factura o cuenta de cobro.
6. Enviar Orden de Registrar la entrada respectiva al
Compra al almacn
Proveedor Compras recibe la factura original o
cuenta de cobro con el sello de recibido
del almacn y debe compararla con la Despensa o ________
Orden de Compra emitida (precio, Responsable
7. Seguimiento Cantidades, Referencias). La factura y del Almacn
entrada al almacn debe estar firmada
por el jefe de rea, responsable del
almacn y control de inventarios.
8. Llegada de mercanca
9. Compras debe informar al
proveedor la novedad presentada por Compras Informe a
los jefes de las dependencias o Proveedores
Novedad en la
NO encargados de las reas que realizaron
factura o
la solicitud de la compra.
producto?
10. El rea que solicito la compra debe Despensa Recibo a entera
realizar el recibo a entera satisfaccin o satisfaccin
SI del bien o servicio, la cual debe ser Responsable
Realiza
seguimiento a
firmada por el jefe de dependencia o del Almacn
9. Compras la respuesta del encargado del rea.
reporta la proveedor.
11. Enviar las facturas al rea de Despensa o el La factura, la
novedad
contabilidad al Analista Tributario para responsable entrada al
que se realice la correspondiente del almacn almacn y la
revisin de los impuestos, causacin
10. Recibo a
posteriormente la Despensa entrega al
satisfaccin
rea de tesorera: La factura, la entrada
al almacn y la causacin.

2 12. Control Interno revisa las facturas y

las retenciones efectuadas, y devuelve
los documentos a Tesoreria

20
 13. Tesoreria se encarga de efectuar el
procedimiento de pagos. Auditora Facturas
2

11. Enviar factura a

Contabilidad y
Tesorera

12. Auditoria

13. Tesorera

FIN
Tabla No 4: Diseo propio

21
 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE APOYO

FECHA VERSIN
2015 1
FLUJOGRAMA OTRAS COMPRAS O SERVICIOS
Pgina 22 de 28
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
Jefes de las dependencias o
Solicitud de otras encargados de las areas realizan la Jefes de las
Compras o solicitud a la Direccin para dependencias ____________
Servicios autorizacin de la cotizacin del o encargados
producto o bien, el cual debe ser de las areas
entregado al Departamento de realizan la
Compras. Dicha solicitud de la compra solicitud
1. Verificar el de un bien o servicio se debe realizar
proveedor con 8 (ocho) das hbiles de
anticipacin de acuerdo a la necesidad
o caractersticas del bien o servicio
solicitado.
NO Proveedor NOTA: Para compras espordicas solo
existente? la Direccin es quien las aprueba.
1. Se verifica si el proveedor para el
Procedimiento producto solicitado existe. Procedimiento de
de seleccin de Si existe se contina con el proceso. Compras seleccin de
proveedores SI No existe se debe realizar el proveedores
procedimiento de seleccin de
2. Realizar Cotizacin proveedores.

2. Realizar la cotizacin del producto o

servicio requerido, se deben realizar Compras Cotizaciones
3. Generar Orden mnimo 3 cotizaciones por producto o realizadas
de Compra o servicio para sumas superiores a cinco
Contrato (5) SMLV. Para compras inferiores a
Procedimiento cinco (5) SMLV se debe considerar al
de Contratacin
menos 1 cotizacin. Salvo que el
proveedor est inscrito o tenga
contrato.
NO Se aprob la 3. Entregar la Orden de Compra a la
Cotizacin? Direccin para la autorizacin, Compras Orden de Compra
anexando la documentacin solicitada Direccin
2 a los proveedores o el contrato segn
SI el monto de las compras.

4. Enviar Orden de 4. Enviar la Orden de Compra:

Compra al Proveedor Proveedor Correo
NOTA: Ninguna Orden de Compra se Compras Electrnico
cancela si no est la firma de
autorizado.
5. Seguimiento
5. Se debe realizar el seguimiento a la
compra solicitada, verificando que
1 todos los acuerdos pactados se
cumplan.

22
 6. Recibe el producto con la Factura
o cuenta de cobro original
1 completamente diligenciado y los
respectivos requisitos comparando
con la Orden de Compra emitida Almacn
(precio, Cantidades, Referencias).
6. Llegada de mercanca
Registrar la entrada respectiva al
almacn.
La factura y entrada al almacn debe
estar firmada por el jefe de rea,
responsable del almacn y control de
NO
NO Activo
Activo inventarios.
Fijo?
Fijo?
7. Registrar la entrada en el inventario Asistente Sistema Asignado
de activos fijos. Administrativo
Almacenes e
SI Inventarios

7. Entrada al almacn 8. Realizar el recibo a entera

satisfaccin del servicio, la cual debe Quien realizo __________
ser firmada por el jefe de dependencia la solicitud
o encargado del rea.
9. Entregar a Cuentas por Pagar la Cuentas Por Sistema Asignado
8. Recibo a Orden de Compra, factura, recibo a Pagar
satisfaccin satisfaccion, cotizaciones y contrato
segn el caso, y demas documentos
del proveedor, por medio de una
relacion de entrega de facturas para
9. Cuentas por Pagar que se realice la causacion.
10. Cuentas Por pagar entrega a Procedimiento de
Tesoreria la documentacion para que Tesorera Tesorera
esta rea realice su respectivo proceso
10. Tesorera de pago.

FIN

Tabla No 5: Diseo propio

23
 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE APOYO

FECHA VERSIN
2015 1
FLUJOGRAMA DE SELECCIN Y EVALUACION DE PROVEEDORES
Pgina 24 de 28
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
Seleccionar los proveedores segn los ______________
Seleccin de requerimientos. Compras
Proveedores
1. Cuando se va a renovar, cambiar o
integrar un nuevo proveedor se solicita la Compras ______________
1. Informar a la autorizacin a la Direccin, exponiendo la
Direccin informacin del proveedor.

Si fue aprobado por la Direccin se

continua con el proceso Direccin ______________
Aprobado?
No aprobado por la Direccin se debe
NO seleccionar de nuevo los proveedores.

2. Solicitar la documentacin requerida:

3 cotizaciones Compras AZ o Carpeta de
SI Cmara de Comercio reciente proveedores
RUT.
2. Solicitar los Fotocopia de la cedula de ciudadana
documentos del representante legal
Certificacin bancaria
En el caso de persona natural se solicita
3. Creacin del la carta de clasificacin segn lo
proveedor establecido en el decreto 1070
Lista de precios con las condiciones de
pago
4. Evaluacin de Certificaciones tributarias exigidas por
Proveedores la ley. Si es posible solicitar la carpeta de
presentacin o cualquier informacin que
sea requerida.
5. Generar un Informe 3. Crear el proveedor en el sistema
asignado y archivar la documentacin Compras Registro y Control
requerida de los proveedores y registrar RUT Proveedores
en el Formato Registro y Control RUT
Proveedores, con el fin de mantener la
informacin al da. Informa con una copia
del RUT a Contabilidad para la validacin
Novedades?
en el sistema
SI 4. Realizar la evaluacin a proveedores en
1 forma permanente o segn el Compras Evaluacin de
. requerimiento de la Direccin. Proveedores
NO

24
 5. Generar el Informe sobre los resultados Informe de
de la evaluacin indicando acciones de Compras resultado de
1 mejora. evaluacin
Proveedores
Si hay novedades se debe informar a la
Direccin Compras ____________
No hay novedad se continua con el
6. Archivar proceso.
6. Archivar los resultados de los
proveedores en la carpeta Compras AZ O Carpeta
correspondiente.
7. Realizar el seguimiento a los Compras Indicadores
proveedores para la actualizacin de
7. Seguimiento datos, evaluacin a travs de indicadores.

FIN

Tabla No 6: Diseo propio

25
 En conclusin es importante resaltar que los posibles riesgos de fraude en el

departamento de compras, se pueden llegar a minimizar a travs del diseo de los

procedimientos que incurran en las operaciones de las compras garantizando puntos de control

efectivos y de seguimiento para facilitar y garantizar la transparencia de las operaciones y cada

uno de los procesos involucrados, adems de realizar un estudio y control exhaustivo de los

proveedores, garantizando la transferencia de las cotizaciones y productos o insumos a obtener.

Por ende es de alta responsabilidad no solo documentar los procesos si no realizar el

control interno adecuado para evitar el fraude ya que este es un acto intencional que el dueo de

proceso realiza solo para obtener beneficios propios que involucran el prestigio y economa de

la organizacin.

La oficina de control interno cuenta con varias herramientas de trabajo y de mejora

continua y una de las que se debera aplicar es la matriz AMFE, ya que permite analizar la

ocurrencia la capacidad de deteccin y la gravedad de los hallazgos que se puedan reflejar,

determinando por medio de la puntuacin que tan repetitivo pueda aplicarse el fraude en el rea y

como por medio de acciones recomendadas se llegan a minimizar el porcentaje de riesgo para la

organizacin.

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