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Instructivo SNC 0001 2015 - Digitalizacion PDF
Instructivo SNC 0001 2015 - Digitalizacion PDF
INTRODUCCIN
El Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) consecuente con las polticas y lineamientos del gobierno
nacional y del artculo N 7 del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley sobre Acceso e Intercambio
Electrnico de Datos, Informacin y Documentos entre los rganos y entes del Estado, publicada en la
Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.945 de fecha 15 de junio de 2012, inici
el proceso para la digitalizacin de toda la documentacin a fin de facilitar los trmites pblicos. Esta
medida va a permitir el intercambio de informacin entre instituciones del Estado y acortar los
tiempos de respuesta a los usuarios que realicen cualquier solicitud ante el SNC. En este sentido,
nuestros usuarios pueden realizar el trmite de calificacin o actualizacin ante el Registro Nacional
de Contratistas a travs de los Registros Auxiliares ms cercano a su domicilio principal sin necesidad
de preparar una carpeta con un juego de copias de la documentacin original. Adems, el Servicio
Nacional de Contratistas dispondr de la data digital cuando as se requiera, medida sta que procura
brindar una mayor seguridad, resguardo y custodia de la informacin ante posibles amenazas que
puedan acontecer, como es el caso de incendios, inundaciones u otros fenmenos naturales.
Finalmente, hemos diseado el presente instructivo que permitir orientar de manera prctica y
metodolgica el almacenamiento de la informacin para ser presentada en las oficinas del Registro
Nacional de Contratistas.
El instructivo servir de gua para que los usuarios realicen el proceso de digitalizacin,
almacenamiento de datos y la presentacin de la informacin tcnica, legal y financiera ante el
Registro Nacional de Contratistas en un dispositivo de almacenamiento ptico (CD o DVD) a fin de
realizar la calificacin o actualizacin.
Los documentos digitalizados (requisitos) sern consignados por el contratista, conjuntamente con
sus originales a fin de ser cotejados entre s. Con el propsito de facilitar la revisin y el posterior
anlisis de la informacin, debern estar dispuestos en el mismo orden.
Es importante destacar que el Servicio Nacional de Contrataciones como autoridad tcnica en materia
de contrataciones pblicas podr establecer nuevos lineamientos que permitan sistematizar y
simplificar los procesos desarrollados en el Registro Nacional de Contratistas.
INSTRUCCIONES
a.- El Contratista deber consignar la totalidad de los documentos, que le son solicitados en el Manual
de requisitos Legales, Tcnicos y Financieros que deben presentar las personas naturales y jurdicas
interesadas en inscribirse o actualizarse ante el Registro Nacional de Contratistas (RNC), en
concordancia a lo establecido en la Providencia Administrativa N DG/2014 A-0123, de fecha 07 de
octubre de 2014, segn Gaceta Oficial nmero 40.519 de fecha 15 de octubre de 2014,
conjuntamente con la planilla de Solicitud de Inscripcin y/o Actualizacin ante el Registro
Nacional de Contratistas (RNC).
b.- El Contratista deber compilar y digitalizar los documentos que le son requeridos siguiendo el
orden descrito en el Anexo N 1. Cuando existan modificaciones en los documentos legales
(Modificaciones estatutarias o similares), deber organizarse de manera consecutiva y cronolgica,
desde la ms reciente hasta la ms antigua.
c.- El Contratista deber foliar cada documento antes de ser escaneado en la parte superior derecha,
en forma vertical, de arriba hacia abajo. La codificacin a utilizar para efectuar el foliado depender
del rea a la que correspondan los documentos (legal, tcnica o financiera) y estar compuesta por
la inicial del rea seguida por un guin (-) y el consecutivo numeral (Ver anexo 2). En el caso de
no poder foliar algn documento legal por ser original o poseer una numeracin previa, deber
colocarle un papel desprendible o similar y foliar sobre l, de manera de no alterar el documento
original.
d.- El Contratista deber elaborar un ndice de Documentos del rea Legal, donde se especifiquen el
nmero de folio y el documento a que hace referencia, el cual pasar a constituir el primer
documento de dicha rea, y por tanto deber estar foliado como L-1. Este ndice deber contener
al final una declaracin por parte del Representante Legal, dejando constancia de que los
documentos all incluidos son copia fiel del original (Ver ejemplo en el Anexo N 3).
e.- Al momento de escanear los documentos, el Contratista deber tener en cuenta las siguientes
consideraciones tcnicas:
Utilizar una resolucin de 150 DPI, para que facilite el proceso de carga y almacenamiento de
la informacin.
Digitalizar cada documento a partir del original para que se aprecie ntido y legible.
El formato a utilizar para presentar los documentos una vez escaneados ser PDF (Portable
File Document o Fichero de Documento Trasladable) con capacidad de bsqueda. Se
recomienda conservar las imgenes digitalizadas en su formato original para posibles
modificaciones que le sean requeridas en la fase de validacin o auditora de la informacin.
El Fichero contentivo de los requisitos deber identificarse con el nombre y nmero de RIF del
Contratista, en mayscula y sin guiones u otros caracteres.
g) El contratista podr anexar CD o DVD con informacin adicional que considere relevante para el
anlisis de la informacin consignada.
ANEXO N 1:
ORDEN EN QUE DEBERN PRESENTARSE LOS RECAUDOS
AREA TCNICA
En Efectivo:
Mayor Analtico de la cuenta Caja y Banco
Planilla de Depsito o Transferencia Bancaria
Certificacin Bancaria de Depsito o Transferencia
Certificacin Bancaria de la Liberacin de Cheque
Mayor Analtico de los Activos Aportados
Relacin y soportes de los desembolsos de efectivo
Documentos o soportes del aporte por parte de los accionistas
Estados de Cuenta Bancarios
Libro de Inventarios y Balances
En Bienes:
Mayor Analtico de la Cuenta de Bienes
Documento autenticado de cesin o traspasos de bienes muebles
Facturas o Documento de Propiedad de Bienes
Avalo de Bienes
Cdula del profesional que efectu el Avalo
Carnet del profesional que efectu el avalu
Resumen fotogrfico de Bienes (Vehculos, Maquinarias, similares)
En Acreencias:
Mayor Analtico de la Cuenta por Pagar Accionistas
Documento de cesin de la deuda.
Soportes de los montos ms significativos que componen las cuentas por pagar.
Libro de la Junta de Administradores
Acta y anexo de acuerdo definitivo de Fusin y Aumento de Capital
Estados Financieros
Mayores analticos de las cuentas afectadas
Acta y anexo de acuerdo definitivo de Disminucin de Capital
Estados Financieros
Mayores analticos de las cuentas afectadas
Acta y anexo de acuerdo definitivo de Acciones en Tesorera
Estados Financieros
Mayores analticos de las cuentas afectadas
Acta y anexo de Futuras Capitalizaciones
Mayores analticos de las cuentas afectadas
Soportes de acuerdo al tipo de aumento de capital
Acta y anexo Prima o Descuento por la Emisin de Acciones
Mayores analticos de las cuentas afectadas
Soportes de acuerdo al tipo de aumento de capital
Acta y anexo de Aprobacin de los Estados Financieros
OTROS DOCUMENTOS:
Declaracin de Impuesto Sobre la Renta (ISLR) de los dos (02) ltimos ejercicios econmicos
Certificado Electrnico de Recepcin de Declaracin por Internet
Carta de calificacin de contribuyente exento del ISLR, emitida por el SENIAT
ANEXO N 2
CODIFICACIN PARA EL FOLIADO DE LOS REQUISITOS
(EJEMPLO)
L-1 (L-uno)
L-2 (L-dos)
L-3 (L-tres)
L-4 (L-cuatro)
L-5 (L-cinco)
...
T-1 (T-uno)
T-2 (T-dos)
T-3 (T-tres)
T-4 (T-cuatro)
T-5 (T-cinco)
...
F-1 (F-uno)
F-2 (F-dos)
F-3 (F-tres)
F-4 (F-cuatro)
F-5 (F-cinco)
...
ANEXO N 3:
INDICE DE DOCUMENTOS DEL AREA LEGAL
(EJEMPLO)
FIRMA
NOMBREY Y APELLIDOS
Representante legal de la empresa XXXXXX
C.I. XXXXXXXXX