NTC 3393 ICONTEC

CARTA

Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y

personas naturales; igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados.

El destinatario es siempre UNA sola persona o Institucin.

La Norma Tcnica Colombiana 3393 establece los siguientes parmetros para la

elaboracin de cartas comerciales:

Mrgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3cm y
4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Partes de la carta Fecha: Se escribe
acompaada de la ciudad de origen: da, mes, ao. Ejemplo: Medelln, 10 de
febrero de 2003.

Encabezamiento o datos del destinatario: se dejan entre cuatro y seis espacios

sencillos despus de la fecha. Los datos que componen el encabezamiento se
escriben a espacios sencillos. Estos datos son:

Tratamiento: se escribe la palabra completa, con mayscula inicial y sin

abreviaturas: Seor, Seora, Licenciado, Ingeniera, Economista, Doctor, etc.
Nombres y apellidos completos de la persona a quien va dirigida la carta, escritos
en MAYSCULAS FIJAS.

Cargo: Gerente, Rector, Jefa, Fiscala, Intendenta, etc. El cargo se escribe con
mayscula inicial y, si es muy largo, se puede dividir, evitando la particin silbica.

Nombre de la empresa: se escribe en el rengln siguiente, iniciando con

mayscula. Si el nombre de la empresa es una sigla, se escribe con maysculas
fijas.

Las cartas deben ir siempre dirigidas a una persona, pero cuando su nombre se
desconoce, debe escribirse el tratamiento en minscula y el nombre de la empresa
en maysculas fijas.

Asunto: tambin llamado "referencia", es una lnea opcional que sintetiza el tema
de la carta. Cuando la carta se dirige a una Junta, es conveniente que se escriba el
asunto para facilitar la respuesta deseada.

Saludo: es la frase de cortesa, que se escribe despus del encabezamiento y

antes del cuerpo de la carta. Ejemplos: Apreciado seor Gmez; Respetados
seores; Respetado seor Rector. Despus del saludo se escriben dos puntos. Se
sugiere que cuando el destinatario es una mujer, se le trate por su nombre y
cuando es un hombre, por su apellido, as: Apreciada economista ngela;
Apreciado economista Prez.
Texto: es el mensaje que se transmite al destinatario. Est contenido, en promedio,
en tres prrafos: el primero introduce el tema; el segundo lo desarrolla, y el tercero
presenta informacin complementaria. Los prrafos deben ser cortos, claros y
sencillos. No se deben dividir los nombres propios, las cifras, las fechas, las
cantidades ni las palabras escritas con maysculas fijas. Es incorrecto separar una
slaba y no poner guin o marcar doble raya o poner raya de subrayar debajo de la
letra. Los prrafos se escriben a espacio sencillo y a dos espacios entre prrafos.

Despedida: igual que el saludo, es una expresin de cortesa. Se puede elegir una
expresin de una o dos palabras, seguida de una coma o una oracin terminada en
punto. Ejemplos: Cordialmente, Atentamente, Respetuosamente, Cordial saludo,
Atento saludo, Muchas gracias por su atencin, etc.

Firma: Est compuesta por tres elementos: Nombre y apellidos del remitente,
escritos en maysculas fijas.

Rbrica: es el conjunto de rasgos de figura determinada que, como parte de la

firma, pone cada cual despus de su nombre o ttulo. La rbrica se escribe encima
del nombre del remitente que se ha escrito en maysculas fijas. No se usa la raya
para poner la rbrica.

Cargo o documento de identificacin: se escribe debajo del nombre y con

mayscula inicial. Cuando la carta est firmada por una persona particular, va, en
el lugar del cargo, el documento de identificacin personal.

Cuando firman dos o ms personas, los nombres van por categora. No obstante,
el autor de la comunicacin debe firmar debajo de la despedida, aunque su cargo
sea inferior al de quien firma a la derecha.
Ejemplo:
CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS
DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA
COLEGIO LA SALLE
CUCUTA

San Jos de Ccuta, febrero 25 de 2009

Ingeniero
JAVIER ENRIQUE JAIMES SILVA
Jefe De Gestin De La Informacin
Ciudad

Respetados Seor:

La congregacin de los hermanos de las escuelas cristianas Colegio La Salle

Ccuta agradece su asistencia al acto de inauguracin de la planta fsica, nueva
entrada y celebracin de los 55 aos de la institucin el pasado Lunes 19 de Enero
que se llevo a cabo en nuestras instalaciones.

Su colaboracin y participacin han sido una parte fundamental para el xito de

este evento, que Dios los siga colmando de bendiciones y fe para continuar en el
camino de acompaamiento de la juventud.

Fraternamente en Cristo y en De la Salle.

Hno. MANUEL EDUARDO CABALLERO SILVA

Rector
 CIRCULAR

Comunicacin de carcter general o informativo, dirigida a varios destinatarios, con

el mismo texto o contenido.

Clases de circular

De acuerdo con el destinatario la circular se clasifica en:

-Circular externa (o carta circular) NTC 3393

-Circular interna (o general) NTC 3234

Circular interna (o general)

Se utiliza para dar a conocer internamente actividades de la Entidad, as como

normas generales, polticas, disposiciones, rdenes y asuntos de inters comn.

A) Normas generales para la elaboracin de circular interna

-El destinatario de esta circular siempre debe ser un grupo.

-El texto debe redactarse en forma impersonal, o en tercera persona del singular.
-No debe contener errores tcnicos, ni ortogrficos, ni gramaticales, ni de
puntuacin.
-La presentacin debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

B) Partes de la circular y su distribucin

La circular se elabora en papel bond, tamao carta, con membrete, y de acuerdo

con los siguientes requisitos:
Ejemplo:

CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS

DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA
COLEGIO LA SALLE
CUCUTA

CIRCULAR

001

San Jos de Ccuta, febrero 25 de 2009

PARA PERSONAL ADMINISTRATIVO

Asunto: Manejo de correspondencia

Con el fin de optimizar recursos y lograr eficiencia en los procesos Institucionales, se

informa que a partir de la fecha el procedimiento para la elaboracin, envo y difusin de la
correspondencia, ser el siguiente:

1. Todo documento antes de enviarse debe llevar el visto bueno del rector.
2. Toda correspondencia debe ser radicada, la correspondencia debe llevar un
nmero consecutivo el cual se solicita en recepcin para realizar su radicacin.
3. Los correos electrnicos o cualquier otra correspondencia en medio magntico que
afecte la prestacin del servicio (Cliente, Legal, Institucional y de la congregacin)
debe ser radicada.
4. Se debe dejar en recepcin un registro de entrega cuando se elaboren documentos
confidenciales o una copia cuando sea un documento de informacin general.
5. Con el fin de unificar los diferentes documentos de correspondencia elaborados por
las diferentes reas de la institucin, toda correspondencia se deber elaborar
siguiendo las normas Icontec correspondientes a cada tipo de documento.

Nota: En la pgina Web del colegio se encuentran publicadas normas y ejemplos para la
elaboracin de los diferentes documentos (memorandos, circulares y cartas) de
correspondencia.

Cordialmente

Ing. JAVIER ENRIQUE JAIMES SILVA Hno. MANUEL EDUARDO CABALLERO SILVA
Jefe de Gestin de Informacin Rector
 MEMORANDO

Comunicacin escrita de carcter interno de una empresa, que se utiliza para

transmitir informacin, orientaciones y pautas de las dependencias locales,
regionales, nacionales o internacionales

El memorando NO se dirige a un grupo, es personalizado.

Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. Tambin

hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El plural de la
palabra es variable y todos son correctos Memoranda, Memorndums,
Memorandos o Memorndumes).
Ejemplo:

CONGREGACION DE LOS HERMANOS DE LAS ESCUELAS CRISTIANAS

DISTRITO LASALLISTA DE BOGOTA
COLEGIO LA SALLE
CUCUTA

MEMORANDO

001

San Jos de Ccuta, febrero 25 de 2009

PARA: Ing. Javier Enrique Jaimes Silva, Jefe de Gestin de Informacin

DE: Rectora

ASUNTO: Reunin comit de calidad

El comit de la calidad llevar a cabo su reunin quincenal el da lunes 23

de Febrero del 2009. En la reunin se evaluara el plan el trabajo de Enero y
Febrero.

Es muy importante contar con su presencia.

Atentamente,

Hno. Manuel Eduardo Caballero Silva

Rector