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Manual de Procedimientos de Monica 8.5 PDF
Manual de Procedimientos de Monica 8.5 PDF
1. Hacer una Nota Crdito al cliente por el artculo que est devolviendo, anotar en
referencia el cdigo del artculo y la factura que corresponde.
3. Retirar del inventario el artculo nuevo del cliente a notar en referencia la factura que se
afecta por este cambio.
4. Hacer una nota debito por el valor del nuevo artculo con IVA incluido, aqu sale el saldo
apagar por el cliente. El cliente paga este saldo
Nota: esta documentacin se debe agrupar junta y manejar una carpeta para archivar por aparte
de las facturas y dems documentos
2. Abrir una nueva lista y agregar los artculos que hay que ajustar y agregar las cantidades o
retirar las mismas.
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3. Retornar, clic en ajustar inventario seleccionar todos los artculos en la lista y aceptar.
Valor del inventario: selecciona la fecha a consultar y el rango de los artculos por cdigo,
descripcin o categora
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Listado de artculos por proveedores: Seleccionar ms reportes; seleccionar Prod. Por proveedor
LIBRO DE COMPRA
1. Crear el o los articulo(s) padre, articulo(s) hijo; el articulo padre ser del cual se desprende
para formar las unidades del articulo hijo
2. Cuando se cree este artculo (hijo) ir a Detalles Adicionales del artculo, en la parte inferior
del recuadro dar clic en asignar
3. En el siguiente recuadro se selecciona el artculo o artculos que conforman el nuevo
artculo y la cantidad de cada uno de ellos. Es de anotar que el costo est determinado por
el costo de los artculos o articulo utilizado para este fin
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Aqu se puede
colocar el iva que
corresponde
Cdigo de barras
Aqu se coloca la categora o lnea a la cual pertenece el artculo es opcional pero para una mayor
organizacin y reportes ms precisos se debe llenar
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Se manejan las cuentas contables de dicho artculo si su venta es exenta de iva o tiene una cuenta
especial, el costo y el inventario
Ahora en precios podemos modificar el precio de venta de un articulo o de varios y afecta a la lista
de precios.
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Por fecha
Por codigo
Por descripcin
Lista de etiquetas
disponibles
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Al momento de seleccionar todos los artculos se puede ajustar el precio incrementado el valor del
iva en cada artculo o aplicar descuentos solo se antepone el signo - y el porcentaje
Al seleccionar uno o varios artculos, despliega esta venta que permite escoger artculos de una
factura o una orden de compra y cambiar el precio
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FACTURACION
Puede buscar al
cliente digitando su
cedula o NIT,
tambin muestra
una lista de los
clientes registrados
Digitando el cdigo
del artculo sale un
submen de
bsqueda
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Termino de pago
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Al seleccionar un cliente se puede obtener el registro de las compras presionado este botn o la
tecla F12, en este registro se ven los artculos comprados por el cliente la factura, la fecha y
cantidad
Al presionar este botn o la tecla F4 se despliega el listado de artculos por orden alfabtico
indicando el precio y la cantidad en el inventario
Al presionar el botn pagos previos se despliega una lista que muestra el saldo a favor que tiene el
cliente por devoluciones, abonos anticipados o ajuste en su cuenta se puede elegir y aplicar el
valor que descuenta del total de la factura en curso
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Al presionar el botn Detalle muestra las facturas vencidas que tiene le cliente y el saldo a pagar
por cada una y el saldo total
Aqu escribimos
la cantidad y
automticamen
te nos da el
saldo
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En Referencia
seleccionamos
el tipo de pago
que el cliente
hace
Libro de venta
Venta por vendedor : Utilidad de cada factura, el costo de venta y el iva
Ventas por trminos: Efectivo, crdito, cheque, tarjeta.
Impuesto por venta: Iva y rete fuente
Relacin de artculos por cliente
Ventas por categora: Muestra un anlisis estadstico de la venta de categora por artculos
Facturas que han sido eliminadas
Facturas por fecha
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Al presionar el botn Mas Reportes obtenemos 5 reportes distintos que rene el serial de los
artculos, las ventas por ciudad, las retenciones aplicadas, clase de facturas (en Mnica se manejan
3 clases de facturas con su numeracin independiente)
Este es Retenciones, el
comportamiento de este reporte es
similar al de Impuesto por venta
(pg. 31). Muestra la relacin de la
retencin aplicada a las factura, este
impuesto se crea en (Factura,
formatos, contadores, etc.),
Referencia y definir Retencin-
Modulo de Parmetros
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Esta seccin tambin es conocida como cartera. Este mdulo le permite llevar un control
de las ventas al crdito, pagos, dbitos y crditos que tiene con sus clientes. Para ingresar
a esta seccin, simplemente presionar el botn de Cuentas por cobrar desde el men
principal.
Las cuentas por cobrar registran los documentos, es decir las transacciones de ventas,
pagos, etc. por ejemplo, cuando Ud. realiza una factura, se registra un documento que
representa esta venta (cada documento tiene un nmero nico asignado por MONICA), si
tiene un pago asignado a esta factura, entonces se genera otro documento que cierra una
factura o un dbito. Si realiza una devolucin, entonces se genera un documento en catas.
Por cobrar que refleja esta transaccin
Muestra e imprime un
Registra el dbito documento seleccionado
Registra los pagos y
a un cliente
crdito de un cliente
Imprime el estado de
cuenta del cliente
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Cuando selecciona esta opcin, se puede
Pagos/crditos realizar los pagos para un solo cliente sobre
facturas o dbitos que tenga pendientes,
Por ejemplo si Ud. vendi al crdito y su
cliente le enva el pago, entonces utilizar
esta opcin para registrar dicho pago.
Simplemente hacer clic en Pagos/Cr.
MONICA procede a generar un documento
por este pago.
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recuadro con los valores que aplican para cada uno; as al momento de registrar el pago del cliente
estos valores son restados del total apagar
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En este punto damos clic en Aceptar si los valores que aplican son correctos
Una vez aplicado los impuestos en la columna de
Balance est el valor a pagar por el cliente, en azul
salen los impuestos que se aplican a cada factura y
su valor correspondiente. En azul esta la columna A
Pagar
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Para obtener informacin extra pulsamos el botn Ver doc. en el cual despliega informacin del
cliente seleccionado como los das vencidos, la ltima fecha de pago, el ltimo pago, los pagos
acumulados y el nmero de pagos hechos. Hay un botn editar que permite modificar estos
valores para hacer un ajuste a la cuenta del cliente
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Cierre del Periodo: Esta opcin se usa para calcular el estado de cuenta del cliente y generar sus
estados. Es de anotar que cuando se realiza esta operacin los documentos elaborados en el
periodo de cierre no son modificable (facturas, devoluciones, pagos, dbitos, crditos y asientos
contables). Es recomendable hacer los cierres trimestralmente para un mayor control y
organizacin de la informacin.
Los estados de cuenta son enviados a los clientes posteriormente se registran los pagos
correspondientes.
Nota: Hacer una copia de seguridad antes de cada cierre y guardarla con la fecha correspondiente
en caso de presentar inconsistencia con la informacin se podra corregir sin ningn problema
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REPORTES VARIOS
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Modo de presentacin
de la informacin
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En la letra de cambio estn aparece aquellos clientes que estn vencidos en su saldo, el formato es
nico para todos. Se puede modificar la fecha, los das y los interese.
Marcando esta casilla Imprimir Letra de Cambio podemos elaborar una letra de cambio al cliente
ajustando los campos ya mencionados
Compras: Se encuentra dentro del mdulo de inventario y es aqu donde se registra la entra de
mercanca, elaborando un documento llamado orden de compra
Al elaborar la orden de compra queda a espera para pulsar el botn recibir que
indica hacer un conteo previo de la mercanca y verificar que sea acorde con la
orden elaborada
Podemos observar como en la columna condicin hay una orden sin recibir y presionando este
botn Recibir y aceptar teneos la venta que permite hacer un conteo fsico de la mercanca
despachada, hacer ajustes a los precios de venta sobre los artculos de la orden como se muestra a
continuacin.
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Es de anotar que al momento de dar Aceptar los artculos pasan al inventario y la orden ya no se
puede modificar es por tal motivo que se debe tener cuidado en la verificacin de cantidad y
precio para hacer ajuste que impliquen cambios en las tablas del programa
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Este mdulo es igual al de factura pg. 16 con las mismas funciones descritas anteriormente
Rete fuente
predefinida
COTIZACIONES: Este apartado no debe ser confundido con la creacin de cotizaciones para
clientes ya que los precios son los costos de cada artculo y es para enviar a los proveedores.
Las funciones son iguales a la elaboracin de una compra o factura lo diferente es que al crear este
documento no se generan asientos contable y esto pueden ser modificados sin que ello afecta la
informacin y la contabilidad.
Este mdulo le permite manejar las compras que realiza a sus proveedores, por
ejemplo cuando compra al crdito, Ud. puede registrar estas compras en estas
pantallas, as como los pagos los cuales pueden ser parciales o totales. Tambin
puede saber cules son las deudas que tiene por proveedor, las deudas que estn por
vencer, los balances que tiene por cada proveedor.
Este mdulo esta conectado con las compras (Ver el mdulo de inventario), por
ejemplo, cuando realiza una compra a su suplidor, sta queda registrada en las
cuentas por cobrar. Cada registro que se hace en las Ctas. por cobrar representa un
documento. MONICA asigna un nro. de documento a cada transaccin que realiza,
por ejemplo si ingresa un pago, entonces se registra como un nro. de documento (el
cual es nico), as mismo si realiza un dbito un crdito.
Aqu seleccinalos Debito y las orden ha desaparecido ya que asumimos un nuevo compromiso
con este proveedor (el valor a registrar pude ser un ajuste a la factura, flete u otra accin que este
por fuera de la compra de mercanca)
Al seleccionar solo registrar el pago el listado queda desactivado para asumir la cantidad que se
registra
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Se digita el valor
en esta columna
Nota: Monica presenta una falencia en este punto ya que el tipo de pago EFECTIVO no permite la
relacin de mltiples pagos como lo permite CHEQUES ya que en este se puede subdividir el valor
total en pago para arriendo, papelera, servicios, etc.
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Consecutivo del
cheque
En cta. Corriente se
explicara mejor su
funcin
Imprime la nota
debito/crdito en el
documento especifica a que
corresponde
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Se registra el debito al proveedor seleccionado. Recuerden que esto se aplica para motivos ajenos
de la facturacin normal
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Es la misma pantalla vista en CXC salvo que el botn editar no esta presente en esta pantalla, pero
la informacin es la misma: el total pagado, fecha de ult pago, das vencidos, N de pagos, etc.
Seguimos con estado de cuenta que es lo mismo visto en CXC solo que la informacin es sobre el
proveedor
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ESTIMADO/ORDEN/COTIZACIN
En este mdulo la creacin de documentos es similar a crear una factura, con la posibilidad de
manipular el contenido, eliminarla convertir el documento creado ya se par ser transferido a un
proveedor (en caso que el cliente haga pedido de artculos que no disponemos se puede trasladar
este documento a cotizacin de proveedores en inventario) o pasar el documento al modula de
facturacin creando una nueva factura en base a los ya elaborados.
Este mdulo no afecta la parte contable, puede ser eliminado o modificado si que esto altere la
parte administrativa del software
Transfiere el documento selecciona a
cotizacin de proveedores en inventario
GUIA DE REMICION
Este mdulo es para manejar la mercanca en consignacin dada a los clientes afecta a cuentas X
cobrar y contabilidad. La creacin es similar a una factura
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Este formulario permite hacer pagos o abonos, ajustar la fecha de vencimiento y trasladar a los
distintos formatos de factura
CUENTAS CORRIENTES
Este mdulo le permite realizar los cheques. Aqu Ud. puede emitir, modificar e inclusive
imprimir los cheques de la cuenta corriente de su empresa. MONICA le puede llevar hasta 100
diferentes cuentas corrientes. Puede crear conceptos para los cheque y enlazar estos con una
cuenta contable, hacer consignaciones y retiros de la cuenta
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Seleccionar cliente o
proveedor a emitir el cheque
Seleccionar conceptos
Listado de los
cheques elaborados
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Esta venta es
desplegada para
seleccionar los
conceptos que aplican
al cheque y distribuir la
cantidad entre estos
Aqu podemos observar que se eligen los conceptos que aplican y el valor que correspondiente a
cada uno de ellos en la columna Monto digitamos el valor, en la columna Cod Cuenta indica la
cuenta contable que aplica para este concepto (esta ya se ha definido al momento de crear el
concepto pero se puede modificar al presionar el botn Cuenta)
Listado de cuentas contables, podes seleccionar la cuenta que aplique al concepto elegido
Depsitos y Retiros
Listado de las
transacciones, maneja
un consecutivo global
tanto para cheques
como para depsitos y
retiros
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Al dar clic al botn Crear podemos registrar las consignaciones o retiros que se hagan de la cuenta
bancaria, el consecutivo o Transaccin es automtico y de igual forma muestra el saldo que se
tiene en la cuenta
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CONSULTA CHEQUERA
Se puede realizar diferentes consultas a los cheques que se han realizado, para ello,
simplemente hacer un clic sobre Consulta Chequera la cual le muestra una pantalla con los
cheques emitidos. Ud. puede hacer consultas usando diferentes criterios. Trate de probar los
diferentes botones que se muestran a fin de poder ver los alcances de estas opciones.
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Esta pestaa muestra el listado completo de los cheques emitidos y su estado N para no cobrados
y S para cobrados el cambio de estado se hace manualmente
Modifica por completo la cuenta bancaria creada desde su saldo hasta el nmero de cuenta
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Imprime un estado de cuenta Bancaria que puede ser comparado con el enviado por el banco
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Imprime los movimientos realizados en un periodo determinado para ser comparados con los
extractos bancarios
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CONTABILIDAD
Para registrar las transacciones en la empresa se usa el mtodo de 'doble entrada', o partida
doble , es decir se registra hacia donde va el dinero (Dbitos) y de donde viene el dinero
(Crditos), esta doble entrada o 'asiento' siempre debe ser igual, por ejemplo si se vende un
producto, recibe dinero por la mercadera que entrega. La mercadera se dirige al cliente
(dbito) y viene de ventas (crdito).
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A fin de poder aprovechar las ventajas que brinda un sistema computarizado como MONICA
se debe seguir ciertos lineamientos y/o restricciones, aunque no es necesario definir
completamente la contabilidad para usar las otras opciones, como FACTURAS, CHEQUES,
INVENTARIO, es necesario completar la definicin de los parmetros de contabilidad, a fin de
poder ingresar los asientos al LIBRO DIARIO. A continuacin se explican los pasos necesarios
para iniciar la Contabilidad. Lea completamente estas instrucciones a fin de realizar un
correcto inicio de la Contabilidad en su empresa.
Listado de cuenta
predeterminado que carga
MONICA, se puede aadir
este listado presionando en
botn Adicionar Tabla
Aqu podemos modificar todos los aspectos de la cuenta contable cdigo, descripcin, Nit, estado
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Aqu encontramos el
listado de los asientos
creados, podemos crear,
modificar, ver e imprimir y
pasar los asientos a otros
archivos
CREAR ASIENTO
CLIENTES PROVEEDORES
MONICA genera asientos automticos para facturas, cuentas X pagar, cuentas X cobrar,
movimiento de inventario y cta. Corriente, genera un consecutivo automtico en comprobante y
clasifica el asiento por fuente contable (Ingreso, Egreso, Venta, Compra, Rb de caja, etc.)
dependiendo del mdulo, es decir si es facturacin se genera una venta, si es un pago a un
proveedor se genera un CP Egreso, etc.
Pasa el asiento
creado al libro diario
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Creacin, modificacin y
eliminacin de asientos
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INFORME CONSOLIDADO
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INFORMA DETALLADO
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INFORME TOTALES
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LIBRO MAYOR
Tiene por objetivo agrupar las operaciones por cuenta de tal manera que refleje la situacin de
alguna cuenta en particular en el momento que se desee
Listado de operaciones
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Tambin se puede
imprimir en otros
formatos para armar el
libro mayor
BALANCE
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BALANCE GENRAL
Saldo en negativo
BALANCE DE COMPROBACION
Se trata de un documento
contable que permite hacer una
idea sobre la situacin de la
empresa, y las operaciones
realizadas en el mes
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RESUMEN DE GASTO
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GANANCIAS Y PERDIDAS
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BALANCE TRIBUTARIO
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