Mantenimiento Preventivo Programado. Mayk PDF

MANUAL DE
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
PROGRAMADO
Manual de Funciones y Gua de
Implantacin de un Sistema de
Mantenimiento Preventivo Programado
Disponibilidad = Calidad Acadmica
Apoyo al Proceso de Reforma de la Educacin Media en

el rea Tcnica APREMAT
6 DE ENERO DEL AO 2000. SAN SALVADOR, EL SALVADOR.
Este documento es el resultado de consultora bajo proyecto APREMAT

segn nmero de Proyecto SLV/B7-310/IB/97/248. El documento goza de los
derechos de propiedad intelectual bajo las leyes de la Repblica de El Salvador.
Por lo que dicho material podr ser reproducido exclusivamente para uso de los 22
institutos focales para los cuales ha sido diseado. El documento podr ser
reproducido nicamente por las oficinas centrales de APREMAT, o bajo su previa
autorizacin.
Manual de Mantenimiento Preventivo Programado
NDICE:
I. CAPTULO 1: RESUMEN EJECUTIVO---------------------------------------------------------2
II. CAPTULO 2: OBJETIVOS DEL MANUAL -------------------------------------------------5
III. CAPTULO 3: MARCO TERICO --------------------------------------------------------------6

3.1 INTRODUCCIN A MANTENIMIENTO PREVENTIVO-----------------------------6
3.2 DISPONIBILIDAD -------------------------------------------------------------------------------9
3.3 DEFINICIONES DE MANTENIMIENTO----------------------------------------------- 15
IV. CAPTULO 4: NDICES DE MEDICIN DE MANTENIMIENTO ----------------- 19
V. CAPTULO 5: PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO--------------------------- 23
VI. CAPTULO 6: FUNCIONES DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO ----------- 29

6.1 REGISTRO DE UNIDADES ----------------------------------------------------------------- 31
6.2 PLAN DE MANTENIMIENTO-------------------------------------------------------------- 42
6.3 MECANISMO DE GENERACIN DE ORDENES DE TRABAJO --------------- 46
6.4 CONTROL DE INVENTARIOS ------------------------------------------------------------- 68
6.5 COMPRAS----------------------------------------------------------------------------------------- 73
6.6 DOCUMENTACIN TECNICA------------------------------------------------------------- 78
6.7 ANLISIS Y RETROALIMENTACIN -------------------------------------------------- 82
VII. CAPTULO 7: DIAGRAMA DE FLUJO DE INFORMACIN --------------------- 85
VIII. CAPTULO 8: ORGANIZACIN--------------------------------------------------------- 86
IX. CAPTULO 9: PRACTICAS CONTRACTUALES----------------------------------------- 95
X. CAPTULO 10: SOSTENIBILIDAD FINANCIERA DEL SISTEMA DE

MANTENIMIENTO PREVENTIVO ------------------------------------------------------------------ 101
XI. GLOSARIO DE TRMINOS TCNICOS ------------------------------------------------- 108
XII. ANEXO A. FORMULARIOS --------------------------------------------------------------- 109
Proyecto APREMAT 1
I. CAPTULO 1: RESUMEN EJECUTIVO
La educacin se est convirtiendo en la nica garanta para la seguridad

laboral en una sociedad cada vez ms tecnificada y especializada. Muchos
expertos aseguran que los trabajos del futuro sern para las personas que
presenten la mayor oferta de habilidades y conocimientos tcnicos.
De igual forma, la educacin media en El Salvador debe de asegurar que los

graduados puedan ofertar sus servicios con un alto grado de conocimiento
prctico y cuyos puestos sean remunerados por el valor intelectual de sus
conocimientos.
La educacin en general en El Salvador, al igual que en muchas naciones del

mundo, esta tomando la importancia que se merece. En particular los Institutos
Tecnolgicos deben de jugar un papel primordial para el anhelado desarrollo
econmico y social del pas. En los aos venideros se prevn muchas mejoras
positivas en los Institutos Tecnolgicos de El Salvador. Las mejoras se darn
conforme nuestra capacidad de adaptacin a nuevos estndares de calidad
acadmica se presenten.
Uno de los componentes fundamentales para una efectiva enseanza es el del

equipamiento de los talleres o laboratorios de los institutos para sus diferentes
reas de especializacin. El equipamiento consiste en la bsqueda de equipos de
laboratorio modernos, ms automatizados, con mayor grado de productividad y
calidad acadmica. El poseer un recurso ya no es simplemente lograr obtenerlo,
sino que poseer un recurso requiere en los tiempos actuales la habilidad de
administrarlo, cuidarlo, usarlo y mantenerlo.
El objetivo de poseer un recurso, es el de poder disponer de ste para los

propsitos acadmicos para los cuales el centro educativo desea fortalecer
prcticamente a sus alumnos. Y una de las tendencias fuertes ya probadas a
Proyecto APREMAT 2
nivel mundial para lograr estos objetivos de disponibilidad es por medio del
Mantenimiento Preventivo Programado. En pocas palabras, de nada sirve que la
institucin educativa compre, le regalen, o le donen el recurso acadmico, si no
se puede utilizar para sus fines de enseanza.
Lograr implantar los mecanismos necesarios de un Sistema de Mantenimiento

Preventivo Programado requiere de la puesta en marcha operativa de las
funciones del sistema, pero al mismo tiempo requiere de la generacin de un
hbito a favor del mantenimiento preventivo. Ambas tareas requieren esfuerzo,
disciplina y conocimiento sobre prcticas de Administracin de Mantenimiento
Preventivo Programado.
Como podemos observar, este manual est siendo presentado a los

responsables de los diferentes Institutos Tcnicos de El Salvador en los primeros
das del ao 2000. Son muchas las expectativas que nos presenta el nuevo
milenio. Es necesario avanzar en las prcticas tcnicas a TODO nivel para poder
brindar la mejor educacin posible a los estudiantes. El mantenimiento preventivo
no es una rama totalmente nueva. Lo que es nuevo es el reconocimiento de su
importancia en las reas de enseanza tcnica. Para que los institutos puedan
albergar nuevos materiales, equipos e infraestructuras didcticas en ste nuevo
milenio, es totalmente imprescindible que exista una cultura y un conocimiento
prctico sobre el mantenimiento preventivo. Esto es as porque las limitantes
econmicas, de recursos humanos, de normativas, etc. con la que se han visto
encarados los Institutos Tcnicos de El Salvador durante la pasada guerra y a
finales del siglo XX, no han permitido una estrategia definida sobre la
conservacin de sus recursos. Ahora que se incurre en nuevos proyectos de
equipamiento, reformas curriculares, infraestructura y otros, es responsabilidad de
todos mantener y no permitir que los recursos se deterioren.
El momento de iniciar la implantacin de un sistema de mantenimiento

preventivo programado en cada instituto es de inmediato, an cuando no se
tienen los nuevos equipos. El mantenimiento preventivo ayuda a reducir los
Proyecto APREMAT 3
problemas inesperados y a conservar los activos que ya poseemos. Al iniciar

ahora las funciones y la puesta en marcha del sistema de mantenimiento,
estaremos listos para cuando lleguen los nuevos recursos didcticos a los
institutos. La incorporacin de stos al esquema de mantenimiento preventivo
ser muy transparente y sin obstculos. En general, la mejor estrategia es
sistematizar las funciones y responsabilidades que requiere un sistema de
mantenimiento para cuando los nuevos recursos lleguen. Y por el contrario,
resulta mucho ms difcil tratar de implantar el sistema de mantenimiento hasta
despus de instalados los nuevos recursos.
Estas filosofas y la implantacin del presente manual garantizarn la

prolongacin de la vida de los equipos, infraestructuras, proyectos y otros que
contribuyan a mejorar la calidad de la enseanza, y al mismo tiempo propicien un
desarrollo econmico y social en las reas de influencia de cada instituto. Todas
las personas se vern beneficiadas por las mejoras en las funcionalidades
didcticas y agrado laboral que proporciona una cultura responsable orientada al
MANTENIMIENTO PREVENTIVO.
Proyecto APREMAT 4
II. CAPTULO 2: OBJETIVOS DEL MANUAL
Objetivo General:
1. Garantizar la mxima disponibilidad de los recursos didcticos por medio de la
implantacin de un Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado que
comprenda una metodologa prctica de trabajo y que propicie una atmsfera
orientada al mantenimiento preventivo en los 22 Institutos Tcnicos y Comerciales
del proyecto APREMAT. Tomando como punto de arranque el apoyo de los
CDEs y logrando la realizacin del proyecto al menor costo posible.
Objetivos Especficos:
1. Proporcionar los conocimientos y una gua prctica para la implantacin de un
Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado en los Institutos Tecnolgicos
focales de APREMAT.
2. Garantizar la mxima disponibilidad de la maquinaria, equipo tcnico didctico e
infraestructura en funcin de un mayor aprovechamiento en las prcticas
pedaggicas, al menor costo posible.
3. Proporcionar los pasos lgicos para la implantacin de un Sistema de
Mantenimiento Preventivo que incluya todas las funciones que lo comprenden.
4. Crear una cultura hacia la prevencin a los usuarios y alejarlos da a da de fallos
imprevistos de los recursos.
5. Prolongar y preservar la vida til de los recursos al servicio de la comunidad
docente y estudiantil.
6. Lograr que todo el cuerpo docente sea partcipe en la retroalimentacin para el
enriquecimiento del Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado.
Proyecto APREMAT 5
III. CAPTULO 3: MARCO TERICO
3.1 INTRODUCCIN A MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Las corrientes modernas de enseanza presentan materias, maquinarias,

entornos didcticos mucho ms modernos y de mayor grado de sofisticacin de lo
que escasos aos anteriores los centros educativos acostumbraba a utilizar. Los
recursos se convierten cada vez ms automatizados y con mayor diversidad de
agregados o componentes tecnolgicos. Esta realidad en el mbito mundial ha
propiciado la tremenda importancia de las prcticas de mantenimiento en todas
aquellas instituciones que posean recursos especializados e infraestructura
adecuada.
Para que las actividades de mantenimiento puedan realizarse en la vida

prctica, es imprescindible contar con un Sistema de Mantenimiento Preventivo que
interrelacione a los recursos, materiales, al personal tcnico, a su administracin y a
sus objetivos.
Lo que busca el Sistema de Mantenimiento en general es incrementar al

mximo la disponibilidad de los recursos. Entendiendo por disponibilidad que el
equipo se encuentre en buen estado de funcionamiento la mayor parte del tiempo,
cumpliendo as los propsitos para lo cual fue diseado.
Las ventajas que proporciona un Sistema de Mantenimiento son: mayor

disponibilidad, incrementar la vida til de los recursos, reducir los costos de
reparaciones, reducir los tiempos muertos, aumentar la confiabilidad, mejorar las
condiciones de operacin y trabajo, propiciar un mejor ambiente laboral y ensear
con calidad.
Proyecto APREMAT 6
Un Sistema de Mantenimiento es un conjunto de funciones que estn

orientadas a brindar el mayor soporte a la gestin de mantenimiento y lograr as los
objetivos de una alta disponibilidad.
Las funciones principales de un Sistema de Mantenimiento son:
1. Registro de Unidades
2. Plan de Mantenimiento Preventivo
3. Control y Flujo de Ordenes de Trabajo
4. Control de Inventarios
5. Compras
6. Documentacin Tcnica
7. Anlisis y Retroalimentacin
Si observamos detenidamente cada una de estas funciones ayudar al

personal tcnico a responder en una forma ordenada y oportuna a las necesidades
de mantenimiento de la maquinaria e infraestructura.
Los requisitos fundamentales de una exitosa implantacin de un Sistema de

Mantenimiento inician identificando a cada uno de los recursos que consideramos
estn incluidos dentro del esquema de mantenimiento; luego, diseando un plan de
las necesidades de mantenimiento para dicho recurso, y finalmente documentando
todas las actividades que ocurran para poder realizar un anlisis y retroalimentacin
al sistema basado en el historial de cada equipo.
La gran ventaja de seguir esta filosofa de implantacin de Sistemas de

Mantenimiento, es que en la gestin seguiremos los mismos pasos ya sea que
nuestro Instituto cuente con un solo equipo, con mil, diez mil o los que sea. Y quiz
ms importante es que exactamente la misma lgica podr ser utilizada para el
mantenimiento de infraestructura u otros activos como computadoras, equipos de
Proyecto APREMAT 7
oficina, automviles, etc. (Las funciones del Sistema de Mantenimiento Preventivo

se detallaran ampliamente en el captulo 5).
En el caso particular de los Institutos focales de APREMAT, una alta

disponibilidad significa que tanto los estudiantes como el personal docente podrn
utilizar los equipos de laboratorio cuando stos estn programados por los planes de
estudio y que la infraestructura estar igualmente en buen estado para la comodidad
de los usuarios y la proteccin de los bienes. Es decir, disponibilidad significa que
cuando un grupo de jvenes tengan programada una prctica de laboratorio ellos
lleguen a su mesa de trabajo y que el equipo este disponible para satisfacer sus
necesidades de aprendizaje. Esto se logra y se garantiza nicamente con la
ejecucin de un Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado.
El Sistema de Mantenimiento Preventivo nos ayuda a planificar, a programar y

ejecutar los trabajos de mantenimiento utilizando diferentes tcnicas para realizar los
procedimientos de mantenimiento. Estos procedimientos pueden ser programados
basados en tiempos fijos, por horas de utilizacin del recurso, por monitoreo de
condiciones de operacin, por anlisis de fallas, por rutinas de inspeccin, etc. Lo
verdaderamente importante es que exista la cultura y la disciplina para que las
actividades de mantenimiento realmente tengan una alta prioridad en las funciones
de los encargados de los Institutos.
Resulta fcil evaluar si realmente es importante poner en prctica un Sistema

de Mantenimiento en nuestras instituciones. Estamos actualmente manejando el
mantenimiento como si furamos una unidad del cuerpo de bomberos cuyo
propsito es andar apagando incendios?. Esto quiere decir que los mantenimientos
los estamos realizando segn van ocurriendo las fallas, pero no estamos utilizando
estrategias de mantenimiento que nos conlleven a la prevencin de incendios.
Proyecto APREMAT 8
Una gestin de mantenimiento eficaz debe estar orientada a la prevencin y

no a la de solventar problemas de emergencia.
Una administracin moderna de mantenimiento NO es reparar recursos

daados lo ms rpidamente posible. Una administracin moderna de mantenimiento
es la de mantener los recursos en operacin y maximizar las oportunidades de
enseanza con calidad.
El componente 5 del proyecto APREMAT prev el equipamiento de los 22

Institutos tcnicos focales, la existencia de un Sistema de Mantenimiento no
solamente es un requerimiento para que el proyecto global se cumpla, sino que en
trminos prcticos se traducir en una eficaz y continuo aprovechamiento de las
futuras generaciones de estudiantes que gozarn de estos recursos, para que
finalmente puedan incorporarse a la fuerza laboral salvadorea con seguridad y
tecnologa prctica aplicada como sus principales cartas de presentacin ante la
cada da ms difcil competencia profesional.
3.2 DISPONIBILIDAD
Disponibilidad es un ndice de medicin que nos proporciona informacin de la

habilidad de los recursos de desempear su funcin sin problemas y nos brinda una
idea general de sus condiciones.
Proyecto APREMAT 9
La disponibilidad es la proporcin del tiempo en que el recurso se encuentra

en buenas condiciones a lo largo de su vida til, o a lo largo de un perodo especfico
de tiempo.
DISPONIBILIDAD
CONFIABILIDAD TIEMPOS MUERTOS
Figura 1. Disponibilidad
La Disponibilidad depende de dos factores principalmente:
CONFIABILIDAD DE UN RECURSO:
La confiabilidad es el tiempo promedio desde que el recurso entra en

funcionamiento hasta que se daa. Por ejemplo: un vehculo ltimo modelo, cuando
lo sacamos de la agencia pasar mucho tiempo sin que se nos dae. Con los aos
este tiempo continuo de buen funcionamiento se ir reduciendo. La confiabilidad es
por lo tanto el tiempo promedio en que el equipo est en buen funcionamiento entre
sus fallas.
Tcnicamente este trmino es conocido como Tiempo Promedio Entre Fallas

(TPEF). Diferentes calidades de recursos tendrn diferentes confiabilidades.
Proyecto APREMAT 10
TIEMPOS MUERTOS:
Tiempos muertos se define como todos los tiempos en los cuales el recurso no
est disponible para su uso. Un tiempo muerto en un equipo didctico impide que se
pueda realizar una prctica en alguna materia. O un orificio en el techo de un saln
de clases impide que una clase se desarrolle con normalidad cuando existe lluvia.
Tiempo muerto es el tiempo que pasa un recurso sin que ste realice la funcin para
la cual fue diseada.
Por ejemplo: cuando un vehculo se arruina porque se le desinfl una llanta,

esto es un tiempo muerto. Cuando el vehculo se queda sin combustible esto genera
tiempo muerto. Cuando se enva el vehculo a una agencia y tiene que pasar tres
das en esa agencia para mantenimiento preventivo (aunque el equipo est en
buenas condiciones), este tiempo tambin es considerado tiempo muerto por el
hecho que no se dispone del equipo y se incurre en la necesidad de tomar un bus o
un taxi para poder transportarse. Si se deja parqueado un vehculo en el garaje de un
vecino por motivos de viaje, esto NO es tiempo muerto. Porque aunque el vehculo
no est siendo utilizado, s estara disponible en el caso que su dueo comandara a
cualquier persona que lo sacara del garaje.
De las dos definiciones anteriores, podemos concluir que para lograr la

mxima disponibilidad posible debemos de incrementar la confiabilidad y reducir los
tiempos muertos.
Un incremento en la confiabilidad y una disminucin en tiempos muertos se

logra, y se ve tremendamente influenciado por la ejecucin de MANTENIMIENTOS
PREVENTIVOS PROGRAMADOS.
La confiabilidad tambin puede ser influenciada desde el momento en que un

proyecto de adquisicin de un equipo didctico est en sus fases iniciales. Ya que la
calidad de los recursos, su mantenibilidad, su operabilidad, su informacin tcnica,
sus repuestos, pueden ser evaluados como criterios muy importantes en la toma de
Proyecto APREMAT 11
decisiones sobre qu equipo adquirir. (Este tema se explicar ms profundamente en

el captulo de Prcticas Contractuales). Como podemos apreciar un buen
desempeo de disponibilidad no solamente depende del personal que realizar los
mantenimientos preventivos sino que tambin de aspectos tan importantes como
quin toma la decisin y qu maquinaria se comprar.
Por otro lado el tiempo muerto se puede tambin reducir si existe un Sistema
de Mantenimiento que apoye a la pronta deteccin de fallas y a reducir los tiempos
de reparacin. Aunque el mantenimiento preventivo tiende a disminuir
sustancialmente la cantidad de fallas inesperadas, estas fallas siempre en alguna
medida existirn. Esto es algo totalmente natural y aleatorio. Y es la organizacin la
que contribuir a la reduccin de estos tiempos si contamos con su apoyo. Tambin
los tiempos de reparacin se reducirn sustancialmente si se cuenta con un
inventario de repuestos disponibles, si el personal que realiza los mantenimientos
est debidamente entrenado y si se cuenta con la documentacin tcnica para
ejecutar los mantenimientos.
DISPONIBILIDAD
CONFIABILIDAD TIEMPOS MUERTOS

(TPEF) (TMP)
Figura 2. Relacin disponibilidad, confiabilidad y tiempos muertos.
Proyecto APREMAT 12
La bsqueda que los recursos de los institutos se encuentren impecables todo

el tiempo es sinnimo de la bsqueda de la ms alta disponibilidad de los equipos.
Disponibilidad es en realidad el trmino tcnico de los objetivos del mantenimiento
preventivo programado.
La frmula de disponibilidad:
TPEF
D= x 100%
TPEF + TMP
Frmula 1
Donde:
D = ndice de Disponibilidad de los Recursos (Su valor oscila entre 0%
100%)
TPEF = Tiempo Promedio entre las Fallas de Cada Recurso
TMP = Tiempo Muerto Promedio
Para simplificar los clculos:
Tiempos en buenas condiciones de

operacin
D= Tiempos en buenas condiciones de
x 100%
operacin + Tiempo muerto total
Formula 2
Tiempo total Tiempo muerto total

D= Tiempo total
x 100%
Formula 3
Proyecto APREMAT 13
La frmula 3 presenta una forma muy sencilla para calcular la disponibilidad.

El tiempo total es el tiempo del perodo en que deseamos calcular la disponibilidad y
el tiempo muerto es el tiempo muerto en que ha incurrido el equipo en ese periodo.
Por ejemplo: digamos que se quiere calcular la disponibilidad de una mquina

fresadora en el ao escolar 1999, el ao cuenta con 365 das y en total el equipo
estuvo en mantenimiento por 27 das en todo el ao. Entonces, utilizando la frmula
3, podemos calcular lo siguiente:
D= Tiempo Total Tiempo Muerto x 100 %

Tiempo Total
D= 365 27 x 100
365
D= 92.6 %
Lo que en trminos sencillos significa que los laboratorios o prcticas en esta

mquina se realizaron en ms de un 90% de sus fechas programadas. O que el
aprovechamiento de este recurso didctico en el ao escolar fue de un 92.6%. Es el
personal de cada instituto quien determine con qu nivel de disponibilidad quieren
operar en sus clases. El no tener un plan de mantenimiento preventivo programado
genera disponibilidades en el orden de 50% o menos. Con la implantacin de un
sistema de mantenimiento preventivo bsico se aseguran niveles de disponibilidad
arriba de un 90%, y para alcanzar niveles arriba de un 98% debe de existir una
estrategia de mantenimiento muchas veces demasiado minuciosa y demasiado
costosa. Lo importante es notar los excelentes resultados que se obtienen con solo el
hecho de programar procedimientos bsicos de mantenimiento y contar con la actitud
apropiada de los involucrados.
Proyecto APREMAT 14
3.3 DEFINICIONES DE MANTENIMIENTO
MANTENIMIENTO:
El trmino mantenimiento cubre toda las actividades realizadas para que los
recursos permanezcan en sus condiciones para las cuales fueron diseadas, o
retornarlos a tales condiciones. El trmino mantenimiento agrupa una gran cantidad
de actividades como pueden ser mantenimientos correctivos, mantenimientos
preventivos, monitoreo de condiciones de operacin, etc.
En la definicin podemos observar que el mantenimiento consiste en tres

clasificaciones importantes:
Mantenimiento Correctivo
Mantenimiento Preventivo
Mantenimiento Innovativo
MANTENIMIENTO CORRECTIVO:
Cubre todos los mantenimientos que se realizan con el propsito de corregir

(reparar) un recurso daado.
La definicin anterior dice que cuando se considera que una falla est siendo
reparada sta es clasificada como mantenimiento correctivo. Por ejemplo, reparar
las goteras de un saln de clases es definitivamente mantenimiento correctivo, ya
que estamos retornando al techo a sus condiciones iniciales de funcionamiento.
Proyecto APREMAT 15
MANTENIMIENTO PREVENTIVO:
Mantenimiento Preventivo cubre todos los mantenimientos programados que

se realizan con el propsito de prevenir el aparecimiento de fallas, o el de detectar
fallas antes que stas se desarrollen en daos o desviaciones en el funcionamiento
del recurso. Por ejemplo, limpiar las hojas en el techo de un saln de clases es
considerado un mantenimiento preventivo, ya que estamos impidiendo que con el
tiempo el techo se obstruya o dae a causa de las hojas que caen sobre l.
Es importante resaltar que por definicin el mantenimiento Predictivo es parte

del mantenimiento preventivo.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DIRECTO:
Es el mantenimiento que se realiza para prevenir que ocurran fallas y estos

mantenimientos son los que se programan basados en frecuencias de tiempos fijos o
en frecuencia de conteos fijos. Una caracterstica de los Mantenimientos Preventivos
Directos por lo general se tiene que parar el uso del equipo para revisarlos, lo que
por definicin tambin generan tiempo muerto. Por ejemplo, revisar la presin de las
llantas de un vehculo cada semana es un tpico ejemplo de un mantenimiento
preventivo directo. Porque se realiza con una frecuencia definida en el tiempo y
porque se tiene que detener el vehculo para poderla realizar.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO INDIRECTO:
El Mantenimiento Preventivo Indirecto es el que se realiza para poder detectar

o anticipar fallas en sus tempranas fases de desarrollo y se ejecuta realizando
mediciones, inspecciones o controles de los niveles normales de operacin. La
palabra indirecta en esta definicin se emplea porque la condicin no se modificar
cuando se realiza este tipo de trabajo. Sino que la correccin del equipo se realizar
Proyecto APREMAT 16
basado en los resultados de las mediciones. Este tipo de mantenimiento es conocido

como Mantenimiento Basado en Condiciones de Operacin. Este tipo de
mantenimiento se est volviendo muy comn ya que reduce los costos de
mantenimiento al mismo tiempo que las mediciones se realizan cuando el equipo
est en funcionamiento. Y por lo tanto no generan tiempo muerto.
La planificacin de Mantenimiento Preventivos Indirectos (Monitoreo de

Condiciones de Operacin), tambin est controlada por tiempos. Es decir, que los
monitoreos se pueden realizar semanalmente o diariamente. Por ejemplo, los
vehculos por lo general tienen medidores de temperatura. Como conductor del
vehculo se puede observar diariamente el nivel de temperatura de ste medidor, y
si notamos que la flechita ya esta entrando a la seccin roja, pues nos detenemos en
una estacin de gasolinera para reparar la falla echndole ms agua al radiador.
MANTENIMIENTO INNOVATIVO:
Es la clase de mantenimiento que se realiza para modificar el diseo de los

recursos con el propsito de disminuir las fallas y por ende incrementar la
disponibilidad. Por ejemplo, El instituto pinta la fachada antes de cada 15 de
septiembre para mejorar su imagen. Sin embargo el director del instituto detecta que
todos los aos antes de pintar la fachada la pintura esta totalmente decolorada y
enmohecida. El mantenimiento innovativo dice que esta es una falla muy repetitiva,
se llama a un experto en pinturas y con un incremento en el costo de un aditivo
plastificante de solo un 5%, la nueva pintura durar 10 aos sin que se deteriore, en
vez de seguir usando la pintura corriente de aceite.
Como se puede ver en las definiciones anteriores el mantenimiento moderno

va mucho ms all que el de desmantelar equipos y cambiar piezas daadas. Ahora
existen nuevas tcnicas que administradas correctamente producen excelentes
resultados. Un dicho en la administracin de mantenimiento moderno dice:
Proyecto APREMAT 17
Nunca tocar un equipo que est trabajando en

perfecto estado.
Este dicho nos da a entender que en ciertas circunstancias un plan de

mantenimiento nos podra decir que ya es necesario reemplazar x o y piezas de la
maquinaria, pero si su trabajo es excelente es preferible incurrir en otras tcnicas
como puede ser la de monitorear sistemticamente las condiciones normales de
operacin hasta que empecemos a sentir el inicio del deterioro de los recursos.
Proyecto APREMAT 18
IV. CAPTULO 4: NDICES DE MEDICIN DE MANTENIMIENTO
Para poder dar seguimiento a la gestin de mantenimiento y a las condiciones

de los equipos de los laboratorios ser necesario poder calcular indicadores.
A continuacin presentaremos una lista de los principales indicadores a llevar

dentro de los Institutos:
1. DESEMPEO DE DISPONIBILIDAD POR EQUIPO
La frmula de disponibilidad:
Tiempo total Tiempo muerto total

D= Tiempo total
x 100%
Frmula 3
2. TIEMPOS MUERTOS POR RECURSOS
Se calcula sumando la columna de tiempos muertos de la hoja de vida de equipo.
Tiempo
Muerto Total TM1 + TM2 + TM3 + ... + TMn
Frmula 4 (Se extrae de Formulario 12)
Proyecto APREMAT 19
Este indicador nos dir cuales son los recursos que estuvieron fuera del servicio
de los estudiantes el mayor tiempo. Y nos permitir poder tomar decisiones sobre
reemplazos.
3. COSTOS DE MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS POR RECURSOS
Se calcula sumando la columna de costos totales de la hoja de vida tomando en

cuenta de solo sumar los causados por mantenimientos preventivos.
Costo de
Mantenimiento Sumatoria de Costos Mantenimientos
Preventivo Preventivos
4. COSTOS DE MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS POR RECURSOS
Se calcula sumando la columna de costos totales de la hoja de vida tomando en

cuenta de solo sumar los causados por mantenimientos correctivos.
Costo de
Mantenimiento Sumatoria de Costos Mantenimientos
Correctivos Correctivos
Proyecto APREMAT 20
5. NUMERO DE FALLAS POR AO POR EQUIPO
Nmero de Sumatoria de Ordenes de Trabajo de

fallas por ao Mantenimiento Correctivo
Frmula 7 (# rdenes de trabajo en expediente de equipo por
ao)
6. COSTO DE MANTENIMIENTO MENSUAL POR EQUIPO
Costo de
Mantenimiento Costos Preventivos + Costos Correctivos
mensual por
equipo
Frmula 8 (De Formulario 12)
7. COSTO DE MANTENIMIENTO ANUAL POR EQUIPO
Costo de
Mantenimiento Sumatoria del Costo Total por ao
anual por
equipo
Frmula 9 ( De Formulario 12)
8. COSTO DE MANTENIMIENTO DE CICLO DE VIDA DEL EQUIPO
Costo de
Mantenimiento Sumatoria del Costo Total de todos los
de ciclo de vida aos del equipo
de equipo
Frmula 10 (De Formulario 12)
Proyecto APREMAT 21
Como puede observarse la mayora de los indicadores se calculan utilizando

el Formulario 12, de hoja de vida de los recursos. Naturalmente en el mundo del
mantenimiento existen otros cientos de mediciones y Bench Markings para poder
saber donde estamos con el mantenimiento.
Para los 22 Institutos Tcnicos de APREMAT, con estos indicadores se puede

llevar un seguimiento muy exacto del desempeo de todo el Sistema de
Mantenimiento. Porque es importante saber el % de aprovechamiento de los
recursos para los propsitos didcticos, lo cual como mencionado anteriormente, se
extrae de la medicin de disponibilidad. Y tambin podemos conocer y clasificar los
costos de mantenimiento por cada recurso separado por costos preventivos y
correctivos. Estas mediciones de costos son fundamentales ya que nos demostrarn
las grandes diferencias entre costos correctivos y preventivos. De estas se podr
concluir que es mucho ms econmico y brindar muchos mayores resultados de
aprovechamiento de recursos el mantenimiento preventivo que el correctivo.
La idea es alejarnos cada da ms de los mantenimientos correctivos y

acercarnos cada vez ms a los mantenimientos preventivos. Una buen prctica es
ver como estamos hoy en da con estos indicadores y ver como con el tiempo los
indicadores van mejorando.
Proyecto APREMAT 22
V. CAPTULO 5: PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO
Un procedimiento de mantenimiento es una coleccin de tareas especficas

que se llevarn a cabo por un tcnico directamente sobre los recursos.
Dentro de las principales responsabilidades tcnicas de la gestin de

mantenimiento est la de lograr identificar acertadamente qu mantenimientos, con
qu frecuencia, quin los debe realizar y cmo debe realizarlo para cada uno de los
recursos. El conjunto de tareas a realizar por un tcnico en un momento especfico
se conocen como procedimientos de mantenimiento.
Es importante que a nivel tcnico todos manejemos el mismo vocabulario. Por

lo que a continuacin definiremos los diferentes tipos de procedimiento a practicar en
los recursos de los Institutos.
TIPOS DE PROCEDIMIENTOS:
1. MPBTF MANTENIMIENTO PREVENTIVO BASADO EN TIEMPOS FIJOS:

Este es el mantenimiento que se planifica basado en una frecuencia especfica de
tiempo.
Ejemplo: mantenimiento de engrasado de una fresadora cada 7 das, 30, 90, etc.
Proyecto APREMAT 23
2. MPBCF MANTENIMIENTO PREVENTIVO BASADO EN CUENTAS FIJAS:

Este mantenimiento que se planifica basado en una frecuencia de contadores o
conteos.
Ejemplo: mantenimiento a una planta elctrica cada 1000 horas de operacin.
3. MPBCO MANTENIMIENTO PREVENTIVO BASADO EN CONDICIONES DE

OPERACIN (MANTENIMIENTO PREDICTIVO):
Este es el mantenimiento preventivo que se puede realizar durante la operacin
de la maquinaria, el cual consiste en identificar dentro de los equipos puntos de
medicin como voltaje, temperatura, presin, etc. Estos puntos deben de trabajar
en condiciones normales de operacin dentro de un margen de tolerancia
determinado por su lectura mnima y su lectura mxima. El mantenimiento
consiste en realizar lecturas en una frecuencia de tiempos especificas ya sea
diariamente o semanalmente, y permitir detectar el momento en que las lecturas
de estos puntos de operacin se salen o llevan una tendencia a salirse de los
mrgenes normales de operacin. Y de esta forma poder anticipar las fallas y
lograr reestablecer los recursos a sus condiciones normales de operacin.
Ejemplo: la temperatura normal de un motor automotriz debe oscilar entre 170 a
190 grados centgrados. Se podra establecer una rutina de medicin diaria de
esta temperatura. Cuando los usuarios van reportando que dicha temperatura se
ha salido de los mrgenes de tolerancia es un indicativo que hay que tomar una
medida correctiva en el equipo, como puede ser un cambio de aceite, agregar
agua al radiador hasta sus niveles normales, calibrar un termostato, etc.
Proyecto APREMAT 24
4. MPBINSP MANTENIMIENTO PREVENTIVO BASADO EN INSPECCIONES:

Este es un procedimiento de mantenimiento que contribuye a la prevencin de
problemas. Este procedimiento consiste en realizar rutinas de inspeccin
subjetivas (sensoriales) de los recursos. Es decir, realizar recorridos dentro de las
instalaciones semanalmente llevando una libreta en la mano y verificando por
condiciones generales de los recursos como pueden ser la limpieza del equipo, el
buen manejo por parte de los usuarios, sonido, la presentacin, las condiciones
elctricas, el orden alrededor del equipo, la iluminacin, etc. y poder reportar
cualquier anomala.
5. MPHQD MANTENIMIENTO PREVENTIVO HASTA QUE SE DETERIORAN:

En ciertos equipos y bajo ciertas circunstancias resulta ms econmico y prctico
no brindar ningn mantenimiento preventivo a los equipos y deliberadamente
dejar que estos funcionen durante su vida til hasta que abruptamente fallan y
hasta ese momento reemplazar completamente la unidad o equipo.
Ejemplo: un ejemplo tpico de esta clase de mantenimiento es la luminaria. En
donde resultara ilgico decir que alguien va a cambiar los focos de su casa cada
tres meses, sino que deliberadamente se espera hasta que el bombillo se queme
para reemplazarlo. Esto puede suceder tambin en elementos de maquinarias de
alta productividad y sofisticadas para las cuales resulta muy imprevisible prevenir
las fallas.
Proyecto APREMAT 25
6. MCP MANTENIMIENTO CORRECTIVO PLANIFICADO:

Es el que resulta de una solicitud de mantenimiento, para la cual la unidad de
gestin de mantenimiento pueda anticipadamente identificar, planificar todo lo que
sea necesario para regresar los equipos a sus condiciones normales de
operacin. Es decir, que idealmente aunque los trabajos sean correctivos debe
existir una previa planificacin sobre como debemos realizar los trabajos e
idealmente consultar los manuales tcnicos.
Ejemplo: Se puede observar que la acometida elctrica del instituto esta
generando chispas por un falso contacto. Para la realizacin de dicha reparacin
se planifica qu materiales se utilizarn, qu herramientas, qu dispositivos de
seguridad, quin podr realizar el trabajo, y se programa para un da domingo en
donde nadie se ver afectado por el corte voluntario de energa para realizar la
reparacin.
7. MCNP MANTENIMIENTO CORRECTIVO NO PLANIFICADO:

Este tipo de procedimiento debera ser la excepcin en el lenguaje tcnico se
conocen como mantenimientos de emergencia. Este es el caso en donde el
mecnico acta directamente sobre el equipo daado identificando la causa del
problema y resolvindolo en el momento basndose exclusivamente en su
experiencia tcnica y posteriormente reportndolo como una de las fallas ms
criticas dentro del Sistema de Mantenimiento. Cada vez que realizamos un
trabajo correctivo no planificado es porque hemos fallado en nuestro plan de
mantenimiento preventivo planificado.
Proyecto APREMAT 26
8. MIP MANTENIMIENTO INNOVATIVO PLANIFICADO:

Un anlisis de fallas repetitivas en un mismo equipo propician una situacin
para planificar una reparacin para que esta falla frecuente no vuelva a ocurrir
jams. El Mantenimiento Innovativo nos lleva a planificar y modificar los recursos
de tal forma que la falla no vuelva a ocurrir.
Ejemplo: si tuviramos en una manguera de agua caliente una ruptura que se
presenta intermitentemente con una frecuencia de 3 fallas por mes. La manguera
siempre se reemplaza por una pieza original, se realiza el montaje siguiendo las
instrucciones del fabricante, sin embargo el problema persiste. El mantenimiento
innovativo nos lleva a que rediseemos este punto de ruptura y una solucin seria
reemplazar la manguera plstica por una tubera metlica de tal forma que dicha
falla nunca volver a ocurrir.
9. MPAnualizado (Conocido en nuestro medio como Overhaul).

Este procedimiento es un mantenimiento mayor que se realiza aprovechando
prolongados perodos de inactividad de la maquinaria. Estos procedimientos
deben ser cuidadosamente planificados y realizados por personal especializado.
En el caso especfico de los Institutos tcnicos, estos mantenimientos tienen que
realizarse al finalizar del perodo escolar, es decir, cuando las maquinarias no
Proyecto APREMAT 27
estn al servicio de los estudiantes. Por lo general este tipo de mantenimiento

incluye una inspeccin exhaustiva de todos los componentes de la maquinaria y
el debido reemplazo de componentes defectuosos.
En periodo de vacaciones de fin de ao en los Institutos es una ventana de

mantenimiento excelente para realizar trabajos mayores de mantenimiento,
nuevas instalaciones, mejoras en la infraestructura y seguridad, etc.
Proyecto APREMAT 28
VI. CAPTULO 6: FUNCIONES DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO
A partir de este captulo se presenta la forma en que las unidades de gestin

de mantenimiento de los Institutos deben seguir como lineamientos para la
implantacin del Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado. El Sistema debe
contar (pero no se limita) a las siguientes funciones principales:
1. Registro de Unidades
2. Plan de Mantenimiento Preventivo
3. Control y flujo de Ordenes de Trabajo
4. Control de Inventarios
5. Compras
6. Documentacin Tcnica
7. Anlisis y Retroalimentacin
Un Sistema de Mantenimiento Preventivo requiere la integracin y

organizacin de cientos de acciones y operaciones en trminos de QUE es lo que se
tiene que hacer, CUANDO se tiene que hacer, COMO se debe de hacer y POR
QUIEN debe ser hecho.
Es necesario poder coordinar y procesar toda esta informacin. El presente

manual describe la implantacin de un Sistema de Control Manual que a futuro podr
ser la base de informacin de un Sistema Computarizado para la administracin de
toda esta informacin.
Las bases de un Sistema de Mantenimiento Preventivo es un levantamiento

detallado de todos los recursos y de sus respectivos requerimientos de
mantenimiento. Este trabajo puede ser realizado por los encargados de cada uno de
los laboratorios, y/o con la ayuda de los proveedores de maquinarias o expertos en
las diferentes reas tcnicas. Una vez se tiene toda esta informacin de los
Proyecto APREMAT 29
inventarios de recursos y sus requerimientos de mantenimiento, debe de existir un

mecanismo para producir un calendario principal de todos los trabajos preventivos
que deben realizarse. El calendario principal proveer informacin general de qu
recursos, en qu fechas y qu procedimientos deben de llevarse a cabo. Este
calendario principal provee una fotografa general del total de requerimientos de
mantenimiento preventivo en un perodo anual y mensual. Una vez las fechas de los
mantenimientos se van acercando, el planificador del mantenimiento extraer
informacin adicional de la hoja tcnica del equipo y de la hoja del procedimiento
estndar del mantenimiento para crear las Ordenes de Trabajo que sern las que se
realizarn por los tcnicos encargados del mantenimiento. La actividad de
generacin de las Ordenes de Trabajo derivadas del calendario principal se realiza
una vez por semana. En la Orden de Trabajo debe de existir informacin sobre el
equipo, el departamento al que pertenece, la fecha programada del mantenimiento,
la ubicacin, el detalle de las tareas del procedimiento, los repuestos, la mano de
obra, las herramientas, cualquier gasto miscelneo, y una casilla de control de
tiempos muertos, tiempos de reparacin, contadores e informacin del personal que
ejecuta el mantenimiento.
El Sistema de Mantenimiento Preventivo tambin incluye instrucciones

detalladas de cmo administrar los inventarios de repuestos, flujo y los niveles de
autorizacin de compras, el soporte de mantenimiento por medio del material tcnico
de los recursos y la retroalimentacin por el anlisis de indicadores de medicin del
desempeo del mantenimiento de los recursos.
En resumen, un Sistema de Mantenimiento Preventivo asegura que los

trabajos planificados son realizados en el tiempo correcto, por las personas correctas
en una forma correcta.
Proyecto APREMAT 30
INFRAESTRUCTURA:
El Sistema de Mantenimiento descrito en este manual se aplica perfectamente

a la infraestructura de los Institutos. Puesto que el sistema presenta una lgica
sencilla basada en procedimientos estndar, en donde se pueden definir muy
claramente los croquis y las tareas especficas relacionadas al mantenimiento de
infraestructura.
A continuacin se definir cada una de estas funciones y se describir la

forma de implementarlos en los diferentes Institutos focales de APREMAT.
6.1 REGISTRO DE UNIDADES

6.1.1 Objetivos
Poder identificar y codificar todos los activos tanto en maquinaria,
equipo e infraestructura que se desee incorporar al esquema de
Mantenimiento Preventivo Planificado. Adems el registro de la unidad
es la llave de acceso a las dems funciones de un sistema del
mantenimiento preventivo.
Proyecto APREMAT 31
6.1.2 Metas
Asignar un cdigo a cada uno de los recursos y activos.
Contar con un levantamiento completo de los inventarios de
maquinaria, equipo didctico e infraestructura de los Institutos.
Contar con una ficha tcnica para cada una de las unidades
registradas.
6.1.3 Resultados esperados

Que todos los recursos y activos tengan un cdigo nico.
Que cada uno de los cdigos est debidamente sealizado en el puesto
de trabajo.
Llevar un expediente de cada uno de los activos que contenga como
mnimo su ficha tcnica, su plan de Mantenimiento Preventivo, sus
procedimientos estndares de mantenimiento, y su hoja histrica de
vida.
6.1.4 Metodologa de Desarrollo

Registro de Unidades se refiere a la utilizacin de una codificacin
estandarizada para la debida identificacin de cada recurso y la creacin del registro
tcnico del equipo. El registro de unidades contiene mucha informacin prctica que
ser necesaria para realizar los trabajos de mantenimiento en una forma eficiente.
CODIFICACIN DE RECURSOS
Antes de comenzar a construir el Sistema de Mantenimiento, un cdigo para la

identificacin de los recursos debe de ser diseado. El cdigo del equipo es la llave
que nos guiar para el resto de las funciones del Sistema de Mantenimiento.
El criterio principal para determinar qu es lo que se debe codificar como e

recurso es el de considerar todas aquellas maquinarias o sub-sistemas de la
Proyecto APREMAT 32
maquinaria a las cuales se les puede disear un plan de mantenimiento preventivo

(Esto tambin aplica para infraestructura u otros activos). Es importante que este
punto quede muy claro ya que muchas veces no logramos diferenciar qu es un
componente que sea mantenible y qu es un repuesto. Los repuestos se codificaran
bajo una lgica completamente diferente la cual se considera en el apartado 4 de
este captulo.
La codificacin debe de ser inteligente, prctica, y entendible por cualquier

persona. Es decir, que un alumno que entre por primera vez al Instituto en primer ao
de bachillerato en un corto instante podra entender la estructura de los cdigos de
los recursos, y slo con ver el cdigo en cualquier documento, saber de qu equipo
le estn hablando.
Ejemplo:
Para codificar un motor elctrico de 5 caballos de fuerza, se puede utilizar una
simbologa que nos exprese la familia a la cual pertenece el equipo, un breve nombre
del equipo, seguido de un nmero correlativo.
Ejemplo:
ME-5HP-001
Donde:
ME: Tipo de Equipo Motor Elctrico
5HP: Nombre del Equipo Cinco Caballos de Fuerza
001: Nmero Correlativo Cero Cero Uno
El estndar de codificacin recomendado para el Sistema de Mantenimiento

Preventivo es el siguiente:
Proyecto APREMAT 33
XX-YYYYY-###
Donde:
XX: Tipo de Equipo
YYYYY: Nombre del Equipo
###: Nmero Correlativo
Figura 3. Estndar de codificacin de maquinaria
XX-YYYYY-###
Donde:
XX: Tipo de Infraestructura
YYYYY: Nombre
###: Nmero Correlativo
Figura 4. Estndar de codificacin de infraestructura
Ejemplo de Equipos:
CDIGO COMPLETO XX YYYYY ###
ME-5HP-002 ME: Motor Elctrico 5HP 002
PE-ONAN-001 PE: Planta Elctrica ONAN 001
MB-PENTIUM-001 MB: Mother Board PENTIUM 001
CO-IBM486-015 CO: Computador IBM486 015
IM-EPSON-007 IM: Impresor EPSON 007
SR-IRAND-001 SR: Sistema de Refrigeracin IRAND 001
MC-WW78-002 MC: Motor de Carburacin WW78 002
MI-5FI-003 MI: Motor de Inyeccin 5FI 003
Proyecto APREMAT 34
Ejemplo de Infraestructuras:
CODIGO COMPLETO XX YYYYY ###
CB-Cancha-001 CB: Cancha de Basketball Cancha 001
AC-Com-002 AC: Aula de Clases Comercial 002
OF-Dir-001 OF: Oficina Director 001
OF-Adm-002 OF: Oficina Administracin 002
RO-Fac-001 RO: Rtulo Fachada 001
REGLAS PARA LA CODIFICACIN:
1. No pueden existir dos cdigos iguales.

2. Nunca conectar el cdigo de los recursos con los cdigos contables o los
cdigos de activos fijos. Ya que estos ltimos no proporcionan al personal
tcnico ni a los usuarios informacin relacionada con el equipo. Adems el
cdigo contable puede ser modificado sin previo aviso al personal tcnico
perdindose la conexin entre los controles del mantenimiento y los controles
del activo fijo.
3. No utilice los nmeros de repuesto como nmeros de maquinaria.
4. Mantener la codificacin lo mas corta y simple posible.
5. Cada cdigo debe OBLIGATORIAMENTE ser marcado en su puesto. Ya que
ste ser el nmero que utilizar el Sistema de Mantenimiento Preventivo en
las Ordenes de Trabajo, en procedimientos, en anlisis y por tal razn es
necesario que este marcado sobre cada unidad.
6. Hacer la placa con el cdigo de equipo lo suficiente mente grande (10cm de
altura x 30cm de ancho)
Proyecto APREMAT 35
3O cms
ME-5HP-001 1O cms
Figura 5. Ejemplo de una placa de un equipo a ser ubicada en el lugar.
INVENTARIO GENERAL DE EQUIPOS E INFRAESTRUCTURA
Una vez se ha diseado el cdigo a utilizar por el Sistema de Mantenimiento

se procede a hacer un levantamiento fsico de toda la maquinaria, equipo e
infraestructura del Instituto. Para tal propsito se utilizar el Formulario 1 para
maquinaria y Formulario 2 para infraestructura (Ver figura siguiente o anexo A). En
dicho Formulario se registrar el cdigo de cada uno de los equipos, su descripcin,
su ubicacin, una breve descripcin de su condicin general y se podr marcar en
este Formulario si el equipo debe ser incluido en el plan de mantenimiento
preventivo.
Proyecto APREMAT 36
Formulario #1
FORMULARIO DE INVENTARIO GENERAL DE EQUIPO
Nombre de Taller o Edificio:
Cdigo de equipo Descripcin Ubicacin Condicin General Incluir en plan de mantenimiento
Figura 6. Vista de Formulario 1.
Proyecto APREMAT 37
Una necesidad para arrancar el sistema ordenadamente es hacer un

levantamiento para cada una de los de los 22 Institutos.
REGISTRO TCNICO DE RECURSOS
Registro tcnico de quipos se refiere al levantamiento de toda la informacin

principal relacionada con el equipo (o infraestructura) como es fecha de compra,
fecha de instalacin, marca, modelo, nmero de serie, ubicacin, tipo de equipo,
proveedor o fabricante, etc. Es recomendable tratar de llenar la mxima cantidad de
informacin para cada unidad.
La siguiente figura muestra el Formulario 3, Registro Tcnico de Recursos:
Proyecto APREMAT 38
Formulario #3
Equipo TO-MSE-001
Infraestruc.
FICHA TCNICA
Instituto: Santa Ana Fecha de elaboracin: 10/06/00 Responsable: Ing. Benito Snchez
Nombre: Ubicacin:
Torno MSE Taller Mecnica
Descripcin: Fecha de compra:
Torno Mecnico Donacin BID
Tipo: Fecha de instalacin:
Torno 10 Enero 1989
Modelo: Costo de Adquisicin:
MSE232 0
# Serie: Costo de Reemplazo:
9UJSIUUU 134,000.00 Colones
Ao de fabricacin: Vencimiento de Garanta:
1987 NO tiene
Fabricante:
MSE JAPON
Tel: Contrato de Mantenimiento
0222-232.9992 NO tiene
Proveedor:
CIDEMA S.A. DE C.V.
Tel: Vencimiento:
232 2321 NO tiene
Proveedores de Repuestos: 1.- CIDEMA Vida til esperada: 10 Aos
2.- CASA CASTRO
3.- Cdigo Contable:

A123-544
Voltaje:
Documentacin Tcnica 220
Amperaje
Si No 25
Manual de Operaciones: Fases:
3
Manual de Mantenimiento: # de Acometida
Manual de Repuestos: Elctrica:
Planos Elctricos: Lnea de Aire:
Planos Mecnicos: Peso (kg):

1800 kg
Proyecto APREMAT 39
Check List: Dimensiones: A. 1.23mts
Otros: L. 2.34 mts
CD's: An. 090 mts
Si No Descripcin
Herramientas:
Kit de repuestos:
Definicin de insumos
Aceites:
Grasas:
Otros:
Observaciones: Dibujo Tcnico (Equipos) o
Croquis de Ubicacin (Infraestructura)
Figura 7. Ficha Tcnica.
Ver Formulario 3 en anexo A.
Proyecto APREMAT 40
En todos los Formularios del Sistema de Mantenimiento Preventivo de

APREMAT se utilizar la norma que el cdigo del equipo estar colocado en el
extremo superior derecho de cada Formulario para una bsqueda rpida de
informacin sobre cualquier equipo.
Figura 8. Posicin de cdigo de equipo o infraestructura.
Esta ficha tcnica deber guardarse en un flder el cual ser el expediente

nico del equipo o unidad.
Proyecto APREMAT 41
ME-5HP-001
Figura 9. Ejemplo de expediente de Equipo o Infraestructura.
Como muestra la figura 9, el flder muestra el expediente del motor elctrico de

5 Caballos de Fuerza (Horse Power) nmero uno. Tanto la ficha tcnica como toda la
informacin generada dentro del sistema relacionada a este equipo se deber ir
guardando en su propio expediente. Lo mismo suceder con la infraestructura que se
quiera incorporar al Sistema de Mantenimiento Preventivo.
6.2 PLAN DE MANTENIMIENTO

6.2.1 Objetivos
Poder contar con un plan de mantenimientos programados para cada uno de
los recursos registrados en el Sistema de Mantenimiento Preventivo
Programado.
Proyecto APREMAT 42
6.2.2 Metas
Contar con una herramienta para poder planificar los diferentes
procedimientos que se requieren para el eficiente mantenimiento de las
unidades.
Que cada uno de los procedimientos quede registrado por medio de un
Procedimiento Estndar de Mantenimiento el cual cuente con la aprobacin
oficial de las mximas autoridades de cada Instituto.
6.2.3 Resultados Esperados

Plan de Mantenimiento Preventivo para cada unidad del sistema.
Contar con los diferentes Procedimientos Estndar de Mantenimiento para
cada unidad.
6.2.4 Metodologa de desarrollo

Despus de haber finalizado las tareas encomendadas en la funcin 1 de
codificacin de recursos, se deber realizar un plan de mantenimiento para cada uno
de los recursos que se deseen integrar al Sistema de Mantenimiento.
Para la realizacin de esta funcin es necesario involucrar a las personas que

tengan mayor conocimiento o hallan recibido entrenamiento sobre los recursos.
El Plan de Mantenimiento Preventivo se debe realizar para cada uno de los

recursos registrados en la funcin 1 del Sistema de Mantenimiento, esto es as
porque cada equipo requiere de sus propios procedimientos de mantenimiento.
Para dejar claro este punto podemos hacer una analoga. Como cuando se
llevan los nios a control de su mdico pediatra. El doctor lleva el expediente para
cada nio y dependiendo de su edad, peso, historial, etc., as ste recomendar su
tratamiento especfico. Un buen pediatra recomendar lo mejor para cada uno de sus
pacientes y en ningn momento podr generar una receta mgica que sea buena
para todos los nios.
Proyecto APREMAT 43
Con el mantenimiento ocurre exactamente lo mismo. Es decir que

dependiendo del estado de los recursos, de su antigedad, marca, modelo, as se
crear el plan de mantenimiento preventivo ESPECFICO para la maquinaria que en
esta fase estamos diagnosticando.
Por lo tanto, es el equipo quien nos dir qu tipo de procedimientos son los
ms recomendables para incorporarlos a su Plan de Mantenimiento Preventivo
Programado.
En el captulo de Marco Terico se definieron los diferentes procedimientos

ms conocidos para poderlos incorporar al Plan de Mantenimiento Preventivo, siendo
stos:
MP-BTF Mantenimiento Preventivo Basado en Tiempos Fijos
MP-BCF Mantenimiento Preventivo Basado en Cuentas Fijas
MP-BCO Mantenimiento Preventivo Basado en Condiciones de Operacin
MP-BINSP Mantenimiento Preventivo Basado en Inspecciones
MP-HQD Mantenimiento Preventivo Hasta que se Deterioran
MC-P Mantenimiento Correctivo Planificado
MI-P Mantenimiento Innovativo Planificado
MP-Anualizado (Overhaul)
La funcin 2 del Sistema de Mantenimiento cuenta con dos actividades

principales. La primera es la de crear el plan de mantenimiento por equipo y la
segunda es la de crear los documentos de procedimientos estndar de
mantenimiento, conocidos como PEMs.
Proyecto APREMAT 44
PLAN DE REQUERIMIENTO DE MANTENIMIENTO POR UNIDAD
Para cada equipo que ya est codificado, identificado, y que se le halla abierto
expediente, se le crear un plan de requerimiento de mantenimiento por unidad. Esta
no es una tarea fcil ni debe de ser una tarea arbitraria. Se recomienda formar
pequeos equipos de trabajo (mximo 3 personas) en donde se encuentre las
personas con mayor conocimiento de los equipos. Es sumamente recomendable
hacer uso de las recomendaciones del fabricante y/o de expertos en el tipo de
maquinaria.
Para cada equipo se utilizar el Formulario 4 (ver anexo A) para unificar el

plan de requerimiento de mantenimiento por unidad. Recuerde que el cdigo de la
unidad estar siempre en el extremo superior derecho del Formulario.
La forma de trabajar este Formulario es la de ir analizando cada uno de los

tipos de mantenimiento que aparecen en el encabezado y determinar cul de estos
tipos de mantenimiento aplican para el recurso en estudio y as poder ir completando
cada una de las filas del Formulario. Es necesario que para cada tipo de
procedimiento ingresado se cree su nmero PEM (nmero del Procedimiento
Estndar de Mantenimiento).
El cdigo PEM ser exactamente el mismo cdigo del equipo ms un nmero

correlativo adicional. Ejemplo de un cdigo PEM: ME-1.5HP-001-001. y as
sucesivamente para todos los dems recursos. Ver ejemplos del formulario de
requerimientos de mantenimiento y de los PEMs en el numeral 6.3.
Proyecto APREMAT 45
6.3 MECANISMO DE GENERACIN DE ORDENES DE

TRABAJO
6.3.1 Objetivos
Asegurar que todos los trabajos relacionados con mantenimiento puedan ser
planificados y documentados por medio de Ordenes de Trabajo.
6.3.2 Metas
Contar con un Formulario de Ordenes de Trabajo.
Poder identificar todos los escenarios para los cuales sea necesario crear
Ordenes de Trabajo.
Poder documentar correctamente las Ordenes de Trabajo.

Que exista un mecanismo Prctico para la generacin de Ordenes de Trabajo
planeados para el mantenimiento correctivo.
Que puedan documentar todos los trabajos relacionados tanto al
mantenimiento preventivo como del mantenimiento correctivo.
Que se puedan crear solicitudes de trabajo.
Poder cerrar adecuadamente el ciclo de las Ordenes de Trabajo.
6.3.4 Metodologa de Desarrollo

Esta funcin es fundamental para echar a andar en la prctica todas las tareas
de Mantenimiento Preventivo (lo cual es el propsito general de este manual).
ORDEN DE TRABAJO
Una Orden de Trabajo es un documento con carcter oficial el cual define

claramente las tareas especficas a realizar sobre la maquinaria, equipo o
infraestructura.
Proyecto APREMAT 46
Una Orden de Trabajo lleva informacin sobre la unidad a la que se le

proveer el mantenimiento, informacin sobre las tareas especficas, la mano de
obra, los repuestos, herramientas y un espacio en donde se registrarn los tiempos
muertos y costos incurridos en completar la Orden de Trabajo.
La Orden de Trabajo es fundamental por las siguientes razones:

Es lo que le da vida a un Sistema de Mantenimiento.
Ordena tremendamente la gestin de Mantenimiento.
Es la nica evidencia real que los trabajos se realizaron.
Es el nico vnculo entre la administracin y el mantenimiento fsico hecho en
la realidad.
Se convierte posteriormente en evidencia de la historia del equipo.
Sirve para capturar tiempos muertos y costos de mantenimiento.
Est acorde a las exigencias de normativas internacionales de calidad
(ISO9000).
Por estas razones es que se dice que sin Ordenes de Trabajo NO PUEDE
EXISTIR un Sistema de Mantenimiento Preventivo. Qu es lo que genera una
Orden de Trabajo? Lo que genera una Orden de Trabajo es lo que conoceremos
como escenarios: Calendario General de Mantenimiento Preventivo Planificado,
Solicitud de Trabajo, Documentar un trabajo correctivo que ya se realiz.
Proyecto APREMAT 47
ESCENARIOS QUE GENERAN ORDENES DE TRABAJO
En el da a da de los laboratorios, talleres, salones de clases, etc. Bajo

diferentes circunstancias ser necesario dar mantenimiento a los recursos para que
stos sigan trabajando correctamente y con esto nos referimos tanto a los
mantenimientos preventivos y correctivos. La figura siguiente muestra en qu
circunstancias o escenarios puede existir la necesidad de generarse una Orden de
Trabajo.
Calendario
General de
MPP
Solicitud de Motor (SMPP) Orden

Trabajo generador de de
Ordenes de Trabajo Trabajo
Documentar un
Trabajo
correctivo que
ya se realiz
Figura 10. Escenarios que dan origen a una Orden de Trabajo.
Idealmente todos los trabajos de mantenimiento debern de nacer sobre la

base de un plan de mantenimiento preventivo. Sin embargo, en la prctica, hay que
estar consciente que las fallas SIEMPRE se seguirn dando de forma aleatoria en las
unidades.
En estas situaciones el personal del Instituto puede crear una solicitud de

mantenimiento correctivo para que los trabajos se realicen sobre las unidades. Y en
caso de fallas correctivas, podemos vernos obligados a reparar una falla de forma
urgente.
En cualquiera que sea el caso, siempre es posible documentar los trabajos de

Mantenimiento por medio de una Orden de Trabajo.
Proyecto APREMAT 48
Escenario 1: Calendario General de Mantenimiento Preventivo Planificado

(Preventivo)
Calendario
General de MPP
Solicitud de Motor (SMPP)

Trabajo Generador de Ordenes Orden de
de Trabajo Trabajo
Documentar un
Trabajo correctivo
que ya se realiz
Figura 11. Calendario General de MPP generando una Orden de Trabajo.
El Calendario General se realiza una vez por ao. En l encontramos por

equipo, todos los mantenimientos que hay que realizar para todo el ao. Este
documento se llena del Formulario #4 que es el Plan de Requerimiento de
Mantenimiento por Unidad.
Proyecto APREMAT 49
Figura 12. Plan de Requerimiento de Mantenimiento por unidad y PEM.
Proyecto APREMAT 50
Formulario #4
TO-MSE-001
PLAN DE REQUERIMIENTO DE MANTENIMIENTO POR UNIDAD
Tipos de Mantenimiento:MP-BTF Mantenimiento Preventivo Basado en Tiempos Fijos MP-HQD Mantenimiento Preventivo Hasta que se Deterioran
Equipo: x MP-BCF Mantenimiento Preventivo Basado en Cuentas Fijas MC-P Mantenimiento Correctivo Planificado
Infraestructura:
MP-BCO Mantenimiento Preventivo Basado en Condiciones de Operacin MI-P Mantenimiento Innovativo Planificado
MP-BINSP Mantenimiento Preventivo Basado en Inspecciones MP-Anualizado (Overhaul)
Tipo de procedimiento Nombre Objetivo Frecuencia # PEM Fecha de Creacin/ Revisin
MP-BTF LUBRICACION LUBRICAQCION MENSUAL 30 DIAS 001 01/01/2000
MP-Anualizado OVERHAUL MANTENIMIENTO ANUAL 360 DIAS OO2 01/03/2000
MP-BINS INSPECCION INSPECCION SEMANAL 7 DIAS 003 01/03/2001
Proyecto APREMAT 51
Formulario #5
TO-MSE-001
PROCEDIMIENTO ESTANDARD DE MANTENIMIENTO
Instituto: Santa Ana Creado por: Julio Valdivieso PEM: OO1
FECHA: 02/12/1999 Aprobacin Director:SI Aprobado CDE: R. CERNA
Nombre de procedimiento: LUBRICACION MENUSAL TORNOS
Tipos de Procedimiento:
MP-BTF Mantenimiento Preventivo Basado en Tiempos Fijos MP-HQD Mant. Preventivo Hasta que se Deterioran
MP-BCF Mantenimiento Preventivo Basado en Cuentas Fijas MC-P Mantenimiento Correctivo Planificado
MP-BCO Mantenimiento Preventivo Basado en Condiciones de Operacin MI-P Mantenimiento Innovativo Planificado
MP-BINSP Mantenimiento Preventivo Basado en Inspecciones MP-Anualizado (Overhaul)
Cdigo: TO-MSE-001 Descripcin: TRONO MECANICO
Ubicacin: TALLER MECANICA Frecuencia en das o cuentas: 30 DIAS
Tareas
Apagar por completo el equipo para evitar cualquier accidente
1.-
Desmontar tolbase, verificar el nivel y la viscosidad del aceite con medidor trylo
2.-
Si el aceite esta en buenas condiciones, llevar al nivel correspondiente y correcto. Si el

3.-
Aceite esta defectuoso, drenar el aceite y asegurarse de no despilfarrar el aceite.
RECUERDE: El aceite contamina el medio ambiente

Reemplazar filtro de Aceite, y colocar de nuevo el tapn del dreno
4.-
Llenar con aceite nuevo. Ver abajo las especificaciones del aceite correcto
5.-
Proyecto APREMAT 52
M/O
Oficio: Nombre: Horas Estimado: Seguridad (S/N):
MECANICO JULIO SANABRIA 2SI
Repuestos/ Materiales
Cdigo de Repuestos/ Materiales: Descripcin: Cantidad Requerida: Costo Estimado ():
ACEITE SAE-40 ACEITE AUTOMOTRIZ 1 GALON 120

TBA-234 FILTRO DE ACEITE 1 100
Herramientas
Cdigo de herramientas: Descripcin: Cantidad Requerida:
SACA FILTRO SACA FILTRO 1
Miscelneos
Descripcin: Costo Estimado ():
Dibujos y Diagramas
Proyecto APREMAT 53
Como puede observarse en la figura:
Figura 15. Calendario General de Mantenimiento Preventivo Programado.
Este calendario nos ayuda a visualizar la carga de trabajo de mantenimiento

para todo un ao. Es tambin muy prctico poder agrandar el Calendario General y
desplegarlo en cada uno de los lugares de especialidad de los Institutos. Como por
ejemplo, tener un Calendario General para maquinaria de Taller Automotriz, otro para
Mecnica, otro para Elctrica, otro para el Centro de Cmputo, para equipo agrcola,
otro para infraestructura, etc.
La forma de completar este calendario es que de cada expediente de Equipo

yo extraigo su Plan de Requerimiento de Mantenimiento (Formulario 4) y por cada fila
donde se encuentre un procedimiento yo transcribo al Calendario General el cdigo
de Equipo, el # PEM, la frecuencia, la unidad de frecuencia, y cuenta inicial (si es
mantenimiento basado en cuentas fijas). Luego basado en la frecuencia, marco con
una x la semana en el ao en donde le corresponde el mantenimiento.
Proyecto APREMAT 54
Ejemplo:
Formulario 6: Calendario General de Mantenimiento Preventivo Planificado
Ao 2000
Ene. Feb. Mar. Abr. May.
Equipo/ Inf PEM Frec. U de Frec. Conteo Ini. 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 12 3 4
ME-1.5HP-001 001 60 Das x x x
ME-1.5HP-001 002 360 Das X
Para la generacin de Ordenes de Trabajo en la Prctica se hace lo siguiente.

Estos pasos se deben de hacer un da especfico de cada semana. Por ejemplo los
das jueves a partir de las 2:00 pm TODAS LAS SEMANAS.
GENERACION DE ORDENES DE TRABAJO POR CALENDARIO GENERAL DE

MANTENIMIENTO PREVENTIVO PLANIFICADO
Paso 1
Se selecciona la semana para la cual hay que elaborar las ordenes de trabajo
de mantenimiento preventivo con dos semanas de anticipacin, para poder planificar
y adquirir los repuestos que se utilizarn.
Si se est en el da jueves 6 de Enero del ao 2000, ese da se crearn las

Ordenes de Trabajo de mantenimiento preventivo para la semana que inicia el lunes
17 de Enero.
Paso 2
Se escribe el mes y la semana sobre una hoja del calendario auxiliar
Formulario #7 en blanco.
Proyecto APREMAT 55
Paso 3
Regreso al Calendario General y busco la columna del mes y la semana que
corresponden a la semana que se desea trabajar.
Formulario 6: Calendario General de Mantenimiento Preventivo Planificado
Ao 2000
Ene. Feb. Mar. Abr. May.
Equipo/ Inf PEM Frec. U de Frec. Conteo Ini. 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 12 3 4
ME-1.5HP-001 001 60 Das x x x
ME-1.5HP-001 002 360 Das X
Se extrae la informacin para

todas las x que aparezcan en
la semana del calendario.
De la informacin de la semana a programar se extrae la informacin del

recurso y del numero PEM y se transcribe al calendario auxiliar. Formulario 7, ver
pagina siguiente.
Proyecto APREMAT 56
Formulario #7
CALENDARIO AUXILIAR
Mes:ENERO Semana: 17 DEEnero
Fecha de programacin de Trabajo No de Orden de Trabajo

Paso de Estatus
Equipo/ Infraestructura PEM Asignada a: (nombre) Creada Cancelada Asignada Completada Registrada Hist.
TO-MSE-001 001 SANABRIA 17/01/2000 OT 234 X X
TO-MSE-004 001 SANABRIA 18/01/2000 OT235 X X
FE-UN-0010 002 ORTEGA 18/01/2000 0T236 X X
FE-UN-0011 003 ORTEGA 19/01/2000 OT237 X X
Proyecto APREMAT 57
Paso 4
Se recorre la columna del Calendario General y para cada x encontrada,
transcribo una lnea de informacin al Calendario Auxiliar (Formulario 7).
Podemos transcribir tanto el cdigo del recurso como el nmero PEM. El

numero PEM, es el procedimiento de mantenimiento que ya le toca al equipo.
Paso 5
Le asign una fecha especfica de la semana para que le d mantenimiento a
la unidad.
Paso 6
Se asigna un nmero de Orden de Trabajo. Este es simplemente un nmero
correlativo que debemos seguir (ver ms adelante la seccin sobre codificacin de
Ordenes de Trabajo). Para ste escenario Orden de Trabajo de Calendario
General, todas son mantenimientos Preventivos por lo que el nmero de orden ser:
MP-####.
Ejemplo:
MP-0230
MP-0231
MP-0232 ...
MP-nnnn
Paso 7
Se asigna a una persona en especfico que ser responsable para la ejecucin
del mantenimiento.
Paso 8
Utilizando el Calendario Auxiliar, se elaboran las Ordenes de Trabajo. La
informacin se llenar en la elaboracin de la Orden de Trabajo provendr de la
Ficha Tcnica de la Unidad y del PEM. Cdigos que puede encontrar en el
Calendario Auxiliar.
Proyecto APREMAT 58
Paso 9
Importante. Antes de distribuir las Ordenes de Trabajo se tiene que completar
el Formulario de Requerimiento de Materiales (Formulario #11). Para que el
proveedor (o bodeguero) tenga suficiente tiempo para preparar o comprar los
materiales que puedan hacer falta para los mantenimientos preventivos. Ver
Formulario 11 en la siguiente pgina.
Paso 10
Registrar en el Calendario Auxiliar el Estatus de cada Orden de Trabajo.
Paso 11
Distribuir las Ordenes de Trabajo con 10 das de anticipacin.
Paso 12
Realizar los trabajos, documentando sobre la misma Orden de Trabajo toda la
informacin solicitada.
Paso 13
Conforme se van realizando los trabajos en la semana que corresponde, se
van actualizando los estatus del Formulario del Calendario Auxiliar.
Proyecto APREMAT 59
Formulario #11
PLAN DE REQUERIMIENTO DE MATERIALES/ REPUESTOS
Material de Mantenimiento Requerido Mes: Semana:
Enero 17 de Enero
Cdigo de Repuestos Descripcin Existencia fsica actual Cantidad Requerida Cantidad a Comprar
TB-1 FILTRO DE AIRE 3 1 0
SAE 40 ACEITE SAE 40 68 10 0
S 10 ELECTRODOS 2 20 18
Proyecto APREMAT 60
Paso 14
Transcribir los tiempos muertos y costos registrados en la Orden de Trabajo al
Formulario de Vida de Equipo (Formulario 12).
Figura 18. Historia de vida de Equipo o Infraestructura.
Paso 15
Archivar la Orden de Trabajo en el Expediente del Equipo.
Escenario 2: Solicitud de Trabajo

(Correctivo Planificado)
Las solicitudes de Ordenes de Trabajo ayudan grandemente a ordenar
trabajos cuando los usuarios o personal en general detectan fallos o perciben que
stos empiezan a desarrollarse.
Proyecto APREMAT 61
Por definicin, todo trabajo que nace de una solicitud de mantenimiento es

considerado Mantenimiento Correctivo. La ventaja es que bajo ste esquema aun los
mantenimientos correctivos se pueden planificar:
Calendario
General de MPP

Trabajo generador de Ordenes Orden de
de Trabajo Trabajo
Documentar un
Trabajo correctivo
que ya se realiz
Figura 19. Solicitud de Trabajo generando una Orden de Trabajo.
GENERACIN DE ORDENES DE TRABAJO PROVENIENTES DE SOLICITUD DE

TRABAJO.
Paso 1
Crear la Solicitud de Trabajo (Formulario #8), especificando claramente la
fecha y hora de solicitud, quin solicita, a qu equipo se le solicita el trabajo,
ubicacin, gravedad del problema, descripcin exacta del problema reportado.
Proyecto APREMAT 62
Figura 20. Solicitud de Orden de Trabajo.
Paso 2
Entregar la Solicitud a la persona encargada de Planificar los trabajos de
Mantenimiento.
Paso 3
Aprobar y programar la Solicitud. Para esto es necesario registrar la orden en
el Calendario Auxiliar (Formulario #7), en donde se le asigna un nmero correlativo a
la nueva Orden de Trabajo de Mantenimiento Correctivo. Ej: MCP-000-301.
Paso 4
Se elabora la Orden de Trabajo utilizando el Formulario 10. Se extrae
informacin adicional de la Ficha Tcnica del Equipo.
Proyecto APREMAT 63
Nota: No debe de existir ni se debe crear un PEM para mantenimientos

correctivos, ya que estos en teora no deberan existir.
Paso 5
Le asigno una fecha especifica de la semana para que le d mantenimiento a
la unidad.
Paso 6
Se asigna a una persona en especfico que ser responsable para la ejecucin
del mantenimiento.
Paso 7
La informacin que se llenar en la elaboracin de la Orden de Trabajo
provendr de la Ficha Tcnica de la Unidad y de la solicitud de la orden de trabajo.
Paso 8
Importante. Antes de distribuir las Ordenes de Trabajo se tiene que completar
el Formulario de Requerimiento de Materiales (Formulario 11). Para que el proveedor
(o bodeguero) tenga suficiente tiempo para preparar o comprar los materiales que
puedan hacer falta para los mantenimientos correctivos.
Paso 9
Distribuir las Ordenes de Trabajo inmediatamente para corregir las fallas.
Paso 10
Realizar los trabajos, documentando sobre la misma Orden de Trabajo toda la
informacin solicitada.
Paso 11
Transcribir los tiempos muertos y costos registrados en la Orden de Trabajo al
Formulario de Vida de Equipo (Formulario 12).
Proyecto APREMAT 64
Paso 12
Archivar la Orden de Trabajo en el Expediente del Equipo.
Proyecto APREMAT 65
Escenario 3: Documentacin de un trabajo correctivo que ya se hizo

(Correctivo Emergencia)
Este escenario, aunque NO deseado, sucede mucho en la vida real. Este es el
caso en que los usuarios o responsables de mantenimiento se ven en la obligacin
de corregir una falla sin previa planificacin, para evitar mayores daos al equipo.
En estos casos se realizan los siguientes pasos:
Calendario
General de MPP

Trabajo generador de Ordenes Orden de
de Trabajo Trabajo
Documentar un
Trabajo
correctivo que
ya se realiz
Figura 21. Generacin de una Orden de Trabajo a travs del escenario 3.
Paso 1
Completar lo ms extensa y exactamente posible una Orden de Trabajo.
Paso 2
Registrar la Orden y asignarle un nmero correlativo de MCE Mantenimiento
Correctivo de Emergencia del Calendario Auxiliar.
Paso 3
Completar la lnea del Calendario Auxiliar.
Proyecto APREMAT 66
Paso 4
Registrar la informacin de Tiempos Muertos y Costos en la hoja de Vida del
Equipo.
Paso 5
Archivar la Orden de Trabajo en el expediente del Equipo.
CODIFICACIN DE ORDENES DE TRABAJO
Mantenimientos Preventivos
MP-00015
Mantenimientos Correctivos Planificados

MCP-00015
Mantenimientos Correctivos de Emergencia

MCE-00015
Para no perder la secuencia de la correlatividad de las Ordenes de Trabajo, se

pueden transcribir las Ordenes de Trabajo Correctivo en los Calendarios Auxiliares
(Formulario 7), y cuando vamos a generar una nueva Orden de Trabajo, buscamos el
nmero de la ltima orden creada en las listas que encontraremos en dicho
Formulario.
Si en nuestra organizacin, diferentes personas para diferentes talleres o

reas de trabajo se crean Ordenes de Trabajo, podemos agregar un Sufijo
determinado a qu rea le corresponde la Orden de Trabajo.
Ejemplo para el Centro de Cmputo: MCP-0241-CC
Proyecto APREMAT 67
6.4 CONTROL DE INVENTARIOS

6.4.1 Objetivos
Poder contar con un sistema de control de inventarios que permita conocer las
cantidades en existencia de repuestos e insumos y que permita generar las
transacciones necesarias de repuestos.
6.4.2 Metas
Contar con un mecanismo para almacenar y registrar las transacciones de
inventarios.
Contar con una codificacin prctica de repuestos.
Integrar el sistema de control de inventarios al Sistema de Mantenimiento
Preventivo.

Que los repuestos estn debidamente codificados e inventariados.
Contar con los mecanismos bsicos para un eficiente control de inventarios de
repuestos.

Desde el punto de vista de mantenimiento, es importante que un adecuado
nivel de inventarios de repuestos exista. Al menos que ste sea el caso, el
mantenimiento no podr realizarse de una forma adecuada. Un inventario de
repuestos puede tener cientos de piezas. Y para que stas sean accesibles debe de
existir un control de las mismas.
En el caso particular de los INSTITUTOS, es importante que los repuestos

estn codificados, inventariados y que se registren los recibos y entregas de
repuestos desde las bodegas de materiales y repuestos.
Idealmente los repuestos deberan de ser obtenidos por el personal cuando

los necesitemos. Esta situacin en la vida real es muy difcil o muy costoso que se
pueda dar. Es necesario por ende, contar con un mecanismo para lograr mantener la
Proyecto APREMAT 68
menor cantidad de repuestos posible, pero al mismo tiempo saber donde y como
adquirir los repuestos en caso que se necesiten, tanto para mantenimiento preventivo
como para mantenimiento correctivo.
Para un eficiente control de inventarios, la siguiente informacin es necesaria

para cada repuesto que se desee almacenar en la bodega:
Cdigo del Repuesto
Cdigos Equivalentes
Descripcin del Repuesto
Caracterstica Tcnica especial
Equipos o Unidad donde se utiliza (pueden ser varias)
Catalogo donde se encuentra la pieza
Si la pieza requiere de inventario permanente o no.
Existencia a Fecha de Inventario Fsico
Localizacin dentro de la bodega
Punto de Pedido (o punto de reorden)
Proyecto APREMAT 69
Das de reposicin
Proveedores principales
Precio Estimado
Precio de la ltima fecha recibida
Casillero de control
o SALIDAS
o ENTRADAS
o FECHAS
o COMENTARIOS
o RELACIONADA A
o Ajuste +/-
Ciclo de control de Inventario Fsico
CODIFICACIN DE REPUESTOS
La prctica ms sencilla de codificacin de los repuestos, es utilizar el cdigo

de la pieza segn la codifica el proveedor principal. En la prctica, debido a que la
cantidad de repuestos a utilizar en una institucin con el correr del tiempo puede ser
muy grande, sta forma de codificacin permite poder crear nuevo cdigos muy
rpidamente.
HOJA DE CARDEX DE REPUESTOS
La hoja del Cardex es la hoja de control de inventario de los repuestos. Es

necesario por lo tanto que se pueda elaborar un inventario fsico para poder echar a
andar las hojas de control de inventarios. El Formulario 9, es que se emplea como
hoja de control de inventarios. Como puede observarse, existe una seccin superior
en donde se define el cdigo, y toda la informacin general del repuesto. Luego en la
seccin de cuadricula existe una columna central sombreada, que nos indica como
esta la existencia fsica segn fechas. Y tiene el nombre de proyectada porque si
existe alguna asignacin de repuestos para mantenimiento preventivo, el bodeguero
Proyecto APREMAT 70
podr fcilmente poner la cantidad a utilizar asociada con una orden de trabajo y ver
fcilmente como quedar el inventario a una fecha futura.
La lgica de uso de la cuadricula es que se arranca con la fecha y la cantidad

de conteo fsico de la fecha. Luego tenemos la columna de la izquierda en donde se
ir reflejando la fecha exacta en donde ocurrirn las transacciones de inventario.
Al lado IZQUIERDO de la columna central, tenemos lo que es la demanda del

repuesto. Es decir TODO LO QUE SALE DE LA BODEGA. Ya sea por requerimiento
en una orden de trabajo o por una solicitud de materiales. En la casilla de SALIDAS
se escribe la cantidad exacta de los repuestos o insumos que salen de la bodega y
en TIPO DE TRANSACCIN, se registra el documento asociado a la transaccin.
Luego tenemos en el lado IZQUIERDO de la columna central, todo lo que

entra a la bodega. Es decir las cantidades que vamos recibiendo de los repuestos en
la bodega. De igual forma se ir actualizando la columna central. Y finalmente
tenemos una casilla de comentarios en donde podremos escribir cualquier situacin
especial o el nombre de la persona a la que se le entregan los repuestos.
Proyecto APREMAT 71
Formulario #9
CODIGO
DESCRIPCIN SAE-40 Conteo Fsico Inicial 100 Inventario Permanente: SI

EQUIVALENTES LQ-2993 Unidad de Medida Galones Descripcin Tcnica
2 Inventario de Seguridad 55 Aceite para Automotores
3 Ciclo de Conteo B SAE-40
PROVEEDORES SHELL Punto de Reorden 20 Equipos Fresas
ESSO Das de Reposicin 3 Tornos
TEXACO Localizacin Principal Bodega Material Catalogo CP-012
FECHA TIPO SALIDAD CANTIDAD ENTRADAS TIPO PRECIO COMENTARIO

TRANSACCION PROYECTADA ENTRADAS TRANSACCION UNITARIO
01/07/2000 Inv Fsico 100
11/07/2000 OT 113 2 98
21/07/2000 108 10 OC 23 12.50
31/07/2000 OT 114 10 98
10/08/2000 OT 221 15 83
20/08/2000 OT 222 25 58
30/08/2000 OT 232 50 8
09/09/2000 33 25 OC 31 13.40
19/09/2000 Ajuste Inv 1 32
Figura 22. Formulario 9, Hoja de Cardes Inventarios.
Proyecto APREMAT 72
RECUERDE: Todo control de inventario de repuestos debe de iniciarse con un

conteo Fsico de los repuestos e insumos.
6.5 COMPRAS
6.5.1 Objetivos
Establecer claramente el flujo de compras dentro de los Institutos para que
sea conocido por todo el personal relacionado al mantenimiento y que pueda
contribuir a la disminucin de los tiempos muertos de los recursos.
6.5.2 Metas
Establecer claramente los procedimientos de compras.
Contar con la definicin de los niveles de autorizacin.
Agilizar la metodologa de compras.

Contar con una forma ordenada de Solicitudes y Ordenes de Compras.
Poder analizar y aprobar los requerimientos de repuestos y materiales
necesarios para los mantenimientos preventivos.

Para las compras existen 3 escenarios que motiven a una solicitud de compras:
1. Revisiones peridicas de los Cardex de los repuestos identificando inventarios por
debajo de los puntos de pedidos.
2. De los Formularios de Requerimiento de materiales que se crean semanalmente
de las Ordenes de Trabajo de Mantenimiento Preventivo.
3. Solicitudes especificas de las personas encargadas de los laboratorios o talleres
de los Institutos.
Proyecto APREMAT 73
Cada Instituto debe de crear sus propias polticas de Compras y Autorizacin

de compras de la forma que funcional y legalmente este establecido dentro de la
organizacin. Lo que necesitamos es integrar el flujo de necesidades de compra que
provengan del Sistema de Mantenimiento Preventivo. Para lo cual definimos a
continuacin los diferentes casos:
COMPRAS DE REVISIONES PERIDICAS DE CARDEX DE

REPUESTOS.
El Cardex como expuesto anteriormente proporciona informacin exacta y

actualizada da a da de las existencias de los repuestos. Lgicamente los repuestos
cuyo inventario debe de existir permanentemente estarn debidamente marcado
sobre el Cardex de cada repuesto. Esta es una casilla en el bloque de definicin de
repuestos.
La metodologa es que el bodeguero con una frecuencia semanal, en un da

especifico, por ejemplo los das viernes por la maana, realizar una revisin de
todos los Cardex. Verificar la existencia (cantidad disponible en la bodega) y
comprobar si el nivel de inventario esta por debajo del punto de reorden.
Esto es una seal que ya se est en un nivel muy bajo de inventario y amerita
realizar una solicitud de compra de este insumo o repuesto. La cantidad a pedir ser
la aproximada para cubrir las necesidades de consumo para los prximos 30 das.
COMPRAS DE LOS REQUERIMIENTOS DE MATERIALES

SEMANALES.
El Motor generador de ordenes de trabajo tambin produce un listado de

requerimientos de materiales (Formulario 11). El responsable de la planificacin de
mantenimiento por cada uno de los talleres ser la persona que elabore las ordenes
Proyecto APREMAT 74
de trabajo. De la misma forma sta personal llenara el Formulario de requerimiento

de materiales. Este listado de requerimientos ser enviado al bodeguero, quien con
este listado verificar en los CARDEX si cuentan con la existencia de los insumos y
los repuestos. Y crear una solicitud de compra para los materiales que requieran ser
comprados.
COMPRAS DE SOLICITUDES ESPECIFICAS DE LOS ENCARGADOS

DE LAS AREAS.
En la vida real existen siempre nuevas necesidades de compras de materiales,

herramientas, equipos de proteccin, infraestructura, etc. En estos casos las
personas encargadas de las diferentes reas de los Institutos y con la autorizacin
correspondiente podrn realizar Solicitudes de Compras.
SOLICITUDES DE COMPRAS Y ORDENES DE COMPRAS.
Un proceso ordenado de compras nace con las solicitudes. Las cuales en el

caso de los Institutos deben de ser aprobadas por el Director del Instituto. Una vez
aprobadas stas deben de regresar debidamente firmadas y autorizadas a la persona
encargada de Ejecutar las compras. Por lo general los encargados de reas o los
bodegueros pueden solicitar varias cotizaciones a diferentes proveedores y elegir la
que nos proporcione la mejor ventaja econmica sin poner en riesgo la calidad de los
repuestos. Una vez recibidas las cotizaciones se procede a crear la ORDEN DE
COMPRA, que es un documento con un mayor grado de formalidad. Las ordenes de
compra que sobrepasen los XX Colones deben de ser aprobadas no solo por el
director sino que tambin por el CDE. En el caso de equipo nuevo o muy sofisticado
Proyecto APREMAT 75
por lo general la compra de los repuestos se le debe de hacer directamente al

fabricante de los equipos.
Las solicitudes de compras pueden verse en el Formulario No. 13 a

continuacin:
Figura 23. Solicitud de Compra.
Una vez aprobado la solicitud de compra y cuando se han evaluado varias

alternativas de proveedores de insumos y repuestos se proceder a crear la Orden
de Compra la cual deber tener las firmas de autorizacin necesarias para proceder
a EJECUTAR la compra.
Proyecto APREMAT 76
Figura 24. Orden de Compra.
Cada Instituto es responsable por establecer sus propias polticas de

autorizacin de compras, ya que cada cual tiene su propio presupuesto, diferente
personal, diferente apoyo de la comunidad, diferente ambiente de trabajo. Por lo que
se hace difcil en todo caso poder establecer un procedimiento nico de compras.
Lo puntualizado en esta Funcin de Compras es que se genere el documento

de solicitud y ste se integre al sistema de compras que ya sta trabajando y
funcionando en cada uno de los Institutos.
Proyecto APREMAT 77
6.6 DOCUMENTACIN TECNICA

6.6.1 Objetivos
Lograr implementar una biblioteca tcnica de todos los documentos
relacionados con los equipos, maquinarias e infraestructura en cada uno de
los Institutos.
6.6.2 Metas
Contar con una biblioteca tcnica funcional y ordenada para la fcil consulta
de informacin.
Hacer conciencia que los manuales tcnicos deben de emplearse con la
mayor frecuencia posible, ya que estos brindan suficiente informacin sobre
operacin, mantenimiento y repuestos de los equipos.
Que la informacin tcnica sea un requisito para toda nueva adquisicin de
maquinaria, insumos, repuestos, y otros.

Contar con una biblioteca tcnica a la disposicin y apoyo a las gestiones de
mantenimiento.
Que los manuales tcnicos realmente sean consultados y utilizados por el
personal de los Institutos de APREMAT.

Es valido mencionar que para el diseo de equipos modernos como
computadoras, equipos agrcolas, maquinaria mecnica, elctrica, electrnica, etc.,
han intervenido una gran cantidad de cientficos, investigadores, empresas, y hasta
naciones. En nuestros tiempos la tecnologa, aunque crece aceleradamente, esta
bastante madura en lo que a equipos comercialmente disponibles se refiere. Y una
gran cantidad de empresas a nivel mundial DISEAN BASNDOSE EN
MANTENIBILIDAD DE LOS EQUIPOS. (Tcnicas conocidas en ingls como Design
for Maintenance o diseo para mantenibilidad. Es decir que las maquinas estn
diseadas para que el mantenimiento sea lo ms simple y lgico posible. Lo
Proyecto APREMAT 78
fabuloso es que todo esos procedimientos de operacin y mantenimiento estn ya

plasmados en los manuales del fabricante.
Hay empresas en el mundo que sin los respectivos manuales NO COMPRAN

o se hacen cargo de las maquinas. NI SIQUIERA AUNQUE SE LAS REGALEN.
Recordando el viejo dicho:
Lo barato sale caro
Los fabricantes de equipos, en el 100% de las empresas, elaboran los

manuales tcnicos. Siendo estos:
Manuales de Operacin de Equipos

Manuales de Mantenimiento
Manuales de Catlogos de Partes
Planos Elctricos
Planos Mecnicos
Etc.
Esta informacin es de vital importancia para el apoyo a la gestin de

mantenimiento. En muchos casos la forma de reparar un equipo, sin andar
adivinando, se encuentra en estos manuales.
Por lo tanto debe de existir en los Institutos una biblioteca tcnica que sirva de
soporte al mantenimiento.
Proyecto APREMAT 79
La estantera en la biblioteca debe llamarse BIBLIOTECA TCNICA PARA

MANTENIMIENTO. En esta biblioteca, los manuales deben de estar ordenados por
reas y por recursos. As se podr contar con las siguientes reas:
AGRCOLA
COMERCIAL
MECNICA
MECNICA DE BANCO
ELECTRNICA
COMPUTO
INDUSTRIAL
INFRAESTRUCTURA
OTROS
Y dentro de cada rea deben de existir ordenados los manuales por recursos y
debidamente codificados.
Ejemplo:
MO-CATERPILAR-001
MM-CATERPILAR-001
MP-CATERPILAR-001
MP-CATERPILAR-002
MP-CATERPILAR-003
PM-CATERPILAR-001
PM-CATERPILAR-002
PM-CATERPILAR-003
Proyecto APREMAT 80
Para una correcta codificacin de los manuales se usa la siguiente simbologa:
MO MANUALES DE OPERACIN
MM MANUALES DE MANTENIMIENTO
MP MANUALES DE PIEZAS
PE PLANOS ELCTRICOS
PM PLANOS MECNICOS
PC PLANOS DE INFRAESTRUCTURA CIVIL
PH PLANOS HIDRULICOS
ETC. SI LOS HUBIERE.
REGLAS PARA LA CREACIN DE LA BIBLIOTECA TCNICA

1. Para cada unidad registrada en el Sistema de Mantenimiento, se debe de
hacer un esfuerzo por conseguir sus manuales tcnicos
2. Debe de existir un rea segura y custodiada para la colocacin de los
manuales.
3. Los manuales deben de seguir el mismo mecanismo de administracin
formales en biblioteca.
4. Cada vez que viene un equipo nuevo se deben de codificar los manuales e
ingresarlos a la biblioteca tcnica.
5. Los manuales NO SON PROPIEDAD DE UNA PERSONA EN PARTICULAR,
son propiedad del Instituto.
6. La informacin de los manuales debe de ser difundida y compartida
ampliamente. NO SON RECOMENDABLES LOS SUPER TARZANES QUE
SOLO ELLOS PUEDEN HACER LAS COSAS. El buen mantenimiento
consiste en que entre ms personas puedan hacer los mantenimientos mejor.
7. No engavetar los manuales originales como tesoros tcnicos. Que a la larga
se pierden sin que nadie los haya usado.
8. Ser cautelosos en no violar la propiedad intelectual duplicando manuales.
9. Acostumbrarse a consultar los manuales para brindar la mejor calidad en los
trabajos de mantenimiento.
Proyecto APREMAT 81
DOCUMENTACIN INTELECTUAL
La documentacin intelectual se refiere a cultivar el nivel educativo del

personal docente de los Institutos. Esto es muy beneficioso para el desarrollo
profesional de los individuos y permite al mismo tiempo tener mayores elementos de
juicio para el perfecto funcionamiento del Sistema de Mantenimiento Preventivo.
Como se explica en las practicas contractuales de este documento, es necesario ir
incluyendo capacitaciones del personal en la operacin y mantenimiento de los
recursos. Entre mayor cantidad de gente preparada se tenga mejores sern los
resultados de los Institutos en general.
6.7 ANLISIS Y RETROALIMENTACIN

6.7.1 Objetivos
Que la informacin que brinda el Sistema de Mantenimiento sea aprovechada
para analizar, dinamizar, y retroalimentar el Sistema de Mantenimiento
Preventivo bajo una filosofa de trabajo basada en mejora continua.
6.7.2 Metas
Que el personal de los Institutos como el CDE de cada Instituto pueda apreciar
la importancia de analizar las condiciones de las maquinarias e infraestructura
en una forma constante.
Que exista una metodologa de anlisis de ndices de medicin y
disponibilidad de los activos.
Que el personal de los Institutos pueda sacar conclusiones de los anlisis y
poder enriquecer cada da ms al Sistema de Mantenimiento Preventivo.

Establecer una frecuencia de reuniones mensuales para analizar los
resultados de los mantenimientos del mes anterior.
Que las reuniones se basen en los ndices de medicin de los recursos e
infraestructura, principalmente en los costos de mantenimiento, la reduccin o
Proyecto APREMAT 82
desaparicin de Mantenimientos Correctivos, y analizar los tiempos muertos

de las maquinarias.

La funcin de anlisis y retroalimentacin permite evaluar los avances y
mejoras de condiciones relacionados al buen desempeo del mantenimiento
preventivo. Es necesario tener una reunin mensual para analizar el mantenimiento.
ESQUEMA DE REUNIONES MENSUALES
Las reuniones llevarn el nombre de Reuniones para anlisis de

mantenimiento Preventivo. Ser el director del Instituto el responsable para convocar
a todas las personas relacionadas y responsables de los mantenimientos por rea. Y
stas reuniones deben de ser de carcter obligatorio y con reglas de juego muy
definidas.
Las reuniones deben de ser realizadas en los primeros 10 das de cada mes,
ya que su principal propsito es el de analizar lo ocurrido en el mantenimiento en el
mes anterior.
Para cada reunin debe de existir junto con la convocatoria una agenda a
tratar, y en cuyos temas de anlisis deben de estar incluidos los siguientes puntos:
1. Lectura de Minuta de Reunin Anterior y verificacin de

cumplimiento de acuerdos.
Proyecto APREMAT 83
2. Lectura de los mantenimientos CORRECTIVOS incurridos por

cada rea en el mes.
3. Anlisis de las causas y plan de accin para que estas fallas no
vuelvan a ocurrir.
4. Porcentaje de cumplimiento de Mantenimientos Preventivos por
rea. Ordenes de trabajo de Mantenimiento Preventivo
Completadas vs. Planificadas.
5. Anlisis de la causa de incumplimiento de los planes de
6. Lista de Unidades o recursos que resultaron los ms caros en el
mes.
7. Lista de Unidades o recursos que resultaron con mayor tiempo
muerto en el mes.
8. Costo total de mantenimiento Correctivo y Preventivo por rea.
9. Revisin de calendarios de mantenimiento para el presente mes
y discutir las principales actividades.
10. Discusin sobre campaas pro-mantenimiento entre estudiantes-
docentes- comunidad.
11. Anlisis de mantenimientos de infraestructuras.
12. Anlisis de presupuesto.
13. Puntos varios.
Se elabora una minuta, la cual lleva una lista de actividades pendientes, con
responsables y fechas.
Con este simple esquema de reuniones se obtendrn tremendos avances en

el desarrollo de practicas de Administracin de Mantenimientos Modernas. El equipo
de personas que se presente a las reuniones podr recomendar otros puntos de
particular inters como pueden ser capacitaciones, instalaciones, trabajos de mejoras
en infraestructura, seguridad fsica de recursos, garantas, contratos, repuestos, etc.
Proyecto APREMAT 84
VII. CAPTULO 7: DIAGRAMA DE FLUJO DE INFORMACIN
Cdigo nico
Formulario 2 Formulario
Formulario 12
1 Vida de
Lista Equipo
Inventario
Equipo
Formulario
3
Ficha
Tcnica Formulario
8
Solicitud
Formulario Formulario Formulario Formulario

4 6 7 10
Plan de Calendario Calendario Orden de
Requerimi General Auxiliar Trabajo
ento
Mantenimi
Formulario
5
PEMs
Formulario Formulario Formulario

11 13 14
Requerimi Solicitudes Ordenes de
ento de Compra
de Compra
Materiales
Proyecto APREMAT 85
VIII. CAPTULO 8: ORGANIZACIN
Son las personas las que representan el principal recurso de un Sistema de

Mantenimiento. La organizacin se refiere a quien debe de asumir que
responsabilidades y como integrarlas a las diarias actividades de trabajo.
PARA QUE UN SISTEMA DE MANTENIMIENTO FUNCIONE, DEBE DE

EXISTIR UN APOYO INCONDICIONAL DE LA MXIMA AUTORIDAD DE CADA
INSTITUTO.
En muchas organizaciones se considera al mantenimiento una de las

funciones ms importante de la organizacin.
En el caso particular de los Institutos Focales de APREMAT, La mxima

autoridad le corresponde al CDE. El mantenimiento como lo hemos analizado en
captulos anteriores brinda muchos beneficios como:
Incrementar la Disponibilidad de los Recursos al Servicio de Los Estudiantes

Reducir los Costos de Mantenimiento
Incrementar la Vida de los Recursos
Mejorar las Utilidades Financieras
Aumentar la Calidad Acadmica
Utilizar Equipos que Funcionen Excelentemente
Mejorar el Ambiente Laboral
Mejorar la Imagen de la Institucin
Reducir Tiempos Muertos
Estar Listos para la Llegada de Nuevos y Ms Sofisticados Equipos
Etc.
Proyecto APREMAT 86
Bajo un claro entendimiento de los beneficios anteriores se puede apreciar al

Mantenimiento Preventivo como una actividad fundamental en el Instituto. El apoyo
de las mximas autoridades ayuda grandemente a la continuidad de los proyectos de
mantenimiento y a prever problemas futuros relacionados a problemas por deterioro
de los recursos.
'EL XITO DE UNA ORGANIZACIN SE FUNDAMENTA EN GENTE

QUE PROPORCIONE BUENAS IDEAS, PERO MS IMPORTANTE
AUN, GENTE QUE ASUMA LA RESPONSABILIDAD DE DARLES
SEGUIMIENTO'.
A continuacin presentamos un organigrama que involucra al personal que

tiene que ver con el Sistema de Mantenimiento Preventivo, ver Figura 25. Este
organigrama esta relacionado a la implantacin de un Sistema de Mantenimiento.
Una caracterstica es que prcticamente TODOS estarn involucrados con el
mantenimiento. Desde el CDE hasta los Alumnos de los Institutos. Este Organigrama
representa los puestos de las personas en un Sistema de Mantenimiento y JAMS
debe de confundirse con un grado jerrquico dentro de la organizacin administrativa
oficial de la institucin.
Proyecto APREMAT 87
ORGANIGRAMA PARA LA ADMINSTRACION DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO PROGRAMADO
CDE
MINED
Unidad de Apoyo a Planes
de Mantenimiento
Preventivo Programado
DIRECTOR DE INSTITUDO
PLANIFICADOR Encargado de
DE MANTENIMIENTO Bodegas de Repuestos
y Materiales
Encargado de Encargado de Encargado de Encargado de Encargado de

Taller A Taller B Taller C Maquinaria Agricola Infraestructura
Docentes Docentes Docentes Docentes Docentes
Alumnos Alumnos Alumnos Alumnos Alumnos
Figura 25. Organigrama.
DEFINICIN DE RESPONSABILIDADES
CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR
El CDE representa la mxima autoridad en la implantacin y seguimiento de

un Sistema de Mantenimiento.
Sus responsabilidades son:

Apoyar totalmente la gestin de mantenimiento preventivo
Proyecto APREMAT 88
Definir prioridades y calendarios para Implantacin del Sistema de

Mantenimiento Preventivo
Aprobar planes anuales de mantenimiento
Crear y Administrar una partida contable para mantenimiento preventivo
Tomar decisiones sobre cambios que existirn con la Implantacin de
los sistemas de mantenimiento preventivo
Velar porque el mantenimiento genere un ahorro y no un gasto a la
institucin
Aprobar compras de insumos y repuestos
Asegurarse que las prcticas contractuales en la adquisicin de
recursos se cumplan.
DIRECTOR DE INSTITUTO
El director debe de ser un lder en la implantacin de sistemas que contribuyan al

mejoramiento de la imagen del Instituto y ser un luchador por mantener en buen
estado de funcionamiento los equipos e infraestructura.

Mantener informado al CDE sobre los avances en mantenimiento
Apoyar a los docentes y encargados de rea en las gestiones de
mantenimiento
Convocar a reuniones de Anlisis mensuales de Mantenimiento Preventivo.
Ser el vinculo entre MINED y el Instituto
Asegurarse que las prcticas contractuales de compras de recursos se
cumplan
Estar informado sobre los resultados del Sistema de Mantenimiento
Preventivo
Conocer todas las funciones del Sistema de Mantenimiento Preventivo
Programado
Proyecto APREMAT 89
Autorizar Solicitudes de Compras y Ordenes de Compras.
UNIDAD APOYO A MPP MINED
El proyecto APREMAT en su componente 5, se preocupa por el hecho que se le

debe de dar una gran importancia a la Implantacin des Sistema de Mantenimiento
Preventivo Programado. Por tal razn debe de existir el apoyo al proyecto de parte
del Ministerio de Educacin por medio de una unidad de apoyo a la gestin de
mantenimiento preventivo programado. La cual vele por las normativas y mejoras a
los sistema de mantenimiento de los institutos.

Crear una unidad central de mantenimiento para el apoyo y las
normativas de los sistemas de mantenimiento preventivos programados
en cada instituto.
Velar por la autonoma de ejecucin de los planes de mantenimiento en
cada instituto.
Proporcionar consultores expertos en sistemas de mantenimiento
preventivo
Ser el vinculo entre los consultores externos y los Institutos
Disear y aprobar el modelo general de un Sistema de Mantenimiento
Preventivo Programado que sea de fcil Implantacin y de fcil
entendimiento
Capacitar al personal de los Institutos sobre administracin del
mantenimiento
Capacitar al personal de los Institutos sobre el uso del manual de
mantenimiento preventivo programado.
Proporcionar el plan de puesta en marcha
Proporcionar los mecanismos de instrumentalizacin
Proyecto APREMAT 90
Dar seguimiento al desarrollo y funcionamiento de los sistemas de

mantenimiento preventivo en los Institutos.
Difundir los logros alcanzados por el mantenimiento preventivo a la
sociedad Salvadorea para fomentar el mantenimiento en otras
actividades sociales y de trabajo.
PLANIFICADOR DE MANTENIMIENTO
El planificador es un puesto en la organizacin que bien puede ser creada o

sus funciones pueden ser desempeadas por los encargados de las diferentes reas.

Crear los calendarios auxiliares semanales de ordenes de trabajo de
mantenimiento Preventivo
Asignar los nmeros a las ordenes de trabajo
Crear las ordenes de trabajo
Preparar el listado de requerimiento de materiales
Planificar las fechas de los mantenimientos
Asignar responsables de la ejecucin de los mantenimientos
Solicitar los repuestos de las bodegas los das en que se solicitan
Cerrar las ordenes de trabajo en la Hoja de Vida de los recursos y
archivar los Formularios.
Apoyar a las actividades de mantenimiento.
Proyecto APREMAT 91
BODEGUERO
El bodeguero o el proveedor, es la persona que velar por la existencia de

repuestos e insumos:

Mantener la custodia de los repuestos e insumos
Realizar inventarios fsicos con una frecuencia determinada
Codificar los repuestos que entran a la bodega
Crear y actualizar los Cardex de repuestos
Revisar los Formularios de requerimientos de materiales
Revisar los Cardex por puntos de reorden
Elaborar Solicitudes y Ordenes de compras
Solicitar cotizaciones a proveedores
Revisar y dar ingreso a las compras
Mantener las bodegas ordenadas y limpias
Actualizar las hojas Cardex cada ves que hay una transaccin de
inventario
Custodiar algunos equipos que necesiten ser almacenados en bodegas
Hacer reclamos a proveedores que han servido un producto de mala
calidad
Velar por que la institucin pague al proveedor en el tiempo justo
ENCARGADOS DE AREAS
Estas personas juegan un papel primordial por el hecho de permanecer la

mayor parte del tiempo con los equipos y sus usuarios.

Codificar equipos e infraestructura
Proyecto APREMAT 92
Hacer inventarios de los activos

Crear un plan de mantenimiento preventivo para cada equipo
Elaborar los procedimientos estndar de mantenimiento
Elaborar el calendario general de mantenimiento y desplegarlo lo ms
vistoso posible en el lugar de trabajo
Revisar los calendarios auxiliares de mantenimiento
Incentivar el orden y la limpieza de las reas de trabajo
Crear Solicitudes de compra
Velar por la buena operacin de los equipos
Capacitar a docentes e instructores de laboratorios
Preparar informacin para reunin mensual de anlisis de Sistema de
Mantenimiento Preventivo Programado
Ejecutar las ordenes de trabajo de mantenimiento especializadas
Atender y documentar todas los trabajos de mantenimiento correctivo
Consultar y estudiar los manuales tcnicos
Auto capacitarse constantemente
DOCENTES
Los docentes son quienes son responsables de la operacin de los equipos.

Mantener buen orden y limpieza en las reas de trabajo
Ejecutar mantenimientos preventivos bsicos
Conocer los planes de mantenimiento preventivo de los recursos
Apoyar la gestin de mantenimiento
Velar por la seguridad ocupacional de los estudiantes
Reportar fallas lo antes posible por medio de Solicitudes de Trabajo
Brindar los espacios de tiempo necesarios para que los mantenimientos
ser realicen sin obstculos
Proyecto APREMAT 93
Capacitar a los alumnos en mantenimientos preventivos bsicos

Montar campaas de mantenimiento con los alumnos.
ALUMNOS
Son los usuarios de los activos

Aprender a preguntar y usar correctamente los equipos
Limpiar sus mesas de trabajo 5 minutos antes de empezar la practica y
5 minutos al finalizar su practica
Estar conscientes de la importancia de la buena conservacin de los
recursos
Considerarse un sensor humano capaz de detectar y notificar cuando
los recursos empiezan a fallar para que el docente elabore una solicitud
de trabajo de mantenimiento
Colaborar con los mantenimientos de maquinarias e infraestructura
Participar activamente en las campaas de mantenimiento
Informar a sus padres de las actividades de mantenimiento
Llevar a su vida cotidiana las buenas practicas de mantenimiento
preventivo
Estar consciente que el mantenimiento se perfila como una excelente
oportunidad de trabajo en el nuevo milenio.
RESPONSABILIDAD DE TODOS
No Permitir que el Instituto y sus Recursos se

Deterioren
Proyecto APREMAT 94
IX. CAPTULO 9: PRACTICAS CONTRACTUALES
En la actualidad las negociaciones y las prcticas contractuales se vuelven

una necesidad para que las futuras generaciones de estudiantes gocen de los
beneficios de utilizar equipos en perfecto estado de funcionamiento, ya que el futuro
de los equipos depende en gran medida tambin de las buenas gestiones de compra
o contratacin de servicios.
En el mundo competitivo y tecnolgico moderno las empresas se disputan un

mercado cada da ms exigente. Ya no solo basta la calidad de los recursos, sino
que todos los beneficios adicionales que podemos obtener de un contrato. Como la
experiencia misma lo dice, muchos dolores de cabeza se pueden evitar si somos
totalmente precavidos y anticipamos los problemas. Podramos diagramar el proceso
de adquisicin de un equipo de la siguiente forma (ver figura):
1
Idea (necesidad)
2
3
Definicin Tcnica
Cotizaciones 4
(licitaciones)
Alternativas
5
Negociacin
6
Cierre de compra
7
Instalacin
8
Puesta en Marcha
Operacin 9
Fin de vida til

Figura 26. Proceso de Adquisicin de un Equipo.
Proyecto APREMAT 95
Como podemos observar, el proceso de, adquisicin de un equipo (o

infraestructura), lleva al menos los 9 pasos mencionados.
Lo ideal es que durante la puesta en marcha y operacin, los problemas de

tiempos muertos y altos costos de mantenimiento NO existan.
Por lo tanto se debe tener SIEMPRE presente al MANTENIMIENTO. Entre

ms temprano se piense en la importancia del mantenimiento, menores sern los
problemas durante la operacin o uso de los bienes, y mucho menores sern los
costos de Mantenimiento.
No es sorpresa para nadie, que muchas empresas o instituciones se empiezan

a preocupar por el mantenimiento hasta que estn en el paso 8 y tambin hay
quienes se lamentan y analizan el mantenimiento hasta que ya estn en el paso 9.
Es decir, que el equipo les fall abruptamente y no tienen ni la menor idea de cmo
repararlo, quin lo puede reparar, donde estn los repuestos y por lo general el
equipo queda daado por la exagerada cantidad de dinero que les costara repararlo.
El mantenimiento se puede pensar desde que a alguien le surge la necesidad

de nueva maquinaria. Es decir, entrar al proceso de compra con una mentalidad
fuerte con relacin a las exigencias sobre aspectos de mantenimiento.
REQUERIMIENTOS BSICOS PARA TODA COMPRA
En las prcticas de compra se deben de contemplar, en los trminos de

licitaciones, o en la oferta de los proveedores los 3 siguientes elementos. Sin costo
adicional:
1. CAPACITACIN
El proveedor debe de poseer la capacidad y el personal certificado para
entrenar a nuestro personal en la OPERACIN y MANTENIMIENTO de los
equipos.
Proyecto APREMAT 96
La capacitacin, idealmente, debe realizarse en los Institutos para que ste

tenga un efecto multiplicador. Es decir que podamos involucrar a una optima
cantidad de personas.
La capacitacin de Operacin se refiere al manejo correcto del equipo y sus
funciones importantes.
La capacitacin de mantenimiento debe de explicar el diseo mecnico y
elctrico de los componentes, cmo brindar el mantenimiento preventivo al
recurso y cmo detectar fallas (TroubleShoting). As como caractersticas de
los insumos necesarios para la correcta operacin del equipo.
2. DOCUMENTACIN TCNICA
El recurso (o servicio) debe de llegar con la informacin tcnica completa. A
esto nos referimos a los siguientes puntos:
Manuales de Operacin
Manuales de Mantenimiento
Manuales de Repuestos
Planos Elctricos (si aplican)
Planos Mecnicos (si aplican)
Proyecto APREMAT 97
La documentacin tcnica brinda mucho apoyo a la deteccin de fallas y a la

reduccin de tiempos de reparacin.
3. PLANES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

El proveedor deber entregar un documento orientado a las recomendaciones
para el plan de mantenimiento preventivo del equipo. Este documento debe de
estructurarse por procedimientos calendarizados, proporcionando las
frecuencias y los tiempos estimados de Mantenimiento.
Nota: Este documento debe de ser especfico para el Instituto al que se le est
entregando el equipo. Es decir que es una gua elaborada particularmente
para el Instituto que recibir el equipo. No se acepta fotocopias de manual o
referencias a los manuales del fabricante del equipo.
Los tres puntos anteriores deben de ser de carcter obligatorio en los trminos
de referencia para la adquisicin de recursos.
En las negociaciones de compras hay otros factores tambin muy importantes

que se podran solicitar sin costo adicional.
Recuerden: Es vlido pedir y negociar, antes de firmar el contrato,

despus todo puede ser historia
Muchas empresas ofrecen sin costo adicional otras ventajas

contractuales que ellos guardan como Ases bajo la manga para quienes se lo
Proyecto APREMAT 98
soliciten. O dependiendo del caso pueden incluirse algunos de stos como

clusula obligatoria dentro de un contrato.
SOLICITUDES ADICIONALES:
Instalacin y Puesta en Marcha
Garanta con Plazos extendidos
Kit de Repuestos originales
Guas de Prcticas de Laboratorios
Contratos de Mantenimiento Preventivo
Herramientas
Dispositivos de autodiagnstico
Dispositivos de autolubricacin
Capacitacin en el lugar de la fabricacin del Equipo
Costos anuales estimados de Mantenimiento
Estimado de vida til del Equipo
Que el proveedor cuente con stock de repuestos en El Salvador
Asignacin de una persona contacto en caso de fallas, quien proporcione
soluciones tcnicas. Nombre, telfono, fax, e-mail.
Referencias Comerciales en El Salvador
Es fundamental que los responsables de la institucin donde se instalar el

equipo tome parte activa en todo el proceso de compra.
En los Institutos de APREMAT, los CDEs deben de preocuparse, integrarse,

anticiparse y asegurarse que los componentes antes mencionados, sean ofrecidos
por los proveedores, y tener la facultad legal para establecer reclamos por
incumplimiento.
Proyecto APREMAT 99
Resumiendo, los CDEs deben de estar muy pendientes de todos los

ofrecimientos de equipamiento. Provengan estos de fondos propios, de APREMAT,
del MINED, del Gobierno Central, del BCID, del BID, del FIS, del gobierno de Japn,
no tendr nada de malo (por el contrario), que se enve una carta de carcter oficial
haciendo ver su conciencia y responsabilidad con relacin al buen funcionamiento y
aprovechamiento de los recursos y solicitando que los proveedores ofrezcan los
puntos antes mencionados.
Proyecto APREMAT 100

X. CAPTULO 10: SOSTENIBILIDAD FINANCIERA DEL SISTEMA DE

MANTENIMIENTO PREVENTIVO
La implantacin de un Sistema de Mantenimiento en ningn momento debe de

verse como un gasto adicional, el cual conlleva a un presupuesto adicional para el
cual no estamos preparados. Debe de verse como una responsabilidad de cuidar,
custodiar y mantener los recursos para el aprovechamiento de los estudiantes en un
plazo largo de tiempo.
El mantenimiento preventivo basado en un sistema dinmico es un generador

de ventajas funcionales y econmicas muy fuertes para cada uno de los Institutos.
Simplemente, si el mantenimiento preventivo fuera un causante de incremento en los
costos de operacin, nadie alrededor del mundo implementara sistemas de
Ejemplo. Hoy por hoy, en los Institutos tcnicos focales de APREMAT, la

mayor parte de los mantenimientos se hacen con mucho sacrificio. Es decir cuando
un equipo se nos daa pues es un dinero que hay que gastar obligatoriamente o
nuestro equipo o nuestro taller se muere. Recurriendo muchas veces a reparaciones
provisionales. Estas fallas se repiten y se repiten una y otra vez. Luego tenemos el
caso que una buena cantidad de recursos estn deteriorados, y en ningn momento
calculamos el costo por perdida de oportunidad. Es decir lo que cuesta que un equipo
no este disponible para los muchachos que asisten a sus prcticas de laboratorio. En
el caso de los Institutos la disposicin de los recursos incide en la calidad acadmica.
Los mantenimientos correctivos siempre vienen acompaados por largas horas de
trabajo de nuestros colaboradores, prolongados tiempos muertos, seguro un elevado
costo de reparacin y molestias entre los alumnos al verse frustrados de no poder
aprender las habilidades que en uno o dos aos significarn sus fuentes de ingresos
en el mercado laboral.

En pocas palabras podemos concluir que el alto costo del NO-

MANTENIMIENTO es de por s difcil de calcular con exactitud, ya que la nica
documentacin con que contamos son los costos directos como son los repuestos.
Pero no contabilizamos los costos escondidos que siempre son mucho mayores que
los costos directos. Estos costos escondidos son los costos de la mano de obra, de
los costos por perdida de oportunidad, de un poca disponibilidad de los recursos,
utilizacin de espacio con maquinaria que ya no funciona, una corta vida de los
recursos, un mayor uso y desgaste de repuestos, malestar de las personas, costos
imprevistos, etc.
Lo que tenemos que analizar para saber justificar el mantenimiento preventivo

es realizar un anlisis llamado ANLISIS DEL COSTO DEL CICLO DE VIDA. LO
CUAL SE EXPLICA CON EL SIGUIENTE EJEMPLO.
ALTERNATIVA 1.
ANLISIS DEL CICLO DE VIDA SIN INVERTIR EN MANTENIMIENTO

PREVENTIVO.
CCV = CI + NA(COA + CMCA + CMPA + CPO)
DONDE
CCV= Costo de Ciclo de Vida

CI= Costo de Inversin Inicial, Ms Instalacin, Ms Transporte,
Ms Cableado, Ms Obra Civil, Etc.
CO= Costo de Operacin, Energa Elctrica, Mano de Obra,
Insumos Etc.
CMCA= Costo de Mantenimiento Correctivo Anual (Mano
de Obra, Repuestos, Miscelneos)
CMPA= Costo de Mantenimiento Preventivo Anual (Mano

de Obra, Repuestos, Miscelneos)

CPO= Costo Por Perdida De Oportunidad ( El Costo De Brindar la
Oportunidad de aprendizaje a uno o un grupo de estudiantes)
O similar podemos leerlo as:
CCV= Costo Inicial de Adquisicin e Instalacin

+ NA(Costo Operacin Anual + Costo Mantenimiento Correctivo Anual +
Costo Mantenimiento Preventivo Anual + Costo Por Perdida De
Oportunidad)
Introduciendo nmeros a la formula,
CCV = 1000 + 5( 5000 + 10000 + 0 + 100)

= 1000 + 5(15100)
= 76,500.00 Que es el costo para el Instituto en la vida del equipo
En esta alternativa vemos que la organizacin NO cuenta con mantenimiento

preventivo, lo cual se comprueba al ver que el costo en la formula para
mantenimiento preventivo es cero.
El costo inicial es muy bajo, ya que solo costo 1000 colones. Es decir que
prcticamente el equipo fue regalado y que emplearon unos mil colones en instalarlo
y ponerlo a trabajar.
Luego vemos que anualmente gastamos en el equipo 10,000.00 colones, lo

cual no es una sorpresa para nadie. Son gastos que ocurren en la vida real de los
Institutos, y como todos sabemos son inesperados, y muchas veces el Instituto se
puede tardar hasta seis meses o ms para conseguir los fondos.

De nuevo nuestro costo de mantenimiento preventivo es cero. Y asignamos

una muy mnima cantidad, solo 100.00 colones al ao para representar los costos
escondidos de perdida de oportunidad.
Vemos como resultado que despus de cinco aos si nos vamos por
alternativa 1, el costo de poseer el equipo es de:
ALTERNATIVA 1 = 76,500.00
ALTERNATIVA 2.
ANLISIS DEL CICLO DE VIDA INVIRTIENDO 1000 COLONES ANUALES EN

MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Vamos a cambiar un poco el panorama e INVERTIR nicamente 1000.00

colones anuales en mantenimiento preventivo.
Dejamos el valor de costo inicial idntico. Es decir los mismos 1000.00

colones. Al invertir 1000 colones en mantenimiento preventivo, me estoy asegurando
que los mantenimientos bsicos como engrasados, lubricados y cambios de filtros se
realicen en la maquinaria. Vemos que es muy realista que en mantenimientos
correctivos se disminuyen a 1000.00 COLONES ANUALES. El costo de operacin
anual se puede reducir de 5000.00 anuales a 4,500.00, ya que hay un mayor
aprovechamiento de la maquinaria, menores desperdicios, menos fugas de aceite,
etc.
Y por ltimo vemos que el costo de perdida de oportunidad que esta amarrado
a los tiempos muertos tambin obligatoriamente se reduce.
Si volvemos a calcular el CCV bajo este nuevo escenario vemos que:

CCV = 1000 + 5( 4500 + 1000 + 1000 + 10)

= 1000 + 5(6510)
= 33500 Que es el costo para el Instituto en la vida del equipo
ALTERNATIVA 2 = 33,500.00
Generando un ahorro al Instituto 43,000 colones en trminos econmicos

directos. En conclusin, en un periodo de 5 aos, el Instituto invirti 5,000.00 colones
para mantenimiento preventivo y obtuvo ahorros por 43,000.00.
Esto es un solo recurso, estos ahorros se ven multiplicados cuando incluimos

todos los equipos, activos e infraestructura de los Institutos.
El mantenimiento aparte en conjunto al Sistema de Mantenimiento planteado

en este documento genera otra gran cantidad de ahorros y previsiones. Como
pueden ser las practicas contractuales, que solo con los ahorros generados porque
sea el proveedor quien cubra con los requerimientos indispensables de los recursos,
un plan de mantenimiento preventivo se paga.
Los otros ahorros los mencionamos de nuevo:
Aumento en la vida til del equipo

Disminucin de fallas inesperadas de alto costo
Reduccin de los tiempos muertos de los equipos
Menor utilizacin de Repuestos
Reduccin Horas Hombre de Mantenimiento Correctivo
Disminucin en tiempos de Horas Hombre en busca de repuestos
Reduccin en los tiempos de deteccin de fallas
ptimos inventarios de repuestos
Pero ante todo y ms importante que lo econmico:

Mayor disponibilidad de los recursos al servicio de l@s jvenes

estudiantes.
Como ejemplo real y modelo de esta situacin, se puede mencionar al taller

mecnico del INSTITUTO THOMAS JEFERSON DE SONSONATE. LOS EQUIPOS
COMO TORNOS, FRESADORAS Y OTROS MECNICOS CASI NUNCA SE
ARRUINAN. Y los equipos se encuentran en ms de un 95% del tiempo a la
disposicin de las prcticas de los alumnos gracias al mantenimiento preventivo
programado al que han sido sometidos los recursos en los ltimos aos.
CREACIN DE PRESUPUESTOS DE MANTENIMIENTO
El presupuesto anual es muy fcil de calcular teniendo en cuenta que ya

contamos con un Sistema de Mantenimiento Preventivo Programado.
Paso1. Completar el calendario general de mantenimiento preventivo
programado. Formulario 6.
Paso 2. Para cada equipo existirn n cantidad de procedimientos estndar de

mantenimiento con una frecuencia determinada. Calcular cuantos de cada uno de los
mantenimientos realizaremos en el ao.
Paso 3. Del expediente de cada equipo, extraer los PEMs y tomar nota de los
costos de materiales, e insumos necesarios para el mantenimiento y si existe
tambin algn costo miscelneo.
Paso 4. Calcular el costo anual para cada PEMs sin incluir Mano de Obra, ya
que esta es fija y sale de la planilla del MINED.
Paso 5. Sumar el monto total de todos planes de mantenimiento y dividirlo entre

12 para sacar un promedio mensual.

Paso 6. Analizar en junta de CDE, la creacin de la partida presupuestaria para

el mantenimiento preventivo.
Paso 7. Si se analiza que el presupuesto es muy elevado hacer un recorte, sin

RESTRINGIR MUCHO las actividades de mantenimiento.
Paso 8. Establecer una meta menor de disponibilidad de los recursos. Y

Oficializar el presupuesto y la meta de disponibilidad, la cual se ver afectada y
reducida por el recorte del presupuesto de mantenimiento.
Paso 9. Modificar el calendario general en la proporcin en que se recorto el

presupuesto.

XI. GLOSARIO DE TRMINOS TCNICOS
CDE:
Consejo Directivo Escolar.
Disponibilidad:
Disponibilidad es un ndice de medicin que nos proporciona informacin de la
habilidad de los recursos de desempear su funcin sin problemas y nos brinda una
idea general de sus condiciones.
Mantenimiento:
El trmino mantenimiento cubre toda las actividades realizadas para que los
recursos permanezcan en sus condiciones para las cuales fueron diseadas, o
retornarlos a tales condiciones. El trmino mantenimiento agrupa una gran cantidad
de actividades como pueden ser mantenimientos correctivos, mantenimientos
preventivos, monitoreo de condiciones de operacin, etc.
Mantenimiento Preventivo:
Mantenimiento Preventivo cubre todos los mantenimientos programados que
se realizan con el propsito de prevenir el aparecimiento de fallas, o el de detectar
fallas antes que stas se desarrollen en daos o desviaciones en el funcionamiento
del recurso.
Procedimientos:
Un procedimiento de mantenimiento es una coleccin de tareas especficas
que se llevarn a cabo por un tcnico directamente sobre los recursos.
Recurso:
Es toda maquinaria, equipo, activo o infraestructura perteneciente a cada uno
de los Institutos y que pueda ser incorporado al plan de Mantenimiento Preventivo
Programado.

XII. ANEXO A. FORMULARIOS

Vita Autor
VITA AUTOR
Ing. Juan Francisco Sifontes Colocho

Nacionalidad: Salvadorea
Fecha Nacimiento: 15 de Septiembre de 1963
Lugar Nacimiento: San Salvador
Carrera Universitaria: Ingeniera Electrnica, Louisiana State University 1987
Maestra: Ingeniera Industrial, Louisiana State University 1991
Estudios Avanzados: Administracin y Organizacin de Mantenimiento Industrial, Estocolmo
Suecia 1995
Tesis: Estudio de Mejoramiento en Eficiencia de Ensamblaje Selectivo
Y Control de Calidad Utilizando Sistemas de Reconocimiento de Voces
Vida Profesional: Ingeniero de Campo Schlumberger Well Services, Nueva Orlens
Gerente de Produccin, Industrias Cristal de Centro Amrica
Gerente General, Visual Tech, El Salvador
Consultor para Mantenimiento Industrial en Centro Amrica
Docente Ingeniera Industrial
Honores: Tau Beta Pi. Mejores 10% de Ingenieros Graduados en Los EEUU
Etrta Kappa Un. Mejores 10% Ingenieros Elctricos EEUU
Primer Estudiante en Mantenimiento en Suecia
Beca PRA, Organizacin de Estados Americanos
International Student Fellowship, Lousiana State University
Reconocimiento por aportaciones a la Escuela de Ingenira Industrial
Universidad Don Bosco, Ciudadela Don Bosco, Soyapango.

Notificacin de correcciones.
Estimado lector, en caso de haber detectado cualquier error en el presente

documento, mucho se agradecer que pueda enviar su sugerencia de enmienda a la
siguiente direccin:
ATTN.
MANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIV O PROGRAMADO
BOULEVARD CONSTITUCIN EDIFICIO 9B
COLONIA MIRALVALLE, SAN SALVADOR
O AL CORREO ELECTRNICO
vselsal@cyt.net

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MANUAL DE

Disponibilidad = Calidad Acadmica

Apoyo al Proceso de Reforma de la Educacin Media en

Este documento es el resultado de consultora bajo proyecto APREMAT

II. CAPTULO 2: OBJETIVOS DEL MANUAL -------------------------------------------------5

III. CAPTULO 3: MARCO TERICO --------------------------------------------------------------6

V. CAPTULO 5: PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO--------------------------- 23

VI. CAPTULO 6: FUNCIONES DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO ----------- 29

VIII. CAPTULO 8: ORGANIZACIN--------------------------------------------------------- 86

IX. CAPTULO 9: PRACTICAS CONTRACTUALES----------------------------------------- 95

X. CAPTULO 10: SOSTENIBILIDAD FINANCIERA DEL SISTEMA DE

XI. GLOSARIO DE TRMINOS TCNICOS ------------------------------------------------- 108

XII. ANEXO A. FORMULARIOS --------------------------------------------------------------- 109

I. CAPTULO 1: RESUMEN EJECUTIVO

La educacin se est convirtiendo en la nica garanta para la seguridad

De igual forma, la educacin media en El Salvador debe de asegurar que los

La educacin en general en El Salvador, al igual que en muchas naciones del

Uno de los componentes fundamentales para una efectiva enseanza es el del

El objetivo de poseer un recurso, es el de poder disponer de ste para los

Lograr implantar los mecanismos necesarios de un Sistema de Mantenimiento

Como podemos observar, este manual est siendo presentado a los

El momento de iniciar la implantacin de un sistema de mantenimiento

problemas inesperados y a conservar los activos que ya poseemos. Al iniciar

Estas filosofas y la implantacin del presente manual garantizarn la

II. CAPTULO 2: OBJETIVOS DEL MANUAL

III. CAPTULO 3: MARCO TERICO

3.1 INTRODUCCIN A MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Las corrientes modernas de enseanza presentan materias, maquinarias,

Para que las actividades de mantenimiento puedan realizarse en la vida

Lo que busca el Sistema de Mantenimiento en general es incrementar al

Las ventajas que proporciona un Sistema de Mantenimiento son: mayor

Un Sistema de Mantenimiento es un conjunto de funciones que estn

Las funciones principales de un Sistema de Mantenimiento son:

Si observamos detenidamente cada una de estas funciones ayudar al

Los requisitos fundamentales de una exitosa implantacin de un Sistema de

La gran ventaja de seguir esta filosofa de implantacin de Sistemas de

oficina, automviles, etc. (Las funciones del Sistema de Mantenimiento Preventivo

En el caso particular de los Institutos focales de APREMAT, una alta

El Sistema de Mantenimiento Preventivo nos ayuda a planificar, a programar y

Resulta fcil evaluar si realmente es importante poner en prctica un Sistema

Una gestin de mantenimiento eficaz debe estar orientada a la prevencin y

Una administracin moderna de mantenimiento NO es reparar recursos

El componente 5 del proyecto APREMAT prev el equipamiento de los 22

Disponibilidad es un ndice de medicin que nos proporciona informacin de la

La disponibilidad es la proporcin del tiempo en que el recurso se encuentra

CONFIABILIDAD TIEMPOS MUERTOS

La Disponibilidad depende de dos factores principalmente:

La confiabilidad es el tiempo promedio desde que el recurso entra en

Tcnicamente este trmino es conocido como Tiempo Promedio Entre Fallas

Por ejemplo: cuando un vehculo se arruina porque se le desinfl una llanta,

De las dos definiciones anteriores, podemos concluir que para lograr la

Un incremento en la confiabilidad y una disminucin en tiempos muertos se

La confiabilidad tambin puede ser influenciada desde el momento en que un

decisiones sobre qu equipo adquirir. (Este tema se explicar ms profundamente en

CONFIABILIDAD TIEMPOS MUERTOS

Figura 2. Relacin disponibilidad, confiabilidad y tiempos muertos.

La bsqueda que los recursos de los institutos se encuentren impecables todo

Para simplificar los clculos:

Tiempos en buenas condiciones de

Tiempo total Tiempo muerto total

La frmula 3 presenta una forma muy sencilla para calcular la disponibilidad.

Por ejemplo: digamos que se quiere calcular la disponibilidad de una mquina

D= Tiempo Total Tiempo Muerto x 100 %