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Diagrama de Flujo PDF
Diagrama de Flujo PDF
1.- INTRODUCCIN
Este documento proporciona la secuencia de pasos necesarios para la
construccin de un Diagrama de Flujo.
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Muestra la importancia de dos aspectos clave en este proceso:
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- La planificacin previa a la construccin requiere la definicin clara del
o
objetivo de su desarrollo y el establecimiento, a priori, del resultado de dicho
.
proceso.
- El Diagrama de Flujo debe expresar fielmente el proceso real en estudio.
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Dota de una simbologa y una metodologa comunes para todos los diagramas,
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por lo que se simplifica la interpretacin de los mismos y se homogeneiza la
i
pauta de comportamiento de todos los responsables de su desarrollo.
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Definir las reglas bsicas a seguir para la construccin y la correcta
f
interpretacin de los Diagramas de Flujo, resaltando las situaciones en que
.
pueden, o deben, ser utilizados.
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Es de aplicacin a todos aquellos estudios en los que un grupo de trabajo
necesita conseguir un conocimiento sobre el funcionamiento de un proceso
w
determinado que sirva como base comn para todos sus componentes o se debe
w
realizar un anlisis sistemtico del mismo.
b) Direccin de Calidad:
- Asesorar, a aquellos que as lo soliciten, en las bases para la construccin y
utilizacin del Diagrama de Flujo.
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4.- DEFINICIONES / CONCEPTOS
4.1.- DIAGRAMA DE FLUJO
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Definicin
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El Diagrama de Flujo es una representacin grfica de la secuencia de pasos
que se realizan para obtener un cierto resultado. Este puede ser un producto,
un servicio, o bien una combinacin de ambos.
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Caractersticas principales
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A continuacin se comentan una serie de caractersticas que ayudan a
.
comprender la naturaleza de la herramienta.
w
Capacidad de Comunicacin
Permite la puesta en comn de conocimientos individuales sobre un proceso, y
w
facilita la mejor comprensin global del mismo.
w
Claridad
Proporciona informacin sobre los procesos de forma clara, ordenada y concisa.
4.2.- SMBOLO
Definicin
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q .
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5.2.1.- Simbologa
Para la construccin de los Diagramas de Flujo se utilizarn los siguientes
smbolos:
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q .
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nd
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ww
w
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El nmero de participantes en la sesin de construccin del Diagrama no ser
superior a 10 para que el grupo sea operativo y eficaz.
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Con objeto de que el ritmo de la sesin de trabajo sea el adecuado se debe
prever:
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- Dar la informacin necesaria a los participantes en la reunin sobre el objeto
d
de la misma y sobre este procedimiento.
n
- Preparar superficies y material de escritura que permitan tener a la vista
continuamente el trabajo desarrollado.
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g
requieren en el diagrama para poder alcanzar dicho objetivo.
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Paso 4: Definir los lmites del proceso en estudio.
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La mejor forma de definir y clarificar dicha definicin de los lmites del
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proceso es decidir cules son el primer y ltimo pasos del Diagrama de Flujo.
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El primer paso es la respuesta a la pregunta:
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Qu nos indica que empieza el proceso?
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El ltimo paso debe contestar a la pregunta:
n
Cmo sabemos que el proceso ha terminado?
u
Escribir estos pasos expresndolos de forma clara y concisa e incluirlos en la
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superficie de escritura. (El primer paso en el borde izquierdo o superior de la
.
misma y el ltimo paso en el borde derecho o inferior).
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Ejemplo:
Esta esquematizacin global del proceso a analizar servir de ayuda para guiar
el proceso de construccin del diagrama.
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Ejemplo:
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Paso 6: Identificar y documentar los pasos del proceso.
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.
Esta actividad puede comenzar, tanto por el primer paso del proceso, como por
el ltimo, no existiendo ningn criterio que indique mayor eficacia en alguno
w
de los dos enfoques. Sea cual sea la direccin en que se realice, si se considera
til, realizar una revisin en la direccin contraria.
w w
Las preguntas a realizar para la identificacin y documentacin de los pasos del
proceso son las siguientes:
- Existen entradas significativas asociadas con este paso, tales como materias
primas, informacin, etc?.
Sealar estas entradas, por medio de los smbolos apropiados, en el diagrama.
- Existen resultados significativos como consecuencia de este paso, tales como
informacin, etc?.
Sealar estos resultados, por medio de los smbolos apropiados, en el
diagrama.
- Una vez realizado este paso, cul son las actividades inmediatamente
siguientes que debemos realizar?.
Sealar estas actividades, mediante el smbolo apropiado, en el diagrama.
Ejemplo:
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q .
ibe
nd
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ww
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b) Escoger la rama ms natural o frecuente de la bifurcacin y desarrollarla,
segn lo dispuesto en el "Paso 6", hasta completarla.
o
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c) Retroceder hasta la bifurcacin y desarrollar el resto de las ramas de igual
modo.
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Paso 8: Revisar el diagrama completo.
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Comprobar que no se han omitido pasos, pequeos bucles, etc. y que el
proceso tiene una secuencia lgica.
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En caso de que existan dudas sobre parte del proceso representado, realizar
f
una observacin directa del proceso o contactar con expertos de ese rea para
.
su aclaracin.
w
El resultado final de este paso es el Diagrama de Flujo del proceso en estudio.
w w
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5.3.2.- Anlisis del proceso
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Otra de las aplicaciones del Diagrama de Flujo es como herramienta de anlisis
.
del proceso, facilitando informacin sobre posibilidades de mejora del mismo.
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Para el anlisis de procesos mediante esta herramienta se seguir la siguiente
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secuencia:
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a) Examinar cada smbolo de toma de decisin o de actividad de control.
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Cuando una decisin implica algn tipo de comprobacin, existe un bucle que
n
hace retroceder el proceso hasta un paso anterior en un determinado
u
porcentaje de las ocasiones en que este se realiza.
. f
Debern plantearse preguntas tales como:
- Es la comprobacin necesaria?
w
- Es la comprobacin completa?
- Es la comprobacin redundante?
w w
b) Examinar los bucles de reproceso.
Se examinarn las actividades del bucle como tales y la "longitud" del mismo
(nmero de operaciones que deben repetirse) plantendose cuestiones tales
como:
- Son necesarias todas las actividades dentro del bucle?.
- Se podran detectar antes las deficiencias?.
- Evita el bucle que se repita el error?.
- Cul es el coste del reproceso?.
- Cul es la frecuencia de las distintas deficiencias detectadas?.
Este examen puede poner de manifiesto las deficiencias que arrastra el diseo
del proceso mediante cuestiones tales como:
- Es necesaria esta operacin?.
- Cul es la relacin coste-valor aadido que aporta?.
- Es una operacin redundante?.
- Es fuente de errores frecuente?.
g
En general, en las empresas, la documentacin y las bases de datos son fuentes
r
de errores, duplicacin de tareas y realizacin de trabajo intil, por ello
o
deber comprobarse para cada uno de estos elementos si:
.
- Es til la informacin que contiene?.
q
- Es redundante dicha informacin?.
- Se mantiene al da?.
e
- Es la nica fuente para esta informacin?.
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- Cmo se puede utilizar para el seguimiento y mejora del proceso?
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Cuanto ms sistematizado sea el anlisis del Diagrama de Flujo, ms sencilla y
eficaz puede resultar la mejora del proceso en estudio.
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5.3.3.- Posibles problemas y deficiencias de interpretacin
f
.
La principal causa de deficiencias en la interpretacin de los Diagramas de
w
Flujos es que ste no refleje la realidad.
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Esto puede ser debido a:
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- Se representa el proceso ideal tal y como debera ser realizado, y no la
prctica habitual de aquellos que lo ejecutan.
- Alguno de los participantes no aporta informacin sobre partes del mismo,
evidentemente ilgicas, por sentirse de alguna forma responsable de las
mismas.
- Se consideran irrelevantes pequeos bucles existentes.
- Los miembros del grupo de trabajo desconocen realmente como opera parte
del proceso.
- Se utilizan Diagramas de Flujo desfasados que no han sido revisados despus
de producirse cambios en el proceso.
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Utilizacin en las fases de un proceso de solucin de problemas.
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El Diagrama de Flujo es una herramienta de gran aplicacin en la solucin de
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problemas:
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- En la fase de definicin de proyectos para identificar oportunidades de
mejora, guiar la estimacin de costes asociados al problema, identificar los
b
organismos implicados en el mismo y establecer las fronteras de la misin del
i
grupo de trabajo que debe abordarlo.
d
- En el inicio de cualquier proyecto, para unificar el conocimiento bsico de los
n
participantes en el mismo.
- En la fase de diagnstico, para la planificacin de las recogidas de datos y
u
para la elaboracin de teoras sobre las causas.
f
- En la fase de diseo de soluciones, para guiar en el diseo de sistemas de
.
control y para la identificacin de posibles focos de resistencia al cambio.
w
- En la fase de implantacin de soluciones, para mostrar el proceso y los
cambios realizados y para identificar las necesidades de formacin existentes.
w w
6.- ANEXOS
Ejemplo 1 La falta de herramientas
En una empresa de transportes, el taller de mantenimiento tena fama de
causar muchos retrasos. Un equipo de mejora empez a investigar y comprob
en primer lugar que el taller entregaba los vehculos, en general, con unos das
de retraso respecto a las estimacin del tiempo necesario para realizar la
reparacin.
El segundo paso del equipo fue construir un Diagrama de Flujo para obtener
conocimientos sobre lo que realmente ocurra en el taller de mantenimiento. El
Diagrama de Flujo centr la atencin del equipo en la bsqueda y obtencin de
herramientas.
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obtener la tarjeta de embarque.
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w
- Definicin de Equipos
- Identificacin de problemas
- Formulacin de Teoras Sobre las
- Anlisis de sntomas
Causas
- Identificacin de Posibles Soluciones
- Evaluacin de posibles soluciones
- Diseo de soluciones y controles
- Evaluacin de la solucin implantada
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relacionada con: relacionada con:
- AMFE
- Diagrama de Flechas
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