ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 1

Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)

Descripcin:

Adems de conocer conceptos relacionados con Administracin Documental en

la Archivstica, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el
entorno laboral.

Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, as como los

conceptos de la Administracin Documental en la Archivstica, es momento que
usted emplee los conocimientos adquiridos hasta el momento para identificar y
analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a travs del siguiente
ejercicio:

Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de

archivo o una oficina que se encargue especficamente de la clasificacin
documental, de acuerdo a las reas que constituyan la empresa.

La empresa que se toma es una oficina de recursos humanos, con lo que

corresponde en el manejo del personal que labora, al manejo de todo tipo de
documentos por lo tanto se tiene que tener un archivo con todos los datos y
documentos de dicha rea,

Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una
entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca. Cuando haya seleccionado la
empresa determine los siguientes aspectos:

Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado en el primer

contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que
seleccion, acerca de cmo se aplican las funciones para administrar los
documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

Funciones:
Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea
coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicacin empresarial
y permita la fluidez de la informacin de principio a fin, hasta llegar al archivo.
Las funciones que se destacan Son:

Control: Realizar el control de la produccin documental

en lo relacionado a: La Elaboracin de nuevos formatos de usos dentro
de la empresa y del rea. La seleccin de los tipos de papeles a usar
segn la conservacin documental, La definicin de la Informacin
contenida en los formatos y su uso. La disposicin final del documento.
La definicin de uso, manejo y cantidad de copias generadas por
documento. El establecimiento de vigencias administrativas y valores
documentales.
Mantenimiento: Cuando en la administracin documental se habla de
mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin del
documento en fsico o del medio electrnico en el cual ha sido guardada
la informacin y el lugar en el cual se conserva la informacin
documental. Es decir, que no slo se refiere a la asistencia que se realiza
del documento como tal, sino tambin las condiciones que hace que ste
se preserve. Segn la clase de documentos pueden tener cierto tiempo
segn las reglas de cada empresa como en este caso el consultorio
maneja libros, copias, hojas de vida, vacaciones, primas. Personal de
nomina, personal de contrato y la informacin en medios magntico.
Almacenamiento de documentos: Esta funcin consiste en recopilar los
documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o
temas especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn unas
condiciones tcnicas, con el fin de que sus caractersticas no se pierdan
o se deterioren; adems de facilitar su consulta en la gestin
administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social,
jurdico, poltico, histrico y cultural dependiendo el tipo de empresa que
se maneje. En la empresa se maneja informacin muy valiosa donde
clientes internos presenta su hoja de vida con toda su informacin que
esto debe es reservado y se tiene una tica como profesional con
respeto y algo confidencial.
 Descarte de documentos (comit) En algn momento dado, todo archivo
desiste de ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso
de los aos, ya que empiezan a perder sus condiciones fsicas y su
importancia textual. Los documentos que se identifican como obsoletos o
inservibles frente a un proceso, deben ser desalojados del lugar en el
cual se haban archivado y conservado, pero no se puede proceder por
slo insinuacin de la persona encargada sino que debe sujetarse a la
normatividad, segn el tiempo que lleven en el lugar y la revisin de sus
tablas de retencin. Segn el acuerdo 006 de 1996, el comit
archivstico asignado por el Archivo General de la Nacin, interviene y
toma la decisin de descarte de documentos, soportndola con actas que
justifiquen la actuacin. Sin embargo, hay que tener en cuenta el tiempo
estipulado, que regularmente son cinco aos, pero dependiendo su
funcionalidad pueden durar en un archivo hasta diez aos.

Recuperacin de la Informacin:
Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploracin
de bases de datos, palabras claves, actas, registros, guas,
catlogos, ndices o indicios de lo que se desea hallar. Pero
para que sea efectiva la recuperacin de la informacin se
acude a la bsqueda detallada de informacin en los medios
fsicos o electrnicos que pueden ser claves en la
indagacin. No obstante, se pueden encontrar dos
resultados:

El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran

nmero de datos genricos que no son relevantes frente a lo que
deseamos encontrar.
Silencio Documental: Se puede definir como la falta de informacin o
hallazgos mnimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque
posiblemente no tuvieron un proceso adecuado en el momento de
 guardarlos o se desconoce la palabra clave con la que pueden ser
encontrados.

Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo

contenido de estudio, explique cmo se hace la clasificacin de los archivos.
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga
en cuenta la informacin obtenida de la actividad, para el desarrollo de las
actividades de evaluacin.

CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las

etapas que presentan la tabla de retencin documental, es decir, archivo de
gestin, central y la disposicin final.

Segn la Organizacin

De acuerdo a la jerarquizacin y composicin de la entidad.

Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la

documentacin de la organizacin.

Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la

organizacin. Es decir, es independiente de todo proceso archivstico.

Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depsito de

informacin lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada
oficina.

Archivo descentralizado con control centralizado: Este depsito de archivo

se maneja de acuerdo con las necesidades de las dependencias que maneja un
archivo descentralizado, el cual se maneja y depende del archivo central.

Segn su Uso El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se

determina en cada una de las etapas documentales, segn a los requerimientos
de la organizacin:

Archivo activo: Este archivo est compuesto por documentos del

ao actual o aos anteriores que se encuentren en proceso de
 tramitacin como: historias laborales, resoluciones, contratos y
dems documentos que se encuentren en el proceso de consulta.
Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservacin y
consulta permanente.
Archivo semi activo: Son los documentos que varan en su periodo
de conservacin y su consulta es menor.
Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad
perpetua en el periodo de conservacin, de acuerdo con sus
disposiciones legales, fiscales, comerciales o histricas. Segn su
uso en el rea de urgencias se maneja los archivos activos ya que
los dems documentos los maneja en archivo central.

Segn su Ciclo Vital

El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus

etapas, las cuales se explicarn a continuacin:

Archivo de gestin: Es toda la documentacin que se encuentra

depositada y est sujeta a consulta administrativa por toda la
organizacin.
Archivo central: Es la agrupacin de documentos que han sido
transferidos por diferentes archivos de gestin de cada dependencia
respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histrico: Son aquellos documentos que se transfieren desde
el archivo central al archivo de conservacin permanente.

Segn su Naturaleza: Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le

realice el proceso de archivo.

Archivo pblico: Es todo documento que pertenece a las entidades

pblicas.
Archivo privado de inters pblico: Son aquellos documentos que
por su valor histrico, investigativo, cientfico o cultural son de
inters pblico.
Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas
naturales o jurdicas.