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Mdulos:CreacinautomticadepruebasdeseleccinmltipleconMSWord

Crear una Prueba de Seleccin


Mltiple
Con MS Word 2003

I.- ELABORACIN DEL DOCUMENTO PRINCIPAL

El documento principal es aquel que desplegar las preguntas seleccionadas una


vez que se realice la combinacin. Recuerde que este trabajo de creacin de la
plantilla o modelo de la prueba, que puede parecer extenso o tedioso, se realiza
slo una vez y le servir para todas las pruebas que a futuro usted desee
confeccionar.

Como paso previo, vaya al ambiente virtual a la etapa Prctica Guiada y


descargue el archivo preguntas. No olvide su nombre y la carpeta donde
realizar la descarga.

Para la elaboracin del documento principal:


1. Cree un documento en blanco desde el men Archivo Nuevo

2. Desde el men Archivo Configurar pgina establezca los siguientes


valores: tamao del papel: Oficio (21,6 por 33 cms.); mrgenes: 2 cm. en todos los
mrgenes; orientacin: vertical.


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3. Digite la informacin comn a todas las pruebas: ttulo, nombre alumno, curso,
instrucciones, etc. Tenga presente que este documento ser una especie de
plantilla o prueba modelo que utilizar para la elaboracin de todas las pruebas.
Por Ejemplo


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Ahora hay que vincular este documento con su archivo de base de datos (el
archivo preguntas). Para ello siga las siguientes instrucciones:

4. Si la barra de herramientas Combinar correspondencia no est a la vista,


entonces la mostramos desde el men Ver, as:

5. Con esto se muestra la barra de Combinacin de correspondencia.


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7. Se despliega una ventana como la siguiente, en la que seleccionamos nuestro


archivo (preguntas) y presionamos Abrir.

Debemos insertar en el documento principal los campos que invocarn las


preguntas de nuestra base de datos y otros adicionales para que aparezcan los
nmeros automticos de pregunta:


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8. Ubique el cursor donde ud. desee que aparezca la primera pregunta.


9. En la barra de herramientas, presione el botn que dice Insertar campo de
Word.

10. Se despliega un men de persiana, y en l elija la opcin que dice Combinar


registro n.

11. En su documento aparece esto: Combinar registro n Esas comillas


especiales indican que lo que est entre ellas es un campo, ste en particular
hace aparecer el nmero de la pregunta.

12. Ubique el cursor al lado derecho de este campo. En la barra de herramientas


de Combinar correspondencia presione el botn Insertar campos combinados.
Se despliega un men que muestra los campos creados en su base de datos
(preguntas), que corresponden a los ttulos de la primera fila de su tabla.
Seleccione el campo enunciado y luego presione el botn Insertar.


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13. Su documento debe mostrar ahora esto:

14. Baje el cursor a la lnea siguiente para insertar el campo correspondiente a las
alternativas de la pregunta. Para ello repita el paso 12 eligiendo el campo
alternativas, debe aparecer esto en la segunda lnea:

15. Insertamos un nuevo campo de Word para que invoque el siguiente registro.
Para ello repita los pasos 9 y 10 seleccionando ahora la opcin que dice Prximo
registro.

Con esto usted tiene en su documento principal los campos necesarios para
invocar una pregunta:


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Daremos formato al campo donde aparecern las alternativas para que


automticamente muestre la letra inicial (a, b, c, d, e).

16. Seleccionamos el campo ALTERNATIVAS. Luego usamos el men


Formato y seleccionamos la opcin Numeracin y vietas All elegimos la lista
numerada de nuestro agrado.


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17. Hecho esto, debe aparecer la letra A) frente al campo ALTERNATIVAS.


Se debe ver algo as:

18. A continuacin, usando los comandos copiar y pegar, debemos duplicar los
que hemos hecho, para obtener el nmero de preguntas necesarias. No importa si
inserta ms campos de los necesarios, pues los sobrantes no aparecen al realizar
la combinacin de los dos archivos.

19. Para ello, primero seleccionamos los campos de nuestra pregunta:

20. Copiamos la seleccin desde el men Edicin Copiar (o presionamos la


tecla Ctrl + C)

21. Ubicamos el cursor en la lnea siguiente de lo que acabamos de seleccionar y


pegamos la seleccin desde el men Edicin Pegar (o Ctrl + V)

22. Repetimos el paso 21 hasta obtener un total de 26 peguntas. En nuestro


documento se visualiza lo siguiente:


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23. Como se puede apreciar en la imagen anterior, el campo <<alternativas>> de


cada pregunta tiene distintas letras sucesivas. Debemos corregir esto para que
todos se inicien en A). Para ello, ubicamos el cursor haciendo clic sobre la letra
que queremos cambiar, por ejemplo B), y presionamos una vez el botn derecho
del mouse. En el men contextual que se despliega seleccionamos la opcin
Reiniciar numeracin.


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24. La accin anterior se debe repetir en todos los campos <<alternativa>> para
obtener finalmente lo siguiente:


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25. No olvide guardar su documento: men Archivo Guardar (o Ctrl+G).


Nombre de archivo: prueba.

II.- DIGITACIN Y SELECCIN DE LAS PREGUNTAS A INCLUIR EN


PRUEBA

Trabajaremos con el documento preguntas, nuestra base de datos.


1. Si no est abierto el documento preguntas, bralo desde el men Archivo
Abrir (o presione las teclas Ctrl+A).


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2. Digite al menos una pregunta al final de la tabla.


3. En el campo prueba de la tabla, seleccione con un mismo nmero o letra las
preguntas que desea incluir en la prueba (observe el ejemplo de la imagen),
incluyendo la o las que usted acaba de digitar.

En total marque 14 preguntas.


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III.- COMBINACIN DE DOCUMENTOS


1. En el documento principal (prueba) presione el botn Destinatarios de
combinar correspondencia.

2. En el cuadro Destinatarios de combinar correspondencia, que se despliega,


presione la flecha del campo que dice prueba para indicarle al programa las
preguntas a considerar. Se despliega un men, elija la opcin (Avanzado)

3. Se despliega la ventana Opciones de consulta, donde indicaremos qu


preguntas se incluirn en la prueba:


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4. Se despliega la siguiente ventana con las preguntas seleccionadas, donde


presionamos el botn Aceptar.


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5. Si al cerrar la ventana anterior no se visualizan las preguntas, entonces en la

barra de herramientas Combinar correspondencia, presione el botn para


Ver datos combinados.

6. En lugar de los campos que nosotros insertamos, ahora veremos la prueba con
las preguntas que seleccionamos. Por ejemplo:

7. Para grabar lo que ha hecho use el men Archivo Guardar (o presiones las
teclas Ctrl+G).


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IV.- CREACIN DE OTRA FORMA DE LA PRUEBA


1. En la barra de herramientas Combinacin de correspondencia, presione el
botn Destinatarios de combinar correspondencia.

2. En la ventana que se abre, para cambiar el orden de las preguntas haga clic en
el encabezado del campo apropiado, por ejemplo si hace clic en el campo
enunciado, las preguntas se ordenarn alfabticamente segn el contenido de
ese campo.


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3. Como resultado tiene, automticamente, otra forma de la prueba, con las


mismas preguntas de la forma anterior, pero en otro orden.


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4. Tenga presente que si graba de nuevo con el men Archivo Guardar,


sobrescribir (borrar) la forma anterior, por lo que si le interesa conservar ambas
filas debe usar el men Archivo Guardar como