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PROYECTO
PROINVERSION
DIGITALIZACION
INDICE DE CONTENIDO
1) Proceso de Recepcin de Documentos
Fsicos.1
2) Proceso Generacin de
Data....
..2
3) Proceso de Armado de
Lotes
...3
4) Proceso de Preparacin de Documentos
....................................................................................................4
5) Proceso de Digitalizacin de Documentos
..................................................................................................5
6) Proceso de Procesamiento de
Imgenes.................................................................................................... 6
7) Proceso de Control de Calidad
....................................................................................................................7
8) Reprocesos de
Imgenes......................................................................................................................
... 8
9) Proceso de Reordenamiento de los Documentos Fsicos
...........................................................................9
10) Proceso de Devolucin de Documentos Fsicos
...................................................................................... 10
11) Proceso de Publicacin y Grabacin de Volmenes
......................................................................... ...11
12) Anexos
1...................................................................................................................................
......... 12
13) Anexos
2
..13
14) Anexos
3
..14
Llevar el control de toda la documentacin que recibimos para desarrollar los procesos de la Lnea de
Produccin.
Actividad
Recepcionar
los
Documentos.
Verificar
Documentacin
Descripcin
Observacin
Se verifica si la Documentacin
envia da por el Clie nte es
correcta, en caso de encontrarse
irregularidades se
Notifica al Cliente.
Completar Acta
de Recepcin.
Acta de Recepcin/Devolucin de
Documentos (2.07-FOR-03) ,
3. Controles.
Imagen N 1
2.07-FOR-03
Digitar la informacin que se requiere segn estructura de datos acordada con el cliente.
Actividad
Digitacin de data.
El ID
NOMBRE DEL DOCUMENTO
ID DOCUMENTO
Importacin de data.
Generacin de
Cdigos.
Descripcin
Observacin
Se deber digitar los datos que se consignen en En las cajas pueden contener x cantidad de files
las cajas, files y separadores.
y de separadores. Se digitara con la siguiente
Segn requerimiento del cliente.
estructura(.ver imagen 2)
3. Controles.
Control digital del contenido real de documentos y auditoria del entregable final.
Imagen2
Ejemplo de la generacin de la data en Excel, segn estructura definida.
Descripcin
Ingresar
Datos a la
Hoja de Ruta.
Observacin
C.CALIDAD, REPROCESO).
por
Buscar
Boletas
de
Identificacin.
Adjuntar
Lote.
Separar
Lotes.
al
Ubicar Lote.
3. Controles.
Se lleva el control de los Documentos Fsicos teniendo en la Hoja de Ruta el proceso donde se encuentra
ubicado cada Lote.
Descripcin
Ingresar
Datos a la
Hoja de Ruta.
Buscar
Documentos.
Insertar Boletas
de Identificacin.
Ingresar
Datos a la
Hoja de Ruta.
Adjuntar
Lote.
Ubicar Lote.
al
Observacin
3. Controles.
Con el uso de las Boletas de Identificacin se lleva un control exacto de los Documentos que van a ser
procesados, obteniendo al mismo tiempo la cantidad de Documentos faltantes y sobrantes.
Imagen 5 (2.07-FOR-04)
CONTROL DE INCIDENCIAS INTERNAS
Descripcin
Se procede a crear un Volumen ingresando
sus Datos:
Nombre del Volumen, generado por el
Sistema Informtico.
La Unidad donde se crear el volumen.
Se procede a crear el Lote ingresando sus
datos:
Nmero de Lote Fsico.
Rango de las Boletas de Identificacin.
Cantidad de Boletas de Identificacin a no
Procesar.
Cantidad de Documentos o Expedientes
(Fsicos) a no Procesar.
Crear
Volumen.
Crear Lote.
Observacin
En caso existiera un Volumen en
Proceso se prosigue con el
siguiente punto.
Utilizando los Datos obtenidos
el proceso anterior ingresados
la Hoja de Ruta.
En caso existiera un Lote
Proceso se prosigue con
siguiente punto.
en
en
en
el
Seleccionando previamente el
Cliente, Proyecto y la Aplicacin a
procesar.
En caso sea la primera vez que se
Se procede a definir los parmetros de Digitalizan los Documentos de la
Determinar el
configuracin y determina el Patrn y la Aplicacin se procede a buscar el
Patrn y la
Resolucin con el que procesaremos la Nivel de Calidad ptimo de
Resolucin.
documentacin.
Resolucin. En caso contrario se
prosigue.
Configurar
las
Se selecciona la configuracin de las Teniendo en cuenta los datos del
Propiedades Propiedades del Escner.
Patrn y Resolucin obtenidos.
del Escner.
Hoja Tcnica de Control de
Se digitalizan los siguientes Documentos:
Resolucin del Escner.
1 La Hoja Tcnica de Control de Resolucin Acta de Apertura (Ver Anexo N1).
del Escner para realizar la verificacin del Esto se realiza en caso se tratase
Patrn y la Resolucin designado para la de un Volumen recin creado.
Iniciar
elaboracin.
Estas imgenes son almacenadas
Digitalizacin. 2 El Acta de Apertura, que contiene los Datos
en
la
Base
de
Datos
necesarios para identificar la labor que se identificndolas como Imgenes
realiza y el archivo a digitalizarse.
de Valor Legal.
Seleccionar
Escner.
Digitalizar
Documentos.
Terminar
Lote.
Se almacenan automticamente la
Fecha y Hora de finalizacin de la
el Se procede a terminar el Lote en el Sistema
digitalizacin y el total de
Informtico de Produccin.
Imgenes que fueron
digitalizadas.
Adjuntar
Lote.
Ubicar Lote.
4. Controles.
Se realizan comparaciones entre el nmero de Documentos / Expedientes y las Imgenes
Procesadas, estos deben ser el mismo desde que inicia el Mdulo hasta que se finaliza para tener la
certeza que no ha cambiado durante el proceso.
Las imgenes no podrn ser modificadas en su contenido, el sistema Informtico no permitir
ninguna opcin de cambio del contenido de las imgenes.
Actividad
Descripcin
Observacin
Tratamiento
de
Imgenes.
3. Controles
Realizan comparaciones entre el nmero de Documentos / Expedientes y las Imgenes
Procesadas, estos deben ser el mismo desde que inicia el Mdulo hasta que se finaliza para tener la
certeza que no ha cambiado durante el proceso.
Procesamiento de Imgenes.
Descripcin
Observacin
Buscar
los
Nombres
de
los
Documentos.
Verificar
la Se verifica que las imgenes de cada En caso contrario Redigitalizar
nitidez de las Documento sean tan ntidas como el original (Reproceso), se indica en el
Imgenes.
(Documento Fsico).
sistema la imagen a reprocesar.
Verificar
nmero
Imgenes
Crear
Documento.
Terminar Lote.
En
caso
exista
alguna
Se procede a crear un Documento y a Imagen(es) corresponda a un
trasladar las Imgenes al Documento Documento que no existe y se
encuentren en el Documento
correspondiente.
seleccionado.
Verificando que no existan
Se procede a terminar el Lote en el Sistema
Lotes sin terminar y llenar el
Informtico de Produccin. Y realizar el
formato (2.10-FOR-01).Ver
llenado del formato CONTROL DE CALIDAD
imagen 5
DE DIGITALIZACION (2.10-FOR-01)
3. Controles.
Se realizan comparaciones entre el nmero de Documentos / Expedientes y los registros
procesados, estos deben ser los mismos desde que inicia el Mdulo hasta que se finaliza, para
tener la certeza que no ha habido cambio durante el proceso.
Imagen 4 (Se deber verificar el cumplimiento de los parmetros de calidad definidos para el
proyecto.
Imagen 5
8. Reproceso De Imgenes
Descripcin
Observacin
Seleccionar
Documento.
Seleccionar
Escner.
Verificando si la Imagen es la
Indicada para reprocesar y los si
los Datos son correctos. En caso
contrario notificar.
Configurar
las
Teniendo en cuenta los Datos
Se selecciona la configuracin de las
Propiedades del
del
Patrn
y
Resolucin
Propiedades del Escner.
Escner.
obtenidos en la muestra.
Digitalizar
Documento.
el
Rotar la Imagen.
Verificar
Observaciones.
Confirmar
Reproceso.
Se prosigue a
realizado.
confirmar el reproceso
3. Controles de Seguridad
Las imgenes y los Datos de los registros no podrn ser modificados, el sistema Informtico no
permitir ninguna opcin de cambio en su contenido.
Descripcin
Observacin
De acuerdo a lo establecido
Se procede a poner en archivadores, cajas,
previamente con la Organizacin
etc.
Propietaria.
Descripcin
Observacin
Basndose en el Acta
Verificar los Se verifica si la Documentacin a devolver es Recepcin / Devolucin de
Documentos. correcta.
Documentos Fsicos (Ver
Imagen N 1).
de
Completar el
Se procede a completar el Acta de Recepcin Acta de Recepcin / Devolucin de
Acta
de
/ Devolucin de Documentos.
Documentos (Ver Imagen N 1).
Devolucin.
MAGEN
3. Controles de Seguridad
Se controla la Documentacin que estamos devolviendo, informando a la Organizacin Propietaria
con el Acta de Recepcin/Devolucin.
Descripcin
Observacin
Grabar
Volumen.
Verificar
Volumen
Grabado.
Identificar
Volumen.
realizada
por
el
3. Controles de Seguridad
Se valida la cantidad de Documentos grabados de acuerdo al nmero de Documentos procesados
en la Lnea de Produccin.
ESTRUCTURA EN TIFF
ESTRUCTURA PDF
12. ANEXO N 1
ACTA DE APERTURA
13. ANEXO N 2
ACTA DE CIERRE
14. ANEXO N 3
R.U.C.
20380799643
DIRECCION
FICHA REGISTRAL
:
D. Leg. N 674 mediante el cual promulgan la Ley de Promocin de la Inversin
Privada en las Empresas del Estado; D. S. N 027-2002-PCM por el cual fusionan diversas
entidades relacionadas a la Promocin de la Inversin Privada incorporndose en la
Direccin Ejecutiva FOPRI y que pasar a denominarse Agencia de Promocin de la
Inversin; D. S. N 095-2003-EF por el que modifican la denominacin de la agencia de
Promocin de la Inversin Privada PROINVERSION; y, Ley N 28660, Ley que determina
REFERENCIA
CODIGO DE LA EMPRESA:
20380799643
Acta de
Apertura
Acta de
Cierre
Fecha de
Grabacin
N Registro de
Fedatario
Nombre de
Volumen
Cantidad de
Imgenes
Cdigo de Fabricacin
001
001
04/09/2016
10574
PROI842L
4,462
PSP6BORE24015167-D2
001
002
04/09/2016
10575
PROI843L
7,857
PSP6BORE24015415-D4
001
003
04/09/2016
10576
PROI844L
5,450
PSP6BORE24015168-D5
001
004
04/09/2016
10577
PROI845L
8,850
PSP6BORE24015169-D3
001
005
04/09/2016
10578
PROI846L
7,104
PSP6BORE24014810-D6
001
006
04/09/2016
10579
PROI847L
7,268
PSP6BORE24015170-D6
001
007
04/09/2016
10580
PROI848L
12,450
PSP6BORE24015171-D1
001
008
04/09/2016
10581
PROI849L
9,034
PSP6BORE24015173-D2
001
009
04/09/2016
10582
PROI850L
12,696
PSP6BORE24015174-D5
001
010
04/09/2016
10583
PROI851L
17,016
PSP6BORE24015175-D3
001
011
04/09/2016
10584
PROI852L
3,168
PSP6BORE24015176-D6
001
012
04/09/2016
10585
PROI853L
2,440
PSP6BORE24015166-D4
001
013
04/09/2016
10586
PROI854L
1,574
PSP6BORE24015177-D1
001
014
04/09/2016
10587
PROI855L
2,949
PSP6BORE24015279-D2
001
015
04/09/2016
10588
PROI856L
6,526
PSP6BORE24015200-D5
DATOS TECNICOS
MEDIO DE SOPORTE
: DVD-R
:3
El
Fedatario
Juramentado que suscribe certifica que ha revisado la digitalizacin a que se contrae esta
Acta y la ha encontrado conforme a los requisitos legales y reglamentacin, no
advirtindose irregularidad alguna. Doy f.
El cliente acepta la conformidad del servicio, comprobando el buen funcionamiento de los
volmenes entregados.
____________________________
CARLOS ANTONIO VARGAS OCAMPO
DNI: 08739995
JEFE DE GESTION DOCUMENTARIA
PROINVERSION
_________________________
Dr. H. JOSE ESPINOZA DONAYRE
DNI: 07273574 CAL 5032
FEDATARIO JURAMENTADO
C.F.J.I.: 0020 99
_____________________
JAIME HORNA CASTILLO
DNI: 10145998
ADMINISTRADOR DE PROYECTOS
POLYSISTEMAS CORP S.A.C.
FEHCA: ___/___/___