METODOS PARA LA DETECCION DE NECESIDADES DE CAPACITACION Y

DESARROLLO DEL PERSONAL

La deteccin de los requerimientos de capacitacin es el elemento ms importante
en la elaboracin de un programa de capacitacin. Hacer un buen diagnstico evita
capacitar por capacitar. Entre las tcnicas ms usuales para detectar las
necesidades de capacitacin estn las siguientes:

Encuesta, que consiste en recoger la informacin aplicando un cuestionario

previamente diseado en el que las respuestas se dan por escrito.
Entrevista, que consiste en recabar la informacin a travs de un dilogo
entre el entrevistador y el empleado. Es comn entrevistar tambin al jefe
directo del empleado para preguntarle en qu considera que deben
capacitarse sus subordinados.
Observacin, que consiste en observar la conducta en el trabajo para
compararla con el patrn esperado y de esta manera, detectar las
deficiencias que te indican la necesidad de capacitar.
Consultores externos, que consiste en contratar personas externas y
especializadas en detectar necesidades de capacitacin.

Los instrumentos ms usuales son:

Cuestionario, que es una forma impresa que contiene una lista de preguntas
especficas dirigidas a reunir informacin sobre conocimientos, habilidades,
opiniones acerca de aspectos del trabajo que desempea la persona, o la
empresa
Descripcin y perfil del puesto, que consiste en analizar la descripcin y perfil
de puesto para conocer las funciones y los requisitos que debe satisfacer la
persona que lo desempea. De esta forma, se compara lo que requiere el
puesto con lo que la persona hace.
Evaluacin de desempeo, que consiste en comparar el desempeo de una
persona con los estndares establecidos para ese puesto. Esto permite
conocer las reas en las que se debe capacitar para incrementar el nivel de
desempeo del empleado.

Ventajas
Economiza tiempo, dinero y esfuerzo para la solucin de problemas y satisfacer las
carencias de la empresa.
Evita que el proceso de capacitacin se d solo por capacitar, ya que proporciona
las bases, fundamentos y sustentos verdicos y concretos para realizarlo.
Prev acciones de profilaxis ante posibles cambios o situaciones de riesgo para la
empresa y sus colaboradores.

Descubre los problemas o carencias tanto en el rea administrativa, operativa de

fallas en la maquinaria equipos y herramienta.
Detecta fallas financieras.
Proporciona un anlisis y evaluacin de puestos de trabajo y establece los criterios
para la ubicacin del personal en dicho puesto de acuerdo al perfil de cada
trabajador.
CUESTIONARIO
El documento bsico para obtener la informacin en la gran mayora de las
investigaciones y estudios de mercado. El cuestionario es un documento formado
por un conjunto de preguntas que deben estar redactadas de forma coherente, y
organizadas, secuenciadas y estructuradas de acuerdo con una determinada
planificacin, con el fin de que sus respuestas nos puedan ofrecer toda la
informacin que se precisa.
Conjunto de preguntas a las que el sujeto puede responder oralmente o por escrito,
cuyo fin es poner en evidencia diferentes aspectos.
Reglas de redaccin del cuestionario:

El lenguaje utilizado debe estar acorde con el del sujeto al que se dirige la
encuesta, utilizando el vocabulario y trminos adec-os, y las preguntas
redactadas de la forma ms corta posible, con el fin de facilitar su lectura y
comprensin.
Las preguntas deben plantearse con claridad y de forma inequvoca, un tpico
error de redaccin consiste en incluir dos preguntas en una, lo que conduce
a no poder concretar a cual corresponde la respuesta.
Debe empezarse por las preguntas ms fciles o sencillas para pasar
despus a las ms difciles o complicadas
Se debe tener un especial cuidado con la informacin de preguntas que
puedan resultar delicadas o embarazosas para el encuestado, redactndolas
de forma que pueda obtenerse la informacin sin provocar un rechazo o una
falsa respuesta. Estas preguntas deben ir, adems, al final del cuestionario.
No se debe incluir en las preguntas juicios de valor ni afirmaciones que
puedan condicionar las respuestas, ni que puedan verse afectadas por el
orden en que figuren dentro del cuestionario.
Las preguntas deben formularse de forma que faciliten tanto el esfuerzo de
memoria que tenga que realizar el encuestado, como en su caso, la
realizacin de clculos, para evitar errores en las respuestas.
Un cuestionario deber incluir preguntas de distintos tipos en funcin del
planteamiento del mismo y del tema a investigar, as puede haber:
Preguntas abiertas: Son preguntas en las que se permite al encuestado
cualquier respuesta. Con estas preguntas puede obtenerse una mayor
2

riqueza de detalle en las contestaciones, pero tienen el inconveniente de ser

difciles de tabular las respuestas.
Preguntas cerradas: Son preguntas en las que slo se permite contestar
mediante una serie cerrada de alternativas. Con estas preguntas puede
perderse riqueza en la informacin pero su cuantificacin es fcil.
Preguntas semi-abiertas (o semi-cerradas): Son preguntas de caractersticas
intermedias entre los dos tipos anteriores, que intentan no perder nunca
mucha riqueza de informacin a costa de perder algo de facilidad en la
tabulacin de las respuestas.
Preguntas en batera: Son aquellas que se planifican para realizarlas
secuencialmente en funcin de la respuesta dada a la pregunta de la
secuencia anterior. Su objetivo es profundizar en una informacin siguiendo
el hilo de las sucesivas repuestas.
Preguntas de evaluacin: Son preguntas dirigidas a obtener de la
entrevistada informacin sobre cmo valora una serie de cosas o aspectos.
Pueden proporcionar una valoracin de carcter numrico o una valoracin
de carcter cualitativo.
Preguntas introductoras o motivadoras: Son las que se realizan al principio
de la entrevista y que tienen como objetivo despertar el inters de la persona
que se va a entrevistar, intentando motivarle y predisponerle favorablemente
para la realizacin del cuestionario. Las repuestas a estas preguntas
generalmente, no se tienen en cuenta ya que en la mayora de los casos su
nico objetivo es facilitar la entrevista.

Pruebas preliminares del cuestionario:

El cuestionario debe elaborarse teniendo en cuenta que las contestaciones de sus
preguntas tienen que suministrar toda la informacin de que se precisa, y adems,
debe de ser fcil y posible realizar la cuantificacin y el anlisis de los datos que se
obtengan, y que estos permitan obtener, a su vez las conclusiones adecuadas Una
vez elaborado el cuestionario, y debido a su importancia para el anlisis del
mercado, es conveniente realizar una prueba del mismo a un nmero reducido de
personas, antes de realizar la encuesta. Esta prueba sirve para descubrir los
posibles defectos del cuestionario, las dificultades que pudiera presentar, pudiendo
as efectuar las correcciones necesarias. De esta forma se obtienen mejores
garantas sobre la efectividad del cuestionario definitivo.
ENCUESTA
Podramos iniciar esta aclaracin de conceptos diciendo que son instrumentos o
herramientas para la investigacin cualitativa.
La encuesta es una tcnica de recogida de informacin por medio de preguntas
escritas organizadas en un cuestionario impreso. Se emplea para investigar hechos
o fenmenos de forma general y no particular.
3

En la encuesta, a diferencia de la entrevista, el encuestado lee previamente el

cuestionario y lo responde por escrito, sin la intervencin directa de persona alguna
de las que colaboran en la investigacin.
Las repuestas se recogen de modo especial y se determinan del mismo modo las
posibles variantes de respuestas estndares, lo que facilita la evaluacin de los
resultados por mtodos estadsticos.
La encuesta es un listado de preguntas escritas, abiertas o cerradas, llamadas
cuestionarios que se usan para recoger las opiniones de varias personas
(profesores o alumnos), generalmente de forma annima, sobre muchos temas
diferentes. Permiten recopilar mucha informacin en poco tiempo. El mayor
inconveniente es el riesgo de fiabilidad por falta de sinceridad en las respuestas o
falta de comprensin de las preguntas.
ENTREVISTA
Es la accin y efecto de entrevistar o entrevistarse. Se trata de una conversacin
entre una o varias personas para un fin determinado.
Es una tcnica muy utilizada en psicologa, sociologa y educacin que consiste en
un dilogo entre dos o ms personas que cumplen los roles de entrevistador y
entrevistado, con el objetivo de conseguir una determinada informacin. Es una
herramienta muy til si el nmero de entrevistados es reducido.
Una entrevista es un hecho que consiste en un dilogo entablado entre dos o ms
personas: el entrevistador o entrevistadores que interroga y el o los que contestan.
Se trata de una tcnica o instrumento empleado en diversas actividades
profesionales (por ejemplo en investigacin, medicina, seleccin de personal). Una
entrevista no es casual sino que es un dilogo interesado, con un acuerdo previo y
unos intereses y expectativas por ambas partes.
INSTRUMENTO
Aparato diseado para ser empleado en una actividad concreta.
OBSERVACIN
La observacin comprende el conjunto de operaciones por medio de las cuales el
modelo de anlisis (constituido de hiptesis y conceptos) se somete a la prueba de
los hechos al confrontarlo con los datos observados. Este mtodo implica
determinar los indicadores de las variables (qu observar); circunscribir el campo
de los anlisis empricos en el espacio geogrfico y social as como en el tiempo
(sobre qu observar); y centrar los instrumentos de la observacin y la recopilacin
de los datos propiamente dichos (cmo observar).

TECNICA
La palabra tcnica proviene del griego tchne, que se ha traducido como arte o
ciencia. Una tcnica es un procedimiento que tiene como objetivo la obtencin de
un resultado determinado, ya sea en la ciencia en la tecnologa el arte o en cualquier
otro campo. En otras palabras, una tcnica es un conjunto de reglas, normas o
protocolos que se utiliza como medio para llegar a un cierto fin.
La tcnica es un conjunto de saberes prcticos o procedimientos para obtener el
resultado deseado. Una tcnica puede ser aplicada en cualquier mbito humano:
ciencias, arte, educacin etc. Aunque no es privativa del hombre, sus tcnicas
suelen ser ms complejas que la de los animales, que slo responden a su
necesidad de supervivencia.
Usualmente, la tcnica requiere del uso de herramientas y conocimientos muy
variados, que pueden ser tanto fsicos como intelectuales. Cabe destacar que el uso
de la tcnica no es exclusividad de los seres humanos, sino que diversos animales
tambin recurren a tcnicas para responder a sus necesidades de supervivencia.
DE USO MS FRECUENTE.
La seleccin de las tcnicas para la obtencin de informacin se aplica
considerando:
Nivel ocupacional al que se va evaluar: Directivo, gerencial o mandos medios,
administrativo, operativo.
Nmero de personas
Recursos humanos, temporales, materiales y financieros que se tienen para el
estudio.
Requerimientos del personal, en trminos de nivel del manejo de la informacin,
donde el colaborador

Tiene conocimiento de la informacin

Comprende la informacin
Utiliza la informacin
Es capaz de capacitar a otros sobre el tema que domina
Contribuye a la ampliacin de la informacin

Las ms frecuentes son:

Anlisis de tareas por medio de lista de cotejo.

Anlisis documental. Expedientes, Manuales
procedimientos, o reportes.
Anlisis grupales.
Encuesta.

de Puesto, funcin

Escala estimativa de desempeo.

Grupos binarios.
Inventario de habilidades.
Lluvia de ideas.
Phillips 66.
Registros observacionales directos.
Conferencia de Bsqueda.
TKJ (Planeacin prospectiva).
Cuestionario de evaluacin de conocimientos.
Escala estimativas de actitudes.
Entrevista.

ORIENTACIONES PARA SU USO Y APLICACIN.

Los criterios esenciales que califican a una tcnica para DNC estn en relacin
directa con la exactitud con que permiten precisar las necesidades de capacitacin
y as se hablara de objetividad y fiabilidad.

La Objetividad se refiere a la eliminacin de factores subjetivos

La Fiabilidad a la confianza en detectar las mismas necesidades, si se aplica
nuevamente a la tcnica despus de la primera ocasin

ENTREVISTA
Descripcin: Interrogatorio dirigido por un investigador (entrevistador), con el
propsito de obtener informacin de un sujeto (entrevistado)
Material

Guin de entrevista
Grabadora

Tipos de Entrevistas

Dirigidas
Semi dirigidas
Abierta

Destinatarios

Se puede utilizar en la DNC prcticamente en cualquier nivel de la empresa

Ventajas

Ofrece una situacin cara a cara

Proporciona la posibilidad de replantear las preguntas

Desventajas
6

Es antieconmica para investigar a un grupo numeroso de sujetos.

Proporciona en muchos casos opiniones en vez de informaciones objetivas.

OBSERVACIN

Descripcin: Un investigador realiza un examen atento de determinado

hecho, situacin o comportamiento, en el que est implicado uno o varios
sujetos.

Material Requerido

Gua de observacin

Tipos de Observacin

Sistemtica: se define con presin el hecho a observar y elaborar una gua

Casual: se efecta espordicamente, pero se tiene plena conciencia de lo
que se observa

Tipo de Aplicacin

La observacin se refiere a un sujeto, pero puede incluir a un grupo

Nmero de Sujetos

Desde uno hasta ocho o diez

Destinatarios

Los titulares de los puestos a quienes se investiga que tienen necesidades

de capacitacin

Ventajas

Permite registrar hechos reales.

Hace posible el acopio de situaciones que no se pueden reproducir.

Desventajas

Exige mucho tiempo y habilidades de observacin bien desarrolladas

CUESTIONARIO

Descripcin: Un sujeto o un grupo responde de manera personal varias

preguntas planteadas por escrito

Material Requerido

Cuestionario

Tipos de Cuestionarios

De preguntas abiertas
7

De preguntas cerradas

Tipo de Aplicacin

Colectiva (una de las mejores ventajas)

Nmero de Sujetos

Los titulares de los puestos a los que se investiga (obrero, empleado, tcnico
y de supervisin)

Ventajas

Es econmico
La administracin es relativamente sencilla

Desventajas

No puede usarse con sujetos que tienen problemas de lectura y escritura

ENCUESTA
Descripcin: Un investigador recaba en un formulario las respuestas que le
proporciona un sujeto, en torno a algunas cuestiones que le va planteando de
manera organizada.
Material Requerido

Encuesta

Tipo de Encuesta

La clasificacin de las encuestas se ha basado ms que en sus

caractersticas, en el campo que explora: demogrficas, ocupacionales, de
consumo, educativas, etc.

Tipo de Aplicacin

Individual

Destinatarios

Todos los niveles, excepto el personal de alta direccin y mandos medios

Ventajas

Permite lograr contacto directo entre investigador y encuestador

Hace posible el registro de todas las respuestas

Desventajas

Exige casi el mismo tiempo requerido para una entrevista y no posee su

flexibilidad.
8

CONCLUSIN
A medida que se desarrolle la Deteccin de Necesidades de Capacitacin, una vez
que se hallan delimitado los objetivos nos damos cuenta que hay que enfrentarnos
a llevar a cabo el proceso y como lo vamos a ser pues bien es necesario que para
poder definir una necesidad como tal es necesario plantearnos o bien utilizar
diferentes tcnicas o instrumentos los cuales nos permitirn desarrollar un objetivo
claro para lograr llevar a la prctica nuestro taller de Capacitacin.
Ejemplo: en una fbrica en la cual existe un problema de desintegracin entre los
empleados, nos enfrentamos a que existe una necesidad de Capacitacin, tal vez
en este momento no es en cuanto a recursos sino a actitud y esta actitud negativa
hace que el nivel de produccin disminuya considerablemente es entonces donde
podemos implementar las tcnicas como la observacin y tal vez hasta una
encuesta para lograr determinar que o quines son los causantes de dicho conflicto
y con base en esto lograr una solucin.