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Manual Excel PDF
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Coporsuper
Capacitacin Empresarial con Visin
FACILITADOR
Ing. Marco Mrmol
Instituto
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Capacitacin Empresarial con Visin
TABALA DE CONTENIDO
OBJETIVO DE APRENDIZAJE: .......................................................................................................5
I. NOMBRES .......................................................................................................................................6
1. DEFINIR NOMBRES .........................................................................................................................7
1.1 DAR NOMBRE A LAS CELDAS ..........................................................................................................7
1.2 DAR NOMBRE A LAS CELDAS USANDO ENCABEZADOS EXISTENTES ....................................................7
2. NOMBRES TRIDIMENSIONALES .........................................................................................................9
2.1 DEFINIR UN NOMBRE CON UNA REFERENCIA TRIDIMENSIONAL ...........................................................9
2.2 DEFINIR UN NOMBRE PARA UNA HOJA DE CLCULO ..........................................................................9
2.3 REGLAS PARA LOS NOMBRES .......................................................................................................10
2.4 ASIGNAR NOMBRE A FRMULAS Y CONSTANTES ............................................................................11
2.5 APLICAR NOMBRES .....................................................................................................................11
3. RESUMEN DE LA SECCIN..............................................................................................................12
PRCTICA ........................................................................................................................................13
PRCTICA 1 .....................................................................................................................................13
PRCTICA 2 .....................................................................................................................................14
PRCTICA 3 .....................................................................................................................................15
II. FUNCIONES ..................................................................................................................................16
1. REGLAS PARA EL USO DE FUNCIONES .............................................................................................16
2. EL ASISTENTE PARA FUNCIONES ....................................................................................................17
2.1 CONVENCIONES..........................................................................................................................19
2.2 FUNCIN: ESTADSTICAS ........................................................................................................20
FUNCIN CONTAR.BLANCO .....................................................................................................20
FUNCIN CONTAR.SI .................................................................................................................21
FUNCIN POTENCIA ..................................................................................................................22
FUNCIN PRODUCTO ................................................................................................................24
FUNCIN RAZ ............................................................................................................................25
FUNCIN REDONDEAR .............................................................................................................26
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MACRO.............................................................................................................. 88
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OBJETIVO DE APRENDIZAJE:
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I. NOMBRES
Un nombre es un identificador fcil de recordar que se crea para referirse a una celda, a un
grupo de celdas, a un valor o a una frmula. El utilizar nombres ofrece las siguientes
ventajas:
Cada libro de trabajo puede compartir slo un conjunto de nombres. Los nombres que se
crean para hacer referencia a celdas en una hoja de clculo pueden usarse en todo el
libro de trabajo, eliminando la necesidad de tener que volver a crear nombres para cada
hoja nueva o escribir las referencias de las hojas en frmulas.
Pueden crearse nombres especiales para una hoja en particular. Esta caracterstica
permite utilizar nombres comunes para definir las celdas relacionadas en las distintas
hojas de clculo de un mismo libro de trabajo.
Las referencias con nombre pueden usarse en casi todos los lugares en que se usara
una referencia regular, incluyendo frmulas y cuadros de dilogo.
Las frmulas que usan nombres son ms fciles de leer y recordar que las que usan
referencias de celda; por ejemplo: la frmula =Precio_unitario*Cantidad+IVA es ms fcil
de leer que la frmula =D5*A5+E5.
Si se cambia la estructura de la hoja de clculo, puede actualizarse la referencia en un
solo lugar y todas las frmulas que usan ese nombre se actualizan automticamente.
Pueden pegarse nombres en las frmulas rpida y fcilmente usando el cuadro de
nombres en la barra de frmulas.
Excel puede crear automticamente nombres para las celdas basados en los ttulos de las
filas o de las columnas en la hoja de clculo, o pueden escribirse los nombres para las
celdas o las frmulas.
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1. DEFINIR NOMBRES
1.1 DAR NOMBRE A LAS CELDAS
1. Seleccionar la celda, el rango de celdas o las celdas no adyacentes a las que se
desea dar nombre
2. Hacer clic en el cuadro de nombres situado en el extremo izquierdo de la barra de
frmulas
3. Escribir el nombre para las celdas
Cuadro de nombres
1.2 DAR NOMBRE A LAS CELDAS USANDO ENCABEZADOS EXISTENTES
1.
2.
3.
4.
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Flecha
desplegable
Lista de
nombres
definidos en el
libro de trabajo
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2. NOMBRES TRIDIMENSIONALES
Un nombre puede definirse tambin como una referencia tridimensional, que abarque dos o
ms hojas de un libro de trabajo.
2.1 DEFINIR UN NOMBRE CON UNA REFERENCIA TRIDIMENSIONAL
1.
2.
3.
4.
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6.
7.
8.
9.
Separadores
Largo
Empleo de
maysculas
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PRCTICA
PRCTICA 1
1. Crear la siguiente tabla:
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PRCTICA 2
1. Nombrar la hoja de clculo realizada en el ejercicio anterior como ENERO
2. Crear la siguiente tabla en otra hoja del libro:
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PRCTICA 3
1. Crear la siguiente tabla y nombrarla como CONCENTRADOS
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II. FUNCIONES
Una funcin es una frmula especial que ya est escrita y que acepta un valor o valores, que
realiza una operacin y devuelve un valor o valores. Las funciones pueden utilizarse solas o
como componentes para construir frmulas ms extensas. El uso de funciones simplifica y
acorta las frmulas en las hojas de clculo, especialmente aquellas que efectan clculos
extensos y complejos.
Las funciones incorporadas en Microsoft Excel realizan clculos estndar. Los valores con
los que se realizan las operaciones se denominan argumentos. Los valores que devuelven
las funciones se denominan resultados. Las funciones se utilizan introducindolas en
frmulas de la hoja de clculo. La serie de caracteres que se utiliza en una funcin se
denomina sintaxis. La sintaxis de una frmula comienza con un signo igual (=) seguido de
una combinacin de valores y operadores. Si aparece una funcin al comienzo de una
frmula, debe ser precedida con un signo igual, como en las frmulas.
Los parntesis indican a Microsoft Excel dnde comienzan y terminan los argumentos.
Siempre deber existir un parntesis de apertura y otro de cierre, sin espacios antes ni
despus de cada uno. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos, matrices,
valores de error o referencias, y deben producir un valor vlido. Los argumentos tambin
pueden ser constantes o frmulas, y las frmulas pueden contener otras funciones. Cuando
el argumento para una funcin es otra funcin, se dice que est anidado. En Microsoft Excel,
podrn anidarse hasta siete niveles de funciones en una frmula.
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Los argumentos de una funcin pueden ser valores constantes o frmulas. Si se usa una
funcin, sta puede contener otras funciones. Cuando el argumento de una funcin es
una funcin, se le denomina funcin anidada, en Excel es posible anidar hasta siete
niveles de funciones en una frmula.
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2.1 CONVENCIONES
En la lnea de sintaxis, los argumentos requeridos aparecen en negrita y los argumentos
opcionales aparecen con formato normal.
En el texto que define las funciones y argumentos, todos los argumentos aparecen con
formato normal (sin negrita), sean requeridos o no. El formato de la lnea de sintaxis
indica si el argumento es requerido u opcional.
Los nombres de los argumentos generalmente llevan el carcter de subrayado entre las
palabras; por ejemplo: nm_de_caracteres es un nombre de argumento.
Los nombres de macros y de celdas no usan puntuacin entre las palabras; por ejemplo:
VentasTotales es un nombre de celda.
Las funciones se muestran sin el signo igual (=). Debe escribirse un signo igual al
comienzo de cada frmula pero no al comienzo de las funciones en frmulas anidadas;
por ejemplo: PRODUCTO es una funcin anidada en =SUMA(3;(PRODUCTO(2;4))).
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FUNCIN CONTAR.BLANCO
Cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango.
Sintaxis
CONTAR.BLANCO(rango)
Argumento
Rango
Descripcin
Cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango especificado.
Es el rango del que se desea contar el nmero de celdas en blanco.
Observaciones: Las celdas que contienen frmulas que devuelven " " (o texto vaco)
tambin se cuentan, en cambio las celdas que contienen el valor 0 no se
cuentan.
Para usar la funcin CONTAR.BLANCO seguir los siguientes pasos:
1. Dar clic en la celda en la cual se desea insertar la funcin
2. Hacer clic en el botn Insertar funcin
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FUNCIN CONTAR.SI
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio
especificado.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango,criterio)
La siguiente tabla describe cada uno de los argumentos:
Argumento
Rango
Criterio
Descripcin
Es el rango del que se desea contar el nmero de celdas que no estn
en blanco.
Es la condicin en forma de nmero, expresin o texto que determina
qu celdas deben contarse.
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FUNCIN POTENCIA
Devuelve el resultado de elevar el argumento nmero a una potencia.
Sintaxis
POTENCIA(nmero, potencia)
La siguiente tabla describe cada uno de los argumentos:
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Argumento
Nmero
Descripcin
Es el nmero base; puede ser cualquier nmero real.
Potencia
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FUNCIN PRODUCTO
Multiplica todos los nmeros que figuran como argumentos y devuelve el producto.
Sintaxis
PRODUCTO(nmero1,nmero2,...)
Nmero1, nmero2,
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7. Ingresar en el cuadro de edicin: Nmero, el nmero del que se desea obtener la raz
cuadrada
8. Hacer clic en el botn Aceptar
FUNCIN REDONDEAR
Redondea un nmero al nmero de decimales especificado.
Sintaxis
REDONDEAR(nmero; nm_de_decimales)
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Argumento
Nmero
Descripcin
Es el nmero que se desea redondear.
Nm_de_decimales
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FUNCIN RESIDUO
Devuelve el residuo o resto de la divisin entre nmero y nm_divisor. El resultado tiene el
mismo signo que nm_divisor.
Sintaxis
RESIDUO(nmero,nm_divisor)
La siguiente tabla describe cada uno de los argumentos:
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Argumento
Nmero
Nm_divisor
Descripcin
Es el nmero para el que se desea encontrar el residuo despus de
realizar la divisin.
Es el nmero por el cual se desea dividir Nmero. Si nm_divisor es 0,
RESIDUO devuelve el valor de error #DIV/0!
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Descripcin
Es el rango de celdas que desea evaluar.
Es el criterio o condicin que determina qu celdas deben sumarse.
Puede estar en forma de nmero, texto o expresin.
Son las celdas que se van a sumar. Si se omite, se usarn las
celdas en el rango.
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FUNCIN SUMA
Devuelve la suma de todos los nmeros en la lista de argumentos.
Sintaxis
SUMA(nmero1,nmero2,...)
Observaciones:
Se toman en cuenta nmeros, valores lgicos y representaciones de nmeros que se
escriban directamente en la lista de argumentos.
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Valor_si_falso
Descripcin
Es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como
VERDADERO o FALSO.
Es el valor que se devolver si prueba_lgica es
VERDADERO. Si se omite, devolver VERDADERO. Puede
anidar hasta siete funciones SI.
Es el valor que se devolver si prueba_lgica es FALSO. Si
se omite, devolver FALSO.
Observaciones:
Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y
valor_si_falso para construir pruebas ms elaboradas.
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FUNCIN Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son verdaderos; devuelve FALSO si uno o
ms argumentos son falsos.
Sintaxis
Y(valor_lgico1,valor_lgico2,...)
Valor_lgico1, valor_lgico2, ...
Los argumentos deben ser valores lgicos, matrices o referencias que contengan valores
lgicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, esos valores se
ignoran.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor de
error #VALOR!
Para usar la funcin Y seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la funcin
2. Hacer clic en el botn Insertar funcin
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Los argumentos deben ser valores lgicos, matrices o referencias que contengan valores
lgicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, nmeros o celdas vacas,
dichos valores se ignoran.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, O devolver el valor de error
#VALOR!
Puede utilizarse la frmula matricial O para comprobar si un valor aparece en una matriz.
Para introducir la frmula O como una matriz, presionar CTRL+MAYSCULAS
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Forma vectorial
BUSCAR(valor_buscado,vector_de_comparacin,vector_resultado)
Argumento
Descripcin
Valor_buscado
Vector_de_comparacin
Vector_resultado
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Sintaxis 2 (matriz)
La forma matricial de BUSCAR busca el valor especificado en la primera fila o en la primera
columna de la matriz, se desplaza vertical u horizontalmente hasta la ltima celda y devuelve
el valor de esta celda. Esta forma de bsqueda se utiliza cuando los valores que se desee
hacer coincidir se encuentren en la primera fila o en la primera columna de la matriz.
Forma matricial
BUSCAR(valor_buscado,matriz)
Argumento
Valor_buscado
Matriz
Descripcin
Es un valor que BUSCAR busca en Matriz. Valor_buscado
puede ser un nmero, texto, un valor lgico, nombre o una
referencia a un valor.
Si BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, utiliza el
mayor valor de la matriz que sea menor o igual al
valor_buscado.
Si el valor_buscado es menor que el valor ms bajo de la
primera fila o columna (dependiendo de las dimensiones de la
matriz), BUSCAR devolver el valor de error #N/A.
Es un rango de celdas que contiene el texto, los nmeros o
los valores lgicos que se desean comparar con
valor_buscado.
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Importante: Los valores deben colocarse en orden ascendente: ...;-2; -1; 0; 1; 2; etc.; A-Z;
FALSO; VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un valor
incorrecto. El texto en maysculas y en minsculas es equivalente.
Para usar la funcin BUSCAR seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la funcin
2. Hacer clic en el botn Insertar funcin
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desea buscar, el cual deber contener slo una columna o una fila
Ingresar en el cuadro de edicin: Vector_resultado, el rango en el que se desea
que se muestren los resultados, el cual deber contener slo una columna o una
fila
Hacer clic en el botn Aceptar
Valor_buscado,matriz
Hacer clic en el botn Aceptar
Se desplegar la siguiente ventana:
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FUNCIN COINCIDIR
Devuelve la posicin relativa de un elemento en una matriz que coincida con un valor
especificado en relacin con el tipo de coincidencia deseado. Debe utilizarse COINCIDIR en
lugar de las funciones BUSCAR cuando se necesite conocer la posicin de un elemento
coincidente en lugar del elemento en s.
Sintaxis
COINCIDIR(valor_buscado,matriz_buscada,tipo_de_coincidencia)
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Argumento
Valor_buscado
Matriz_buscada
Tipo_de_coincidencia
Descripcin
Es el valor que se usa para encontrar el valor deseado en
la matriz y puede ser un nmero, texto, valor lgico o una
referencia a uno de ellos.
Es un rango contiguo de celdas que contienen posibles
valores de bsqueda, una matriz de valores o una
referencia a una matriz.
Es un nmero 1, 0, -1 que indica el valor que se devolver.
Consulte la Ayuda si desea conocer las explicaciones
acerca de los tipos de coincidencia.
Si tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra el
mayor valor que es inferior o igual al valor_buscado.
Los valores en el argumento matriz_buscada deben
colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;...A-Z;
FALSO; VERDADERO.
Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra el
primer valor que es exactamente igual al
valor_buscado. Los valores en matriz_buscada pueden
estar en cualquier orden.
Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el
menor valor que es mayor o igual al valor_buscado.
Los valores en matriz_buscada deben colocarse en
orden descendente: VERDADERO; FALSO; Z-A;...2; 1;
0; -1; -2;... y as sucesivamente
Si se omite tipo_de_coincidencia, se supondr que es
1.
Observaciones:
COINCIDIR devuelve la posicin del valor coincidente dentro de la matriz_buscada y no
el valor en s; por ejemplo: COINCIDIR("b";{"a";"b";"c"};0) devuelve 2, la posicin relativa
de "b" dentro de la matriz {"a";"b";"c"}.
COINCIDIR no distingue entre maysculas y minsculas cuando hace coincidir valores
de texto.
Si COINCIDIR no puede encontrar una coincidencia, devuelve el valor de error #N/A.
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FUNCIN TRANSPONER
Devuelve la transposicin de una matriz. La funcin TRANSPONER debe introducirse como
una frmula matricial en un rango cuyo nmero de filas y de columnas sea igual al nmero
de filas y de columnas del argumento matriz. Utilice TRANSPONER para cambiar la
orientacin vertical y horizontal de una matriz en una hoja de clculo o en una hoja de
macros.
Sintaxis
TRANSPONER(matriz)
Matriz
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RESUMEN DE LA SECCIN
Una funcin es una frmula especial que ya est escrita y que acepta un valor o valores,
realiza una operacin y devuelve un valor o valores. Excel cuenta con ms de 220
funciones programadas
Los valores con los que se realizan las operaciones se denominan argumentos
Los valores que devuelven las funciones se denominan resultados
La serie de caracteres que se utiliza en una funcin se denomina sintaxis
Las reglas para el uso de funciones son:
Antes y despus de cada argumento deber incluirse un parntesis, sin espacios
antes y despus
No se permiten los puntos para separar los millares
Los argumentos debern ir dentro de parntesis
Los argumentos podrn ser valores constantes o frmulas
Excel permite anidar hasta siete niveles de funciones en una frmula
El Pegar funcin simplifica la introduccin de frmulas
Las funciones se clasifican en las siguientes categoras:
Bsqueda y referencia
Fecha y hora
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Informacin
Texto
Estadsticas
Financieras
Lgicas
Matemticas y trigonomtricas
Base de datos
Definidas por el usuario
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PRCTICA
PRCTICA 1 (CONTAR.BLANCO)
1) Escribir los siguientes valores en la hoja de clculo
PRCTICA 2 (CONTAR.SI)
1) Escribir los siguientes valores en la hoja de clculo
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PRCTICA 3 (FACT)
1) Encontrar el factorial de los nmeros 1, 9, 0, -1 y 5 usando la funcin FACT
PRCTICA 4 (POTENCIA)
1) Obtener las siguientes potencias utilizando el asistente para funciones
BASE
5
98.6
4
EXPONENTE
2
3.2
5/4
PRCTICA 5 (PRODUCTO)
1) En una hoja de clculo escribir los siguientes valores
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PRCTICA 6 (RAZ)
1) Utilizando el asistente para funciones, encontrar la raz cuadrada de los nmeros: 16 y 16
PRCTICA 7 (REDONDEAR)
1) Usando el asistente para funciones, redondear los siguientes nmeros
NMERO A
REDONDEAR
2.15
2.149
2.149
3.14567
21.5
No. DE DECIMALES
1
1
2
2
-1
PRCTICA 8 (RESIDUO)
1) Obtener el residuo de los siguientes nmeros
NMERO
3
-3
3
-3
3
0
DIVISOR
2
2
-2
-2
0
3
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PRCTICA 9 (SUMAR.SI)
1) El rango A1:A4 de la siguiente tabla contiene valores de propiedad para cuatro casas. El
rango B1:B4 contiene las comisiones de venta correspondientes a estos valores de
propiedad
PRCTICA 10 (SUMA)
1) Utilizando la tabla anterior, obtener la suma del rango A1:B4
PRCTICA 11 (SI)
Ejercicio 1
1) Si el resultado de la puntuacin obtenida por el instructor en la siguiente tabla es menor
que 35 ser rechazado y si es mayor o igual a 35 ser aceptado.
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Ejercicio 2
1. En la siguiente tabla, calcular el sueldo bruto de cada empleado de acuerdo a la siguiente
tabulacin:
a) Si las Horas Trabajadas son menores o iguales a 40, el sueldo bruto ser igual a las
horas trabajadas * sueldo por hora
b) Si las Horas Trabajadas son mayores a 40; las primeras 40 horas se pagarn con la
tabulacin anterior y las horas que excedan de los cuarenta, sern pagadas al doble
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PRCTICA 12 (Y)
1. Si en la siguiente tabla el valor de las columnas Conocimientos Tericos e Inters es
mayor o igual a 5, desplegar un mensaje en la columna Comentarios que diga CON
POSIBILIDAD, de lo contrario NO SIRVE
PRCTICA 13 (O)
1. Si la columna Horas Trabajadas es mayor a 30 o la de Inasistencias es menor a 2,
desplegar el mensaje BIEN, de lo contrario desplegar TRABAJA MS
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PRCTICA 14 (BURSCARH)
PRCTICA 15 (BUSCARV)
BuscarV (1, Rango1;VERDADERO) es igual 90,946
BuscarV (1,Rango,2)=2,17
(1,Rango,3,Verdadero)=100
(0,746,Rango,3,falso)=200
(2,Rango,2,Verdadero)= 1,71
(o,1,Rango,2, Verdadero)= #N/A
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BUSCAR
COINCIDIR
Observe que C2:C8 contiene texto con formato de porcentaje.
En la hoja de clculo anterior:
COINCIDIR(39000;B2:B8;1) es igual a 3
COINCIDIR(38000;B2:B8;0) es igual a 2
COINCIDIR(39000;B2:B8;-1) es igual al valor de error #N/A debido a que el rango B2:B8
est ordenado incorrectamente para el tipo_de_coincidencia -1 (el orden debe ser
descendente para que sea correcto).
Supongamos que Yen se refiere al rango A2:A8, YenDlar al rango A2:C8 y MisIngresos a
una celda que contiene la cifra 6.301.126,33. La frmula:
"Su tipo impositivo es "&BUSCAR(MisIngresos;YenDlar)&", lo cual le coloca en la categora
fiscal nmero "&COINCIDIR(MisIngresos;Yen)&"." produce el siguiente resultado:
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"Su tipo impositivo es 22,41%, lo cual le coloca en la categora fiscal nmero 7".
TRANSPONER
Supongamos que el rango A1:C1 contiene los valores 1; 2 y 3, respectivamente. Cuando se
introduce la siguiente frmula como una matriz en las celdas A3:A5:
TRANSPONER($A$1:$C$1) es igual a los valores en A3:A5
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III. VNCULOS
Un vnculo es la insercin en una hoja de clculo o un libro de trabajo de informacin que
mantiene una liga con el documento fuente. Los datos vinculados se almacenan en el
archivo fuente y se actualizan cuando se cambian los datos en ste. El libro de trabajo slo
almacena la ubicacin de la fuente, pero muestra una representacin de los datos
vinculados.
TRMINO
Referencia externa
DEFINICIN
Referencia a una celda o a un rango en una hoja
de otro libro de trabajo de Microsoft Excel, o la
referencia a un nombre definido en otro libro.
Libro de trabajo que contiene un vnculo con otro
libro de trabajo y que por lo tanto depende de la
informacin que est en el otro libro.
Libro de trabajo que es la fuente de la informacin
a la que se hace referencia en una frmula con
referencia externa.
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En el libro de origen, seleccionar las celdas a las que se desea hacer referencia
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Nota: Para pegar los datos como imagen vinculada a la celda activa:
1. Mantener presionada la tecla MAYSCULAS (SHIFT)
Nota: Para modificar los datos de la imagen vinculada, debern modificarse las celdas de
origen del libro de origen.
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Si mueve los libros de trabajo de Microsoft Excel entre directorios o entre carpetas, debe
mover tambin los libros de trabajo vinculados que estn almacenados en el mismo
directorio, la misma carpeta, o el mismo subdirectorio o carpetas.
Si no se siguen estas pautas, los vnculos pueden desconectarse. Cuando se trata de abrir
un libro de trabajo dependiente, Microsoft Excel presenta su mensaje indicando que no
puede encontrar el libro de trabajo fuente. Si esto sucede, use el comando vnculos en el
men edicin para cambiar los vnculos de los libros de trabajos dependientes o fuente que
ha movido a directorios diferentes.
8. GUARDAR
EXTENSO
Si un libro de trabajo con varios vnculos con otro libro de trabajo requiere una cantidad de
espacio en el disco poco comn, elegir el comando Opciones en el men Herramientas y
hacer clic en la ficha Calcular. A continuacin, desactivar la casilla de verificacin Guardar
valores de vnculos externos. Esto evita que Microsoft Excel guarde copias de los valores
contenidos en el libro de trabajo fuente junto con el libro de trabajo.
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IV. GRFICOS
1. QU ES UN GRFICO?
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo. Los valores de
las celdas o puntos de datos, aparecen en el grfico en forma de barras, lneas, columnas,
secciones de un grfico circular o en otras formas. Los puntos de datos se agrupan en series
de datos y se distinguen por sus diferentes colores o diseos.
Adems de facilitar la lectura de los datos, un grfico permite presentarlos de una manera
ms clara e interesante. Los grficos tambin ayudan a evaluar los datos y a comparar entre
distintos valores de la hoja de clculo.
La siguiente ilustracin muestra una grfica de Excel.
Punto de dato
Marcador de
series
No. personas
80
Mxico
60
Veracruz
40
Cd. Obregn
20
Mazatln
Leyenda
0
1er. Trimestre 1998
Ciudad
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Elemento
Valores del Eje (Y)
Marcador de datos
Descripcin
Es el eje vertical que contiene la escala numrica. Excel crea
una escala en base a los valores numricos de la hoja de
clculo.
Usualmente es el eje horizontal que contiene las marcas de las
abscisas y los rtulos.
Es una pieza de dato nica
Es una coleccin de puntos de datos relacionados, trazados en
un grfico, que se origina a partir de filas o columnas sencillas
de una hoja de clculo. Cada serie de datos de un grfico se
distingue por un color o diseo nicos. Puede trazarse una o
varias series de datos en un grfico. Los grficos circulares
slo pueden tener una serie de datos.
Es la barra, punto, sector u otro smbolo usado en la grfica
para representar a un nico punto de datos o valor procedente
de una celda de la hoja de clculo. Los marcadores para una
serie de datos comnmente tienen el mismo patrn de diseo.
Varios marcadores de datos relacionados en un grfico
constituyen una serie de datos.
2. CREAR UN GRFICO
Si se desea que el grfico aparezca junto a los datos de la hoja de clculo puede crearse un
grfico incrustado en la hoja de clculo. Para representar el grfico en otra hoja del libro
puede crearse una hoja de grfico. Los grficos incrustados y las hojas de grfico estn
vinculados a los datos de la hoja de clculo de la que proceden, y los dos tipos de grficos
se actualizan al modificar los datos de la hoja de clculo.
Es posible crear grficos a partir de celdas o rangos no adyacentes (contiguos) entre s. Las
selecciones no adyacentes deben formar un rectngulo. Tambin es posible crear grficos
desde una tabla dinmica.
Sugerencia: Una forma rpida de crear una hoja de grfico consiste en seleccionar los datos
que se desea trazar, incluyendo los nombres de las series y categoras, y
presionar a continuacin F11. Si Microsoft Excel no es capaz de determinar
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Ubicacin
Centra la leyenda bajo el grfico
Coloca la leyenda en la esquina superior
derecha
Centra la leyenda sobre el grfico
Coloca la leyenda a la derecha del grfico
centrada verticalmente
Coloca la leyenda a la izquierda del grfico
centrada verticalmente
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Rtulo
Descripcin
Nombre de la serie
Nombre de la categora
Valor
Porcentaje
Tamao de la burbuja
Sugerencia:
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4. Elegir la ficha lneas de divisin, para establecer el tipo de sta activar las casillas de
verificacin correspondientes de cada eje
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Nota:
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4.
5.
6.
7.
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Nombre del
Campo
Registro
Contenido del
Campo
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Elemento
Campo
Nombre de
Campo
Contenido del
Campo
Registro
Descripcin
Contiene una categora de informacin almacenada en la tabla de una
base de datos, corresponde a una columna de dato. Es un
componente de la tabla de la base de datos que contiene un elemento
especfico de informacin, como puede ser el apellido.
Es el nombre que se le da a un campo en la base de datos. Un nombre
debe estar en la fila superior a la primera fila de registros y puede
contener hasta 255 caracteres.
Es la informacin correspondiente a una entidad, como puede ser una
persona o un objeto.
Es una fila de la base de datos. Contiene toda la informacin para un
grupo de datos.
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Usar bordes de celdas para insertar lneas debajo de los ttulos cuando se desee separar
los ttulos de los datos. No usar filas vacas ni lneas discontinuas.
Contenido de filas y columnas
Disear la lista de modo que todas las filas tengan elementos similares en la misma
columna.
No insertar espacios adicionales al comienzo de una celda, ya que afectan a la
ordenacin y la bsqueda.
Usar el mismo formato para todas las celdas de una columna.
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Para filtrar la lista segn dos o ms valores de la columna, o para aplicar operadores de
comparacin distintos de Y, hacer clic en la opcin Personalizar.
Crear un filtro automtico personalizado
Mediante estos pasos es posible filtrar una lista usando uno o dos criterios de comparacin
para la misma columna. Para que este procedimiento funcione, la lista deber tener ttulos de
columna.
Buscar con un criterio:
1. Seleccionar una celda de la lista que se desea filtrar
2. En el men Datos, elegir el comando Filtro, hacer clic en la opcin Autofiltro
3. Hacer clic en la flecha de la columna que contiene los datos a filtrar
4. Seleccionar en la lista la opcin Personalizar.
5. Se desplegar el siguiente cuadro:
situada junto a el y
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2.
3.
4.
5.
Un dato especfico:
Para buscar registros que contengan un valor, un tipo de texto, un nmero, una fecha o un
valor lgico exacto en una celda situada por debajo del ttulo de criterios; por ejemplo: Si se
escribe 04420 debajo del ttulo Cdigo postal del rango de criterios, Microsoft Excel mostrar
nicamente las filas que contengan el cdigo postal 04420.
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Cuando se utilice texto como criterio, Microsoft Excel buscar todos los elementos que
comiencen con ese texto; por ejemplo: Si se escribe el texto Proc como criterio, Microsoft
Excel buscar Procesal, Proceso y Procedimiento. Para buscar slo el texto especificado,
escribir la frmula =''=texto'' donde texto es el texto que se desea buscar.
Caracteres: Comodn
Para buscar valores de texto que compartan algunos caracteres, pero no otros, utilizar un
carcter comodn. Un carcter comodn representa uno o ms caracteres no especificados.
Utilizar
Para buscar
Ejemplo
?
(signo de interrogacin de
cierre)
*
(asterisco)
~ (tilde) seguida de ?, *, o
~
*este
encontrar
Noroeste y Sureste
af91~?
af91?
encontrar
Comparar Rangos
Para presentar slo aquellas filas comprendidas dentro de ciertos lmites, escribir un
operador de comparacin seguido de un valor en una celda situada bajo el ttulo de criterios.
Por ejemplo, para buscar filas cuyos valores unitarios sean mayores o iguales a 1,000,
escribir >=1000 en el ttulo Unidades en el rango de criterios.
Nota: Microsoft Excel no distingue maysculas de minsculas al evaluar datos.
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VI. MACROS
1. QU ES UNA MACRO?
Una macro son un conjunto de instrucciones que sirven para automatizar procesos.
Refirindonos a Excel, supongamos que realizamos frecuentemente la accin de seleccionar
un rango para aplicarle negrita, cambio de fuente y centrado. En lugar de hacer estas
acciones manualmente, se puede elaborar una macro e invocarla para que ejecute los tres
procesos automticamente.
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1.
1.1
1.2
2.
2.1
2.2
2.4
2.5
2.6
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o presione F5.
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Con el mouse haga clic en la carita y sin soltarlo deber arrastrarlo hasta algn lugar que
desee en la barra de herramientas y soltarlo all. Luego haga clic derecho en esa carita que
ha puesto y en el men que aparecer vea hasta abajo en la opcin Asignar macro, el cual
le abrir una nueva ventanita en donde deber seleccionar la macro que creamos
anteriormente y presionar el botn Aceptar y luego cerrar la ventanita Personalizar y listo.
Ahora tenemos un agradable botn en la barra de herramientas para ejecutar la macro cada
vez que queramos sin tantas vueltas.
Y as podemos crear cuntas macros sean necesarias.
Nota importante: Office maneja diferentes niveles de seguridad en cuanto a la ejecucin de
macros, el cual notars mediante una ventana de advertencia de seguridad a la siguiente vez
que abra cualquier libro de Excel si es que guarda la macro en el libro de macros Personal o
en cualquier otro libro o documento de la suite de Office. Se le dir que las macros pueden
contener virus lo cual es cierto siempre y cuando abra macros que no haya creado usted o
que reciba de parte de otra persona, as que si usted mismo ha creado sus propias macros
no tiene por qu temer ejecutar las macros que considere necesarias.
MACRO.
Antes de modificar una macro, deber familiarizarse con el Editor de Visual Basic. Puede
utilizar el Editor de Visual Basic para escribir y modificar macros adjuntas a los libros de
Microsoft Excel.
1.
2.
3.
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5.
6.
8.
9.
SUGERENCIA Para obtener Ayuda para el Editor de Visual Basic, haga clic en Ayuda de
Microsoft Visual Basic en el men Ayuda o presione F1.
1.
3.
4.
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5.
6.
7.
8.
Seleccione el libro que contiene la macro que desea eliminar en la lista Macros en.
Por ejemplo, haga clic en Este libro.
9.
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