Automatizacin de Oficinas

AUTOMATIZACION DE OFICINAS
Automatizacin:
Del griego antiguo: guiado por uno mismo) es el uso de sistemas o elementos
computarizados para controlar maquinarias y/o procesos industriales substituyendo a
operadores humanos.

Automatizacin de Oficina:
Concepto 1:
La Automatizacin de la Oficina vendra a ser la integracin de las funciones de toda
la informacin en la oficina, lo que incluye el procesamiento de texto, procesamiento
de datos, grficos, autoedicin (publicaciones de oficina), correo electrnico, as
como tecnologas de punta, a nivel de software como de hardware, como es el caso
de Windows 95, Office 97, Cliente/Servidor, Backoffice, Internet, Intranet, etc.
Concepto 2:
ELLI y NUTT (1980) "La utilizacin de tecnologa para mejorar la realizacin de
funciones de oficina"Esta definicin ampla el trmino a tecnologa, no slo como las
anteriores a la informtica, quizs demasiado amplio el trmino. As mismo no se
reduce al campo espacial de la oficina, sino que habla de las funciones de sta.
Cada autor utilizar tecnologa o entorno de la oficina, dependiendo de lo que cada
uno entienda qu son estos trminos, ampliando por consiguiente los trminos o
reducindolos. Desde una perspectiva
Lo cierto es que, en un sentido amplio, la ofimtica debera de ser inscrita como una
ms de las relaciones complejas del tringulo tecnologa-individuo-sociedad.

Introduccin
Los programas automatizados para equipos de cmputo personales instalados en las
oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administracin electoral
en muchos pases. Los programas de procesamiento de textos han reemplazado las
mquinas de escribir; los programas de bases de datos han reemplazado a las listas
electorales basadas en papel, los inventarios y las listas de personal as como los
programas de organizacin personal han reemplazado a las agendas de papel.

Fig. 1

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Empezando por programas bsicos de procesamiento de palabra en la dcada de

1970, para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy
sofisticados. Estos programas han servido para darle a oficiales ordinarios la
capacidad de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser
enviadas fuera de las oficinas para ser completadas por especialistas.
Por ejemplo, los programas para edicin en computadores personales permiten que
personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional
cuando antes incluso las tareas ms simples de esta naturaleza tenan que ser
enviadas a imprentas profesionales. Los programas de base de datos y de hojas de
clculo que pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten
que usuarios ordinarios introduzcan, almacenen y utilicen informacin de formas que
alguna vez slo hubieran sido posibles en grandes equipos de cmputo y por
programadores especializados.
La velocidad de crecimiento hace necesario que el tratamiento de la informacin, se
lleve a cabo de forma mecnica o automtica. Como origen y causa de este
crecimiento exponencial de la informacin, aparece, en forma casual la solucin,
denominada Informtica, y definida segn se ha visto, como el tratamiento de la
informacin de forma automatizada

Ofimtica
La informtica, tan verstil y variada, comenz a aplicarse a diferentes campos,
empezando en primer lugar al campo militar. Las computadoras ocuparon gran
espacio y energa, a travs de los
aos, fueron reduciendo su tamao y consumo, hacindose asequibles a cualquier
tipo de actividad, habindose extendido en la actualidad al campo econmico y
empresarial, siendo imprescindibles en la oficina para tener una eficaz gestin de la
empresa. La fusin de los trabajos de oficina, a nivel local, y de la informtica ha
dado lugar a la Ofimtica.
En el entorno ofimtico o de la Automatizacin de la Oficina no son necesarios
grandes equipos, sino que con computadoras personales conectados entre s,
formando redes locales, compartan informacin y abaraten los costos.
La Ofimtica, de esta manera, se ha convertido en un tema que se usa cada vez ms
y esta en constante crecimiento.
Se llama ofimtica al equipamiento hardware y software usado para idear y crear,
coleccionar, almacenar, manipular y transmitir digitalmente la informacin necesaria
en una oficina para realizar tareas y lograr objetivos bsicos. Las actividades bsicas
de un sistema ofimtico comprenden el almacenamiento de datos en bruto, la
transferencia electrnica de los mismos y la gestin de informacin electrnica
relativa al negocio.[1] La ofimtica ayuda a optimizar o automatizar los
procedimientos ofimticos existentes.
La columna vertebral de la ofimtica es una red de rea local (LAN), que permite a
los usuarios transmitir datos, correo electrnico e incluso voz por la red. Todas las
funciones propia del trabajo en oficina, incluyendo dictados, mecanografa,
archivado, copias, fax, tlex, microfilmado y gestin de archivos, operacin de los
telfonos y la centralita, caen en esta categora. La ofimtica fue un concepto muy
popular en los aos 1970 y 1980, cuando los ordenadores de sobremesa se
popularizaron.[2]

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Hacia fines de 2006, la ofimtica apunta hacia aplicar todos los procedimientos
descritos, en forma wireless, es decir sin cables. En este aspecto las cada vez ms
populares WIFI, y WIMAX juegan un papel trascendental. Por fin se puede avizorar
una moderna oficina, muy eficiente pero libre de los desagradables cables.

Uso de los programas de automatizacin

Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean
capacitados para su uso. En muchos pases se puede recurrir a capacitadores
externos. Algunas autoridades electorales pueden ser capaces de proveer
capacitacin interna utilizando a su propio personal. La mayora de los paquetes de
programas vienen acompaados con manuales para el usuario (en papel o en
pantalla).
Los programas ms modernos son muy poderosos. Un usuario hbil puede
desarrollar productos muy sofisticados. Una autoridad electoral puede, por ejemplo,
utilizar los programas automatizados para:

Producir todas o la mayora de sus publicaciones de manera interna,

incluyendo libros, folletos, formatos y cartas informativas.

Componer, editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo

estandarizado, incluyendo la impresin automatizada de sus logotipos.

Desarrollar presentaciones para su proyeccin en pantallas grandes en

seminarios o para efectos de capacitacin.

Incorporar, almacenar y utilizar informacin sobre el registro electoral.

Automatizar diversos componentes del proceso electoral, como la emisin y
recepcin de votos por correspondencia.
Capturar y analizar resultados electorales.
Almacenar y manipular registros sobre los empleados.
Envos personalizados a gran escala para los electores o el personal.
Conservacin de inventarios.
Operar un sitio en internet y una red interna.
Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante.
Organizar un sistema de administracin financiera.
Enviar correos electrnicos individuales o grupales a los electores o al
personal.
Compartir archivos a travs de una red.

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Un Camino Hacia El Trabajo En Grupo

La evolucin a lo largo del ltimo ao en el entorno de la oficina, supone un claro
mensaje: no estamos solos. No se trata de una ciencia-ficcin, sino de la
confirmacin de que la unin hace la fuerza. La colaboracin transforma al equipo o
grupo de trabajo en la unidad bsica de la organizacin (empresa o institucin), y
este concepto hay que entenderlo y comprenderlo bien, permitiendo aplicar nuevas
tcnicas como el Groupware, en la forma de solucionar los problemas.
Como punto de partida se exige la organizacin, en la que toman parte activa las
nuevas agendas y herramientas de gestin de tiempo y proyectos. Prueba de la
importancia es su inclusin en grupos de aplicaciones mayores, en los que no tenan
espacio hasta hace, relativamente, poco. La mensajera electrnica como parte de un
entorno de trabajo permite la comunicacin rpida y eficiente entre distintos
miembros de la empresa. Las nuevas aplicaciones convierten los ordenadores en
completos sistemas de telefona digital, aadiendo a las tradicionales funciones de
llamada en espera, desvos, bloqueos, y manos libres, la comunicacin telefnica con
grupos, con recursos compartidos. Como extensin a ellas, los sistemas de videoconferencia empiezan a hacerse tambin espacio en los mbitos ms avanzados. La
gestin documental cada vez es ms rica en contenidos, apoyndose en nuevos
formatos electrnicos y sistemas de almacenamiento ms grandes y ms rpidos.
Paquetes integrados. Los productos estrella del ao, en lo que a oficina se refiere,
han sido las suites, que combinan las aplicaciones ms populares en un solo
paquete, lo que representa un gran campo de batalla de tres de los principales
gigantes de la Informtica. El programa ms significativo de las suites, el
procesador de textos parece no tener lmite.
Se camina hacia el soporte de versiones y permisos a la hora de construir o revisar el
documento entre distintos usuarios. La conectividad mediante hiperenlaces junto con
la inclusin de sistemas de navegacin en la World Wide Web, a travs del propio
procesador, transforman al documento en algo vivo. No todo acaba ah, el prximo
paso importante puede ser la incorporacin de reconocimiento de voz continuo, para
que pueda dictarle a su microcomputadora.

Fig. 2
Las aplicaciones de este tipo hasta ahora suelen venir por separado si bien se
integran en los distintos procesadores, lo cual hace entrever una posible feliz unin.
Otra de las tendencias ser el empleo de nuevos lenguajes como el Java a la cabeza
en el desarrollo de los distintos

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programas. En cuanto al hardware de impresin y captura de informacin

(escneres, fotocopiadoras, faxes, impresoras), la opcin de color con calidad
fotogrfica ya est al alcance
de la mayora. La senda marcada incluye la integracin as como el diseo para
trabajar en grupos, soportando mltiples protocolos y opciones de acceso
controlado, autentificando la identidad del usuario.

Las Redes de Informacin y La Informtica

Muchas de las pautas seguidas por la Informtica de oficina se deben al propio
concepto de red. Del contacto con las grandes redes de comunicacin, sobre todo
Internet, se exportan modelos de comportamiento ms productivos que los
originales. La distribucin de documentos a toda la empresa sin precisar del papel,
con facilidad de actualizacin en un menor tiempo, encuentra su medio ideal en las
intranets, de las que hay una buena gama de opciones adaptables a las diversas
complejidades de las compaas.
Han surgido nuevos tipos de trabajo, el acceso remoto desde una conexin telefnica
bien de la red bsica o RDSI, de telefona mvil o del tipo que sea, a las bases de
datos y aplicaciones de la empresa posibilitan el teletrabajo, de amplia implantacin
en otros pases y alternativa de futuro en el Per a la hora de reducir costos y
dinamizar el mercado.

La Oficina y Su Complejidad
La oficina es un entorno de trabajo complejo, no por la dificultad tcnica que puedan
requerir los trabajos en ella realizados, sino por su enorme variedad, que supone el
manejo de una gran cantidad de informacin con diferentes tipos de procesamientos.
Para un anlisis de la oficina, y dado su carcter indefinido y falto de estructuracin,
seguiremos el modelo de complejidad basado en tres niveles, propuesto por Saez
Vacas (1983).
El estudio de la oficina comenzar por un anlisis de las diferentes perspectivas por
las que se puede optar. Perspectivas de la oficina. Se puede utilizar una arquitectura
de 3 niveles de modelos de datos.
El nivel inferior es el interno o fsico (cmo se almacenan los datos fsicamente en
cintas o discos u otros soportes magnticos, electrnicos u pticos). Despus est el
nivel de modelos de datos (esquema conceptual segn el cual se organizan los datos
en forma de rbol, de red o de tablas de relaciones). Finalmente, los submodelos de
datos, o vistas parciales que cada usuario tiene de la base de datos. Desde una
perspectiva analtica, nos centramos en un "comportamiento manifiesto y
espontneo" en las tareas operativas. As es un estudio de lo ms inmediato en la
oficina, el qu, cmo y porqu se hacen las cosas, hacia dnde se dirige.
ACTIVIDADES.- Se concibe aqu la oficina como un entorno que lleva a cabo
actividades encaminadas a apoyar la gestin de una organizacin. Hemos de tener
en cuenta razones para la utilizacin de una herramienta importante a la hora de
realizar la integracin del sistema. La relacin de las actividades que se realizan,
pone de manifiesto una serie de necesidades bsicas comunes al entorno de la
oficina. Por otra parte, son stas las actividades ms susceptibles de automatizacin.

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SEMANTICA.- Intenta comprender las razones que hay detrs de las actividades que
se realizan, donde hay siempre un objetivo ms amplio que la propia tarea a realizar.
Es una
perspectiva intermedia entre las actividades y el grado superior que suponen las
funciones. Trata de explicar el porqu de las cosas, al objeto de facilitar la
integracin adecuada de todos los
componentes y herramientas individuales, facilitando al tiempo una adaptacin a los
objetivos a conseguir y una capacidad de evolucin importante.
FUNCIONES.- La oficina se concibe como un conjunto de funciones y
procedimientos. Una funcin se compone de varias actividades elementales. As, se
puede descomponer toda la labor realizada en tareas ms concretas y definidas y
construir un diagrama de bloques de procesos de la oficina, que servir
posteriormente para desarrollar el sistema integrado. Esta perspectiva,
eminentemente organizativa, ser de gran utilidad para estructurar las tareas de la
oficina.
La relacin jerrquica de las tres formas (actividades, semntica y funciones) se
aprecia fcilmente, en el nivel inferior estn las actividades elementales, que se
agrupan en una lgica, al dotarles de un significado concreto (semntica), para
formar finalmente las funciones.

Programas mas usuales en el entorno Ofimtico

Editores de textos
Los editores son programas que permiten crear archivos, texto y programas fuente.
Estn pensados para facilitar la elaboracin de textos y posibles modificaciones
futuras. Sus tareas fundamentales sern: editar, visualizar, borrar, insertar y
buscar/sustituir caracteres.
Hay dos tipos:
Editores de lneas:
Se opera lnea a lnea. Un ejemplo sera EDLIN de MS-DOS y ED de UNIX.
Editores de pantalla:
Se puede manejar toda la pantalla. EDIT de MS-DOS y VI de UNIX. El programa EDIT,
se utiliza para la creacin
y edicin de archivos tipo texto, es decir, mantenimiento de archivos cuyos registros
estn compuestos de caracteres ASCII imprimibles. Otros programas seran: NORTON
EDITOR (DOS), EX (UNIX)

Procesadores de textos.

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Por definicin, un procesador de texto es un software informtico destinado a la

creacin y edicin de documentos de texto y que se muestra como una alternativa a
la antigua mquina de escribir. Los procesadores de texto brindan unas u otras
posibilidades segn la aplicacin de que se disponga. Como regla general bsica,
todos los procesadores de texto pueden trabajar con distintos formatos de prrafo,
tamao y orientacin de las fuentes, efectos de formato, adems de contar con las
propiedades de poder, cortar y copiar texto, fijar espacio entre lneas y entre
prrafos, alinear prrafos, establecer sangras y tabulados, crear y modificar estilos,
activar presentaciones preliminares antes de la impresin o visualizar las pginas
editadas.
Los procesadores de textos, dentro de la gama de programas, estn catalogados
como importantes y necesarios en la utilizacin de cualquier PC. Elegir el ms
adecuado depende de la
experiencia y pretensiones de los usuarios. La posibilidad de escribir largos o
repetitivos documentos, corregirlos, modificarlos e imprimirlos es una ventaja
sustancial del PC sobre la mquina de escribir. Hay una cantidad enorme de
procesadores de texto en el mercado, de diferentes complejidades, tamao,
posibilidades. Los procesadores o tratamientos de textos son programas de usuario
que permiten realizar todas las operaciones necesarias para crear, guardar,
recuperar, modificar e imprimir un texto.
Al escribir con un procesador de textos, no hay que preocuparse del final de la lnea,
ni tampoco del final de la pgina, ya que el programa pasa automticamente a la
lnea siguiente o a la hoja siguiente cuando una est completa. El propio procesador
delimitar el tamao de la hoja, lneas por pgina. Mediante sencillos procedimientos
podemos mover, borrar, subrayar o repetir prrafos, frases y palabras dentro de un
texto. Una vez finalizada la manipulacin del documento, podemos guardarlo en un
soporte magntico, imprimirlo o ambas cosas (cuando se edita o crea un texto, ste
reside en la memoria interna, luego slo permanece temporalmente, perdindose al
desconectar el equipo. Para evitar la prdida, antes debe guardarse en un soporte
magntico, si deseamos conservarlo).
Cuando los procesadores forman parte de un paquete integrado, tienen acceso y
comunicacin con otros programas: bases de datos, hojas de clculo, diccionarios,
otros archivos, etc. En principio, existen dos tipos de tratamiento de textos: Los que
disponen de menes (se seleccionan las opciones pulsando la tecla que indica el
men, o con las flechas del cursor o con el ratn).
Los que usan rdenes (emplean combinaciones de determinadas teclas para realizar
cada una de las opciones deseadas). Todos los procesadores de textos permiten
establecer cabeceras y pies de pgina, definir la anchura del documento, el nmero
de caracteres por lnea, definir longitud de pginas, marcar mrgenes y tabuladores,
mover, copiar o borrar bloques de textos, definir atributos de texto (negrita,
subrayado). Tambin ofrecen la posibilidad de crear de forma sencilla tablas,
grficos, dibujos e insertar incluso imgenes. Es normal la posibilidad de visualizar el
documento en pantalla en su formato definitivo, es decir tal y como va a imprimirse.
Esta muestra previa es muy interesante para comprobar su aspecto final sin
necesidad de imprimirlo; se conoce como WYSIWYNG (se obtiene lo que se ve).
Algunos Ejemplos:
Microsoft Word

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Este programa es actualmente el ms completo dentro de los de su categora, lo cual

ha dado origen a una gran difusin, tanto en el uso particular como por parte de las
empresas y organismos oficiales. Actualmente ha logrado superar a su gran
competido WordPerfect para Windows. La versin actual es la de Windows 95,
integrada en el conjunto de programas denominado Oficce 97.
Existen otras versiones, para Macintosh y para PCs operando bajo MS-DOS. Esta
documentacin est elaborada con Microsoft WORD 6.0.

WORDSTAR
Fue el primero y ampliamente utilizado, actualmente ha desaparecido en la prctica.
WordPerfect

Es un programa de procesamiento de textos que tuvo su mxima popularidad a

finales de los aos 1980 y a principios de los aos 1990. Fue el estndar de facto
durante muchos aos, pero en la actualidad ha sido eclipsado, tanto en ventas como
en popularidad, por Microsoft Word. Hoy Wordperfect se est recuperando en
mercados como el de Norteamerica gracias al desarrollo por Corel y las ventajas que
su suite ofrece sobre la de Microsoft, y ha iniciado la recuperacin en otros
mercados.

Hojas de clculo
Una hoja de clculo es un programa que permite manipular datos numricos y
alfanumricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unin de filas y columnas).
Habitualmente es posible realizar clculos complejos con frmulas y funciones y
dibujar distintos tipos de grficas.

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Las hojas de clculo (hojas electrnicas) nacieron cuando surgi la necesidad de

adaptar los sistemas de planificacin utilizados en las grandes computadoras a las
nuevas microcomputadoras. Es una combinacin de calculadora, lpiz y papel, que
unido a la potencia y capacidad de almacenar datos de los sistemas informticos, las
convierten en una herramienta de primersima importancia en el mundo empresarial,
en el hogar. La primera hoja de clculo.

Visicalc

naci en 1979, de una idea de un estudiante de administracin de empresas de la

Universidad de Harvard. Los clculos empresariales manejan unas cantidades de
datos que suelen variar dependiendo de los supuestos, por lo que hasta la invencin
de la hoja electrnica, se haba desechado aplicar la informtica a ese entorno de
trabajo, donde cada caso originara un programa distinto.

MS EXCEL para Windows:

Es la ms difundida debido a su gran potencia y facilidad de uso. Ha desplazado a la

tan conocida Lotus 1, 2, 3.

Grficos

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Nos referimos con programas de grficos tanto a los estadsticos como a los de
dibujo y diseo. En un principio podemos clasificar los distintos programas de
grficos como de dibujo o de diseo asistido por computador. Los primeros son los
que dibujan enpantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y muestran
el resultado en pantalla. Su forma de trabajar tambin es distinta: los de pantalla lo
hacen agrupando puntos (pixels) y se les suele denominar "mapas de bits" o bitmap;
los de memoria trabajan con entidades vectoriales y sus definiciones geomtricas
como objetos.
Cada mtodo tiene sus ventajas y sus inconvenientes respecto a la calidad de
representacin y facilidad de manipulacin o modificacin.
Existen distintas sub-clasificaciones, dependiendo del rea de aplicacin de cada uno
de ellos. As, de los de dibujo, han salido los de retoque fotogrfico, que requieren
tarjetas grficas de alta
resolucin y escner de diseo, fabricacin e ingeniera (CAD/CAM/CAE). Mezclando
ambos obtenemos los programas de presentaciones, animacin y multimedia.

Los Grficos de Gestin pertenecen al rea de programas de dibujo para

presentaciones de diagramas estadsticos, organigramas, esquemas, etc. Son
programas integrados o relacionados con otros de gestin de datos: hojas de clculo,
bases de datos, procesadores de textos, etc.
Como ejemplo se tiene el software llamado Visio versin 7.0, Smart Draw, entre
otros. Cada vez existen ms paquetes especializados en la generacin de grficos,
ampliando su potencia a otras actividades de las empresas: autoedicin de
documentos, videoconferencias, otros. Normalmente incluyen la posibilidad de
importar/exportar datos a o desde otros programas, aunque conservando la
posibilidad de poder introducirlos con el propio programa. Sus tres tipos bsicos de
representacin son diagramas de barras, lneas y sectores en 2 y 3 dimensiones. Se
han incorporado otras mixtas (barras y lneas, sectores y barras, etc.) y nuevas (texto
libre, organizativas) .
Grficos de dibujo y diseo: Se dispone de figuras geomtricas (puntos, rectas y
curvas) y funciones de gestin de las imgenes (borrado, centrado, traslaciones,
giros, ampliaciones, etc.). Se utilizan en dibujo lineal y artstico, diseo de mquinas
y herramientas (incluidos los automviles), esquemas elctricos y electrnicos,
mapas y cartografa, arquitectura y urbanismo, publicidad y artes grficas, etc. Otro
elemento muy relacionado con los grficos es el entorno WINDOWS, la interconexin
grfica de usuario ms en boga actualmente. Ejemplos de programas de grficos, de
los tres tipos indicados, son: HARDWARD GRAPHICS, POWER POINT, COREL DRAW,
AUTOCAD, ROBOCAD, PAINTBRUSH.
Paquetes integrados
Se considera como paquete integrado a un "conjunto se software que incluye las
funciones de varios programas en un sistema interrelacionado, bien como mdulos
de cada aplicacin o formando varios programas independientes". Normalmente se
necesita una buena y completa documentacin, ya que necesitaremos un
conocimiento preciso y exacto de las posibilidades de cada uno de los programas y
de sus potenciales relaciones con los dems. Normalmente sern ms abundantes
los programas tutores y las ayudas interactivas, conociendo en cualquier momento
las funciones que podemos realizar, as como las teclas de funcin, edicin,

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especiales. Tambin suelen incluir archivos ejemplo que acompaan a cada

aplicacin o en grupo aparte.
Los programas incluidos suelen ser:

Bases de datos, Hojas de clculo.

Procesadores de textos. Grficos. Comunicaciones.
Agenda Ejemplo de paquetes integrados:
ASSISTANT
LOTUS
SIMPHONY
ABILITY
WORKS
OPEN ACCESS
MS OFFICE

Actualmente los paquetes integrados han quedado obsoletos, dado que bajo el
entorno Windows se pueden integrar fcilmente todo tipo de programas sin
necesidad de que sean del mismo creador. actualmente el nico sobreviviente es
WORKS en su versin para
Windows

Programas de Gestin
Los programas llamados "de gestin", son aquellos cuya principal misin es
mantener de forma debidamente organizada y procesar de modo adecuado,
volmenes de datos relativamente grandes, para los cuales es preciso hacer uso de
almacenamiento masivo, como los discos magnticos (u pticos).
Estos programas hacen especial nfasis en optimizar los tiempos de acceso a disco y
el tiempo de encontrar datos mediante tcnicas de indexacin (rboles, tablas
"hash", bsqueda dicotmica, etc.).
Estos programas tradicionalmente se han dividido en cuatro categoras, aunque, por
supuesto, existen programas de gestin que no encajan en estas categoras. Estas
son CONTABILIDAD, FACTURACION, ALMACEN Y NOMINAS, por citar los ms
importantes. Aparte, merecen especial mencin los Sistemas de Informacin de
Gestin Administrativa (SIGA), usados especialmente en la Administracin Pblica.
Los programas de CONTABILIDAD tienen por objeto el tratamiento automtico de los
datos contables con la finalidad de descargar al ser humano de tareas intensas y
susceptibles de ser efectuadas con algn error numrico, como el cuadre de un
balance, o el cierre de un ejercicio econmico.
Los programas de contabilidad suelen y deben incluir filtros de los datos de entrada,
as no permiten hechos como por ejemplo, la anotacin de un asiento, cuyo "debe" y
cuyo "haber" no suman lo mismo. Tambin comprueban de forma automtica que los
tipos de las cuentas que se cargan/abonan, son coherentes (activo/pasivo/neto).
Suelen llevar incorporado un "esqueleto" de las cuentas del Plan General de
Contabilidad (PGC), y permiten la creacin de subcuentas hasta un cierto nivel, lo

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suficientemente grande, de forma que se adapte fcilmente a las necesidades de

cualquier entidad, beneficindose sta de toda la flexibilidad del PGC.
Permiten generar informes impresos (listados) de igual morfologa que los libros y
documentos clsicos de contabilidad (mayor, diario, otros), de forma que se puede
obtener fcil y cmodamente la documentacin impresa de los datos informticos.
La mayora de ellos permiten manejar una doble contabilidad (real/oficial) de modo
que es muy fcil manejar simultneamente dos contabilidades de una misma
empresa, sin tener que repetir
necesariamente todos los datos (tan slo aquellos que son diferentes).
Los
programas de FACTURACION llevan un control de las facturas emitidas por la
empresa en cuestin. Una vez cada cierto perodo de tiempo, se procede a la emisin
de la factura a los clientes, en funcin de los albaranes de ese cliente pendientes de
facturar.

Software Administrador de Proyectos

Software de administracin de proyectos es un concepto que describe varios tipos de
software, incluyendo programacin, asignacin de recursos, software de
colaboracin, comunicacin y sistemas de documentacin, utilizados para ayudar a
organizar un proyecto complejo en diferentes tareas y en un tiempo determinado.

Presentador Grfico
Un programa de presentacin es un paquete de software usado para mostrar
informacin, normalmente mediante una serie de diapositivas. Tpicamente incluye
tres funciones principales: un editor que permite insertar un texto y darle formato, un
mtodo para insertar y manipular imgenes y grficos y un sistema para mostrar el
contenido en forma continua.

Hay muchos tipos de presentaciones, por ejemplo profesionales (relacionadas con el

trabajo), para educacin, o para comunicar noticias en general. Los programas de
presentacin pueden servir de ayuda o reemplazar a las formas tradicionales de dar
una presentacin, como por ejemplo panfletos, resmenes en papel, pizarras,
diapositivas o transparencias. Un programa de presentacin permite colocar texto,
grficos, pelculas y otros objetos en pginas individuales o "diapositivas". El trmino
"diapositiva" es una referencia al proyector de diapositivas, un dispositivo que se ha
quedado obsoleto para estos fines desde la aparicin de los programas de
presentacin. Las diapositivas se pueden imprimir en transparencias y ser mostradas
mediante un proyector de transparencias, o ser visualizadas directamente en la
pantalla del ordenador (o en una pantalla normal usando un proyector de vdeo) bajo

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Automatizacin de Oficinas

el control de la persona que da la presentacin. La transicin de una diapositiva a

otra puede ser animada de varias formas, y tambin se puede animar la aparicin de
los elementos individuales en cada diapositiva.
El ejemplo ms comn de un programa de presentacin es Microsoft PowerPoint,
aunque hay alternativas, como Impress, incluido en la suite ofimtica OpenOffice.org,
o KeyNote, para ordenadores Apple.

Correo Electrnico
Correo electrnico, o en ingls e-mail, es un servicio de red que permite a los
usuarios enviar y recibir mensajes rpidamente (tambin denominados mensajes
electrnicos o cartas electrnicas) mediante sistemas de comunicacin electrnicos.
Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este
servicio en Internet, mediante el protocolo SMTP, aunque por extensin tambin
puede verse aplicado a sistemas anlogos que usen otras tecnologas. Por medio de
mensajes de correo electrnico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo
de documentos. Su eficiencia, conveniencia y bajo costo estn logrando que el correo
electrnico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales.

Navegadotes WEB
Un navegador web o explorador web (del ingls, navigator o browser) es una
aplicacin software que permite al usuario recuperar y visualizar documentos de
hipertexto, comnmente descritos en HTML, desde servidores web de todo el mundo
a travs de Internet. Esta red de documentos es denominada World Wide Web
(WWW). Cualquier navegador actual permite mostrar o ejecutar grficos, secuencias
de vdeo, sonido, animaciones y programas diversos adems del texto y los
hipervnculos o enlaces.
Existe una lista detallada de navegadores, motores de renderizacin y otros temas
asociados en la categora asociada.
Amaya del W3C
Internet Explorer y derivados:
o Avant Browser
o Maxthon
o G-Browser
Mozilla (SeaMonkey) y derivados:
o Mozilla Firefox
o Beonex
o Navegador web IBM para OS/2.

Organizador personal

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Personal Digital Assistant, es un computador de mano originalmente diseado como

agenda electrnica (calendario, lista de contactos, bloc de notas y recordatorios) con
un sistema de reconocimiento de escritura. Hoy da se puede usar como una
computadora domstica (ver pelculas, crear documentos, juegos, correo electrnico,
navegar por Internet, reproducir archivos de audio, etc.).

Desarrollos Tecnolgicos en la Ofimtica

La mayor parte de esta documentacin ha tratado de tecnologa y tcnicas de las
que se dispone. Sin embargo, ha valido la pena considerar brevemente algunas de
las tecnologas consideradas hasta hace poco tiempo como emergentes, que estn
slo precisamente comenzando a traducirse en productos del mercado La mayor
parte de los avances en los ltimos aos han sido en el rea de la electrnica:
estamos ahora registrando una era en la que el uso de la luz y los lseres, ms que
las seales elctricas, ser fundamentalmente creciente para comunicaciones,
archivo e impresin. Los factores clave aqu son la facultad de que con los mtodos
pticos se consigue velocidades altas, ms datos en el mismo espacio fsico y mayor
fiabilidad.

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INTRANET: LA NUEVA REVOLUCION DE LA OFIMATICA

El trmino INTRANET era casi desconocido hace algunos aos en el mundo de la
computacin pero ha tomado una gran importancia en los diferentes medios que
difunden lo referente al mundo de la computacin, tal es as que la han considerado
como una de las nuevas revoluciones del mundo de la informtica. Utilizando la
misma tecnologa que sustenta el hermano mayor de INTRANET (INTERNET), una
INTRANET es un site (lugar) privado o
un conjunto de sites configurados para el uso exclusivo de una organizacin.
Mientras INTERNET conecta a millones de usuarios en el mundo, una INTRANET es
una versin interna, cerrada, que slo conecta al usuario con computadoras
seleccionadas.
Un buen porcentaje de la informacin de una compaa es de carcter
exclusivamente interno, y no debe circular pblicamente. Las INTRANETS se
encargan de mantener los derechos de propiedad y permiten establecer niveles de
seguridad para informacin especfica. Actualmente muchas compaas ya estn
aprovechando las ventajas de implantar una INTRANET. Las INTRANETS pueden ser
de una manera muy especfica, permitiendo manejar las informaciones internas en
una empresa ya que se crean una enorme oportunidad de ahorro al eliminar
porcentajes de impresin y reducir costos administrativos asociados con la
produccin y distribucin de la informacin interna.

INTERNET Y LA OFIMATICA
INTERNET permite suscribirnos a las denominadas listas de inters que existen en
todo el mundo, que se han creado considerando temas especficos y a las que
podemos acceder sin ningn costo adicional. Por otra parte, nos beneficiamos con la
suscripcin en una lista de inters conociendo a otras personas, instituciones,
organismos, grupos de gente, sociedades, todas ellas con un mismo objetivo de
inters comn, que puede ser por
ejemplo: La Ecologa. As, estando suscritos a la lista de inters Ecologa de un pas
determinado, podemos recibir toda la informacin actualizada y disponible en la
fecha sobre el tema Ecologa, tanto del pas como del extranjero, as como tambin
podemos enviar la informacin sobre ese tema o redireccionarlo hacia terceras
personas.

EL USUARIO MOVIL Y LA OFIMATICA

El acceso remoto a la red, especialmente el acceso a Internet, sigue subiendo de
importancia en las listas de todo el mundo. Las ventas de computadoras porttiles
estn aumentando a un paso ms rpido que los sistemas de escritorios, los
reguladores oficiales y estatales estn presionando a los empleadores para que
reduzcan la distancia a que se viaja y las personas afectadas por huracanes,
inundaciones, sismos y olas de fro, han aprendido que no tienen que estar en la
oficina para ser productivos. Casi todas las redes de negocios necesitan darle a las
personas una manera de llamar para leer e intercambiar archivos. Esos archivos
pueden ser correo electrnico, reportes, rdenes de productos y otras cosas
similares, usan principalmente Internet.
Pero sin importar cul es la aplicacin, el proceso cae en uno de dos modos: en
control remoto o en nodo remoto. Querr control remoto, si sus usuarios

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Automatizacin de Oficinas

principalmente ejecutan aplicaciones de DOS en sus porttiles o usan las tcnicas

lentas de transmisin, como las conexiones inalmbricas o celulares. Bajo el control
remoto, la computadora que llama, enva los golpes de tecla por la lnea de telfono
y retorna imgenes en la pantalla, en la otra direccin.

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Bibliografa
1. http://mural.uv.es/roigmi/exposicion.ppt
2. http://www.aceproject.org/main/espanol/et/etg.htm
3. http://www.ucla.edu.ve/dac/Departamentos/coordinaciones/informaticai/docu
mentos/Automatizaci%C3%B3n%20de%20Oficinas%20y%20sistemas
%20estrategicos.htm

4. http://es.wikipedia.org/wiki/Sistemas_de_automatizaci%C3%B3n_de_oficinas
5. http://es.wikipedia.org/wiki/Aplicaci%C3%B3n_ofim%C3%A1tica
6. http://innova.fox.presidencia.gob.mx/archivos/9/5/9/files/archivos/sip-6376.pdf

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Automatizacin de Oficinas

Glosario
Backoffice:
En el mbito del comercio electrnico es una de las palabras ms repetidas, porque
se refiere a los sistemas automticos que respaldan las acciones que acompaan a
una transaccin: facturacin, emisin del pedido, control de almacn, etc. Ya puede
uno tener un sitio de comercio electrnico excelente --aseguran--, que si falla el
backoffice.
Groupware:
Programa informtico colaborativo o Groupware (en ingls) se refiere a los
programas informticos que integran el trabajo en un slo proyecto con muchos
usuarios concurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajo,
conectadas a travs de una red (internet o intranet).
Suite:
Una suite informtica o suite de oficina es un conjunto de software para el uso en
oficinas y entornos profesionales.
Intranet:
Son redes privadas de valor agregado al interior de las organizaciones utilizando las
tecnologas de INTERNET. En otras palabras, INTRANETS son sitios Web internos en
redes locales privados, con pginas virtuales internas, que permiten la distribucin
de la informacin entre los usuarios de redes corporativas. El resultado inmediato es
conseguir una mejor y ms eficiente comunicacin, a todos los niveles de las
organizaciones. Las Intranets (o Intra-redes sise quiere) conectan personas a
personas, y personas a la informacin.

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