Contratacin e Integracin de Personal

Bizagi Modeler

Tabla de Contenidos
CONTRATACIN E INTEGRACIN DE PERSONAL ....................................................1
BIZAGI MODELER ................................................................................................1
1

CONTRATACIN E INTEGRACIN....................................................................4
1.1 CONTRATACIN E INTEGRACIN DE PERSONAL ......................................................5
1.1.1
Elementos del proceso ......................................................................6
1.1.1.1

Event ....................................................................................6

1.1.1.2

Viene de Seleccin y Reclutamiento? .......................................6

1.1.1.3

Ingreso Informacin Nuevo Empleado .......................................6

1.1.1.4

Gateway................................................................................8

1.1.1.5

Actividades antes del Ingreso del Empleado ...............................8

1.1.1.6

Documentos y Acciones de Contratacin ....................................8

1.1.1.7

Enviar Documentos y Acciones ...............................................11

1.1.1.8

Esperar echa Firma Contrato .................................................12

1.1.1.9

Firmar Contrato ....................................................................12

1.1.1.10

Requerimientos Nuevo Empleado-Plan de Bienvenida ................13

1.1.1.11

Gestionar Creacin de Usuarios y Permisos ..............................17

1.1.1.12

Enviar Plan de Actividades .....................................................19

1.1.1.13

Alistar Puesto de Trabajo.......................................................19

1.1.1.14

Gateway .............................................................................20

1.1.1.15

Esperar Ingreso Nuevo Empleado ..........................................21

1.1.1.16

Completar Actividades Primera Semana...................................21

1.1.1.17

Event..................................................................................22

1.1.1.18

Area de Recursos Humanos ...................................................23

1.1.1.19

Jefe del Nuevo Empleado.......................................................23

1.1.1.20

Administrador rea Tecnologa ...............................................23

1.1.1.21

Nuevo Empleado ..................................................................23

1.1.1.22

Antes del Ingreso del Empleado .............................................23

1.1.1.23

Primera Semana ..................................................................23

RECURSOS ................................................................................................24
2.1 NEW BOSS FOR EMPLOYEE (ROL) ...................................................................24
2.2 HUMAN RESOURCES ANALYST (ROL) ...............................................................24
2.3 NEW EMPLOYEE (ROL) ................................................................................24
2.4 IT ADMINISTRATOR (ROL) ...........................................................................24

03/11/2016

1 CONTRATACIN E INTEGRACIN

03/11/2016

Versin: 1.0
Autor: Bizagi Process Modeler
DescripcinEl ingreso de un nuevo empleado a la compaa es un proceso que
generalmente consume mucho tiempo, ya que requiere de bastante trabajo manual y la
coordinacin de diferentes personas a lo largo del proceso. Por esta razn es comn tener
retrasos en la fecha de ingreso del empleado o en la asignacin del puesto de trabajo.
Bizagi ofrece un nuevo proceso llamado Contratacin e Integracin de Personal. El proceso
ayuda a la integracin de los nuevo empleados dentro de la compaa, preparndolos de
forma tal que puedan realizar sus funciones de forma apropiada desde el primer da.
El proceso de Contratacin e Integracin de Personal reduce el tiempo de procesos en
actividades como informar al nuevo empleado sobre la documentacin requerida para la
firma del contrato, solicitar accesos, la creacin del usuario y los elementos del puesto de
trabajo, tambin agiliza la creacin un plan de actividades para la primera semana del
empleado, entre otras cosas.
Un proceso exitoso de Contratacin e Integracin de Personal trae muchos beneficios a la
organizacin y a los empleados.
El proceso suministra la informacin necesaria sobre la compaa y sus polticas de tal
forma que el empleado puede saber cmo comportarse en su nuevo ambiente.
El proceso permite realiza el proceso de induccin del empleado a la empresa y al rea de
forma que pueda contribuir a la compaa desde el primer da.

1.1CONTRATACIN E INTEGRACIN DE
PERSONAL
Descripcin
The entry of new employees to a company is usually time-consuming whereby a lot of
manual work is required and it is necessary to coordinate many people in the different
stages of the process. For this reason, delays often occur in the entry of the person or in the
allocation of the workstation.
Bizagi offers a new template Onboarding Process to assist companies in this process.
Onboarding refers to integrate new employees into the organization, prepare them for
successfully execute their job and to become productive members of the organization.
The onboarding automates and reduces the timescale in actions such as Inform the new
employee required documentation for the contract signing and company policies, request
access rights and implements for the workplace, create a Welcome plan for the employees
first week in the company.
An effective employee onboarding program serves to:
Reduces the new employee anxiety, if the employee feels comfortable, he or she can focus
on learn new duties.
Set a Context, the new employee can understands how can contribute to the group mission
and goals.
Create a connection between the company and the new employee.
The Onboarding Template can help your new employees fell that their belong and are able
03/11/2016

to quickly contribute to their new department and work group, increasing their productivity
since day one.

1.1.1

ELEMENTOS DEL PROCESO

1.1.1.1

Event

1.1.1.2

Viene de Seleccin y Reclutamiento?

Descripcin
En el Process Central de Bizagi puede encontrar un proceso complementario a Contratacin
e Integracin llamado Reclutamiento y Seleccin de Personal. Si usted ha descargado
Reclutamiento y Seleccin, este abrir un nuevo caso de Contratacin e Integracin para
ayudar en el ingreso de cada uno de los candidatos escogidos durante el proceso.
Si no tiene Reclutamiento y Seleccin, no hay ningn problema el proceso de Contratacin
e Integracin puede ejecutarse solo. Aunque los procesos se complementan no es necesario
instalar los dos.
La compuerta evala si el proceso de Contratacin e Integracin de personal ha empezado
por si solo, o ha sido lanzado desde Reclutamiento y Seleccin de Personal.
Flujos
No
Condicin
If the process is a sub process from Recruitment and Selection, the basic
information of the new employee is available, for example his/her name, curriculum
vitae, etc. In this case the next activity will be New employee packet (form).
Yes
Condicin
If the process does not come from Recruitment and Selection Process, it is
necessary to include the new employee information.
1.1.1.3

Ingreso Informacin Nuevo Empleado

Descripcin
Si el proceso es un subproceso de Reclutamiento y Seleccin, la informacin personal del nuevo empelado ya ha sido
ingresada y est disponible dentro de Contratacin e Integracin. Alguna de la informacin disponible es nombre, apellido,
hoja de vida, el cargo y salario acordado, por nombrar algunas. En este caso la siguiente actividad a ejecutar es Documentos
y Acciones de contratacin.

Asignacin

03/11/2016

Condicin

Descripcin

Analista de Recursos Humanos

Formas

Nombre:
frm_New_Employee_Information

Descripcin:
Forma principal de la actividad

Prototipo:

Acciones
Tipo

Descripcin

Al
Guardar

La informacin de la descripcin del trabajo es cargada desde una tabla

parametrica.

Duracin

03/11/2016

1.1.1.4

Gateway

Flujos
Actividades antes del Ingreso del Empleado
1.1.1.5

Actividades antes del Ingreso del Empleado

Descripcin
El proceso abre dos caminos. El primer camino incluye actividades relacionadas a los
documentos legales que el empleado necesita diligenciar para el ingreso a la compaa. El
segundo camino se relaciona con la solicitud, tanto de implementos, como usuarios y
permisos de acceso, que el nuevo empleado necesitar en la ejecucin de su trabajo. Las
actividades de cada camino pueden ser ejecutadas de forma simultnea. Es muy imprtate
que todas las actividades hayan sido terminadas antes del primer da de trabajo del
empleado.
1.1.1.6

Documentos y Acciones de Contratacin

Descripcin
En esta actividad un analista de Recursos Humanos debe prepara los documentos requeridos para la firma del contrato. Estos
documentos pueden ser por ley o pueden ser requisitos de la compaa.
La forma incluye cuatro tablas:
Documentos Obligatorios: Documentos que el empleado debe firmar antes del primer da de trabajo.
Documentos Opcionales: Documentos que deben ser firmados por el empleado, dependiendo del cargo o del empleado.
Polticas de la compaa para leer.
Polticas de la compaa que requieren un reunin con Recursos Humanos para que sean explicados al empleado. En este
caso es necesario programar una reunin, indicando fecha, hora y lugar (la reunin debe ser programada en los primeros
das del empleado dentro de la compaa)

Asignacin
Condicin

Descripcin

Analista de Recursos Humanos

Formas
03/11/2016

Nombre:
form_NewHireActionsandDocuments

Descripcin:
Forma Principal de la Actividad

Prototipo:

03/11/2016

Comportamiento de las Formas

Descripcin
03/11/2016

10

Los documentos y actividades incluidas en las tablas son cargadas automticamente desde
tablas paramtricas. Si desea cambiar estas a sus necesidades por favor remtase al
documento de construccin. Las tablas relacionadas con los documentos para la firma del
contrato estn filtradas de acuerdo a si son obligatorios o no. Las polticas de la compaa
estn filtradas dependiendo si estas necesitan o no un reunin con Recursos Humano.

Acciones
Tipo

Descripcin

Al
Entrar

Incluir las polticas de la compaa y los documentos para la firma del contrato.

Al Salir

Remover las polticas de la compaa y los documentos para el contrato que no

son necesarios para el ingreso del empleado

Duracin

1.1.1.7

Enviar Documentos y Acciones

Descripcin
En esta actividad un email es enviado al nuevo empleado informando sobre los documentos
necesarios para la firma del contrato, adems de los links con las polticas de la compaa
que el empleado debe leer.
Notificaciones
Descripcin

Informar sobre
los Documentos
y Acciones de
contratacin.

Para

Nuevo
Empleado

Asunto

Cuerpo del Correo

Documentos y
Acciones de
contratacin

Dear Mr/Ms Welcome to our Team! It is

a pleasure to welcome you to the staff.
We are excited to have you join our team,
and we hope that you will enjoy working
with our company. In order to begin with
the onboarding process it is necessary to
sign some legal documents. Please
presented on at , it is necessary to bring
all information and documents requested
to process each of them. Employment
Forms Table The following information
is designed to serve as an introduction to

03/11/2016

11

the company and provide resources that

will help you make a smooth transition
into your new role. Please read all
attachments carefully as they contain
valuable information to perform of their
work. For some of the policies a meeting
has been scheduled with a Human
Resources Analyst. Company Policies
Table Yours sincerely Human Resources
Team

1.1.1.8

Esperar echa Firma Contrato

Descripcin
Es necesario esperar a la fecha del contrato para ejecutar la siguiente actividad, Firmar Contrato.

1.1.1.9

Firmar Contrato

Descripcin
Es esta actividad el Analista de Recursos Humanos debe contralar que todos los documentos que fueron requeridos al
empleado para la firma del contrato estn completos.
El analista debe completar la lista de chequeo de los documentos escogidos en la actividad anterior, una vez estos has sido
ledos y firmados por el empleado

Asignacin
Condicin

Descripcin

Analista de Recursos Humanos

Formas

Nombre:
frm_Signing_Contract

Descripcin:
Forma Principal de la Actividad

03/11/2016

12

Prototipo:

Comportamiento de las Formas

Descripcin
Es necesario valida que todos los documentos que fueron seleccionados han sido firmados
pro el empleado.

Duracin

1.1.1.10

Requerimientos Nuevo Empleado-Plan de Bienvenida

Descripcin
La actividad ayuda al jefe del nuevo empleado a solicitar los elementos y permisos de acceso para el nuevo empleado.
La forma incluye tres tablas.

03/11/2016

13

Roles del empleado: Los roles que el nuevo empleado tendr en su trabajo.
Permisos de Acceso: Cuentas y permisos necesarios en el sistema de informacin de la compaa
Requerimientos: Equipos y suministros necesarios para el desarrollo del trabajo del nuevo empleado.
Actividades de la primera semana: Un plan de actividades para la primera semana del empleado. El plan debe incluir
actividades donde el empleado es informado sobre su role en la compaa, equipo de trabajo, medidas de desempeo, etc.

Asignacin
Condicin

Descripcin

Jefe del nuevo

empleado

La actividad es ejecutada por la persona que realiz la solicitud de

personal o el jefe del nuevo empleado.

Formas

Nombre:
frm_Set_employee_requirements_welcome_plan

Descripcin:
Forma Principal de la Actividad

Prototipo:

03/11/2016

14

Comportamiento de las Formas

Descripcin
Es necesario incluir un rol para el empleado

03/11/2016

15

Las tablas de requerimientos y de actividades permiten agregar y eliminar registros.

Acciones
Tipo

Descripcin

Al
Entrar

Incluir Permisos de Acceso, Requerimientos del Empleado y Plan de

Actividades.

Al Salir

Remover los Permisos de Acceso, Requerimientos del Empleado y Plan de

Actividades que no fueron seleccionados.

Notificaciones
Descripcin

Inform about
the hire actions
and documents

Para

Human
Resources
Analist New
Employee

Asunto

Cuerpo del Correo

New Hire
Actions and
Documents

Dear Mr/Ms Welcome to our Team! It is a

pleasure to welcome you to the staff. We
are excited to have you join our team, and
we hope that you will enjoy working with
our company. In order to begin with the
onboarding process it is necessary to sign
some legal documents. Please presented
on at , it is necessary to bring all
information and docuements needed to
process each of them. Employment Forms
Table The following information is
designed to serve as an introduction to the
company and provide resources that will
help you make a smooth transition into
your new role. For some of the policies a
meeting has been scheduled with a
Human Resources Analyst. Company
Policies Table Please read all attachments
carefully as they contain valuable
information to perform of their work.
Yours sincerely Human Resources Team

Duracin

03/11/2016

16

1.1.1.11

Gestionar Creacin de Usuarios y Permisos

Descripcin
La actividad ayuda al Administrador de Tecnologa a crear y asignar el nuevo usuario en el sistema de informacin de la
compaa. La forma incluye informacin sobre los permisos de acceso que deben ser creados o asignados.
El administrador debe incluir los nombres de usuarios y las contraseas asignadas en cada caso.

Asignacin
Condicin

Descripcin

Administrador de Tecnologa

Formas

Nombre:
frm_Grant_IT_Acces_rights

Descripcin:
Forma Principal

Prototipo:

03/11/2016

17

Comportamiento de las Formas

Descripcin
Todas las solicitudes hechas por el jefe deben ser completadas

Duracin

03/11/2016

18

1.1.1.12

Enviar Plan de Actividades

Descripcin
Un email es enviado al nuevo empleado con el plan de actividades propuesto y la
informacin sobre usuarios y permisos asignados.
Notificaciones
Descripcin

Para

Informar sobre el
plan de
actividades e
informacin de
usuarios y
accesos.

1.1.1.13

Nuevo
Empleado
Jefe del
Nuevo
Empleado

Asunto

Cuerpo del Correo

Plan de
Actividades y
Usuarios y
Permisos

Dear Welcome to our Team! It is a

pleasure to welcome you to the staff.
We are excited to have you join our
team, and we hope that you will enjoy
working with our company. The
following activities are designed to
serve as an introduction to and provide
resources that will help you make a
smooth transition into your new role.
Activities Table Best Reguards Human
Resources Team

Alistar Puesto de Trabajo

Descripcin
Antes del ingreso del nuevo empleado, es necesario preprar el puesto de trabajo con todos los implementos solicitados por
el jefe.

Asignacin
Condicin

Descripcin

Asistende de Compras

Formas

Nombre:
frm_Set_up_worksation

Descripcin:
03/11/2016

19

Forma Principal de la Actividad

Prototipo:

Comportamiento de las Formas

Descripcin
Todos los tems solicitados debe estar listos antes de que el nuevo empleado comience a
trabajar

Duracin

1.1.1.14

Gateway

03/11/2016

20

1.1.1.15

Esperar Ingreso Nuevo Empleado

Descripcin
Es necesario esperar por la fecha de ingreso para realizar la siguiente actividad

1.1.1.16

Completar Actividades Primera Semana

Descripcin
Durante la primera semana, el empleado debe completar las actividades que se le han sido programadas, ya sea por
Recursos Humanos o por su nuevo jefe. La forma de la actividad incluye una lista de chequeo la cual debe ser actualizada
cada vez que el empleado ha terminado una actividad.

Asignacin
Condicin

Descripcin

Nuevo Empleado

Formas

Nombre:
frm_firts_week_activities_checklist

Descripcin:
Forma principal

Prototipo:

03/11/2016

21

Comportamiento de las Formas

Descripcin
The attributte "Ready" and "I have been read and acknowledge is required.

Duracin

1.1.1.17

Event

03/11/2016

22

1.1.1.18

Area de Recursos Humanos

1.1.1.19

Jefe del Nuevo Empleado

1.1.1.20

Administrador rea Tecnologa

1.1.1.21

Nuevo Empleado

1.1.1.22

Antes del Ingreso del Empleado

1.1.1.23

Primera Semana

03/11/2016

23

2 RECURSOS
2.1

NEW BOSS FOR EMPLOYEE (ROL)

Descripcin
The boss of the new employee (The persons who makes the personnel requisition. )

2.2

HUMAN RESOURCES ANALYST (ROL)

Descripcin
The persons who belongs Human Resources area, he or she must lead the selection process.

2.3

NEW EMPLOYEE (ROL)

Descripcin
The person who was selected to fill a vacancy.

2.4

IT ADMINISTRATOR (ROL)

Descripcin
The administrator of the IT area.

03/11/2016

24