Cuando se ha completado la informacin del procedimiento, se traslada a una tabla

ASME-VM. Ver Figura 1 que muestra el caso del procedimiento de Licencia de

Funcionamiento para una bodega de menos de 100 m2.

Paso 2. Registro contador de recursos

Paralelamente o posteriormente, se cuentan y registran los recursos requeridos para
cada una de estas actividades. Algunos recursos se pueden contar, en ese caso se
utiliza el Contador de recursos, stos pueden ser: Recursos humanos (clasificndolos
a su vez en los diferentes niveles jerrquicos, como vigilante, Tcnico I, Tcnico II, etc.)
y Recursos identificables (aquellos que se pueden identificar unitariamente, como una
hoja de papel, un servicio de movilidad y similares). Otros recursos no pueden
identificarse unitariamente por lo que se registran como Recursos no identificables, tal
como bolgrafos, reparacin de PCs, PCs y energa elctrica.
El registro e identificacin de los recursos servir para el costeo posterior de los
procedimientos, el que deber desarrollarse de acuerdo a la Metodologa de Costos
aprobada por la Presidencia del Consejo de Ministros6.
En la Tabla ASME clsica se utiliza para el recurso personal, la nominacin R1, R2, R3,
R4 y R5; mientras que en la Tabla ASME-VM adaptada a la nueva metodologa de
costos, se utiliza la denominacin que corresponde con la realidad de la municipalidad
en particular; en este caso: Vigilante, Tcnico I y Tcnico II. Depender de cada entidad
la asignacin de cada columna al personal que trabaje en la misma de acuerdo con su
Cuadro de Asignacin de Personal (CAP) y otras segn su poltica remunerativa7.

Por ejemplo, en la Figura 2 que muestra el caso del procedimiento de Licencia

de Funcionamiento para una bodega de menos de 100 m2, en la actividad 4
Revisar requisitos, se utiliza dentro de Recursos Humanos, Tcnico I; dentro
de Recursos Identificables, papel Bond A4; y dentro de Recursos No
Identificables, bolgrafos.
o

Paso 3. Registro tipo de actividad

Cuando se ha terminado de registrar secuencialmente las actividades, rea, tiempo y
recursos, se procede a calificar cada actividad. De acuerdo a los principios del ASME, las
actividades puede ser de: operacin, revisin, traslado, espera y archivo, y les
corresponde un smbolo para su identificacin, como se ve en el siguiente cuadro.

Decreto Supremo N 064-2010-PCM que aprueba la Metodologa de Determinacin de Costos de los

Procedimientos Administrativos y Servicios prestados en Exclusividad comprendidos en los Textos nicos de
Procedimientos Administrativos de las Entidades Pblicas, en cumplimiento del numeral 44.6 del artculo 44 de la
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
7

No es posible plantear una divisin de categoras uniforme por cuanto adems de las categoras planteadas por la
Ley Marco del Empleo Pblico est el personal contratado bajo la modalidad CAS.

21

Cuadro 6
Smbolos ASME utilizados para el Registro Tipo de Actividad
Tipo de Actividad
De Operacin: son las actividades de creacin, cambio o adicin de algn
elemento en el procedimiento. Son las actividades ms relevantes del
mismo. Ejemplo: orientar a un administrado, consultar una base de datos o
firmar un documento.

Smbolo

De Revisin: son las actividades dedicadas a verificar la calidad de algo.

Ejemplo: verificar que los requisitos estn completos y sean los correctos.
De Traslado: son las actividades en las que documentos o personas deben
trasladarse. Es til diferenciarlas pues permite analizar si este traslado es
realmente necesario.
De Espera: son las actividades que no revisten accin y que detienen
temporalmente el flujo del procedimiento. Idealmente, estas actividades
debieran ser pocas o de corta duracin.
De Archivo: son las actividades orientadas a archivar documentos o
expedientes; el detectar que se archivan demasiados documentos o
expedientes, sugiere analizar si realmente es necesario solicitarlos.
Elaboracin propia

Para cada actividad se analiza si sta es de operacin, revisin, traslado, espera o

archivo, y segn ello se marca un punto en la columna correspondiente. Los puntos se
unen a travs de una lnea (Ver Figura 2).

En el ejemplo, la actividad 7 Registrar expediente en hoja de procedimiento,

es un tipo de actividad De operacin; la actividad 16 Derivar a catastro para
inspeccin, es un tipo de actividad De traslado; la actividad 25 Revisar
informe, es un tipo de actividad De revisin.
o Paso 4. Registro Tipo de Valor
Posteriormente, se completan las tres columnas del extremo derecho, que clasifican a
la actividad segn el tipo de valor que aporta al procedimiento; para ello se utilizan los
conceptos del siguiente cuadro:

Cuadro 7
Calificacin del Valor de la Actividad
22

Tipo de Valor
VA = valor
aadido.

Control = si es
una actividad de
verificacin y/o
revisin.
SVA = sin valor
aadido.

Descripcin de la Actividad
Actividad cuya realizacin contribuye al resultado final del procedimiento.
Por ejemplo: firmar un expediente, confirmar que los documentos
requeridos estn completos, orientar a la ciudadana respecto de los
pasos a seguir.
Actividad cuya realizacin permite el control del procedimiento,
garantizando su calidad. Por ejemplo: revisar un expediente para
garantizar que est completo antes que se produzca la siguiente actividad.
Se debe estar atento pues en general, en muchas entidades, se detectan
actividades de control repetidas.
Actividad cuya realizacin no genera valor al procedimiento. Por ejemplo:
poner VB a un expediente, que ya tiene un VB de otro funcionario
autorizado, es una actividad SVA (sin valor aadido).

Fuente: elaboracin propia

Al tener registrada toda la informacin del procedimiento en la tabla ASME-VM, se

suma verticalmente las columnas, lo que nos da informacin valiosa respecto del
procedimiento: tiempo total, total de recursos por cada categora, total de actividades
con valor aadido (VA), total de actividades de control y total de actividades sin valor
aadido (SVA).

En el ejemplo, podemos observar que se han registrado 26 actividades de VA, 9

de Control y 5 SVA.

Elaboracin del Diagrama de Bloques, que ilustra grficamente el procedimiento

mostrando en flujo las actividades que ste comprende, que fueron recogidas con la Tabla
ASME-VM.
Para construir un diagrama de bloques, debemos reproducir el flujo del procedimiento con
tantas columnas como reas intervengan en el mismo. En cada una de estas columnas
(correspondientes a cada rea) se irn registrando las actividades representadas por
bloques unidos por flechas, siguiendo el flujo del procedimiento, que es la misma secuencia
de actividades de la tabla ASME-VM.

En los diagramas de bloque, no se recomienda ilustrar las actividades de espera.

Los smbolos que se utilizan para dibujar un diagrama de bloques, se describen en el
siguiente cuadro.

23

Figura 1
Tabla ASME-VM Caso Licencia de Funcionamiento para bodega de menos de 100 m2.
Paso

Contador de Recursos

Actividad
rea

Recursos Humanos

Tiempo
minutos

Tipo de actividad

Identificador de Recursos
Recursos identificables

Recursos no identificables

Vigilante

Tcnico I

Tcnico II

Papel bond A4

Folder manila

Movilidad

Bolgrafo

Reparacin de PCs

PCs

Operacin

Revisin

Traslado

Espera

Tipo de valor
Archivo

VA

Control

SVA

Energa elctrica

1 Informar sobre la ubicacin de mesa de partes

Vigilancia

2 Informar a usuario requistos y llenado de formatos

Mesa de partes

3 Facilitar formulario para fotocopias

Mesa de partes

4 Revisar requisitos

Mesa de partes

5 Recepcionar expediente

Mesa de partes

6 Registrar expediente en cuaderno

Mesa de partes

7 Registrar expediente en hoja de trmite

Mesa de partes

8 Esperar que recojan los expedientes

Mesa de partes

60

9 Derivar expediente a rentas

Mesa de partes

10 Recepcionar expediente

Rentas

11 Registrar en cuaderno

Rentas

12 Derivar a Direccin de Rentas

Rentas

13 Esperar hasta que Director pueda revisarlo

Rentas

30

14 Revisar expediente

Rentas

15 Emitir provedo

Rentas

16 Derivar a catastro para inspeccin

Rentas

17 Recepcionar expediente

Catastro

18 Registrar expediente en cuaderno

Catastro

19 Inspeccionar establecimiento

Catastro

20

20 Informar a rentas sobre inspeccin

Catastro

10

10

21 Recepcionar informe

Rentas

22 Registrar informe

Rentas

23 Derivar a Direccin de Rentas

Rentas

24 Esperar hasta que Director pueda revisarlo

Rentas

30

25 Revisar informe

Rentas

26 Proveer para cobrar y emitir licencia

Rentas

27 Informar al usuario

Rentas

28 Girar boleta de venta

Rentas

29 Recepcionar dinero

Caja

30 Contar dinero

Caja

31 Adjuntar copia de boleta de venta a expediente

Rentas

32 Elaborar licencia

Rentas

33 Derivar licencia a Direccin de Rentas

Rentas

34 Derivar licencia a Alcalda para firma

Rentas

35 Recepcionar licencia

Alcalda

36 Esperar hasta que asesor pueda firmar

Alcalda

300

37 Firmar

Alcalda

38 Derivar licencia firmada a rentas

Alcalda

39 Recepcionar licencias

Rentas

40 Entregar licencia a usuario

Rentas

TOTAL

539

19

16

23

26

x
x

x
x
x
x
x
x
x

x
x
x
x

x
x

24

Cuadro 8
Smbolos que se utilizan en un Diagrama de Bloques
Uso del smbolo

Smbolo

Se utiliza para registrar una actividad especfica del procedimiento.

Se utiliza para graficar el inicio y el fin del procedimiento.

Se utiliza para ilustrar una decisin, la misma que puede llevar el flujo en dos
direcciones diferentes.
Se utiliza para mostrar el flujo lgico del procedimiento.

La Figura 3 muestra un ejemplo de un Diagrama de Bloques para el mismo procedimiento

utilizado en el acpite anterior.
2.2 Fase 2. Diagnstico Legal

Objetivo: identificar el conjunto de normas que rigen el procedimiento actual, para analizar
cules deben modificarse o derogarse.
Esta fase se puede desarrollar de manera paralela a la anterior. La idea es identificar el
conjunto de normas que rigen la forma como actualmente se realiza el procedimiento, as
como los requisitos solicitados. Realizar esta labor es importante por cuanto la normativa debe
adecuarse al procedimiento simplificado, debiendo en el rediseo del mismo sealar con
claridad qu normas deben modificarse o derogarse.
Esta informacin puede encontrarse en el TUPA, en el Reglamento de Organizacin y
Funciones, en el Manual de Organizacin y Funciones, en el Manual de Procedimientos, en
Ordenanzas, Decretos de Alcalda, Directivas Internas, Memorndum o similares.

Qu tipo de informacin debemos tomar en cuenta para este diagnstico?

Analizar que las normas internas no sean contrarias a las leyes y normas de carcter
nacional (Ver Anexo 01).

La Licencia de funcionamiento est normada por la Ley N 28976, Ley Marco

de Licencia de Funcionamiento, la misma que debe revisarse para detectar si
el procedimiento que actualmente se est realizando cumple o no con esta
ley.
25

Figura 2
Diagrama de Bloques - Caso Licencia de Funcionamiento

Vigilancia

Mesa de partes

Rentas

Catastro

Alcalda

Informar a usuario
requistos y llenado
de formatos

Recepcionar el
expediente

Recepcionar
expediente

Recepcionar licencia

Facilitar formulario
para fotocopias

Registrar en
cuaderno

Registrar
expediente en
cuaderno

Derivar licencia
firmada a rentas

Revisar requisitos

Derivar a Direccin
de Rentas

Inspeccionar el
establecimiento

Recepcionar
expediente

Revisar expediente

Informar a rentas
sobre la inspeccin

Registrar
expediente en
cuaderno

Emitir provedo

Registrar
expediente en hoja
de trmite

Derivar a catastro
para inspeccin

Inicio

Informar sobre la
ubicacin de mesa
de partes

Derivar expediente
a rentas

Adjuntar copia de
boleta de venta a
expediente

Elaborar licencia

Derivar licencia a
Direccin de Rentas

Derivar licencia a
Alcalda para firma

Recepcionar licencia

Entregar licencia a
usuario

Fin

Analizar qu requisitos adicionales a los que figuran en el TUPA se solicitan.

Para el caso de Licencia de funcionamiento, no es legal la exigencia del
Certificado de Zonificacin como requisito previo, sin que ello signifique no
respetar los ndices de uso de suelo emitidos para cada municipalidad. Por lo
tanto, debe derogarse cualquier norma municipal que as lo establezca.

26

 Evaluar dentro de qu mbito funcional se encuentra el procedimiento y revisar las

normas correspondientes dentro del Reglamento de Organizacin y Funciones.

La Licencia de funcionamiento es un procedimiento vinculado a las funciones

de promocin del desarrollo econmico local, en consecuencia es conveniente
que tales funciones se encuentren dentro del alcance de las funciones
asignadas a la Gerencia de Desarrollo Econmico o la que haga sus veces.
2.3 Fase 3. Diagnstico de equipamiento e infraestructura

Objetivo: contar con informacin detallada sobre la infraestructura y equipamiento utilizado

para llevar a cabo el procedimiento.
La mejora de la infraestructura no es condicin necesaria ni limitante para exhibir resultados de
buenas prcticas de simplificacin administrativa; sin embargo, mejorar la infraestructura
puede potenciar los resultados alcanzados en el rediseo de un procedimiento. De la misma
forma, el uso de herramientas de tecnologas de la informacin y la comunicacin - TICs
tampoco constituye una condicin imprescindible para simplificar y mejorar los
procedimientos; no obstante, como se ha sealado para el caso de la infraestructura, el diseo
de una herramienta ad hoc puede potenciar los resultados del procedimiento rediseado. En
ese sentido, se recomienda realizar de manera paralela a las dos fases anteriores, el diagnstico
de equipamiento e infraestructura.

Cmo llevarlo a cabo?

Recopilar informacin sobre el acondicionamiento del rea en la cual laboran las
personas responsables del procedimiento as como del rea en la cual se brinda el
servicio de orientacin a la ciudadana.

Conocer la distribucin y calidad del espacio fsico, el estado del mobiliario,

de los sistemas elctricos, del cableado y del sistema sanitario, de las vitrinas
informativas, del rea de espera, entre otros, permitir se plantee una
propuesta integral sobre el mejor aprovechamiento de los espacios8.
Tomar fotografas a los ambientes para registrar la actual situacin del mobiliario, la
ubicacin del personal y la utilizacin de los espacios y poder posteriormente plantear
propuestas de rediseo.

En el aspecto tecnolgico, es oportuno anotar si por ejemplo los formularios estn

publicados en el portal electrnico, as como el mapa de zonificacin.
Estos aspectos se pueden evaluar con ayuda del siguiente cuadro:
8

Adaptado del Plan Metodolgico para la Simplificacin de Procesos y Procedimientos para el Otorgamiento de
Licencia de Funcionamiento.

27

Cuadro 9
Evaluacin de Equipamiento e Infraestructura
tems
Con respecto a la ciudadana
Existe un rea claramente establecida para atender y orientar a la ciudadana.
Existen sillas para que la ciudadana pueda esperar con comodidad.
Existe la sealtica adecuada para que la ciudadana se oriente al interior de la
municipalidad.
Los siguientes elementos estn publicados :
- Plano de zonificacin
- Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA)
- Formularios que participan en el procedimiento.
- Formularios llenos, que sirvan de ejemplo.
- Diagrama de bloques que indique a la ciudadana el proceso que seguir su
procedimiento.
- Condiciones mnimas de observancia en defensa civil que deben cumplirse.
- Direccin del portal electrnico.
- Telfonos para poder hacer consultas.
- Horario de atencin.
Los siguientes elementos estn publicados en el portal electrnico de la municipalidad:
- Plano de zonificacin.
- Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA).
- Formularios que participan en el procedimiento.
- Formularios llenos (que sirvan de ejemplo).
- Diagrama de bloques que indique a la ciudadana el proceso que seguir su
procedimiento.
- Condiciones mnimas de observancia en defensa civil que deben cumplirse.
- Telfonos para poder hacer consultas.
- Horario de atencin.
Se entregan folletos informativos para orientar a la ciudadana sobre los requisitos,
costos, formatos y plazos del procedimiento.
Existe coincidencia de contenidos entre los folletos informativos, TUPA que usa el
personal y lo publicado en el portal electrnico.
Los folletos incluyen esquemas, fotos o ejemplos para la mejor comprensin de la
ciudadana.
Se entregan los formularios necesarios en forma gratuita.
Se orienta a la ciudadana cuando llena sus formularios.
Con respecto a los funcionarios y servidores pblicos
En las diversas reas en las que se procesa el procedimiento, se cuenta con los tiles de
escritorio requeridos.
Los funcionarios tienen un TUPA a su disposicin para poder consultarlo.
El mobiliario con que cuenta el personal para procesar los procedimientos le permite
realizar su trabajo adecuadamente.
El rea de trabajo del personal tiene la suficiente luz y ventilacin para realizar su
trabajo adecuadamente.
El personal est claramente identificado con su uniforme y un solapn con su nombre.
Las reas y mobiliario tienen una ubicacin que sigue la lgica del procedimiento (similar
a la del diagrama de bloques).
Se cuenta con computadoras e impresoras para facilitar el procesamiento de los

Si

No

28

tems
procedimientos.
Se cuenta con un sistema automatizado de procedimiento.
Se cuenta con acceso a Internet.
La ciudadana puede consultar el avance de su procedimiento a travs de Internet.
La ciudadana es notificada por correo electrnico acerca de su procedimiento.

Si

No

2.4 Fase 4. Diagnstico de costos

Objetivo: identificar los costos directos identificables y los costos directos no identificables del
procedimiento.
El diagnstico de costos se puede realizar a partir de la informacin levantada en la Fase 1
(Caracterizacin del procedimiento) y utilizando la Metodologa de Determinacin de Costos de
los Procedimientos Administrativos y Servicios prestados en Exclusividad.
En el Anexo 2 se presenta el desarrollo del clculo de costos del procedimiento de Licencia de
funcionamiento para las etapas de diagnstico y de rediseo, para lo cual se ha tomado como
base la Gua metodolgica para la determinacin de costos de los procedimientos
administrativos y servicios prestados en exclusividad9.
2.5 Fase 5. Mapeo de las capacidades de los recursos humanos

Objetivo: conocer las capacidades del personal involucrado con el procedimiento para poder
aprovechar sus habilidades en el proceso de simplificacin.
Para el diseo de una estrategia eficiente de simplificacin es importante conocer las
capacidades del personal involucrado con el procedimiento10 a fin de poder maximizar sus
habilidades en provecho del objetivo de simplificacin y optimizacin planteado. Asimismo,
contar con informacin sobre las capacidades del personal permitir disear un plan de
capacitacin integral complementario con el fin de reforzar los puntos dbiles e identificar a las
personas que puedan ejercer las funciones de orientadoras o gestoras del procedimiento.
Como siempre habr una resistencia natural a cualquier cambio que se desee implementar,
buscar la participacin de los involucrados permitir conocer no slo sus conocimientos sobre
el tema, sino tambin sus actitudes. Es importante que este levantamiento de informacin no
sea percibido como un mecanismo de auditora, separacin o despido de personal, por lo que
se recomienda partir de reuniones previas a manera de sensibilizacin, en donde se haga
9

Anexo de la Resolucin de Secretaria de Gestin Pblica N 003-2010-PCM-SGP que aprueba la Gua Metodolgica
de Determinacin de Costos de los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad, en
cumplimiento de la Segunda Disposicin Complementaria Final del Decreto Supremo N 064-2010-PCM.

10

Fuente: Mlaga Webb & Asociados Asistencia Tcnica para el Fortalecimiento y Sostenibilidad del Proceso
Simplificado de Acceso al Mercado y la Adecuacin a la Nueva Ley Marco de Licencia de Funcionamiento. Informe
final preparado de actividades desarrolladas en la Municipalidad Distrital de San Juan de Lurigancho elaborado
para PROPOLI.

29

nfasis en que el objetivo es simplificar el procedimiento para brindar un mejor servicio al

ciudadano.

En qu aspectos debe centrarse el mapeo?

Habilidades y capacidades para adaptarse al cambio y trabajar bajo presin.
stas pueden medirse a partir de pruebas psicolgicas que evalen:
o

o
o

Habilidad Intrapersonal11: es la capacidad para construir una percepcin precisa

respecto a uno mismo y utilizar dicho conocimiento para organizar y dirigir la
propia vida.
Habilidad Interpersonal12: es la capacidad para entender a otras personas y utilizar
dicho conocimiento para relacionarse con los dems.
Capacidad para adaptarse al cambio: es la capacidad para adecuarse a nuevas
situaciones.
Manejo del estrs: es la capacidad de sobrellevar situaciones de presin motivadas
por el cambio.

Los conocimientos tcnicos del proceso a simplificar y manejo de las TIC

El objetivo es conocer el nivel de comprensin del personal de las reas involucradas
sobre el procedimiento a simplificar. Se sugiere aplicar evaluaciones escritas o
entrevistas que incluyan temas sobre:
o
o
o
o

Descripcin del procedimiento, requisitos, costos y plazos del mismo.

Marco legal general de la simplificacin administrativa y especfico del
procedimiento.
Consecuencias derivadas de simplificar el procedimiento.
Uso de TIC: que tipo de software conocen y utilizan cotidianamente (procesadores
de texto, hojas de clculo, correo electrnico, etc.) y si utilizan aplicativos de la
municipalidad, por ejemplo un sistema de trmite documentario u otro.

2.6 Fase 6. Presentacin de resultados al Comit de Direccin del Proceso

de Simplificacin

Objetivo: dar a conocer al Comit Directivo la situacin que se ha encontrado en la etapa de

diagnstico con el objeto de obtener el respaldo necesario para iniciar la simplificacin.

11

Gua de la Prueba de Habilidades Interpersonales e Intrapersonales. Secretara de la Funcin Pblica de Mxico

(SFP) y Centro Nacional de Evaluacin para la Educacin Superior (CENEVAL), Mxico.
12
Op cit.

30

 Qu presentar?
Diagnstico grfico con la tabla ASME-VM y el Diagrama de Bloques, se
recomienda hacerlo en un papelote grande (tamao A1) para una mejor
comprensin. No es necesario que sea impreso en plotter, es suficiente que sea
dibujado con plumones.
Listado de las normas vigentes que rigen el procedimiento actual.
Diagnstico de equipamiento e infraestructura (mostrar fotos siempre es muy
ilustrativo).
Comparativo de costos entre lo que se est cobrando y el costo real calculado.
Diagnstico de las competencias de los recursos humanos involucrados y plan
de capacitacin propuesto.
Es importante invitar a esta reunin a los funcionarios encargados de las reas donde se ha
realizado el diagnstico, as como a los funcionarios responsables de las reas de apoyo y
asesoramiento, a efectos que stos brinden el apoyo necesario en las siguientes etapas del
proceso.
Figura 3
Presentacin de resultados

Antes de pasar al siguiente captulo, lo invitamos a responder los siguientes ejercicios:

Aplicando lo aprendido 1:
Marque a qu fase de la Etapa de Diagnstico corresponde cada una de las siguientes
actividades:
a. Conocer la distribucin y calidad del espacio
fsico, el estado del mobiliario, de los
sistemas elctricos, del cableado y del
sistema sanitario, de las vitrinas informativas
y del rea de espera. As como las TIC.

) Caracterizacin del procedimiento y

herramientas a utilizar

b. Evaluar las habilidades y capacidades para

) Diagnstico legal
31

adaptarse al cambio y trabajar en equipo

bajo definicin de procesos.
c. Dar a conocer al Comit Directivo la
situacin que se ha encontrado en la etapa
de diagnstico.

) Diagnstico de equipamiento e
infraestructura

d. Analizar que las normas internas no sean

contrarias a las leyes y normas de carcter
nacional.

) Diagnstico de costos

e. Calcular el costo de los recursos que

intervienen en el procedimiento.

) Mapeo de las capacidades de los

recursos humanos

f. Elaboracin de Tabla ASME y Diagrama de

Bloques.

) Presentacin de resultados al Comit

de Direccin del Proceso de
Simplificacin

Aplicando lo aprendido 2:
Junto con su equipo de trabajo, elaboren la Tabla ASME y el Diagrama de Bloques para
el procedimiento seleccionado en el Captulo 1.

Reflexionando:
Cul cree que es la principal utilidad de llevar a cabo esta etapa de diagnstico?

Captulo 3. Etapa de Rediseo

A continuacin, presentamos un cuadro resumen de la Etapa de Rediseo. En l se consigna el
objetivo de la etapa, as como cada una de las fases a seguir y los resultados esperados al final
de las mismas. Luego del cuadro, explicaremos cmo implementar cada una.

Cul es el objetivo
de esta etapa?
Simplificar el
procedimiento lo
ms que le pueda,
con la menor
cantidad de pasos,
recursos y

Cuadro 10
Etapa de Rediseo
Cules son las fases?
Qu resultados se esperan al final de
esta etapa?
1. Anlisis del procedimiento
Se ha analizado el procedimiento y
detectado qu actividades son
innecesarias.
2. Rediseo
Se cuenta con el esbozo del nuevo
procedimiento.
3. Modificacin o elaboracin del
Se cuenta con una norma legal que
32

requisitos, pero
manteniendo la
seguridad y control
necesario, de tal
manera que cumpla
con los objetivos
para el que fue
creado.

marco normativo que regule el

procedimiento rediseado
4. Propuesta de
acondicionamiento de la
infraestructura y el
equipamiento
5. Propuesta de rediseo de
costos
6. Propuesta de fortalecimiento
de capacidades

7. Presentacin al Comit de
Direccin del Proceso de
Simplificacin
8. Elaboracin de la propuesta
final

regule el procedimiento rediseado.

Se cuenta con una propuesta de
acondicionamiento de la infraestructura
y del equipamiento que ayude a la
simplificacin del procedimiento.
Se cuenta con el costeo del nuevo
procedimiento.
Se cuenta con un plan de capacitacin
para que los que participan directamente
en el procedimiento adquieran mayores
y/o nuevos conocimientos y habilidades
necesarios para ejecutar el nuevo
procedimiento.
Se cuenta con la aprobacin y
retroalimentacin del Comit Directivo
de la propuesta de simplificacin.
Se cuenta con la nueva propuesta
elaborada.

3.1 Fase 1. Anlisis del Procedimiento

Objetivo: analizar el procedimiento y detectar qu actividades son innecesarias para replantear

el mismo.
En esta fase se analiza el procedimiento caracterizado en la etapa anterior con la tabla ASMEVM y el Diagrama de Bloques, para detectar qu actividades son innecesarias y si se debe
replantear el mismo. Este anlisis se puede llevar a cabo de manera estructurada, usando las
preguntas del siguiente cuadro:
Cuadro 11
Propuesta de anlisis del procedimiento segn la Tabla ASME-VM y el Diagrama de Bloques
Tabla ASME-VM
Hay demasiadas actividades de revisin?
Hay demasiadas actividades de traslado?
Hay demasiadas actividades de espera?
Demora demasiado esta operacin?
Es excesivo el tiempo de espera?
Hay actividades que se repiten?
Participa demasiado personal en la actividad?
Participan demasiados recursos de tecnologa?
Las actividades de control son repetidas?
Hay actividades sin valor aadido?

Diagrama de Bloques
Es necesaria la participacin de estas reas?
Hay retroceso en el flujo del procedimiento?
El flujo del procedimiento regresa sobre
reas que ya pas?
Se estn repitiendo actividades?
Deben pasar tantas actividades para llenar el
formulario?

Elaboracin propia

33

Figura 4
Tabla ASME-VM Caso Licencia de Funcionamiento Actividades que podran eliminarse/modificarse
(Las actividades que estn sombreadas en gris, pueden eliminarse)

Paso

Contador de Recursos

Actividad
rea

Tiempo
minutos

Recursos Humanos

Tipo de actividad

Identificador de Recursos

Recursos identificables

Recursos no identificables

Vigilante

Tcnico I

Tcnico II

Papel bond A4

Folder manila

Movilidad

Bolgrafo

Reparacin de PCs

PCs

Operacin

Revisin

Traslado

Espera

Tipo de valor
Archivo

VA

Control

SVA

Energa elctrica

1 Informar sobre la ubicacin de mesa de partes

Vigilancia

2 Informar a usuario requistos y llenado de formatos

Mesa de partes

3 Facilitar formulario para fotocopias

Mesa de partes

4 Revisar requisitos

Mesa de partes

5 Recepcionar expediente

Mesa de partes

6 Registrar expediente en cuaderno

Mesa de partes

7 Registrar expediente en hoja de trmite

Mesa de partes

8 Esperar que recojan los expedientes

Mesa de partes

60

9 Derivar expediente a rentas

Mesa de partes

10 Recepcionar expediente

Rentas

11 Registrar en cuaderno

Rentas

12 Derivar a Direccin de Rentas

Rentas

13 Esperar hasta que Director pueda revisarlo

Rentas

30

14 Revisar expediente

Rentas

15 Emitir provedo

Rentas

16 Derivar a catastro para inspeccin

Rentas

17 Recepcionar expediente

Catastro

18 Registrar expediente en cuaderno

Catastro

19 Inspeccionar establecimiento

Catastro

20

20 Informar a rentas sobre inspeccin

Catastro

10

10

21 Recepcionar informe

Rentas

22 Registrar informe

Rentas

23 Derivar a Direccin de Rentas

Rentas

24 Esperar hasta que Director pueda revisarlo

Rentas

30

25 Revisar informe

Rentas

26 Proveer para cobrar y emitir licencia

Rentas

27 Informar al usuario

Rentas

28 Girar boleta de venta

Rentas

29 Recepcionar dinero

Caja

30 Contar dinero

Caja

31 Adjuntar copia de boleta de venta a expediente

Rentas

32 Elaborar licencia

Rentas

33 Derivar licencia a Direccin de Rentas

Rentas

34 Derivar licencia a Alcalda para firma

Rentas

35 Recepcionar licencia

Alcalda

36 Esperar hasta que asesor pueda firmar

Alcalda

300

37 Firmar

Alcalda

38 Derivar licencia firmada a rentas

Alcalda

39 Recepcionar licencias

Rentas

40 Entregar licencia a usuario

Rentas

TOTAL

539

19

16

23

26

x
x

x
x
x
x
x
x
x

x
x
x
x

x
x

36

3.2 Fase 2. Rediseo

Objetivo: esbozar el nuevo procedimiento luego de eliminar actividades innecesarias y/ o

modificar la secuencia correspondiente.
En esta fase, se procede a hacer el rediseo del procedimiento, hacindolo ms eficiente.
Se deben seguir los siguientes pasos:

Paso 1. Ver qu actividades pueden eliminarse y sacarlas de la Tabla ASME-VM y del

Diagrama de Bloques.
Tomando en cuenta la informacin de la fase anterior, se procede a analizar qu actividades
podran eliminarse y se borran de las herramientas Tabla ASME y Diagrama de Bloques.
Por ejemplo si observa el cuadro de la figura 9 se han eliminado actividades, de las que deduce
que los formularios no se entregan gratuitamente, como dice la ley (actividad 3); otras
actividades que implican trasladar el expediente a reas que no aaden valor al procedimiento,
e incluso las actividades de registro de estos traslados (6,7,8,9,10, 11,12,17,18,22,23,34,35); se
han eliminado actividades que implican ilegalidades como hacer inspecciones que la ley no
faculta (16,17,18,19,20,21,22,23,24,25).

Paso 2. Generacin de la nueva tabla ASME-VM y del nuevo Diagrama de Bloques.

Modificado el procedimiento, debe generarse la nueva tabla ASME-VM y el nuevo Diagrama
de Bloques.

Por ejemplo, de acuerdo al anlisis hecho en la fase anterior sobre el procedimiento

Licencia de Funcionamiento, se simplificara la Tabla ASME y el Diagrama de Bloques
como se muestra en las siguientes figuras:

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Figura 5
Tabla ASME-VM Caso Licencia de Funcionamiento Procedimiento simplificado
Tabla ASME-VM : Caso Licencia de funcionamiento
Paso

Contador de Recursos

Actividad
rea

Tiempo
minutos

Recursos Humanos
Vigilante

Tcnico I Tcnico II

Tipo de actividad

Identificador de Recursos

Recursos identificables

Recursos no identificables

Papel bond A4

Folder manila

Movilidad

Bolgrafo

Reparacin de PCs

PCs

Operacin Revisin

Traslado

Tipo de valor

Espera

Archivo

VA

1 Preguntar al usuario sobre el tipo de establecimiento

Mesa de partes

2 Observar con el usuario el plano de zonificacin

Mesa de partes

3 Llenar el formulario de DJ de Licencia de Funcionamiento

Mesa de partes

4 Llenar el formulario de DJ de cumplimiento de condiciones de seguridad en DC

Mesa de partes

5 Llenar la boleta de venta o factura

Mesa de partes

6 Derivar el expediente a caja

Mesa de partes

7 Esperar que toque el turno de atenderlo

Caja

15

8 Llamar al administrado

Caja

9 Recepcionar dinero

Caja

Caja

11 Esperar que recojan los expedientes

Caja

12 Derivar expediente a Comercializacin

Caja

60

13 Recepcionar el expediente

Comercializacin

14 Imprimir formato de licencia de funcionamiento

Comercializacin

15 Trasladar a la Jefatura de comercializacin para la firma

Comercializacin

16 Esperar hasta que Jefe de Comercializacin pueda firmar

Comercializacin

120

17 Firmar

Comercializacin

18 Derivar licencia firmada a mesa de partes

Comercializacin

19 Recepcionar el expediente

Mesa de partes

20 Entregar licencia de funcionamiento al usuario

Mesa de partes

239

16

17

Figura 6
Diagrama de Bloques Caso Licencia de Funcionamiento Procedimiento simplificado
Mesa de partes

Caja

Comercializacin

Inicio

Preguntar al usuario
sobre el tipo de
establecimiento

Llamar al
administrado

Recepcionar el
expediente

Observar con el
usuario el plano de
zonificacin

Recepcionar dinero

Imprimir el formato
de Licencia de
Funcionamiento

Llenar el formulario
DJ de Licencia de
Funcionamiento

Anotar el nmero
de bolea o factura
en el formulario

Llenar el formulario
DJ de cumplimiento
de condiciones de
seguridad en DC

Derivar el
expediente a
Comercializacin

Llenar la boleta de
venta o la factura

SVA

10 Anotar nmero de boleta o factura en el formulario

TOTAL

Control

Energa elctrica

Trasladar a la
jefatura de
comercializacin
para la firma

Firmar la Licencia de
Funcionamiento

Derivar la Licencia
de Funcionamiento
a Mesa de Partes

Derivar el
expediente a Caja

Recepcionar el
expediente

Entregar la licencia
de funcionamiento
al administrado

Fin

38

 Paso 3. Comparacin de la Nueva Propuesta con la Propuesta Inicial

Una vez que se tiene la nueva propuesta, es valioso mostrar los indicadores que permiten
comparar el procedimiento actual con el nuevo procedimiento propuesto, lo que ilustrar con
claridad la mayor efectividad del ltimo.
Cuadro 12
Cuadro Comparativo entre el Procedimiento Actual y la Nueva Propuesta
Indicadores

Actual

Simplificado

Diferencia

Pasos

40

20

-20

reas

-3

Tiempo

529

239

-290

Vigilante

-1

Tcnico I

19

16

-3

Tcnico II

16

-14

Papel bond

23

-16

Folder manila

-1

Movilidad

-2

Bolgrafo

10

-5

Reparacin PCs

-5

PC

-4

Energa elctrica

-4

VA

26

10

-16

Control

-9

SVA

-2

Paso 4. Presentacin de la Propuesta al Comit Directivo y Funcionarios Involucrados.

Terminada esta etapa de rediseo, es oportuno convocar al comit directivo y a los
funcionarios involucrados en el procedimiento, incluyendo tanto a aquellos que orientan e
informan al pblico como a quienes lo procesan internamente, para ponerlo a su consideracin
y recoger la retroalimentacin necesaria.
3.3 Fase 3. Modificacin o Elaboracin del Marco Normativo que regule el
Procedimiento Rediseado

Objetivo: contar con una norma legal que documente el procedimiento rediseado.

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