La importancia del Ciclo Contable

El ciclo contable es el proceso de registro de las transacciones comerciales y el

procesamiento de los datos contables para generar informacin financiera til, es
decir los estados financieros incluyendo las cuentas de resultados, balance
general, estado de flujos de efectivo y estado de cambio en el patrimonio. El
principio de perodo de tiempo requiere que una empresa debe preparar sus
estados financieros despus de un perodo especificado de tiempo, digamos un
ao, un trimestre o sobre una base mensual. Esto se consigue siguiendo el ciclo
contable durante cada perodo. El ciclo contable se inicia con la grabacin de las
transacciones individuales en los libros de contabilidad y termina en la
preparacin de los estados financieros y el cierre del proceso.
Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que
va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros
finales. Adems de registrar las transacciones explcitas conforme van
ocurriendo, el ciclo contable incluye los ajustes para las transacciones implcitas.
El ciclo contable comienza con el anlisis de las operaciones registradas en los
documentos bsicos tales como facturas y cheques, y termina con la realizacin
de un balance de comprobacin posterior al cierre. Este ciclo consta de los pasos
siguientes:

Analizar y registrar las transacciones a travs de las entradas de diario

Registrar transacciones en cuentas mayores
Preparacin de balance de comprobacin sin ajustar
Preparar asientos de ajuste al final del perodo
Preparacin de balance de comprobacin ajustado
Preparacin de los Estados Financieros
Cierre de cuentas temporales a travs de las entradas de cierre
Balance de Comprobacin posterior al cierre

Los pasos, segn el orden en que se presentan, son los siguientes:

1.- Proceso de anlisis de las transacciones y registro en el diario:

Consiste en el anlisis de cada una de las transacciones para proceder a su
registro en el diario.
2.- Pase del diario al libro mayor:
Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y crditos de los
asientos consignados en el diario.
3.- Elaboracin del Balance de Comprobacin no ajustado o una hoja de
trabajo:
Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar
la exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de los
ajustes, antes de registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las cuentas al
balance general o al estado de resultados, procediendo por ltimo a determinar y
comprobar la utilidad o prdida.
4.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y
transferirlos al mayor:
Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la
informacin contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se
procede luego a pasar dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas
muestren saldos correctos y actualizados.
5.- Elaboracin de un balance de prueba ajustado
El balance de comprobacin ajustado es un documento interno y no es un estado
financiero. El propsito de la balanza de comprobacin ajustada es estar seguro
de que el importe total de los saldos deudores en el libro mayor es igual a la
cantidad total de los saldos de crdito.
Para los contadores es sumamente importante realizar el balance de
comprobacin ajustado, debido a que proporciona un listado completo de los
saldos de las cuentas que deben utilizarse al preparar los estados financieros

6.- Elaboracin de los estados financieros formales

Consiste en reagrupar la informacin proporcionada por la hoja de trabajo y en

elaborar un balance general, un estado de resultados, un estado de flujo de
efectivo y un estado de cambio en el patrimonio como indica la NIC/NIIF
7.- Cierre de libros
Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas
temporales de capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor,
transfiriendo la utilidad o prdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales
en el balance general se convierten en los saldos iniciales para el perodo
siguiente.
8.-Balance de Comprobacin posterior al cierre
Relacin de las cuentas del mayor y sus saldos al final del periodo, despus de
asentar en el diario y pasar al mayor los asientos de cierre. Es el ltimo paso del
ciclo contable, posterior al cierre del perodo (cierre de las cuentas nominales),
asegura que el mayor est balanceado para el inicio del siguiente periodo
contable, consta nicamente de las cuentas de Activos, Pasivos y Capital.
Conclusin
Al final de un perodo fiscal, el departamento de contabilidad debe preparar los
estados financieros anuales para los inversores y accionistas. El ciclo contable
asegura que los datos presentados en los estados financieros fueron realizados
correctamente y que los errores fueron corregidos, y estos se consiguen
realizando todos los pasos del ciclo contable.
Un departamento de contabilidad debe conocer la situacin actual de la empresa,
incluso al final de un perodo fiscal. Parte del ciclo incluye la planificacin para
el prximo ciclo de contabilidad, para que todas las cuentas y todas las entradas
estn cerradas antes de un perodo fiscal nuevo. Esto es til para propsitos de
impuestos e informes documento anual. Estas acciones se realizan en el pasos
ocho del ciclo.

Fases del desarrollo contable del

ejercicio.

1) Fases
Tres son las fases que abarca el ciclo contable:
A.- Apertura o inicial: supone la apertura de los libros de contabilidad, tanto en el
caso de una empresa que inicia su actividad por primera vez, como en el de aqulla
que ya ha venido desarrollando una actividad productiva en ejercicios precedentes.
B.- Desarrollo o gestin: se extiende a lo largo del ejercicio econmico anual y
tiene la finalidad de interpretar y registrar contablemente las operaciones que
surgen como consecuencia de la actividad de la empresa.
C.- Conclusin o cierre: consiste en un trabajo de recopilacin y sntesis, por el
cual se introducen determinadas modificaciones o ajustes a las cuentas que
permitan elaborar una informacin contable de sntesis, los estados financieros, que
se ponen a disposicin de todos los usuarios

1.A) Fase de apertura o de iniciacin

1. INVENTARIO
Cuando una empresa inicia su actividad y, posteriormente, al cierre de cada
ejercicio, es necesaria la confeccin de un inventario
Inventario: es la relacin detallada y valorada de los bienes, derechos y
obligaciones que constituyen el patrimonio de una entidad en una fecha
determinada.
Para su elaboracin se precisan las siguientes etapas:
a) Determinar los elementos que han de inventariarse
b) Clasificacin y ordenacin de los elementos inventariados
c) Valoracin econmica de los bienes inventariados
A efectos prcticos podemos decir que es similar a un Balance de Situacin pero
ms desagregado
2. APERTURA DE LA CONTABILIDAD
Una vez realizado el inventario, que es el mismo que el inventario final del ejercicio
anterior, ste servir de base para la realizar el primer asiento en el Libro Diario, es
decir, el asiento de apertura.
Este asiento es el inverso al asiento de cierre que se habr realizado en el ejercicio
anterior:

1.B) Fase de desarrollo contable del ejercicio

Los asientos de los hechos contables que hayan ocurrido durante el ejercicio, de
los cuales se tiene constancia a travs de los documentos correspondientes,

seregistrarn peridicamente en el Libro Diario. Por tanto, esta fase consiste en

el registro de las operaciones del ejercicio.
Legalmente, se contempla la posibilidad de que las operaciones se registren da a
da, aunque se admite tambin la realizacin de asientos mensuales de carcter
global, siempre que se detallen en libros auxiliares.
Todos los asientos del Libro Diario deben ser traspasados al Libro Mayor, esta
operacin no es obligatoria legalmente, pero s es indispensable en el proceso
contable.
Una vez registradas todas las operaciones relativas a los hechos contables que han
tenido lugar en el ejercicio, es habitual realizar un Balance de Comprobacin de
Sumas y Saldos. Este estado contable permite indagar sobre los posibles errores
aritmticos o de traslacin que se hayan podido cometer en la contabilizacin de los
hechos acaecidos durante el ejercicio, bien en los asientos del Diario o bien en el
Libro Mayor.
No obstante, el Balance de Sumas y Saldos puede realizarse en cualquier
momento del proceso contable, si bien es aconsejable en trminos generales
prepararlo en los momentos clave de dicho proceso.

1.C) Fase de conclusin o de cierre del ejercicioEl Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos realizado al cierre del ejercicio,
despus de haber registrado todas las operaciones del mismo presenta graves
deficiencias, ya que no ofrece:
- ni los resultados habidos en el ejercicio
- ni una visin ajustada de la situacin patrimonial de la empresa en ese
momento
Para conocer el resultado del ejercicio y la autntica situacin patrimonial, es
preciso realizar tres etapas ms, la de regularizacin, la que conlleva el clculo del
resultado del ejercicio y la del cierre de la contabilidad
1. REGULARIZACION
Esta fase exige realizar una serie de operaciones que pueden incidir bien en la
presentacin de la situacin patrimonial o bien en el clculo del resultado.
a) Reclasificacin de partidas: tiene por objeto traspasar cantidades de unas
cuentas a otras cuando los importes contabilizados en una cuenta tienen una
significacin que no se corresponde con el ttulo de la misma, como consecuencia,
por ejemplo, de:
- Vencimientos a corto plazo de partidas catalogadas a largo plazo
- Necesidad de corregir asientos errneos

b) Regularizacin de cuentas especulativas: se trata de adecuar el saldo de las

cuentas, normalmente de las de existencias, al valor de las existencias finales,
calculadas extracontablemente mediante el inventario fsico.
c) Periodificacin de ingresos y gastos: tiene por objeto imputar al resultado del
ejercicio nicamente los gastos e ingresos que corresponden al mismo. Ello exige:
- Anular los gastos e ingresos contabilizados que no correspondan al ejercicio
actual, sino a ejercicios posteriores: gastos e ingresos anticipados
- Contabilizar como ingresos y gastos del ejercicio aqullos que correspondan al
mismo, an cuando estn pendientes de la correspondiente documentacin
mercantil: gastos e ingresos no formalizados
d) Correcciones de valor: se trata, por aplicacin del principio de prudencia, de
registrar contablemente todas prdidas de valor, tanto reales como potenciales, que
afecten a los elementos de activo
Una vez regularizada la contabilidad, puede elaborarse un Balance de Sumas y
Saldos, para verificar la ausencia de errores dentro de esta fase
2. CALCULO DEL RESULTADO DEL EJERCICIO
Consiste en anular las cuentas de gastos e ingresos y las de prdidas y beneficios,
en su caso, y trasladar su saldo a la cuenta de resultados, que legalmente recibe el
nombre de Cuenta de Prdidas y Ganancias. As, las cuentas de gastos e ingresos
quedarn saldadas
3. CIERRE DE LA CONTABILIDAD
Una vez realizado el proceso anterior, slo quedan abiertas las cuentas
representativas de la riqueza de la empresa y sus correspondientes saldos, es decir,
la riqueza final. Con el asiento de cierre todas las cuentas quedarn saldadas y la
contabilidad cerrada:
La informacin de la fase de conclusin sirve de base para la elaboracin de los
estados contables que informan del patrimonio de la unidad econmica, as como
del resultado obtenido en el ejercicio, es decir, el Balance y la Cuenta de
Resultados. A travs de ellos se comunica la informacin contable a los usuarios
interesados en la misma