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Ejecutar el programa.
El panel de exploracin.
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6. La ayuda de Access
Si has salido de Access, vuelve a ejecutarlo ahora. Vamos a ver uno de los elementos
ms tiles de Access: el sistema de ayuda. El sistema de ayuda est pensado para
usarlo como referencia. Una vez se sabe usar Access, esta ayuda sirve para indicar
la forma de llevar a cabo ciertas tareas o para explicar algunos conceptos.
Hay varias formas de acceder a las ventanas de ayuda de Access, la ms comn es
pulsar el botn Ayuda en la esquina superior derecha de la ventana de Access
(figura 2.4) o pulsando la tecla F1. En ese momento, aparece la ventana de la ayuda
de Access (figura 2.9) en la que puedes introducir palabras sobre las que quieras
respuesta en el cuadro Buscar.
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El elemento fundamental de una base de datos son las tablas. En este captulo
aprenders todo lo referente a las tablas de una base de datos: cmo crearlas desde
la vista diseo, cmo consultar su contenido y cmo definir sus propiedades.
Aprenders tambin el concepto de campo clave, que nos ayudar a comprender las
relaciones entre tablas (las relaciones entre tablas se tratan en el siguiente captulo).
Crear la primera tabla
Ya hemos visto que en una base de datos de Access puede haber varios objetos:
tablas, consultas, formularios, etctera. Nuestra insistencia en este tema es para
evitar que confundas las bases de datos con las tablas, como ya vimos.
Pues bien, como los objetos esenciales en las bases de datos son las tablas, vamos a
empezar nuestro trabajo creando las tablas de nuestra base de datos. Para hacerlo,
vamos a usar el mismo ejemplo que empleamos para explicar los conceptos de
tablas relacionadas: un curso de formacin en un centro.
Pensar la tabla antes de crearla
A la hora de crear una tabla, el primer paso es tener claro qu contenido queremos
almacenar en dicha tabla. En el ejemplo de los alumnos, tenemos que decidir qu
informacin de cada alumno vamos a incluir en la tabla: su nombre, los apellidos, la
direccin, etctera.
Como ya vimos en el captulo 1, cada categora de informacin se llama campo de
la tabla. Por tanto, hay que decidir cules van a ser los campos de la tabla. A la hora
de decidir los campos, hay unas normas bsicas:
Usar nombres de campos que tengan sentido, ya que esto facilitar el trabajo de
llenado de la tabla y su posterior comprensin.
Crear todos los campos que sean necesarios, teniendo en cuenta que es mejor que
los datos estn en distintos campos si vamos a realizar bsquedas por ellos. Por
ejemplo, puede haber un campo Direccin que incluya la direccin, el cdigo postal
y la poblacin, pero eso impedir que en el futuro puedas ordenar la tabla por
cdigos postales o por poblaciones, que es muy til. Es mejor crear un campo
Direccin, otro campo Poblacin y otro Cdigo postal.
No usar como campo un valor que se calcule a partir de otros campos. Por
ejemplo, no incluir un campo con el precio con IVA, otro con el precio sin IVA y otro
con el IVA correspondiente.
En el caso concreto de los alumnos, la lista de campos podra ser la mostrada en la
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Descripcin
Se usa para incluir textos no muy extensos, como los
apellidos, direcciones, etctera.
Se usa para cantidades numricas, que no sean monedas, y
se usen para realizar operaciones.
Fecha/Hora
Moneda
Memo
longitud.
Autonumrico
S/No
valores
Objetos OLE
Hipervnculo
Datos adjuntos
Multivalor
Normalmente, tomar la decisin sobre el tipo de campo que se quiere usar es muy
sencilla, pero hay otras ocasiones en las que hay que pensarlo un poco. Por ejemplo,
un cdigo postal espaol consta de cinco dgitos, pero no se van a realizar
operaciones con ellos (por ejemplo, no tiene sentido restar o sumar cdigos
postales). Por este motivo, se emplea un tipo de campo Texto y no Nmero.
Nota
Adems, en Access los ceros delante de las cifras no se muestran. Por eso, si
escribes 06005 en un campo de tipo Nmero, aparecer slo 6005, que no es un
cdigo postal correcto.
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