FLUJOGRAMA DE LA GESTION CONTRACTUAL

PARA LICITACION PUBLICA

1. E T A P A D E P L A N E A C I O N
PROCESOS

SUBPROCESOS

ACTIVIDADES

INICIO
1.1 Identificar y programar las
necesidades de contratacin

1.1.1 Incluir el proyecto en el plan de

compras y de contratacin

1.2 Evaluar la viabilidad de la futura

contratacin.

1.2.1 Verificar si encaja dentro de la

Misin, la Visin, el Plan de Desarrollo
y el Plan Estrategico de la Terminal.

1.2.2 Verificar si el proyecto esta

inluido dentro del presupuesto de la
presente vigencia fiscal.

1.3 Elaborar estudios claros y

completos de la futura contratacin.
(Diseos y planos para obra pblica)

1.3.1 "Analisis de Conveniencia y

oportunidad"
1.3.2 Elaborar los estudios
econmicos
"Solicitud de cotizaciones"

1.3.2.1 Hacer estudios de mercado

"Cuadro comparativo"
1.3.2.2 Elaborar presupuesto oficial
del valor de las obras, bienes o
servicios a contratar

1.3.3 Solicitar Certificado de

Disponibilidad Presupuestal

1.3.3.1 Expedir el CDP

1.3.4 Certificado de recursos

humanos.No hay personal de planta
(Si es prestacin de servicios)

1.3.5 Formulacion del proyecto.

1.3.5.1 Precisar las condiciones de

objeto, plazo y lugar de ejecucin

1.3.5.2 Establecer especificaciones

tcnicas de las obras, bienes o
servicios a contratar
"Formato Dos"
1.3.5.3 Solicitud de contratacin
1.3.6 Elaborar cronograma

1.3.7 Publicacin en diario de alta

circulacin y en la Cmara de
Comercio

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2. E T A P A P R E C O N T R A C T U A L
PROCESOS

SUBPROCESOS

2.1.1 Determinar factores de

cumplimiento por parte del
proponente

ACTIVIDADES

2.1.1.1 Determinar requisitos de

capacidad jurdica
2.1.1.2 Determinar condiciones de
experiencia

2.1 Elaborar el pliego de Condiciones

2.1.1.3 Determinar requisitos de
capacidad administrativa
2.1.1.4 Determinar requisitos de
capacidad operacional
2.1.1.5 Determinar requisitos de
capacidad financiera

2.1.2 Determinar factores de

escogencia y calificacin de la oferta

2.1.2.1 Establecer Factores

Tcnicos: Describir cantidades,
calidades y caractersticas de las
Obras, Bienes y/o Servicios.

2.1.2.2 Determinar y ponderar los

factores tcnicos de seleccin
2.1.2.3 Establecer factores
econmicos: Indicar el presupuesto
oficial de la licitacin
2.1.2.4 Determinar y ponderar los
factores econmicos de seleccin

2.1.2.5 Establecer criterios de

desempate

2.1.4 Establecer y coordinar la gestin

de cada una de las areas

2.1.4.1 Publicar en Intermet el

proyecto de pliego de condiciones

2.1.4.2 Recibir observaciones y

sugerencias al proyecto de pliego de
condiciones

2.1.4.3 Analizar las observaciones y/o

sugerencias recibidas para
determinar si se ajusta el pliego de
Condiciones.

2.1.5 Ajustar el pliego de Condiciones

si se requiere.
"Pliego de condiciones definitivo"

2.2 Adelantar el proceso licitatorio

2.2.1 Efectuar la apertura de la

licitacin publica

2.2.1.1. Dar publicidad al pliego de

condiciones definitivo en Intermet

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2. E T A P A P R E C O N T R A C T U A L
PROCESOS

SUBPROCESOS

ACTIVIDADES

2.2.2 Realizar la visita obligatoria a

las instalaciones del lugar donde se
ejecutar el contrato

2.2.3 Celebrar la audiencia o

audiencias pblicas de
observaciones o aclaraciones

2.3.3 Dar respuesta a observaciones

y aclaraciones y preparar adendos

2.2.2.1 Preparar logsticamente la

audiencia
2.2.2.2 Preparar tcnicamente la
audiencia
2.2.3.1 Recibir preguntas y
observaciones

2.3.3.1 Efectuar reuniones

interdisciplinarias para preparar
respuestas y adendos
2.3.3.2 Publicar y entregar
respuestas y adendos

2.3.4 Efectuar el cierre de la

licitacin o concurso pblico

2.3.4.1 Recibir las propuestas y

firma del pacto de integridad
2.3.4.2 Abrir las propuestas

2.3.4.3 Examinar frente a los

proponentes de manera preliminar
los documentos que acompaan las
propuestas:se dicta el valor de la
oferta, el numero de folios, numero
de la poliza y su vigencia y se firma
por quien asiste a la audiencia.

2.3.4.4 Levantar el Acta de cierre de

la licitacin

2.3.4.5 Asegurar la custodia y

conservacin de las propuestas y

2.3.5 Verificar el cumplimiento de

requisitos y condiciones que
acrediten la capacidad jurdica

2.3.5.1 Solicitar, recibir y revisar

aclaraciones de los proponentes.

2.3.5 Verificar el cumplimiento de

requisitos y condiciones que
acrediten la capacidad financiera
2.3.5 Verificar el cumplimiento de
requisitos y condiciones tecnico
economicas

2.3.6.2 Determinar los oferentes que

pueden continuar en el proceso de
seleccin

2.3.5 Verificar el cumplimiento de

requisitos y condiciones tecnico
economicas

2.3.6 Publicacin de los informes de

evaluacin preliminar

2.3.6.2 Determinar los oferentes que

pueden continuar en el proceso de
seleccin

2.3.7.2 Solicitar, recibir y revisar

aclaraciones y observaciones de los
oferentes.

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2. E T A P A P R E C O N T R A C T U A L
PROCESOS

SUBPROCESOS

ACTIVIDADES

2
2.3.7.1 Estudiar las observaciones
por parte del Comit Evaluador

2.3.7 Recepcin de Observaciones a

los informes de evalucion preliminar

2.3.7.2 Elaborar la respuesta a las

observaciones presentadas por los
proponentes
2.3.7.3 Establecer nuevo orden de
elegibilidad de acuerdo con los
anlisis realizados

2.3.8.1 Presentar
las Respuesta a las observaciones
presentadas a los informes de
evaluacin preliminar

2.3.8 Efectuar la audiencia pblica

de adjudicacin

2.3.8.2 Escuchar a los oferentes en

relacin con la falta de respuesta a
observaciones
2.3.8.3 Resolver todas las
observaciones acerca del informe
de evaluacin
2.3.8.4 Efectuar ajustes, si es del
caso, al informe de evaluacin

2.3.8.5 Establecer el Orden de

Elegibilidad definitivo
2.3.8.6 Dar lectura a la "Resolucin
Motivada de Adjudicacin o
Declaracin de Desierta"
2.3.8.7 Notificar a todos los
proponentes la Resolucin
Motivada de Adjudicacin o de
Declaratoria de Desierta

SI

Adjudica?

NO

Se inicia proceso de
solicitud Pblica de Oferta

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3. E T A P A C O N T R A C T U A L
PROCESOS

SUBPROCESOS

ACTIVIDADES

3.1 Contratar

3.1.1 Elaborar el contrato

"Contrato"

3.1.2 Perfeccionar y legalizar el

contrato

3.1.1.1 Determinar la naturaleza del

contrato, identificar el objeto
contractual, los derechos y
obligaciones de las partes, precio y
forma de pago, garantas, etc.

3.1.2.1 Firmar el contrato por las

partes y radicarlo en el listado
maestro

Suscribe el
contrato?
NO
SI
3.1.2.2 Efectuar el registro
presupuestal del contrato

3.1.2.3 Aprobar las plizas

presentadas por el contratista
3.1.2.4 Pagar la publicacin y los
impuestos (Pago impuesto de
timbre).

3.1.2.5 Hacer efectiva la garanta

de seriedad de la oferta

3.1.2.6 Entablar las acciones

conducentes al reconocimiento de
perjuicios causados

3.1.2.7 Adjudicar el contrato al

oferenente calificado en el segundo
lugar

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4. E T A P A D E E J E C U C I O N
PROCESOS

SUBPROCESOS

ACTIVIDADES

4
4.1. Ejecutar el contrato

4.1.1 Certificado de requisitos de

ejecucin

Designa al
supervisor o
interventor
Manual de
Interventora

SI

4.1.1.1 Nombrar a travs del

memorando interno firmado por el
Gerente General
4.1.1.2 Contratar a travs de
Solicitud Pblica de Oferta o
directamente

NO
Pasa al flujograma
correspondiente dependiendo
del proceso

4.1.1.3 Elaborar acta de iniciacin del

contrato

4.1.2 Supervisar la ejecucin del

contrato

4.1.2.1 Adoptar las medidas

necesarias para mantener las
condiciones tcnicas, econmicas y
financieras existentes al momento de
proponer o contratar: medidas de
ajuste o revisin de precios

4.1.2.2 Verificar estado de ejecucin

de avance de las obras bienes o
servicios contratados

NO

El estado de
ejecucin de
avance esta de
conformidad con lo
programado y
acordado?

SI
4.1.2.3 Recibir y aprobar informes de
ejecucin

4.1.2.4 Autorizar los pagos segn lo

pactado en el contrato

4.1.3 Adoptar las medidas

necesarias para garantizar la efectiva
ejecucin del objeto contractual

Surten
efecto las
medidas?

SI

NO
4.1.2.5 Hacer uso de la garanta
nica o clusula penal pecuniaria

4.1.2.6 Promover las acciones de

responsabilidad

Ultimo
Informe

4.1.4 Recibir las obras, bienes o

servicios.
"Certificado de entrada al almacen,
inventario, aseguramiento"
B7

4.1.3.1 Elaborar acta de entrega y

recibo de bienes, obras o servicios
contratados

4.1.3.2 Elaborar el informe final

4.1.3.3 Aprobar el informe final

4.1.3.4 Autorizar el pago final

4.1.3.5 Exigir la extensin de las

garantas para avalar las
obligaciones que se deban cumplir
con posterioridad a la extincin del
contrato

4.1.3.6 Aprobar la modificacin de

las garantas

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5. ETAPA DE TERMINACION Y LIQUIDACION y 6. SOSTENIBILIDAD DE LAS OBRAS, BIENES O SERVICIOS

PROCESOS

SUBPROCESOS

ACTIVIDADES

5
5.1 Liquidar el contrato

5.1.1 Elaborar el acta de terminacin

5.1.2.1 Citar al contratista y al
interventor para acordar ajustes,
revisiones y reconocimientos a que
haya lugar

5.1.2 Elaborar el acta de liquidacin

del contrato

5.1.2.2 Citar al contratista y al

interventor o supervisor para firma
del acta
5.1.2.3 Solicitar el estado de cuenta
del C.D.P. al Dpto Financiero

5.1.2.4 Firmar el acta por las partes

6.1 Supervisar la calidad de las

obras, bienes o servicios recibidos

6.1.1 Supervisar cada seis meses,

durante el trmino de vigencia de la
garanta, el estado de los bienes,
obras o servicios recibidos

6.1.1.1 Formular y contratar el

mantenimiento

REALIZAR LA CONTRATACION
DIRECTA O INICIAR UN NUEVO
PROCESO DE SELECCIN
DEPENDIENDO DE LA CUANTIA
DEL MANTENIMIENTO

Cumple con las

condiciones de
calidad
ofrecidas

SI
6.1.2 Archivar todos los documentos
del Proyecto

FIN
A9
IMPACTO DEL
PROYECTO

7 Informes, video y resgistro

fotografico

NO

6.1.1.2 Hacer exigibles las garantas y

promover las acciones de
responsabilidad