Tema 8: Finalizacin y entrega de proyectos.

NDICE

1. INTRODUCCIN 2
2. FINALIZACIN Y ENTREGA 2
2.1. Negociaciones finales sobre costes y plazos de entrega ............................................................ 2
2.2. Informes sobre el cumplimiento del material entregado ........................................................... 4

3. COMUNICADO DE FINALIZACIN FORMAL DEL PROYECTO 5

3.1. Recepcin provisional .............................................................................................................................. 5
3.2. Plazo de garanta ..................................................................................................................................... 5
3.3. Recepcin definitiva ............................................................................................................................... 6

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1. INTRODUCCIN
Partiendo de que todo proyecto est destinado a finalizarse en un plazo determinado,
culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado y
comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones que en su momento fueron
aprobadas. Esta fase no slo es importante por representar la culminacin de la operacin, sino por las
dificultades que suelen presentarse en la prctica, alargndose en exceso provocando retrasos y costes
imprevistos.

En esta fase se deber elaborar un documento de finalizacin donde se describir cmo se ha

llevado cabo el proyecto, los problemas que se han detectado, la metodologa utilizada, la forma de
organizacin, la experiencia ganada, y lo ms importante, las conclusiones a las que se llega una vez se
ha finalizado el proyecto.

2. FINALIZACIN Y ENTREGA

Antes de la entrega definitiva de cualquier proyecto, deben siempre aclararse una serie de
puntos de los que hablaremos a continuacin:

2.1. Negociaciones finales sobre costes y plazos de entrega

Durante la ejecucin de la contrata hay un continuo fluir de informes entre cliente y
contratista. En la mayor parte de los proyectos existen desde luego muchos aspectos de las
especificaciones que requieren aclaracin y normalmente corresponde al ingeniero de proyectos del
cliente ofrecer tales explicaciones. Cualquier instruccin o aclaracin que se ofrezca por parte del
cliente, se basar, desde luego, en las exigencias de las especificaciones y del contrato, y tendr que
estar dentro de los lmites de ste.

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Como las instrucciones y aclaraciones que proporcione el cliente se basarn normalmente en una
interpretacin subjetiva de los documentos del contrato, puede haber desacuerdo entre las dos
partes al estimar si un tema determinado est dentro o fuera del alcance jurdico del contrato. Por lo
comn, estos desacuerdos se solucionan mediante negociaciones mientras va desarrollndose el
programa.

Pero an as hay casos en que ciertos temas provocan un autntico punto muerto. Antes de
llegar a interrumpir la marcha del programa en tanto se consigue un acuerdo, el articulado de los
contratos en programas de importancia suelen permitir al cliente que establezca unilateralmente sus
directrices para proceder de una determinada manera, previendo que el contratista podr recurrir
posteriormente contra esa decisin.
Normalmente, los puntos de desacuerdo se examinan a fondo, despus de la entrega del equipo
y suele llegarse a algn tipo de compromiso, sin llegar a que la disensin sea sometida a una tercera
persona o a un pleito legal ante los tribunales de justicia.

Adems de los desacuerdos sobre si un determinado trabajo est dentro o fuera de las
estipulaciones del contrato, hay otros problemas que guardan relacin con las obligaciones
contractuales del cliente y con el grado de cumplimiento de dichas obligaciones . Son numerosas las
discusiones que surgen respecto a si el cliente facilit los datos, equipo o servicios a que le obligaban
los tcnicos y plazos de la contrata. Por ejemplo, si en un proyecto determinado la Propiedad viene
obligada a entregar ciertas partes y datos en una determinada fecha, segn se estipul en el contrato,
y estos fueran entregados a tiempo al Contratista, o si hubo problemas con los datos o mal
funcionamiento de los equipos, el Contratista podr presentar una demanda contra la Propiedad por
retrasos inexcusables en los plazos de entrega o par el reembolso del exceso de costes en que incurri
como resultado de la omisin en el cumplimiento de sus obligaciones contractuales.

Por otro lado, el cliente tambin puede presentar reclamaciones contra el contratista por la
falta de cumplimiento de ciertos compromisos contractuales . Si, por ejemplo, las pruebas de aceptacin
del equipo revelan que no se cumplen ciertas normas de exactitud, el cliente puede aceptar una oferta
del contratista para pasar por alto esa exigencia particular o suavizarla de algn modo.
Otros temas susceptibles de prestarse a negociaciones finales son la validez del exceso de
costes, en caso de tratarse de contratos a precio fijo con incentivo, los costes contractuales, la validez
de los gastos generales o administrativos, y otros aspectos contables.

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El ingeniero de proyectos participar en la negociacin final, donde cada tem del contrato es
considerado punto por punto, y en el cual se llega a establecer el precio final y precio definitivo. Cabe
preguntarse dnde est la lgica de negociar un plazo final si el equipo u obra objeto del proyecto fue
ya entregado con anterioridad. Si el proyecto fue entregado con retraso, al Contratista le interesar la
revisin del plazo de la contrata para que el expediente administrativo de la empresa resulte favorable
en ese aspecto. Un Contratista que aspire al xito, ha de mirar siempre al futuro, y las realizaciones
pasadas de la compaa siempre constituyen un punto importante de negociacin.

2.2. Informes sobre el cumplimiento del material entregado

Una vez finalizado el proyecto, el contratista suele verse frecuentemente ante dos
perspectivas: la de firmar un nuevo contrato para encargarse del proyecto o la de asumir la
responsabilidad de corregir las dificultades que pudieran surgir durante el periodo de garanta , que
suele durar de tres meses a un ao. En uno u otro caso, el Contratista tendr acceso a los informes que
describen la marcha y funcionamiento del material entregado.

Tales informes se recogen peridicamente, describindose en ellos el nmero de horas que se

utiliz el equipo, las dificultades experimentadas, las correcciones realizadas, y otros comentarios de
ndole general.

El ingeniero de proyectos analizar cada informe y tabular la informacin para identificar

cualquier tendencia o situacin. As, por ejemplo, si los informes indican que hay una avera reiterante
en un determinado subsistema y el remedio consiste en reemplazar un cierto componente, un anlisis
del diseo revelar muy probablemente la necesidad de reformar la concepcin de subsistema a fin de
que todo marche sin problemas.

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3. COMUNICADO DE FINALIZACIN FORMAL DEL PROYECTO

3.1. Recepcin provisional

Cuando terminan las obras u objeto del proyecto, el Contratista lo comunica a la Direccin
Facultativa y a la Propiedad procedindose, en el plazo fijado en el contrato, a levantar el Acta de
Recepcin Provisional, que se firmar por todas las partes implicadas.

Las obras se dan por terminadas en el momento de firmar el Acta de Recepcin Provisional.

En el Acta de Recepcin Provisional se hacen constar todos aquellos defectos observados y que
debern ser inmediatamente subsanados por el Contratista.
La Recepcin Provisional se tendr por hecha cuando se hayan subsanado aquellos defectos y se
levante el Acta que as lo acredite.

La subsanacin por el Contratista de los defectos que se recojan en Acta debe llevarse a cabo
dentro del plazo que en la misma se fije, atendiendo a la naturaleza y volumen de aquellos. La demora en
que se pudiera incurrir con respecto a ese plazo se considerar normalmente como prolongacin de la
duracin de la obra.

3.2. Plazo de garanta

Efectuada la Recepcin Provisional se inicia un Plazo de Garanta por el plazo acordado en el
contrato, durante el cual el Contratista vendr obligado a reparar los defectos que se produzcan por
vicios de construccin.

La reparacin se efecta normalmente siguiendo las instrucciones de la Direccin Facultativa y

a costa del Contratista en caso de que le fueran imputables dichos vicios.
Normalmente, la Propiedad se reserva el derecho a ordenar a tercera persona las obras
precisas para la reparacin de los defectos o averas detectados en caso de que el Contratista no los
subsanara diligentemente, y afectando de esta forma, en primer trmino, la garanta constituida.

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3.3. Recepcin definitiva

Finalizado el Plazo de Garanta se formaliza la Recepcin Definitiva de las obras, en los mismos
trminos que la Recepcin Provisional.

Una vez realizada sta, y en el plazo estipulado, se valoran los trabajos efectuados durante el
Plazo de Garanta efectuando la liquidacin de los mismos y la devolucin de la garanta .

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