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Material de uso exclusivo de Direccin de Proyectos / Ing. Heyner Ninaquispe Castro, MBA, PMP
Introduccin
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prioridad y la organizacin opte por sacrificar a uno de los dos en aras del objetivo
principal.
Las dificultades con los recursos humanos son las primeras que deberan analizarse,
porque, con frecuencia, son las que mayores reveses generan. La falta de personal no es
el principal problema, sino ms bien tener dentro del equipo a las personas menos
adecuadas. Los conflictos surgen realmente cuando el grupo lo integra gente que no
sabe trabajar en equipo, que no posee las habilidades requeridas, que tiene que atender a
varios proyectos a la vez o que necesita formarse durante mucho tiempo ms antes de
ser productivos.
Por ltimo, no disponer del equipo necesario para realizar las tareas definidas en un
proyecto es un sntoma claro de falta de planificacin y de una gestin mediocre,
aunque no suela ser la causa principal del fracaso de un proyecto.
Caso de estudio: como ejemplo de proyecto que no logr proporcionar los beneficios
esperados y que desbord los costes previstos inicialmente podemos citar el del
Millennium Dome de Londres. Esta construccin se planific con el objetivo de
celebrar la llegada del nuevo milenio y supona la ejecucin de tres subproyectos:
ampliar una de las lneas del metro de la capital britnica, construir el edificio en s y
crear un centro de convenciones y espectculos. Todas las tareas arquitectnicas y de
ampliacin del suburbano se llevaron a la prctica segn el tiempo establecido.
Sin embargo, qued patente que las previsiones de visitas para las exposiciones, actos
culturales y convenciones haban sido desproporcionadas. Debido a la mala fama del
proyecto, la mayora del equipo gestor abandon sus cargos y, a los problemas de
afluencia de pblico, se uni la descoordinacin del nuevo personal, que tuvo que
dedicar mucho tiempo a adaptarse y a tratar de enderezar la situacin. En la actualidad,
el Millennium Dome no tiene ningn uso pblico ni privado, mientras que cada mes
aumenta el coste de mantenimiento para el erario pblico. Para los Juegos Olmpicos de
Londres en 2012 se reconvertir en pabelln deportivo, pero queda claro que en su
concepcin original, el proyecto constituy un rotundo fracaso.
Errores en la comunicacin y la gestin. La planificacin y las estimaciones son
fundamentales en todo proyecto. Una vez hechas las estimaciones sobre el trabajo que
hay que realizar, es necesario establecer quin las llevar a cabo, cmo y cundo.
Existen muchas tcnicas de planificacin disponibles grficos de Gantt, Pert, Wbs,...que, en esencia, lo que hacen es identificar actividades (o tareas) a nivel individual,
establecer su secuencia y asignar los recursos necesarios para ponerlas en prctica. Los
errores cometidos en la utilizacin de estas herramientas son muy frecuentes,
precisamente porque la informacin que se introduce en ellas no suele ser casi nunca la
correcta.
Igual que hay muchos proyectos que se ponen en marcha con metas equivocadas, hay
otros muchos que s tienen marcados los objetivos correctos, pero fracasan precisamente
por la falta de comunicacin de dichos objetivos por parte del gestor del proyecto. Las
metas pueden ser difciles de llevar a la prctica o suponer un reto para el que las
emprende, pero siempre tienen que estar claramente definidas. De no seguirse esta
regla, el traspi puede estar a la vuelta de la esquina. Una buena frmula para saber si
un objetivo est claramente definido es aplicarle el acrnimo SMART (Simple,
Medible, Alcanzable, Realista, en Tiempo).
En 1972, Janis y Mann identificaron un fenmeno que afecta a los grupos de trabajo que
aparentemente funcionan correctamente. Este patrn de comportamiento puede conducir
a la toma de decisiones equivocadas y, en su caso, al fracaso del proyecto. La causa
principal es la falta de comunicacin y se da en aquellos proyectos donde el equipo
mantiene una muy buena sintona y disfruta con su trabajo, donde el equipo no recibe
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crticas del exterior, donde hay un jefe carismtico y su liderazgo es seguido por todos,
donde no se elaboran planes alternativos, donde el equipo de trabajo no analiza de
forma crtica sus determinaciones o donde existe mucha presin para tomar decisiones
rpidas. Estos grupos de trabajo parecen estar aislados en su mundo particular, pero
muy pronto las cosas pueden empezar a torcerse.
Caso de estudio: en 1999, la NASA atraves uno de sus peores momentos cuando la
sonda espacial Mars Climate se perdi en su viaje hacia Marte. La causa fue que se
acerc ms de lo debido a la atmsfera del planeta rojo, una circunstancia para la que la
sonda no estaba preparada. Este ejemplo demuestra la precisin con la que las misiones
espaciales tienen que ser preparadas, porque el error en la trayectoria que sigui la
sonda fue tan solo de un 0,00015 por ciento. El origen del problema se debi a que uno
de los equipos que planific el viaje bas sus clculos en libras de potencia, mientras
que el grupo de trabajo que dise el ordenador de a bordo de la nave lo hizo en
newtons. Como un newton equivale a un cuarto de una libra de potencia, no se
consiguieron los resultados esperados. Este error se descubri a posteriori: haba pasado
desapercibido en la fase de diseo, en todos los controles de calidad y en las pruebas
previas al lanzamiento. Como se ve, por muy profesional y experimentado que pueda
ser un equipo, no est de ms revisar aquellos detalles que a simple vista puedan parecer
obvios.
Aunque las seis categoras descritas cubren la mayora de los factores que pueden
originar el que un proyecto se convierta en una catstrofe, existen otras causas ms
especficas. En particular, podemos sealar como desencadenantes del desastre el estrs
del equipo de trabajo, las disputas legales y la dimensin del proyecto. Las personas que
sufren de estrs (trmino muy distinto a estar cansado o padecer sobrecarga laboral
durante un periodo corto de tiempo) son menos eficientes en el desempeo de sus tareas
y, en los proyectos en que esas tareas estn interrelacionadas, una persona que sufre de
estrs puede perjudicar el desarrollo normal de todo el equipo.
Cuando los abogados se involucran en las disputas entre un proveedor y su cliente, el
desastre puede estar a punto de producirse. Esto no es porque los abogados deseen hacer
dao, sino porque su funcin es la de proteger los intereses de sus representados y ello
lleva a situaciones altamente defensivas. Cuando en la vida de un proyecto aparecen las
reclamaciones (porque no se ha finalizado a tiempo todo o alguna de sus fases, o porque
no se ha entregado el producto o servicio pactado) y toman las riendas los abogados, el
clima del proyecto se calienta demasiado. Las partes dejan de cooperar y cualquier
decisin que quiera tomarse tiene que esperar a la aprobacin de los expertos legales.
En esos casos, algo que se podra haber discutido de manera informal, frente a una taza
de caf, se convierte en un espectculo en el que participan una plyade de directores,
consejeros, abogados, etc.
Los proyectos de pequeas dimensiones y aquellos otros de mayor envergadura cuentan
con sus respectivos y particulares problemas. En general, se considera que los proyectos
pequeos son ms fciles de manejar que los grandes y que la probabilidad de que
ocurra un desastre es menor. Sin embargo, en los proyectos con cientos o miles de
tareas y personas involucradas, el fallo en una de las partes no tiene por qu
desestabilizar el proyecto global. Pero en los proyectos pequeos, donde existen pocas
personas trabajando o incluso una sola, cualquier descuido o problema personal (como
una enfermedad o el cambio de empresa) puede suponer un desastre inmediato.
Despus de leer el prrafo anterior, podra pensarse que resulta mucho ms seguro
trabajar en un proyecto de grandes dimensiones. Sin embargo, esto no es
necesariamente cierto. Los dos principales enemigos de los grandes proyectos son la
complejidad y la interdependencia. Cuando un proyecto supera una determinada
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magnitud, se vuelve tan complejo que puede no ser entendido de forma correcta. De
forma similar, el nivel de relacin entre los distintos componentes de un proyecto puede
ser tan intrincado que hasta la resolucin de un mnimo detalle puede convertirse en una
odisea.
A pesar de que las causas de los desastres que se han comentado anteriormente son
generalmente aceptadas por todos los autores, hay algunos puntos de vista alternativos.
John Seddon considera que todas ellas son, en realidad, sntomas de una falta de
conocimiento inevitable en toda aproximacin al trabajo del tipo ordeno y mando. En
su libro A Better Way to Make the Work, Work (Una forma mejor de hacer que el trabajo
funcione) se centra en la idea de contemplar una organizacin como si fuera un sistema.
Aboga por la integracin de la toma de decisiones con el trabajo: los que las toman son
los mismos que tienen el conocimiento. Las decisiones no deberan venir de una
jerarqua integrada por gente que no tiene los conocimientos necesarios para tomar
dichas decisiones.
Gestin del riesgo
Acabamos de ver cules son los factores ms plausibles que pueden arruinar un
proyecto. Muchos lectores quiz piensen que este tipo de anlisis causal es correcto
cuando se lleva a cabo desde fuera y a posteriori. En parte, tienen razn. Para tratar de
minimizar el peligro de que esos factores trunquen la marcha de un proyecto antes de
que comience (o durante su desarrollo), existen varias tcnicas y, de entre todas ellas, la
Gestin del Riesgo es una de las ms adecuadas y utilizadas.
La Gestin del Riesgo normalmente contempla cuatro etapas iterativas: identificacin,
anlisis, planificacin y seguimiento. En la primera etapa, la de identificacin, lo
importante es que cada uno de los miembros que componen el equipo del proyecto d su
opinin (normalmente subjetiva) acerca de qu riesgos pueden afectar a la marcha del
mismo, cuantificando su gravedad y la probabilidad de que ocurran. En la fase de
anlisis se reunirn todos los posibles riesgos identificados y se clasificarn (ahora de
forma objetiva) en funcin de su posible impacto y probabilidad de ocurrencia. El
siguiente paso es elaborar un plan para lidiar con cada uno de estos peligros. De este
modo se podrn descartar (que no es lo mismo que olvidar, ya que no es seguro archivar
y olvidar un riesgo por pequeo que este sea), disear acciones para impedir que
ocurran o establecer un plan de contingencia para hacerles frente cuando aparezcan.
La ltima fase en la Gestin de Riesgos merece una mencin aparte. Muchos gestores
de proyecto piensan que la evaluacin de los riesgos es una tarea para realizarse
solamente al inicio del proyecto (no olvidemos tambin a aquellos que piensan que la
gestin de riesgos es meramente burocrtica, para quedar bien con el cliente). En otras
ocasiones, son las presiones inherentes al proyecto las que hacen que la evaluacin del
riesgo sea la primera tarea en dejarse a un lado (el papeleo no es prioritario). Sin
embargo, la revisin y evaluacin continuas de los riesgos son un elemento crtico si se
quieren evitar los percances.
Uno de los errores ms comunes en la gestin de riesgos es no ser realista en la
valoracin o, dicho de otra forma, no saber comunicar de forma adecuada cul es el
impacto real o el plan de contingencia que hay que adoptar. Como se ha mencionado
antes, mucha gente considera la evaluacin de riesgos como un mero trmite
burocrtico. No es extrao encontrar documentos que analizan las posibles
complicaciones donde, por ejemplo, ante un peligro de ocurrencia medio y un posible
impacto elevado, se recomiendan soluciones tan difusas y genricas como monitorear
la situacin.
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que se llega a ejercer sobre asuntos como el presupuesto o la duracin de los trabajos o
por la extensin de rumores sin fundamento. Por eso resulta tan esencial elaborar una
estrategia de relaciones pblicas y comunicacin que evite sorpresas desagradables. Su
contenido debe ser la planificacin de qu es lo que se va a decir, quin ser la persona
adecuada para transmitirlo, a qu personas se dirigir el mensaje (a las ms influyentes,
en principio) y cundo y dnde se emitirn los comunicados.
Para concluir este apartado, sealaremos que cada da se hace ms patente que las
relaciones pblicas en la esfera interna de una organizacin son tan necesarias como la
comunicacin con el mundo exterior. Al igual que ocurre en la relacin con los agentes
externos, cuanto antes se desarrolle una campaa de comunicacin interna, mejor
resultar para el proyecto, ya que luchar contra los malos entendidos o contra los
rumores (interesados o no) es lo ms parecido a enfrentarse con un torrente
incontenible.
Caso de estudio: en los Estados Unidos, la marca Dasani, propiedad de Coca-Cola,
ocupa el segundo lugar en el ranking de ventas de agua embotellada. Los ejecutivos de
Coca-Cola quisieron extender el xito de esta marca en Europa y eligieron el Reino
Unido para construir la primera planta embotelladora, con la idea de que funcionara
como cabeza de puente para conquistar todo el mercado europeo.
La principal diferencia entre Dasani y otras marcas europeas (como Perrier, Evian, Spa
u otras) es que, mientras estas ltimas provienen de manantiales naturales, Dasani es
agua corriente (del grifo). Para purificarla, utilizan una tecnologa desarrollada por la
NASA para purificar fluidos en sus naves espaciales: el agua pasa por tres filtros para
limpiar impurezas y finalmente se le aplica un proceso llamado smosis inversa. El
agua que se obtiene de este proceso es tan pura que, de hecho, no tiene absolutamente
ningn sabor, por lo que es necesario aadirle calcio, magnesio y sales para lograr que
tenga un sabor agradable.
El hecho de ser agua corriente hizo que la prensa britnica comenzara a interesarse por
este caso (quin sabe si quizs movidos por algn grupo de presin relacionado con la
industria embotelladora europea). Fue tal la cobertura meditica, que las autoridades
sanitarias iniciaron una investigacin al respecto en abril del 2004. Las conclusiones de
este estudio fueron devastadoras: en algunas muestras de agua se encontraron restos de
bromato por encima de los lmites permitidos por la legislacin vigente en ese
momento.
Coca-Cola se dio cuenta de inmediato de que nadie iba a comprar estas botellas de agua
y decidi cancelar todos sus proyectos en Europa. Es difcil saber si este fracaso se
debi a un error tcnico que permiti que el bromato se mezclara con el agua o a la mala
publicidad que se hizo sobre la fuente original del agua. Lo que s est claro es que los
costes de imagen para Coca-Cola fueron superiores incluso a los costes de cerrar la
planta de embotellamiento.
Recursos Humanos
La implicacin de los departamentos de Recursos Humanos en la mayora de los
proyectos frustrados se reduce muchas veces a la simple advertencia, o incluso al
despido, de los que han sido acusados del desastre. Esto constituye una equivocacin,
porque a lo nico que contribuye es a extender por la organizacin un pernicioso clima
de recriminacin y, adems, rara vez conduce a la solucin del problema. Los
departamentos de Recursos Humanos pueden y deben hacer mucho ms que
simplemente actuar como agencias de colocacin o despido.
En primer lugar, establecer una autntica cultura corporativa abierta, flexible y
cooperativa, donde la informacin es compartida por todos y donde los problemas son
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