Documents - Tips Manual-Workflow PDF

NDICE
INTRODUCCIN .................................................................................................. 3
CONCEPTOS BSICOS ....................................................................................... 4
MEN WORKFLOW ............................................................................................ 6
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA...................................................................... 8
4.1
4.2
DEFINICIN DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ............................................ 8

VISIN GENERAL ............................................................................................. 12
BUSINESS OBJECT REPOSITORY ................................................................ 13

5.1
PROPIEDADES DEL OBJETO ............................................................................... 14
5.2
NUEVO TIPO DE OBJETO ................................................................................... 19
5.3
ATRIBUTOS NUEVOS ........................................................................................ 21
5.4
EVENTOS NUEVOS ............................................................................................ 27
5.5
MTODOS NUEVOS .......................................................................................... 32
5.6
MACROS Y ATRIBUTOS .................................................................................... 46
5.6.1
Definicin atributos ................................................................................ 46
5.6.2
Obtener valores de atributos de la base de datos .................................. 47
5.6.3
Obtener valores de atributos de tipo objeto ........................................... 48
5.6.4
Recuperacin atributos clave ................................................................. 50
5.6.5
Recuperacin parmetros de los mtodos .............................................. 50
5.6.6
Asignacin parmetros salida mtodo ................................................... 51
5.7
STATUS TIPO DE OBJETO .................................................................................. 52
5.8
INSTANCIACIN DE UN OBJETO ........................................................................ 53
DEFINICIN GENERAL DE WF ..................................................................... 56
CONTAINERS ..................................................................................................... 58
TAREAS ................................................................................................................ 61
8.1
CREACIN DE TAREA SIMPLE .......................................................................... 61
8.2
CREACIN WORKFLOW ................................................................................... 79
8.2.1
Pasos de varias lneas .......................................................................... 100
ROLES................................................................................................................. 109
9.1
CREACIN DE PAPELES .................................................................................. 110
9.1.1
Funcin a ejecutar ................................................................................ 113
9.1.2
Competencias ....................................................................................... 117
10
SUPERVISIN DE FECHAS ....................................................................... 126
11
EVENTOS ....................................................................................................... 127

11.1
11.2
11.3
11.4
11.5
PARAMETRIZACIN DE GENERACIN DE EVENTOS ......................................... 128

MODIFICACIN DE DATOS MAESTROS DE PERSONAL ...................................... 129
DOCUMENTOS DE MODIFICACIN .................................................................. 133
GESTIN DE STATUS ...................................................................................... 137
OTRAS MANERAS DE LANZAR UN EVENTO ..................................................... 142
Manual Formacin Workflow
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11.6
11.7
ACOPLAMIENTO DE EVENTOS ........................................................................ 143

CONDICIONES DE INICIO ................................................................................ 144
12
ASISTENTES ................................................................................................. 150
13
CUSTOMIZING ............................................................................................. 151

13.1
13.2
14
PARAMETRIZACIN AUTOMTICA ................................................................. 151

PREFIJOS ........................................................................................................ 152
MONITORIZACIN Y ANLISIS ............................................................. 154
14.1 WORKFLOWS PARA OBJETOS ( SWI6 / SWI14 ) ............................................. 154

14.2 ANLISIS DE WORKITEMS ............................................................................. 157
14.2.1
Work items por tarea ( SWI2_FREQ ).................................................. 158
14.2.2
Anlisis workload ................................................................................. 159
14.3 TRACE EVENTOS ............................................................................................ 160
14.4 GESTIN ........................................................................................................ 164
15
SISTEMAS DE INFORMACIN (WIS) ..................................................... 166

15.1
15.2
15.3
16
CONFIGURAR EL WIS .................................................................................... 167

RELLENAR EL WIS ........................................................................................ 167
CONSULTAR EL WIS ...................................................................................... 167
BUSINESS WOKPLACE .............................................................................. 168
16.1
16.2
16.3
16.4
ANEXOS ......................................................................................................... 170

TRANSMISIN DE WORKITEMS ....................................................................... 172
SUPLENCIAS................................................................................................... 174
REFRESCAR ENTORNO ORGANIZATIVO ........................................................... 177
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1 Introduccin
SAP Business Workflow es una herramienta de SAP para automatizar y coordinar
procesos funcionales entre aplicaciones, que ocurren frecuentemente de una forma
similar o idntica, con la participacin de varias personas o departamentos y que
requieren un alto nivel de participacin.
Un sistema de Gestin Workflow facilita el procesamiento de procesos estructurales, y
la automatizacin de tareas.
El Workflow en SAP se caracteriza por:
Estar basado en los Business Objects de SAP y en la programacin orientada a

objetos.
Integrar las herramientas de PD y HR con la ejecucin de circuitos de negocio.
Estar incorporado en un nivel de integracin sobre el nivel de transacciones.
No cambiar ni restringir la funcionalidad y operabilidad de las transacciones
existentes. Ni aadir funcionalidad ( a nivel de mdulos ) no existente en SAP.
Realizar a travs del Office de entrada (Inbox) de SAP las tareas de cada usuario y
no necesitar trabajar desde el men Standard.
Permitir ejecutar las tareas desde aplicaciones externas a SAP.
Las ventajas que proporciona un sistema workflow son las siguientes:
Reduce la complejidad de los procesos empresariales.

Incrementa la responsabilidad individual de los empleados.
Agiliza la actividad interna y externa de la empresa.
Reduce el papeleo.
Mejora la calidad del trabajo.
Es aplicable a la prctica totalidad de los procesos empresariales.
Perfectamente integrado en la funcionalidad estndar SAP.
Proporciona informacin muy detallada sobre los procesos internos realizados en
el sistema a travs del WIS (Workflow Information System).
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2 Conceptos bsicos
Tipos de objeto: Los tipos de objetos son definidos con sus mtodos, atributos y
eventos en el Repositorio de Objetos (BOR: Business Object Repository).. Es la
Unidad bsica de un proceso de workflow. Identifica la entidad a procesar por el
flujo de trabajo. Por ejemplo: Material, proveedor, pedido,.
Evento: son seales que desencadenan acciones: por ejemplo el inicio del
workflow.
Workitem: Mensaje que le aparece a un usuario en el Inbox del Workflow,
correspondiente a un paso de workflow cuya ejecucin es de su competencia.
Cuando el usuario hace doble click en el workitem, puede ejecutar el paso de
workflow.
Carpeta entrada del workflow (Inbox): Es donde van a aparecer los mensajes
workflow (workitems) cuando stos se produzcan. A travs del Inbox ejecutaremos
los diferentes pasos del workflow.
Tarea: es la ejecucin de un mtodo sobre un objeto ( Ej.: visualizar pedido). Es el
componente esencial del flujo de proceso.
Modelo de Workflow: Definicin y flujo de proceso de un conjunto de tareas.
Estructura organizativa: Define el plan organizativo de la empresa. Esto nos
permitir asignar usuarios SAP a cada paso del workflow.
Nomenclatura utilizada en funcin del tiempo de ejecucin / definicin:

DEFINICIN
EJECUCIN
Tipo de Objeto = Entidad a procesar.

Ej. EMPLOYEET (Empleado)
Objeto = Instanciacin del Tipo de

Objeto.
Ej. Empleado 0000184
Workitem = cualquier Tarea que est
instanciada.
Ej. Encontrar empleado 0000184
Tarea = Accin a realizar con un objeto.

Ej. TS 20000153 Encontrar empleado
Definicin de un Workflow = Conjunto de

tareas relacionadas.
Ej. WS 01200003 Encontrar y bloquear
empleado
Agentes Posibles = son todas las personas
que pueden ejecutar una Tarea
Ej. Tarea ejecutable por cualquier
posicin con funcin de jefe de rea.
Instanciacin de un Workflow
Ejecucin concreta
Ej. Encontrar y bloquear empleado
0000184
Agentes Seleccionados = son las
personas que se seleccionan para
realizar una tarea en tiempo de
ejecucin
Ej. Tarea se ejecuta slo para jefe de
rea del rea de empleado del
workflow
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Esquema de funcionamiento
Ejemplo sencillo de Workflow: Alta empleado
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3 Men workflow
Toda la funcionalidad de workflow la podemos encontrar en:
Si no deseamos trabajar desde el men principal, a travs de SWLD accedemos a un

men especfico para workflow:
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A partir de ahora trabajaremos desde este men.
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4 Estructura organizativa
La estructura organizativa es necesaria para asignar responsabilidades sobre cada una
de las tareas del Workflow.
Podemos definir a travs de las herramientas de Workflow una estructura organizativa
especfica sin necesidad de crear una en el mdulo de PD, aunque es aconsejable
utilizar la misma para evitar doble mantenimiento.
Una estructura organizativa puede utilizarse, y es lo ms conveniente, en varios
workflows.
Tal y como hemos mencionado anteriormente, la estructura organizativa servir para
definir las responsabilidades de cada paso del proceso, que podrn ser uno o ms
usuarios. El usuario que primero atrape el workitem ser el que ejecute la tarea.
Para la implantacin de estructuras organizativas no es necesario tener el mdulo de
RRHH. Podemos representar la estructura de la organizacin o de la empresa mediante
la herramienta proporcionada por el WF. De esta forma podremos asignar responsables
a las tareas de forma dinmica a travs de un puesto de trabajo, funcin, unidad
organizativa, usuario, etc. Para ello tendremos que definir:
UNIDAD ORGANIZATIVA (O): Jerarquas empresariales

Ej. Departamento de Administracin de Personal
FUNCIN (C): Tareas generales asociadas en la empresa una determinada posicin
Ej. Director de rea, Jefe de Dpto., Secretaria...
POSICIN (S): Lugar ocupado por una persona para desempear una funcin
Ej. Jefe Dpto. Compras, Secretaria Dpto. RRHH...
USUARIO (US): Usuario SAP destinatario de la tarea
Ej. Usuario nmero E00000184
PERSONA (P): Personas de la estructura organizativa
Ej. N de personal 00000184
4.1 Definicin de una estructura organizativa

Toda la gestin de estructura organizativa la encontraremos:
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A partir de la transaccin PPOSE definiremos la estructura organizativa

procediendo de la siguiente manera:
1. Crear las unidades organizativas (O) y situarlas por ordenacin jerrquica.
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2. Crear las posiciones y funciones. Colgar las posiciones (S) de cada unidad
organizativa, y asignar a funciones a cada posicin. Las funciones no tienen
relevancia a la hora de encontrar el responsable de la tarea.
3. Luego se realiza la asignacin de usuarios (US) y/o personas (P) a las

posiciones.
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4. Es posible designar una de las posiciones de cada unidad organizativa como su

responsable.
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Las tareas podrn ser direccionadas dinmicamente al responsable de la unidad

organizativa del usuario que ejecut el ltimo paso.
Existen funciones en SAP que a partir de una posicin o usuario o persona, calcula
su responsable de unidad
4.2 Visin general
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5 Business Object Repository

La arquitectura del Workflow est basada en el Tipo de Objeto. Un tipo de objeto
cumple las propiedades necesarias e imprescindibles de la programacin orientada a
objetos: encapsulamiento, herencia y polimorfismo.
La herramienta que proporciona SAP para crear, modificar o visualizar objetos es el

Business Object Builder y la encontraremos en la transaccin SWO1:
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En la pantalla siguiente escribiremos el nombre del objeto:
5.1 Propiedades del objeto

Un tipo de objeto contiene los siguientes elementos:
DATOS BSICOS: Relaciones con supertipos, status. Atributos y mtodos por

defecto.
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Obtendremos los datos bsicos haciendo doble-click sobre el cdigo del objeto.
INTERFACES: Atributos, mtodos y eventos predefinidos.

CAMPOS CLAVE: Identificacin de un objeto.
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ATRIBUTOS: Son las propiedades de un objeto. Pueden hacer referencia a otro

objeto.
Pueden servir para controlar el flujo de proceso de un Workflow (condiciones),
tambin pueden hacer referencia a un campo de la BD ( cdigo autogenerado) o
pueden ser virtuales (cdigo ABAP de cliente) y pueden ser multilnea (infotipos
0008 vigentes en un ao).
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MTODOS: Son las acciones permitidas sobre un objeto.

Encapsulan la funcionalidad de la aplicacin SAP y el cdigo es transparente
para el usuario.
Hacen referencia a transacciones, mdulos de funcin, etc.
Pueden ser sncronos o asncronos.
Mtodos sncronos: el mtodo es llamado, asume el control del proceso y
confirma el resultado del proceso. Permiten parmetros import y export,
resultado y excepciones. (Ej.: visualizar material).
Mtodos asncronos: el mtodo es llamado y corre sin conexin al emisor. Slo
permite parmetros import y no confirma resultado (Ej.: crear material)
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EVENTOS: Describen el cambio en el status de un objeto.

Slo son definidos en el tipo de objeto, pero son disparados fuera del tipo de
objeto, en la aplicacin. No poseen cdigo implementado.
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La definicin de este tipo de objeto quedar implementada en un programa ABAP.

Dicho programa podr ser editado siempre que queramos, para realizar las
modificaciones oportunas. Todo tipo de objeto va a tener un programa ABAP
asociado.
Si no existe el tipo de objeto que necesitamos para el workflow podemos crearlo a
partir del Business Object Builder.
Observacin:
Todos los elementos que aparecen con el smbolo
obsoletos y no se recomienda su utilizacin.
quieren decir que estn
5.2 Nuevo tipo de objeto

Si un Tipo de Objeto no cumple todas las funcionalidades necesarias para nuestro
Workflow podemos crear un Subtipo para ese Tipo de Objeto que heredar todo su
cdigo, propiedades y funcionalidad (ej. ZBUS1001) y aadirle nuevos atributos,
mtodos y/o eventos.
Para ello procederemos de la siguiente manera: desde la transaccin SWO1
escribiremos el tipo de objeto principal y con el botn
subtipo deseado.
crearemos el
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Nos aparece la siguiente pantalla donde indicamos:

Tipo Objeto: Nombre interno del nuevo objeto
Objeto: Nombre descriptivo del objeto
Denominacin: Denominacin del objeto, con un valor que permita su
bsqueda con facilidad
Descripcin breve
Programa: Nombre del programa en el que quedarn implementados los
atributos y mtodos del objeto
Aplicacin: Entorno empresarial al que pertenece el objeto.
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Una vez cumplimentados los campos tenemos el objeto creado.
A este objeto podemos aadir:
Interfaces
Atributos
Mtodos
Eventos
5.3 Atributos nuevos

Nos situamos sobre la carpeta atributos
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y con el botn de crear
nos aparece la siguiente pantalla:
El atributo a aadir puede ser un campo del diccionario ABAP, diremos si o no

segn proceda
Si es un campo del diccionario ABAP, nos aparecer una pantalla en la cual
indicaremos la tabla a la que pertenece el campo. Al hacer Enter obtendremos la
lista de campos de esta tabla, con los ya asignados marcados.
Marcaremos el campo que deseamos introducir, por ejemplo BSTME, y haremos

enter otra vez.
Nos aparece la siguiente pantalla con la informacin del campo a introducir,
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y con el botn
ya tenemos dado de alta el atributo nuevo
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Si el atributo no corresponde a un campo del diccionario ABAP nos aparecer la

siguiente pantalla:
En ella indicaremos las caractersticas del atributo, por ejemplo, lista de los centros
en los que est dado de alta el material.
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Una vez dado de alta el material debemos implementarlo.

Para ello nos situamos sobre el atributo creado
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y con el botn
nos aparecer la siguiente pantalla:
Diremos que si y obtendremos el cdigo de programa donde indicaremos de donde

se obtiene dicha informacin.
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5.4 Eventos nuevos

Nos situamos sobre la carpeta eventos

nos aparece la siguiente pantalla, en la que indicaremos
el identificador del evento, la denominacin y la descripcin:
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Una vez creado el evento podemos asignarle parmetros. A travs de los parmetros
pasaremos la informacin al workflow.
Nos situamos sobre el evento y a travs del botn
siguiente pantalla:
nos aparece la
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Con el botn
nos aparece, al igual que los atributos, la posibilidad de crear los
parmetros a partir del diccionario ABAP.
Indicamos la tabla del diccionario y seleccionamos los campos correspondientes a

los parmetros
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Para cada campo indicamos el identificador, la denominacin y el significado y con

el botn
crearemos el parmetro
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As tendremos los parmetros creados:
5.5 Mtodos nuevos

Nos situamos sobre la carpeta mtodos
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Nos aparecer la opcin de crear el mtodo como modelo de un mdulo de

funciones.
Si creamos el mtodo como mdulo de funciones deberemos indicar el mdulo de
funcin a utilizar como modelo, el nombre del mtodo, la denominacin y la
descripcin breve, y los atributos:
Pasamos a la siguiente pantalla donde nos aparecern los parmetros del mtodo,
que se crearn automticamente a partir de los imports, exports, y tablas de la
interfaz del mdulo de funciones:
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pasamos a la siguiente pantalla donde acabaremos de implementar el mtodo:
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y as habremos creado el mtodo:
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con el botn
vemos el cdigo del mtodo generado, donde podremos
realizar las modificaciones que consideremos oportunas:
Si no creamos el mtodo como modelo de un mdulo de funcione nos aparecer la

siguiente pantalla:
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En ella indicamos el nombre del mtodo, la denominacin, la descripcin breve y

los atributos.
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En la pestaa ABAP identificamos a el mtodo con el objeto a ejecutar: transaccin,

report,...
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As tenemos creado el mtodo
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Una vez creado el mtodo creamos los parmetros de la misma manera que lo
hemos hecho para los eventos
Indicamos la tabla de base de datos y marcamos los campos que definirn los
parmetros:
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Informamos las caractersticas de los parmetros:
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y as tenemos creados los parmetros:
Ahora debemos implementar el mtodo, para ello nos situaremos sobre el nombre
del mtodo y con el botn
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y obtenemos el cdigo del mtodo:
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Observamos que al haber definido los parmetros antes de la implementacin, ya nos

aparece en el mtodo la definicin de variables correspondientes a los parmetros.
Igualmente se recuperan los valores de los parmetros, y son enviados a memoria
segn los campos de entrada en la transaccin.
Aqu revisamos el cdigo y realizamos las modificaciones que consideremos
pertinentes.
5.6 Macros y Atributos

Las macros indicadas a continuacin, nos permitirn en la instanciacin de atributos y
mtodos, recuperar y asignar valores a las propiedades del objeto y a los parmetros
de los mtodos.
5.6.1 Definicin atributos
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Los atributos creados aparecern declarados de la siguiente manera en el programa

asociado al objeto
Para los atributos que corresponden a objetos se declararn tipo SWC_OBJECT y

los que corresponden a algn campo de una tabla de la Base de Datos, se define
una variable _NombreTabla con estructura la tabla de la base de datos
5.6.2 Obtener valores de atributos de la base de datos
Definimos una variable con la estructura la tabla de la base de datos
Ejemplo: I_MARA like mara.
Realizamos la seleccin a la tabla segn los criterios establecidos asignndolos a
la variable definida.
Ejemplo: Select single * into I_MARA from MARA client specified
Where mandt = sy-mandt and
Matnr = object-key-material.
Asignamos el valor de nuestra variable al atributo del objeto.
Ejemplo: OBJECT-_MARA = I_MARA.
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5.6.3 Obtener valores de atributos de tipo objeto

Ejemplo: Vamos a obtener los pedidos a los que pertenece un material
Definimos una variable de tipo objeto.
Ejemplo: DATA PORDER TYPE SWC_OBJECT.
Obtenemos los pedidos del material. Para cada pedido ( EBELN ) creamos su
objeto con la macro SWC_CREATE_OBJECT &1 &2 &3 donde:
&1: Variable de tipo objeto
&2: Nombre del objeto
&3: Valores de los campos clave del objeto
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Ejemplo: SWC_CREATE_OBJECT PORDER 'BUS2012 EBELN.

Una vez creado el objeto, lo aadimos al atributo del objeto.
Ejemplo: APPEND PORDER TO OBJECT-PURCHASEORDER.
Una vez aadidos todos los pedidos, asignamos el valor al atributo con la macro
SWC_SET_TABLE CONTAINER &1 &2 &3 donde:
&1: CONTAINER
&2: Nombre del atributo
&3: Valores a asignar
Ejemplo: SWC_SET_TABLE CONTAINER 'PurchaseOrder' OBJECTPURCHASEORDER.
Observacin:
Utilizaremos la macro SWC_SET_TABLE porque el atributo consta de varias
lneas, si no utilizaramos SWC_SET_ELEMENT
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5.6.4 Recuperacin atributos clave

Obtendremos los valores de los campos claves con la siguiente instruccin:
OBJECT-KEY-XXXXXXX donde XXXXXXX es el identificador del campo
clave.
Ejemplo: OBJECT-KEY-MATERIAL.
5.6.5 Recuperacin parmetros de los mtodos
Obtendremos el valor del parmetro de entrada con la siguiente macro
SWC_GET_ELEMENT &1 &2 &3 donde:
&1: CONTAINER
&2: Identificador del parmetro de entrada
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&3: Variable a la que asignaremos el valor
Ejemplo: Mtodo Edit con parmetro de entrada SKIP_1ST_SCREEN

Observacin:
Si el parmetro fuera de varias lneas utilizaramos la macro SWC_GET_TABLE
5.6.6 Asignacin parmetros salida mtodo
Asignaremos valor al parmetro de salida con la siguiente macro
SWC_SET_ELEMENT &1 &2 &3 donde:
&1: CONTAINER
&2: Identificador del parmetro de entrada
&3: Valor a asignar
Ejemplo: Mtodo Edit con parmetro de salida RETURN
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Observacin:
Si el parmetro fuera de varias lneas utilizaramos la macro SWC_SET_TABLE
5.7 Status tipo de objeto

Cada tipo de objeto y sus componentes puede tener uno de los siguientes Status:
Modelado: no est todava programado

Implementado: el programa est implementado, pero la funcionalidad no est
permitida
Liberado: puede ser ejecutado.
Obsoleto: el objeto no es vigente.
Modificaremos el status del objeto o del cualquier componente del objeto a partir
del men:
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5.8 Instanciacin de un objeto

Podemos testear los atributos y mtodos de un objeto a partir del botn
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Con el botn de crear instancia

atributos clave del objeto
nos aparece una pantalla con los
Una vez introducida los campos claves, nos aparece una pantalla con los atributos
calculados y la opcin de poder testear los mtodos del objeto.
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6 Definicin general de WF
Un workflow est formado por diferentes pasos de procesos. Entre los pasos podemos
distinguir de dos tipos bsicos:
Pasos que se refieren a actividades de negocio y/o dilogo: actividades y

decisiones de usuario.
Pasos para control interno del proceso workflow: condicin, loop, operacin de
container.
La secuencia de proceso de los pasos depender del resultado de los pasos precedentes.
Workflow Builder es la herramienta para definir y modificar workflows. Crearemos
diversos pasos segn la funcionalidad definida.
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Los pasos puede ser uno de los siguientes tipos:
As, en un workflow podemos definir procesos en paralelos, bifurcaciones, loops, etc

En el Workflow Builder encontramos las siguientes opciones:
Navegacin
Modularizacin en bloques
Copiar, cortar, pegar y borrar
Impresin (Detalle/Esquema)
Verificacin y activacin
Referencia al diccionario
Un workflow permite programacin de Deadlines, pasos que tienen una fecha mxima
de inicio, de finalizacin,...
Pasos de Implementacin
1. Identificar los eventos estndar que lanzan en el proceso a modelizar con el Trace
de Eventos.
2. Identificar los objetos estndar de dichos eventos y su estructura (atributos y
mtodos).
3. Identificar los modelos workflow que estn ligados a dichos objetos y eventos.
Partir de una copia de dichos modelos en caso de aproximarse a nuestra
funcionalidad.
4. Analizar en el proceso las diferentes tareas, qu se realiza en cada una de ellas y
cmo reproducirlas mediante mtodos o funciones estndar.
5. Identificar cuando y bajo que condicionantes se ejecutan las diferentes tareas.
6. Identificar cmo determinar quien es el responsable de cada paso.
7. Analizar subprocesos repetitivos crear llamadas a subworkflows.
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7 Containers
Para que un workflow opere de forma consistente es necesario que los datos requeridos
por el workflow, los eventos, las tareas, los roles y los mtodos pasen de una entidad a
otra.
As, el container de un elemento (p.e.: de una tarea) es la interfase que sirve para pasar
datos de una entidad a otra. Es similar a la interfase de un mdulo de funciones.
As todos los elementos estn encapsulados, aunque no todos los datos son visibles
entre ellos.
Los containers son requeridos para almacenar la informacin en una estructura
estndar.
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Los containers los podemos encontrar en:
Container de la tarea: siempre contiene dos elementos principales:

_WI_Object_Id: almacena el objeto a procesar en la tarea.
_WI_Actual_Agent: pasa el agente seleccionado y ejecutor al resto del
Workflow
Container del workflow: siempre contiene un elemento principal:
_WF_Initiator: almacena el nombre del usuario que inici el Workflow.
El resto de containers funcionan igual y en todos los casos es posible, si es necesario,
aadir ms elementos al container.
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Flujo de datos
Proceso:
Direccin:
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Contenido:
Hay varias maneras de informar o modificar los datos del Container de un Workflow:
Desde los elementos del container del evento Desencadenante.

Con un paso de Operacin Container
Desde los resultados de una tarea
8 Tareas
Tenemos 4 tipos de tareas diferentes, englobadas en tareas simples y mltiples:
Tareas Standard (TS)

Tareas simples ya existentes proporcionadas por SAP, independientes de
mandante.
Tareas Cliente (T)

Tareas simples dependientes de mandante
Tareas Workflow (WF)

Tarea mltiple que engloba a varis tareas simples dependientes de mandante,
definidas por el cliente en anteriores versiones.
Modelos Workflow (WS)

Tarea mltiple que engloba a varis tareas simples independientes de mandante.
Observacin:
A partir de la 4.6 slo se permite crear Tareas Standard y Modelos Workflows.
Las tareas simples son los elementos centrales del sistema workflow. Se utilizan en
pasos de un Workflow de tipo Actividad. Tambin pueden ejecutarse sin estar incluidas
dentro de un Workflow.
Para definir una tarea es necesario haber definido previamente:
Quien ejecutar la tarea
Que trabajo debe realizar
Que mensaje debe enviar
8.1 Creacin de Tarea Simple
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Podemos crear una tarea desde el men SWLD, en la carpeta Herramientas de

definicin, en Tareas/Grupos de Tareas
Ejemplo: Crearemos una tarea simple que visualice la lista de material de un

material.
Con la opcin de crear nos aparece la siguiente pantalla:
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Introducimos el tipo de tarea que deseamos crear y con el botn

definir las propiedades de la tarea.
pasaremos a
En esta pantalla introducimos el nombre de la tarea (sigla), y su descripcin

(denominacin) y se le asigna un objeto y un mtodo de ese mismo objeto que ser
la accin a realizar por esta tarea.
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Ejemplo:
Del objeto creado ZBUS1001 asignamos el mtodo ListaMat.
Una vez asignado el mtodo el sistema nos pide adaptar automticamente los
elementos del mtodo.
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De esta manera SAP detecta automticamente los parmetros definidos en el mtodo

y crea las definiciones necesarias en los parmetros de la tarea (container).
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De esta manera podremos pasar los datos de la tarea al mtodo.
Definir texto Tarea

En el campo Texto de WorkItem introducimos una breve descripcin de la tarea.
Dicha descripcin es la que le aparecer al usuario en el inbox, como pasos
pendientes de ejecutar.
En esta descripcin podemos aadir variables del sistema, informacin de la tarea.
Lo haremos de la siguiente forma:
Nos situamos dentro del campo Texto WorkItem en la posicin en la que deseamos
que aparezca el dato nuevo y pulsamos el botn
pantalla:
. Nos aparecer la siguiente
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Seleccionamos el dato a introducir, por ejemplo: el cdigo del material

correspondiente al objeto ZBUS1001 que defina el mtodo a ejecutar.
Y el dato nos aparece en el texto WorkItem.
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Pasar valores
El mtodo asignado a la tarea puede tener creados parmetros de import y export
necesarios para ejecutar la accin especificada en el cdigo del mtodo. Estos
parmetros sern informados a travs de los datos del container de la tarea.
Pasaremos dichos datos de la siguiente manera:
En la pantalla de Dat.bsic., donde se especifica el mtodo a ejecutar
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pulsaremos el botn
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En esta pantalla definimos el traspaso de informacin de la tarea al mtodo previa a

la ejecucin de la accin y del mtodo a la tarea una vez se haya finalizado la
accin.
Ejemplo: Paso de parmetros de la tarea al mtodo ListaMat
Nos situamos en la ventana correspondiente al traspaso Tarea -> Mtodo
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Sobre los campos situados en los datos de la tarea, con la ayuda podemos obtener la
informacin que es posible traspasar. Seleccionamos el cdigo de material
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Realizamos la misma accin pero en los datos correspondientes al mtodo, y

seleccionamos tambin el material.
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De esta manera hemos pasado el cdigo de material de la tarea al mtodo.
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Tambin podemos realizar esta accin situndonos sobre el elemento a asignar y

arrastrando el ratn hasta el lugar de asignacin.
Realizamos la misma accin para el resto de parmetros del mtodo: centro y
utilizacin de la lista y el resultado es el siguiente:
Descripcin de la Tarea
El usuario una vez recibe el workitem en su inbox, si acepta el workitem le puede
aparecer informacin ms detallada sobre la tarea a realizar. Esta informacin la
indicaremos en la descripcin de la tarea.
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Con el botn
editamos la descripcin y la modificamos
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Para incluir informacin del container de la tarea, nos situamos en la posicin en la

que deseamos incluir la informacin y por el men:
Nos aparece una pantalla con toda la informacin posible que podemos aadir:
Seleccionamos por ejemplo el material:
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Eventos desencadenantes
En una tarea podemos definir que evento de un objeto puede desencadenar dicha
tarea.
De la misma manera que en el mtodo con el botn

del evento a la tarea:
pasaremos la informacin
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Una vez asignado el evento desencadenante es necesario activarlo. Para ello nos
situaremos sobre el rombo gris y haremos doble-click. Una vez activado nos
aparecer un crculo verde.
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Responsable de la tarea
Asignaremos los agentes posibles desde Datos adicionales Asig. Responsables
Actualizar, es decir especificaremos que usuarios recibirn y podrn ejecutar en
principio la tarea ( workitem ).
Tarea especfica: algunos elementos de la estructura organizativa
Tarea general: cualquier usuario SAP ser posible ejecutor del workitem
Ejecucin en fondo:
Que una tarea se ejecute en fondo depender de la definicin del mtodo.
Confirmacin fin de procesamiento:
Si se selecciona esta opcin, despus del tratamiento de este paso el sistema espera
confirmacin explcita del fin del tratamiento. Permite aadir un anexo o tratar un
objeto con el mismo mtodo en varias ocasiones (Ejemplo: modificar pedido).
8.2 Creacin Workflow

Partiendo de la misma opcin de men que la creacin de tareas simples, podemos
crear circuitos workflow.
Indicaremos en el campo tipo tarea Modelo workflow.
Indicar, que muchas de las opciones explicadas para las tareas simples, son
aplicables a los workflows.
Ejemplo: Vamos a crear un workflow que visualice la lista de material utilizando la
tarea creada en el apartado anterior.
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Con el botn
obtenemos la pantalla donde indicaremos el identificador de
workflow, denominacin y texto del workflow.
Pasamos a la pestaa Event.desencadenantes
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En ella indicamos el tipo de objeto y el evento, que cuando sea disparado en el

sistema, debe provocar que se inicie el workflow.
Ahora desde la pestaa Container
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creamos un elemento que sea de tipo objeto y correspondiente al tipo de objeto del
evento que desencadena el workflow:
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Definimos las propiedades
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Podemos asignarle un valor inicial
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Cuando explicamos la creacin de eventos para un tipo de objeto, vimos que se

podan asociarle parmetros. Si deseamos que esta informacin sea traspasada al
workflow, debemos crear en el container del workflow, elementos definidos de la
misma manera que en el evento.
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Ahora vamos a ver como traspasar la informacin del container del evento al
container del workflow.
Volvemos a la pestaa de Event. Desencadenantes y seleccionamos el evento
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Con el botn de flujo de datos , obtenemos la pantalla de siempre para

intercambio de informacin donde indicaremos los valores a traspasar del container
del evento al container del workflow.
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Volvemos a la pestaa de datos bsicos para acceder a la pantalla de definicin del

workflow, a partir del Workflow Builder.
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A partir de esta pantalla definimos el circuito:
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Hacemos doble-click sobre el paso indeterminado, y nos aparece una lista de los
posibles tipos de pasos a asignar.
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Como ejemplo, vamos a crear un paso de tipo actividad para asignar la tarea simple
creada en el apartado anterior que nos permita visualizar la lista de material para un
material dado.
Obtendremos la pantalla siguiente donde indicaremos la tarea correspondiente al
paso:
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Una vez indicada la tarea, el sistema nos propone crear automticamente el flujo de
datos entre el workflow y la tarea:
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Una vez comprobado y aceptado el flujo de datos que nos propone el sistema,
obtenemos la pantalla de definicin de flujos de datos para realizar las
modificaciones pertinentes.
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Volvemos a la pantalla de definicin y asignacin de la tarea para asignar el

responsable:
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Observamos las diferentes maneras que tenemos de asignar o determinar

responsables. Asignamos por ejemplo un usuario de SAP
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Con el botn
damos por finalizado la definicin del paso.
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Grabamos el workflow y realizamos su verificacin a travs del botn

obteniendo en la parte inferior el resultado de la verificacin
Igualmente lo activamos con el botn

activacin
obteniendo el resultado sobre su
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A continuacin activaremos el evento desencadenante para que el workflow sea

iniciado en cuanto sea disparado el evento.
Para ello volvemos a la pestaa de Event.desencadenante
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Nos situamos sobre el smbolo
correspondiente al evento que deseamos activar.
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8.2.1 Pasos de varias lneas

Habr pasos que nos interese que se ejecute un nmero indeterminado de veces, en
funcin de los valores que tenga un elemento del container de varias lneas.
Ejemplo:
En el workflow definido para visualizar lista de materiales de un material y centro,
nos podra interesar visualizar todas las listas de material para un material y para
todos los centros en los que estuvieran dadas de alta estas listas.
Para ello es necesario tener definido en el container del workflow un elemento de
varias lneas correspondiente al tipo de dato que nos va a determinar el nmero de
pasos a ejecutar.
En nuestro ejemplo definimos un elemento Centro correspondiente al campo
MAST-WERKS
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Lo definimos de varias lneas
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En la definicin del paso de workflow vamos a la pestaa Otros
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En el campo Elemento de varias lneas indicamos el elemento del container de

varias lneas que nos va a determinar el nmero de veces que ejecutaremos este
paso.
En nuestro ejemplo, el elemento Centros.
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Volvemos a la pestaa Control
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y volvemos al flujo de datos
y al elemento de la tarea le asignamos el elemento del container de varias lneas

correspondiente.
En el ejemplo: al elemento del container de la tarea Plant le asignamos el elemento
del container de workflow Centros
Para ello desplegamos la ayuda de los elementos del container
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y observamos que existe un elemento que pone centros() que corresponde al

ndice de Centros. Debemos asignar este elemento en el flujo de datos.
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Un vez volvemos a la definicin del workflow observamos que el paso aparece

como varios pasos superpuestos.
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9 Roles
Los Roles sirven para asignar la responsabilidad de ejecucin de una tarea, a una
persona de forma dinmica y restringir el nmero de agentes posibles de una tarea.
Hay veces en que las responsabilidades para procesar una tarea son especificadas en
tiempo de ejecucin en funcin de los valores que tengan unos parmetros
determinados, parmetros de rol. Los roles pueden ser:
de mdulo de funcin de ABAP/4

de competencia
de Objetos Organizativos
Al asignar un rol a un paso con tarea, el rol devuelve uno o ms usuarios, que de no
coincidir con ninguno de los agentes posibles asignados al definir la tarea, provoca el
fin del Workflow ( stop ) => no existen agentes seleccionados.
Cada uno de los agentes seleccionados recibir en su inbox el mismo Workitem de la
tarea. El primero que lo procese se quedar con l y desaparece del resto de inboxs
automticamente.
Observacin:
Normalmente se definir la tarea como Tarea General, y la asignacin de responsable se
realizar en el mismo paso de Workflow en que se ejecuta esta tarea.
Los roles tambin reciben los siguientes nombres:
de funciones standard
de papeles
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de reglas p.asignacin de responsables
9.1 Creacin de papeles

Observacin:
Pondremos como ejemplo la creacin de un papel para determinar el responsable de
un centro dado.
Desde el men de workflow, en la carpeta de Herramientas Def.
A partir de la opcin Crear, nos aparece la siguiente pantalla
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Con el botn de crear
obtenemos una nueva pantalla:
En los datos bsicos indicaremos la sigla que nos identificar la regla y una
descripcin de la regla.
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Si desplegamos la ayuda del Tipo de regla obtenemos todos los tipos que podemos
definir:
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Estudiaremos las siguientes:
F: Determinacin responsable: Funcin a ejecutar

R: Determinacin responsable: Competencias
9.1.1 Funcin a ejecutar

Una vez se ha asignado el tipo F como regla nos aparece un nuevo campo en el
que informaremos de la funcin que segn los valores del container del papel
determinar los responsables del paso o de la tarea.
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La funcin deber tener los siguientes parmetros
donde
ACTOR_TAB: Aqu indicaremos los responsables calculados segn la

informacin obtenida de AC_CONTAINER.
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Actor_tab tiene la estructura SWHACTOR, as en el campo OTYPE

indicaremos el tipo de responsable ( Usuario, Posicin, Ver Unidad
Organizativa ), y en el campo OBJID indicaremos el identificador del
responsable.
AC_CONTAINER: De aqu obtendremos la informacin necesaria para
determinar los responsables a informar en ACTOR_TAB.
Ejemplo:
donde:
Pg.: 115/178
INCLUDE <CNTAIN>: Include en el que tenemos las macros necesarias

para leer y pasar datos del container.
SWC_GET_ELEMENT AC_CONTAINER Centro Centro:
Obtenemos del container la informacin necesaria para determinar los
responsables
RESULT_TAB-OTYPE = US: Indicamos que el responsable ser un
usuario.
CASE CENTRO ENDCASE: Segn el centro dado asignamos un
usuario.
APPEND RESULT_TAB TO ACTOR_TAB: Una vez hemos obtenido
los responsables los aadimos a la tabla ACTOR_TAB.
Ahora debemos definir en el container los elementos correspondientes a la

informacin necesaria para determinar los responsables, en nuestro caso en Centro
Y grabaremos el papel al cual SAP le asignar un nmero
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9.1.2 Competencias
Asignaremos como tipo de regla la R.
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Definimos en el container los elementos correspondientes a la informacin

necesaria para determinar los responsables, en nuestro caso el Centro
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Una vez definidos los elementos del container, pasamos a definir las
competencias. Las competencias corresponden a las combinaciones de valores que
pueden tener los elementos del container. A cada combinacin se le asignar un
responsable.
Con el botn
nos aparece la siguiente pantalla, en la que identificamos la
competencia a crear y asignamos un periodo de validez:
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A continuacin damos valores a los elementos del container:
Pg.: 120/178
Grabamos y nos deber aparecer la competencia como completa.
Volvemos a la pantalla principal y creamos tantas competencias como

necesitemos para la asignacin de responsable.
Pg.: 121/178
Observacin:
Cuando indiquemos * en el valor de un elemento del container, querremos indicar
todos los valores posibles.
Asignacin de responsable
Nos posicionamos sobre la competencia a la que vamos a asignar un responsable:
Con el botn
nos aparece la siguiente pantalla en la que seleccionamos el tipo
de responsable a asignar:
Pg.: 122/178
En el ejemplo seleccionamos usuario y nos aparece una pantalla en la indicaremos

el usuario:
Pg.: 123/178
Pasamos a la siguiente pantalla en la que indicaremos el periodo de validez del

responsable
y con el botn
tendremos creada la asignacin de responsable.
Procederemos igual con el resto de las competencias.
Pg.: 124/178
Pg.: 125/178
10 Supervisin de fechas
El sistema de tiempo de ejecucin de workflow permite la supervisin de las siguientes
fechas:
Fecha de inicio deseada (modelo):

En la fecha de inicio deseada, el sistema de tiempo de ejecucin cambia el status
del workitem de "esperando" a "dispuesto".
Fecha final deseada:

El tratamiento del workitem debe haber finalizado antes de la fecha final deseada.
Esta fecha se alcanza cuando el workitem pasa al status "finalizado".
Fecha de inicio ms tarda (inicio de tratamiento ms tardo):

El tratamiento del workitem debe haber comenzado antes de la fecha de inicio
ms tarda.
Esta fecha se alcanza cuando el workitem pasa por primera vez del status
"dispuesto" al status "aceptado" o "en tratamiento".
Fecha final ms tarda (plazo):

El tratamiento del workitem debe haber finalizado antes de la fecha final ms
tarda.
Esta fecha se alcanza cuando el workitem pasa al status "finalizado".
Clasificamos los pasos de workflow con supervisin de fechas segn el tipo de gestin
en:
Simples: si se alcanza alguna de las fechas lmite, se enva un mail al agente de
Deadline y no se modifica el status del Workitem
Modelados: si se alcanza alguna de las fechas lmite, se procesan acciones

alternativas:
o Debe incluirse una rama alternativa de Procesamiento obsoleto.
o Despus del evento Fecha lmite alcanzada, debe incluirse un paso de
Control de Proceso, que se encarga de marcar como obsoleto al
Workitem inicial.
Todo esto lo definiremos en la definicin de un paso de workflow en las pestaas Fecha

inicio, Inicio ms tardo,...
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Ejemplo:
El proceso de validacin de viaje de un empleado en un workflow no debe exceder de 7
das. Pero una de las tareas no ha sido procesada en 8 das. Podemos finalizar el paso a
travs de los deadlines.
Control de deadlines
Veremos en el apartado monitorizacin y anlisis como revisar los pasos de workflow
con control de fechas.
11 Eventos
Por regla general, se desear que se inicie un workflow o una tarea cuando una accin
concreta es realizada en el sistema. Para ello SAP dispone de seales, llamadas eventos
(desencadenantes), que se pueden parametrizar para que sean enviadas al realizar la
accin realizada.
El evento desencadenante (triggering event) es aquel capaz de disparar una tarea o un
Workflow. El evento debe estar definido en el Tipo de Objeto, por tanto se identifica
por el nombre y el tipo de objeto.
Pg.: 127/178
Un evento se disparar:
Por cdigo explicito en la aplicacin

Por parametrizacin explcita
Por lanzamiento explcito a travs de una user-exit.
Encontramos el men de definicin de eventos en:
11.1 Parametrizacin de generacin de eventos
Pg.: 128/178
SAP permite lanzar eventos desde una aplicacin cuando se produce la creacin,
modificacin o el cambio de status de un objeto de dicha aplicacin. Todo ello se
puede realizar sin modificar el estndar.
Ejemplo:
Creacin de un material.
Modificacin de un pedido.
Creacin de un empleado.
Cambio de status en una orden de fabricacin.
Podremos realizar la generacin de eventos en el siguiente men:
11.2 Modificacin de datos maestros de personal

Cuando sobre algn objeto o figura de Recursos Humanos ( p.e.: candidato,
empleado, posicin,... ) se realiza alguna accin (crear, modificar, borrar, ...), SAP
permite lanzar un evento segn sea el caso.
Todo ello lo podremos realizar a travs del men:
Pg.: 129/178
Debemos seguir los siguientes pasos:

1. Acoplam. Tipos objeto a infotipos HR
Debemos asociar el objeto de recursos Humanos y el infotipo/subtipo asociado a
dicho objeto a un Tipo de Objeto.
Ejemplo:
Objeto HR:
Infotipo:
Subtipo:
Tipo Objeto:
AP ( Candidato )
4000 ( Medidas Candidatos )
Se puede dejar vaco
APPLICANT ( Candidato )
Pg.: 130/178
2. Evento Operacin Infotipo ( SAP )

Sobre los infotipos/subtipos se realizan diferentes operaciones: crear registro, borrar
registro,
En esta pantalla podemos definir para los Objetos/infotipos/subtipos/operacin que
evento del tipo de objeto asignado en el primer paso deseamos que sea lanzado.
Ejemplo:
Objeto HR:
Infotipo:
Subtipo:
Operacin:
Tipo Objeto:
Evento:
AP ( Candidato )
4001 (Solicitudes de empleo )
Se puede dejar vaco
DEL
APPLICATIO ( Candidato )
DELETED
Pg.: 131/178
Tambin se pueden asignar eventos de forma dinmica a travs de funciones.

Ejemplo:
Objeto HR:
Infotipo:
Subtipo:
Operacin:
Tipo Objeto:
Funcin:
AP ( Candidato )
4000 ( Medidas candidatos )
Se puede dejar vaco
DEL
APPLICANT ( Candidato )
HR_EVENT_RULES_PB4000
Las funciones que asignemos en este apartado debe tener la siguiente estructura
FUNCTION HR_EVENT_RULES_PB4000.
*"---------------------------------------------------------------------*"*"Lokale Schnittstelle:
*"
IMPORTING
*"
VALUE(AFTER_IMAGE) LIKE PRELP STRUCTURE PRELP
*"
VALUE(BEFORE_IMAGE) LIKE PRELP STRUCTURE PRELP
*"
VALUE(BUSINESSOBJECT) LIKE SWOTBASDAT-OBJTYPE
*"
VALUE(OPERATION) LIKE T779W-WFOPR
*"
EXPORTING
*"
VALUE(EVENT) LIKE SWETYPECOU-EVENT
*"
TABLES
*"
EVENTS_PER_OPERATION STRUCTURE EVENTPOPER OPTIONAL
*"---------------------------------------------------------------------DATA: BEFOREIMAGE LIKE P4000.
DATA: AFTERIMAGE LIKE P4000.
Pg.: 132/178
BEFOREIMAGE = BEFORE_IMAGE.
AFTERIMAGE = AFTER_IMAGE.
* Status changes by 'update' or 'delete'
IF NOT BEFOREIMAGE-PERNR IS INITIAL.
* Changed status only when BeforeImage exists
IF BEFOREIMAGE-APSTA NE AFTERIMAGE-APSTA.
CASE AFTERIMAGE-APSTA.
WHEN '1'. EVENT = 'INPROCESSING'.
WHEN '2'. EVENT = 'HIRED'.
WHEN '3'. EVENT = 'ONHOLD'.
WHEN '4'. EVENT = 'REJECTED'.
WHEN '5'. EVENT = 'CONTRACTOFFERED'.
WHEN '6'. EVENT = 'OFFERREJECTED'.
WHEN '7'. EVENT = 'TOBEINVITED'.
ENDCASE.
ENDIF."beforeimage-apsta ne afterimage-apsta
ELSE."BeforeImage is initial ==> new entry
EVENT = 'CREATED'.
ENDIF.
ENDFUNCTION.
3. Evento Operacin Infotipo ( clte. )

En este apartado realizaremos las mismas parametrizaciones que en el apartado
anterior pero para infotipos propios de cliente.
11.3 Documentos de modificacin

Un evento puede ser disparado cuando un objeto es modificado, creando un
documento de modificacin. Por ejemplo, pedido de ventas.
Esta opcin para poder dispara un evento lo encontraremos en:
Pg.: 133/178
Para ello debemos seguir los siguientes pasos:

1. Resumen
Una vez identificado el objeto de modificacin correspondiente verificaremos que se
encuentra en esta relacin de objetos de modificacin.
Pg.: 134/178
2. Acoplamiento
En este apartado asociamos a cada objeto de modificacin un tipo de objeto con el
evento a disparar, y sobre que accin se debe disparar, si al crear, al modificar o al
borrar.
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Una vez asignado el evento, podemos restringir el disparo del evento segn que
campos se han modificado y de los valores que hayan tomado.
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11.4 Gestin de Status

Un evento puede lanzarse cuando camina el status de un objeto.
Ejemplo:
Pasar una orden de fabricacin a cierre tcnico.
La parametrizacin de este caso la realizaremos desde:
Pg.: 137/178
En la siguiente pantalla aparecer dos botones con el mismo texto:

Parametrizaciones de
El primer botn corresponde a status de sistema, propios de SAP. El segundo botn
corresponde a Status de usuario, definidos por el cliente. En los dos casos se
proceder de la misma manera.
Pg.: 138/178
Pg.: 139/178
Status de sistema
En esta pantalla asociamos el tipo de objeto del status con el tipo de objeto de
negocio y el evento a lanzar
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Ejemplo:
TOstatus:
TOBusiness:
Evento:
ORI ( Orden PM/SM )

BUS2007
Completed
Pg.: 141/178
Podremos restringir el lanzamiento del evento segn el valor del status.
11.5 Otras maneras de lanzar un evento
Control de mensajes: la determinacin de mensajes puede ser usada para lanzar

eventos. Ej. Clase de mensaje EVEN
Mensajes de error: lanzar un evento si se produce cierto error. Ej. Error al
grabar un CC-nmina en el infotipo 0008.
User-exits: se puede lanzar un evento con la funcin SWE_EVENT_CREATE
Pg.: 142/178
Simulacin: a travs de la transaccin SWU0 podemos instanciar y simular un

objeto
Creacin evento: a travs de la transaccin SWUE podemos lanzar el evento de
un objeto instanciado.
11.6 Acoplamiento de eventos

Disparado un evento, para que se inicie el workflow es necesario que el evento est
activado. Esto se puede definir, tal como hemos visto, en la definicin del workflow
activando el evento desencadenante.
Pero tambin se puede definir en esta opcin. En ella encontramos un listado con los
tipos de objeto y eventos, y los workflows o tareas para los cuales estos eventos son
sus eventos desencadenantes. En acoplamiento tipos nos indica si el evento est
activado o no.
Marcando el registro que nos interesa,
Si visualizamos el detalle obtenemos las caractersticas del acoplamiento para

poderlas modificar
Pg.: 143/178
Observamos que podemos indicar un mdulo func. Verif. Esta funcin nos permitir
segn criterios establecidos lanzar o no el workflow.
Esta funcin deber tener la siguiente interfaz:
*"---------------------------------------------------------------------*"*"Lokale Schnittstelle:
*"
IMPORTING
*"
VALUE(OBJTYPE) LIKE SWETYPECOU-OBJTYPE
*"
VALUE(OBJKEY) LIKE SWEINSTCOU-OBJKEY
*"
VALUE(EVENT) LIKE SWEINSTCOU-EVENT
*"
VALUE(RECTYPE) LIKE SWETYPECOU-RECTYPE
*"
TABLES
*"
EVENT_CONTAINER STRUCTURE SWCONT
*"
EXCEPTIONS
*"
NO_RECTYPE
*"
...
*"----------------------------------------------------------------------
Evitaremos que se lance el workflow a travs de las excepciones.
11.7 Condiciones de inicio

Con esta opcin tambin podemos, segn criterios establecidos, lanzar o no un
workflow.
Pg.: 144/178
Obtenemos esta pantalla:
Indicamos el tipo de objeto correspondiente al evento del workflow sobre el que

queremos definir condiciones de inicio.
Pg.: 145/178
Con el botn
nos aparecen los workflows para los cuales este evento esta
acoplado y activado.
Pg.: 146/178
Hacemos clic en el workflow deseado y aparece pantalla donde definir el criterio

segn el cual se iniciar el workflow.
Pg.: 147/178
Una vez definido el criterio
Pg.: 148/178
y con el enter acabamos de crear la condicin
Pg.: 149/178
12 Asistentes
SAP provee de unos asistentes (Wizards) para facilitar la construccin y definicin del
Workflow:
Informando un mnimo de datos en una serie de pantallas definimos un flujo

completo.
Se asegura la consistencia del proceso insertado
Soporta programacin de loops, vencimientos de fechas, procesos paralelos y
otros.
Su ruta es: Desarrollo -> Herramientas Def. -> Asistentes -> Repositorio.
Wizards importantes:
Incluir Enviar Mail.

Incluir Ejecutar Report.
Modelizacin de vencimiento de fechas.
Procesos CATT
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13 Customizing
La parametrizacin del workflow la encontraremos en la transaccin SPRO en:
13.1 Parametrizacin automtica

SAP permite parametrizar de forma automtica y sencilla las opciones necesarias
para definir y ejecutar workflows.
La parametrizacin automtica la podemos realizar desde:
Pg.: 151/178
Ejecutando esta opcin nos aparece una lista con las opciones que hace falta
parametrizar:
Sobre cada opcin y con el botn
parametrizaremos cada apartado
13.2 Prefijos
Es necesario definir los prefijos que se utilizar para asignar cdigo a las tareas,
workflows y papeles.
Esta opcin la encontraremos en:
Pg.: 152/178
Ejecutando podremos definir los prefijos:
Pg.: 153/178
14 Monitorizacin y anlisis
Una vez implementados los procesos workflow deberemos realizar un trabajo de
administracin. Esto consistir en lo siguiente:
Control de los distintos status de los WIs:
WAITING: WI con fecha de comienzo an no alcanzada.

READY: WI aparece en el Inbox de los responsables seleccionados.
SELECTED: WI reservado por uno de los responsables.
STARTED: WI en tratamiento.
COMMITED: WI ejecutado correctamente pero necesita ser completado
manualmente.
ERROR: WI errneos.
COMPLETED: WI ejecutado con xito.
Existen una serie de reports estndares que sirven para monitorizar y/o analizar los
flujos del proceso y los datos generados en tiempo de ejecucin en el sistema
Workflow.
14.1 Workflows para objetos ( SWI6 / SWI14 )

Transaccin SWI6
Este listado nos permite obtener los workitems para un objeto y su clave.
Ejemplo:
Vamos a obtener el listado de todos los workflows del objeto ZBUS1001 para el
material ( clave de objeto ) 000001
Encontramos esta opcin en el men:
Pg.: 154/178
En la siguiente pantalla introducimos el objeto y su clave, as que otros criterios que

nos acota la seleccin:
Una vez introducidos los datos
Pg.: 155/178
ejecutamos el listado y obtenemos el siguiente resultado:
Pg.: 156/178
Observacin:
Para versiones de SAP anteriores a la 4.7, para poder ejecutar este listado es muy
importante que el tipo de objeto tenga la interfase IFFIND creada.
Transaccin SWI14
Tiene la misma funcionalidad que la anterior pero sin indicar la clave del objeto.
14.2 Anlisis de Workitems

Estos listados nos muestran los workitems de una tarea y los workitems de un
workflow, segn unos criterios.
Nos proporciona informacin sobre: historial, log. Tcnico, mensajes de error y
procesos en la definicin del workflow.
Los encontraremos en el men:
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14.2.1
Workitems por tarea ( SWI2_FREQ )
Ejecutando el listado obtenemos el siguiente resultado:
Pg.: 158/178
14.2.2
Anlisis workload
A partir de esta opcin podemos averiguar los workflows ejecutados o pendientes

de ejecutar por diferentes responsables
En esta pantalla indicaremos el responsable:
obteniendo el siguiente listado:
Pg.: 159/178
14.3 Trace eventos

Para saber si un evento es disparado por el sistema, podemos averiguarlo a travs
del Trace de Eventos.
Esta opcin la encontramos en:
Pg.: 160/178
Primero tenemos que activar el trace de eventos en la opcin de men

Act/desactivar trace eventos
Pg.: 161/178
Podemos restringir el control del trace con el botn

travs de los siguientes criterios:
ya
Pg.: 162/178
Con la opcin del men Visualizar trace de eventos obtendremos el listado de los
eventos lanzados.
Definimos los criterios de seleccin a partir de la siguiente pantalla:
Pg.: 163/178
obteniendo el siguiente listado:
14.4 Gestin
Este apartado nos permitir administrar los workflows del sistema. Lo
encontraremos en:
Pg.: 164/178
Supervisin de plazos workitem

En este apartado parametrizaremos los jobs que controlarn aquellos pasos de
workflow que tengan control de tiempo
Supervisin error workitem
En este apartado parametrizaremos los jobs que controlarn el relanzamiento de
workflows que hayan quedado en status errneo.
Reorganizacin
En este apartado realizaremos el archivado de los workitems de workflows antiguos.
Workitems con vencimiento de fechas
Pg.: 165/178
Obtendremos el listado de workitems con vencimiento de fecha

Ejecutar workitems sin verif.responsable
Obtendremos un listado de los workitems pendientes de ser ejecutados, y tendremos
la opcin de ejecutarlos aunque no seamos ninguno de los responsables posibles.
Reanudar workflow tras error
Obtendremos un listado con todos los workflows errneos con la posibilidad de
volverlos a ejecutar.
Monitor RFC de workflow

Puede que en raras ocasiones nos encontremos con un problema de RFCs no
procesados. En este caso deberemos planificar un job que ejecute el report
RSARFCEX cada 30 minutos. Este report relanza los RFCs no ejecutados.
15 Sistemas de Informacin (WIS)

El sistema de informacin de workflow, a partir de ahora WIS, en un reporting basado
en datos sumarizados.
El WIS posee sus propias tablas, y slo se aplica a workitems completados. Sus daos
permanecen a pesar de archivar los originales.
Estructura General
Pg.: 166/178
15.1 Configurar el WIS
Extender Estructura de Comunicacin del diccionario MCWF_TRANS.

Transaccin MCAM.
Programar la User Exit ( EXIT_SAPLMCWF_001 ) y activarla. Transaccin
MCAN.
Crear un Catlogo de Campos que podrn ser Caractersticas, Tiempo o
Estructuras Clave. Transacciones MC18, MC19, MC20.
Crear Estructuras Info. Transacciones MC21, MC22, MC23.
Definir las Reglas de Actualizacin entre la Estructura de Comunicacin y la
Estructura info. Transacciones MC24, MC25, MC26.
15.2 Rellenar el WIS

Podemos Transferir ( MCAR ), Corregir ( MCAQ ) y/o Borrar ( MCAP ) datos.
La transferencia de datos debe realizarse peridicamente mediante un job cuyas
ejecuciones no deben superponerse.
15.3 Consultar el WIS

Mediante el men MCA1 se puede acceder a todos los reports de consulta.
El sistema de informacin workflow lo encontramos en el men de workflow en la
carpeta Reporting
Pg.: 167/178
16 Business Wokplace
Los pasos de dilogo de un workflow, aquellos pasos que deben ser ejecutados por sus
responsables, los encontraremos en el Business Workplace de cada usuario responsable
de dichos pasos.
Accedemos al Business Workplace desde el men principal de SAP con el botn
Pg.: 168/178
El Business Workplace es el sistema de mensajera interno de SAP, que presenta el

siguiente aspecto:
Encontraremos los pasos de dilogo, a partir de ahora, workitem en la siguiente carpeta:
Pg.: 169/178
Para ejecutar un workitem lo haremos a travs del botn
16.1 Anexos
Podremos aadir comentarios a cualquier workitem de la siguiente manera:
En la siguiente pantalla indicamos el tipo de documento y su ttulo:
Pg.: 170/178
En la siguiente pantalla, escribiremos el comentario deseado:
Grabamos y volvemos a la pantalla principal del Workplace. Observamos que al

lado del workitem al que hemos anexado el documento, nos aparece el smbolo
Este smbolo nos indica que tiene documentos anexados.
Igualmente en el apartado de objetos y anexos tenemos todos los documentos
anexados.
Pg.: 171/178
Observacin:
Si deseamos anexar un documento ( word, excel, ... ), en la pantalla de cabecera del
documento utilizaremos el botn
documento.
para indicar donde encontraremos dicho
16.2 Transmisin de workitems

Podemos traspasar un workitem a otro usuario, para ello nos situamos sobre el
workitem y con el botn
opcin transmitir:
o apretamos el botn derecho del ratn y elegimos la
Pg.: 172/178
En la pantalla siguiente indicamos el responsable al cual deseamos enviar el

workitem y damos al botn de aceptar:
As el workitem desaparece de nuestro inbox y aparece en el del nuevo usuario.

Para cambiar el tipo de responsable al cual transmitir el workitem, pulsaremos el
botn , apareciendo una lista con los posibles tipos de responsables.
Pg.: 173/178
16.3 Suplencias
Un usuario responsable de un workitem, si por carga de trabajo o por estar de
vacaciones, quiere que sus workitems aparezcan en el inbox de otro usuario puede
hacerlo creando y activando una suplencia.
Podemos crear una suplencia a travs del siguiente men:
A partir de la opcin Actualizar suplente nos aparece la siguiente pantalla:
Pg.: 174/178
Nos situamos sobre sustituto personal y con el botn

aparece la pantalla en la
que indicaremos el usuario que puede asumir la suplencia:
Pg.: 175/178
Aceptado el usuario, en la siguiente pantalla indicamos el periodo de validez de la

suplencia y si la activamos o no:
Pg.: 176/178
Y solamente nos quedar grabarla.
16.4 Refrescar entorno organizativo

A veces debido a alguna modificacin en el entorno organizativo, asignacin de
usuario en un paso de workflow,... los workitems no aparecen en el inbox del
responsable.
Para ello es necesario realizar el refresco del entorno organizativo, lo haremos a
partir del men:
Pg.: 177/178
Pg.: 178/178

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NDICE

CONCEPTOS BSICOS ....................................................................................... 4

MEN WORKFLOW ............................................................................................ 6

DEFINICIN DE UNA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ............................................ 8

BUSINESS OBJECT REPOSITORY ................................................................ 13

DEFINICIN GENERAL DE WF ..................................................................... 56

SUPERVISIN DE FECHAS ....................................................................... 126

EVENTOS ....................................................................................................... 127

PARAMETRIZACIN DE GENERACIN DE EVENTOS ......................................... 128

Manual Formacin Workflow

ACOPLAMIENTO DE EVENTOS ........................................................................ 143

ASISTENTES ................................................................................................. 150

CUSTOMIZING ............................................................................................. 151

PARAMETRIZACIN AUTOMTICA ................................................................. 151

14.1 WORKFLOWS PARA OBJETOS ( SWI6 / SWI14 ) ............................................. 154

SISTEMAS DE INFORMACIN (WIS) ..................................................... 166

CONFIGURAR EL WIS .................................................................................... 167

ANEXOS ......................................................................................................... 170

Manual Formacin Workflow

Estar basado en los Business Objects de SAP y en la programacin orientada a

Las ventajas que proporciona un sistema workflow son las siguientes:

Reduce la complejidad de los procesos empresariales.

Manual Formacin Workflow

Nomenclatura utilizada en funcin del tiempo de ejecucin / definicin:

Tipo de Objeto = Entidad a procesar.

Objeto = Instanciacin del Tipo de

Tarea = Accin a realizar con un objeto.

Definicin de un Workflow = Conjunto de

Manual Formacin Workflow

Ejemplo sencillo de Workflow: Alta empleado

Manual Formacin Workflow

Si no deseamos trabajar desde el men principal, a travs de SWLD accedemos a un

Manual Formacin Workflow

A partir de ahora trabajaremos desde este men.

Manual Formacin Workflow

UNIDAD ORGANIZATIVA (O): Jerarquas empresariales

4.1 Definicin de una estructura organizativa

Manual Formacin Workflow

A partir de la transaccin PPOSE definiremos la estructura organizativa

Manual Formacin Workflow

3. Luego se realiza la asignacin de usuarios (US) y/o personas (P) a las

Manual Formacin Workflow

4. Es posible designar una de las posiciones de cada unidad organizativa como su

Manual Formacin Workflow

Las tareas podrn ser direccionadas dinmicamente al responsable de la unidad

4.2 Visin general

Manual Formacin Workflow

5 Business Object Repository

La herramienta que proporciona SAP para crear, modificar o visualizar objetos es el

Manual Formacin Workflow

En la pantalla siguiente escribiremos el nombre del objeto:

5.1 Propiedades del objeto

DATOS BSICOS: Relaciones con supertipos, status. Atributos y mtodos por

Manual Formacin Workflow

INTERFACES: Atributos, mtodos y eventos predefinidos.

Manual Formacin Workflow

ATRIBUTOS: Son las propiedades de un objeto. Pueden hacer referencia a otro

Manual Formacin Workflow

MTODOS: Son las acciones permitidas sobre un objeto.

Manual Formacin Workflow

EVENTOS: Describen el cambio en el status de un objeto.

Manual Formacin Workflow

La definicin de este tipo de objeto quedar implementada en un programa ABAP.