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Y/O AMBIENTAL
ISO 19011
INTRODUCCIN
La serie de normas internacionales ISO 9000 e ISO 14000 enfatiza la importancia de
las auditoras como una herramienta de la direccin para hacer el seguimiento y
verificar la implementacin efectiva de la poltica de una organizacin para gestin de
la calidad y/o gestin ambiental. Las auditoras tambin son parte esencial de
actividades tales como certificacin/registro externos y la evaluacin y seguimiento de
la cadena de suministro.
Esta norma internacional proporciona orientacin sobre la realizacin de auditoras de
sistemas de gestin de calidad y/o ambiental internas o externas, al igual que sobre la
gestin de los programas de auditora. Los usuarios previstos de esta norma incluyen
auditores, organizaciones que implementan sistemas de gestin de calidad y/o
ambiental, y las organizaciones involucradas en certificacin o formacin de auditores,
certificacin/registro de sistemas de gestin, acreditacin o normalizacin en el rea
de evaluacin de la conformidad.
La orientacin que brinda esta norma internacional pretende ser flexible y de
aplicacin a una amplia gama de usuarios potenciales. Como se indica en diferentes
puntos del texto, el uso de estas directrices puede variar de acuerdo con el tamao,
naturaleza y complejidad de las organizaciones, al igual que en los objetivos y alcance
de las auditoras por realizar.
Aunque esta norma internacional proporciona solamente orientacin, los usuarios
pueden aplicarla para desarrollar sus propios requisitos relacionados con las
auditoras.
Los numerales 1, 2 y 3 de esta norma tratan sobre el alcance, referencias normativas y
trminos y definiciones, respectivamente.
El numeral 4 describe los principios de auditora. Entender estos principios ayudar al
usuario a apreciar la naturaleza esencial de las auditoras y es una introduccin
necesaria a los numerales 5, 6 y 7.
El numeral 5 proporciona orientacin acerca del establecimiento y gestin de
programas de auditora, es decir, grupos de una o ms auditoras planeadas dentro de
un perodo de tiempo especfico y dirigidas hacia un propsito especfico. En este
numeral se tratan aspectos tales como la asignacin de responsabilidades para la
gestin de programas de auditora, el establecimiento de objetivos, la coordinacin de
actividades de auditora y el suministro de recursos suficientes a los equipos de
auditora.
El numeral 6 brinda orientacin acerca de la realizacin de auditoras de sistemas de
gestin y/o ambientales, incluida la seleccin de los equipos auditores.
El numeral 7 proporciona orientacin sobre la competencia de los auditores. Presenta
a grandes rasgos las habilidades y el conocimiento necesarios para ser competentes
en el manejo de una auditora. Proporciona orientacin sobre los atributos personales
necesarios para ser un auditor, sobre educacin, experiencia laboral, formacin del
1
auditor y experiencia en auditora, que son los indicadores que revelan si una persona
ha adquirido las habilidades y conocimiento apropiados. Finalmente, el numeral 7
esboza un proceso para la evaluacin de auditores.
En varios sitios de esta norma se presentan guas suplementarias o ejemplos sobre
tpicos especficos, en forma de ayudas prcticas que se encuentran en recuadros de
texto. En muchos casos, tienen como fin ayudar al uso de esta norma en pequeas
organizaciones.
En donde se implementan tanto sistemas de gestin de la calidad como de gestin
ambiental, se deja al usuario de esta norma la decisin de llevarlas a cabo en forma
separada o conjunta.
Aunque esta norma se aplica a la auditora de sistemas de gestin de la calidad y/o
ambiental, el usuario puede considerar adaptar o ampliar la orientacin suministrada
aqu, para aplicarla a otros tipos de auditoras, incluidas las de otros sistemas de
gestin.
Adems, cualquier otro individuo u organizacin con inters en hacer seguimiento a la
conformidad con los requisitos, como por ejemplo las especificaciones de producto o
leyes y regulaciones, puede encontrar que la orientacin proporcionada por esta
norma internacional es til.
1.
Alcance
Esta norma suministra orientacin sobre los principios de auditora, la gestin de los
programas de auditora, la realizacin de auditoras de sistemas de gestin de calidad
y de gestin ambiental, as como la competencia de los auditores de sistemas de
gestin de calidad y ambiental.
Es aplicable a todas las organizaciones que necesitan realizar y gestionar auditoras
de sistemas de calidad y/o ambiental, internas o externas.
La aplicacin de esta norma a otro tipo de auditoras es posible en principio, pero se
recomienda prestar consideracin especial a la definicin de la competencia necesaria
de los miembros del equipo auditor en tales casos.
2.
Referencias normativas
3.
Trminos y definiciones
Para los propsitos de esta norma se aplican los trminos y las definiciones dadas en
la norma ISO 9000:2000 y en la ISO 14050:1998, a menos que sean reemplazados
por las definiciones presentadas en seguida:
Un trmino en una definicin o nota que se define en otra parte de este numeral se
indica mediante negrilla, seguido por su nmero de entrada entre parntesis.
3.1
Auditora
Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencia de la
auditora (3.3) y evaluarla objetivamente para determinar la medida en la cual se
cumplen los criterios de auditora (3.2).
NOTA Las auditoras internas, algunas veces llamadas auditoras por primera parte, son realizadas por
la propia organizacin o en nombre de sta, para revisin por la direccin y otros propsitos internos, y
pueden formar la base de una autodeclaracin de conformidad por parte de la organizacin.
Las auditoras externas incluyen las que se denominan generalmente auditoras de segunda y tercera
parte. Las auditoras de segunda parte las realizan las partes que tienen inters en la organizacin, por
ejemplo los clientes, u otras personas en su nombre. Las auditoras de tercera parte las realizan
organizaciones auditoras externas e independientes, como por ejemplo las que ofrecen registro o
certificacin de conformidad con los requisitos de la ISO 90001 e ISO 14001.
Cuando se realiza la auditora conjunta de los sistemas de gestin de la calidad y gestin ambiental, sta
se denomina auditora combinada.
Cuando dos o ms organizaciones auditoras cooperan en la realizacin de una auditora a un solo
auditado, sta se denomina auditora conjunta.
3.2
Criterios de la auditora
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos usados como referencia.
3.3
Evidencia de la auditora
Registros, declaraciones de hecho u otra informacin que sea pertinente para los
criterios de auditora (3.2) y que son verificables.
NOTA
3.4
Hallazgos de la auditora
Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora (3.3) reunida, contra los
criterios de auditora (3.2).
NOTA Los hallazgos de la auditora pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la
auditora, u oportunidades de mejora.
3.5
Conclusiones de la auditora
Resultado de una auditora (3.1) que proporciona el equipo auditor (3.10) tras
considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora (3.4).
3.6
Cliente de la auditora
3
3.7
Auditado
Organizacin que es auditada.
3.8
Auditor
Persona con la competencia (3.14) para llevar a cabo una auditora (3.9.1)
3.9
Equipo auditor
Uno o ms auditores (3.8) que llevan a cabo una auditora (3.1), con el apoyo de
expertos tcnicos (3.10), si se requiere.
NOTA 1 Un auditor del equipo auditor se nombra como el lder del equipo auditor.
NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formacin.
3.10
Experto tcnico
Persona que suministra un conocimiento especfico o experiencia al equipo auditor
(3.9).
NOTA 1 El conocimiento especfico o experiencia es aquel relacionado con la organizacin, proceso o
actividad que van a ser auditados, con el idioma o la cultura.
NOTA 2 Un experto tcnico no acta como auditor en el equipo auditor.
3.11
Programa de la auditora
Conjunto de una o ms auditoras (3.1) planificadas para un perodo de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
3.12
Plan de la auditora
Descripcin de las actividades en el sitio y arreglos para una auditora (3.1).
3.13
Alcance de la auditora
Extensin y lmites de una auditora (3.1).
NOTA Tpicamente el alcance incluye una descripcin de las instalaciones fsicas, las unidades
organizacionales, las actividades y procesos, al igual que el perodo de tiempo cobijado.
3.14
Competencia
Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
4. Principios de auditora
La auditora se caracteriza por la confianza en muchos principios. Dichos principios
hacen que la auditora sea una herramienta confiable para apoyar las polticas y
4
5.
5.1 Generalidades
Una organizacin que necesite realizar auditoras debera implementar y gestionar un
programa de auditora efectivo. El propsito de un programa es planear el tipo y
nmero de auditoras, e identificar y suministrar los recursos necesarios para
realizarlas.
El programa de auditora puede incluir auditoras con una variedad de objetivos.
Dependiendo del tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin por auditar, el
programa de auditora puede incluir una, algunas o muchas auditoras, y auditoras
conjuntas y combinadas.
Una organizacin puede establecer ms de un programa de auditora.
La alta gerencia de la organizacin debera conceder la autoridad para dirigir el
programa de auditora. Los responsables de dirigir el proceso de auditora deberan:
a) Establecer los objetivos y extensin del programa de auditora.
b) Establecer las responsabilidades, recursos y procedimientos.
c) Asegurar la implementacin del programa de auditora.
d) Hacer seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditora, y
e) Asegurar que se llevan los registros apropiados del programa de auditora.
La Figura 1 ilustra la aplicacin del ciclo Planear-Hacer-Verificar-Actuar para la gestin
de un programa de auditora.
Planear
Competencia de
los auditores
(7)
Hacer
Actividades de
auditora
(6)
Mejora del
programa de auditora
Verificar
- Identificacin de oportunidades
de mejora
5.3.1 Responsabilidades
La responsabilidad de dirigir un programa de auditora se debera asignar a una o ms
personas que tengan una comprensin general de los principios de auditora,
competencia del auditor y aplicacin de tcnicas de auditora. Tambin deberan
poseer habilidades gerenciales y conocimiento tcnico y del negocio pertinentes a las
actividades por auditar.
Las personas a quienes se asigne la responsabilidad de dirigir el programa de
auditora, deberan:
a) Definir, implementar, hacer seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditora.
9
10
5.5
Formacin.
- El tiempo empleado para cerrar las acciones correctivas del programa de auditora.
Este revisin del programa de auditora debera considerar, por ejemplo:
a) Los resultados y tendencias del seguimiento.
b) La conformidad con los procedimientos.
c) La evolucin de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
d) Los registros de auditora.
e) Las prcticas de auditora alternativas o nuevas.
f) La coherencia entre los equipos de auditora.
Los resultados de las revisiones del programa de auditora pueden conducir a
acciones correctivas o preventivas y a la mejora del programa de auditora.
6
Actividades de auditora
6.1 Generalidades
Este numeral presenta una gua acerca de cmo dirigir y realizar una auditora de
sistemas de gestin de calidad y/o ambiental.
La figura 2 proporciona una visin general de las actividades de auditora como se
describen en este numeral.
12
Inicio de la auditora
(6.2)
-
Revisin de documentos
(6.3)
Revisin de los documentos del sistema de gestin
pertinentes, incluidos registros y determinacin
de su conveniencia.
Terminacin de la auditora
(6.7)
- Retencin de documentos
- Finalizacin de la auditora
13
Iniciacin de la auditora
14
15
6.3
Revisin de documentos
16
El lder del equipo auditor debera preparar un plan de auditora para suministrar la
informacin necesaria para el equipo auditor, el auditado y el cliente de la auditora. El
plan debera facilitar la programacin y la coordinacin de las actividades de auditora.
La cantidad de detalles suministrados en el plan de auditora reflejan el alcance y
complejidad de la auditora. Por ejemplo, los detalles pueden ser diferentes entre las
auditoras inicial y las siguientes, y tambin entre las auditoras internas y externas. El
plan de auditora debera ser suficientemente flexible para permitir cambios, como por
ejemplo en el alcance de la auditora, que pueden llegar a ser necesarios a medida
que progresan las actividades en el sitio.
El plan de auditora debera incluir o describir:
a) Los objetivos de la auditora.
b) Los criterios de la auditora y cualquier documento de referencia.
c) El alcance, incluida la identificacin de las unidades organizacionales y funcionales
y los procesos por auditar.
d) Las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de auditora en el sitio.
e) El tiempo y duracin esperados para las actividades de auditora en el sitio,
incluidas reuniones con la gerencia del auditado y las reuniones del equipo auditor.
f) La asignacin de los recursos apropiados a las reas crticas de la auditora.
El plan de auditora tambin debera incluir, segn el caso:
h) La identificacin del representante del auditado para la auditora.
i) El idioma de trabajo y de presentacin de reportes de la auditora, cuando sea
diferente del idioma del auditor y/o auditado.
j) Los tpicos del reporte de auditora (incluido cualquier mtodo de clasificacin de no
conformidades), formato y estructura, fecha esperada de su entrega y distribucin.
k) Arreglos logsticos (desplazamiento, instalaciones en el sitio, etc.)
l) Aspectos relacionados con la confidencialidad.
Cuando se realiza una auditora conjunta, el lder del equipo nombrado para la
auditora debera especificar los mtodos de comunicacin con el auditado, cmo se
va a realizar la auditora, y la preparacin y distribucin del reporte de auditora.
El cliente de la auditora debera revisar y aceptar el plan de auditora, y dicho plan se
debera presentar al auditado antes de comenzar las actividades de auditora en el
sitio.
Cualquier objecin presentada por el auditor se debera resolver entre el lder del
equipo auditor, el auditado y el cliente de la auditora. Cualquier plan de auditora
revisado se debera acordar entre las partes antes de continuar con la auditora.
17
6.5
18
19
20
Fuentes de informacin
Informacin
Verificacin
Evidencia de auditora
Hallazgos de la auditora
Revisin
c) Revisin de documentos.
Ayuda prctica Fuentes de informacin y realizacin de entrevistas
Las fuentes de informacin seleccionadas pueden variar de acuerdo con el alcance y
complejidad de la auditora y pueden incluir:
a) Entrevistas con empleados y otras personas.
b) Observacin de actividades, y de las condiciones y medio de trabajo circundante.
c) Documentos, tales como la poltica, objetivos, planes, procedimientos, instrucciones,
licencias y permisos, especificaciones, planos, contratos, pedidos, etc.
d) Registros, como por ejemplo los de inspeccin, actas de reuniones, reportes de
auditora, registros de programas de seguimiento, y resultados de mediciones.
e) Resmenes de datos, anlisis e indicadores de desempeo.
f) Registros de la base de los programas de muestreo del auditado pertinentes y los
procedimientos para asegurar el control de calidad de los procesos de muestreo y
medicin.
g) Registros de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentacin de los clientes y dems
informacin pertinente de partes externas y clasificacin de proveedores.
h) Bases de datos computarizadas y sitios en la red.
Las entrevistas son uno de los medios de recoleccin de informacin ms importantes
y se deberan llevar a cabo de una manera adaptada a la situacin y a la persona
entrevistada. Sin embargo, el auditor debera considerar lo siguiente:
a) Las entrevistas se deberan realizar con personas de diferentes niveles y funciones
que realizan actividades o tareas dentro del alcance de la auditora.
b) La entrevista se debera realizar durante las horas de trabajo normales y en el sitio
de trabajo normal de la persona entrevistada.
c) Se debe procurar que la persona entrevistada se sienta cmoda antes de comenzar
la entrevista.
d) Se debera explicar la razn de la entrevista y las notas que se tomen durante sta.
e) Las entrevistas se pueden iniciar solicitndole a la persona que describa su trabajo.
f) Se deberan evitar las preguntas que predispongan las respuestas (preguntas
capciosas).
g) Los resultados de la entrevista se deberan resumir y revisar con la persona
entrevistada.
h) Se debera agradecer a las personas entrevistadas por su participacin y
6.5.5
Generacin de los hallazgos de la auditora
cooperacin.
22
necesario, el lder del equipo auditor debera notificar al auditado sobre situaciones
encontradas en la auditora, que podran menoscabar la confianza que se puede tener
en las conclusiones de la auditora.
Por ejemplo, en muchos casos, en auditoras internas en una organizacin pequea, la
reunin de cierre puede consistir en comunicar los hallazgos y conclusiones de la
auditora.
En otras situaciones de auditora, la reunin debera ser formal, y se deberan llevar
actas y registros de asistencia. La reunin, presidida por el lder del equipo auditor, se
debera realizar con la gerencia del auditado y las personas responsables de las
funciones auditadas.
Cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos y/o conclusiones de la auditora,
entre el equipo auditor y el auditado, se debera discutir y en lo posible, resolver. Si no
se resuelve, ambas opiniones se deberan registrar.
Si as se especifica en los objetivos de la auditora, se deberan presentar
recomendaciones para mejoras. Se debera hacer nfasis en que las
recomendaciones no son obligatorias.
6.6
24
i) El plan de auditora.
j) La lista de representantes del auditado.
k) Un resumen del proceso de auditora, que incluya los obstculos encontrados que
pueden menoscabar la confianza que se tenga en las conclusiones de la auditora.
l) Confirmacin de que se han cumplido los objetivos de la auditora dentro del alcance
de la auditora, de acuerdo con el plan de auditora.
m) Las reas no incluidas, aunque estn dentro del alcance de la auditora.
n) Las opiniones divergentes no resueltas, entre el equipo de auditora y el auditado.
o) Recomendaciones para mejora, si se especifican en los objetivos de la auditora.
p) Planes de acciones complementarias acordados.
q) Una declaracin de la naturaleza confidencial del contenido.
r) La lista de distribucin del reporte de auditora.
6.6.2 Aprobacin y distribucin del reporte de auditora
El reporte de auditora se debera emitir dentro del perodo de tiempo acordado. Si
esto no es posible, se deberan comunicar al cliente de la auditora las razones de este
retraso y se debera acordar una nueva fecha para su emisin.
El reporte de auditora debera estar fechado, revisado y aprobado como se defina en
los procedimientos del programa de auditora.
Posteriormente, el reporte de auditora se debera distribuir a los receptores
destinados por el cliente de la auditora.
El reporte de auditora es propiedad del cliente de la auditora y se debera respetar y
proteger apropiadamente la confidencialidad, por parte de los miembros del equipo
auditor y los receptores del reporte.
6.7
Terminacin de la auditora
25
7.
7.1
Generalidades
26
Competencia
Calidad
Ambiental
Conocimientos y
habilidades
especificos
en calidad
(7.2.3)
Educacin
Conocimientos
y habilidades
genricos
(7.2.1)
Conocimientos y
habilidades
ambientales
especificos
(7.2.4)
Experiencia
formacin
laboral
del auditor
(7.4)
Experiencia en
auditoras
7.2
Conocimiento y habilidades
27
28
29
Terminologa ambiental.
c) Los aspectos tcnicos de las operaciones, para posibilitar que el auditor comprenda
la interaccin de las actividades, productos, servicios y operaciones del auditado, con
el medio ambiente. El conocimiento y habilidades en esta rea deberan incluir:
-
7.3
Atributos personales
7.4
Educacin, experiencia laboral, formacin del auditor y experiencia en
auditora
7.4.1 Auditor
Para adquirir la experiencia necesaria para llegar a ser auditor, una persona debera:
a) Haber terminado un nivel educativo suficiente que le permita la adquisicin de
conocimiento y habilidades definidas en el numeral 7.2.
b) Experiencia laboral en una posicin tcnica, gerencial o profesional que involucra el
ejercicio de criterio, resolucin de problemas y comunicacin con otro personal
gerencial o profesional, clientes y/u otras partes interesadas.
Parte de la experiencia laboral debera ser en la posicin en la cual las actividades
emprendidas contribuyen al desarrollo de conocimiento y habilidades en:
-
32
Evaluacin continuada del desempeo del auditor, para identificar las necesidades
de mantenimiento y mejora del conocimiento y habilidades como parte del proceso
de evaluacin del auditor.
33
Inicio
Desarrollo posterior
No se cumplen
indicadores
Evaluacin
inicial
(7.6.2)
Evaluacin
continuada
del desempeo
(7.6)
Se cumplen
indicadores
Desempeo
adecuado
Necesario desarrollo
posterior
Auditor
Mantenimiento de la competencia
(7.5)
Auditora
(6)
Inicio
(7.6.3)
Establecimiento de indicadores
de educacin, experiencia
laboral, formacin del auditor
y experiencia en auditorias
(7.6.4)
Realizacin de la evaluacin y
comparacin de los resultados
contra los indicadores,
habilidades y conocimientos
identificados
(7.6.6)
Experiencia laboral
total
Experiencia laboral en
el campo de gestin
de la calidad o gestin
ambiental
Formacin de auditor
Experiencia como
auditor
Educacin
secundaria
(vase la nota 1)
5 aos
(vase la nota 2)
Al menos dos aos
del total de 5 aos
Auditor en ambas
disciplinas
Nada adicional
Lder de equipo
auditor
Nada adicional
Nada adicional
Nada adicional
2 aos en la segunda
disciplina (vase la
nota 3)
Nada adicional
40 horas de
formacin como
auditor
24 horas de formacin
Nada adicional
en la segunda
disciplina (vase la
nota 4)
4 auditoras
3 auditoras completas 3 auditoras completas
completas y no
y no menos de 15
y no menos de 15
menos de 20 das
das de experiencia
das de experiencia
de experiencia de
como auditor en la
como auditor, en la
auditor como auditor
segunda disciplina
funcin de un lder de
en formacin
equipo auditor
Las auditoras
Las auditoras
deberan estar
Las auditoras
deberan estar
terminadas durante
deberan estar
terminadas durante
los dos ltimos aos
terminadas durante
los ltimos tres aos
consecutivos.
los dos ltimos aos.
consecutivos.
NOTA 1 La educacin secundaria es la parte del sistema educativo nacional que viene despus de la
etapa primaria o elemental, y que termina antes de entrar a la universidad o a una institucin educativa
similar.
NOTA 2 El nmero de aos de experiencia laboral se puede reducir en un ao si la persona ha culminado
estudios posteriores a la secundaria apropiados.
36
NOTA 3 La experiencia de trabajo en la segunda disciplina puede ser simultnea a la experiencia laboral
en la primera disciplina.
NOTA 4 La formacin en la segunda disciplina tiene como fin adquirir conocimiento de las normas, leyes,
regulaciones, principios, mtodos y tcnicas pertinentes.
37
Objetivos
Ejemplos
Anlisis de registros de
educacin, formacin,
empleo y experiencia de
auditora
Entrevistas personales y
telefnicas.
Entrevistas
Observacin
Revisin posterior a la
auditora
Pruebas
Retroalimentacin positiva
y negativa
Evaluar atributos
personales, habilidades
comunicativas, verificar
informacin, comprobar el
conocimiento y adquirir
informacin adicional.
Evaluar los atributos
Juego de roles, auditoras
personales, el conocimiento con testigos, desempeo
y habilidades y su
en el trabajo
aplicacin.
Suministrar informacin en
Revisin del reporte de
donde no puede ser posible auditora y discusin con
o apropiada la observacin colegas, clientes, auditados
directa.
y con el auditor
Evaluar los atributos
personales, el conocimiento
y habilidades y su
aplicacin.
Brindar informacin acerca
de cmo se percibe el
desempeo del auditor.
Encuestas, cuestionarios,
referencias personales,
testimonios, quejas.
38
Tabla 3. Ejemplo de una estructura para evaluacin de auditor en un programa de auditora interna
reas de conocimiento y
habilidades
7.2
Procedimientos,
procesos
tcnicas de auditora
Sistemas de gestin y
documentos de referencia
Situaciones organizacionales
39
Mtodos de evaluacin
de
Anexo ZZ
(Normativo)
Normas internacionales y europeas correspondientes, para las
cuales no se dan equivalentes en el texto
En el momento de publicacin de esta norma internacional, la edicin del siguiente
documento era vlida. Los miembros de ISO e IEC llevan registros de las normas
internacionales vlidas actualmente.
EN-ISO
9000:2000
40