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LOGISTICA INVERSA

DEVOLUCIONES DUMIAN MEDICAL S.A.S

El objetivo de esta accin es establecer un procedimiento para el manejo, control
operativo y administrativo de los medicamentos recibidos en carcter de
devolucin.

El alcance de la accin es para las devoluciones por rechazo de los clientes,

devoluciones por motivos comerciales y devoluciones por vencimiento.
Rechazo de los clientes: se debe a pedido completo no aceptado por el
cliente en el momento de su entrega y an no bajado del transporte.
Algunos motivos: no pedido, condiciones diferentes, pedido repetido,
etc.
Motivos comerciales: se debe a mercadera supuestamente apta para la
venta y que ha estado en poder del cliente. Algunos motivos: el cliente
no lo quiere (al pedido), tiene exceso de stock, no tiene lugar, tiene
cadena de fro, etc.
Devoluciones por vencimiento: algunos motivos son por estar vencidos,
o prximos a vencer (menor a 210 das), productos con roturas de
empaque primario (frasco o blister) o empaque secundario (caja o pack)
y por mercadera no apta para la venta.
La responsabilidad de la maniobra o la accin estar a cargo del personal del
laboratorio asignado al control de las devoluciones, quien:
* Recepcionar

en

el sistema e ingresar fsicamente al depsito los

medicamentos devueltos.

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* Realizar un informe estadstico por motivos de devolucin y por cantidad.
El departamento de Ventas de la Compaa tendr a su cargo:

Indicar a los clientes que las devoluciones debern ser efectuadas en un

embalaje adecuado e identificando claramente todos los datos del
destinatario, y remitente como as tambin los medicamentos a devolver
y su motivo.

Comunicar a los clientes los requisitos establecidos para la aceptacin

de las devoluciones.

En un lapso de 72 horas de deber autorizar o rechazar la devolucin

caso contrario, cumplido el plazo, el sistema la dar por aceptada.

Los requisitos generales son:

Todas las devoluciones debern ser aceptadas por el Laboratorio.
La falta de aceptacin de una entrega por parte del cliente (rechazo del
cliente) deber quedar asentada en el remito con sello y firma del
cliente, y los productos en cuestin debern ser devueltos por el
operador logstico o transportista en el mismo embalaje en que fueron
despachados.
No se acreditarn al cliente aquellos productos devueltos que no tengan
el troquel correspondiente o que requieran el mantenimiento de la
cadena de fro salvo otra indicacin del Laboratorio

Devoluciones por Rechazo del Cliente:

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Logstica realizar el ingreso al sistema de los siguientes datos: tipo de solicitud, cliente,
laboratorio, nmero de factura, nmero de remito, detalle y cantidad de los tems, lote
y motivo del rechazo, salvo diferencias de cantidades y productos. Estos datos sern los
que previamente autorice el rea de ventas

En el caso de los rechazos de productos refrigerados se realiza un control por parte del
Operador Logstico signado, donde se constata el estado del indicador. Dichos datos son
volcados en una planilla la cual es presentada a la Direccin Tcnica para su notificacin
y archivo.

Si el indicador no presenta variacin es aceptado el rechazo, en el caso de que el

indicador este virado se notificara al Operador Logstico la resolucin adoptada.
Con la Pre - Devolucin confeccionada, se generar automticamente en el sistema la
novedad al sector Comercial para la aprobacin o rechazo de la misma.
En caso de ser rechazada la Pre - Devolucin, el rea comercial proceder a comunicarle
al Cliente la novedad e ingresar el rechazo en el sistema para informacin del rea
logstica. A su vez esta rea proceder al reenvo de la mercadera junto con la
documentacin original.
En el caso de los redespachos de cadena de fro la direccin tcnica autoriza el nuevo
envo al cliente, adjuntando dicha liberacin a la documentacin existente.
En caso de aprobarse o de cumplirse el plazo de 96 horas, automticamente el sistema
se encuentra disponible para que el rea de finanzas confeccione la nota de crdito
correspondiente sin que medie otra autorizacin.
Cuando se hubiera aprobado la devolucin la mercadera aceptada reingresar a stock
disponible.

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El rea logstica realizar los movimientos de stocks necesarios para regularizar stocks
fsico y contable.

Devoluciones por Motivos Comerciales

Recibidos los medicamentos se ingresarn al depsito destinado a tal efecto.

Logstica realizar el ingreso al sistema de los siguientes datos: tipo de solicitud, cliente,
laboratorio, nmero de factura, nmero de remito, detalle y cantidad de los tems, lote
y motivo del rechazo, salvo diferencias de cantidades y productos. Estos datos sern los
que previamente autorice el rea de ventas

En el caso que toda la devolucin tenga asociada una factura determinada se tomarn los
datos de la misma para realizar la valorizacin.

En el caso de no tener una factura asociada el sistema automticamente validar las

siguientes condiciones:

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Validacin del lote contra un maestro de lotes.

Que la cantidad devuelta del lote no sea mayor a la vendida al Cliente.

Que el lote correspondiente haya sido vendido a dicho Cliente.

En el caso de tratarse de una devolucin con lote no vlido no se ingresar la Solicitud

de Devolucin y se deber informar a Calidad para el anlisis
Con la Solicitud de Devolucin confeccionada y los datos validados, se generar
automticamente la comunicacin de la novedad al sector Comercial para la aprobacin o
rechazo de la nota de crdito.

Todas las devoluciones aprobadas y valorizadas estarn disponibles para que el rea de
finanzas proceda a realizar las notas de crdito correspondientes.

Devoluciones por Motivos de Vencimiento / Rotura

Una vez recibidos los medicamentos se ingresarn los bultos correspondientes en

el depsito destinado a tal efecto.
Logstica realizar el ingreso al sistema a travs de la Solicitud de Devolucin de los
siguientes datos: tipo de solicitud, cliente, laboratorio, detalle y cantidad de los tems, lote,
fecha de vencimiento y motivo del rechazo, salvo diferencias de cantidades y productos.
Estos datos sern los que previamente autorice el rea de ventas.
El ingreso al sistema ser realizado mediante lectoras de cdigo de barras.
En el momento del ingreso de los datos automticamente se validar que:

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El lote haya sido comercializado por el Laboratorio.

Dicha validacin se realizara contra un maestro histrico de lotes

comercializados suministrado por cada laboratorio.

En el caso de tratarse de una devolucin con lote no vlido no se ingresar la Solicitud

de Devolucin y se deber informar a Calidad.
Todas las devoluciones aprobadas y valorizadas estarn disponibles para que el rea de
finanzas proceda a realizar las notas de crdito correspondientes. En caso de ser
rechazada la devolucin, el rea comercial proceder a comunicarle al Cliente de la
novedad.

Devolucin de Muestras Mdicas y Literatura

Las devoluciones del Operador Logstico en caso de no poder hacer entrega de la

mercadera por ausencia del APM, tendrn el siguiente tratamiento:

Si se debe a un motivo temporario (no contesta, no tiene espacio, etc.) la

mercadera se almacenar en el sector Expedicin para su posterior envo y no
podr encontrarse en este sector por ms de 72 horas.

Si se debe a un motivo definitivo (baja, mudanza, etc.) la mercadera

reingresar nuevamente a stock disponible tambin a travs del circuito de
devoluciones.

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RECALL DUMIAN MEDICAL S.A.S

El objetivo es establecer un procedimiento para el manejo y control operativo,

administrativo para la recoleccin de un producto del mercado. Es aplicable a
todos los productos que comercializa el Laboratorio.
La responsabilidad sobre esta maniobra es la siguiente: Logstica tendr la
responsabilidad de recuperar los productos del mercado; mientras que Ventas
informar a los clientes la decisin de la recuperacin de los medicamentos y de
alertar sobre problemas o inconvenientes con el mismo.
Categorizacin del riesgo:
CLASE I: la recuperacin es indispensable, inmediata y urgente de las drogueras
y farmacias (y llegar hasta el paciente).
CLASE II: es necesario una recuperacin prudente de las drogueras y farmacias.
CLASE III: es necesario una recuperacin slo en drogueras.

Para proceder a la recuperacin o recall de un producto, el Laboratorio enviar a los

clientes previamente identificados los datos del producto indicando:

Producto,
Cdigo
Lote
Clase de la recuperacin
Motivo del recupero
Otros comentarios

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El Cliente deber informar con la mayor brevedad posible las unidades en stock y
proceder a su separacin y devolucin inmediata en el primer transporte del
Laboratorio que lo visite o al vendedor que lo atiende siempre y cuando se trate de
un recall Clase I.
Tratamiento de las unidades recibidas:

Las unidades recuperadas debern ser rotuladas con su procedencia.

Almacenadas de forma segura para evitar la mezcla con otros lotes del
mismo producto.
Se informar a Ventas diariamente el estado de recuperacin del
producto.
Una vez recuperada toda la mercadera y separada ser destruida
siguiendo los procedimientos habituales para el caso.

RECUPERACIN CONCLUIDA

Se considerar que la recuperacin se ha concluido cuando se hallen cumplidos los

siguientes pasos:

* Hayan contestado la consulta todos los clientes.

* Se haya recibido todo el material confirmado en las consultas de los clientes.
INFORME FINAL
El rea comercial confeccionar y enviar un informe a los sectores involucrados donde
se describir la evaluacin de la efectividad de la recuperacin e informar los siguientes
datos:

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Medicamento recuperado.
Clientes afectados.
Canal afectado.
Unidades recuperadas.
Gastos incurridos.
Tiempo utilizado.
Otros

Finalmente estos productos sern retirados y transportados desde el Laboratorio

hasta el sitio donde sern transformados (quemados) por empresas auditadas por
el Laboratorio y habilitadas para el tratamiento de residuos farmacuticos.
Los medicamentos son acondicionados por el propietario de los mismos
(Laboratorio) colocndolos en bolsas de color amarillo de 120 a la cual se le
coloca un precinto numerado. Esta bolsa cerrada y precintada se coloca en una
caja sin identificacin que es provista por la empresa de tratamiento, la cual una
vez cerrada y sellada se le coloca un rtulo que indica el contenido de la misma:
RESIDUOS DE PRODUCTOS FARMACUTICOS. Por ltimo estos residuos
sern incinerados en hornos a 1500 C.

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CONCLUSIONES DUMIAN MEDICAL S.A.S

Para este tipo de industria, recuperar medicamentos es un factor clave. Se pueden
tener distintas vas para recuperar los productos, pero en los casos de riesgo, se
debe adoptar la que brinde mayor rapidez, mayor trazabilidad y menor manipuleo.
Se puede observar que en el caso de las devoluciones, la logstica inversa se
aplica mayoritariamente por cuestiones econmicas. (Con la posibilidad de volver
a colocar en el mercado el producto devuelto sin fallas) Pero en el caso del recall,
el factor determinante es la salud de la gente, y el producto debe recuperarse
cueste lo que cueste, impactando directamente en el prestigio del laboratorio.