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NDICE DE CONTENIDOS
1. Fundamentos de la gestin de proyectos
a. Concepto
b. Beneficios
c. Fases
d. Objetivos/desafos
e. Costes/viabilidad

2. Liderazgo en la gestin de proyectos: roles y equipo

de trabajo

3. El mtodo Kanban
4. Gestin de proyectos: el mtodo Scrum
5. Herramientas para gestin de proyectos
6. La administracin del tiempo es vital en la gestin
de proyectos

7. Gestin de proyectos y ahorro de costes

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1. Fundamentos de la gestin de proyectos

Antes de empezar a planear un proyecto, hay que saber lo qu es, y qu partes tiene.
Por eso a continuacin te explicamos los conocimientos bsicos que has de saber
para poder empezar la gestin de tus proyectos.

Concepto
La gestin de proyectos es todas aquellas acciones que debes realizar para cumplir
con una necesidad definida dentro de un periodo de tiempo. Por lo tanto tiene un
principio y un final, durante el cual se utilizan recursos, herramientas y personas, que
tienen un costo, el cual has de tener en cuenta cuando se realiza el presupuesto. Al
final siempre obtienes unos productos finales, que son los resultados esperados del
proyecto.

El objetivo cuando se hace una gestin de proyectos, al fin y al cabo, es que crees un
producto original, y que este cumpla una necesidad especfica del cliente. Suele ser
ms complicado que con la manera de comercializar estndar, en la que un cliente

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compra un producto para cubrir su necesidad. Sin embargo, en un proyecto, el

producto tiene que cumplir una necesidad especfica que debe ser clara. Esta es una
de las dificultades de la gestin, ya que no suelen haber precedentes en la
organizacin.

Beneficios
A la hora de gestionar un proyecto puedes encontrar varios beneficios que ayudarn
a tu empresa en diferentes mbitos:

- Posibilita una respuesta rpida a las diferentes demandas del mercado, ya que se
maximiza la capacidad de reaccin de los empleados, y se consigue ms a un coste
menor, porque cuando gestionas un proyecto has de encargarte de que los
trabajadores sepan todas sus responsabilidades para poder cumplir la misin.
Consecuentemente, estos encuentran maneras de mejorar el proyecto, y ahorrar en
costes y tiempo.

- Externamente, aportas una visin de conjunto y de mejora en la comunicacin de la

empresa. Se fija objetivos globales en la organizacin, por lo tanto se tiene tambin
un presupuesto general y costes de empresa de toda la organizacin. Con una buena
organizacin de un proyecto, se crea una mejor transferencia de informacin entre
los diferentes departamentos, y se marcan prioridades con ms facilidad.

-Te permite aprender de las lecciones del pasado, creando lo que se conoce como
Know How, te permite utilizar la experiencia de planificacin, y usarla para
proyectos futuros.

-Tienes una correcta informacin sobre la verdadera capacidad del equipo de trabajo,
ya que en la gestin de proyectos se maximizan las sinergias entre los empleados de
la organizacin.

- Hay una visin enfocada en el cliente. Como hemos comentado antes durante el

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apartado de beneficios, un proyecto siempre centra la atencin en el cliente, para

cubrir una necesidad especfica de este.
- Asegura calidad, ya que te permite proporcionar al cliente un producto que cumple
los requisitos de este, y con la adecuacin de uso.

Fases
A la hora de gestionar un proyecto, hay que tener en cuenta que este tiene varias
fases, las cuales siempre son las mismas, y son cuatro:

1-Planificacin: La planificacin es la primera fase en la gestin de un proyecto, y es

previa al desarrollo de este. En esta fase has de definir cules sern las actividades
que se tendrn que hacer, estimar la duracin del proyecto Tambin has de indicar
cules sern los recursos necesarios para poder llevar a cabo con xito el proyecto.

2-Programacin: Esta es la segunda fase de la gestin, y consiste en crear el

calendario de ejecucin del proyecto, indicando en qu fechas se har cada parte del
proyecto, incluyendo la de inicio y la de fin. Esta fase junto la de planificacin, son
previas al inicio del proyecto.

3- Seguimiento y control: Esta fase es la nica fase de toda la gestin que se hace
durante el proyecto. Y consiste en seguir y controlar su ejecucin. Es decir, obtener
datos de la evolucin, y tomar las medidas correctas en caso de que hubiese algn
inconveniente.

4- Anlisis y evolucin: Esta es la cuarta y ltima fase de la gestin de proyectos, la

cual sucede ya despus de haber terminado el proyecto. En esta lo que se hace es
medir las diferencias entre lo que se haba previsto durante la fase de planificacin, y
lo que realmente ha sucedido, normalmente se suele medir sobretodo el presupuesto
planeado y el coste real. Esta fase es importante tambin porque permite observar
los errores que se han cometido durante todo el proceso, y aprender de la experiencia
para los proyectos futuros.

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Objetivos y desafos
Durante una gestin de un proyecto, es necesario tener unos objetivos, y normal
encontrar unos desafos durante el proceso. Por eso es importante saber cules son,
para que evites cometer varios errores cuando sea la hora de organizar tu proyecto.

Objetivos: Es importante que los objetivos sean coherentes y estn alineados con los
intereses de la organizacin. Tambin es importante que estos sean mesurables, en
calidad, cantidad, en tiempo y en coste. Los principales objetivos de la empresa son:

Proporcionar una direccin

Realizar los planes que se han organizado

Enfocarse en los resultados

Buscar maneras de motivar al personal

Priorizar y organizar

Informar sobre el propsito del proyecto

Reconocer el xito del proyecto

Es importante que tengas en cuenta tambin, que los objetivos a la hora de hacer un
proyecto han de ser alcanzables, consistentes, y fciles de entender, de lo contrario
el proyecto se complicara demasiado

Sin embargo, es inevitable que durante una gestin de un proyecto encuentres

desafos, los cuales has de conocer bien para enfrentarte a ellos. Estos pueden ser
diversos, pero los ms comunes suelen ser:

Adaptarse a las nuevas condiciones de mercado, ya que cuando se crea un

nuevo producto hay que tener en cuenta la competencia del momento, y saber
cmo afrontarla.

Cambiar la manera de competir

Innovar los sistemas de gestin y de control de la organizacin, ya que en la

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gestin de un proyecto hay una manera diferente de control y comunicacin,

la cual suele ser ms compleja.

Saber cmo optimizar los procesos

Aceptar la globalidad del proyecto, igual de importante en los datos, las

relaciones y los negocios, los cuales se han de transformar para que el
proyecto funcione correctamente.

Costes y viabilidad
Cuando se crea un proyecto, hay que tener en cuenta que este se ha de mover dentro
de un marco de costes, los cuales son los lmites econmicos. Hay de diferentes
tipos:

1. Costes de planteamiento: Son los costes que se tienen planeados de lo que va

a costar el proyecto. Este coste slo se encuentra en la fase de planificacin y
programacin
2. Costes de ejecucin: Es el coste que cuesta llevar el proyecto a cabo. Este es
el ms grande de todos, ya que incluye pagar a los empleados, las
herramientas que se han utilizado. Este coste se lleva a cabo durante la fase
de seguimiento y control
3. Costes de mantenimiento: Es el coste que cuesta mantener el proyecto una
vez se ha terminado. Este es el nico que se sigue acumulando, ya que no
tiene una fecha lmite. Este coste se lleva a cabo durante la ltima fase de la
gestin de un proyecto.

Adems hay dos otros tipos de costes que hay que tener en cuenta en tu
organizacin:

Coste real: es el total que ha costado el proyecto

Base de coste: son los costes esperados y planeados del proyecto.

Es importante comparar estos dos para poder ver como se ha gestionado el dinero
durante todo el proceso.

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2. Liderazgo en la gestin de proyectos:

roles y equipo de trabajo
Los roles en un proyecto son muy importantes, y pueden variar dependiendo del
trabajo que tengamos planeado hacer, pero siempre se encuentran el mismo tipo de
trabajadores, sea cual sea la idea del producto final.

Todo depende de la estructura que tengas planeada, la cual ha de estar adaptada a la

complejidad y al tipo de proyecto en el que ests trabajando. De adecuarlo se ha de
encargar el responsable del este. Adems la estructura ha de coincidir con las
polticas de la empresa y con las condiciones particulares del proyecto, como el
nmero de trabajadores del que se dispone, del tiempo, o de la complejidad de este.

En una gestin de proyecto es importante saber identificar cules son los roles, la
autoridad y las responsabilidades de cada persona. Tambin es necesario que las
responsabilidades y los roles de cada empleado, estn bien informados, claros y bien
definidos desde el principio del proyecto, si queremos que est salga correctamente.

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Es recomendable revisar la estructura peridicamente, para comprobar que todo

funciona como debe.

La estructura de un proyecto suele ser en forma de jerarqua, dado que siempre hay
un lder que se encarga de dirigir. Sin embargo, hay una gran variedad de roles que
tienen una gran importancia.

1-Director de Proyecto: El director en una gestin de proyectos es el lder, y el

encargado de los costes y recursos que se necesitarn. Adems se encarga de
planificar y programar, es decir, identificar los trabajos que se han de realizar,
considerando las dificultades y responsabilidades de cada uno, y los recursos
necesarios para ejecutarlos.
Otra de las responsabilidades de las que se encarga el director es la organizacin y
supervisin del proyecto, en otras palabras, realizar su seguimiento y tomar las
medidas necesarias cuando aparece un problema, adems de atribuir las
responsabilidades que tendr cada empleado.
Otra de las obligaciones que tiene es dirigir y priorizar cada una de las tareas durante
todo el proceso. Por eso es importante que se encuentre familiarizado con la
organizacin en donde se desarrolla el proyecto, con conocimientos bsicos de
direccin y conocer las herramientas necesarias para realizar una exitosa su gestin.

2-Equipo de Proyecto: Sus colaboradores dependen del Director de proyecto, y estos

son los encargados de los resultados del producto. Este grupo se forma durante la
planificacin especialmente para realizar este trabajo. Est formado por un conjunto
de dos equipos, el equipo principal y el tcnico:
El principal, se ocupa de implementar lo0s paquetes de trabajo, adems de ayudar al
lder a tomar las decisiones, elaborar soluciones y a determinar los progresos que se
han hecho.
Mientras el tcnico es el responsable de encontrar las soluciones ms adecuadas
para lograr el objetivo fijado. Este grupo se encuentra en el nivel inferior

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3-Coordinador: El coordinador es el encargado de aclarar y definir las metas del

proyecto. Adems, se encarga de generar sinergias en el equipo. Este coordina para
conseguir completar los objetivos marcados y aunque no sea el lder, se encarga de
delegar, promoviendo la toma de decisiones y encargndose de crear un ambiente
agradable de trabajo, en el cual hay respeto. Este equipo se encuentra en el nivel
intermedio, junto al director y ejecutivos.

4- Ejecutivo: Es el responsable de este es establecer objetivos y requerimientos,

otorgar los encargos, solucionar conflictos inesperados. Bsicamente se encarga de
lo mismo que el director de proyecto, con la nica diferencia que este se ocupa de
todos los temas que se le han traspasado al lder, adems de poner los recursos
necesarios para completar los objetivos.

5-Junta de Proyecto: Es el nivel superior, y su funcin es dedicarse a la estrategia y

control del proyecto, adems de tomar las decisiones estratgicas de la empresa.
Este grupo prueba las planificaciones, establece prioridades, crea estrategias que se
han de seguir, y solucionar problemas imprevistos. Adems de ser los encargados de
representar el producto.
Ahora que ya sabes cuales son los roles para gestionar un proyecto, es hora de que
planifiques quien se encargar de que.

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3. El mtodo Kanban
Cuando se trata sobre una gestin de proyectos, puedes hacerlo de la manera que
ms cmodo te vaya. Sin embargo, en este ebook vamos a hablar de dos mtodos
que te ayudarn a simplificar y mejorar los procesos. Hablamos del mtodo Kanban y
el mtodo Scrum. En este captulo hablaremos sobre el Kanban mientras que el
siguiente lo dedicaremos al Scrum.

El mtodo Kanban es una manera de trabajar para gestionar proyectos, la cual se

caracteriza por ser simple de utilizar, y actualizable. Adems sirve para que gestiones
el desarrollo del trabajo, de una manera efectiva y productiva.

Uno de los desafos al que ms nos enfrentamos durante el desarrollo de un

proyecto, es la coordinacin de los equipos e intentar completar todas las tareas
propuestas. Sin embargo, la mayora de veces tenemos problemas con su gestin. Es
aqu donde el mtodo Kanban tiene su utilidad. No se centra tanto en la rapidez en la

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que se realizan las tareas, sino que es ms importante la calidad de estas.

Kanban viene del japons, que significa tablero visual, y es que esta metodologa
mejora el flujo de trabajo a un buen ritmo, teniendo en cuenta el tiempo y el nmero
de de productos que se necesitan en cada etapa. Apareci en Japn por primera vez,
inventado por la empresa Toyota, con la filosofa de producir Lo que se necesita,

cuando se necesita, y en la cantidad que se necesita.

El proceso es bastante simple. Consiste en varias columnas puestas en un tablero de
tareas, en la cual, cada estado concreto del proyecto est puesto en una columna. Es
decir, que ha de haber el mismo nmero de tareas, como de columnas. Esto nos
ayuda a saber en qu fase est nuestro proyecto.

Se mide desde el principio hasta el final., incluyendo todos los estados del proyecto,
incluyendo la programacin, la seleccin de tareas, la ejecucin, etc.
Normalmente se utilizan Post-its en los que se escribe la descripcin de la tarea y la
estimacin de la tarea, y se aade al tablero.

Esta tarea ir avanzando por todas las fases del tablero, hasta llegar al final. El
objetivo de hacerlo as es su visualizacin, es decir, que es ms fcil ver el progreso
del proyecto, y clarificar el mximo posible el trabajo, las tareas asignadas a cada
equipo, las prioridades que se tienen, y la meta asignada. Sirviendo adems de un
lugar donde todas las tareas estn centralizadas.

Al final de cada semana, se limpia la columna de completados, donde se encuentran

todas las tareas que se han terminado, para poder aadir las nuevas tareas. Es
importante mantener el tablero actualizado, y poner a una persona a cargo de que
trabaje como moderador,

Una de las ideas del mtodo Kanban es finalizar de empezar, y empezar a finalizar,
con esto se refiere a que el trabajo ha de estar limitado, y hay que evitar aadir ms

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tareas y centrarse en las que ya existen, de esta manera la atencin de los

trabajadores se centra en unas actividades determinadas, y la calidad del proyecto
aumenta.

Sin embargo, para conseguir que esta metodologa funcione correctamente hay que
seguir 4 normas:

-Priorizar las tareas: Los empleados no pueden trabajar en varias tareas a la vez, ya
que eso causa una prdida de efectividad y fluidez. Por eso es importante que
empiecen por la tarea de ms alta prioridad.
-Respetar a los compaeros: Esto significa que cada empleado se ha de encargar de
sus tareas, y se ha de respetar sus responsabilidades, sin sobrecargarlo con trabajos.
Esto produce un ambiente de confianza.
-Adaptarse: Los empleados han de estar dispuestos a cambiar sus hbitos de
trabajo, y adaptarse al nuevo sistema de trabajo. Para que el mtodo funcione hace
falta que todos los integrantes del proyecto trabajen de la misma manera.
-Liderazgo: Se ha de motivar pra que haya liderazgo. Adems, cada uno de los
empleados ha de ser responsable de sus tareas.

El mtodo Kanban muestra bastantes beneficios en cuanto se trata sobre gestin de

proyectos. Se puede ver cmo consigue mejorar la productividad considerablemente,
nos permite ver todas las tareas que tiene una persona en un proyecto, adems de
permitirnos ver el tiempo invertido en cada proyecto.

Ahora que ya conoces el mtodo Kanban, puedes aadirlo en tu empresa para

gestionar proyectos con xito.

Si ests interesado en conocer ms mtodos, en el siguiente captulo hablamos

sobre el mtodo Scrum.

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4. Gestin de proyectos: el mtodo Scrum

La metodologa que propone Scrum para la gestin de proyectos empresariales se
basa en entregas parciales priorizadas segn el beneficio que le va a reportar al
cliente o a la empresa.

Para las organizaciones, la gestin de proyectos es a la vez uno de los procesos ms

complejos y ms importantes para la unidad de su negocio. No se trata solo de
dedicar ms recursos econmicos sino de adquirir los conocimientos necesarios,
hacer una correcta optimizacin del tiempo dedicado y contar con una gestin y
coordinacin de nuestros equipos de trabajo adecuada. Sin una buena planificacin
del tiempo o tareas, la gestin de tareas acaba por consumir demasiados recursos, y
lo que es peor an, malgastando nuestro tiempo y el del resto de personas que
conforman nuestro equipo, provocando incluso falta de motivacin e implicacin en
la plantilla de trabajo.

Cmo nace la metodologa SCRUM?

En la dcada de los 80, para hacer una gestin de proyectos ms gil y adaptable a
los cambios del entorno, se desarroll en Japn la metodologa SCRUM con el
objetivo de obtener mejores resultados y una flexibilidad nunca vista hasta la fecha.

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El resultado fue tan positivo que actualmente todava se sigue utilizando el SCRUM
como base en la gestin de proyectos con un alto porcentaje de xito.

Las principales ventajas que podemos obtener de aplicar el mtodo SCRUM en

nuestra organizacin son:

Incrementos de productividad: gracias a alta motivacin de las personas al

poder organizarse de manera independiente con el paso del tiempo y la
experiencia adquirida.

Alta flexibilizacin: se tiene una alta adaptabilidad a los cambios del entorno y
a posibles variaciones por parte del cliente o la organizacin.

Gran poder predictivo: al conocerse los tiempos medios por proyecto es

sencillo adelantar predicciones de cundo podr estar terminado y en qu
condiciones.

Reduccin de riesgos: en el primer contacto se detallan posibles problemas

que puedan surgir durante el proyecto y de esta manera se tiene una alta
capacidad de reaccin en caso de producirse.

En qu consiste la gestin de proyectos con SCRUM?

El modelo SCRUM est altamente recomendado en proyectos que requieran de cierta
rapidez y flexibilidad. SCRUM ofrece agilidad en la gestin de proyectos aportando
siempre un mnimo de valor demostrable para la organizacin; pues se comenzar
siempre con aquello que le reporta un mayor beneficio.

Todo se inicia con lo que se conoce como requisitos de producto o Product backlog,
el cual resume las tareas, funcionalidades y objetivos que persigue el proyecto. Una
vez tengamos listados todos los requisitos se dividirn en entregas parciales que
sern ordenadas y priorizadas segn la importancia o valor que le otorga al cliente u
organizacin. Cada entrega parcial se conoce internamente con el nombre de Sprint y
cuentan con una fecha de inicio y otra de fin. La duracin aproximada de dichos
Sprints suele ser de entre tres y cuatro semanas, marcndose como objetivo la

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entrega de algo que funcione y que se pueda ir mejorando con el paso del tiempo y la
experiencia adquirida por las personas. Se trata de ir evolucionando y mejorando
continuamente hasta alcanzar la excelencia. Por ltimo tenemos el Sprint Backlog a
modo de resumen con las horas que se van a dedicar, quin las va a realizar y a qu
coste. De esta forma se hacen predicciones y calculan posibles desviaciones que
puedan surgir.

Los roles ms importantes

1. Product Owner: es el jefe o lder del proyecto as como el encargado de
asegurar el correcto funcionamiento de los procesos y las personas
implicadas. Es el nico responsable de aadir tareas al Product backlog,
ordenarlas y organizarlas.
2. ScrumMaster: es el encargado de liderar el equipo de desarrollo o
ScrumMaster, es decir, aquellos empleados implicados en el proyecto. Su
principal funcin es eliminar barreras y trabas que impiden que el equipo de
trabajo los objetivos finales. El ScrumMaster se asegura de que el proceso
SCRUM se utiliza como es debido y es el que hace que las reglas se cumplan.
3. Equipo de desarrollo: son las personas encargadas de crear y entregar el
producto. Generalmente es un grupo de tres a doce personas que cuentan con
los conocimientos necesarios para llevar a cabo el proyecto en todas sus
fases.
4. Stakeholders: se trata de perfiles que estn interesados en el proyecto y que
lo hacen posible (clientes, proveedores, vendedores, etc.) ya que les reportar
un beneficio directo asociado a la consecucin positiva del mismo. Aunque
no participan directamente en el proyecto en s, s que lo hacen durante las
revisiones del llamado Sprint.

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5. Herramientas para gestin de proyectos

Cada vez las empresas se vuelven ms internacionales, con varios equipos
repartidos alrededor del globo, haciendo para muchos imposibles ir a la oficina. Por
eso, las herramientas online cada vez son ms comunes en nuestro ambiente laboral.
La mayora de nosotros las usamos a diario, como el email, Google Docs, Skype,
Dropbox, etc. Sin embargo estas no nos sirven para realizar tareas ms complejas, y
por lo tanto nos hacen falta herramientas ms sofisticadas.

Cuando se trata de gestionar un proyecto, email se vuelve ineficaz, ya que con l no

se mantiene un nivel de comunicacin fluido, dificultando todo el proceso, y
perdiendo el hilo de las conversaciones que se mantienen. Tampoco te permite ver el
progreso que tienen las tareas ni asignar cargos a los empleados. Por eso nosotros,
en este captulo te vamos a recomendar cinco herramientas online con las que tu
gestin del proyecto ser fcil y eficaz.

1-Wrike:
Wrike es una herramienta de gestin de proyectos, con sede en los Estados Unidos.

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Te permite crear los proyectos que quieras, pudiendo incluir varios objetivos de una
manera fcil, y poder compartirlos con los miembros que quieras, teniendo la opcin
de aadir comentarios, as puedes hacer un seguimiento del progreso, y corregir los
errores con facilidad.

Otra de las opciones que ofrece Wrike es compartir imgenes, proyectos y las
modificaciones que se han hecho a estos con un mismo grupo de personas. Esto te
permite mantener a las otras personas que trabajan contigo actualizadas sobre los
cambios que se van realizando. Wrike tambin tiene un rastreador temporal
incorporado. Te da la opcin de rastrear las horas trabajadas en las tareas y/o
proyectos, adems de evaluar la efectividad de los trabajadores. Tambin te permite
iniciar un temporizador del proyecto para que a final de cada semana o mes puedas
ver las horas empleadas por tu parte, o por la de tus compaeros.

2-Jiffy:
Jiffy es una herramienta para gestionar proyectos que slo est disponible en forma
de aplicacin mvil. Una de sus principales caractersticas, es que te ensea el
proyecto con el que ests trabajando en ese momento, y te permite cambiar de tarea,
e incluso de proyecto de una manera bastante intuitiva. Adems puedes acceder al
tiempo que has dedicado a cada tarea, viendo detalladamente la hora en la que has
estado trabajando.

Esta aplicacin resulta bastante cmoda si tu trabajo consiste en moverse de una

parte a otra, y estar poco con el ordenador. Por eso con el mvil puedes actualizar tu
informacin.

Sin embargo, una de sus desventajas, es que no sirve para sincronizarse con equipos
remotos, ya que est ms centrada en el trabajo individual empleado.

3-WorkMeter:
Workmeter es una herramienta bastante fcil e intuitiva de utilizar. Esta te permite

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crear proyectos y ver tu tiempo empleado en ellos, incluyendo la actividad total, la

productividad y el tiempo no productivo.
Con WorkMeter puedes saltar de un proyecto de manera sencilla, haciendo ms
fluido el trabajo. Otra de las opciones que tiene es crear grupos, y asignar empleados
a cada uno, los cuales luego pueden ser asignados a un proyecto, puedes aadir y
quitar empleados de las tareas que tienen que hacer. Adems puedes ver el tiempo
que han invertido y en qu, permitindote ver el progreso que hace cada uno, y
corregir los posibles problemas existentes.
Puedes pedir informes sobre el proyecto, el cual incluye diferentes grficos con los
que ver el progreso global ser agradable a la vista y directo.

4-Teambox:
Teambox es una herramienta, que al igual que WorkMeter, es bastante intuitiva de
usar. Es perfecta para proyectos en grupo, adems de ayudarte a priorizar las tareas
y ver su importancia de manera muy sencilla. Adems, da la opcin a los empleados
de actualizaciones sobre el progreso que se realiza.

5-Toggl:
Toggl sin duda es una buena herramienta para realizar una gestin de proyectos. Es
bastante fcil de utilizar. Te permite crear proyectos, y ver el tiempo que has
empleado en ellos, con la opcin de poderlo modificar en caso de que hubiese algn
error. Sin embargo, la informacin no se acumula ms de un periodo de 9 das, al
contrario de WorkMeter, en el cual tienes acceso a meses atrs.
Toggl tiene una gran ventaja cuando uno planea gestionar un proyecto, y es la
posibilidad de crear una tasa de facturacin para proyectos y los miembros de grupo,
dndote la opcin de ponerle un coste al tiempo que se dedica a un proyecto,
juntamente con tu presupuesto.

Ahora que ya conoces las diferentes herramientas para la gestin de proyectos,

Cul usaras t?

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6. La administracin del tiempo es vital en

la gestin de proyectos
Si administras tu tiempo y lo aprovechas de la forma correcta estars aportando
mucho ms valor a la gestin de los proyectos que lleves a cabo.

El tiempo es un recurso limitado y las 24 horas que tiene el da en ocasiones se nos

quedan cortas. Esto mismo es aplicable al mundo laboral. Quin no ha escuchado
alguna vez en la oficina aquello de He estado todo el da sin parar y todava tengo
una montaa de trabajo o es que es imposible llegar a todo. Esto es debido a que,
sin darnos cuenta, malgastamos gran parte de la jornada sin querer. Si somos
capaces de administras mejor nuestro tiempo y exprimir al mximo nuestras horas
productivas de trabajo estaremos contribuyendo a mejorar la gestin de proyectos
laborales y a incrementar nuestro rendimiento laboral.

Pero por qu no lo conseguimos?

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Dificultades internas y externas

Llegar a dominar el tiempo puede ser complicado. Depende tanto de factores de la
propia persona como de factores ajenos a ella. Hay estudios que demuestran que los
malos hbitos de vida empiezan a manifestarse a partir de los 13 aos) y que
cumplidos los 16 ya es tarde para corregirlos. Por eso, estos malos hbitos
repercutirn de manera negativa en el uso y gestin que hacemos de nuestro tiempo.

Los principales factores internos son:

Haber dormido poco la noche anterior

Mala organizacin y planificacin de tareas

Vida demasiado sedentaria

Procrastinacin

Distracciones

Incapacidad de acabar lo que se ha empezado

Sin embargo, no solo la propia persona es culpable de su mala gestin del tiempo.
Las empresas en las que se desempean un trabajo tambin poseen un impacto que
puede ser bueno o malo sobre ellas. Ha sido reconocido por expertos en RRHH que
las siguientes causas externas a los empleados tienen un efecto negativo:

Ausencia de incentivos o planes variables

No contar con planes de desarrollo profesional

Falta de liderazgo por parte de la organizacin

Falta de establecimiento de metas y objetivos

Polticas horarias demasiado estrictas

Cmo afecta el tiempo a la gestin de proyectos?

En determinados tipos de empresa, segn su actividad, es primordial medir cmo se
reparten los tiempos de trabajo en los diferentes proyectos. Un buen ejemplo pueden
ser las agencias de publicidad, los bufetes de abogados, las consultoras, despachos

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de arquitectos etc. Para ellos es necesaria una gestin de proyectos basada en el

tiempo, no solo en temas de facturacin sino para la evaluacin posterior.
Si una organizacin funciona bien es porque la gestin de proyectos que tiene es
ptima. La suma de proyectos positivos influye en los resultados globales de la
compaa y la administracin correcta del tiempo juega un papel importante en el
devenir de los proyectos.

Contar con una herramienta para gestionar proyectos nos va a ayudar entre otras
cosas a conocer de forma automtica y objetiva el tiempo dedicado a cada uno de
nuestros proyectos y saber la relacin entre el esfuerzo dedicado y la recompensa
obtenida. As, podremos detectar en cualquier momento la situacin real del
proyecto, comprobar si es interesante en cuanto a rentabilidad y ver si el proyecto
principal para la organizacin es al que ms tiempo dedicamos.
Elegir una herramienta de gestin de proyectos que tenga en cuenta la variable
tiempo no es sencillo. A continuacin te mostramos algunas caractersticas que
debera tener:

Ser capaz de gestionar varios proyectos a la vez.

Poder asignar proyectos a diferentes empleados o grupos de trabajo.

Poder comparar el tiempo real empleado en el proyecto con el tiempo

estimado en un principio y ajustar desviaciones.

Que impute el tiempo dedicado a cada proyecto de forma objetiva y

automtica. De esta forma se reduce la subjetividad humana a la hora de
repartir tiempos en proyectos mediante herramientas de time reporting. Y por
supuesto, tambin se reducen los tiempos dedicados a cumplimentar dicha
informacin.

Visin global para analizar las cargas de trabajo que permitan identificar si se
estn destinando demasiadas horas a un proyecto que no las necesita.

Poder detectar si la estrategia corporativa est alineada con la ejecucin.

Una vez definida la estrategia para la gestin de proyectos podremos:

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1. Darnos cuenta de la existencia de desviaciones entre las estimaciones

iniciales y los resultados finales.
2. Indagar el porqu de esas desviaciones.
3. Proponer los medios necesarios para poder corregirlas de forma efectiva.

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7. Gestin de proyectos y ahorro de costes

Una buena forma de reducir costes es haciendo una buena gestin de tus proyectos
empresariales. Si tus empleados usan las herramientas correctas y trabajan en
aquellos proyectos que reportan ms beneficio a la organizacin, vers como los
gastos se van reduciendo.

Podemos reducir costes mediante la gestin de proyectos? Por supuesto. Es

posible optimizar al mximo un proyecto empresarial siempre que se obtenga la
mayor cantidad de informacin referente a dichos proyectos y a las variables que
puedan surgir.

Primeros pasos para ahorrar costes con la gestin de proyectos

Para empezar, lo ms importante es conocer de la forma ms aproximada posible,
cunto tiempo se dedica a cada proyecto que haya en nuestra empresa.
Adicionalmente, si podemos obtener esta informacin de una manera automtica y
objetiva, es decir, con la mnima intervencin humana que pueda desvirtuar los datos,

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la gestin de proyectos que hagamos ser ms positiva y sobre todo ms fiel a la

realidad.

Antes de nada, lo primero que tenemos que hacer es:

1. Listar y detallar cuntos proyectos hay actualmente en la organizacin (ya sea

de manera global o por departamentos/grupos de trabajo)
2. Organizar a nuestros empleados en funcin del proyecto o proyectos en los
cuales se han visto implicados
3. Como hemos dicho anterior, poder registrar el nmero de horas que ha estado
cada persona trabajando en cada proyecto
Qu necesito en mi gestin de proyectos?
Idealmente, si queremos contabilizar el tiempo invertido en cada proyecto, sera
interesante contar con una herramienta que te aporte esta informacin de una
manera objetiva y automtica. Si es objetiva se eliminar el componente humano y
los datos sern ms reales. Adems, si es automtica, el tiempo de reporte de horas
que tengan que realizar las personas te lo ahorras, con lo que los empleados podrn
seguir trabajando en el proyecto y mantenindose productivos.

Los indicadores o KPIs ms interesantes que puedes necesitar son:

El tiempo de actividad total de cada proyecto

El tiempo considerado productivo del total invertido en el proyecto

El tiempo considerado no productivo

Hemos distinguido entre tiempo productivo y tiempo no productivo porque

entendemos que aunque un empleado dedique por ejemplo 6 horas cada da a
trabajar en un proyecto concreto, esas 6 horas no sern todas productivas, pues a lo
largo del da se producen interrupciones, distracciones y usamos algunas
herramientas innecesarias para el desarrollo de nuestro trabajo.

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La informacin que revelan estos indicadores facilita que, cuando se detecte algn
tipo de desviacin o desajuste, tanto el trabajador como su manager se den cuenta
del problema y puedan actuar, tras analizar estos KPIs, para intentar mejorar y
cambiar las dinmicas en caso de ser negativas.

Ahorros directos derivados de la gestin de proyectos

Segn la tipologa de tu empresa, haciendo una buena gestin de proyectos puedes
obtener interesantes beneficios en forma de ahorro de costes. Por ejemplo, las
consultoras, agencias de publicidad que trabajan con clientes o despachos de
abogados, son una buena muestra de ello ya que generalmente facturan por horas y
a diario tienen que definir proyectos, preparar presupuestos y realizar los ajustes
pertinentes.

Medir y conocer los tiempos dedicados a cada proyecto nos va a reportar una
importante reduccin de costes. Algunos ejemplos pueden ser:

Ahorro de tiempo en la imputacin/facturacin de horas a un cliente

Ahorro en herramientas de tracking de computacin de horas

Ahorros derivados de la productividad: los empleados estn focalizados en

aquellas tareas que reportan mayor valor a la compaa

Mejor confeccin de los equipos de trabajo. Si sabemos cunto tiempo

necesitamos para ejecutar un proyecto en las mejores condiciones podremos
elegir el nmero de personas adecuadas que conformen en equipo.

Ahorros a la hora de confeccionar presupuestos mucho ms ajustados a la

realidad. Si contamos con datos previos objetivos, las desviaciones sern
mnimas a partir de ahora.

Con esta nueva forma de gestionar los proyectos, sabremos el tiempo real invertido
en cada uno, lo que se traducen en la simplificacin a la hora de facturar por horas.

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