PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la informacin obtenida por
el auditor en su revisin, as como los resultados de los procedimientos y pruebas de auditora
aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones
contenidas en el informe correspondiente.
OBJETIVOS

Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:

Registrar de manera ordenada, sistemtica y detallada los procedimientos y actividades
realizados por el auditor.
Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.
Proporcionar la base para la rendicin de informes.
Facilitar la planeacin, ejecucin, supervisin y revisin del trabajo de auditora.
Minimizar esfuerzos en auditoras posteriores.
Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditora y de que el trabajo se
efectu de conformidad con las Normas de Auditora del rgano de Control y dems
normatividad aplicable.
Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditora para prximas
revisiones.

NATURALEZA Y CARACTERSTICAS
Los papeles de trabajo debern:

Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deber

relacionarse con los papeles de trabajo mediante ndices cruzados.
Contener ndices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cdulas y resmenes que
sean necesarios.
Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.
Ser supervisados e incluir constancia de ello.
Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo
realizado y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten
en el informe de auditora.
Redactarse con concisin, pero con tanta precisin y claridad que no requieran
explicaciones adicionales.
Ser pertinentes, por lo cual slo debern contener la informacin necesaria para el
cumplimiento de los objetivos de la auditora.
Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y
comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar
de la calidad del trabajo realizado).

En cuanto a la evidencia contenida en los papeles de trabajo, estos debern cumplir los
siguientes requisitos:
Suficiencia. Ser suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste para sustentar los
resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditora.
Competencia. Para que sea competente, la evidencia deber ser vlida y confiable; es decir, las
pruebas practicadas debern corresponder a la naturaleza y caractersticas de las materias
examinadas.
Importancia. La informacin ser importante cuando guarde una relacin lgica y patente con el
hecho que se desee demostrar o refutar.
Pertinencia. La evidencia deber
recomendaciones de la auditora.

ser

congruente

con

los

resultados,

conclusiones

PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Los papeles de trabajo sern propiedad del rgano de Control, por contener la evidencia de
trabajos de auditora realizados por su personal. Por tanto, su guarda y custodia sern
responsabilidad de los auditores y, para evitar el riesgo de que se extraven o sean utilizados
indebidamente por terceras personas, las Direcciones de Auditora debern archivarlos en un
sitio designado especialmente para ello, de preferencia bajo llave.
La confidencialidad est ligada al cuidado y diligencia profesional con que debern proceder los
auditores del rgano de Control. Por contener informacin confidencial, el uso y consulta de los
papeles de trabajo estarn vedados por el secreto profesional a personas ajenas a los auditores,
salvo requerimiento o mandato de autoridad competente.
Con objeto de que los papeles de trabajo estn debidamente resguardados y archivados, se
formarn tantos legajos como sean necesarios, que se archivarn en compiladores tamao carta.
Cada legajo incluir un ndice para facilitar la localizacin de las cdulas y dems papeles de
trabajo.
Los papeles de trabajo de auditoras terminadas debern conservarse por un perodo de cinco
aos, en el archivo general a cargo del Centro de Informtica, Documentacin y Archivo con
excepcin de aquellos que, por no haberse solventado alguna recomendacin, permanezcan en
la oficina del Auditor Especial y/o en la Direccin de Auditora correspondiente, quienes sern
responsables de custodiarlos.
CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

Con base en su utilizacin y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo

permanente o expediente continuo de auditora y papeles de trabajo actuales. A continuacin, se
sealan las caractersticas de cada uno de ellos.
Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditora
El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran los
documentos relativos a los antecedentes, constitucin, organizacin, operacin, normatividad
jurdica y contable e informacin financiera y programtico-presupuestal, actas y documentos de
entrega recepcin de los entes fiscalizables. Esta informacin, debidamente actualizada, servir
como instrumento de referencia y consulta en varias auditoras.
La integracin del archivo permanente se iniciar en la etapa de planeacin de la auditora,
cuando se obtenga informacin general sobre el ente por auditar (organizacin, funciones, marco
legal, sistemas de informacin y control, etc.)
El archivo permanente se actualizar con la informacin que se obtenga al ejecutar una auditora
o al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes. Su integracin deber sujetarse a
lo dispuesto en el procedimiento para la Integracin y Actualizacin del Archivo Permanente,
emitido por el rgano de Control o de cada una de las reas correspondientes.
Papeles de Trabajo del Perodo
Los papeles de trabajo actuales o del perodo se elaboran y obtienen en el transcurso de la
auditora; en ellos se deja evidencia del proceso de planeacin y del programa de auditora; del
estudio y evaluacin del control interno; del anlisis de saldos, movimientos, operaciones,
tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y oportunidad de los
procedimientos de auditora; de la supervisin realizada; de la persona que aplic los
procedimientos y de la fecha en que se realiz el trabajo; de las conclusiones de la revisin; y del
informe de auditora en que se incluyan las recomendaciones formuladas.

Los papeles de trabajo denominados cdulas de auditora, se clasifican de acuerdo a la Gua para
la Elaboracin de Papeles de Trabajo, en cdulas sumarias, analticas, subanalticas, de informe,
de observaciones y de seguimiento de recomendaciones.
1. Cdulas sumarias o de resumen
En las cdulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del rea,
programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, gastos o
asignaciones presupuestales.
Es conveniente que estas cdulas contengan los principales indicadores contables o estadsticos
de la operacin, as como su comparacin con los estndares del perodo anterior, con el
propsito de que se detecten desde ese momento desviaciones importantes que requieran
explicacin, aclaracin o ampliacin de algn procedimiento, antes de concluir con la revisin
(vase la Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo).
2. Cdula Analtica
Adems de contener la desagregacin o anlisis de un saldo, concepto, cifra, operacin o
movimiento del rea por revisar, en las cdulas analticas se detallan la informacin obtenida, las
pruebas realizadas y los resultados obtenidos.
Es conveniente que la informacin recabada se agrupe o clasifique de tal forma que permita
detectar fcilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y que a ella se
agreguen los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida interpretacin.
Las pruebas que deben consignarse en las cdulas analticas se refieren a las investigaciones
necesarias para cumplir los objetivos establecidos en los programas de trabajo, considerando las
cifras y datos asentados en la cdula sumaria.
En dichas cdulas se incluye, adems, el anlisis de cifras especficas o la verificacin de algn
clculo, que son tiles para reforzar el resultado de las pruebas. Su aplicacin parte de
razonamientos de tipo financiero o estadstico; algunas aplicaciones se pueden referir, por
ejemplo, a razones de rentabilidad o produccin per cpita, la determinacin del costo-beneficio,
las variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto, conciliaciones, etc.
Asimismo, en las cdulas analticas se incluyen los resultados finales, representados por las
observaciones.
3. Cdulas Subanalticas
Por medio de las cdulas subanalticas, se desagregan o analizan con detalle los datos
contenidos en una cdula analtica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones en
valores, la cdula subanaltica sera aquella en que se mostraran los saldos mensuales de las
cuentas de inversin.
4. Cdula de Observaciones
Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de la revisin, se
resumirn en esta cdula de observaciones, debidamente identificados con el nmero de cdula
correspondiente, a fin de facilitar su consulta y revisin
5. Cdula de Informes
Una vez concluido el trabajo de auditora, y de manera adicional a las cdulas en que se
presenten las conclusiones, se integrar, al inicio del expediente de papeles de trabajo, un
informe donde se expongan brevemente los antecedentes de auditora, los procedimientos de
auditora aplicados y sus resultados, a fin de ofrecer un panorama de trabajo realizado y de las
posibles acciones por emprender
6. Cdula de seguimiento de recomendaciones

Si del trabajo de auditora se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones legales, ser
necesario dejar constancia de ello, primeramente en cdulas de discusin o de comentarios y
despus en cdulas de control de seguimiento. (Actas de Notificacin de Observaciones).
FORMULACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Para disear las cdulas y su integracin ordenada, es preciso considerar las necesidades de la
revisin en funcin de los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se
pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prcticos para estructurar la
informacin, su proceso y los resultados de los procedimientos aplicados.
A continuacin se describen las cualidades que debe reunir una cdula para cumplir su
cometido:
a) Objetiva: es decir, la informacin debe ser imparcial y lo suficientemente amplia para que el
lector pueda formarse una opinin.
b)

De fcil lectura: para lo cual su contenido se integrar de manera lgica, clara y sencilla.

c) Completa: en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditora realizado, y sustentar

debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.
d)
Relacionar claramente: los cruces entre las distintas cdulas (sumarias, analticas y
subanalticas, de tal manera que los ndices y marcas remitan al lector a otros datos con
facilidad.
e)
Ser pertinente: por lo cual slo deber contener la informacin necesaria para cumplir el
objetivo propuesto.
ESTRUCTURA DE LAS CDULAS DE AUDITORA
Las cdulas constan de tres partes: encabezado, cuerpo y pie o calce.
1. Encabezado. El encabezado es la parte superior de la cdula y debe contener los siguientes
datos:
a) Clave o ndice de la cdula, la cual permite clasificar y ordenar de manera lgica los papeles
de trabajo.
b)
Siglas del rgano de Fiscalizacin Superior y de la Direccin a cargo de la auditora; y
nombre del ente fiscalizador.
c) Cuenta Pblica revisada. (Periodo o ejercicio)
d) Tipo de cdula.
e) Procedimiento o tcnica de auditora aplicada, junto con una descripcin de su contenido y
del alcance de la prueba.

f) Inciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cdula, y sus firmas o rbricas, a

fin de deslindar responsabilidades y, en su caso, evaluar al personal.
g) Fecha de elaboracin de la cdula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso de que
durante la auditora se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en la cdula.
2. Cuerpo. El cuerpo de la cdula es la parte donde se asienta la informacin obtenida por el
auditor y los resultados de la revisin. Regularmente, se incluir los siguientes elementos:
a) Cifras y conceptos sujetos a revisin.

b) Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control establecidos en el ente

fiscalizado.
c) Referencias.
d) Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas.
e) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.
f) Hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o incumplimiento de los controles
establecidos por el ente auditado.
g) Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y determinacin del monto de los
hechos e irregularidades detectados.
h) Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas realizadas y remitan a
otras cdulas relacionadas o complementarias.
3. Pie o calce. El pie o calce es la parte inferior de la cdula; en ella se asientan principalmente
los siguientes datos:
a) Notas para aclarar o complementar algn concepto asentado en el cuerpo de la cdula, para
aclarar o ampliar informacin o para sealar situaciones especiales.
b) Marcas de auditora empleadas y su significado (si no se elabora una cdula especial para
ello).
c) Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cdula.
d)
Normalmente se anotar la preposicin DE en color rojo, y enseguida la fuente de
informacin (auxiliares, plizas, cuentas por liquidar certificadas, contratos, etc.)

NDICES DE AUDITORA

A manera de ejemplo, se mencionan los ndices que se detallan a continuacin, con carcter
enunciativo, ms no limitativo; as, cuando se requiera un ndice que no est incluido en este
manual, se podr utilizar en el entendido de que su significado se explicar en el documento
correspondiente:

Los ndices correspondientes al gasto se identificarn de acuerdo con los captulos de la

clasificacin presupuestal por objeto del gasto, de manera que, siguiendo el mismo sistema de
construccin, se pueden elaborar ndices para cdulas sumarias o cdulas analticas que
muestren un contenido ms detallado (9).

NDICE

CONCEPTO AL QUE SE REFIERE

(A.P.)

ARCHIVO PERMANENTE DE AUDITORA

100

Sumaria de conclusiones.

200

Sumaria de ingresos.

300

Sumaria de costo de ventas.

400

Sumaria de gastos.

500

Activo.

600

Pasivo.

700

Capital contable.

800

Cuenta de orden.

900

Otros papeles que surjan con motivo de la revisin.

HT

Hoja de Trabajo

BC

Balanza de Comprobacin

CP

Control Presupuestal

A continuacin se desglosan algunos de los ndices:

200

Sumaria de ingresos.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CDULAS ANALTICAS

201

Determinacin de ingresos no contabilizados.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CDULAS SUBANALTICAS

201.1
Relacin de documentos correspondientes a ingresos que no se encuentran
registrados en los libros autorizados.

201.2
Ingresos determinados mediante la confronta entre los ingresos contabilizados en
cantidades globales, ya sea por da, por semana o por mes, en libros (registros econmicos) y los
que se encuentran contabilizados en libros autorizados.

As, la clave de todas las cdulas que se elaboran, con relacin a la auditora de ingresos de la
Dependencia, Entidad o rea revisada, quedarn dentro de la centena 200.