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PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la informacin obtenida por el auditor en su revisin, as como los resultados de los procedimientos y pruebas de auditora aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente. OBJETIVOS Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos: Registrar de manera ordenada, sistemtica y detallada los procedimientos y actividades realizados por el auditor. Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia. Proporcionar la base para la rendicin de informes. Facilitar la planeacin, ejecucin, supervisin y revisin del trabajo de auditora. Minimizar esfuerzos en auditoras posteriores. Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditora y de que el trabajo se efectu de conformidad con las Normas de Auditora del rgano de Control y dems normatividad aplicable. Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditora para prximas revisiones. NATURALEZA Y CARACTERSTICAS Los papeles de trabajo debern: Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deber relacionarse con los papeles de trabajo mediante ndices cruzados. Contener ndices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cdulas y resmenes que sean necesarios. Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado. Ser supervisados e incluir constancia de ello.

Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo realizado y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditora. Redactarse con concisin, pero con tanta precisin y claridad que no requieran explicaciones adicionales. Ser pertinentes, por lo cual slo debern contener la informacin necesaria para el cumplimiento de los objetivos de la auditora. Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar de la calidad del trabajo realizado). En cuanto a la evidencia contenida en los papeles de trabajo, estos debern cumplir los siguientes requisitos: A. Suficiencia. Ser suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste para sustentar los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditora. B. Competencia. Para que sea competente, la evidencia deber ser vlida y confiable; es decir, las pruebas practicadas debern corresponder a la naturaleza y caractersticas de las materias examinadas. C. Importancia. La informacin ser importante cuando guarde una relacin lgica y patente con el hecho que se desee demostrar o refutar. D. Pertinencia. La evidencia deber ser congruente con los resultados, conclusiones y recomendaciones de la auditora. PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD Los papeles de trabajo sern propiedad del rgano de Control, por contener la evidencia de trabajos de auditora realizados por su personal. Por tanto, su guarda y custodia sern responsabilidad de los auditores y, para evitar el riesgo de que se extraven o sean utilizados indebidamente por terceras personas, las Direcciones de Auditora debern archivarlos en un sitio designado especialmente para ello, de preferencia bajo llave. La confidencialidad est ligada al cuidado y diligencia profesional con que debern proceder los auditores del rgano de Control. Por contener informacin confidencial, el uso y consulta de los papeles de trabajo estarn vedados por el secreto profesional a personas ajenas a los auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad competente.

Con objeto de que los papeles de trabajo estn debidamente resguardados y archivados, se formarn tantos legajos como sean necesarios, que se archivarn en compiladores tamao carta. Cada legajo incluir un ndice para facilitar la localizacin de las cdulas y dems papeles de trabajo. Los papeles de trabajo de auditoras terminadas debern conservarse por un perodo de cinco aos, en el archivo general a cargo del Centro de Informtica, Documentacin y Archivo con excepcin de aquellos que, por no haberse solventado alguna recomendacin, permanezcan en la oficina del Auditor Especial y/o en la Direccin de Auditora correspondiente, quienes sern responsables de custodiarlos. 2.2.1 CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO. Con base en su utilizacin y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo permanente o expediente continuo de auditora y papeles de trabajo actuales. A continuacin, se sealan las caractersticas de cada uno de ellos. Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditora El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran los documentos relativos a los antecedentes, constitucin, organizacin, operacin, normatividad jurdica y contable e informacin financiera y programtico-presupuestal, actas y documentos de entrega recepcin de los entes fiscalizables. Esta informacin, debidamente actualizada, servir como instrumento de referencia y consulta en varias auditoras. La integracin del archivo permanente se iniciar en la etapa de planeacin de la auditora, cuando se obtenga informacin general sobre el ente por auditar (organizacin, funciones, marco legal, sistemas de informacin y control, etc.) El archivo permanente se actualizar con la informacin que se obtenga al ejecutar una auditora o al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes. Su integracin deber sujetarse a lo dispuesto en el procedimiento para la Integracin y Actualizacin del Archivo Permanente, emitido por el rgano de Control o de cada una de las reas correspondientes. Papeles de Trabajo del Perodo Los papeles de trabajo actuales o del perodo se elaboran y obtienen en el transcurso de la auditora; en ellos se deja evidencia del proceso de planeacin y del programa de auditora; del estudio y evaluacin del control interno; del anlisis de saldos, movimientos,

operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditora; de la supervisin realizada; de la persona que aplic los procedimientos y de la fecha en que se realiz el trabajo; de las conclusiones de la revisin; y del informe de auditora en que se incluyan las recomendaciones formuladas. Los papeles de trabajo denominados cdulas de auditora, se clasifican de acuerdo a la Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo, en cdulas sumarias, analticas, subanalticas, de informe, de observaciones y de seguimiento de recomendaciones. 1. Cdulas sumarias o de resumen En las cdulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del rea, programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, gastos o asignaciones presupuestales. Es conveniente que estas cdulas contengan los principales indicadores contables o estadsticos de la operacin, as como su comparacin con los estndares del perodo anterior, con el propsito de que se detecten desde ese momento desviaciones importantes que requieran explicacin, aclaracin o ampliacin de algn procedimiento, antes de concluir con la revisin (vase la Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo). 2. Cdula Analtica Adems de contener la desagregacin o anlisis de un saldo, concepto, cifra, operacin o movimiento del rea por revisar, en las cdulas analticas se detallan la informacin obtenida, las pruebas realizadas y los resultados obtenidos. Es conveniente que la informacin recabada se agrupe o clasifique de tal forma que permita detectar fcilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y que a ella se agreguen los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida interpretacin. Las pruebas que deben consignarse en las cdulas analticas se refieren a las investigaciones necesarias para cumplir los objetivos establecidos en los programas de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cdula sumaria. En dichas cdulas se incluye, adems, el anlisis de cifras especficas o la verificacin de algn clculo, que son tiles para reforzar el resultado de las pruebas. Su aplicacin parte de razonamientos de tipo financiero o estadstico;

algunas aplicaciones se pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad o produccin per cpita, la determinacin del costo-beneficio, las variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto, conciliaciones, etc. Asimismo, en las cdulas analticas se incluyen los resultados finales, representados por las observaciones. 3. Cdulas Subanalticas Por medio de las cdulas subanalticas, se desagregan o analizan con detalle los datos contenidos en una cdula analtica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones en valores, la cdula subanaltica sera aquella en que se mostraran los saldos mensuales de las cuentas de inversin. 4. Cdula de Observaciones Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de la revisin, se resumirn en esta cdula de observaciones, debidamente identificados con el nmero de cdula correspondiente, a fin de facilitar su consulta y revisin. 5. Cdula de Informes Una vez concluido el trabajo de auditora, y de manera adicional a las cdulas en que se presenten las conclusiones, se integrar, al inicio del expediente de papeles de trabajo, un informe donde se expongan brevemente los antecedentes de auditora, los procedimientos de auditora aplicados y sus resultados, a fin de ofrecer un panorama de trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender. 6. Cdula de seguimiento de recomendaciones Si del trabajo de auditora se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones legales, ser necesario dejar constancia de ello, primeramente en cdulas de discusin o de comentarios y despus en cdulas de control de seguimiento. (Actas de Notificacin de Observaciones).

2.2.2 FORMULACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO Para disear las cdulas y su integracin ordenada, es preciso considerar las necesidades de la revisin en funcin de los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prcticos

para estructurar la informacin, su proceso y los resultados de los procedimientos aplicados. A continuacin se describen las cualidades que debe reunir una cdula para cumplir su cometido: a) Objetiva: es decir, la informacin debe ser imparcial y lo suficientemente amplia para que el lector pueda formarse una opinin. b) De fcil lectura: para lo cual su contenido se integrar de manera lgica, clara y sencilla. c) Completa: en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditora realizado, y sustentar debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones. d) Relacionar claramente: los cruces entre las distintas cdulas (sumarias, analticas y subanalticas, de tal manera que los ndices y marcas remitan al lector a otros datos con facilidad. e) Ser pertinente: por lo cual slo deber contener la informacin necesaria para cumplir el objetivo propuesto.

MARCAS DE AUDITORA Las marcas de auditora son smbolos convencionales que utiliza el auditor para dejar constancia de las pruebas y tcnicas de auditora que se aplicaron; generalmente se registran con lpiz rojo. Las marcas de auditora cumplen los siguientes propsitos: 1. Dejar constancia del trabajo realizado. 2. Facilitar el trabajo y ayudar a que se aproveche al mximo el espacio de la cdula, pues evitan describir detalladamente las actividades efectuadas para la revisin de varias partidas. 3. Agilizar la supervisin, ya que permiten comprender de inmediato el trabajo realizado.

Por sus caractersticas, las marcas pueden ser de dos tipos: 1. Estndar Las marcas estndar se utilizan para hacer referencia a tcnicas o procedimientos que se aplican constantemente en las auditoras y son interpretadas de la misma manera por todos los auditores que las emplean.

2. Especficas Las marcas especficas no de uso comn; en la medida en que se adopten debern integrarse al ndice de marcas correspondiente y sealarse con toda claridad al pie o calce de los papeles de trabajo (1). Para las reas de Auditora de los rganos de Control, se han establecido las marcas de auditora que a continuacin se muestran:

MARCAS

DESCRIPCIN Clculos verificados (toda operacin aritmtica)

Operacin aritmtica incorrecta

Cifras cuadradas

Cifras que no deben tomarse en consideracin.

Comprobante examinado que carece de requisitos fiscales.

Punto pendiente por aclarar.

Punto pendiente, que fue verificado y resuelto.

Documentos especiales examinados de carcter legal (contratos, plizas de seguros, etc.)

Confrontado en segundo anlisis.

Confrontado contra documentacin comprobatoria (con requisitos).

Libros, documentos contabilizadores (plizas, etc.).

Confrontado contra documentacin comprobatoria (sin requisitos)

Se investig y acept comentarios.

Ajustes propuestos.

Ajustes aplicados.

Confirmacin enviada.

Confirmacin contestada.

Para destacar determinado hecho de las cdulas, se encerrar el concepto y cifras relativas entre dos marcas, lo suficientemente grandes como se indica aqu mismo. Cuando se haya formulado cdula de puntos pendientes y vayan quedando aclarados, al centro del concepto relativo se pondr la marca que se indica.

Conectores para identificar y correlacionar importes y/o hechos en las cdulas.


(9) Secretara de Desarrollo, Evaluacin y Control de la Administracin Pblica, Subsecretara de Control y Supervisin, (2004), Manual de Auditora Gubernamental, actualizacin, Puebla, Pue.

Estas son otras marcas de Auditora que se pueden utilizar:

Cotejado con registros presupuestales autorizados

^
@

Verificado contra registros presupuestales autorizados Cotejado con la Cuenta Pblica

Incluir en el informe Partida presupuestal afectada que no cumple la normatividad aplicable Notas aclaratorias (llamada de auditora) Fuente de datos No aplicable Va a otra cdula Viene de otra cdula

XX DE: N/A

Sin comprobante

Comprobante sin requisitos fiscales

Cumple con requisitos fiscales

(1) H. Congreso del Estado de Nayarit, (2002), Manual General de Auditora del rgano de Fiscalizacin Superior del Estado, Tepic, Nayarit, Peridico Oficial, Sexta Seccin Tomo CLXX, Nmero 10.

Adicionalmente, y por sus caractersticas, para la Auditora de Obra Pblica se han implementado las siguientes marcas, cuya aplicacin debe adoptarse por el personal que se encuentre adscrito a la misma.

vf
tpu

Verificado fsicamente

Verificado con tabulador de precios unitarios

Se contrapone al precepto legal (citar ley y artculo)

Confirmacin por compulsa

Comentar con el superior

Continua al reverso

Cotejado con normatividad

Diferencias

Documento que no cumple

DO FD AP

Documento original Faltante de documentacin Conexin con el archivo permanente

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P G GA GEA E PU V+ Dt At

Planos que sirven de soporte Nmeros generadores Generadores de auditora Generador del ente auditado Estimaciones Precios unitarios sujetos a revisin Volumen de mas Deductiva Aditiva

(1) H. Congreso del Estado de Nayarit, (2002), Manual General de Auditora del rgano de Fiscalizacin Superior del Estado, Tepic, Nayarit, Peridico Oficial, Sexta Seccin Tomo CLXX, Nmero 10.

2.6

PREPARACIN Y REVISIN DEL BORRADOR DEL INFORME

El informe de auditora es el producto final del trabajo de un auditor en el cual, normalmente, emite una opinin acerca de la razonabilidad de la presentacin de los estados financieros de la entidad sujeta a examen. Mediante el informe de auditora se pone en conocimiento de la entidad examinada y de otros organismos y funcionarios sobre los resultados que se han obtenido del examen. Si en la prctica de una auditora o de exmenes de alcance limitado se desprenden responsabilidades de cualquier tipo que estas sean, se elaborar el pliego de reparos o informe provisional destacando esta novedad, misma que se dejar constancia resumida pero especfica en el respectivo informe. Preparado el borrador del informe, lo discutir con el Auditor Supervisor.

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