TECNOLOGA EN GESTIN ADMINISTRATIVA

Materia: COMUNICACIN ORGANIZACIONAL - ITM

DOCENTE: Carlos Mario Surez Garzn
Comunicador Social - Periodista
Especialista en Gerencia de la Comunicacin Organizacional
COMUNICACIN
No se concibe ningn ser humano sin comunicacin, sin ella, la vida es imposible.
Figuereido
Una buena comunicacin, parte de las relaciones interpersonales.
La comunicacin intrapersonal es el nivel primario y sus fuentes son:
Seales Privadas: Pueden ser verbales o no verbales. Slo uno mismo puede
experimentarlas
Seales Pblicas: Entregamos y recibimos, informan acerca del entorno
inmediato. Ej: el fro, el miedo, el hambre; el olor de una flor, el sonido de una
sirena.

Seales Conductuales: Impactan el proceso del pensamiento. Ej: Gestos, seales

de Humo

SEMIOLOGA:
Del latn Semain: Signo
Se define como la ciencia que se encarga del estudio de los signos, en el seno de la vida
social.
La lingstica hace parte de la semiologa.
SEMITICA:
Es ms general que la semiologa, prescinde del encuadre social y centra su estudio en la
teora de los signos, o bien en el estudio de algn sistema de comunicacin en particular.
La semitica estudia desde los sistemas de comunicacin ms naturales, como el de los
animales, hasta los procesos culturales ms complejos, como el de los hombres.
SEMNTICA:
La semntica es una ciencia derivada de la lingstica que, se encarga del estudio, del
cambio y de la evolucin de las palabras.

Los signos hacen posible el acto de la comunicacin.

LA COMUNICACIN: Del latn comunicare
Por etimologa es: hacer comn.
Es el acto inherente al hombre por medio de cual expresa sus ideas y sentimientos,
conoce de s mismo y se comunica con el entorno.
Se entiende, tambin, como el nexo entre dos o ms puntos, o dos o ms personas; con
el fin de comunicar algo.
Toda forma de interaccin entre los seres humanos mediante el uso de lenguajes.
PRINCIPIOS DE LA COMUNICACIN

INEVITABLE
OMNIPRESENTE

IRREVERSIBLE

PERSONAL

CONTINUA

DINMICA

TRANSACCIONAL

VERBAL

NO VERBAL

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN

La fuente emisor.
El smbolo.

El mensaje (cdigo).

El canal.

El receptor.

El perceptor (decodificador).

Ruido.

Entorno.

Qu lugar ocupa la comunicacin dentro las competencias de la organizacin?

ASERTIVIDAD

ES LA HABILIDAD DE EXPRESARNOS DE UNA MANERA AMABLE Y ADECUADA,

LOGRANDO DECIR LO QUE QUEREMOS SIN ATENTAR CONTRA LOS DEMS.
FACTORES IMPORTANTES DE COMUNICACIN
Qu?
Cmo?
A quin?
Dnde?
Cundo?
Por qu?
Para qu?
EMPRESA
En economa, agente econmico o unidad autnoma de control -y decisin - que al utilizar
insumos o factores productivos los transforma en bienes y servicios o en otros insumos.
Se trata de una organizacin que tiene objetivos definidos, como el lucro.
EMPRESA BRICKO
Organizacin perteneciente a la vieja economa; no realiza actividades de comercio
electrnico y genera cantidades considerables de costos fijos provenientes de su
infraestructura fsica.
Diccionario Glosario Administracin y Marketing
EMPRESA CLICK
Organizacin fundada en los principios de la nueva economa; nicamente realiza
actividades de comercio electrnico.
Diccionario Glosario Administracin y Marketing
EMPRESA CLICK & BRICK
Organizacin que tiene participacin comercial de forma tradicional y electrnica. En su
mayora fueron fundadas en la vieja economa y recientemente se han lanzado al
comercio electrnico.
INSTITUCIN
Sector del mercado formado por instituciones sin nimo de lucro tales como los
hospitales, asilos, etc. Agrupan un tipo de comprador con unas motivaciones y
necesidades que son distintas de las del comprador industrial.

ORGANIZACIN
Las organizaciones son sistemas diseados para lograr metas y objetivos por medio de
los recursos humanos y de otro tipo. Estn compuestas por subsistemas interrelacionados
que cumplen funciones especializadas.
ADMINISTRACIN
Disciplina cuyo objetivo es la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un grupo
social para lograr sus objetivos con la mxima productividad y calidad.
TIPOLOGA DE LA ORGANIZACIN
Son los diferentes tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se
pueden implantar en un organismo social, dependiendo del giro o magnitud de la
empresa, recursos, objetivos, produccin, etc.
Organizacin Lineal o Militar:
Se caracteriza porque la toma de decisin se concentra en una sola persona, quien toma
todas las decisiones y tiene la responsabilidad bsica del mando, el jefe superior asigna y
distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarn a un slo jefe.

Organizacin Funcional o de Taylor:

Consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin de manera que cada hombre,
desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor nmero posible de funciones.

Las caractersticas principales de la organizacin funcional son:

1. Autoridad funcional o dividida: Esta se basa en la especializacin, es autoridad de
conocimiento y se expande a toda la organizacin.
2. Lnea directa de comunicacin: Las comunicaciones son efectuadas directamente sin
necesidad de intermediarios.
3. Descentralizacin de las decisiones: No es la jerarqua sino la especialidad quien
promueve las decisiones.

4. nfasis en la especializacin: Cada rgano o cargo contribuye con su especialidad a

la organizacin.
Organizacin staff:
Este tipo de organizacin no disfruta de autoridad de lnea o poder de imponer decisiones,
surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnologa,
proporciona informacin experta y de asesora.
Los rganos de lnea se caracterizan por la autoridad lineal y el principio escalar, mientras
que los rganos staff prestan asesora a servicios especializados.
1. Fusin de la estructura lineal con la funcional, predominando la estructura lineal. Cada
rgano reporta a un solo y nico rgano superior; Principio de autoridad. Pero cada
rgano recibe asesora y servicio especializado de los diversos rganos de staff.
2. Coexistencia entre las lneas formales de comunicacin y las lneas directas de
comunicacin.
3. Separacin entre los rganos ejecutivos y los rganos asesores.

Organizacin Lneo Funcional:

En sta se combinan los tipos de organizacin lineal y funcional, aprovechando las
ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservndose de la
funcional la especializacin de cada actividad en una funcin, y de la lineal la autoridad y
responsabilidad que se transmite a travs de un slo jefe por cada funcin en especial.
Organizacin por Comits:
Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se
renen para discutirlos y tomar una decisin en conjunto.
Clasificacin:
a) Directivo: Representa a los accionistas de una empresa.
b) Ejecutivo: Es nombrado por el comit directivo para que se ejecuten los acuerdos que
ellos toman.
c) Vigilancia: Personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores de los
empleados de la empresa.
d) Consultivo: Integrado por especialistas que por sus conocimientos emiten dictmenes
sobre asuntos que les son consultados.

Las caractersticas principales son:

1.

El comit no es un rgano de la estructura.

2.

Los comits pueden ser formales, informales, temporales o permanente

Formales: Cuando Forman parte de la estructura de la empresa, con
deberes y autoridad especficamente delegadas.
o Informales: Cuando se organiza por una persona que desea un estudio o
decisin sobre algn problema especial.
o

Temporales: Cuando se realiza el estudio de algn problema en especial

por un tiempo relativamente corto.

Permanentes: Los comits formales son, por lo general, permanentes.

Organizacin Matricial:
Se distingue de otros tipos de organizacin porque se abandona el principio
de la unidad de mando o de dos jefes.
o Se utilizan en empresas orientadas a proyectos a gran escala.
o

La idea bsica es asignar el proyecto a un gerente de proyectos y sostenerlo

en su ciclo vital.

En vez de tener un personal permanente a sus rdenes l lo solicitara del

personal existente en la organizacin para asignarlo temporalmente a su
proyecto. Una vez que cumplen con su cometido regresan a su
organizacin funcional.

MODELOS DE GESTIN
ENFOQUE HACIA LOS CLIENTES.
Las compaas orientadas hacia las ventas, suelen utilizar este tipo de organizacin.

Un modelo tpico son las tiendas departamentales (hombres, bebes, etc.). Este tipo se
utiliza principalmente en empresas comerciales.
La ventaja de este tipo de organizacin es que las necesidades de los clientes sern
adecuada y rpidamente atendidas.
ORGANIZACIONES POR PRODUCTO.
Una empresa puede elegir su organizacin sobre la base de los productos que produce
ejemplo la General Motors tiene grandes divisiones para el cadillac, buick, osmobile, etc.
una organizacin de este tipo promueve el conocimiento especializado del producto, as
como la competencia entre las divisiones.
Hbridos.
Son una combinacin de las organizaciones de tipo bsico.
GESTIN POR PROCESOS.
La Gestin por Procesos es la forma de gestionar toda la organizacin basndose en los
Procesos, entendiendo estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un
valor agregado sobre una ENTRADA para conseguir un resultado, y una SALIDA que a
su vez satisfaga los requerimientos del Cliente.
Se establecen los departamentos por separado sobre la base del proceso implicado
ejemplo: Industria maderera, Industria Aeroespacial. En este tipo de organizacin es
posible colocar gerentes en los puntos en donde se emplean conocimientos tcnicos.
PRINCIPIOS
Enfoque al usuario

Mejoramiento contino

Participacin
Relacin con los proveedores

Procesos
Liderazgo

Sistmico de gerencia
Anlisis del entorno
GESTIN POR COMPETENCIAS

Manejo de Tecnologas de Informacin y Comunicacin.

Comunicacin Efectiva.

Manejo de Conflictos.

Adaptacin al Cambio.

Trabajo de Equipo.

Orientacin al Cliente.

Orientacin a la Eficiencia.

Confianza en S Mismo.

Probidad.

Compromiso con la Institucin.

FACTORES CLAVES DE COMPETITIVIDAD

Conocimiento del cliente

Orientacin de mercado

Gerencia del cambio Calidad

Tecnologa
Servicio

Reestructuracin
Calidad

Tecnologa
COMUNICACIN GERENCIAL

Referente
Estructurador

Comprometedor

Retroalimentacin

Intencionalidad

Objetivos claros I N D I C A D O R E S
Economa del lenguaje

Retroalimentacin

Gerenciar:
Proceso de planear, organizar, dirigir e integrar.
Gerencia Sistmica:

Visin total del negocio.

Relaciones entre los componentes.

Empresa= Sistema Integral.

Gerencia Estratgica:

Direccionamiento Estratgico

Objetivo

Metas

Estrategias

Plan de accin

Prospectiva

Formulacin.

Ejecucin

Evaluacin

Prospectiva:

Escenarios
Futuro probable

Control de la Gestin

Futuro deseable

PROCESO DE LA GERENCIA ESTRATGICA

1. Direccionamiento Estratgico:
1. Misin
2. Visin
3. Valores

2. Planeacin Estratgica:
1. Metas
2. Objetivos
3. Estrategias
3. Implementacin Estratgica:
1. Da a da
2. Plan de accin
3. Plan Operativo
4. Control Estratgico:

1. Seguimiento a los procesos

2. Control a los procesos
3. Evaluacin de resultados

Retroalimentacin

NIVELES DE LA ESTRATEGIA

Corporativo.
Unidad de Negocio.

Procesos: reas o Subsistemas.

Cul es el verdadero factor estratgico de nuestro sistema de

comunicacin gerencial?
MEJOR COMUNICACIN = MEJOR GESTIN
Cmo acompaa la comunicacin el alcance del direccionamiento
estratgico de la organizacin?
ESPACIOS DE LA COMUNICACIN
1. Naturaleza de la Visin y Misin.
2. Estilos de Direccin.
3. Cultura Organizacional.
4. Perfil del equipo de trabajo.
5. Relacin con su mercado.

COMUNICACIN COMO FUNCIN ESTRATGICA

Debe ser:

Abierta.
Tener una finalidad.

Multidimensional.

Estar instrumentada y valerse de herramientas, soporte e indicadores.

Integrado al sistema de informacin administrable y adaptado a las necesidades.

PARA QU COMUNICAR EN LAS ORGANIZACIONES

Haca el Exterior:

Credibilidad.
Superar las expectativas del cliente.

Para escuchar a los clientes.

Para generar clientes comprometidos.

Haca el Interior:

Desarrollar las actividades: para el funcionamiento propio de la organizacin.

Motivar.

Generar sentido de pertenencia.

Conocer el norte institucional.

Conocer la participacin individual.

Conocer los procesos de Cultura Organizacional.

COMUNICACIN: Funcin Estratgica Gerencial

Niveles de Comunicacin
Modelo comunicacional de Chafee y Bergan (1986). Durante los aos Ochenta,
estos autores pensaban en llamarse ciencias de la comunicacin y pasaba a
travs de cinco niveles (o modelo piramidal).

Nivel intrapersonal. Se relaciona consigo mismo.

Nivel interpersonal. Se relaciona con otras personas.

Nivel medio. Se relaciona con grupos y el individuo.

Nivel medio superior. Relaciones entre grupos.

Nivel concerniente. Medios masivos.

HERRAMIENTAS DE LA COMUNICACIN
En la comunicacin hay que tratar tres aspectos:

CDIGO COMN: Es crucial en la comunicacin verbal y es un gran

problema en la educacin porque no compartimos cdigo con nuestros
alumnos. Hay que establecer cdigos comunes.
o LOS CANALES DE COMUNICACIN: Verbal que trasmite informacin, no
verbal (no digitalizada) que transmite emociones. Por otro lado el canal
tctil tiene que ver con la distancia. No implica necesariamente tocar. Si te
sientes a gusto, te acercas ms a una persona.
Adems los canales tienen que converger, es decir, si por un canal
estamos transmitiendo una cosa por los otros canales tenemos que
transmitir la misma.
o

ESCUCHA ACTIVA: Por ltimo sealar que cada persona tiene

preponderancia por unos canales y tenemos que usar esos canales.

Tambin hay tres reglas de comunicacin:

1. Es imposible no comunicarse, todo comunica algo. Por ejemplo: un nio pequeo
callado.
2. En la comunicacin hay dos componentes:
o
o

El mensaje, la informacin, el contenido.

La relacin entre los miembros, el metalenguaje.

Mediante el canal verbal se transmite el primer componente, mientras que

con el canal no verbal se transmiten los sentimientos.

3. La escucha activa: Hacer que la otra persona se sienta escuchada.

La comunicacin interna es la comunicacin dirigida al cliente interno, es decir, al
trabajador o empleado.
Nace de manera conciente como respuesta a las nuevas necesidades de las compaas
de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde
el cambio es cada vez ms rpido.
La Comunicacin Interna Permite:

Construir una identidad de la empresa.

Influye en el clima laboral.

Genera motivacin.

Profundizar en el conocimiento de la empresa como entidad.

Relaciona a las dependencias.

Informar individualmente a los empleados.

Hacer pblicos los logros conseguidos por la empresa.

Permitirle a cada uno expresarse ante la direccin general, y esto cualquiera que

sea su posicin en la escala jerrquica de la organizacin.

Promover una comunicacin a todas las escalas.

TIPOS DE COMUNICACIN INTERNA Y HERRAMIENTAS:

COMUNICACIN ASCENDENTE: Es aquella que se realiza desde abajo hacia
arriba en la jerarqua.
COMUNICACIN DESCENDENTE: Es aquella que se realiza desde arriba hacia
abajo en la jerarqua.

Herramientas de comunicacin. Por ejemplo, en Comunicacin Descendente

encontramos:

Tablones de anuncios.
Peridico interno.

Carta al personal.

Jornada de puertas abiertas.

Reuniones de informacin.

Entrevista individual.

Por otra parte, entre las Herramientas de Comunicacin Ascendente podemos

encontrar:

Entrevista.
Programa de sugerencias.

Seccin en el peridico interno.

Por correo.

Buzn de sugerencias.

Intranet.

La tecnologa como herramienta de comunicacin nos permite optimizar

tiempo, agilizar procesos y llegar a un pblico amplio.
Las principales herramientas de comunicacin que utilizan las organizaciones
basadas en nuevas tecnologas, son:
Intranet: Cuando los computadores conectados pertenecen a un mismo organismo
o empresa, la red informtica se llama red interna o intranet. A travs de ella, se
administra informacin propia de la organizacin y se realizan algunos procesos
internos y con proveedores.

Internet:: Es la conexin entre miles de redes informticas de todo el mundo que

permite a los ordenadores que se conectan a ella comunicarse entre s.

Los servicios bsicos que se prestan a travs de Internet son:

a) La World Wide Web (tambin conocida como web o www).
b) El correo electrnico o e-mail: permite intercambiar mensajes escritos.
c) Las charlas interactivas o chats: permiten mantener una comunicacin por
ordenador entre varias personas al mismo tiempo.

Internet:: Es la conexin entre miles de redes informticas de todo el mundo que

permite a los ordenadores que se conectan a ella comunicarse entre s.

Los servicios bsicos que se prestan a travs de Internet son:

a) La World Wide Web (tambin conocida como web o www).
b) El correo electrnico o e-mail: permite intercambiar mensajes escritos.
c) Las charlas interactivas o chats: permiten mantener una comunicacin por
ordenador entre varias personas al mismo tiempo.
COMUNICACIN: Funcin Estratgica Gerencial
El desafo de las empresas modernas es comprender que la inversin en un intangible
como lo son las comunicaciones, devuelve beneficios, que si bien no pueden medirse en
parmetros contables, ayudan a construir las percepciones que los distintos pblicos
tienen de sus acciones, y a transmitir los valores que construyen su mdula espinal.
La gerencia de comunicaciones es una gerencia de percepciones.
Juan Carlos Prez Prez
PLAN DE COMUNICACIONES

Definicin del plan a la luz del Direccionamiento Estratgico.

Los objetivos: Lo que se quiere lograr. Los objetivos de comunicaciones son
cualitativos.

Las metas: hasta donde se quiere llegar. Las metas son cuantitativas y deben
contener tiempo. De las metas deben salir los indicadores.

Las estrategias: son las lneas de accin.

Polticas de Comunicacin: el estilo de comunicacin de una organizacin.

Plan de Accin: Actividades, responsabilidades, recursos, tiempo e indicadores.

Redes de Comunicacin: Medios con los que se cuenta para que la comunicacin
fluya.

Recursos de Comunicacin: Personal, herramientas, presupuesto, etc.

Cmo ser un comunicador innovador y estratega?

El Comunicador Estratega
Conoce a sus clientes.

Conoce sus recursos.

Conoce el entorno.

Produce innovaciones.

Controla los efectos

Le da nueva vida a su trabajo.

Genera nueva oportunidades.

Reorienta sus funciones.

INDICADORES

Indicador de Cumplimiento:

Programa de pedidos.
Cuello de botella.

Indicador de Evaluacin: DOFA

Indicadores de Eficiencia: Tiempos
Indicador de Eficacia: (Satisfaccin de los clientes)

Logros
Aciertos

Indicador de Gestin:

La administracin por procesos

Evaluacin de competencias

Evaluacin 360 grados

Cumplimiento de metas

CARACTERSTICAS DE LOS INDICADORES

Pertinencia.
Comparabilidad.

Costo razonable.

Pblicos: Las personas deben saber que se les est midiendo.

Balanceados: Deben mirar todas las dimensiones.

PAUTAS PARA EL TRABAJO EMPRESARIAL

1. Identificar y enunciar los elementos que hacen parte del desarrollo organizacional y
claves para el desarrollo del negocio como:
a. Resea de la Empresa y Objeto Social.
b. Visin.
c. Misin.
d. Valores Corporativos.
e. Polticas.
f. Procesos de Certificacin ISO (Aplica si los tiene).
g. Organigrama.
2. Identificar como el rea o Departamento de: Comunicaciones, participa en los
lineamientos organizacionales:
a. Plan de Comunicaciones (Importancia para el rea de Comunicaciones).
b. Cmo Funciona y Cmo se conforma el rea en la Empresa.
c. Pblicos que le competen.
d. Cmo se desarrolla la Cultura Organizacional.
e. Cmo se proyecta el rea de Comunicaciones.
f. Qu de Medios de Comunicacin e informacin utilizan para sus pblicos
internos y externos. (Carteleras, Boletn, Videos, etc.).
3. Realizar presentacin al grupo utilizando cualquier medio (Ej: Power Point, Video o
cualquier tipo de ayuda audiovisual que complemente el ejercicio, mximo de 25
minutos por grupo el da y hora asignados.
4. Entrega de trabajo escrito con la informacin obtenida. (Mnimas normas).
5. Criterios de Evaluacin: Manejo del tiempo, Creatividad, Calidad de la Informacin,
Presentacin y Ortografa.

*EL GRUPO QUE REQUIERA ASESORA, DEFINIMOS DA DE REUNIN.

LIBROS COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

1. COMUNICACIN, INDAGACIN Y CIUDAD.
Gmez R., Luz Gabriela (Est en la biblioteca del ITM - UPB).
2. COMUNICACIN ESTRATGICA: LAS CLAVES DE LA COMUNICACIN
EMPRESARIAL EN EL SIGLO XXI.
Francisco Javier (Biblioteca U. de A.)
3. LA PROPAGANDA TOTALITARIA DEL III REICH.
Meja Arango, Mara Victoria. U. de A. (Biblioteca de la U. de A.)
4. IMAGEN INTEGRAL.
Londoo F, J. Arturo. Tiempo de Mercadeo 2006 (solamente los captulos 1, 2, 3 y
12) (Biblioteca de la U. de A.)
5. EL COMUNICADOR CORPORATIVO: ENTRE LA TEORA Y LA PRCTICA.
Pablo Antonio Mnera. Editorial Zuluaga 2005.
(Biblioteca de la U. de M. y la U.P.B.).
6. LAS CINCO TENTACIONES DE UN GERENTE.
Patrick Lencioni Grupo Editorial Norma.
7. LA COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES.
ROGERS, Everett y ROGERS, Rekha A. Mxico: Mac Graw Hill, 1989.193p.
8. COMUNICACIN INSTITUCIONAL: ENFOQUE SOCIAL DE LAS RELACIONES
PBLICAS.
MURIEL, Mara Luisa y ROTA, Gilda. Quito: CIESPAL, 1980.65p.
9. CMO GERENCIAR LA COMUNICACIN CORPORATIVA: PAUTAS PARA LA

ACCIN.
JENNINGS, Marie y CHURCHILL, David. Bogot: Legis, 1991. 166p.
INFORME SOBRE EL LIBRO
1. Realizar y entregar un informe escrito tipo ensayo, mnimo de (3) tres cuartillas o
tres hojas, un (1) espacio, tamao de letra 12. (INDIVIDUAL).
2. Desarrollar un anlisis sobre la importancia de la temtica desarrollada en el libro y
su enfoque con el curso de Comunicacin Organizacional. (Desarrollar Ideas
Claves).

3. Describir que enseanzas, comentarios o apreciaciones personales les deja la

lectura con relacin al proceso formativo personal y profesional.
4. Realizar una presentacin o Foro al grupo de mximo 15 minutos por grupo, el da
y hora asignados (viernes 21 de septiembre).