Universidad de San Carlos de Guatemala

Facultad de Ciencias Econmicas

Escuela de Administracin de Empresas
Administracin 3
Vespertina S3 315
Lic. Andrs Castillo
Aux. Liza Velsquez

Caso prctico No. 1

Edificio S3 USAC

201316545
201404484
201408692
201408716
201408717
201408960
201408989
201409091
9014271

Arlin Hernndez
Karen Imelda Escobar Zacarias
Mara Teresa Arriola Piloni
Dora Vernica Yoc Boror
Jeymi Barrios
Kleidy Benita Culajay Tacan
Melody Alejandra Avendao Medina
Joseline Alejandra Jurez Guerra
Oscar Danilo Huertas Arreaga
Guatemala 13 de Julio de 2016

Anlisis situacional de las condiciones fsicas del edificio S3 USAC

Como estudiantes de administracin de empresas de la facultad de

Ciencias Econmicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala, se nos ha
asignado el saln 315 del edificio S3, en varias oportunidades el saln lo hemos
encontrado en condiciones deplorables de limpieza y muchas veces sucio,
principalmente los das lunes de cada semana.
Por lo ya expuesto y por la determinacin de la coordinacin de la Escuela
de Administracin de Empresas de implementar una metodologa de enseanza
aprendizaje basada en la prctica continua, permite que se implemente en el
curso de Administracin III una serie de dinmicas de enseanza que permitan
solucionar problemas reales, para lo cual se han conformado grupos de trabajo
para determinar la problemtica general de las condiciones de limpieza y
mantenimiento del edificio S3, bajo la perspectiva de anlisis o estudio de casos,
razn por la que se procede a realizar un diagnstico situacional mediante la
utilizacin de la herramienta de diagnstico FODA, as mismo, se incluye el
instrumento administrativo de plan de accin que permitir la implementacin de la
propuesta ms relevante.
Previo al abordaje del diagnstico situacional es preciso partir de algunos
conceptos bsicos que lo orienten. Debemos entender que el personal encargado
de la limpieza y mantenimiento del edificio es responsable de mantener limpias,
higinicas y en orden todas las reas que cubre (salones, servicios sanitarios,
reas comunes, etc.)

Existe un proceso de limpieza por fases, que intenta segmentar la limpieza

en dos fases por la rutina de su realizacin, diaria y peridica, y dos fases por la
cobertura de su realizacin, puntual y por sectores, que se explica en la siguiente
grfica

El mantenimiento de un edificio debe entenderse cmo las actividades

tendientes a conservar o actualizar, nos enfocaremos en el mantenimiento de
conservacin entonces lo podemos desglosar en correctivo, que puede ser
inmediato, por contingencia o diferido, y preventivo que puede ser programado,
predictivo o de oportunidad. Explicado grficamente a continuacin.

De
actualizaci
De forma
n
De tecnologa

De funcin

Correctivo

De
conservaci
n
Inmediato
Diferido

Preventivo

Programado
Predictivo
De oportunidad

Investigacin de elementos relevantes asociados a las condiciones fsicas

del edificio S3 USAC
Condiciones de uso del edificio S3 (ocupacin de salones por jornada)

Fuente: investigacin de campo

Elaboracin propia

Fuente: investigacin de campo

Elaboracin propia

Fuente: investigacin de campo

Elaboracin propia
Cantidad de estudiantes por saln y jornada del edificio S3 (con base a datos
del primer semestre 2016)

Fuente: Unidad de procesamiento de datos, Facultad de Ciencias Econmicas

Elaboracin propia

Fuente: Unidad de procesamiento de datos, Facultad de Ciencias Econmicas

Elaboracin propia

Fuente: Unidad de procesamiento de datos, Facultad de Ciencias Econmicas

Elaboracin propia

Fuente: Unidad de procesamiento de datos, Facultad de Ciencias Econmicas

Elaboracin propia

Fuente: Unidad de procesamiento de datos, Facultad de Ciencias Econmicas

Elaboracin propia

Fuente: Unidad de procesamiento de datos, Facultad de Ciencias Econmicas

Elaboracin propia

Fortalezas
F1.

El edificio cuenta con suficiente personal, seis personas, en el rea de

limpieza.

F2.

El personal cuenta con el equipo, herramientas, utensilios e insumos

necesarios para mantener el edificio apropiadamente limpio.

F3.

Los salones de clase son amplios lo que permite una distribucin apropiada
del mobiliario que facilita la labor de limpieza diaria.

F4.

En cada saln hay recipientes para depositar la basura y mantener un

ambiente agradable para el estudiante.

F5.

Se cuenta con servicio sanitario en cantidad suficiente.

F6.

Buenas condiciones fsicas y de habitabilidad del edificio.

F7.

Los salones cuentan con buena ventilacin e iluminacin natural.

F8.

Los salones tienen un buen sistema de iluminacin y ventilacin artificial.

Debilidades
D1. Comunicacin ineficiente de rdenes de trabajo.
D2.

Acomodamiento de todos los empleados por pertenecer a un sindicato o por

antigedad en el puesto.

D3.

Falta de coordinacin en las operaciones por atender contingencias.

D4.

Uso ineficiente de los salones, en la jornada vespertina se habilitan los tres

niveles con 54 salones utilizndose 5; para la jornada nocturna se utilizan
38 y para la jornada fin de semana 20, dando un ndice de ocupacin de
9%, 70% y 37% respectivamente.

D5.

Inadecuada limpieza y mantenimiento de todas las reas del edificio.

D6.

No existe seguimiento al mantenimiento y en general a las condiciones

fsicas del edificio.

D7.

El personal de limpieza no cumple con sus funciones apropiadamente, no

realiza la limpieza de salones, servicios sanitarios y reas comunes y no los
habilitan en los horarios en que deben ser utilizados, creando malestar y
perdidas innecesarias de tiempo A.3
Las universidades privadas cuentan

con un buen servicio de limpieza, generando un ambiente agradable para

los estudiantes, lo que eventualmente puede ser elemento decisivo para
matricularse en ellas.
D8.

Inadecuada distribucin de mobiliario en cada saln.

D9.

Carencia de programa de limpieza y mantenimiento del edificio.

D10. Falta de supervisin al personal de limpieza y mantenimiento.

Oportunidades
O1. Subcontratacin (outsourcing) del servicio de limpieza y mantenimiento.
O2.

Control estricto del servicio de limpieza y mantenimiento.

O3.

Clasificacin de desechos slidos para reusar, reutilizar y reciclar.

O4.

Automatizacin y monitoreo de cerraduras, de encendido y sectorizacin de

iluminacin artificial, de encendido de ventilacin artificial.

O5.

Solicitar diagnstico y evaluacin de situacin de mantenimiento actual del

edificio a la unidad de EPS de la facultad de ingeniera.

O6.

Programa de capacitacin al personal de limpieza en procedimientos

tcnicos de limpieza.

Amenazas
A1. Desvo de partidas presupuestarias asignadas a insumos para limpieza y
mantenimiento a otras actividades innecesarias que gestiona otras
unidades de la universidad.
A2.

Venta de comida en los alrededores del edificio que no cuentan con

espacios y mobiliario apropiado, hecho que propicia que los estudiantes
lleven comida hasta los salones, provocando que los empaques y
desperdicios de comida sean desechados inapropiadamente.

A3.

Las condiciones antihiginicas del edificio pueden incubar vectores

transmisores de diversas enfermedades.

A4.

Las universidades privadas cuentan con un buen servicio de limpieza,

generando un ambiente agradable para los estudiantes, lo que
eventualmente puede ser elemento decisivo para matricularse en ellas.

A5.

Malos hbitos de higiene de los usuarios del edificio.

A6.

Parasitismo en plazas del Estado, los puestos de trabajo son asignado por
nepotismo o compadrazgo, a personas que no estn dispuestas a realizar
las funciones de ese puesto, debido a que no es lo que aspiran es lo que
tienen mientras esperan una mejor oportunidad.

A7.

Pactos colectivos de condiciones de trabajo, son suscritos bajo la presin

de sindicatos parasitarios que exigen condiciones inaceptables y abusivas,
dejan de lado el cumplimiento efectivo de las funciones bsicas del
trabajador.

Posterior a la investigacin de campo, se procedi a sintetizar la informacin

obtenida, cabe mencionar que nunca se obtuvo informacin de parte de la
Secretaria Adjunta, a pesar de ser solicitada en reiteradas oportunidades, la
burocracia y acomodamiento del personal operativo y administrativo constituyo el
principal valladar, agradeciendo la atencin prestada por el Lic. Gustavo Acum,
Secretario Adjunto que nos recibi muy cordialmente, ofreciendo preparar la
informacin y trasladrnosla, extremo que hasta la presente fecha no se ha
concretado.

Generacin de matriz situacional y posibles estrategias de solucin

Matriz FODA de condiciones fsicas del edificio S3 -USAC-

Fuente: Investigacin de campo y entrevista con el lic. Gustavo Acum (Secretario Adjunto)
Elaboracin propia en base a investigacin de campo

Seleccin de estrategia a implementar mediante plan de accin

Posterior a una evaluacin profunda del nivel que cada estrategia puede alcanzar,
hemos seleccionado la estrategia DO1. Subcontratacin del servicio de limpieza y
mantenimiento. D1, D2, D3, D5, D6, D7, D9, D10, O1 y O2, por considerar que en
su implementacin supone un avance en la solucin inmediata de las condiciones
de limpieza del edificio S3.

Departamento: Mantenimiento Seccin:

Bases de contratacin

Bsqueda de empresas que presten el servicio

Evaluacin de bases de contratacin

Enmiendas a bases de contratacin

Presentacin de proyecto de contratacin JD

Cotizacin del servicio de limpieza

Evaluacin de cotizaciones

Elaboracin de minuta de contrato

Anlisis de minuta

Suscripcin de contrato

Inventario fsico

Entrega de edificio a la empresa contratada

Inicio de operaciones de empresa contratado

Supervisin, evaluacin y seguimiento

10

11

12

13

14

15

Registros y control

Servicio de limpieza

Acta de recepcin

Inventario fsico

Firma de contrato

Contrato de servicio

Minuta

Seleccionar cotizacin

Base de datos y contactos

Aprobacin de bases de
contratacin
Bases de contratacin final
Aprobacin del proceso de
contratacin
Cotizaciones

Descripcin de contratacin

Referencias legales

Personal de empresa
contratada
Secretario Adjunto

Secretario

Secretario Adjunto

Decano y RL empresa

JD y Empresa

Asesor jurdico

Comit de evaluacin

Secretario Adjunto

Junta Directiva

Secretario Adjunto

Asesor jurdico

Secretaria

Secretario Adjunto

Asesor jurdico

Costo estim ado de im plem entacin asciende a cuatro m il ochocientos treinta y cinco quetzales

Consulta legal sobre subcontratacin

01/09/2016

01/09/2016

31/08/2016 31/08/2016 Q

29/08/2016 30/08/2016 Q

27/08/2016 27/08/2016 Q

26/08/2016 26/08/2016 Q

25/08/2016 25/08/2016 Q

22/08/2016 24/08/2016 Q

16/08/2016 19/08/2016 Q

12/08/2016 12/08/2016 Q

10/08/2016 11/08/2016 Q

08/08/2016 09/08/2016 Q

02/08/2016 05/08/2016 Q

02/08/2016 05/08/2016 Q

01/08/2016 01/08/2016 Q

Ojetivo del plan: Contratar empresa que preste el servicio de limpieza y mantenimiento para el edificio S3
Tiempo
No.
Actividad
Metas
Responsable
Inicio
Final

rea: Secretaria Adjunta

475.00

1,500.00

500.00

50.00

500.00

150.00

200.00

40.00

5.00

5.00

80.00

40.00

Costo

Fecha: 25 de julio de 2016

Nombre del plan: Proceso para la subcontratacin del servicio de limpieza y mantenimiento

Empresa: Facultad de Ciencias Econmicas USAC

Plan de accin

4,835.00

475.00

1,500.00

500.00

400.00

500.00

600.00

200.00

320.00

10.00

10.00

240.00

80.00

Presupuesto